Préambule.

L'ordinaire, le cercle et le foyer sont des moyens d'action mis à la disposition du chef de corps. Le regroupement de leur comptabilité et de leur gestion au sein d'un même service disposant de moyens informatiques appropriés est de nature à rationaliser l'organisation administrative du corps de troupe ⁽¹⁾.

Dans ce cadre, la présente instruction définit l'organisation et le fonctionnement des diverses activités de cet ensemble qui prend l'appellation de « service restauration-loisirs » (SRL). Son application entraîne la suspension, au profit du corps de troupe, des instructions relatives aux procédures automatisées de l'ordinaire et du foyer ⁽²⁾ ainsi que des dispositions techniques actuellement en vigueur qui pourraient être contraires aux termes de la présente instruction.

1. Dispositions générales.

1.1. Définition.

Le SRL est un élément des services administratifs du corps de troupe qui, équipé de moyens informatiques, centralise l'exécution des travaux comptables et de gestion des services chargés de la restauration, des loisirs à caractère socioculturel et de l'hébergement. Il doit garantir les intérêts de chaque catégorie de personnels bénéficiaires de ces prestations.

1.2. Organisation.

Le SRL est placé dans la structure administrative du corps de troupe ANNEXE I, ou du corps de troupe support quand il fonctionne au profit de plusieurs formations.

Son fonctionnement courant est assuré par un directeur placé sous l'autorité directe du chef des services administratifs (CSA) ⁽³⁾.

Le SRL peut comporter différents services dotés de l'autonomie financière sur le plan de la gestion. Il s'agit du :

• service de restauration des militaires du rang ;

• service de loisirs des militaires du rang ;

• service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres.

Chacun de ces services, dont le support juridique est respectivement l'ordinaire, le foyer et le cercle, peut assurer diverses activités dont certaines sont de même nature (alimentation, ventes, bar, jeux…). Dans ces conditions et compte tenu des possibilités du corps de troupe (infrastructure, personnels, …), une organisation de type fonctionnel (administration, approvisionnements, production, …) doit être privilégiée.

1.3. Constitution. Dissolution.

Un SRL est constitué ou dissous dans un corps de troupe, sur proposition du chef de corps par décision du général responsable devant le ministre de l'administration dans cette formation. Cette décision est inscrite au registre des actes administratifs.

A cette occasion, le commissaire chargé de la surveillance administrative établit un procès-verbal faisant apparaître notamment :

• la dénomination de l'organisme créé ou dissous ;

• la date de prise d'effet ;

• l'origine et la composition du patrimoine initial (deniers et matières) ou, lorsqu'il y a dissolution, la dévolution des avoirs, compte tenu de la situation originelle suivant les directives données par le chef de corps.

1.4. Direction et gestion.

1.4.1. Le chef de corps. (4)

Le chef de corps exerce le pouvoir de direction et de surveillance du SRL. A ce titre il :

• propose la création ou la dissolution du SRL 13 ;

• définit son organisation ;

• désigne le président du conseil d'administration et le directeur du SRL ;

• fait procéder, conformément aux errements en vigueur, à la nomination des membres du conseil d'administration et de la commission participative ;

• met à la disposition du SRL les moyens nécessaires à son fonctionnement ;

• autorise l'embauche des personnels civils ;

• définit la politique générale de restauration et de loisirs ;

• se tient informé de la qualité et de la quantité des prestations servies ;

• s'assure que les opérations de surveillance sont effectuées selon la périodicité réglementaire par les autorités qui en sont chargées ;

• approuve ou rejette les propositions du conseil d'administration ;

• se fait présenter chaque mois par le chef des services administratifs :

  • les résultats de gestion du mois écoulé ;

  • le registre des réclamations et suggestions ;

• autorise la participation à des manifestations ouvertes au public, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

1.4.2. Le chef des services administratifs.

Sous l'autorité du chef de corps, le chef des services administratifs :

• s'assure du bon emploi des moyens mis à la disposition du SRL ;

• vérifie au moins une fois par mois la comptabilité du SRL ;

• notifie au directeur du SRL les règles générales concernant les approvisionnements ;

• signe les contrats d'embauche des personnels civils ;

• définit et fait appliquer les règles de sécurité des fonds, des denrées et des marchandises ;

• organise et fait assurer l'instruction professionnelle du personnel ;

• veille à ce que le personnel soit soumis aux visites médicales et examens préventifs réglementaires ;

• reçoit mission de surveillance permanente s'étendant à tous les détails de fonctionnement du SRL ;

• donne au directeur du SRL les directives concernant le plan annuel de gestion de l'alimentation des militaires à solde spéciale (SS), solde forfaitaire (SF) et solde spéciale progressive (SSP) ;

• se fait présenter les menus et les approuve après avis du médecin-chef ;

• organise et fait assurer la surveillance des effectifs rationnaires ;

• fait opérer, à titre de contrôle sur les denrées et les boissons, les prélèvements d'échantillons aux fins d'analyse ;

• fait exécuter les propositions du conseil d'administration, après leur approbation par le chef de corps ;

• fixe le plafond du montant des dépenses pouvant être réglées en numéraire.

1.4.3. Le directeur du SRL.

Le directeur du SRL exerce la direction courante des diverses activités. A ce titre il :

• dispose pour l'exécution du service d'un ou de plusieurs adjoints pour lesquels il établit les plans d'emploi ;

• participe, avec voix consultative, aux délibérations du conseil d'administration et aux commissions ;

• établit le plan annuel de gestion de l'alimentation et les programmes d'emploi des ressources (PER) ;

• engage les dépenses courantes ;

• effectue les opérations internes de surveillance qui lui incombent ;

• procède aux prises et remises de service de l'adjoint comptable, et des détenteurs d'avance ;

• supervise les commandes et les réceptions de denrées et de marchandises ;

• veille au respect permanent des règles d'hygiène et de sécurité ;

• veille au bon entretien des matériels dont il est détenteur ;

• recense les denrées, matières et articles des magasins des différents services ;

• arrête le nombre de repas à préparer ;

• fixe les normes donnant la quantité de denrées à prévoir et contrôle leur utilisation ;

• s'assure que les prix des prestations correspondent aux prix fixés ;

• détient l'ensemble de la documentation :

  • textes réglementaires ;

  • comptes rendus de réunions de la commission participative ;

  • décisions du chef de corps ;

  • contrats d'embauche ;

  • conventions passées au profit des services ;

• est responsable de la comptabilité des emplois et des ressources ;

• vérifie et contresigne les chèques que lui présente l'adjoint-comptable, après s'être assuré que ceux-ci correspondent bien aux pièces justificatives présentées.

1.4.4. Les adjoints au directeur du SRL.

1.4.4.1. L'adjoint comptable.

Placé sous l'autorité du directeur du SRL, cet adjoint :

• est chargé de la tenue de la comptabilité de tous les services ;

• centralise les données comptables et de gestion, et les enregistre journellement ;

• fait éditer le registre-journal et les documents de gestion ;

• comptabilise l'ensemble des matériels d'exploitation et les stocks de denrées et de marchandises des organismes ;

• veille à l'édition de l'inventaire des magasins, des mercuriales des prix et à leur remise aux responsables ;

• vérifie les bulletins de réception ;

• enregistre les entrées en stock ;

• contrôle les factures ;

• inscrit sur le timbre de saisie le ou les numéros d'enregistrement au fichier des impayés ;

• établit et signe les chèques qu'il soumet au contreseing du directeur du SRL avec les pièces justificatives ;

• tient le carnet de bord du directeur du SRL.

1.4.4.2. Les autres adjoints.

Le directeur du SRL peut disposer d'un ou de plusieurs adjoints pour l'exécution du service.

Ils sont désignés par le chef de corps parmi les personnels du corps.

Le directeur du SRL fixe à chacun de ses adjoints le cadre de son action (approvisionnement, production…).

1.5. Organes d'administration et de consultation.

1.5.1. Le conseil d'administration.

Lorsqu'au sein du SRL coexistent un service de loisirs des militaires du rang et un service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres, il est constitué un seul conseil d'administration comprenant un collège foyer et un collège cercle. Le conseil d'administration est une assemblée délibérante qui élabore la politique générale du SRL pour toutes les activités à l'exception de l'activité alimentation des militaires à SS, SF et SSP.

Il est présidé par un officier désigné par le chef de corps.

Les membres du collège cercle et du collège foyer sont, pour chacun de ces collèges, désignés conformément aux dispositions du décret 81-732 du 29 juillet 1981 cité en première référence.

Dans le cas d'un SRL fonctionnant au profit de plusieurs formations :

• le collège cercle doit comporter un nombre de membres élus proportionnel à l'effectif de chacune des catégories des personnels concernés des formations ;

• le collège foyer doit être constitué en ce qui concerne les militaires du rang au prorata des effectifs de militaires du rang des formations.

Le président du conseil d'administration réunit séparément les membres de chaque collège, au minimum tous les six mois, ou sur demande d'un tiers au moins des membres du collège concerné. A ce titre, il :

• convoque les membres du conseil d'administration ;

• s'assure que le nombre des membres présents permet au conseil de délibérer valablement ;

• veille à ce que tous les points inscrits à l'ordre du jour soient examinés ;

• donne son avis et formule toutes suggestions concernant les résultats de gestion et les moyens d'atteindre les objectifs fixés par le chef de corps.

Le commissaire auquel incombe la surveillance administrative est informé des dates de réunion afin d'y assister, s'il le désire, avec voix consultative.

Le conseil d'administration délibère notamment sur les questions suivantes :

• examen des comptes financiers ;

• acquisitions et aliénations des biens propres ⁽⁵⁾ ;

• fixation des tarifs à appliquer aux usagers ;

• acceptation de dons et de legs (5) ;

• demande d'allocation ou de prêt aux fonds d'entraide ;

• embauche du personnel (5) ;

• création, modification ou suppression d'activités ;

• approbation du règlement de chaque service élaboré par le directeur du SRL et du règlement particulier de chaque activité ;

• ouverture de comptes de dépôt auprès de la caisse d'épargne et clôture de ces comptes ;

• achat de bons du Trésor ;

• réalisation de dépenses exceptionnelles.

Les délibérations de chaque collège sont adoptées à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Par ailleurs, le conseil d'administration peut inviter toute personne qualifiée à assister, avec voix consultative, à ces séances.

Les délibérations de chaque collège sont consignées sur un registre coté et paraphé par le chef de corps. Les comptes rendus de chaque collège sont signés par le président du conseil d'administration et les membres du collège concerné. L'avis des membres qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité est enregistré.

Les comptes rendus de réunion sont présentés pour approbation au chef de corps par le président du conseil d'administration.

1.5.2. La commission participative.

La commission participative traite des questions relatives au fonctionnement des services de restauration et de loisirs des militaires du rang.

Sa mission, sa composition et son fonctionnement sont définis par l'instruction relative à la commission participative du corps ⁽⁶⁾.

1.6. Action en justice.

Le SRL n'a pas la personnalité morale. Elément administratif du corps de troupe, il est représenté en justice par le chef de corps ou son délégué.

1.7. Responsabilité des personnels.

1.7.1. La responsabilité disciplinaire.

Des sanctions disciplinaires peuvent être infligées aux militaires pour manquement au devoir ou négligence. Elles sont définies par le règlement de discipline générale dans les armées.

Tous les personnels militaires participant au fonctionnement du SRL sont concernés.

Pour les personnels civils, les sanctions disciplinaires qui peuvent être encourues doivent être précisées par le contrat de travail ou relèvent de la réglementation en vigueur.

1.7.2. La responsabilité pécuniaire.

Les personnels qui commettent dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions une faute personnelle détachable du service sont pécuniairement responsables des dommages qu'ils ont causés.

Ce principe est applicable à tous les militaires dans le cadre de l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (BOC, 1980, p. 4458 ) modifiée.

La responsabilité pécuniaire des personnels civils peut être mise en jeu en application des dispositions réglementaires ou contractuelles qui les lient.

1.7.3. La responsabilité pénale.

Elle peut s'exercer dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice matériel aux organismes.

1.8. Bénéficiaires des prestations.

Tous les militaires du corps bénéficient des prestations du SRL dans les conditions suivantes :

1.8.1. Le service de restauration des militaires du rang.

Ce service assure l'alimentation des militaires à solde spéciale, à solde forfaitaire et à solde spéciale progressive, à titre gratuit. Il peut aussi assurer l'alimentation d'autres personnels dans les conditions définies par le chef de corps.

1.8.2. Le service de loisirs des militaires du rang.

Ce service n'est en principe ouvert qu'aux militaires du rang affectés dans le corps ou y venant en mission. Son accès aux autres personnels est autorisé par le chef de corps.

1.8.3. Le service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres.

Tous les officiers et sous-officiers affectés au corps, ainsi que les officiers et sous-officiers de réserve y effectuant des périodes, bénéficient des prestations de ce service.

Les personnels civils affectés au corps et les familles (conjoints et enfants) des membres précités peuvent y avoir accès selon les conditions fixées par le chef de corps.

Lorsque le SRL est situé dans une garnison ne comportant pas un cercle de garnison, son accès aux personnels étrangers au corps est également soumis à l'autorisation du chef de corps.

1.9. Obligations administratives.

1.9.1. Les marchés de denrées alimentaires.

Le SRL doit s'approvisionner en denrées :

• auprès des établissements des subsistances auxquels il est abonné ;

• par l'intermédiaire des commissions locales et régionales d'approvisionnement en denrées ;

• dans le commerce privé pour les seules denrées et marchandises n'entrant pas dans la gamme des produits offerts par le commissariat et les commissions précitées.

Toutefois, lorsque l'activité restauration du SRL est assurée par un système de restauration différée ou par un traiteur, la réalisation des approvisionnements correspondants (plats cuisinés, barquettes, …) est effectuée auprès des prestataires de service retenus par l'autorité habilitée.

1.9.2. Les obligations fiscales.

Les services ayant pour support juridique un foyer ou un cercle sont soumis aux obligations fiscales propres à ces organismes.

1.9.3. Les contrats d'embauchage.

L'établissement des contrats de travail ainsi que le paiement des cotisations et taxes à acquitter du fait de l'embauche de personnels sont effectués dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Le chef de corps autorise l'embauche des personnels civils. Les contrats de travail relèvent du droit commun. Ils sont signés par le chef des services administratifs.

1.9.4. Les contrats d'assurance.

Le directeur du SRL doit souscrire un contrat d'assurance garantissant chacun des services du SRL. Ce contrat peut être unique, mais il doit alors préciser les garanties propres à chaque service constituant le SRL.

1.9.4.1. Incendie.

Le contrat doit couvrir les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat ;

  • aux objets mobiliers et articles qui sont mis à la disposition des services par des tiers ;

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées et dont les services constituant le SRL peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaire, …) ;

• le recours des tiers ou voisins relatif à ces dommages ;

• les risques locatifs, lorsque les services constituant le SRL occupent des locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat.

1.9.4.2. Responsabilité civile.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité, mais qui ne peut pas être inférieur à un montant fixé annuellement pour :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés au fonctionnement des services constituant le SRL (y compris l'intoxication alimentaire) et causés par les personnels qu'il emploie, les matériels qu'il utilise, les locaux ou immeubles qu'il occupe et les activités pratiquées ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations organisées doivent être couverts par une assurance complémentaire adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

1.9.4.3. Vol.

Dans la mesure où le contrat comporte une clause garantissant contre les risques de vol, la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux sur les biens appartenant au SRL et sur ceux dont la garde lui a été confiée doit être prévue.

Les clauses types devant obligatoirement figurer au contrat sont celles indiquées par la réglementation en vigueur.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et de boissons pris en location qui sont assurés par le propriétaire ;

• les articles placés en dépôt-vente qui demeurent sous la responsabilité du déposant.

Ces dernières dispositions doivent figurer dans les contrats liant le SRL aux propriétaires des appareils ou des articles placés en dépôt-vente.

1.9.5. Les autres conventions.

Des appareils distributeurs de boissons ou de denrées et des appareils à jeux mécaniques ou électriques, à l'exception des machines à sous (appareils automatiques qui, après insertion d'une mise en numéraire, procurent par pur hasard un gain en numéraire) peuvent être mis à la disposition des usagers du SRL selon l'une des formules suivantes :

• les appareils sont la propriété d'un service du SRL ;

• ils sont mis en location avec partage des recettes avec le propriétaire ;

• ils sont exploités par leur propriétaire en contrepartie d'une somme forfaitaire fixée dans le contrat d'exploitation.

1.10. Dispositions diverses.

1.10.1. Les locaux.

Le SRL est implanté en principe dans les locaux du corps de troupe support. La concentration de ces locaux doit être dans toute la mesure du possible recherchée, notamment dans le cadre de la mise en œuvre d'un point de cuisson unique. L'entretien locatif est assuré dans les conditions réglementaires.

1.10.2. Les matériels.

L'état fournit la totalité des matériels de la dotation initiale, et partie des matériels de renouvellement selon les instructions techniques diffusées par les services pourvoyeurs.

2. Fonctionnement du SRL.

2.1. Gestion.

2.1.1. Le plan annuel de gestion du service de restauration des militaires du rang.

Le directeur du SRL regroupe tous les éléments qui permettent au chef de corps de définir la politique générale d'alimentation arrêtée dans un plan annuel de gestion. Ce plan prévisionnel présente une modulation de dépense en fonction des activités programmées. Un exemplaire est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative.

Son ajustement est assuré par le directeur du SRL.

2.1.2. Les programmes d'emploi des ressources.

Le directeur du SRL centralise également tous les éléments nécessaires à l'élaboration des programmes d'emploi des ressources du service de loisirs des militaires du rang et du service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres.

Ces programmes, préparés par le directeur du SRL, sont présentés pour approbation au chef de corps. Un exemplaire est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative.

Si une aide des fonds d'entraide est demandée, le commissaire chargé de la surveillance administrative étudie le bien-fondé de la demande et adresse le dossier, par la voie administrative, au commandement concerné.

Les programmes sont exécutables immédiatement, sauf pour la part qui nécessite l'aide des fonds d'entraide pour être réalisée.

2.1.3. La gestion prévisionnelle des activités restauration.

Le directeur du SRL est chargé de la détermination des menus. Ces prévisions, établies pour une période de quinze jours, sont visées par le CSA après avis du médecin-chef de la formation. Elles doivent permettre au directeur du SRL pour chacun des services restauration :

• d'évaluer le prix de revient moyen d'une journée d'alimentation ;

• de prévoir le plan d'approvisionnement pour la période concernée.

Une fiche journalière de gestion est établie pour chacun des services (repas du jour et repas spéciaux). Ce document permet d'effectuer les sorties de marchandises nécessaires à la production des repas.

Cette production peut être réalisée, compte tenu de l'organisation retenue, à partir d'un ou de plusieurs points de cuisson.

2.1.4. Les états de gestion.

Le SRL établit à l'aide de son système automatisé les états de gestion suivants :

A) Etats journaliers.

Service de loisirs des militaires du rang :

• recettes, imprimé N° 700/1601 ;

• dépenses, imprimé N° 700/1602 ;

• bilan des ventes avec bénéfice, imprimé N° 700/1603 ;

• évolution des avoirs, imprimé N° 700/1604.

Service de restauration d'hébergement et de loisirs des cadres :

• recettes du bar, imprimé N° 700/1701 ;

• dépenses du bar, imprimé N° 700/1702 ;

• bilan des ventes au bar, imprimé N° 700/1703 ;

• recettes de la restauration, imprimé N° 700/1706 ;

• fiche de calcul du prix de revient moyen d'un repas, imprimé N° 700/1709.

Service de restauration des militaires du rang :

• recettes, imprimé N° 700/1401 ;

• dépenses, imprimé N° 700/1402 ;

• évolution des avoirs, imprimé N° 700/1404 ;

• dépense quotidienne d'alimentation, imprimé N° 700/1407.

B) Etats mensuels.

Service de loisirs des militaires du rang :

• situation mensuelle de gestion, imprimé N° 700/1620 ;

• registre des comptes, imprimé N° 700/1621.

Service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres :

• bilan mensuel de l'évolution des avoirs, imprimé N° 700/1704 ;

• registre des comptes, imprimé N° 700/1721 ;

• compte d'exploitation, imprimé N° 700/1722.

Service de restauration des militaires du rang : registre des comptes, imprimé N° 700/1421.

C) Etats cumulés ou annuels.

Service de loisirs des militaires du rang :

• situation cumulée des comptes, imprimé N° 700/1631 ;

• registre des comptes, imprimé N° 700/1633.

Service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres :

• bilan annuel de l'évolution des avoirs, imprimé N° 700/1704/1 ;

• situation récapitulative, imprimé N° 700/1732 ;

• registre des comptes, imprimé N° 700/1733.

Service de restauration des militaires du rang : registre des comptes, imprimé N° 700/1433.

Ces états peuvent en outre apporter une aide à la vérification par la recherche statistique de bénéfices anormaux ou d'évolution inhabituelle des avoirs.

2.2. Comptabilité.

2.2.1. La comptabilité deniers.

La comptabilité deniers enregistre toutes les opérations comptables qui affectent l'avoir financier de chacun des services du SRL.

Chaque opération est décrite dans l'ordre chronologique selon :

• sa nature (recettes, dépenses, régularisation) ;

• son mode de paiement ;

• son compte d'imputation.

A tout instant, la comptabilité deniers permet de déterminer l'avoir de chaque service.

Le niveau maximum des avoirs détenus dans la caisse du SRL est défini par le chef de corps. Les fonds en excédent sont déposés sur le compte courant postal (CCP) par le directeur du SRL.

Les avoirs peuvent être placés dans les conditions précisées au paragraphe 151.

2.2.1.1. Les documents comptables.

Ils comprennent notamment :

• le registre-journal des recettes et des dépenses imprimé N° 700/1101 tenu et arrêté journellement ;

• le registre des comptes imprimé N° 700/1102 comportant quatre fascicules :

  • fascicule 3 : comptes d'attente ;

  • fascicule 4 : service de restauration des militaires du rang ;

  • fascicule 6 : service de loisirs des militaires du rang ;

  • fascicule 7 : service de restauration, hébergement, loisirs des cadres.

Ces documents accompagnés, entre autres, des imprimés suivants :

• inventaire des impayés par organisme, imprimé N° 700/1104 ;

• inventaire des créances par organisme, imprimé N° 700/1105.

  sont adressés chaque fin de mois au commissariat de rattachement.

2.2.1.2. Les recettes.

Sont inscrits en recettes :

• pour le service restauration des militaires du rang :

  • le montant inscrit sur le bordereau récapitulatif d'alimentation, établi au début de chaque mois par le trésorier du corps de troupe, après que les retenues des sommes payées au titre des indemnités représentatives de vivres (prêt-franc…) aux divers ayants droit, aient été effectués ⁽⁷⁾ ;

  • les subventions d'alimentation attribuées directement au corps ;

  • les remboursements de prestations effectuées au profit des cadres du corps ou de militaires d'autres corps ;

• pour les autres organismes :

  • les produits de la vente des repas, boissons, articles de bazar… ;

  • les recettes du salon de coiffure, du cinéma… ;

  • les cotisations de participation aux activités ;

  • les allocations et avances des fonds d'entraide qui doivent viser expressément le service en cause.

2.2.1.3. Les dépenses.

Les dépenses de fonctionnement courant sont engagées par le directeur du SRL ; celles ayant un caractère exceptionnel ne peuvent l'être qu'avec l'autorisation du CSA.

2.2.1.3.1. Les dépenses du service de restauration des militaires du rang.

Achat de denrées et de boissons nécessaires à la préparation des repas.

Remboursement des primes d'alimentation troupe aux organismes d'alimentation qui ont nourri des militaires du corps.

Achats d'articles à usage unique directement liés au service à table ou sur le terrain (serviettes en papier, couverts, gobelet, sacs pour repas froids, …).

Achat des imprimés.

Prélèvement sur la réserve de gestion d'alimentation.

Frais d'honoraires d'avocat pour les affaires plaidées pour le compte de ce service.

Montant des emballages consignés, non restitués aux fournisseurs.

Achat de cigares, cigarettes à l'occasion des fêtes nationales.

2.2.1.3.2. Les dépenses des autres services.

Dépenses courantes :

• achat de denrées et de boissons ;

• achat d'articles à mettre en vente ;

• achat de produits d'entretien ;

• frais de correspondance ;

• primes d'assurance.

Dépenses dites exceptionnelles :

• installation, amélioration et décoration des locaux ;

• achat, entretien, remplacement du matériel nécessaire au fonctionnement des activités ;

• allocations à des militaires du rang ;

• participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire ; les relations avec les associations d'anciens combattants ;

• allocations accordées au président des sous-officiers ;

• réception d'équipes sportives ;

• réception des personnalités civiles ou militaires par les autorités militaires locales.

Pour les deux derniers types de dépenses, le chef de corps peut demander une participation des fonds d'entraide.

2.2.1.3.3. Les salaires des personnels civils.

Les salaires des personnels civils embauchés et les cotisations y afférentes ainsi que les gratifications accordées sont, en principe, supportés par les services auxquels ils sont rattachés.

Toutefois, pour les personnels civils ayant un emploi recouvrant plusieurs activités, la répartition des charges salariales entre les divers services est fixée sur proposition du directeur du SRL par le chef des services administratifs.

2.2.1.4. La procédure des paiements.

Le SRL dispose d'une caisse et d'un compte courant postal dont l'intitulé est : « service restauration-loisirs du… (nom de la formation) ».

Tout paiement ne peut intervenir que sur présentation d'un titre de créance : facture, mémoire, pièce de caisse, note de service, …

L'adjoint comptable, sous la responsabilité du directeur du SRL, doit exiger cette pièce et en contrôler la validité.

Les factures sont prises en charge par le directeur du SRL. Celui-ci porte les mentions de prise en compte des denrées, boissons, marchandises, matériels sur les documents correspondants.

Les menues dépenses ainsi que les secours aux militaires du contingent peuvent être payés exceptionnellement en numéraire. Ces dépenses sont inscrites au registre-journal au fur et à mesure de leur exécution.

Le CSA fixe le plafond du montant des dépenses pouvant être réglées en numéraire. Au-delà, une autorisation expresse écrite et signée par le CSA est nécessaire.

Les paiements par virement se font à partir des fonds mis en dépôt au compte courant postal.

2.2.2. La comptabilité des stocks.

La comptabilité des denrées, marchandises et articles est tenue pour chaque service. Chaque article est codifié.

2.2.2.1. Les documents.

Pour chaque service, un imprimé N° 700/1106 « Inventaire des stocks » doit être renseigné. Les inventaires sont adressés en fin de mois avec les autres documents comptables et de gestion au commissariat de rattachement.

2.2.2.2. Les entrées.

Le directeur du SRL commande les quantités de denrées, boissons et marchandises nécessaires auprès des fournisseurs. Il y a toujours lieu d'établir un bon de commande. Le directeur du SRL veille à ce que les livraisons soient effectuées dans les délais prévus par les contrats.

A la réception, le responsable, désigné par le directeur du SRL, contrôle les quantités livrées et renseigne le bulletin de réception. Ce document est signé par le fournisseur et le réceptionnaire.

Le comptable le vérifie par rapprochement avec les bons de commande et inscrit les marchandises et les denrées en comptabilité. Les entrées en stocks doivent être effectuées au moment des réceptions de marchandises.

2.2.2.3. Les sorties.

Toutes les sorties de marchandises, quel que soit leur motif, doivent être enregistrées sur des états de cession établis pour les :

• sorties de marchandises pour la préparation des repas ;

• sorties pour ventes ;

• sorties pour pertes, casses ;

• sorties gratuites.

2.2.2.4. Le contrôle des stocks.

L'existant des stocks doit pouvoir être contrôlé à tout instant par les autorités internes ou externes.

Les inventaires de stocks doivent être édités par service.

2.2.3. La comptabilité des matériels.

Les matériels du SRL sont comptabilisés sur des fiches inventaires.

Ces fiches distinguent, d'une part les matériels appartenant à l'Etat, d'autre part les matériels appartenant à chaque service.

Les matériels sont sortis des comptes en application des dispositions réglementaires.

2.2.4. Les états de saisie.

Le directeur du SRL édite et joint à sa comptabilité mensuelle les quatre documents de saisie suivants :

• mouvements des deniers du service de loisirs des militaires du rang ;

• données de gestion du service de loisirs des militaires du rang ;

• mouvement des deniers du service de restauration des militaires du rang ;

• données de gestion du service de restauration des militaires du rang.

Les données contenues dans ces documents sont destinées à pourvoir aux besoins du système d'information du commissariat.

2.3. Service de restauration des militaires du rang.

Ce service assure la restauration des militaires du rang qui prennent leurs repas dans des salles réservées à cet effet.

La distribution de repas se fait en présence de l'officier de surveillance aux repas, chargé notamment de s'assurer de la propreté des ustensiles de restauration et de l'équitable répartition des aliments. En outre, cet officier doit apprécier la situation des effectifs et dans le cas où certains plats seraient insuffisants ou mal préparés, il lui revient de prendre ou de provoquer immédiatement toute mesure destinée à mettre fin aux anomalies relevées.

Il doit aussi entendre les critiques des consommateurs et s'efforcer de discerner en chacune d'elles ce qui peut être fondé. Les différents éléments de son information sont portés au cahier de surveillance aux repas, imprimé N° 704/02, destiné à renseigner le chef de corps sur la valeur de l'alimentation.

2.4. Service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres.

Selon les ressources dont il dispose et l'importance des moyens mis en œuvre, ce service assure au profit de ses membres et de leurs familles :

• certaines prestations permettant aux cadres de faire face aux sujétions particulières de service, notamment en matière de restauration et d'hébergement ;

• des activités d'information, de culture, de loisirs et d'entraide.

Ces activités sont définies, par un règlement particulier.

2.4.1. La restauration.

L'activité restauration assure, à titre onéreux, un service de petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les conditions matérielles et de tarification prévues par le règlement particulier de cette activité.

Les repas du jour sont servis aux usagers contre remise d'un ticket ou d'une carte acheté au préalable.

Les tickets ou cartes de repas sont vendus et comptabilisés selon les dispositions en vigueur.

Les repas spéciaux sont vendus à la commande. Une facture acquittée est remise contre paiement.

Les tarifs sont fixés pour chaque catégorie d'ayants droit de telle sorte qu'ils ne constituent aucune charge pour l'Etat ou pour les autres catégories d'ayants droit.

Lorsque le même service (menu, choix des plats, mode de distribution, confort…) est proposé à tous les consommateurs, les seules différences de tarif tiennent compte :

• pour les personnels en activité de service : du fait que l'intéressé ouvre droit ou non à la subvention servie par l'action sociale des armées ;

• pour les autres usagers : des charges supplémentaires qu'ils peuvent entraîner.

Pour les repas dits de service, il convient de se rapporter aux instructions en vigueur en la matière.

2.4.2. Le bar.

Le responsable de chaque bar reçoit une avance en numéraire qui lui permet de réaliser le volant dont il a besoin pour le fonctionnement normal de son bar. Chaque article est acheté par le responsable au prix de vente.

A tout instant, la valeur des marchandises au prix de vente ajoutée à l'avoir en caisse doit permettre de reconstituer le montant de l'avance consentie au responsable du bar.

2.4.3. Les autres activités.

Les recettes et les dépenses des autres activités (bridge, bibliothèque, tennis…) doivent être intégrées dans la comptabilité générale du SRL au fur et à mesure de leur réalisation, aux rubriques concernées.

2.5. Service de loisirs des militaires du rang.

Les prestations offertes concernent essentiellement :

• la vente de denrées, boissons et articles d'usage personnel ;

• les différents clubs socio-éducatifs ;

• les salons de coiffure.

Le développement d'activités existantes, la création ou la suppression d'activités sont du ressort du chef de corps, après délibération du collège concerné du conseil d'administration.

2.5.1. Les salles de consommation et les comptoirs de vente.

Les comptoirs de vente peuvent proposer aux usagers des boissons, des produits alimentaires (autres que ceux habituellement servis au service de restauration) tels que casse-croûte, pâtisseries et confiseries et des articles d'usage personnel.

Le fonctionnement de chaque point de vente est assuré selon la procédure décrite au paragraphe 242.

2.5.1.1. Les boissons et denrées.

Les boissons dont la vente est autorisée sont celles des deux premiers groupes définis à l'article L. 1 du code des débits de boissons.

La vente des boissons du groupe 2 peut faire l'objet de restrictions permanentes ou temporaires.

Certaines boissons et denrées peuvent être offertes à la vente dans des appareils de distribution automatique (cf. § 185).

2.5.1.2. Les articles d'usage personnel.

Les comptoirs de vente peuvent proposer des produits d'hygiène, de papeterie, des articles à usage de cadeau ou propres à accroître le confort des usagers.

Les articles entrant dans la composition du paquetage ne doivent pas être mis en vente. En revanche, les articles de bimbeloterie ou de sport aux armes du régiment peuvent éventuellement être vendus.

Afin d'éviter une immobilisation trop importante de fonds par l'achat d'articles à faible taux de rotation et d'un coût unitaire élevé, le dépôt-vente peut être pratiqué. Le déposant s'engage alors par écrit à supporter tous les risques (pertes, détériorations, vols…) quelles qu'en soient les causes et les circonstances.

2.5.2. Les clubs de loisirs éducatifs et les clubs professionnels.

Les clubs de loisirs éducatifs et professionnels sont créés sur décision du chef de corps.

Les clubs de loisirs éducatifs offrent la possibilité de pratiquer des activités manuelles, techniques, culturelles ou artistiques.

Les clubs professionnels sont des lieux d'échanges permettant de mettre en commun les expériences et de garder le contact avec les divers milieux socio-professionnels.

Chaque club dispose d'un règlement intérieur. Il est dirigé par un animateur bénévole qui présente tous les semestres un projet de budget au directeur du SRL en vue d'obtenir les autorisations d'engagement de dépenses.

Les clubs peuvent en outre bénéficier de crédits budgétaires accordés au titre de la promotion sociale.

2.5.3. La bibliothèque.

Une salle de lecture peut être aménagée. La liste des livres, journaux et revues mis à la disposition des usagers est arrêtée par le directeur du SRL.

2.5.4. Les salles de télévision et de cinéma.

Une ou plusieurs salles de télévision sont mises à la disposition des militaires du rang. L'activité cinéma est ouverte à tous les personnels du corps. Les horaires sont fixés par le règlement intérieur du SRL.

Le règlement particulier est rédigé par le directeur du SRL en liaison avec l'officier en charge des locaux.

2.5.5. Le salon de coiffure.

Les matériels du salon de coiffure (mobilier, outillage) sont fournis par l'Etat à titre de première dotation. Leur renouvellement et leur entretien relèvent de la responsabilité du directeur du SRL.

Le salon de coiffure, tenu habituellement par un (ou plusieurs) militaire du rang, peut être confié à un coiffeur civil. Dans ce cas, un contrat de travail est établi.

La coupe de cheveux est gratuite pour les militaires du rang et les cadres PDL (pendant la durée légale), payante pour les autres cadres. Les autres prestations sont assurées moyennant rétribution : les tickets correspondants sont vendus par le SRL.

3. Fonds d'entraide des foyers et des cercles.

Le SRL peut bénéficier de prêts ou d'allocations effectués à partir des fonds d'entraide pour le service de loisirs des militaires du rang et le service de restauration, d'hébergement et de loisirs des cadres.

Ils cotisent donc à ces fonds dans les conditions suivantes :

3.1. Fonds d'entraide des foyers.

Tous les quadrimestres le SRL effectue un versement représentant 1 p. 100 du chiffre d'affaires du service loisirs des militaires du rang au fonds d'entraide des foyers, à l'exception du montant des allocations diverses qui ont pu être attribuées et du produit des ventes sans bénéfice.

3.2. Fonds d'entraide des cercles.

Le SRL verse tous les quadrimestres, pour le compte du service restauration hébergement loisirs des cadres, les cotisations aux fonds d'entraide des cercles. Cette cotisation est basée sur un pourcentage, des recettes encaissées au titre des diverses activités, à l'exception des ressources suivantes : prestations d'alimentation des militaires PDL, subventions accordées par l'action sociale des armées, allocation provenant du fonds d'entraide, produit des ventes effectuées sans bénéfice. Ce pourcentage est fixé par le commandement concerné.

4. Surveillance administrative. Vérification des comptes.

La surveillance administrative et la vérification des comptes du SRL sont effectuées conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables constatées donnent lieu à régularisation dans les conditions prévues par cette réglementation.