INSTRUCTION N° 3200/DEF/DCG/T/EJTA relative à la création d'un plan de gestion et de classification de la documentation du service du génie.
Du 24 mars 1989NOR D E F T 8 9 6 1 0 5 9 J
Préambule.
Le plan de gestion et de classification de la documentation (PGCD) constitue l'instrument commun des systèmes informatisés de documentation et d'archivage du service du génie. L'organisation de ces systèmes est définie dans deux instructions à paraître, l'instruction portant création du système de documentation du service du génie et l'instruction technique particulière d'application de l' instruction 2000 /DEF/EMAT/SH/D du 22 mars 1983 . Cette instruction est destinée à régir les catégories d'archives spécifiques du service du génie. Toutefois, les catégories d'archives entrant dans le champ d'application de l'instruction no 2000 seront également indexées à l'aide du plan de classement applicable dans l'armée de terre.
La structure du PGCD est conçue de telle sorte que celui-ci puisse être utilisé dans la gestion informatisée de la base de données de références relatives à la documentation et aux catégories d'archives spécifiques du service du génie.
1. Généralités.
Toute intervention dans le domaine de la documentation et de l'archivage nécessite de distinguer sans ambiguïté un certain nombre de concepts fondamentaux, et de connaître les rôles distincts joués dans chacun des deux domaines par un plan de classification.
1.1. Définitions.
Texte :
Un texte est un écrit traitant d'un sujet déterminé. Il se caractérise par un titre, un auteur, un date de parution, des modificatifs, des cotes d'indexation.
Un texte peut être contenu ou cité dans un ou plusieurs documents. Un document contient au moins un texte.
Document :
On appelle document toute base de connaissances fixée matériellement et susceptible d'être utilisée pour consultation, étude ou preuve. Il existe des documents de documentation et des documents d'archives.
Documentation :
Constituée à base de documents publiés, la documentation est une création instantanée et artificielle visant à rassembler et à classifier toutes les informations utiles sur un sujet déterminé.
La documentation du service du génie est constituée de documents contenant des textes d'application obligatoire ou facultative, par exemple :
textes : loi, décret, arrêté, instruction, thèse, article de presse, etc. ;
documents : codes et bulletins officiels, journaux, revues et ouvrages divers, documentation commerciale, etc.
Archives :
Les archives sont le produit naturel du fonctionnement d'un organisme administratif. Le dossier d'archives est l'ensemble des pièces qui traitent d'une même affaire.
Les archives du service du génie sont constituées de toutes les correspondances et documents graphiques ou photographiques relatifs aux opérations d'infrastructures, à la gestion du personnel, des crédits, du domaine, des logements, etc.
Archives courantes :
Dès leur production ou leur réception par l'organisme, et tant qu'ils demeurent opérationnels au sein du service, les documents sont appelés archives courantes. Leur classement, nécessairement cohérent avec les structures du service qui les utilise, doit également permettre la constitution aisée de dossiers d'archives.
Archives intermédiaires :
Lorsqu'ils perdent ce caractère opérationnel, les documents deviennent des archives intermédiaires. Le traitement du dossier est achevé, mais il peut encore être utile de s'y référer. Ce dossier est alors préarchivé, c'est-à-dire conservé dans le dépôt d'archives intermédiaires auquel est rattaché l'organisme qui a constitué le dossier. La durée de conservation dans ce lieu des différents types de dossier est fonction de leur utilité juridique, administrative et technique.
Archives définitives :
Au troisième stade, les documents n'ont plus d'utilité permanente ou semi-permanente pour l'organisme qui les a créés ou reçus. Ils doivent être versés « aux archives » : ce sont des archives définitives, versées à un dépôt d'archives définitives.
Classification :
Opération intellectuelle destinée à ordonner un champ de connaissances en classes et à établir un plan logique (plan de classification).
Le PGCD est un plan de classification thématique hiérarchisée suivant trois niveaux (domaine, champ, rubrique).
Classement :
Opération qui consiste à organiser (plan de classement) et à effectuer le rangement matériel des documents.
Indexation :
Le principe de l'indexation consiste à sélectionner des concepts significatifs pour décrire le contenu d'un document ; pour cela, on dispose de mots-clés, de descripteurs (groupe de mots-clés) ou de rubriques choisies dans un plan de classification.
Fichier :
Terme utilisé pour représenter soit une collection de fiches matérielles portant des informations organisées, soit, en informatique, un ensemble structuré d'informations organisées en enregistrements eux-mêmes subdivisés en champs.
1.2. Utilité du plan de gestion et de classification de la documentation (PGCD).
Le PGCD est un outil d'indexation et de recherche :
des textes et documents de documentation ;
des documents d'archives courantes.
Son utilité et le caractère obligatoire de son emploi sont cependant distincts dans ces deux domaines.
1.2.1. Le PGCD et la documentation du service du génie.
1.2.1.1. Le PGCD et la base de données de références.
Le système documentaire du service du génie comprendra une composante informatique centralisée qui est une base de données de références de textes et documents.
La création, la mise à jour et la consultation de celle-ci nécessitent de disposer d'un système d'indexation unique des documents et des textes. L'indexation de chaque texte ou document répertorié incombe aux personnes chargées de la création et de la mise à jour de la base [direction centrale du génie (DCG)] et service technique des bâtiments, fortifications et travaux (STBFT)]. Le système d'indexation se compose du PGCD et d'un ensemble cohérent de mots-clés.
1.2.1.2. Le PGCD et la gestion locale de la documentation.
Pour gérer leur propre documentation, notamment la bibliothèque technique et administrative, et pour accéder localement aux textes et documents auxquels renvoie la consultation de la base de données de références, les utilisateurs devront avoir rangé leur documentation au moyen du PGCD. Ce dernier prend alors la fonction du « plan de classement ».
1.2.2. Le PGCD et les archives spécifiques du service du génie.
Le PGCD est, pour cet usage, un outil mis à la disposition de chacun des organismes du service dans le cadre du système global informatisé de gestion de la documentation et des archives. L'indexation des documents d'archives tels que correspondances, dossiers d'archives courantes, dossiers d'archives intermédiaires n'a de valeur que localement : chacun indexe son courrier arrivée et son courrier départ en vue de son propre usage, afin d'en faciliter la recherche ultérieure.
Cependant, le plan de classification étant le même pour tous, une harmonisation s'effectuera naturellement au moment de l'archivage intermédiaire puis définitif, stades pour lesquels le plan de classification est successivement allégé, passant de trois à deux, puis à un chiffre significatif.
1.3. Entrée en vigueur du PGCD.
Dès parution de la présente instruction, tous les organismes du service du génie adopteront le PGCD pour indexer leur documentation et leurs archives spécifiques au service du génie.
Par ailleurs, les archives définitives spécifiques au service du génie destinées au service historique de l'armée de terre (SHAT) ou aux services d'archives départementales doivent, au moment de la livraison à ces services, être indexées comme il est indiqué au paragraphe 232 ci-après.
2. Structure et fonctionnement du PGCD.
2.1. Principes.
La structure du PGCD repose sur les trois principes essentiels suivants :
université ;
équilibre ;
ergonomie.
2.1.1. Universalité.
Le PGCD englobe de façon exhaustive tous les domaines de connaissances nécessaires à tout le personnel exerçant les activités les plus diverses du service, que celles-ci soient du type administratif ou technique.
L'utilisation future des moyens informatiques pour la gestion de la documentation implique que le PGCD soit facilement intégrable dans le système de base de données documentaires utilisé par un serveur télématique central au profit de cellules utilisatrices.
Le PGCD est, d'une part, un outil commun fonctionnel de classification, de classement et de recherche dans le domaine de la documentation et des archives, d'autre part, un langage commun à tous les utilisateurs, quels que soient le lieu et le niveau hiérarchique où ils se situent, permettant ainsi la continuité de la circulation et du stockage de l'information.
2.1.2. Équilibre.
La conception de la structure du PGCD a donné lieu à la recherche d'un équilibre entre les différents domaines de connaissances relatives aux préoccupations réelles et quotidiennes du service.
Les organismes du service ont néanmoins la faculté de développer telle ou telle rubrique en fonction de leur activité spécifique (cf. 22).
2.1.3. Ergonomie.
Adapté aux préoccupations du service, le PGCD se veut également d'un emploi facile à tous les niveaux.
Le nombre de ses niveaux hiérarchiques et le volume de ses rubriques est volontairement limité. Chaque domaine de connaissances occupe une seule pleine page du PGCD, ce qui facilite l'accès aux rubriques.
2.2. Structure du PGCD.
Les rubriques du PGCD sont numérotées suivant un système décimal à trois chiffres pouvant être complétés, à l'initiative de l'utilisateur, par un quatrième chiffre représentant une sous-rubrique. Cet éventuel quatrième chiffre sera séparé des trois premiers par un tiret.
La modification du système (suppression, rajout, modification des domaines, champs et rubriques) est de la compétence exclusive de la direction centrale du génie sur une proposition éventuelle d'un organisme du service.
Premier chiffre.
Le PGCD est articulé en six domaines de connaissances numérotés de 1 à 6 :
Domaine 1 : environnement, attributions, organisation et commandement du service du génie ;
Domaine 2 : personnel, moyens, fonctionnement et missions guerre du service du génie ;
Domaine 3 : conduite des opérations d'infrastructure, maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'œuvre ;
Domaine 4 : règles et moyens de construction des bâtiments et ouvrages ;
Domaine 5 : construction et usage des ouvrages militaires spécifiques ;
Domaine 6 : gestion du domaine et des logements, conservation des immeubles.
Deuxième chiffre.
Chacun des domaines de connaissances est divisé en un maximum de neuf champs.
Troisième chiffre.
Chacun des champs est divisé en un maximum de neuf rubriques.
Quatrième chiffre.
Chacune des rubriques peut être divisée en sous-rubriques correspondant aux besoins particuliers des utilisateurs en fonction de l'importance relative de leurs activités propres. Le recueil des mots-clés relatifs à chaque rubrique du PGCD, qui sera diffusé ultérieurement, pourra servir de guide pour la création de ces sous-rubriques.
2.3. Utilisation du PGCD.
2.3.1. Classification et recherche thématique de la documentation.
La classification de la documentation est du ressort exclusif de l'échelon central (DCG et STBFT). Localement, cette classification peut être affinée comme il est indiqué au § 22, dernier alinéa.
Exemple : la rubrique 343 « Préparation, passation et exécution des marchés » peut donner naissance à une sous-rubrique 343-1 « Mode de consultation des entreprises ».
2.3.2. Classification des archives spécifiques au service du génie.
La classification des archives spécifiques au service du génie est effectuée localement suivant les modalités suivantes :
Archives courantes : utilisation des trois chiffres constituant chacune des rubriques du PGCD. Cette indexation concerne tant les pièces de correspondances que les dossiers constitués dans les bureaux. A ce titre, le plan de classification prend valeur de plan de classement pour ce qui concerne les catégories d'archives spécifiques du service du génie.
Toutefois, les dossiers relatifs à une entité géographique (travaux sur un immeuble) sont archivés sous un numéro comprenant :
au numérateur :
le numéro de la rubrique ;
le numéro du département ;
au dénominateur :
le nom de la commune principale d'implantation de l'immeuble concerné ;
le nom de l'immeuble et éventuellement son numéro ;
Equation 1. Exemple d'archivage.
Archives intermédiaires : les dispositions sont les mêmes que pour les archives courantes, à la différence près que seuls les deux premiers chiffres du PGCD sont utilisés.
Archives définitives : les modalités de versement des archives définitives au service historique de l'armée de terre (SHAT) ou aux archives départementales sont fixées par une instruction particulière à paraître.
En vue de réaliser leur versement, les dossiers d'archives définitives doivent être identifiés suivant les modalités prévues par la présente instruction.
Outre l'inscription de certains renseignements obligatoires sur chacun des dossiers (lieu géographique, immeuble éventuellement concerné, période concernée), ceux-ci doivent être indexés en utilisant un seul chiffre correspondant à l'un des six domaines de connaissances fixés dans le PGCD.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général de division, directeur central du génie,
DELORME.
Annexe
ANNEXE. Plan de gestion et de classification de la documentation du service du génie.
Contenu
Figure 1. PLAN DE GESTION ET DE CLASSIFICATION DE LA DOCUMENTATION DU SERVICE DU GENIE
 |
Contenu
1 Environnement, attributions, organisation et commandement du service du génie.
11 Organismes extérieurs à la défense en relation avec le génie.
111
Nations et armées étrangères (documentation, relations).
112
Exécutif, autres ministères, parlement.
113
Collectivités territoriales et locales, décentralisation.
114
Services publics. Établissements publics. Sociétés nationales. Régies.
115
Relations publiques, médias.
116
Entreprises et fournisseurs (représentation).
117
Relations avec les particuliers.
12 Organismes de la défense extérieurs au service du génie.
121
Administration centrale du ministère de la défense.
122
Action sociale des armées (ASA), délégation générale pour l'armement (DGA), santé, essences.
123
Autres services constructeurs de la défense.
124
Armée de l'air, de mer et gendarmerie.
125
Armée de terre (sauf génie).
126
Arme du génie, organismes rattachés au génie.
127
Forces françaises en Allemagne (questions particulières).
128
Forces outre-mer (questions particulières).
13 Attributions, missions et organisation du service du génie.
131
Textes généraux sur l'infrastructure de la défense.
132
Attributions, organisation et missions du service du génie.
133
Organisation et missions des organismes centraux du génie.
134
Organisation et missions des échelons régionaux et locaux du service.
14 Exercice du commandement. Règles générales du service.
141
Directives générales du chef d'état-major de l'armée de terre (CEMAT). Règles militaires du service.
142
Directives du directeur central du génie (DCG), plans d'action, prospective.
143
Gestion de la qualité dans le service du génie.
144
Rapports d'activité. Journaux de marches et opérations.
145
Rapports sur le moral.
146
Inspections et contrôles des organismes du service du génie.
147
Réunions de commandement, information interne.
148
Traditions, histoire, musées, fortifications.
2 Personnel, moyens, fonctionnement et missions guerre du service du génie.
21 Personnel du service du génie : gestion, formation.
211
Effectifs, encadrement, droits ouverts du service du génie.
212
Personnel militaire : gestion, chancellerie.
213
Personnel militaire : instruction, formation.
214
Personnel civil : gestion.
215
Personnel civil : formation professionnelle.
216
Habilitations des personnes (secret, électricité, architecture…).
217
Hygiène, sécurité, conditions de travail (HSCT) au profit du personnel du service.
218
Entraînement physique et sportif.
219
Action sociale.
22 Correspondance, archives, réglementation, documentation.
221
Règles de correspondance, secret, procédures particulières.
222
Gestion du courrier de l'organisme.
223
Archives du service du génie : réglementation, gestion.
224
Documentation du service du génie : réglementation, gestion.
23 Moyens généraux du service. Vie courante.
231
Budget et compte de gestion. Comptabilité analytique.
232
Dépenses de fonctionnement, budget vie courante.
233
Informatique du service du génie.
234
Bureautique du service du génie.
235
Matériels, véhicules, comptabilités spécialisées.
24 Préparation des missions des temps de crise et de guerre.
241
Organisation de la défense, mobilisation défense opérationnelle du territoire (DOT).
242
Organisation, missions « crise et guerre » du service du génie.
243
Dotations en vue de la mobilisation.
244
Plans de défense des points sensibles.
245
Conventions de défense avec les entreprises.
246
Dispositifs de mines permanents (DMP) (A) et plans d'obstacles.
247
Renseignement génie, traficabilité, matériaux, cavités,…
248
Exercices de défense [organisation, comptes rendus (CR)].
249
Formation des réservistes (exercices, CR d'activités).
3 Conduite des opérations d'infrastructure, maitrise d'ouvrage et maitrise d'œuvre.
31 Programmation et conduite des opérations d'infrastructure.
311
Administration de l'infrastructure de la défense.
312
Planification des opérations d'infrastructure.
313
Programmation des opérations d'infrastructure.
314
Plan de charge du service du génie.
315
Conduite individualisée des opérations : études, financement.
316
Gestion prévisionnelle des crédits.
32 Normes d'infrastructure des directeurs d'investissement.
321
Normes interarmées d'infrastructure [comité interarmées de normalisation des projets immobiliers (CINPI)].
322
Normes d'infrastructure de l'armée de terre.
323
Normes d'infrastructure des autres directeurs d'investissements.
33 Économie de la construction.
331
Données économiques générales, variation des prix.
332
Estimation du coût des travaux de construction.
333
Coût global, coût de fonctionnement des installations.
334
Série des prix des travaux militaires.
335
Autres références de prix, études de prix.
34 Marchés et commandes.
341
Réglementation générale relative aux marchés et commandes.
342
Entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services.
343
Préparation, passation et exécution des marchés.
344
Commandes hors marchés, achats sur facture, conventions.
345
Marchés classés pour la protection du secret.
346
Contrôle des marchés [commission spécialisée des marchés (CSM), contrôle financier central (CFC), contrôle financier local (CFL)].
347
HSCT dans les marchés et commandes de travaux.
348
Différends et litiges relatifs à l'exécution des marchés.
349
Garanties et responsabilités dans les marchés.
35 Comptabilité des crédits.
351
Règles générales de la comptabilité des crédits.
352
Mise en place des crédits.
353
Comptabilité : engagement, liquidation, mandatement [système de comptabilité (SYSCO)].
354
Régie d'avances et de recettes.
355
Contrôles financiers (CFC, CFL, cour des comptes).
4 Règles et moyens de construction des batiments et ouvrages.
41 Urbanisme, architecture, monuments historiques.
411
Urbanisme et aménagement du territoire.
412
Procédures d'urbanisme : permis, déclarations.
413
Adductions d'eau.
414
Assainissement.
415
Risques naturels.
416
Contributions foncières liées aux travaux.
417
Qualité architecturale [mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques (MIQCP)], décoration artistique.
418
Monuments historiques, sites classés, patrimoine.
42 Protection de l'environnement.
421
Réglementation générale de la protection de l'environnement.
422
Études d'impact, enquêtes publiques.
423
Installations classées : recensement et procédure.
424
Police des eaux, épuration.
425
Espaces protégés : montagne, forêt, littoral, …
426
Nuisances (bruit, odeurs, …).
427
Traitement et stockage des déchets.
43 Techniques de construction des bâtiments.
431
Exigences techniques légales relatives aux constructions.
432
Réglementation technique applicable dans les marchés publics de travaux (B).
433
Réglementation technique du service du génie (B).
434
Guide technique de rédaction : ARAMIS.
435
Publications diverses scientifiques ou techniques (B).
436
Études, avis, expertises du STBFT (bureau construction).
44 Produits et composants du bâtiment et du génie civil.
441
Normes et réglementation relatives aux produits et composants (B).
442
Produits et composants nouveaux (non normalisés (B).
443
Directives du service sur les produits et composants (B).
444
Documentation commerciale (B).
5 Construction et usage des ouvrages militaires spécifiques.
51 Champs et stands de tir.
511
Systèmes d'armes.
512
Réglementation et études des installations de tir.
513
Équipements des installations de tir.
514
Régimes des champs de tir, fosses et polygones.
515
Régimes des stands de tirs.
516
Déminage et désobusage des champs de tirs.
517
Accidents de tir.
52 Camps nationaux.
521
Réglementation générale des camps de manœuvre.
522
Travaux dans les camps réalisés par moyens militaires.
523
Problèmes particuliers des camps (incendie, forêt, …).
53 Dépôts de munitions et d'explosifs.
531
Réglementation générale des dépôts de munitions.
532
Infrastructure des dépôts de munitions.
533
Soutes à munitions des corps ou établissements.
54 Dépôts d'hydrocarbures.
541
Réglementation générale des dépôts d'hydrocarbures.
542
Infrastructure des dépôts d'hydrocarbures du service des essences des armées (SEA).
543
Dépôts et stations de distribution de carburants des corps.
55 Infrastructure aéronautique.
551
Réglementation aéronautique.
552
Infrastructures aéronautiques réalisées par le service.
56 Infrastructure protégée.
561
Infrastructures des forces nucléaires stratégiques.
562
Infrastructure des forces nucléaires pré-stratégiques.
563
Infrastructure de l'artillerie sol-air.
564
Infrastructure des grands postes de commandement (PC) abrités.
565
Ouvrages fortifiés divers.
566
Protection IEM, anti-compromission.
567
Expérimentations du STBFT (effets des explosions).
57 Points sensibles.
571
Points sensibles : réglementation, normes génie.
572
Points sensibles : dossiers des ouvrages.
573
Points sensibles : intervention du STBFT.
574
Points sensibles : techniques de protection.
6 Gestion du domaine et des logements, Conservation des immeubles.
61 Gestion et surveillance administrative du domaine.
611
Réglementation générale « domaine ».
612
Opérations domaniales (dossiers des affaires, actes).
613
Suivi des ressources immobilières, gestion automatisée du domaine (GAD), suivi automatisé de gestion des ressources d'infrastructure (SAGRI).
614
Dossiers d'immeubles, cartographie du domaine.
615
Gestion d'immeubles particuliers.
616
Police du domaine, surveillance administrative.
617
Impôts et taxes liées à l'occupation du domaine.
62 Servitudes domaniales et procédures interministérielles.
621
Servitudes domaniales subies par l'État-défense.
622
Servitudes domaniales créées pour l'État-défense.
623
Élaboration des documents d'urbanisme.
624
Procédures des travaux mixtes (C).
625
Enquêtes CORESTA (comité d'études de la répartition géographique des stations radioélectriques).
63 Gestion des logements militaires.
631
Réglementation générale des logements.
632
Programmation des logements.
633
Réalisation des logements.
634
Attribution des logements.
635
Occupation des logements.
64 Surveillance technique des installations.
641
Sécurité des personnes dans l'usage des installations (HSCT).
642
Vérifications périodiques obligatoires des installations techniques.
643
Organisation et fonctionnement de la protection contre l'incendie dans la défense.
644
Établissements recevant du public.
645
Immeubles de grande hauteur.
65 Travaux de conservation des immeubles.
651
Entretien par le génie des immeubles de l'armée de terre.
652
Entretien locatif des immeubles de l'armée de terre.
653
Entretien des immeubles de la gendarmerie.
654
Entretien des immeubles des autres directeurs d'investissements.
655
Entretien d'immeubles particuliers.
656
Études sur la conservation des immeubles.