Les examens pratiqués par les services de sélection et d'orientation du personnel (SOP), les services locaux de psychologie appliquée (SLPA) et les antennes permanentes de psychologie appliquée (APPA) donnent lieu à l'établissement de documents nominatifs (fiches de sélection-orientation, livrets psychologiques, imprimés de demande d'avis) constituant un support pour les informations recueillies au cours des différentes circonstances pouvant être à l'origine d'une demande d'avis sur l'aptitude psychologique émis en début ou en cours de carrière.

La présente instruction technique précise les règles à respecter pour la protection des informations relatives à la vie privée ou professionnelle de la personne et définit les conditions spécifiques de la mise en œuvre des documents. Elle comprend deux parties : des dispositions générales et des dispositions particulières relatives à certaines catégories de personnel.

1. Dispositions générales.

1.1. Ouverture des documents.

1.1.1.

Une fiche de sélection-orientation est ouverte par les SLPA pour :

• les candidats à un engagement dans la marine ;

• les volontaires à un service national long option formation ;

• le personnel appelé faisant l'objet d'une demande de consultation en cours de service.

1.1.2.

Un livret psychologique est ouvert par le SOP au centre d'instruction naval de Querqueville pour les engagés initiaux pendant la période d'incorporation, par le SLPA de la région maritime Atlantique (SLPA Brest) pour les candidats admis à l'école de maistrance et par la section « archives » du SLPA de la région maritime Méditerranée (SLPA Toulon) pour les appelés admis à l'engagement et le personnel en provenance des réserves. Il est destiné au seul usage des officiers psychologues et médecins du service de psychologie. Il contient les documents recueillis lors des examens de sélection et d'orientation initiaux et en cours de carrière (fiches et demandes d'avis) ainsi que les informations de nature psychologique mises à jour au cours des examens d'hygiène mentale demandés par le commandement ou le médecin de l'unité.

Il constitue ainsi un document important permettant de suivre et de conseiller au mieux l'individu dans sa progression de carrière et de l'aider dans ses éventuelles démarches personnelles ou institutionnelles.

1.1.3.

Un dossier psychologique est également ouvert pour les candidats à certains recrutements d'officiers et pour le personnel officier faisant l'objet d'une consultation au sein du service de psychologie.

1.2. Circulation des documents.

1.2.1.

Seuls la fiche de sélection-orientation et l'imprimé de demande d'avis circulent entre les services et organismes de la marine [BICM, SICM, PM 1, PM 2 (A), bureaux militaires, écoles, SLPA]. Les informations qui y sont portées sont celles nécessaires pour envisager la formation et l'emploi judicieux du personnel dans la perspective globale de son adaptation. Elles doivent par conséquent rester par leur nature et leur forme accessibles et compatibles avec la mention de protection « confidentiel personnel ». Elles sont formulées en terme de conclusions synthétiques (compte rendu d'entretien) et d'éléments de réponse codifiés traduisant l'aptitude du sujet à s'adapter au milieu ou à l'emploi la valeur de sa candidature ou le pronostic de réussite à un cours.

Cette confidentialité spécifique exclut les informations psychologiques (structurelles et nosographiques) motivant implicitement les avis et les propositions qui sont détenus selon les prescriptions de l'alinéa 1.1.2.

Celles qui par leur nature sont susceptibles d'entraîner une conséquence médico-militaire peuvent en outre être portées à la connaissance du médecin de l'unité sous couvert de la protection « confidentiel médical ».

Toute personne qui en fait la demande peut avoir accès à son livret ou dossier selon les modalités définies par l'instruction citée en référence (b).

1.2.2.

Les documents psychologiques sont expédiés par pli recommandé sous double enveloppe (ou empaquetage) et sous timbre « confidentiel/personnel officiers mariniers » ou « confidentiel/personnel officiers » suivant le cas, avec bordereau nominatif extérieur à la deuxième enveloppe.

1.3. Archivage des documents psychologiques.

1.3.1.

Le bureau psychologie appliquée de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM/PA) archive les documents psychologiques du personnel suivant :

• officiers et aspirants hors personnel navigant de l'aéronautique navale, dans la mesure où un dossier a été ouvert ;

• personnel navigant officier de l'aéronautique navale, à partir du grade de capitaine de corvette ;

• inspecteurs de la sûreté navale.

1.3.2.

Le SLPA Toulon section aéronautique navale (SLPA Aéro/Toulon) archive les livrets psychologiques de tout le personnel navigant de l'aéronautique navale, y compris ceux des aspirants et officiers jusqu'au grade de lieutenant de vaisseau inclus.

1.3.3.

Le SLPA Toulon archive les livrets psychologiques et les fiches de sélection-orientation du personnel officier marinier et équipage, par ordre matriculaire.

1.3.4.

Les livrets psychologiques du personnel non officier admis dans un corps d'officier de la marine sont transmis par le SLPA Toulon au bureau PM/PA pour archivage.

1.3.5.

Les livrets psychologiques du personnel rayé des contrôles de l'activité sont versés au bureau maritime des matricules/centre de gestion des réserves (BMM/CGR). Ils sont archivés pendant cinq ans et détruits à l'issue.

2. Dispositions particulières aux différentes circonstances et à certaines catégories de personnel.

2.1. Officiers.

Lorsqu'un candidat est admis dans l'un des corps des officiers de la marine, le bureau officiers fait retour à PM/PA du dossier ouvert lors de la sélection initiale, pour archivage.

Les dossiers des candidats non retenus seront détruits au bout d'un an par les soins du bureau psychologie appliquée.

2.2. Appelés.

Lors de l'incorporation des appelés du contingent, les informations psychologiques recueillies sont insérées dans le livret médical. Une copie du document est archivée par le service orientation du personnel (SOP).

Le SOP du centre de formation maritime (CFM) Hourtin adresse au SLPA Lorient les documents psychologiques du personnel orienté vers le cours de brevet provisoire de fusilier ; le SLPA Lorient fait parvenir au SOP Hourtin les dossiers du personnel réorienté.

Les documents psychologiques conservés dans le service sont détruits au bout de deux ans.

2.3. Personnel volontaire service long option formation.

La procédure d'incorporation est identique à celle des appelés (cf.  2.2). Dans le cas où le candidat a été examiné en présélection dans un SLPA, les informations recueillies pendant la phase d'incorporation viennent compléter le dossier du sujet. Ce dossier sera par la suite archivé au SLPA Toulon.

Dans le cas d'une consultation ultérieure, le dossier psychologique sera complété par le SLPA ayant pratiqué l'examen.

2.4. Personnel navigant de l'aéronautique.

2.4.1.

Pour le personnel faisant acte de candidature à une spécialité de l'aéronautique navale, le SLPA Aéro/Toulon demande le livret psychologique à la section « archives » du SLPA Toulon et le lui retourne l'examen terminé.

2.4.2.

Pour les engagés initiaux, une fiche de sélection-orientation est ouverte lors des examens de présélection à l'APPA Rochefort ; elle est complétée par le SLPA Aéro/Toulon, puis adressée à la commission de sélection de l'école d'initiation au pilotage (EIP) de Rochefort.

Les fiches des candidats non retenus pour une spécialité du personnel navigant, mais volontaires pour une autre spécialité sont transmises au SICM avec le dossier d'engagement.

Les fiches des candidats non retenus pour une spécialité du personnel navigant et non volontaires pour une autre spécialité sont adressées à l'APPA Rochefort pour archivage et sont détruites au bout d'un an.

A l'issue du cycle d'instruction, les écoles adressent au SLPA Aéro/Toulon un exemplaire de l'état de fin de cours (état 108).

2.5. Engagement du personnel réserviste de la marine.

Lors d'une demande d'engagement d'un réserviste de la marine, le SLPA qui pratique l'examen demande au BMM/CGR le livret psychologique du candidat.

Dans tous les cas, il ouvre une fiche de sélection-orientation identique à celle des candidats en provenance du civil et complète éventuellement le livret psychologique.

Le dossier d'engagement complété de la fiche de sélection-orientation est retourné au BICM. Le livret psychologique est envoyé au SLPA Toulon est archivé dans l'attente d'une décision concernant la candidature.

En cas de refus, le livret psychologique est retourné au BMM/CGR pour archivage.

2.6. Engagement et formation initiale.

2.6.1.

Au stade de la présélection, la fiche de sélection-orientation est jointe au dossier d'engagement puis transmise par le BICM à la commission de présélection du SICM ou à la commission de sélection de l'école de maistrance. Si le candidat est retenu, sa fiche est adressée au service SOP du CFM Querqueville pour les engagés, au SLPA Brest s'il est admis à l'école de maistrance.

Les fiches de sélection-orientation des candidats non retenus sont adressées aux SLPA intéressés et sont détruites au bout d'un an.

2.6.2.

A l'issue de la période de formation, le service SOP du CFM Querqueville et le SLPA Brest adressent les livrets psychologiques des engagés aux SLPA de leur région d'affectation. Les livrets des marins dont le contrat est dénoncé sont transmis au SLPA Toulon ; les livrets du personnel renvoyé dans ses foyers (RDSF) sont adressés directement au BMM/CGR.

2.7. Consultations en cours de carrière.

Les consultations demandées en cours de carrière par les unités de gestion (forces, écoles de spécialité) donnent lieu à l'établissement par le bureau militaire concerné d'une demande d'avis sur imprimé réglementaire adressée au SLPA de rattachement. Celui-ci demande le livret psychologique à la section « archives » du SLPA Toulon.

Après examen, la demande d'avis renseignée fait retour à l'unité, le livret psychologique est renvoyé aux archives.

2.8. Contrôle de la sélection en sortie de cours.

A chaque fin de session, les écoles adressent aux SLPA concernés les résultats de sortie de cours pour permettre le contrôle de la sélection. Les livrets psychologiques des sujets en situation d'échec (résiliation de lien, réorientation, inaptitude à suivre le cours) sont envoyés au bureau psychologie de la direction du personnel militaire de la marine pour les maistranciers, au SOP CFM Querqueville pour les non maistranciers. Après exploitation des données, les livrets sont expédiés au SLPA Toulon pour y être archivés.

3.

L'instruction n^o 14/DEF/DPMM/PA du 19 janvier 1989 est abrogée.