Préambule.

La présente circulaire a pour objet de définir le champ et les modalités d'application des actions sociales communautaires et culturelles (ASCC) au sein du ministère de la défense.

Les ASCC sont accessibles aux ressortissants en activité, en non-activité pour raison de santé ou retraités et à leurs familles, désignés dans la circulaire n° 177/DEF/SGA du 14 février 2008 relative à la qualité de ressortissant de l'action sociale des armées.

Les crédits d'actions sociales communautaires et culturelles sont distincts de ceux dédiés à l'allocation pour l'amélioration du cadre de vie en enceinte militaire (AACV) et de ceux dédiés aux actions de prévention, en raison d'objectifs et de modalités d'application différents. Le rôle des comités sociaux en matière d'actions de prévention est précisé par circulaire.

1. NATURE DES ACTIONS.

1.1. Objectifs communs à tous les types d'actions.

Toutes les actions financées à partir des crédits ASCC doivent répondre à l'un des objectifs suivants :

• développer la solidarité ;

• améliorer l'insertion dans le milieu professionnel en prenant part en commun à certaines activités ;

• atténuer les difficultés nées de la mobilité et de l'isolement.

Deux éléments complémentaires sont de nature à aider les comités sociaux dans leurs choix :

• le nombre de participants aux activités organisées, indissociable des objectifs de solidarité ;

• les caractéristiques spécifiques du groupe de ressortissants éprouvant des difficultés générées par le style de vie et l'isolement.

1.2. Les actions autorisées.

1.2.1. Les actions collectives de cohésion.

Dans ce cadre, les actions sont conduites avec le soutien du commandement, au niveau d'une ou de plusieurs formation(s) ou d'un ou de plusieurs établissement(s), en liaison avec les centres territoriaux d'action sociale, les directions locales de l'action sociale de la gendarmerie, les centres d'action sociale d'outre-mer et les échelons sociaux interarmées.

Ces actions prennent essentiellement la forme de séances récréatives, de visites et d'excursions, de réunions d'accueil et d'information. Dans le cas de séances récréatives (arbre de Noël par exemple), les directeurs de centres territoriaux d'action sociale, les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs de centres d'action sociale d'outre-mer, les chefs d'échelons sociaux interarmées ou les présidents de comités sociaux ne sont pas habilités à établir de contrat de travail pour des artistes auxquels il est fait appel.

Ils doivent donc s'adresser uniquement à des sociétés inscrites au registre du commerce ou à des associations régies par la loi de 1901 ^(1).

1.2.2. Les activités de loisirs à but culturel et éducatif.

À l'initiative propre des comités sociaux, ces actions sont notamment destinées à faciliter l'insertion des familles par des activités culturelles.

Dans le cas de location de produits audiovisuels, les comités sociaux doivent obligatoirement faire appel à des sociétés institutionnelles de location des œuvres cinématographiques.

L'annexe V. de la présente circulaire détaille les actions ne pouvant être financées sur les crédits relatifs aux actions sociales communautaires et culturelles.

2. RÔLE DES INTERVENANTS.

2.1. Les comités sociaux.

Le comité social est l'instance au sein de laquelle les orientations sont fixées et où sont décidées les actions entreprises dans le cadre des ASCC. En particulier le comité social doit proposer des actions à mettre en œuvre, il doit aussi fédérer les différentes actions de cohésion proposées.

Chaque comité social décide des actions à entreprendre, notamment lors de la première séance plénière de l'année.

La décision est prise à la majorité des représentants du personnel civil ou militaire et du représentant des retraités présents. En cas de partage égal des voix, la décision revient au président.

La création au sein des comités sociaux d'une commission dite « commission ASCC » dédiée à la proposition, à l'organisation, au suivi et à l'évaluation des actions est encouragée. Elle doit permettre au comité social de se consacrer majoritairement à son rôle de réflexion, de proposition et de mise en œuvre des actions sociales. Le comité social fixe librement la composition, le mandat, le rythme des réunions ainsi que les modalités de restitution de travaux de la « commission ASCC ».

Les actions communes à plusieurs comités doivent être favorisées afin d'en faire bénéficier le plus grand nombre de participants pour un moindre coût. Cette mesure permettra ainsi d'optimiser l'emploi des crédits ASCC.

À cette fin, une commission dite « commission mixte ASCC » réunissant plusieurs comités sociaux peut être constituée en vue de mener ces actions communes. Dans ce cas, les actions doivent toujours être approuvées par les comités sociaux compétents.

L'annexe I. précise les modalités de la décision d'organisation d'une activité prise par le comité social.

2.2. Les centres territoriaux d'action sociale, les directions locales de l'action sociale de la gendarmerie, les centres d'action sociale d'outre-mer et les échelons sociaux interarmées.

Les centres territoriaux d'action sociale, les directions locales de l'action sociale de la gendarmerie, les centres d'action sociale d'outre-mer et les échelons sociaux interarmées dont relèvent les comités sociaux sont garants du respect des règles relatives aux procédures mises en œuvre par ces derniers. À ce titre, ils peuvent demander aux comités sociaux de leur communiquer tous les documents qu'ils jugent nécessaires.

Ils n'interviennent toutefois pas dans le choix, par les comités sociaux, des actions à entreprendre. Cependant, en cas de doute sur la régularité de l'action envisagée, le comité social peut solliciter l'expertise du directeur du centre territorial d'action sociale, du directeur local de l'action sociale de la gendarmerie, du directeur du centre d'action sociale d'outre-mer ou du chef d'échelon social interarmées.

2.3. L'institution de gestion sociale des armées.

L'institution de gestion sociale des armées (IGESA) procède au paiement des factures certifiées transmises par les directeurs de centres territoriaux d'action sociale, les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs de centres d'action sociale d'outre-mer et les chefs d'échelons sociaux interarmées. À ce titre, elle vérifie l'adéquation de la dépense aux objectifs fixés par la présente circulaire. Elle vérifie en outre les justificatifs des dépenses.

3. RÉPARTITION DES CRÉDITS.

3.1. Règles de répartition des crédits.

Le chiffre des effectifs au 1^er octobre de l'année N-1 est communiqué au mois de novembre de cette même année à la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale (DRH-MD/SA2P/AS) par l'état-major des armées, la direction générale de l'armement et la direction générale de la gendarmerie nationale, par comité social, par base de défense et par catégorie.

Les enveloppes de crédits d'actions sociales communautaires et culturelles sont réparties par la sous-direction de l'action sociale (DRH-MD/SA2P/AS) et notifiées aux centres territoriaux d'action sociale, aux directions locales de l'action sociale de la gendarmerie, aux centres d'action sociale d'outre-mer et aux échelons sociaux interarmées en fonction des effectifs relevant de chacun des comités sociaux au sein des bases de défense.

Les enveloppes de crédits d'actions sociales communautaires et culturelles sont également communiquées, pour information, à l'état-major des armées, à la direction générale de l'armement, à la direction générale de la gendarmerie nationale et à l'institution de gestion sociale des armées.

3.2. Gestion et emploi des crédits.

Les directeurs des centres territoriaux d'action sociale, les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs des centres d'action sociale d'outre-mer et les chefs des échelons sociaux interarmées notifient les enveloppes qui leur sont attribuées aux présidents des comités sociaux qui relèvent de leur zone de compétence.

Les crédits sont gérés par les directeurs des centres territoriaux d'action sociale, par les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs des centres d'action sociale d'outre-mer ou par les chefs des échelons sociaux interarmées. Ils sont engagés par les comités sociaux en fonction des actions qu'ils ont décidé de mettre en œuvre.

Les crédits sont disponibles sous forme d'un droit de tirage annuel global auprès de l'IGESA.

Ces droits de tirage constituent une limite à ne pas dépasser. Les reliquats en droit de tirage en fin d'exercice ne s'ajoutent pas aux droits de tirage de l'exercice suivant pour les organismes bénéficiaires. Ils sont regroupés par la sous-direction de l'action sociale (DRH-MD/SA2P/AS) et font masse pour la détermination des droits de tirage de l'exercice suivant.

Le bilan de l'emploi des crédits d'actions sociales communautaires et culturelles de l'année précédente doit être exposé aux membres du comité social dans les meilleurs délais et avant décision de l'emploi des crédits de l'année en cours.

Les directeurs des centres territoriaux d'action sociale, les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs des centres d'action sociale d'outre-mer et les chefs des échelons sociaux interarmées sont garants de l'emploi des crédits conformément à la réglementation ; ils ont le devoir d'intervenir en tant qu'experts auprès des présidents des comités sociaux.

4. PROCÉDURE FINANCIÈRE.

4.1. Engagement de la dépense par le comité social.

La dépense est engagée par le comité social sous la signature de son président.

Une note explicative (annexe III.) faisant le lien entre la décision prise et l'emploi des crédits sera jointe obligatoirement au dossier de dépense adressé aux directeurs des centres territoriaux d'action sociale, aux directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, aux directeurs des centres d'action sociale d'outre-mer et aux chefs des échelons sociaux interarmées.

4.2. Traitement des dossiers par le centre territorial d'action sociale, la direction locale de l'action sociale de la gendarmerie, le centre d'action sociale d'outre-mer et l'échelon social interarmées.

Les directeurs des centres territoriaux d'action sociale, les directeurs locaux de l'action sociale de la gendarmerie, les directeurs des centres d'action sociale d'outre-mer et les chefs des échelons sociaux interarmées transmettent les factures à l'institution de gestion sociale des armées après avoir certifié le service fait et contrôlé la conformité du dossier. En cas de doute sur la conformité de la dépense avec les objectifs fixés par la présente circulaire, ils saisissent pour avis la DRH-MD/SA2P/AS.

4.3. Liquidation de la dépense par l'institution de gestion sociale des armées.

Les dépenses sont payées par l'IGESA dans la limite des droits de tirage consentis.

Le mode de paiement par l'IGESA comporte le virement ou le chèque exclusivement. Tout autre mode de paiement est irrecevable. Le remboursement à des particuliers qui ont fait l'avance de la dépense est proscrit.

En tant que service comptable chargé du paiement, l'IGESA doit être destinataire de l'original des factures à payer et des pièces justificatives.

Les factures, dûment numérotées, doivent être assorties des mentions obligatoires pour tout paiement, telles que précisées dans l'annexe IV. de la présente circulaire.

Pour toute dépense pour laquelle les prestataires exigent le versement d'arrhes, le devis de réservation mentionnera le coût global de la prestation et le montant ou pourcentage de ce coût à verser immédiatement au titre des arrhes.

L'IGESA paiera les arrhes au prestataire à réception de ce document accompagné de la note explicative figurant en annexe III. de la présente circulaire. Elle procédera au paiement du solde à réception de l'original de la facture du prestataire qui mentionnera le solde à verser après déduction des arrhes reçues.

4.4. Une dérogation : le paiement des factures par un autre organisme.

Pour obtenir plus de souplesse et de réactivité, notamment dans le cas où le prestataire ou fournisseur exige un paiement comptant, et dans le cadre d'un partenariat entre un comité social et un organisme de type club sportif et artistique, association régie par la loi de 1901 ⁽¹⁾ et liée au milieu professionnel (amicale, etc.), foyer ou coopérative de bord, qui dispose de l'autonomie financière, il est admis que des factures puissent être payées par un de ces organismes.

Dans ce cas, la note explicative (annexe III.) doit préciser ces conditions particulières de financement et la facture du prestataire doit être établie au nom de l'organisme concerné. Le remboursement de la dépense est ensuite assuré par l'IGESA au profit de l'organisme concerné.

Outre la note explicative, le dossier de remboursement adressé à l'IGESA doit comporter :

• un exemplaire original ou une photocopie de la facture du fournisseur de la prestation établie à l'ordre de l'organisme concerné qui devra comporter toutes les mentions obligatoires, avec description de la prestation effectuée ;

• la facture correspondant à la dépense ASCC établie par l'organisme concerné à l'ordre de l'IGESA, ou à défaut un certificat administratif de l'organisme attestant la dépense.

Seules les références de la facture émise par l'organisme concerné à l'ordre de l'IGESA doivent être reprises dans la note explicative. Cette facture sera certifiée par l'autorité ayant engagé et vérifié la réalité de la dépense. Le certificat administratif fourni, à défaut de facture, par l'organisme concerné, comporte l'identité de l'organisme et est visé par une autorité responsable habilitée à engager la dépense.

4.5. Dispositions diverses.

Au regard de la note explicative et de la facture, l'IGESA se réserve la possibilité de rejeter toute facture non conforme et toute dépense exclue du champ d'application des ASCC.

En cas de difficulté d'interprétation sur la nature de la dépense, l'IGESA peut saisir la DRH-MD/SA2P/AS qui exerce un contrôle a posteriori de l'emploi des crédits ASCC.

Dans le cadre d'actions communes à plusieurs comités sociaux, les conditions de partage des dépenses entre les différents comités sociaux sont précisées dans la note explicative établie par le comité social pilote.

5. COUVERTURE DES RISQUES.

5.1. Couverture des risques par l'État.

5.1.1. Actions de cohésion.

Les dommages causés et subis par les agents participant à une action de cohésion sont couverts par l'État si l'activité concernée est destinée exclusivement aux agents du service, est organisée par le service, utilise les moyens du service (notamment dans le cadre du transport) et se déroule uniquement pendant les heures de service. De manière générale, l'activité devra clairement avoir pour but de favoriser la cohésion des agents du service.

5.1.2. Organisateurs.

 L'État couvre les dommages causés et subis par les agents dûment investis d'une responsabilité de service pour l'organisation de toute action sociale communautaire et culturelle.

L'annexe II. indique les modalités de désignation de l'organisateur de l'activité ASCC placé en situation de service.

5.2. Couverture des risques au moyen d'assurances individuelles.

 Les risques encourus par les agents du ministère de la défense ainsi que par les personnes extérieures au service (familles, retraités), à l'occasion de leur participation à une ASCC qui ne répond pas aux critères fixés au point 5.1.1., ne sont pas couverts par l'État, mais par le régime obligatoire de la sécurité sociale complété par les assurances individuelles de chacun.

Ces assurances doivent garantir contre les dommages causés à autrui (assurance responsabilité civile) et contre les dommages subis par l'assuré (assurance individuelle accident).

Lorsque l'activité ne répond pas aux critères fixés au point 5.1.1, l'organisateur a l'obligation d'informer les participants que ces derniers ne sont pas couverts par l'État au titre des dommages causés ou subis par eux pendant l'activité concernée. Les organisateurs doivent donc inviter les participants à souscrire individuellement une assurance de leur choix couvrant ces dommages.

6. TRANSPORT PAR VÉHICULES MILITAIRES.

L'utilisation des véhicules militaires est régie par les dispositions de l'instruction ministérielle n° 2000/DEF/EMA/SC_SOUTIEN/BPSO du 29 novembre 2012 relative aux règles d'emploi et de circulation automobile au sein du ministère de la défense.

7. ABROGATION.

La circulaire n° 420294/DEF/SGA/DRH-MD du 27 janvier 2010 modifiée, relative à la conduite des actions sociales communautaires et culturelles est abrogée.

8. APPLICATION.

Les difficultés de mise en œuvre des dispositions de la présente circulaire seront portées à la connaissance de la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale.

Le sous-directeur de l'action sociale est chargé de l'application de la présente circulaire, qui sera publiée au Bulletin officiel des armées.