Préambule.

• 1. La refonte des modalités d'exécution du budget de fonctionnement, la création de cellules budgets, le développement de la gestion décentralisée et, enfin, la mise en place du système automatisé des formations (SAF) ont élargi et modifié considérablement les moyens utilisés par le chef de corps pour gérer les ressources financières mises à sa disposition. Ce nouveau contexte contribue à donner une importance accrue à la fonction finances et conduit à adopter en conséquence des mesures particulières d'organisation au sein des formations.

  Pour l'exercice de cette fonction, la formation reçoit une aide renforcée du service du commissariat de l'armée de terre. Cette aide s'est développée à la fois par l'affectation progressive de commissaires aux fonctions de chef des services administratifs et financiers des formations, et par sa participation active à l'élaboration et à la mise au point d'applications informatiques concernant les domaines essentiels de la comptabilité et de la gestion.

• 2. Les principes de la fonction finances s'appliquent à toutes les structures administratives des forces : corps de troupe, organismes s'administrant comme tels, bureaux d'états-majors et services, qu'elles soient pourvues ou non du système automatisé des formations.

  La fonction finances traite de l'ensemble des ressources financières mises à leur disposition par les services gestionnaires.

• 3. Les ressources sont allouées en fonction :

  • des droits individuels ;

  • des besoins collectifs découlant de l'activité et du fonctionnement courant de la formation.

  Le chef de corps, administrateur unique de la formation, exprime les droits et les besoins financiers liés au fonctionnement de celle-ci d'une part, dirige et contrôle l'utilisation des ressources qui lui sont attribuées d'autre part, en se conformant à la réglementation administrative. Il est gouverneur de l'ensemble des crédits.

  Le chef de corps est assisté dans cette action par le chef des services administratifs et financiers. Ce dernier assure la gestion de l'ensemble des crédits, procède, suivant les directives du chef de corps, à leur répartition, à l'engagement comptable et juridique de ceux-ci et au règlement de la dépense. Le chef des services administratifs et financiers dirige la fonction finances de la formation.

  Le chef de corps désigne les chefs d'objectifs : chef des services administratifs et financiers, chef du bureau opérations instruction, chef du service technique régimentaire, commandants d'unité, etc. Ceux-ci sont habilités à procéder à l'engagement de principe des dépenses. Ce dernier constitue un acte de gestion qui se traduit par la décision d'employer une partie des crédits de la formation dans le cadre d'une délégation, d'objectifs et de prescriptions arrêtées par le chef de corps.

  L'engagement de principe est systématiquement suivi des engagements comptable et juridique, prérogatives exclusives du chef des services administratifs et financiers. L'engagement comptable consiste à s'assurer de l'existence et de la disponibilité des crédits et corrélativement à hypothéquer ceux-ci dans le but de les utiliser ultérieurement. L'engagement juridique est le fait générateur de toute obligation entraînant une charge financière pour l'Etat. Il peut prendre des formes diverses : convention passée avec un tiers, contrat, commande, avenant, révision de prix, etc.

• 4. La présente instruction a pour objet de définir :

  • la fonction finances (chap. Ier) ;

  • les ressources et les modes de gestion (chap. II) ;

  • l'organisation de la fonction finances (chap. III) ;

  • les procédures de la fonction finances (chap. IV) ;

  • le rôle du commissariat de l'armée de terre (chap. V).

  Elle abroge la circulaire n^o 1615/DEF/INT/AG/CT du 6 mai 1980 relative à la fonction financière à l'intérieur des corps de troupe.

1. La fonction finances.

1.1. Principes.

La formation dispose de ressources financières lui permettant d'assurer son instruction et son entraînement, et de satisfaire les besoins du fonctionnement courant. Elle est érigée en centre de responsabilité élémentaire.

La fonction finances est constituée par l'ensemble des opérations relatives à l'expression, au suivi et à l'emploi de ces ressources : évaluation des charges, élaboration des programmes prévisionnels, valorisation des droits, suivi de manière centralisée de la réalisation des programmes et de l'exécution des dépenses hors programme. Elle peut utiliser l'outil informatique. Elle a pour finalité de constituer une aide à la décision du chef de corps en optimisant l'emploi des ressources, en gérant, en temps réel, la totalité des flux financiers sur la base de procédures normalisées et en exerçant le contrôle de gestion.

Le chef de corps est responsable de l'organisation et de l'exercice de la fonction finances, dont la direction est assurée par le chef des services administratifs et financiers qui dispose à cet effet d'une cellule budgets. Cette dernière assure le suivi des ressources et elle est l'interlocuteur unique des chefs d'objectifs, d'une part, et des fournisseurs d'autre part. Par ailleurs, l'organisation doit permettre aux chefs d'objectifs de participer pleinement à cette fonction et au chef de corps de disposer à tout moment, des travaux de synthèse qui lui sont nécessaires.

1.2. Opérations relevant de la fonction finances.

La gestion des ressources financières au sein des formations, facilitée par l'utilisation de moyens informatiques prévus à cet effet, comporte une succession d'opérations :

• recueil et synthèse des éléments permettant d'établir les programmes prévisionnels et d'évaluer les droits financiers de la formation ;

• expression des programmes et des droits ;

• prise en compte des ressources allouées ;

• répartition des ressources entre les chefs d'objectifs, conformément aux directives du chef de corps ;

• suivi des opérations d'engagement de dépenses et d'exécution des programmes par les chefs d'objectifs ;

• exécution et comptabilisation des opérations de recette et de dépense ;

• élaboration de tableaux de bord et de synthèse permettant au chef de corps d'apprécier les résultats obtenus et de modifier, le cas échéant, les objectifs programmés.

1.3. Application informatique « finances ».

La fonction finances utilise des moyens matériels et logiciels spécifiques. L'application « finances » dialogue avec d'autres applications informatiques du système automatisé des formations (SAF : trésorerie, carburants, déplacements temporaires, etc.), et des directions du commissariat (DICAT).

Cette application est évolutive et adaptée aux diverses situations de gestion qu'une formation peut rencontrer. Elle présente de nombreuses potentialités s'appliquant à un ou plusieurs centres de responsabilité élémentaire :

• programmation des ressources et des emplois du budget de fonctionnement et des crédits déconcentrés ;

• gestion des ressources ;

• gestion de l'exécution de la totalité des flux financiers ;

• gestion de flux financiers particuliers au profit d'organismes rattachés ;

• gestion des contrats relevant du budget de fonctionnement ;

• simulation des coûts complets d'activités majeures (carburants, frais de déplacements) ;

• gestion des ressources hypothéquées et des engagements provisionnels.

Des situations comptables et de gestion, tableaux de bord et indicateurs d'activités propres à chaque partie prenante de la fonction finances (chef de corps, chef des services administratifs et financiers, chefs d'objectifs, trésorier…) sont édités systématiquement ou à la demande. Le suivi régulier, rigoureux et en temps réel de l'ensemble des flux financiers de la formation par moyens informatiques, dote la fonction finances d'un outil de contrôle de gestion favorisant l'optimisation de l'utilisation des ressources.

2. Ressources et mode de gestion.

2.1. Catégories de ressources.

  I. NATURE DES RESSOURCES.

Les ressources des formations comprennent :

• des deniers ;

• des crédits ouverts ;

• des droits de tirage.

  II. DOMAINES CONCERNES.

Par les deniers.

Les ressources en deniers sont attribuées au titre de la solde, de l'alimentation (militaires du rang et cadres), du fonctionnement courant, de l'instruction et des dépenses diverses.

Dans le cadre de la gestion décentralisée, les formations peuvent bénéficier de ressources déconcentrées au budget de fonctionnement pour l'entretien du casernement et des matériels d'usage courant.

Par les crédits ouverts.

Les ressources accordées sous la forme de crédits ouverts concernent soit des dépenses dont la formation fait l'avance (frais de déplacements, dépenses sociales, réalisations particulières…) soit des dépenses qui relèvent d'autorisation à consommer (transports, carburants, matériels de sport et de musique…).

Par les droits de tirage.

Les formations en gestion décentralisée bénéficient de droits de tirage pour les prestations et matériels qui doivent impérativement être réalisés par l'intermédiaire des services du génie, du matériel et du commissariat.

  III. CONDITIONS D'UTILISATION.

Les conditions d'utilisation entraînent une distinction entre les ressources que le chef de corps gère librement dans le cadre d'un programme selon le principe de la gestion participative par objectifs et celles qui correspondent soit à un droit et dont la consommation s'impose à lui, soit à des besoins individuels particuliers.

Les ressources faisant l'objet d'un programme sont gérées :

• globalement (fonctionnement courant, instruction entraînement) ;

• séparément pour les droits de tirage (habillement couchage ameublement, travaux d'entretien programmés, entretien des matériels de la gamme tactique) ;

• isolément par l'alimentation.

Les ressources utilisées hors programme sont affectées à l'exécution d'opérations déterminées (solde, action sociale, hygiène et sécurité du travail…).

Un tableau de synthèse du présent article figure en annexe I.

2.2. Ressources utilisées dans le cadre d'un programme.

  I. PRINCIPES DE GESTION.

La gestion de ces ressources repose sur le principe de l'initiative laissée au chef de corps pour mener à bien sa mission. Cette initiative s'exprime dans le cadre d'un budget mais sous contraintes pour la partie déconcentrée. Les droits de tirage doivent être impérativement réalisés par l'intermédiaire des services (commissariat, génie, matériel) pour les prestations et matériels en application d'instructions particulières.

Les soldes de fin de gestion (positifs ou négatifs) peuvent être reportés sur la gestion suivante selon la nature des ressources et les modalités fixées par instructions particulières.

  II. ELABORATION ET SUIVI.

Quelles que soient l'origine et la nature des ressources, le chef de corps a la charge :

• de traduire dans un programme, sous la forme d'objectifs quantifiés, ses besoins et ses activités ;

• de faire valoir les droits correspondant à ce programme après approbation de celui-ci par l'autorité supérieure ou la direction de service ;

• d'utiliser conformément à la réglementation, les deniers, les crédits ouverts ou les droits de tirage de manière à atteindre les objectifs ;

• d'élaborer les bilans de gestion.

2.3. Ressources utilisées hors programme.

Les opérations auxquelles sont affectées ces ressources sont exécutées selon des règles ou procédures fixées par instructions particulières (solde spéciale, secours aux militaires du rang…).

Le rôle du chef de corps consiste à faire valoir les droits individuels ou collectifs, à satisfaire les besoins individuels particuliers et à utiliser à cet effet les ressources correspondantes conformément aux dispositions réglementaires.

3. Organisation de la fonction finances.

3.1. Principes.

La diversité des ressources et de leurs modes de gestion conduit à confier à la fonction finances la charge de centraliser les informations et d'établir les synthèses qui permettent au chef de corps de prendre ses décisions en matière financière.

En raison des responsabilités qui lui sont propres dans les domaines administratif et financier, le chef des services administratifs et financiers assure la direction de cette fonction. Il est secondé dans sa tâche par le chef de la cellule budgets qui assure la coordination de sa cellule avec la trésorerie.

Toutes les commandes d'un chef d'objectifs sont précédées d'une demande d'autorisation d'engagement de dépenses exprimée auprès de la cellule budgets qui vérifie la disponibilité des crédits et de la trésorerie. A compter d'un certain montant fixé par le chef de corps, le chef des services administratifs et financiers vise obligatoirement la demande d'autorisation d'engagement avant l'engagement juridique des crédits.

En l'absence de circonstances exceptionnelles, toute dépense non précédée d'une autorisation d'engagement visée par la cellule budgets engage son auteur et non la formation.

3.2. Le chef de corps.

Le chef de corps, responsable de l'administration de la formation :

• dirige l'action du personnel, exerce la surveillance et le contrôle internes de l'ensemble de la fonction finances et donne à cet effet toutes directives qu'il juge opportunes ;

• veille à l'expression des besoins ;

• veille à l'exécution des opérations pour lesquelles des ressources financières sont spécialement affectées.

Dans les domaines où il gère les ressources financières, il lui appartient :

• d'adapter ces ressources aux objectifs ;

• d'en suivre la consommation et de décider si nécessaire des adaptations à apporter en cours de gestion ;

• de rendre compte des résultats financiers de la gestion à l'autorité unique de tutelle.

Le commissariat, le génie, le matériel de l'armée de terre ou les services communs (santé, essences) lui apportent leurs conseils.

3.3. Le chef des services administratifs et financiers.

Le chef des services administratifs et financiers :

• participe à la préparation des programmes, en traduisant les objectifs fixés par le chef de corps en prévisions quantifiées ;

• prépare la répartition des ressources entre les chefs d'objectifs de la formation habilités à demander l'engagement des dépenses, en fonction du programme arrêté par le chef de corps ;

• propose au chef de corps les procédures pratiques d'engagement et de suivi des dépenses ;

• vise les engagements de dépenses dépassant un certain plafond fixé par le chef de corps ;

• suit au niveau de la formation l'engagement des dépenses et veille à la tenue des documents de synthèse, en particulier le tableau de bord financier du chef de corps ;

• vise le « Vu, bon à payer » pour chacune des factures ;

• exploite les informations permettant au chef de corps :

  • d'effectuer en temps utile les prévisions nécessaires ;

  • de connaître en permanence la situation d'exécution des budgets ;

  • d'opérer en cours de gestion les adaptations qui s'imposent ;

  • de rendre compte en fin de gestion des résultats obtenus ;

• assure les liaisons nécessaires avec le commissariat de l'armée de terre.

Le tableau de bord du chef de corps fait apparaître :

• les résultats intermédiaires de gestion, notamment le montant des ressources encore disponibles ;

• la situation analytique des principaux postes de dépenses des budgets, assortie d'indicateurs de gestion ;

• les écarts entre les objectifs physiques programmés et réalisés ;

• les écarts entre les dépenses prévues et réalisées.

3.4. Les chefs d'objectifs.

Les chefs d'objectifs désignés par le chef de corps ont la charge, avec le concours technique du chef des services administratifs et financiers :

• de participer à la préparation des programmes ;

• de procéder à l'engagement de principe des dépenses afférentes aux ressources mises à leur disposition dans les conditions définies par le chef de corps ;

• de veiller à la bonne utilisation de ces ressources ;

• d'exploiter le tableau de bord de réalisation des objectifs édité par la cellule budgets.

L'analyse des besoins étant à la base de la préparation des programmes, en particulier pour la détermination des objectifs, elle incombe aux responsables des divers services de la formation appelés à participer à l'exécution du budget ; ces résultats sont centralisés par la cellule budgets.

Le chef de corps fixe à chaque responsable nommément désigné les objectifs qu'il doit atteindre et les moyens mis à sa disposition pour y parvenir. Les chefs d'objectifs sont en liaison permanente avec la cellule budgets pour connaître à tout moment :

• les autorisations d'engagement de dépenses accordées ;

• les dépenses effectuées réglées et les dépenses non encore réglées ;

• le montant des ressources disponibles.

3.5. Le chef de la cellule budgets.

Sous l'autorité du chef des services administratifs et financiers, il coordonne l'activité de sa cellule avec celle du trésorier et prépare les tableaux de bord.

Dès réception des demandes d'autorisation d'engagement de dépenses (AED), il procède à l'engagement comptable et juridique des crédits dont le montant est inférieur au plafond de visa du chef des services administratifs et financiers, par délégation de ce dernier.

Il soumet au visa du chef des services administratifs et financiers, les demandes d'autorisation d'engagement de dépenses dépassant de plafond.

Il informe les chefs d'objectifs de l'exécution des engagements comptable et juridique.

Le chef de la cellule budgets est responsable de la centrale d'achats quand elle existe.

3.6. Le trésorier.

Sous l'autorité et la surveillance du chef des services administratifs et financiers, il exerce les attributions relatives à la comptabilité deniers notamment en tant que payeur et comptable deniers.

Ces attributions sont définies dans l' instruction 1645 /DEF/DCCAT/AG/CT du 12 novembre 1984 ⁽¹⁾.

4. Les procédures de la fonction finances.

4.1. Gestion des flux financiers.

L'utilisation des ressources mises à la disposition de la formation implique l'existence de nombreux flux financiers (annexe II) qui mettent en action divers intervenants. Ces flux sont dits :

• internes, lorsqu'ils concernent exclusivement les acteurs ayant une responsabilité au sein de la fonction finances de la formation (chef des services administratifs et financiers, chef de la cellule budgets, chef des services techniques, chefs d'objectifs, trésorier…) ;

• externes, lorsqu'ils relient un ou plusieurs responsables de la formation à un ou plusieurs organismes militaires ou civils extérieurs [fournisseurs, commissariat (CAT), génie, matériel, service des essences des armées (SEA), collectivités locales, centre de responsabilité supérieure (CRS), centre de responsabilité déconcentrée (CRD)…].

La complexité et la diversité des flux financiers nécessitent un suivi régulier et rigoureux en temps réel, des emplois hypothéqués et réalisés. Afin de rationaliser et d'optimiser l'utilisation des ressources, la cellule budgets de la formation constitue l'interlocuteur unique des chefs d'objectifs, d'une part, et des correspondants extérieurs, d'autre part. A cet effet, une centrale d'achats est constituée chaque fois que possible au niveau de la formation afin de réaliser des prestations et fournitures de même nature au profit des chefs d'objectifs. Le suivi centralisé effectué par la cellule budgets ne diminue en rien la responsabilité, en terme d'opportunité, des chefs d'objectifs à l'égard de l'emploi de la partie des ressources de la formation qui leur a été déléguée par le chef de corps.

4.2. Procédure de gestion des emplois réalisés hors carburants.

L'autorisation d'engagement de dépenses ⁽²⁾ prend la forme d'une fiche interne d'activité (frais de déplacements et transports d'instruction) ou d'un bon de commande pour les autres engagements.

Un schéma général de la procédure d'engagement des dépenses figure en annexe III.

Les bons de commande.

L'emploi des ressources donne lieu systématiquement à la demande d'émission d'un bon de commande par un chef d'objectifs. Le bon de commande ne concerne :

• qu'une seule nature de budget ;

• qu'un seul chef d'objectifs ;

• qu'un seul fournisseur.

La demande d'autorisation d'engagement de dépenses établie par un chef d'objectifs est adressée à la cellule budgets qui, après avoir effectué les vérifications nécessaires ⁽³⁾, saisit l'engagement de la dépense et passe la commande auprès du fournisseur. L'AED est ensuite retournée au chef d'objectifs émetteur, revêtue, le cas échéant, du visa du chef des services administratifs et financiers (dépenses supérieures au plafond fixé par le chef de corps). Au reçu de l'AED, le chef d'objectifs est informé de l'exécution de l'engagement comptable par la cellule budgets.

Les facteurs en relation avec des bons de commande.

Dès réception de la facture en relation avec un ou plusieurs bons de commande, la cellule budgets procède à l'imputation budgétaire correspondante. La facture est ensuite adressée aux chefs d'objectifs intéressés qui contrôlent la bonne exécution de la livraison ou du service et certifient la partie de la prestation les concernant. La mention « Vu, bon à payer », est portée sur la facture par le chef des services administratifs et financiers. Elle est ensuite traitée selon la procédure décrite en annexe III.

Les factures sans engagement préalable ou en attente d'affectation.

Lorsque dans des circonstances exceptionnelles des factures sans engagement préalable sont traitées par la cellule budgets, un ou plusieurs bons de commande de régularisation sont créés automatiquement par l'application informatique selon qu'un ou plusieurs chefs d'objectifs sont concernés par cette facture.

Chaque bon de commande est l'image de la facture ou d'une partie de facture.

Certaines factures peuvent parvenir à la formation sans qu'il soit possible d'emblée de les relier à un bon de commande ou à un chef d'objectifs. Dans ce cas, la cellule budgets prend en compte les factures en attente d'affectation dès leur arrivée à la formation, afin de pouvoir maîtriser les délais de paiement. Dès que les recherches entreprises permettent de déterminer leur destination, les factures font l'objet d'un second traitement :

• si la facture n'est pas destinée à la formation : la cellule budgets met à jour la destination finale du document afin d'y faire référence par la suite en cas de litige avec le fournisseur ;

• si la facture est imputable à la formation : celle-ci est traitée comme une facture sans engagement préalable.

La prise en charge multiple d'une facture.

Certaines formations ont à supporter en trésorerie le règlement global de factures, dont la charge imputée au budget de fonctionnement est répartie entre le centre de responsabilité élémentaire (CRE) payeur et d'autres parties prenantes.

Dans ce cas, la procédure suivante est appliquée :

• la cellule budgets du CRE payeur prend en compte la totalité de la facture à payer et met en œuvre le traitement de la refacturation. Ce dernier permet d'éditer automatiquement les factures des parties prenantes de d'établir les créances correspondantes qui viennent en atténuation de la réalisation globale imputée initialement au CRE payeur. Le budget de celui-ci ne supporte donc que la seule partie de la facture le concernant ;

• le trésorier paie la totalité de la facture fournisseur sur le compte concerné du fascicule 2 de la comptabilité deniers. Les remboursements des parties prenantes sont imputés au fur et à mesure de leur exécution, en atténuation de la dépense portée initialement et globalement sur le fascicule 2 du CRE payeur ;

• la cellule budgets prend en compte le remboursement des créances.

4.3. Relation de l'application « finances » des formations avec les comptabilités.

L'outil informatique utilisé par la fonction finances est conçu de manière à échanger des informations avec les comptabilités deniers, déplacements temporaires et carburants de la formation, avec le commissariat de l'armée de terre et le commandement (annexe IV).

Pour les formations dotées du SAF, la télétransmission de données et l'emploi de disquettes constituent les deux modes de dialogue utilisés dans le cadre des relations entre applications informatiques. Pour les autres formations, les informations sont directement saisies au niveau de l'application « finances ».

Relations avec la comptabilité « carburants ».

L'application « finances » importe de la comptabilité « carburants » :

• les mouvements de carburants imputables au budget de fonctionnement du centre de responsabilité élémentaire géré ;

• les mouvements de carburants non imputables au CRE géré mais intéressant son stock ;

• le stock comptable.

Le processus général d'intégration des données issues de la comptabilité « carburants » est le suivant :

  1. Cas d'une acquisition de carburants.

Une acquisition de carburants doit faire systématiquement l'objet d'une demande d'AED, lors des recomplètements des soutes et dans le cas d'activités programmées.

Le transfert des bons modèle N° 190 émis par les chefs d'objectifs désignés est effectué automatiquement par les services techniques vers la cellule budgets qui prend en compte l'engagement de dépense.

Après réception de l'état annexe à l'état décompté des cessions adressé par le service des essences des armées, la cellule budgets saisit cette facture.

  2. Cas d'un emploi de carburants imputable au CRE.

Afin d'imputer correctement les sorties de carburants, il est indispensable d'effectuer les pleins des matériels après chaque fin de mission.

Le chef d'objectifs adresse à la cellule budgets les informations relatives à la prévision de sortie de carburants (chef d'objectifs, code activité, zone d'emploi, produit pétrolier).

Après livraison des carburants correspondants, les services techniques transfèrent à la cellule budgets, les caractéristiques du mouvement.

La cellule budgets prend en compte l'emploi des carburants livrés en volume, et, au moins chaque fin de mois, valorise automatiquement les emplois.

  3. Cas d'un reversement de carburants au SEA.

Le reversement de carburants est demandé par le chef d'objectifs à l'aide d'un bon modèle N° 200. Les services techniques exploitent la demande de reversement et transfèrent les informations correspondantes à la cellule budgets qui prend en compte le mouvement sous la forme d'un engagement négatif.

Dès réception de l'état annexe à l'état décompté des cessions établi par le SEA, la cellule budgets saisit cette facture négative.

  4. Arrêté de gestion.

L'arrêté de gestion est effectué au moins une fois par mois. A cette occasion, la cellule budgets procède à l'évaluation physique des stocks (hors dotation initiale) et saisit les informations.

La valeur du stock physique de chaque produit est rapprochée du stock comptable correspondant. Ensuite, il convient de corriger le stock physique des mouvements non imputables au CRE (bons modèle N° 190 reçus et dus par les formations abonnées).

Relations avec la comptabilité « déplacements temporaires ».

L'application « finances » importe de la comptabilité « déplacements temporaires » :

• l'engagement (avant le départ en mission), imputable ou non au budget de fonctionnement du CRE géré ;

• le décompte réel au retour de la mission, imputable ou non au CRE géré.

Le processus général d'intégration des informations relatives aux déplacements temporaires répond chronologiquement au schéma suivant :

• la cellule budgets émet systématiquement un avis technique sur toute demande d'ordre de mission établie par un chef d'objectifs et ce, préalablement à la signature par le chef de corps de la note de service prescrivant le déplacement ;

• le décompteur des déplacements temporaires vérifie et saisit les informations relatives au déplacement et transfère les données correspondantes à la cellule budgets ;

• la cellule budgets prend en compte l'engagement ;

• dès réception de l'ordre de mission exécuté, le décompteur saisit le document en tant que facture, l'adresse au trésorier pour paiement et transfère l'opération vers la cellule budgets ;

• la cellule budgets prend en compte la facture ;

• en cas de régularisation ultérieure effectuée par le commissariat, le trésorier prend en compte la modification dans la comptabilité « deniers » et dans la comptabilité « déplacements temporaires ». Le décompteur transfère la modification vers la cellule budgets.

Relations avec la comptabilité « deniers ».

L'application « finances » dialogue avec la comptabilité « deniers » en :

• transférant au trésorier les factures de fournisseurs à payer et les factures « déplacements temporaires » à payer par virement ;

• recueillant du trésorier les informations relatives au paiement des factures de fournisseurs et factures « déplacements temporaires ».

Relations avec les applications du commissariat de l'armée de terre.

S'agissant du budget de fonctionnement et des crédits déconcentrés en deniers, l'application « finances » exporte vers les applications utilisées par le CAT :

• le programme initial et le programme actualisé ;

• les emplois réalisés.

4.4. Sécurité des communications et des accès.

L'application informatique de la fonction finances comporte de nombreuses sécurités tant en matière de communication des informations gérées, qu'en ce qui concerne les modalités d'accès à ces informations.

La sécurité passive se traduit essentiellement :

• par l'obligation technique faite à l'utilisateur de procéder aux opérations de saisie selon une chronologie précise ;

• par l'impossibilité de supprimer la saisie d'une opération financière préalablement validée.

Néanmoins, cette sécurité ne s'oppose pas à la modification des données erronées qui est enregistrée automatiquement dans des fichiers adéquats. Les caractéristiques précises de la modification (date, nature, montant, codification…) peuvent être retrouvées ultérieurement sans difficulté.

Par ailleurs, l'accès à l'application informatique s'effectue à l'aide de mots de passe :

• adaptés au niveau du traitement à effectuer ;

• propres à chaque intervenant de la fonction finances (utilisateur, trésorier, autorités habilitées) ;

• modifiés mensuellement ou ponctuellement à chaque prise de fonction sous la responsabilité du chef des services administratifs et financiers.

La sécurité active relative à la protection de l'application, des matériels, des fichiers et des éditions fait l'objet d'instructions particulières propres au système automatisé des formations.

D'une manière générale, le sous-officier SAF intervient exclusivement dans les aspects techniques du fonctionnement des applications informatiques ; il ne peut en aucun cas modifier les données comptables. Dans ce cadre, les opérations suivantes sont a exécuter quel que soit le niveau des interventions techniques [sous-officier SAF ou équipe SAF de la circonscription militaire de défense (CMD)] :

Avant l'intervention.

• 1. Editer le registre de trésorerie et le registre des comptes.

• 2. Souligner les anomalies éventuelles.

• 3. Editer les tables concernées.

• 4. Faire certifier l'ensemble des documents par le trésorier.

Après l'intervention.

• 1. Editer l'état des tables modifiées.

• 2. Editer le registre de trésorerie et le registre des comptes.

• 3. Faire viser les documents édités conjointement par l'intervenant technique et le trésorier.

• 4. Adresser l'ensemble des documents à la DICAT de rattachement à titre du compte rendu d'intervention.

La résolution des questions administratives et comptables relève de la responsabilité du trésorier et du commissaire vérificateur agissant dans le cadre de leur mandat. Ils sont seuls habilités à mettre à jour les fichiers de comptabilité en utilisant les procédures prévues par les logiciels SAF qui garantissent la cohérence et la validité des résultats obtenus.

5. Le rôle du commissariat de l'armée de terre.

5.1. Action du commissariat de l'armée de terre.

L'action du commissariat de l'armée de terre à l'égard de la fonction finances s'exerce dans les domaines :

• de la gestion des crédits budgétaires et du mandatement des dépenses ;

• de la vérification des comptes et de la surveillance administrative et technique ;

• du conseil de gestion, en particulier pour tout ce qui concerne les opérations d'évaluation, d'affectation et de suivi des ressources utilisées dans le cadre d'un programme ;

• de l'assistance technique au chef de corps notamment en matière de sécurité informatique relative aux applications relevant des domaines du commissariat.

5.2. Mandatement des dépenses.

Le mandatement des dépenses des domaines relevant du commissariat de l'armée de terre se traduit par l'émission de mandats payables par les comptables du Trésor assignataires, soit aux formations, soit aux fournisseurs.

5.3. Vérification des comptes.

La vérification des comptes tenus par la formation incombe aux commissaires. Cette mission est exécutée de droit au nom du ministre de la défense. Le commissaire désigné à cet effet a toute initiative pour procéder périodiquement ou inopinément aux vérifications tant sur pièces que sur place et prescrire les redressements et rectifications qui s'imposent.

5.4. Surveillance administrative et technique.

La surveillance administrative et technique définie par arrêté du ministre de la défense s'applique à tous les domaines de la fonction finances des formations.

Elle est exercée par les commissaires de l'armée de terre ayant reçu délégation des commandements de chaîne organique ou des directeurs de service.

5.5. Conseil de gestion.

Le commissariat de l'armée de terre est le conseiller de gestion de la formation ; il a pour mission d'apporter au chef de corps, l'information et l'aide nécessaires à la conduite des actions dans les domaines de l'administration générale et en particulier, dans celui du budget de fonctionnement.

Il dispose des données statistiques et comptables ainsi que des indicateurs de gestion élaborés par le service.

Il fait part directement au chef de corps, oralement ou par écrit, chaque fois qu'il le juge utile, de ses avis motivés sur les méthodes et les moyens à mettre en œuvre pour assurer une meilleure réalisation des objectifs poursuivis. Son action revêt une importance particulière au moment :

• des prises de commandement ;

• de la préparation des programmes ;

• de l'examen des résultats de la gestion.

5.6. Assistance technique.

Les organismes spécialisés du commissariat de l'armée de terre réalisent au profit des formations, des travaux qui contribuent soit au fonctionnement proprement dit du service financier, soit à l'allègement de ses tâches.

Ces organismes sont :

• 1. Les directions du commissariat de l'armée de terre qui appuient et orientent les travaux d'administration générale des formations. Les DICAT ⁽⁴⁾ s'assurent en particulier de l'adaptation permanente des règles de sécurité à l'évolution des applications informatiques se rapportant à la fonction finances des formations (trésorerie, solde, budget de fonctionnement, déplacements temporaires, etc.).

• 2. Les commissariats administratifs de l'armée de terre ⁽⁵⁾, chargés d'aider la formation dans l'exécution des opérations liées notamment aux transports et aux déplacements individuels ou collectifs, aux changement de résidence.

• 3. Les centres territoriaux d'administration et de comptabilité qui exécutent le service de la solde de certaines catégories de personnel et le règlement des dépenses des bureaux d'états-majors et des services.