Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions d'exercice de la vérification des comptes et de la surveillance de l'administration des corps de troupe ⁽¹⁾. Elle abroge et remplace l'instruction n^o 1672/DEF/DCCAT/AG/CT du 20 septembre 1988 (BOC, p. 4920). Les modalités de détail concernant la vérification des comptes sont précisées par les instructions particulières aux différents domaines administratifs.

1. Dispositions générales.

1.1. La vérification des comptes.

La vérification des comptes des corps de troupe est assurée par des commissaires désignés à cet effet par le directeur local du commissariat de l'armée de terre. Pour l'exercice de cette responsabilité particulière, les commissaires désignés sont responsables devant le ministre chargé des armées.

La vérification des comptes a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

Elle comporte notamment :

• la vérification des comptabilités, c'est-à-dire le rapprochement entre les écritures comptables et les pièces justificatives ;

• la vérification des existants, c'est-à-dire le rapprochement entre les avoirs physiques et les écritures comptables.

Elle doit déboucher sur un jugement de conformité ou de non-conformité.

1.2. La surveillance administrative et technique.

Les autorités désignées par l'arrêté cité en référence sont responsables de la surveillance administrative et technique des formations placées sous leur autorité, soit directement, soit en déléguant leur signature dans les conditions fixées par ledit arrêté.

Elles s'assurent que les besoins des formations sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires et elles apprécient à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre.

1.3. La surveillance intérieure.

La surveillance intérieure est une prérogative du chef de corps, responsable de l'administration intérieure de sa formation.

Elle consiste à s'assurer que :

• les droits des individus et du corps de troupe sont exprimés correctement et en totalité ;

• les ressources correspondantes sont attribuées en temps utile ;

• les règles définissant leur emploi sont connues et suivies ;

• les moyens mis en place sont suffisants ;

• l'organisation des différents services est satisfaisante ;

• les comptabilités deniers et matières sont correctement tenues.

2. Le commissaire de corps de troupe . (2)

2.1. Rôle du commissaire de corps de troupe.

Sous l'autorité du chef de corps, le commissaire de corps de troupe exerce les fonctions administratives et financières de direction.

Il assiste le chef de corps dans sa mission d'autorité de tutelle du cercle et du foyer du corps de troupe.

Par délégation du chef de corps, il exerce dans son domaine de responsabilité, la surveillance intérieure de l'administration.

La surveillance intérieure porte notamment sur :

• l'organisation et le fonctionnement administratif des différents services et unités élémentaires ;

• la gestion de l'ensemble des ressources allouées au corps (budget de fonctionnement, repas de service, autres budgets et autres crédits attribués) ;

• l'utilisation des logiciels informatiques mis en place pour les besoins de l'administration, l'exactitude et la régularité des documents produits sous forme automatisée ;

• l'application des procédures réglementaires ;

• l'entretien des effets et matériels ;

• le contrôle interne des comptabilités ;

• le respect des périodicités des opérations de surveillance et de contrôle imposées par la réglementation aux responsables des différents services administratifs et aux commandants d'unités élémentaires.

Pour l'exercice de ses missions, le commissaire dispose des services administratifs et financiers du corps de troupe dont il organise le fonctionnement.

Par ailleurs, le chef de corps peut confier au commissaire la surveillance intérieure d'autres services du corps de troupe. Toute délégation doit faire l'objet d'une inscription au registre des actes administratifs.

Le chef de corps décide de la forme et de la périodicité des comptes rendus que doit lui faire le commissaire au titre de la surveillance intérieure.

2.2. Modalités du contrôle interne des comptabilités.

Le contrôle interne des comptabilités, exercé par le commissaire de corps de troupe dans le cadre de la surveillance intérieure (§ 21 ci-dessus), doit permettre de garantir la bonne tenue de l'ensemble des comptabilités.

Les opérations matérielles de contrôle interne des comptabilités sont exécutées selon les modalités précisées ci-après.

2.2.1. Contrôle interne des comptabilités sur pièces.

Le contrôle interne des comptabilités, effectué par le commissaire de corps de troupe, porte :

• d'une part, sur la comptabilité deniers (solde, alimentation, masses, déplacements…) ; les documents comptables (feuillets du registre de trésorerie, pièces justificatives…) visés par le commissaire de corps de troupe sont adressés au commissariat de rattachement [direction du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense (DICAT en CMD) ou commissariat de l'armée de terre (CAT) local quand il existe] :

  • en fin de mois, lorsque cette comptabilité fait l'objet d'un traitement automatisé ⁽³⁾ ;

  • conformément aux dates fixées par le commissariat de rattachement, lorsque cette comptabilité ne fait pas l'objet d'un traitement automatisé ;

• d'autre part, sur les comptabilités :

  • de l'ordinaire ou du service restauration-loisirs (SRL) ⁽⁴⁾ ;

  • des matériels du commissariat et du service de santé ;

  • des matériels réalisés sur les masses ou sur d'autres crédits budgétaires.

Les documents comptables (registres, pièces justificatives) visés par le commissaire de corps de troupe sont adressés au commissariat de rattachement conformément aux dates fixées par celui-ci.

2.2.2. Contrôle interne des comptabilités sur place.

Le commissaire de corps de troupe contrôle inopinément sur place les différents services administratifs du corps de troupe dans les conditions suivantes :

• au moins une fois par mois en ce qui concerne :

  • les effectifs (comptabilité des effectifs) ;

  • le budget de fonctionnement (comptabilité des engagements de dépenses, des ressources et des emplois) ;

  • la trésorerie (caisse du trésorier, comptabilités annexes) ;

  • le SRL (caisse, denrées, marchandises) ;

  • l'ordinaire (documents de gestion, denrées) ;

  • le vaguemestre (inscriptions sur le registre A et sur le carnet B, vignettes) ;

• au moins une fois par trimestre pour les maîtres ouvriers (comptabilité des travaux administratifs effectués au profit du corps) ;

• tout au long de l'année pour le service du matériel (recensement complet sur deux ans).

Les visites sur place du commissaire en corps de troupe doivent lui permettre :

• de contrôler la justesse des comptes (recensements, reconstitutions d'avoirs,…) ;

• de s'assurer que les structures et procédures sont toujours bien adaptées aux missions et de faire éventuellement toutes propositions utiles au chef de corps.

2.2.3. Résultats du contrôle interne des comptabilités.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables constatées donnent lieu à régularisation immédiate prescrite et contrôlée par le commissaire.

En cas de fraude, perte, déficit ou détournement, le commissaire doit prendre toute mesure conservatoire qu'il juge utile et rendre compte immédiatement au chef de corps. Ce dernier en avise le commissaire directeur du commissariat de rattachement.

Les procès-verbaux correspondants sont établis, selon les dispositions réglementaires en vigueur, par le commissaire du corps de troupe qui transmet les copies du procès-verbal au commissaire désigné pour assurer la vérification des comptes de la formation. Celui-ci, examine le procès-verbal, adresse les copies aux autorités concernées et fait procéder à l'enquête administrative.

3. Le commissaire directeur du commissariat de rattachement ( DICAT en CMD , ou CAT local quand il existe).

3.1. Rôle du commissaire directeur du commissariat de rattachement ( DICAT en CMD , ou CAT local quand il existe).

3.1.1. Surveillance administrative et technique.

Le commissaire directeur du commissariat de rattachement exerce, lorsqu'il en a reçu délégation du commandement, la surveillance administrative et technique telle qu'elle est définie au paragraphe 12 ci-dessus. La surveillance administrative et technique s'appuie sur la vérification des comptes, l'analyse des situations ou des bilans de gestion et sur les constatations effectuées lors des visites sur place.

3.1.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes, sur pièces et sur place, est exercée par les commissaires désignés à cet effet par le directeur local du commissariat de l'armée de terre qui assure en outre la coordination des actions menées en ce domaine vis-à-vis des formations rattachées.

3.2. Modalités d'exercice de la vérification des comptes.

3.2.1. Vérification des comptes sur pièces.

La vérification porte sur l'ensemble des comptabilités du corps de troupe qui sont adressées au service du commissariat de rattachement selon les périodicités prévues par les instructions particulières à chaque domaine.

Elle est systématique et exhaustive.

3.2.2. Vérification des comptes sur place.

Le commissaire désigné par le directeur local du commissariat effectue au moins une fois par an une vérification inopinée sur place.

Cette vérification comporte deux volets :

• la vérification systématique qui correspond au minimum requis pour l'action de contrôle et qui porte notamment sur :

  • le contrôle des avoirs deniers (trésorerie, SRL) ;

  • le recensement des matériels, effets, denrées… ;

• la vérification optionnelle qui, compte tenu des informations (comptables, financières…) détenues par ailleurs, correspond à une analyse en profondeur d'un processus comptable.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables constatées sur place donnent lieu à régularisation immédiate prescrite et contrôlée par le commissaire vérificateur des comptes. En cas de fraude, perte, déficit ou détournement, celui-ci fait prendre toute mesure conservatoire qu'il juge utile et procède à l'établissement du procès-verbal correspondant.

3.3. Modalités d'exercice de la surveillance administrative et technique par délégation de signature du commandement.

Le commissaire titulaire d'une délégation de signature du commandement exerce la surveillance administrative et technique :

• sur pièces, au moment de la vérification des comptes (§ 321 ci-dessus) et lors de l'examen du budget de fonctionnement ;

• sur place, à l'occasion des visites périodiques (§ 322 ci-dessus) ou de visites programmées effectuées dans le cadre des revues groupées (§ 34 ci-dessous).

La surveillance administrative et technique, qui conduit à porter une appréciation générale sur l'administration du corps de troupe, doit s'attacher à faire apparaître :

• la satisfaction ou la non-satisfaction des droits et des besoins des individus ou de la collectivité ;

• les moyens mis en œuvre pour administrer le corps de troupe ;

• les difficultés générales ou particulières auxquelles se heurte l'administration ;

• les solutions qui peuvent être apportées aux difficultés rencontrées.

3.4. Revues groupées dans les formations de l'armée de terre.

Conformément aux directives du chef d'état-major de l'armée de terre ⁽⁵⁾ les revues techniques, passées par les différentes autorités locales, doivent être regroupées sous la responsabilité du commandant de la circonscription militaire de défense. Ces visites, programmées après concertation entre les parties intéressées, ne sont pas inopinées.

Le directeur local du commissariat de l'armée de terre ⁽⁶⁾ participe à ces revues ; elles ont le caractère d'une visite de surveillance administrative et technique, durant laquelle l'aptitude administrative de la formation est évaluée : emploi du personnel, organisation des services et des unités, utilisation, entretien et stockage des matériels, réalisation de la mobilisation.

3.5. Résultats de la vérification des comptes et de la surveillance administrative et technique.

3.5.1. Vérification des comptes.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables, relevées lors de l'exercice de la vérification des comptes, sont consignées sur une feuille de vérification transmise au chef de corps ; celui-ci fait effectuer les régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

3.5.2. Surveillance administrative et technique.

Lorsque les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et technique font apparaître :

• des manquements en matière d'organisation et de respect des procédures ;

• des anomalies dans la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion ;

• des carences dans les fonctions logistique et technique,

les faits constatés sont signalés au chef de corps par feuille de surveillance.

3.5.3. Feuille d'observations.

Lorsque la nature et la gravité des faits le justifient, une feuille d'observations est adressée au chef de corps par la directeur local du commissariat. Celui-ci en fait parvenir une copie, à titre de compte rendu, soit à l'autorité organique ayant délégué sa signature lorsque les faits constatés concernent la surveillance administrative et technique, soit au ministre [direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT)] s'ils se rapportent à la vérification des comptes.