1. GENERALITES.

1.1. Objet de la circulaire.

La présente circulaire fixe les règles applicables à la gestion des crédits de fonctionnement du titre III (chap. 34.03, art. 60 et 90) mis à la disposition des organismes du service du matériel de l'armée de l'air (SMAA) :

• service des marchés centralisés ;

• directions techniques en région aérienne ;

• centre de gestion des matériels techniques de l'armée de l'air ;

• service des matériels en transit ;

• centre opérationnel des transports de surface de l'armée de l'air ;

• centre de programmation du service du matériel de l'armée de l'air ;

• établissements ravitailleurs de l'armée de l'air ;

• ateliers de révision de l'armée de l'air.

Les crédits correspondants sont destinés à assurer :

Chapitre 34.03 article 60 :

• le fonctionnement spécifique des éléments du service ⁽¹⁾ ;

• la réalisation de matériels et logiciels associés de traitement de l'information des organismes participant à l'activité opérationnelle du service ;

• l'entretien et le ravitaillement de matériels techniques.

Chapitre 34.03 article 90 : la réalisation de gaz aéronautiques, produits fumigènes et divers.

Les règles de comptabilité sont distinctes selon qu'il s'agit de crédits comptabilisés et utilisés par le trésorier de la base support, ou de crédits donnant lieu à mandatement direct de l'ordonnateur. Les ordonnateurs secondaires et bases aériennes de rattachement sont précisés en annexe I.

Les prévisions et l'expression des besoins font l'objet de directives particulières pour chaque catégorie de dépenses.

1.2. Principes.

1.2.1.

Les ressources de fonctionnement concourant au support de l'organisme sont attribuées au commandant de la base aérienne. Rappelées au chapitre II, elles ne font pas l'objet de dispositions particulières du SMAA.

1.2.2.

Les dépenses de fonctionnement spécifique des organismes sont assurées par des ressources provenant du chapitre 34.03 article 60 géré par la direction centrale du matériel de l'armée de l'air (DCMAA).

1.2.3.

Sont délégués aux directeurs des organismes :

1.2.3.1. Au titre du chapitre 34.03 article 60 :

Des crédits massifiés soumis au régime des dépenses à bon compte :

• masse d'entretien du personnel (MAPERS), établissements ;

• masse d'entretien des matériels techniques (MATEC), établissements.

Des crédits non massifiés soumis au régime des dépenses à bon compte :

• frais de déplacements du personnel militaire de gestion 50 ;

• péages d'autoroute.

Des crédits soumis au régime des crédits budgétaires :

• frais de déplacements du personnel civil de gestion 50 ;

• frais de transports et emballages ;

• allocation entretien ravitaillement ;

• informatique.

1.2.3.2. Au titre du chapitre 34.03, article 90.

Des crédits soumis au régime des crédits budgétaires : carburants et fluides d'aéronefs.

2. BUDGET DE FONCTIONNEMENT BASE SUPPORT.

Sont imputées au budget de fonctionnement de la base support (chap. 34.03 art. 10), les dépenses de fonctionnement courant des organismes relatives :

• à la vie du personnel et à son instruction (sauf celles qui sont indiquées dans les postes fixés à l'art. 3.1 ci-après) ;

• au téléphone ;

• à l'infrastructure ;

• aux achats de carburants terrestres et produits associés y compris le fioul domestique à usage technique et les gaz industriels ;

• au fonctionnement technique de la base aérienne support ;

• aux frais de déplacement des militaires de gestion régionale ;

• aux dépenses de transport par voie postale (colis).

3. DEPENSES IMPUTABLES SUR CREDITS SMAA.

3.1. Fonctionnement spécifique.

Chaque organisme du SMAA dispose d'un budget de fonctionnement spécifique, adapté à sa mission particulière, sur lequel il n'est autorisé à effectuer que les catégories de dépenses précisées de manière limitative en annexe II.

Sous réserve des dispositions qui précèdent, ne peuvent être imputées au chapitre 34.03 article 60 que les dépenses de fonctionnement dont la liste, poste par poste, est donnée ci-après :

3.1.1. Sur crédits massifiés soumis au régime des dépenses à bon compte.

136.  Location ou entretien des photocopieurs.

137.  Entretien des matériels d'imprimerie.

141.  Documentation, publications et brochures à caractère administratif, reliure des journaux et bulletins officiels, imprimés et registres à caractère administratif.

142.  Fournitures de bureau.

147.  Fournitures informatiques.

152.  Instruction spécifique, technique et professionnelle :

• stages techniques, y compris à l'étranger ;

• réunions, colloques, congrès techniques et manifestations diverses ;

• préparation des examens professionnels.

411.  Réparations des matériels techniques spécifiques, réparations autorisées dans le secteur civil.

412.  Entretien des matériels techniques spécifiques.

413.  Frais généraux de fonctionnement des ateliers et magasins techniques de l'organisme : entretien et renouvellement du petit outillage.

414.  Achats de :

• imprimés techniques et produits photo non ravitaillés ;

• documentation et revues techniques, reliures des bulletins techniques ;

• cartes géographiques et documentation d'informations aéronautiques non ravitaillées.

416.  Achat de matières et fournitures destinées aux confections et achat d'équipements techniques divers non ravitaillés.

419.  Elimination des déchets toxiques ou polluants.

491.  Divers catégorie 4. Autres dépenses ⁽²⁾.

3.1.2. Sur crédits non massifiés soumis au régime des dépenses à bon compte.

Frais de déplacements temporaires du personnel militaire de gestion 50.

511.  Indemnités journalières.

513.  Stages.

521.  Transports.

Frais de péage d'autoroute.

531.  Dépenses liées au transport de personnel.

532.  Dépenses liées au transport de matériels. »

3.1.3. Sur crédits soumis au régime des crédits budgétaires.

Frais de déplacements temporaires du personnel civil de gestion 50.

512.  Indemnités journalières.

514.  Stages.

522.  Transports.

Frais de transport et d'emballage des matériels, à l'exclusion des transports par voie aérienne et routière civile et des colis postaux, imputés à d'autres chapitres budgétaires.

701.  Service interarmées de liquidation des transports (SILT). Voie ferrée.

710.  Embranchements SNCF.

720.  Frais d'emballage, location de containers.

3.2. Entretien et ravitaillement de matériels techniques (AER).

Sont imputées au chapitre 34.03, article 60, les dépenses relatives à l'entretien et au ravitaillement de matériels techniques au profit des unités et services de l'armée de l'air.

Les postes de dépenses sont fixés chaque année par la DCMAA, sous direction des matériels (SDM).

Les modalités d'exécution de ces dépenses obéissent au régime normal des dépenses publiques.

3.3. Dépenses d'informatique.

Les dépenses d'informatique des organismes imputées au chapitre 34.03, article 60 concernent l'achat, la location, le crédit-bail et l'entretien des équipements informatiques, les prestations de service, ainsi que les stages de formation technique du personnel informaticien.

Les rubriques de dépenses sont fixées chaque année par la DCMAA, sous-direction des études et développements (SDED).

Les modalités d'exécution de ces dépenses obéissent au régime normal des dépenses publiques.

3.4. Gaz aéronautiques, produits fumigènes et divers.

Sont imputées au chapitre 34.03, article 90 les dépenses relatives à l'approvisionnement en gaz aéronautiques, produits fumigènes et divers, réalisées par les directions techniques en région aérienne, l'EAA 601, l'EAA 606 et l'ARAA 624.

Les allocations correspondantes sont déterminées par l'état-major de l'armée de l'air sur proposition de la DCMAA/SDAF.

Les modalités d'exécution de ces dépenses obéissent au régime normal des dépenses publiques.

4. DETERMINATION DES ALLOCATIONS.

4.1. Allocations initiale.

Les allocations sont accordées par le directeur central du matériel de l'armée de l'air, sur proposition des gouvernements suivants :

• sous-direction administrative et financière pour le budget de fonctionnement ;

• sous-direction des matériels/MGG/BC pour les allocations entretien-ravitaillement ;

• sous-direction des études et développements pour les crédits informatiques.

L'allocation initiale doit en principe couvrir la totalité des besoins de l'année.

S'agissant des crédits du chapitre 34.03, article 90, les allocations sont déterminées par l'état-major de l'armée de l'air.

4.2. Allocations complémentaires et exceptionnelles.

Des allocations complémentaires et exceptionnelles peuvent être éventuellement accordées en cours d'année sur décision de la DCMAA.

Les ressources disponibles soumises au régime des masses restent acquises en fin de gestion. En cas de dissolution d'un établissement, l'avoir est reversé au fonds ministériel des « masse-établissements ».

Les modalités et conditions d'attribution de ces allocations sont définies par directives particulières des gouverneurs de crédits cités à l'article précédent.

4.3. Avoir en fin de gestion.

Les crédits budgétaires disponibles en fin de gestion font l'objet de retraits par la DCMAA/SDAF.

5. MISE EN PLACE DES CREDITS.

5.1. Crédits d'engagement.

La DCMAA/SDAF met en place des crédits d'engagement :

5.1.1.

Par extrait de répartition de crédits d'engagement de dépenses (ERCED) :

• auprès des organismes pour les masses, pour les frais de déplacements temporaires du personnel militaire, les péages d'autoroute ;

• auprès du service interarmées de liquidation des transports (SILT) pour les transports de matériels par voie ferrée.

5.1.2.

Par délégation d'autorisation d'engagement de dépenses (DAED) auprès des organismes pour la location d'embranchement SNCF, les emballages et locations de containers, les déplacements temporaires du personnel civil.

5.1.3.

Par notification d'autorisation d'engagement (NAED) auprès des organismes pour les AER et l'informatique.

5.1.4. Calendrier de mise en place des crédits.

A partir du 1er novembre et dans la limite du quart des crédits qui ont été alloués à l'organisme au titre de l'année en cours pour son fonctionnement, pour les AER et l'informatique, des engagements sur crédits anticipés peuvent être pris par l'organisme au titre du budget de l'année suivante.

En outre, une provision de crédits d'engagement par anticipation est ouverte au mois de mars de l'année précédant l'année budgétaire considérée pour les seuls engagements de dépenses relatifs aux AER, correspondant à des réalisations dont le délai d'exécution peut dépasser le cadre annuel.

Tout au long de la gestion, et en fonction, d'une part, de la mise à la disposition de la DCMAA des crédits d'engagement nécessaires, et, d'autre part, des modifications intervenues, tant dans les réalisations des établissements (AER), l'informatique, que dans les répartitions des budgets de fonctionnement, des mises en place de crédits sont effectuées par les soins de la DCMAA/SDAF.

5.2. Crédits de paiement.

Les crédits de paiement sont mis en place en fonction des demandes de « délégations de crédits » modèleN° 411.1.04.01 adressées par les ordonnateurs secondaires à la DCMAA/SDAF selon les périodicités fixées, ou à leur diligence, en cas d'urgence, ou à l'initiative de la DCMAA/SDAF.

5.2.1.

Les crédits de paiement correspondant aux crédits d'engagement anticipés et par anticipation notifiés avant le début de la gestion en cours, ne sont mis en place qu'à partir du 1er janvier, soit sur demande modèle N° 411.104.01, soit à l'initiative de la DCMAA/SDAF.

5.2.2.

Les dépenses de transport de matériels par voie ferrée sont liquidées et mandatées par le SILT.

5.2.3.

Les autres dépenses, en fonction du montant des ressources attribuées à chaque catégorie de dépenses, font l'objet de la part de l'ordonnateur secondaire :

• de mandats d'office au compte de la base aérienne support de l'organisme pour les ressources massifiées ;

• de remboursement à la base aérienne support par voie de mandats, et au fur et à mesure de la présentation des registres de déplacements, pour les dépenses de déplacements temporaires du personnel militaire de gestion DCMAA (code 50) [cf. inst. 5700 /DEF/DCCA/1/3 du 16 août 1977 (BOC, p. 2907)] ;

• de remboursement par voie de mandats à la base support des factures inférieures à 5 000 francs [ inst. 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 (BOC, 1988, p. 1615) modifiée relative à l'administration des finances des bases aériennes] concernant les dépenses d'AER, d'emballages, de déplacements temporaires du personnel civil, et d'informatique. Cette facilité de procédure ne doit pas conduire à obérer la trésorerie du fonds de roulement ;

• de mandats directs pour toutes les dépenses du titre III sur ressources non massifiées d'un montant égal ou supérieur à 5 000 francs.

6. EXECUTION DES DEPENSES.

6.1. Engagement des dépenses.

Les dépenses sont engagées par le directeur de l'organisme ou son délégataire dans les formes prévues par l'instruction sur l'administration des finances de la base aérienne [ inst. 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 (BOC, p. 1615)].

La comptabilité des dépenses engagées est tenue au niveau de l'établissement en tenant compte des particularités indiquées en annexe V.

6.2. Liquidation des dépenses.

Le directeur d'organisme ou son délégataire assure la certification du service fait.

Lorsque le directeur n'est pas ordonnateur secondaire, il prépare la liquidation de la dépense et transmet les pièces justificatives nécessaires au mandatement à l'ordonnateur de rattachement. L'ordonnateur secondaire liquide la dépense.

6.3. Paiement des dépenses.

Les dépenses qui ne donnent pas lieu à mandatement direct par l'ordonnateur secondaire (art. 5.2.3 ci-dessus) sont payées par le trésorier de la base support.

Lorsque l'organisme est éloigné de la base support, le trésorier de cette base remet au directeur de l'organisme rattaché une avance. Il peut être ouvert à cet organisme un compte courant postal à une ou deux signatures suivant le cas dans les conditions prévues par les articles 61 et suivants de l' instruction 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 . La comptabilité sommaire ouverte corrélativement par l'établissement est celle des détachements de base aérienne ; elle est suivie sur un registre-journal et un registre opérations compte courant postal particuliers.

L'avance, dont le montant est fixé par le commandant de base support, est reconstituée périodiquement au vu des pièces justificatives présentées par l'établissement à la base de rattachement. Le trésorier de celle-ci intègre dans la comptabilité les dépenses de fonctionnement de l'organisme.

6.4. Suivi comptable.

Les dispositions comptables prévues par l'instruction sur l'administration des finances des bases aériennes et par l'instruction n° 7000 précitées sont applicables aux crédits gérés par la DCMAA sous réserve des particularités inhérentes à la comptabilité des dépenses sur crédits budgétaires réglées par mandatement direct de l'ordonnateur : ces particularités sont explicitées en annexe V à la présente instruction.

En outre, le directeur de l'organisme doit assurer un suivi comptable de manière à pouvoir renseigner utilement le compte rendu annuel d'activité de son établissement.

7. CONTROLE DE GESTION.

7.1. Contrôle interne.

Le directeur de l'organisme organise le contrôle de gestion interne en s'inspirant des dispositions du chapitre IV de l'instruction n° 7000 précitée.

7.2. Contrôle externe.

Le contrôle de gestion externe est exercé :

7.2.1.

Par l'étude des situations périodiques financières et comptables des engagements juridiques et des paiements portant sur l'ensemble des crédits mis en place auprès de l'ordonnateur (annexe III).

7.2.2.

Par l'étude du compte annuel d'exploitation (annexe IV).

7.2.3.

A l'occasion des opérations de surveillance, à l'initiative de la DCMAA.

Les modalités d'établissement et d'envoi à la DCMAA des situations périodiques sont décrites dans l'annexe V relative à la comptabilité des masses et crédits de fonctionnement des organismes du SMAA.

La présente circulaire abroge et remplace la circulaire 870/88 /DEF/DCMAA/AF/F/2 du 23 décembre 1988 (BOC, 1989, p. 347).