INSTRUCTION 1664 /DEF/DCCAT/AG/AFCF relative aux conditions d'organisation des manifestations dans les formations de l'armée de terre.
Abrogé le 24 avril 2002 par : INSTRUCTION N° 1845/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 relative aux conditions d'organisation des manifestations par les formations de l'armée de terre. Du 27 décembre 1991NOR D E F T 9 1 6 1 3 1 0 J
Préambule.
La présente instruction a pour objet de définir les dispositions d'ordre administratif et comptable applicables à l'occasion de l'organisation de manifestations dans le cadre d'une formation (1) de l'armée de terre, à l'initiative de celle-ci, d'une association ou d'une amicale régie par la loi du 1er juillet1 901modifiée (2).
L'instruction no 1664/DEF/DCCAT/AG/CT du 2 avril 1987 (BOC, p. 1678) et ses deux modificatifs, est abrogée par la présente instruction.
1. Types de manifestations susceptibles d'être organisées.
Les manifestations peuvent être classées en deux grandes catégories :
1.1.
Celles organisées dans le cadre d'une formation à l'initiative et sous la responsabilité exclusive de l'autorité militaire et pouvant faire appel :
à la seule clientèle des militaires (3) et de leur famille (soirées dansantes, arbres de Noël…) ;
à une clientèle civile restreinte (journées des familles, soirées dansantes sur invitation,…) ;
à un large public (journées portes ouvertes, fêtes régimentaires, fêtes de tradition, kermesses,…).
1.2.
Celles organisées par une association ou une amicale régie par la loi du 1er juillet 1901modifiée (clubs sportifs et artistiques de la défense, amicales régimentaires, associations des médaillés militaires,…) auxquelles les corps de troupe prêtent leur concours (prêt de personnel, de matériel, de locaux, etc.) et pouvant faire appel :
à une clientèle militaire et une clientèle civile restreinte (soirées dansantes sur invitation, journées des familles,…) ;
à un large public (journées portes ouvertes, fêtes régimentaires, fêtes de tradition, rencontres sportives, kermesses, bals,…).
2. Dispositions relatives aux manifestations organisées par une formation de l'armée de terre.
2.1. Autorités habilitées à autoriser l'organisation des manifestations.
2.1.1.
Toutes les manifestations organisées dans le cadre d'une formation doivent être expressément autorisées par l'autorité militaire compétente.
Cette autorité militaire est l'autorité supérieure (4) dont dépend la formation. Délégation peut être donnée aux commandants des écoles, aux commandants des divisions, ainsi qu'aux directeurs locaux des services [aux niveaux des régions militaires de défense (RMD) ou des circonscriptions militaires de défense (CMD) selon le service considéré].
2.1.2.
La demande d'autorisation doit indiquer :
la finalité de la manifestation ;
l'organisme en assurant le support juridique 22 ;
la composition du comité d'organisation 23 ;
le montant de l'avance susceptible d'être consentie par l'organisme support et la répartition des bénéfices 26 ;
l'imputation des déficits éventuels ne mettant en cause aucune responsabilité.
2.1.3.
Dans sa décision, l'autorité compétente doit :
se prononcer sur les différents points évoqués dans la demande qui lui est présentée, notamment sur la quote-part des bénéfices à verser au(x) fonds d'intervention (FI), aux fonds d'intervention de compensation (FIC) ainsi qu'à l'organisme support 26 ;
fixer le cadre dans lequel la manifestation doit être organisée (enceinte du casernement du corps de troupe, du cercle,…) ;
préciser que tout le personnel des armées, qu'il appartienne à la formation ou qu'il assiste en qualité d'invité ou de visiteur, sera considéré dans la situation « en service commandé » ;
indiquer l'autorité qui exercera la haute responsabilité de l'organisation.
2.1.4.
Une copie de toutes les décisions autorisant l'organisation d'une manifestation doit être adressée au commandant de la CMD sur le territoire de laquelle est organisée la manifestation ainsi qu'au(x) directeur(s) du commissariat de l'armée de terre (DICAT) en circonscription militaire de défense concerné(s) (5). Ce(s) dernier(s) en adresse(nt) une copie au(x) centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) de rattachement, support(s) comptable(s) du fonds d'intervention de compensation des autorités concernées.
2.2. Support juridique.
Toute manifestation organisée doit recevoir un support juridique, quelle que soit la nature des activités y afférentes.
Pour les manifestations organisées sous la responsabilité de l'autorité militaire, celui-ci est fourni par :
au foyer militaire lorsque les manifestations sont organisées au profit des militaires du rang ou au profit des militaires du rang et des cadres ;
un cercle lorsque les manifestations sont organisées au profit exclusif des cadres ;
un service restauration-loisirs (SRL) en précisant le(s) service(s) support(s) selon la (ou les) population(s) concernée(s) par la manifestation (cadres et/ou militaires du rang).
2.3. Organisation.
Il appartient à l'autorité responsable de la manifestation de désigner un comité dont chaque membre se verra fixer des responsabilités bien définies dans chaque secteur d'activité de la manifestation.
Ce comité prend en charge l'organisation de toutes les activités de la manifestation placée sous la responsabilité exclusive de l'autorité militaire.
La coordination des différentes activités doit être effectuée par l'autorité responsable ou par un officier supérieur qu'elle aura désigné pour diriger le comité.
L'autorité responsable doit préciser les services ou les organismes appelés à prêter leur concours à l'organisation de la manifestation (foyer, cercle, ordinaire, SRL, infirmerie, service technique,…) et prendre toutes dispositions pour que les ressources dont dispose le corps de troupe à divers titres (cercle, foyer, ordinaire, SRL, budget de fonctionnement) ne soient en aucun cas obérées du fait de cette participation.
Pour toute manifestation organisée dans ces conditions, l'autorité responsable (ou son représentant) est tenue de se conformer aux dispositions réglementaires relatives aux redevances des droits d'auteur (6) et au versement de la taxe sur la valeur ajoutée pour les prestations qui y seraient soumises.
2.4. Responsabilité civile.
Pour toute manifestation, il doit être souscrit un avenant à l'assurance « responsabilité civile » contractée par le foyer, le cercle, ou le service du SRL désigné comme support juridique de la manifestation.
Cette assurance, valable pour la durée de la manifestation, doit couvrir tous les dommages susceptibles d'être causés à des tiers (7) au cas où la responsabilité de l'organisme support ou de l'Etat pourrait être recherchée (dommages corporels et dégâts matériels pouvant survenir du fait des engins, installations, jeux divers mis en place à l'occasion de la manifestation, transport de personnels, intoxications alimentaires,…).
L'avenant souscrit doit comporter notamment les clauses types énumérées à l'annexe 1, nonobstant les dispositions contraires que pourraient contenir les formulaires des compagnies d'assurances.
Le montant de la prime d'assurance est remboursé à l'organisme qui l'a avancé sur le bénéfice de la manifestation.
2.5. Comptabilité.
Les manifestations étant placées obligatoirement sous le support juridique d'un organisme ayant une existence réglementaire ou légale, leur comptabilité doit être incorporée dans celle de cet organisme support.
Toutefois dans un but de simplification et afin de distinguer cette activité occasionnelle des activités normales de l'organisme support, chaque manifestation doit faire l'objet d'une comptabilité particulière dont les procédures d'utilisation sont données en annexe II.
A l'arrêté des comptes, les bénéfices sont ventilés selon les instructions données par l'autorité responsable conformément aux dispositions du paragraphe 26 ci-après. S'il y a déficit, l'organisme support assume la charge du règlement des créanciers de la manifestation.
2.6. Répartition des bénéfices.
2.6.1.
La quote-part attribuée à l'organisme support ne peut être inférieure à 10 p. 100 des bénéfices.
2.6.2.
La quote-part des bénéfices à verser au(x) fonds d'intervention de compensation ne peut excéder 10 p. 100 des bénéfices réalisés. La moitié de cette quote-part est destinée à alimenter le fonds d'intervention de compensation du commandant de la circonscription militaire de défense, l'autre moitié est versée sur le fonds d'intervention de compensation de l'autorité supérieure (4) dont dépend la formation.
2.6.3.
Le reliquat des bénéfices réalisés doit être versé et comptabilisé sur un ou plusieurs comptes particuliers intitulés « fonds d'intervention ». Sa répartition est décidée par l'autorité compétente sur proposition de l'autorité militaire responsable de la manifestation 212 et 213.
2.6.4.
Les versements effectués au profit des fonds d'intervention et des fonds d'intervention de compensation font référence à la décision de l'autorité ayant autorisé la manifestation 214 et sont appuyés d'un document comptable, attesté par l'autorité responsable de la manifestation, précisant le montant et la répartition des bénéfices réalisés.
Les versements destinés aux fonds d'intervention de compensation des autorités supérieures (4) sont adressés directement aux CTAC supports comptables de ces fonds, avec copie du document comptable susvisé aux autorités supérieures et aux directeurs du commissariat de l'armée de terre concernés.
2.7. Vérification de la comptabilité des manifestations.
Les comptes des manifestations qui ont bénéficié du support juridique d'un organisme militaire sont vérifiés :
par l'officier responsable du comité d'organisation de la manifestation pendant et à l'issue de celle-ci ;
par l'autorité responsable de la manifestation ;
par le commissaire de l'armée de terre à l'occasion de la vérification de la comptabilité de l'organisme support.
3. Dispositions relatives aux manifestations organisées par une association ou une amicale régie par la loi du 1 er juillet 1901modifiée. (8)
3.1. Etablissement d'une convention.
Si la participation des armées est demandée à l'occasion d'une manifestation organisée par une association ou une amicale régie par la loi du 1er juillet 1901modifiée, il doit être passé, préalablement à l'organisation de ladite manifestation, une convention entre l'autorité militaire et l'association ou l'amicale.
Cette convention doit être établie dans la forme prévue par la circulaire 16350 /DEF/DAG/AA/2 - 3034 /DEF/DSF/1/E du 30 octobre 1987 (BOC, p. 4605 ; BOEM 620-3*) relative à la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques (9).
Elle doit obligatoirement stipuler que l'autorité militaire ne détient aucune responsabilité dans le fonctionnement, la comptabilité, la reddition des comptes de la manifestation.
3.2. Support juridique.
Les associations ou amicales assurent le support juridique de leurs propres manifestations.
3.3. Responsabilité civile.
Une assurance doit être souscrite par l'organisateur de la manifestation aux frais de l'association ou de l'amicale précisant que la garantie pour les risques aux tiers pourra jouer au profit de l'Etat, du foyer, du cercle dans l'hypothèse où la responsabilité de l'Etat ou de ces organismes viendrait à être recherchée à la suite d'un accident ou d'un sinistre.
3.4. Répartition des bénéfices.
Les associations ou amicales ont la libre disposition, dans le cadre de la loi de 1901 modifiée, des bénéfices réalisés lors d'une manifestation.
Elles peuvent décider, en remerciement de l'aide et des services rendus par l'autorité militaire, d'attribuer, en sus de celle prévue par la convention, une somme qui sera versée au fonds d'intervention propre à cette autorité.
Par dérogation aux prescriptions de l'instruction no 1025/DN/DAAJC/CX/2 du 30 décembre 1970 (10) l'acceptation de ce don par l'autorité militaire vaut décision définitive.
En cas de déficit, celui-ci incombe à l'association ou à l'amicale concernée.
Notes
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général de division, directeur central du commissariat, de l'armée de terre,
Paul GANTOIS.
Annexes
ANNEXE I. Clauses typesà prévoir dans les contrats d'assurance souscrits par les SRL, foyers et cercles de l'armée de terre à l'occasion des manifestations(§ 24 de l'inst.).
1. L'assureur déclare avoir pris connaissance des dispositions de l'instruction no1664/DEF/DCCAT/AG/CT du 2 avril 1987 (1)relative aux conditions d'organisation des manifestations dans les formations de l'armée de terre suivant lesquelles notamment :
la police d'assurance est souscrite pour la durée de la manifestation ;
l'organisme, au titre duquel la police est souscrite, est désigné comme support juridique de ladite manifestation ;
cette manifestation entraînera la présence de personnes étrangères aux armées conviées nominativement ou collectivement à y participer en qualité d'invités ou de visiteurs.
2. L'assureur s'engage à garantir l'assuré contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité pouvant lui incomber, en raison des dommages corporels et matériels (y compris ceux résultant d'incendies, explosions, dégâts des eaux ou d'origine électrique) ainsi que ceux immatériels causés aux tiers (2) du fait des activités prévues à la manifestation.
Sont également garanties les conséquences pécuniaires de la responsabilité de l'assuré, au cas où ladite responsabilité serait retenue à la suite d'intoxications dues à des aliments, boissons ou produits distribués par lui ou par les personnels prêtant leur concours à la manifestation.
Les garanties ci-dessus s'exercent notamment du fait :
de l'assuré lui-même ou de ses préposés dans l'exercice des activités précitées ;
des immeubles ou parties d'immeubles affectés à ces activités ;
des équipements, constructions provisoires érigées pour les besoins de la manifestation, tels que tribunes, passerelles, estrades, tentes, abris provisoires, utilisés au titre desdites activités ;
des véhicules et engins divers (soumis ou non à l'immatriculation), lorsqu'ils appartiennent à l'Etat et qu'ils ont été confiés à l'assuré par l'Etat, avec ou sans conducteur, pour la manifestation.
3. La prime nette d'assurance est fixée forfaitairement à… compte tenu de l'ensemble des risques à couvrir et de la durée de la manifestation.
1. Dans tous les cas, l'assureur s'interdit la possibilité de poursuivre l'Etat en justice à raison des dommages que la compagnie d'assurances aurait payés à des ayants droit.
Nota.
d). Pour éviter des contestations éventuelles en cas de sinistre, la demande adressée à l'assureur en vue de la souscription de l'avenant doit comporter l'énumération de toutes les activités prévues à la manifestation.
e). Les risques aériens doivent faire l'objet d'une assurance particulière par application des dispositions de l'instruction interministérielledu 24 juin 1964 Abrogée en dernier lieu par l' arrêté interministériel du 04 avril 1996 (BOC, p. 2402).
Notes
ANNEXE II. Comptabilités des manifestations.
700/22 JOURNAL DES RECETTES ET DE DEPENSES.
700/23 CARNET INVENTAIRE DES OBJETS, DENREES ET BOISSONS.
700/24 FEUILLE DE RECETTES ET DE DEPENSES.
1 Documents comptables et procédures.
La comptabilité particulière à chaque manifestation comprend :
un journal des recettes et des dépenses imprimé N° 700/22 ;
un carnet inventaire imprimé N° 700/23 ;
des feuilles journalières de recettes et de dépenses imprimé N° 700/24.
Toutes les pièces comptables sont établies sous la responsabilité de l'officier placé à la tête du comité d'organisation 23 dans les conditions précisées dans la notice sur la tenue de ces documents.
Cet officier peut obtenir de l'organisme support, avant la manifestation, le versement d'une avance en numéraire pour faire face à des dépenses diverses. Il en donne décharge au gérant de l'organisme prêteur.
2 Arrêté de la comptabilité.
A l'issue de la manifestation, la balance des comptes est effectuée et la vérification est assurée par l'autorité responsable.
La comptabilité annexe est remise à l'organisme support qui inscrit globalement dans sa comptabilité le total des opérations de recettes et de dépenses pour ce qui concerne les deniers et le total des entrées et des sorties pour ce qui concerne les marchandises.
La formation qui organise la manifestation conserve en archive le double de ces documents.
Cette comptabilité annexe doit servir de pièce justificative à la comptabilité de l'organisme support.
APPENDICE II..A. Notice sur la tenue du journal des recettes et des dépenses. Imprimé N° 700/22.
Objet du journal.
Le journal est destiné à recevoir, dans l'ordre chronologique, l'inscription des recettes et des dépenses des opérations consécutives aux manifestations.
Tenue du journal.
1. Le journal est tenu sous l'autorité de l'officier responsable.
Il sert à l'enregistrement de l'ensemble des opérations faites au titre d'une manifestation donnée.
2. Le journal se présente sous la forme d'un cahier manifold dont les primata sont adhérents et les duplicata détachables.
Les inscriptions doivent être portées sans rature, surcharge ou interligne. Les erreurs éventuelles sont redressées par des écritures de régularisation.
3. Lorsqu'un feuillet est rempli, les opérations sont totalisées sur la dernière ligne et les totaux reportés en tête du feuillet suivant.
4. Lorsque la balance du compte est effectuée et la vérification assurée par l'officier responsable, les primata sont remis à l'organisme support pour inscription globale dans sa comptabilité, des opérations de recettes et de dépenses.
5. Les duplicata ainsi que les pièces justificatives de recettes et de dépenses sont conservés dans les archives de la formation chargée de l'organisation des manifestations.
APPENDICE II..B. Notice sur la tenue du carnet inventaire . Imprimé N° 700/23.
1 Description du carnet inventaire.
Le carnet inventaire se présente sous la forme d'un cahier manifold dont les primata sont adhérents et les duplicata détachables.
2 Tenue du carnet inventaire.
Les inscriptions sont toujours portées à l'encre et reproduites sur les duplicata par interposition du papier carbone.
Tous les objets, denrées et boissons reçus sont immédiatement inscrits en entrées.
De même, les sorties sont portées et les balances des entrées et sorties réalisées, au fur et à mesure de l'exécution des opérations.
Lorsque les balances finales ont été effectuées et la vérification assurée par l'officier responsable, le primata est remis à l'organisme support pour inscription globale dans la comptabilité inventaire, des denrées et des sorties des objets, denrées et boissons. Les duplicata sont conservés dans les archives de la formation chargée de l'organisation de la manifestation.
APPENDICE II..C. Notice concernant la feuille de recettes et de dépenses. Imprimé N° 700/24.
1. La feuille de recettes et de dépenses est tenue distinctement pour chaque activité particulière par l'autorité responsable de l'activité considérée. Elle sert à l'enregistrement des diverses recettes et dépenses journalières résultant des opérations effectuées.
2. Ce document est arrêté et balancé à la fin de chaque journée et le montant de la balance versé à l'autorité chargée de centraliser les opérations comptables.