CIRCULAIRE N° 4500/DEF/DCMAT/SDT/EM/APP relative à la modification des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement.
Abrogé le 24 février 2005 par : CIRCULAIRE N° 4501/DEF/DCMAT/SDSI/BCRD relative à l'entretien des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement du « référentiel articles ». Du 02 mars 1989NOR D E F T 8 9 6 1 0 4 7 C
1. Introduction.
Dans le cadre des prescriptions réglementaires, le service central des approvisionnements (SCA) est seul habilité à introduire dans le système catalogue les numéros de gestion concernant des articles de ravitaillement.
Or, des erreurs d'écriture, d'interprétation ou d'encodage peuvent se produire lors de la circulation et de l'exploitation des documents et des sources nécessaires à l'identification des codes et références fabricant, à la codification, ou à l'homologation d'un article. En outre, l'élaboration des catalogues illustrés prend en compte certaines données de gestion saisies au titre des listes d'articles de ravitaillement (LAR) pour ne pas engendrer des divergences.
Afin de redresser ces anomalies ou de signaler ces omissions, il est créé un document appelé « proposition d'amélioration de critère » (PAC) destiné à porter à la connaissance du SCA (1) toutes les divergences que peuvent présenter les documents de gestion et les documents techniques (catalogues illustrés, tableaux d'unités collectives, bulletins techniques, etc.) ou tout renseignement visant à améliorer la gestion des articles de ravitaillement technique.
Les anomalies concernant des nomenclatures inconnues du SCA, non concernées par cette procédure, doivent faire l'objet d'une demande d'homologation définie dans l' instruction 38400 /DEF/DCMAT/APP du 29 octobre 1974 (BOC/G, p. 2813).
2. Objet de la circulaire.
La présente circulaire traite de la proposition d'amélioration de critère (PAC).
Elle définit :
les conditions dans lesquelles elle doit être établie ;
les règles et les modalités de rédaction, de transmission et d'exploitation.
3. Champ d'application.
Toute anomalie relevée dans un document d'approvisionnement doit impérativement être signalée. La correction de cette anomalie constitue un apport non négligeable dans la fiabilité des différents fichiers et de la documentation en général.
Un litige relevant de la gestion comptable (contestation à réception, détérioration en cours de transport…) ne doit pas faire l'objet d'une PAC.
Ainsi doivent être traités par PAC les cas suivants :
substitution d'un article par un autre article ou substitution erronée ;
plusieurs numéros de gestion (NG) pour un même article (2) ;
un seul NG pour des articles différents ;
remplacement d'un article par un autre ;
anomalie(s) sur les critères de gestion figurant au fichier des références — MAT 3970 — [cf. (3) de la PAC] ;
anomalie(s) sur les critères de gestion figurant au fichier des références MAT 3970 [autres que (3) de la PAC] ;
évolution non valable d'un NG ;
regroupement de NG non valable ;
relation NG avec un code référence fabricant non valable ;
anomalie(s) sur le NG figurant au fichier des références MAT 3970 (incompatibilité genre, césure…) ;
erreur dans la documentation technique (décomposition d'un article, écriture d'un code référence fabricant, d'un numéro de gestion) ou divergence (entre texte et figure ou texte et répertoire).
Enfin, pour des raisons d'exploitation, la PAC ne doit porter que sur un article et un seul, quelle que soit la nature de la modification demandée.
4. Description sommaire de la procédure.
La procédure de modification des critères de gestion par le SCA est basée sur l'établissement de la PAC.
Son emploi sera obligatoire dès épuisement des stocks de fiches d'étude PTV (4).
Ce document comprend 4 feuillets (3).
Sa rédaction par le poste technique de vérification (PTV) de l'établissement ou de l'unité origine est provoquée dans les cas fixés au chapitre III.
La PAC, une fois remplie comme il est indiqué en annexe 1, est transmise directement au SCA (1) en 3 exemplaires.
Le PTV rédacteur conserve l'exemplaire vert.
Ponctuellement, le commandement et direction du matériel (CDM) a la possibilité, s'il le désire, de vérifier le bien-fondé et la nature des modifications demandées par les organismes dont il est responsable.
Le SCA étudie la demande et selon le cas :
prend en compte la modification demandée, si tous les renseignements justifiant cette modification sont en sa possession ;
adresse à l'établissement de marque (ETM) l'exemplaire jaune de la PAC pour complément d'information technique (ex. même NG pour 2 articles différents, regroupement non valable…) ;
adresse pour décision ou avis (selon le cas) (5) à la section d'études techniques du matériel (SETM) l'exemplaire bleu de la PAC lorsque la modification demandée peut entraîner un changement dans l'environnement du matériel (documentation, outillage, formation des personnels, voire implication éventuelle sur l'infrastructure) ou un changement du niveau technique d'intervention (échange, réparation).
Dans les deux derniers cas, en fonction des renseignements techniques émis par l'ETM ou de la décision prise par la SETM, le SCA procède à la modification demandée dans son fichier des références.
La PAC, renseignée de la suite donnée par le SCA, est adressée en retour au PTV demandeur.
Le diagramme de circulation de ce document est indiqué en annexe 2.
Nota. — Compte tenu des travaux effectués lors de l'évolution annuelle des critères de gestion, il ne sera pas adressé de PAC entre le 15 novembre et la fin de la procédure EVOLAN (environ 15 janvier) par le PTV au SCA avant que le demandeur n'ait vérifié le contenu des évolutions annuelles.
5. Mesures transitoires.
La décision no 27072/DEF/DCMAT/SDT/CO/A/2 du 11 août 1978 (n.i. BO), qui définissait la procédure de modification d'un critère de gestion et qui impliquait la mise en œuvre d'un imprimé dit « fiche d'étude PTV » (FEPTV), est abrogée.
Toutefois, les fiches d'étude PTV seront utilisées jusqu'à épuisement de stocks selon les modalités suivantes :
les conditions de rédaction d'une fiche sont définies au chapitre III, champ d'application ;
les règles de la procédure d'utilisation de cette fiche sont précisées au chapitre IV, description sommaire de la procédure ;
le diagramme de circulation de cette fiche d'étude modifiée figure en annexe 2, circuit ;
enfin les modalités d'établissement de cette FEPTV, calquées sur celles de la PAC, sont définies par l'annexe 3.
Les modifications en italique figurant sur la FEPTV (cf. V) sont à porter manuellement.
Ces mesures sont applicables dès réception de la présente réglementation.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le colonel,
LOUISFERT.
Annexes
ANNEXE 1. Modalités d'établissement de la proposition d'amélioration de critère (PAC).
I Préambule.
La PAC remplace la FEPTV. Elle est destinée à signaler au SCA les anomalies, omissions ou erreurs relevées dans la documentation, à l'exception des litiges relevant de la gestion comptable. Elle ne doit porter que sur un article et un seul, quelle que soit la nature de la modification demandée.
Chaque fiche comprend 4 feuillets. Le feuillet vert est à conserver à titre d'archives. Les feuillets rose, bleu et jaune sont à transmettre au SCA qui adressera en retour l'exemplaire rose après exploitation.
II Renseignement à fournir par le demandeur.
(1) Adresse du demandeur :
indiquer l'adresse complète ainsi que le numéro de téléphone et le poste du responsable pour le cas où des renseignements complémentaires s'avéreraient nécessaires ;
reporter le timbre de l'organisme demandeur, au verso de la fiche, dans la case adresse du « destinataire après exploitation — PTV » ;
le numéro de la demande sera un numéro pris dans une série unique annuelle de trois chiffres précédés du quantième de l'année en cours. Exemple : 88xxx.
(2) Mot pilote. No de gestion :
reproduire le numéro de gestion tel qu'il figure dans les documents en possession du demandeur, en respectant impérativement les espaces, tirets et autres signes ;
dans le cas où plusieurs numéros de gestion se rapportent au même article, les indiquer respectivement dans chaque case (a), (b), (c) ; éventuellement, établir une demande bis s'il y a plus de trois numéros de gestion.
(3) MAT 3910 : indiquer en regard de chaque numéro de gestion sa (ou ses) correspondance(s) trouvée(s) au MAT 3910 (en cours de validité) faisant l'objet d'une anomalie.
(4) MAT 3970 : en regard de chaque numéro de gestion marquer d'une croix la (ou les) case(s) du (des) critère(s) de gestion du MAT 3970 (en cours de validité) faisant l'objet d'une anomalie.
(5) Constatations :
marquer d'une croix la case correspondant à la constatation faite ; dans certains cas, cette constatation doit être en corrélation avec les renseignements portés dans les rubriques (2), (3) ou (4) ;
indiquer succinctement les autres anomalies constatées ; si besoin est, établir une feuille annexe ou joindre un extrait de la documentation.
(6) Propositions : compléter obligatoirement les propositions.
(7) Catalogue intéressé :
indiquer impérativement les renseignements sur le ou les catalogues en possession du demandeur en regard de chaque numéro de gestion ;
dans le cas où l'anomalie relevée concerne un MAT, en plus des renseignements relatifs à ce MAT, porter la mention « voir constatation(s) ».
(8) Clair abrégé de l'application et renseignements divers :
indiquer le clair abrégé de l'application (CAB) ;
indiquer dans cette rubrique tous renseignements connus du demandeur permettant de faciliter l'étude du litige ; en particulier lorsqu'il n'existe pas de MAT, indiquer la source et les références du document.
Exemple :
renseignements relevés sur l'emballage de l'article ;
inscription frappée ou gravée sur l'article ;
correspondances diverses ;
composition du lot d'outillage nécessaire pour l'échange de cet article ;
mentionner tous les renseignements complémentaires jugés utiles, sur la désignation de l'article.
III Avis et réponse.
3.1 Suite donnée par le SCA.
A la réception de la PAC, le SCA appose son numéro d'enregistrement :
au recto de la fiche (dans la case en haut à gauche) ;
au verso, sous « enregistrement SCA ».
Il étudie la demande, et transmet éventuellement l'exemplaire bleu à la SETM et (ou) le jaune à l'ETM pour renseignements complémentaires.
Il prend en compte la modification et l'inscrit dans son fichier des références.
Il procède éventuellement à une mise à jour autoritaire des fichiers de ses clients par l'intermédiaire du centre de traitement de l'information local (CTIL) et des centres de traitement de l'information régionaux (CTIR).
Il conserve les exemplaires bleu et jaune de la PAC et retransmet au demandeur l'exemplaire rose renseigné de la suite donnée.
3.2 Suite donnée par l'ETM.
A la réception de l'exemplaire jaune de la PAC, l'ETM appose son numéro d'enregistrement et la date de réception.
Il étudie la demande et inscrit les renseignements techniques demandés.
Il renvoie l'exemplaire jaune au SCA après traitement avec date et signature.
3.3 Suite donnée par la SETM.
A la réception de l'exemplaire bleu de la PAC, la SETM appose son numéro d'enregistrement et la date de réception.
Elle étudie la demande et inscrit sa décision ou celle de la DCMAT lorsque la modification demandée implique une évolution dans l'environnement du matériel.
Elle renvoie l'exemplaire bleu au SCA après traitement avec date et signature.
3.4 Retour à l'organisme demandeur.
A la réception de l'exemplaire rose, le PTV demandeur prend en compte la modification apportée par le SCA et remplace en archives l'exemplaire vert par l'exemplaire rose renseigné.
3.5 Délai de traitement.
Afin de minimiser le délai de traitement total de la PAC, chaque échelon intermédiaire doit s'efforcer, sauf cas exceptionnel de donner ses visa, avis ou réponse, dans un délai inférieur à 10 jours.
Pour cette raison, chaque échelon doit apposer les dates de réception et d'expédition au verso de la fiche.
En tout état de cause, le délai total de traitement ne doit pas excéder deux mois.
ANNEXE 2.
ANNEXE 3. Modalités transitoires d'utilisation de la fiche d'étude PTV.
Contenu
Figure 2. FICHE D'ETUDE PTV. (Ancien modèle).
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Figure 3. FICHE D'ETUDE PTV. (Modèle modifié manuellement.)
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563/07 (EX 562/ PROPOSITION D'AMELIORATION DE CRITERE.
I Préambule.
La fiche d'étude PTV définie par la décision no 27072/DEF/DCMAT/SDT/CO/A/2 du 11 août 1978 (n.i. BO) sera utilisée jusqu'à son remplacement par la PAC dont le modèle est donné en annexe 1.
Les modalités transitoires d'utilisation de la FEPTV, définies comme suit, sont calquées sur celles de la PAC.
L'application de cette mesure transitoire a pour but de ne pas éliminer les stocks éventuels de FEPTV.
II Renseignements à fournir par le demandeur.
(1) Adresse du demandeur.
Se reporter au paragraphe II.1 de l'annexe 1.
(2) Mot pilote. No de gestion.
Se reporter au paragraphe II.2 de l'annexe 1.
(3) MAT 3910.
Se reporter au paragraphe II.3 de l'annexe 1.
(4) MAT 3970.
Se reporter au paragraphe II.4 mais en tenant compte du changement de certains sigles qui sont à modifier uniquement si une anomalie est constatée sur le(les) critère(s) de gestion concerné(s).
Exemples :
UM au lieu de UC ;
CL au lieu de CH ;
PER au lieu de CS ;
RPN au lieu de Pri-coût, etc.
NE PAS MODIFIER SYSTEMATIQUEMENT SUR LA FEPTV LES CRITERES NON CONCERNES.
(5) Constatations.
Se reporter au paragraphe II.5 de l'annexe 1.
Si un des cas d'anomalie (figurant sur la PAC et absent de la FEPTV) est la cause de la demande de modification, reporter manuellement son intitulé sur la FEPTV.
(6) Propositions.
Se reporter au paragraphe II.6 de l'annexe 1.
(7) Catalogue intéressé.
Se reporter au paragraphe II.7 de l'annexe 1 en ajoutant toutefois le renseignement « No du repère ».
(8) Renseignements divers.
Se reporter au paragraphe II.8 de l'annexe 1.
III Avis et réponses.
Se reporter aux articles 3.1 à 3.5 de l'annexe 1.
IV Modèle de FEPTV (voir modèle ci-après).
V Modèle de FEPTV modifiée (voir modèle ci-après).
Sur l'exemple donné, les modifications en italique sont à rédiger, si tel est le cas, de façon manuscrite.