La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l'arrêté du 7 janvier 2014 ^(A) relatif aux comités sociaux du ministère de la défense, conformément à son article 32., notamment en ce qui concerne la composition des comités sociaux et le renouvellement de leurs membres.

1. COMPOSITION DES COMITÉS SOCIAUX.

1.1. Chacun des 4 collèges de personnels (collèges officier, sous-officier, militaire du rang, personnel civil) défini à l'article 5. de l'arrêté du 7 janvier 2014 ^(A) relatif aux comités sociaux du ministère de la défense est représenté au comité social en fonction de son effectif, à raison de :

• 2 représentants de 5 à 50 personnes ;

• 3 représentants de 51 à 200 personnes ;

• 4 représentants de 201 à 500 personnes ;

• 5 représentants de 501 à 1 000 personnes ;

• 6 représentants de 1 001 à 2 000 personnes ;

• 7 représentants de 2 001 à 3 000 personnes ;

• 8 représentants de 3 001 à 4 000 personnes ;

• 9 représentants de 4 001 à 5 000 personnes ;

• 10 représentants au-dessus de 5 000 personnes.

Cet effectif est apprécié sur la base de l'effectif moyen des douze derniers mois précédant la date d'affichage des listes des électeurs aux élections des représentants du personnel civil, étant précisé qu'un agent travaillant à temps partiel est comptabilisé comme s'il travaillait à temps plein.

1.2. Un minimum de 5 personnes est exigé pour la constitution d'un collège. En deçà de ce seuil :

• pour le collège officier, la fusion se réalise avec le collège sous-officier ;

• pour le collège sous-officier ou le collège militaire du rang, il est constitué un collège unique non officier.

1.3. Un comité social ne peut comporter moins de 10 représentants. Pour atteindre cet effectif, un siège supplémentaire est accordé aux collèges les plus importants.

2. DÉSIGNATION DES RÉPRÉSENTANTS DU PERSONNEL MILITAIRE.

2.1. Candidature.

Il appartient au commandant de la base de défense ou à son représentant, ou à un chef d'organisme de susciter et d'encourager la candidature de personnes particulièrement motivées et aptes à remplir efficacement les fonctions de membre d'un comité social. La composition du comité social distingue le personnel officier, le personnel sous-officier et les militaires du rang.

Les conditions à remplir par les candidats, telles qu'elles sont définies à l'article 5. de l'arrêté du 7 janvier 2014 ^(A) relatif aux comités sociaux du ministère de la défense, sont appréciées à la date fixée pour les élections des représentants des personnels civils. Cette date est unique pour l'ensemble des comités sociaux. Elle est déterminée par décision du ministre de la défense, au plus tard soixante-quinze jours avant les élections.

2.2. Procédures de désignation.

2.2.1. Le sous-chef d'état-major soutien de l'état-major des armées désigne les commandants de base de défense du ressort de chaque comité social, chargés de la procédure de désignation des représentants du personnel militaire.

Le commandant de la base de défense ou son représentant, ou un chef d'organisme, établit la liste des volontaires par catégorie de personnel (officier, sous-officier, militaire du rang) et par ordre alphabétique.

La désignation des représentants militaires incombe au commandant de la base de défense ou son représentant, ou à un chef d'organisme, et tient compte des seuils de représentativité énoncés au point 1.1. Son choix doit s'exercer parmi les volontaires ayant déclaré leur candidature à l'aide de l'imprimé n° 640*/30 ci-joint, afin de retenir les candidats qui paraissent les plus représentatifs. Ce choix doit assurer une représentation des différentes formations, services ou établissements du ressort du comité social. En outre, afin de garantir la continuité d'action, gage de l'efficacité des membres d'un comité social, ceux-ci doivent être choisis parmi les personnes susceptibles de remplir leurs fonctions pendant une durée suffisante.

Au cas où, exceptionnellement, pour un comité social donné, aucun volontaire ne se manifeste ou si le nombre de candidatures présentées pour l'une ou l'autre catégorie n'atteint pas le double du nombre de sièges à pourvoir, il appartient au commandant de la base de défense ou à son représentant, ou au chef d'organisme, de susciter des candidatures. Si aucune candidature n'est présentée, le commandant de la base de défense ou son représentant, ou le chef d'organisme, procède à la désignation d'office du personnel qui lui paraît le plus qualifié.

La désignation des représentants militaires fait l'objet de l'imprimé n° 640*/31 ci-joint, signé par le commandant de la base de défense ou son représentant, ou le chef d'organisme.

3. ÉLECTIONS DES RÉPRESENTANTS DU PERSONNEL CIVIL.

3.1. La responsabilité des opérations de vote.

La responsabilité des opérations de vote est assurée par le commandant de la base de défense ou par son représentant, ou par un chef d'organisme.

Pour chaque comité social, la base de défense est chargée du soutien matériel des opérations de vote et de la centralisation des effectifs. Le commandant de la base de défense ou son représentant, ou un chef d'organisme, désigne à cette fin, au plus tard soixante jours avant la date des élections, un président de section de vote chargé localement de l'ensemble des opérations de vote. S'il s'agit d'un personnel civil, il ne doit pas être candidat.

3.2. Électorat.

3.2.1. Sous réserve de réunir les conditions énumérées ci-après, sont électeurs :

• les agents civils tels que définis au titre 1, chapitre 2, section 1 ⁽¹⁾, sous-section 1 et 2 de la circulaire n° 177/DEF/SGA du 14 février 2008 relative à la qualité de ressortissant de l'action sociale des armées ;

• les personnels civils employés par les établissements publics administratifs relevant du ministère de la défense et rémunérés par ces établissements ou par le ministère de la défense.

Pour avoir la qualité d'électeur, ces personnels doivent remplir les conditions cumulatives suivantes :

• être âgés de seize ans révolus à la date des élections ;

• avoir au moins trois mois d'ancienneté au ministère de la défense ou dans les établissements publics précités, appréciés au regard des services effectués en la seule qualité d'agent civil à cette même date.

3.2.2. Établissement des listes des électeurs.

3.2.2.1. Chaque président de section de vote défini au point 3.1. ci-dessus dresse, soixante jours au moins avant la date des élections, les listes des électeurs définis au point 3.2.1., qui sont établies à partir des états nominatifs fournis par les centres ministériels de gestion, soixante-dix jours au moins avant la date des élections.

Les personnels en voie de prémutation ou de mutation votent dans leur nouvelle affectation. Le président de la section de vote d'accueil s'assure de leur radiation des contrôles de leur affectation d'origine. Si des difficultés apparaissent avant la date de clôture des listes, ces personnels peuvent voter dans leur affectation d'origine.

3.2.2.2 Délais pour l'affichage des listes d'électeurs.

Les listes alphabétiques des électeurs et les conditions générales d'organisation du scrutin sont portées à la connaissance des agents intéressés par voie d'affichage impérativement quarante-cinq jours avant la date des élections.

Les électeurs disposent de dix jours à compter de la date d'affichage des listes pour vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription complémentaire ou de rectification.

A l'issue de ce délai, les listes définitives agréées par les présidents des sections de vote et se substituant aux précédentes font l'objet d'un affichage obligatoire dix jours avant la date des élections.

3.2.2.3.Vote par correspondance.

Les électeurs affectés au sein d'organismes éloignés des sections de vote, ou empêchés pour une raison de service (notamment en raison de contraintes d'horaires de travail) ou personnelle justifiée, de se rendre au bureau de vote, sont autorisés à voter par correspondance.

Le chef du groupement de soutien de la base de défense dont dépend l'électeur votant par correspondance indique, dès que possible, au président de la section de vote, le nom des électeurs désirant voter par correspondance. La liste de ces électeurs, établie par section de vote, doit être close dix jours avant la date du scrutin.

Cependant, dans la limite des délais d'envoi et de retour du matériel nécessaire au vote par correspondance, le président de la section de vote est autorisé à établir un additif à la liste pour les agents placés en mission ou déplacement et, le cas échéant, pour ceux placés en arrêt de travail médical ou absents pour évènements graves postérieurement à la clôture de la liste initiale.

Les listes, comportant l'ensemble des électeurs, établies en application du point 3.2.2.
ci-dessus, doivent porter la mention « vote par correspondance » en regard de l'identité de la personne ayant demandé à bénéficier de cette procédure.

Le président de la section de vote ou le secrétaire, mentionné au point 3.6.2. ci-dessous, remet ou expédie à chaque électeur autorisé à voter par correspondance, autant de bulletins qu'il existe de listes de candidats, à raison d'un bulletin par liste, ainsi que trois enveloppes : l'enveloppe n° 1 sans inscription, l'enveloppe n° 2 portant au dos le nom de l'électeur, sa section de vote de rattachement ainsi qu'une case réservée à sa signature, l'enveloppe n° 3 libellée à l'adresse de l'organisme support de la section de vote et affranchie par ce dernier.

L'électeur doit insérer son bulletin de vote dans l'enveloppe n° 1 qui ne doit comporter aucune mention, ni aucun signe distinctif. Il place ensuite l'enveloppe n° 1 dans l'enveloppe n° 2 où il appose sa signature dans la case prévue à cet effet. Il place enfin cette enveloppe n° 2 dans l'enveloppe n° 3. Les enveloppes n° 2 et n° 3 doivent être cachetées.

L'enveloppe n° 3 doit parvenir avant la clôture du scrutin à l'autorité responsable chargée des élections et être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente d'être remise au responsable de la section de vote concerné pour la prise en compte du bulletin de vote, s'il est conforme, dès la clôture du scrutin de vote direct.

Si, néanmoins, l'électeur considéré participe directement au scrutin, son vote par correspondance n'est pas pris en compte. Les enveloppes qui parviendraient après la clôture sont retournées, sans être ouvertes, à l'expéditeur.

3.2.2.4 Vote par correspondance exceptionnelle.

Lorsqu'un ordre de mission est délivré à un agent moins de soixante-douze heures avant l'ouverture du scrutin et que l'exécution de cette mission ne lui permet pas de participer à ce scrutin, cet agent bénéficie du vote par procédure exceptionnelle.

Un agent autorisé moins de soixante-douze heures avant le jour du scrutin par son chef de service à être absent le jour du vote peut également bénéficier du vote par procédure exceptionnelle.

Dans les deux cas, les modalités d'organisation de ce vote sont les suivantes :

• l'intéressé se voit délivrer, par le président ou le secrétaire de la section de vote à laquelle il est rattaché, le matériel de vote par correspondance ;

• cet électeur remet, au président ou secrétaire, l'enveloppe n° 2 contenant l'enveloppe n° 1 renfermant le bulletin qu'il y aura introduit dans les conditions de secret nécessaire ;

• le président ou le secrétaire signent l'enveloppe n° 2 au dos de laquelle figure le nom de l'électeur ;

• cette enveloppe n° 2 doit être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente de la prise en compte du bulletin de vote qu'elle contient, s'il est conforme ;

• la mention « vote par procédure exceptionnelle » doit figurer sur les listes comportant l'ensemble des électeurs de la même manière que pour le vote par correspondance ;

• si, néanmoins, l'électeur prend part directement au scrutin, son vote par procédure exceptionnelle n'est pas pris en compte.

3.3. Candidatures.

3.3.1. Conditions d'éligibilités.

Sont éligibles tous les électeurs définis au point 3.2.1. qui, à la date des élections, ont dix-huit ans révolus et six mois d'ancienneté.

3.3.2. Répartition des sièges des représentants du personnel civil.

Le nombre de sièges à pourvoir est fixé au point 1.1. de la présente instruction.

3.3.3. Absence de candidature.

Pour pallier l'absence de candidatures, le président de la section de vote désigne le ou les représentant(s) titulaire(s) du personnel civil et, si possible, le ou les suppléant(s) participant aux travaux du comité. Les agents ainsi désignés doivent remplir les conditions d'éligibilité requises au point 3.3.1. de la présente instruction.

Dans ce cas, un constat de carence (imprimé n° 640*/33) est renseigné. Il est communiqué pour information, d'une part à la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale, et, d'autre part, à l'ensemble du personnel par voie d'affichage au plus tard à la date du scrutin.

3.4. Qualité d'organisation syndicale.

Les listes des candidats proposées aux suffrages sont exclusivement présentées par les organisations syndicales (cf. annexe II).

3.5. Établissement des listes des candidats.

a) Chaque liste doit porter le sigle du syndicat qui la présente ainsi que le sigle de l'union, de la fédération ou de la confédération à laquelle il appartient.

Il n'est pas possible pour deux ou plusieurs organisations syndicales affiliées à une même structure de niveau supérieur (union, fédération, confédération) de présenter des listes concurrentes en se réclamant de l'appartenance à cette structure de niveau supérieur (voir annexe II).

Une seule d'entre elles pourra utiliser le sigle de cette structure de niveau supérieur.

Lorsque le président de la section de vote constate que deux ou plusieurs organisations syndicales utilisent le sigle de la même structure de niveau supérieur, il en informe, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les délégués de ces listes. Ces derniers disposent d'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.

Si, après expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus, le président de la section de vote doit immédiatement saisir la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale, à laquelle il appartient de consulter la structure syndicale de niveau supérieur concernée pour arbitrage.

b) Un candidat ne peut figurer que sur une liste. En cas de candidatures doubles ou multiples, ce candidat est radié de l'ensemble des listes sur lesquelles il figure. Les listes devenues incomplètes peuvent être complétées par les responsables de liste dans les délais d'affichage prévus au point 3.5. g).

c) Les candidats figurant en surnombre sur une liste sont radiés d'office dans l'ordre inverse de leur place sur cette liste de telle sorte que le nombre de candidats restant soit égal au nombre de représentants titulaires et suppléants à élire.

d) Chaque liste comprend, en principe, le nombre total des représentants titulaires et suppléants à élire. Toutefois, des listes incomplètes peuvent être présentées, à condition que le nombre de candidats figurant sur ces listes soit un nombre pair, l'élection du titulaire entraînant automatiquement l'élection du suppléant.

e) Deux ou plusieurs organisations syndicales affiliées à des structures de niveau supérieur différentes peuvent s'associer pour proposer une liste commune avec des candidats communs.

f) Chaque liste comporte obligatoirement le nom d'un agent électeur, même non-candidat, responsable de liste, appartenant à l'organisme chargé des élections ou, le cas échéant, à un organisme regroupé et habilité à représenter la liste dans toutes les opérations électorales.

g) Chaque liste est déposée par le responsable de liste auprès du président de la section de vote, trente jours au moins avant la date de l'élection, et l'affichage effectué vingt-quatre jours avant cette date.

h) Chaque liste doit être accompagnée d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat ; cette formalité peut cependant être remplie par voie de simple émargement de chaque intéressé en regard de son nom.

i) Tous les documents et bulletins de vote mentionnant ou reproduisant une liste de candidats doivent comporter les sigles figurant sur cette liste.

j) Aucun retrait de candidature n'est possible après le dépôt des listes, même si ce dépôt intervient avant la date limite de dépôt réglementaire de ces listes. Toutefois, si entre le dépôt de la liste et son affichage, un candidat est défaillant pour une raison de force majeure, ou si l'administration constate qu'un candidat n'est pas éligible, l'administration informe le responsable de liste de la possibilité de remplacer le candidat défaillant ou inéligible avant la date d'affichage des listes. Le nouveau candidat doit remplir les conditions d'éligibilité requises.

Si le remplacement ne peut être opéré dans ce délai, la liste est réputée incomplète et la candidature du suppléant du candidat inéligible ou défaillant, ou celle du titulaire si c'est le suppléant qui est inéligible ou défaillant, est invalidée.

Lorsque la défaillance ou la constatation de l'inéligibilité se produit après l'affichage, la liste est aussitôt réputée incomplète dans les conditions précisées ci-dessus.

3.6. Organisation du vote.

3.6.1. Mise en place des sections de vote.

Le responsable des opérations de vote défini au point 3.1. procède à la création de sections de vote dans toutes les localités où sont implantés des formations, services et établissements comportant des personnels civils.

Chaque section de vote est chargée de la rédaction du procès-verbal récapitulatif dans les conditions fixées au point 3.8.2., dernier alinéa.

3.6.2. Composition de la section de vote.

Le président, visé au point 3.1. c) ci-dessus.

Les assesseurs : deux électeurs non candidats (un titulaire et un suppléant) par liste, présentés par le responsable de liste, lequel peut lui-même siéger en qualité d'assesseur, s'il n'est pas lui-même candidat.

Toutefois, s'il s'avère impossible de satisfaire à ces modalités, la section de vote sera réputée constituée si elle comprend au moins deux assesseurs non candidats présentés par les organisations syndicales dépositaires de listes.

Si ces dernières conditions ne peuvent pas être remplies, le président de la section de vote désigne deux assesseurs parmi les électeurs non candidats.

Un secrétaire : un personnel civil ou militaire relevant de la formation, du service ou de l'établissement où se trouve installée la section de vote. S'il s'agit d'un personnel civil, il ne doit pas être candidat.

3.6.3. Les bulletin de vote.

Les bulletins de vote, établis conformément à l'imprimé n° 640*/32, mentionnent les nom et prénom(s) des candidats. Ils sont établis, ainsi que les enveloppes opaques destinées à les recevoir, aux frais et à la diligence du groupement de soutien de la base de défense de proximité. Ils sont remis à chaque section de vote en nombre au moins égal, pour chaque liste, au nombre des électeurs qui y sont inscrits.

3.7. Les opérations électorales.

3.7.1. Déroulement du vote.

Les opérations de vote sont publiques. Elles se déroulent à l'intérieur de l'organisme où se trouve installée la section de vote. Le temps passé au vote est considéré comme temps de travail.

Le vote a lieu au scrutin secret. Un ou plusieurs isoloirs sont mis à la disposition des électeurs. Le passage dans l'isoloir est obligatoire.

L'électeur justifie de son identité, puis dépose dans l'urne l'enveloppe contenant son bulletin. Le président de la section de vote indique alors verbalement que l'électeur « a voté » et demande à celui-ci d'émarger la liste électorale en regard de son nom.

3.7.2. Le scrutin.

Les listes électorales sont affichées à l'entrée de chaque section de vote.

Le scrutin commence le matin, au début de la séance de travail et chaque section de vote reste ouverte sans interruption pendant sept heures.

Toutefois, le président de la section de vote peut déclarer le scrutin clos lorsque la totalité des électeurs figurant sur la liste électorale a voté. Il peut également retarder l'heure de la clôture du scrutin, notamment en fonction des différents horaires existants ou de l'heure de la dernière distribution du courrier postal du jour.

Durant la période d'ouverture de la section de vote, la présence effective et permanente d'au moins deux de ses membres est obligatoire. L'un deux est un représentant de l'administration.

3.8. Exploitation des votes.

3.8.1. Le recensement des votes.

Immédiatement après la clôture du scrutin, chaque section de vote :

• recense les enveloppes n° 3 des votes par correspondance présentant une oblitération postale, celles qui ne présentent pas d'oblitération postale étant retournées à l'expéditeur sans être ouvertes (cf. point 3.2.2.3.) ;

• recense également les enveloppes n° 2 des votes par procédure exceptionnelle (cf. point 3.2.2.4.) ;

• ouvre les enveloppes n° 3 recensées et en extrait les enveloppes n° 2 ;

• pointe sur la liste électorale les noms, figurant sur l'enveloppe n° 2, des électeurs ayant voté par correspondance et par procédure exceptionnelle ;

• met à part et détruit les enveloppes n° 2 des votes par correspondance et par procédure exceptionnelle des électeurs qui ont émargé, après avoir déposé leur bulletin de vote dans l'urne ;

• dépose dans l'urne correspondante les enveloppes n° 1 contenant les bulletins de vote des électeurs participant au scrutin par correspondance ou par procédure exceptionnelle ;

• conserve les enveloppes n° 2 pendant la période où un recours peut être formé (cf. point 3.8.4.).

3.8.2. Les opérations de dépouillement.

Le dépouillement des votes suit immédiatement l'opération de recensement des votes. Le transport d'urnes est prohibé.

Le dépouillement est public : tout électeur relevant du comité social peut donc y assister en qualité d'observateur ou y participer en qualité de scrutateur, le temps correspondant étant considéré comme temps de travail.

Le président de la section de vote recueille le contenu de l'urne et compte les enveloppes. Le nombre des enveloppes recueillies doit être égal à celui des votants.

Les bulletins de vote ne doivent comporter aucun signe ou indication autres que ceux expressément autorisés.

Sont déclarés nuls les bulletins blancs, les bulletins panachés, les bulletins dans lesquels les électeurs se font connaître, les bulletins trouvés sans enveloppe dans l'urne, les bulletins portant des signes de reconnaissance, les bulletins sur lesquels des noms ont été rayés, ajoutés ou substitués ainsi que les enveloppes sans bulletin.

Si une enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote identiques, un seul est valable et les autres sont annulés. Si une enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote non rigoureusement semblables, tous sont annulés.

Le président de la section de vote inscrit le décompte des voix sur le procès-verbal de dépouillement (imprimé n° 640*/34).

3.8.3. Modalités d'attribution des sièges.

Les sièges sont attribués selon les modalités ci-après, qui font l'objet d'exemples de calcul en annexe I.

Le quotient électoral est obtenu en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges de titulaires à pourvoir.

Toutes les voix recueillies par une liste sont comptabilisées au profit de cette liste, sans considération du fait qu'elle est complète ou non, c'est-à-dire que tout suffrage exprimé au profit d'une liste représente une voix au compte de cette liste.

Chaque liste se voit ensuite attribuer autant de sièges de titulaires qu'elle a recueilli de fois le quotient électoral. Au cas où aucun siège n'a pu être pourvu de cette manière, ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, de sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant obtenu la plus forte moyenne et l'opération est répétée successivement pour chacun des sièges non pourvus, jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes ont obtenu la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, celui-ci est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix. S'il reste impossible de départager les listes par ce procédé, le siège est attribué à la liste dont le candidat titulaire a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

L'élection d'un candidat titulaire figurant sur une liste entraîne nécessairement l'élection de son suppléant. C'est l'ordre de présentation des candidats sur la liste qui détermine celui des suppléants déclarés élus.

3.8.4. Diffusion des résultats.

Le procès-verbal est dûment rempli et signé à l'issue du dépouillement. Il est immédiatement communiqué (cf. imprimé n° 640*/34) :

• localement par affichage ;

• à la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale ;

• aux responsables de listes.

Les procès-verbaux, les états de dépouillement et les bulletins nuls sont conservés pendant une durée minimale de huit jours suivant la date du scrutin, qui est le délai imparti au dépôt, le cas échéant, d'un recours à adresser auprès du commandant de la base de défense ou son représentant, ou du chef d'organisme, sous forme écrite.

Les contestations non réglées au niveau local sont soumises avec l'ensemble du dossier, sans délai, à la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale.

Les recours éventuels formés contre les décisions prises sont portés devant les tribunaux administratifs compétents dans les deux mois à partir de leur notification.

4. DISPOSITIONS COMMUNES.

4.1. Compte tenu des listes de désignation des représentants du personnel militaire et des résultats des élections des représentants du personnel civil, le commandant de la base de défense ou son représentant, ou le chef d'organisme, arrête la liste des membres titulaires et suppléants du ou des comités sociaux de sa zone de compétence.

Il prend toutes mesures utiles pour en assurer la diffusion. Il en adresse un exemplaire à la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale et au pôle ministériel d'action sociale ou à l'échelon social interarmées.

Le comité social est constitué dès diffusion de sa composition.

4.2. Si un membre titulaire est occasionnellement empêché ou n'est plus en mesure d'exercer son mandat (pour cause de démission, radiation des cadres ou mutation hors du ressort du comité social), le président du comité social procède à son remplacement temporaire ou définitif :

• pour le personnel militaire, par un des suppléants désignés pris sur la liste où figurait le représentant défaillant ;

• pour le personnel civil, par un candidat pris sur la liste où figurait le représentant défaillant et dans l'ordre suivant tenant compte du rang de présentation : suppléants élus, candidats titulaires non élus, candidats suppléants non élus.

Au cas où une liste de personnels militaires est épuisée, il appartient au président du comité social d'exercer son choix parmi les personnes dont la candidature n'avait pas été retenue au moment de la constitution du comité social ou, le cas échéant, parmi de nouveaux volontaires.

Au cas où une liste de personnels civils est épuisée, il appartient à la même autorité de demander à la ou aux organisations syndicales qui avaient présenté cette liste de proposer l'agent qui représentera le personnel, jusqu'au renouvellement du comité social.

5. TEXTE ABROGÉ.

La présente instruction abroge l'instruction n° 504537/DEF/SGA/DFP/AS/IR du 16 août 2001 relative à la composition et au renouvellement des comités sociaux.