Les dispositions du décret n^o 53-914 doivent être observées par tous les comptables publics en fonction dans la métropole et les départements d'outre-mer. Apportant des dérogations aux modes de preuve en usage, elles doivent être interprétées restrictivement. Elle se résument comme suit :

• 1. Dans les « procédures et instructions de requêtes administratives conduites par les administrations, services et établissements publics ou par les entreprises, les organismes et les caisses contrôlés par l'Etat », c'est-à-dire dans tous les rapports entre les particuliers et les divers administrations ou organismes ci-dessus énumérés, sauf les exceptions prévues par le décret, la présentation du livret de famille vaut remise d'extraits d'actes de mariage, de naissance et de décès. De même, la vie, le célibat, le non-remariage et le non-divorce peuvent être prouvés par la présentation du livret de famille lorsque le livret de famille porte des indications suffisantes à cet égard.

  A défaut de livret de famille, la filiation, les nom et prénoms, date et lieu de naissance — à l'exclusion de tous autres éléments d'état civil — peuvent être établis par la production d'un extrait d'acte de naissance, quelle que soit la date de délivrance de cet extrait.

  Dans ces cas, la production du livret de famille ou de l'extrait de naissance est constatée par une fiche signée, d'une part, par l'agent chargé de la procédure ou de l'instruction de la requête (ou par le maire de la résidence du demandeur) d'autre part, par le demandeur lui-même.

  Le décret n'ayant pas ouvert cette possibilité, la fiche d'état civil ne peut comporter aucune indication autre que celles prévues par l'arrêté du 26 octobre 1953 ⁽¹⁾ même s'il s'agit d'une de celles qui figurent sur le livret de famille, notamment l'existence ou la non-existence d'un contrat de mariage.

  D'autre part la non-séparation de corps, le domicile et la résidence peuvent être établis par des attestations sur l'honneur souscrites par l'intéressé.

• 2. La possibilité pour les administrations et organismes ci-dessus énumérés d'exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures apposées sur les pièces qui leur sont remises ou présentées est supprimée.

  Les comptables publics devront appliquer ces nouvelles dispositions comme il est indiqué ci-après.

1. Justification d'état civil.

• a).  Dans le cas où les pièces justificatives de l'état civil figurent dans les dossiers remis au comptable après avoir été constitués par d'autres services, le comptable ne devra pas exiger d'extraits d'acte de naissance, de décès, ni de certificat de vie, de célibat, de non-remariage et de non-divorce, si le dossier contient une fiche d'état civil établie conformément aux nouvelles dispositions et comportant les indications prévues. De même, il n'y aura pas lieu d'exiger un certificat de non-séparation de corps, de domicile ou de résidence, s'il est produit une attestation sur l'honneur souscrite par l'intéressé.

• b).  Dans les cas où c'est au comptable qu'il appartient de recueillir des justifications d'état civil auprès des intéressés, le comptable sera amené à établir lui-même une fiche d'état civil toutes les fois que l'intéressé n'aura pas préféré faire remplir la fiche par le maire de sa résidence. Le comptable se fera alors présenter le livret de famille.

  A défaut de livret de famille, le comptable se fera présenter un extrait d'acte de naissance et procédera dans les mêmes conditions à l'établissement de la fiche, étant entendu que, dans ce cas, seules les indications relatives à la filiation, aux nom et prénoms, à la date et au lieu de naissance devront être reportés sur la fiche.

  Enfin, le comptable aurait à faire établir, le cas échéant, les déclarations sur l'honneur relatives à la non-séparation de corps, au domicile ou à la résidence.

  Il va de soi que les fiches d'état civil, de même que les attestations sur l'honneur recevront les mêmes destinations que les pièces qu'elles remplacent.

  Les comptables du Trésor seront approvisionnés en fiche d'état civil des modèles prévus par l'arrêté du 26 octobre 1953 par les soins de la direction de la comptabilité publique (bureau B/1).

  Jusqu'à ce qu'ils aient été mis en possession de ces fiches, les comptables enregistreront les renseignements d'état civil dont ils ont besoin sur papier libre, ainsi qu'il est prévu au paragraphe IV de la circulaire du 31 octobre 1953 .

2. Suppression des légalisations de signatures.

La possibilité d'exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures se trouve supprimée pour les comptables tant dans les cas où ceux-ci avaient jusqu'ici la simple faculté de demander la légalisation, que dans les cas où des textes spéciaux, abrogés implicitement par le décret du 26 septembre 1953, leur en faisaient obligation.

La suppression de la garantie que procuraient aux comptables les légalisations de signatures n'entraînant pas une atténuation corrélative de leur responsabilité, l'authenticité des signatures devra être recherchée par tous les moyens à la disposition des comptables, c'est-à-dire notamment :

• comparaison de la signature donnée avec celle figurant sur d'autres pièces du dossier, ou d'autres documents détenus par le comptable ;

• dépôt préalable de signature ; certains comptables possèdent le spécimen de la signature de personnes déjà en relations de service avec eux : il n'y aurait que des avantages à ce que les comptables généralisent cette procédure ;

• recours à l'acte authentique lorsque l'importance de l'affaire et le risque couru par le comptable le justifient.

D'autre part, dans tous les cas où une légalisation était demandée antérieurement au décret du 26 septembre 1953, la possibilité, déjà prévue en certains cas particuliers, est ouverte au comptable de convoquer la partie intéressée et, après avoir vérifié son identité, de la faire signer, en sa présence, l'acte ou le document considéré, cet acte ou document étant ensuite revêtu de la mention suivante : « signé en ma présence », mention qui sera datée et signée et revêtue du cachet de poste comptable.

Lorsque l'intéressé ne réside pas auprès du comptable appelé à recevoir l'acte ou document considéré, il pourra valablement apposer sa signature sur cet acte ou document en présence d'un comptable public de sa résidence. Celui-ci procédera comme il est indiqué ci-dessus et, après avoir apposé sur le document la mention ci-dessus définie, remettre l'acte ou document à l'intéressé qui le fera parvenir au comptable intéressé.

Dans le cas, qui doit demeurer exceptionnel, où la partie est dans l'incapacité de se présenter à un comptable public, le comptable qui doit recevoir l'acte ou document, ou le comptable public de la résidence de la partie se fera présenter, en même temps que l'acte ou document déjà signé, une pièce d'identité de l'intéressé (régulièrement établie par une autorité administrative, comportant un spécimen de la signature et une photographie oblitérée), puis inscrira sur l'acte ou document, en regard de la signature du demandeur, la mention suivante : « Signature conforme à celle figurant sur la pièce d'identité (référence à la pièce d'identité) produite par M… ». Cette mention sera datée et signée du comptable et revêtue du cachet du poste comptable.

Les difficultés que soulève l'application du décret du 26 septembre 1953 seront signalées à la direction de la comptabilité publique (sous le timbre du bureau compétent eu égard à la nature de l'affaire). Des instructions particulières seront ultérieurement données pour le service des valeurs mobilières.

Dès maintenant, les comptables intéressés trouveront ci-après des précisions en ce qui concerne les justifications nécessaires pour le paiement des prorata au décès de traitements, soldes, salaires et pensions et le paiement ou l'attribution de pensions et accessoires de pensions de l'Etat.

3. Dispositions diverses concernant le réglement des prorata au décès de traitements, soldes, salaires et pensions, ainsi que le traitement ou l'attribution de pensions et accessoires de pensions de l'État.

3.1. Attestations de non-séparation de corps.

L'attestation de non-séparation de corps qui doit se substituer au certificat de non-séparation de corps exigé, conformément aux prescriptions du paragraphe 11 de la circulaire de la direction de la comptabilité publique n^o 2393 du 19 mai 1922 relative aux conditions d'application de l'article 18 de la loi de finances du 12 avril 1922, pour le paiement au conjoint survivant des prorata de traitements, soldes ou salaires et des décomptes de pensions restant dus au décès des agents ou des pensionnés des collectivités visées par cette circulaire, pourra, dans un but de simplification, être souscrite par le déclarant, directement sur la fiche d'état civil qui sera établie pour valoir notamment certificat de non-divorce du conjoint survivant, au-dessus de l'emplacement prévu pour la signature du requérant, sous la forme suivante :

« Je déclare sur l'honneur qu'aucune séparation de corps n'a été prononcée judiciairement entre M… et moi-même. »

Cette mention sera écrite de la main du déclarant et suivie d'une deuxième signature.

3.2. Dispositions particulières au paiement des pensions à la charge de l'Etat.

3.2.1. Certificat de vie.

3.2.1.1. Certificats de vie-procuration prévus par l'article 6 de la loi du 5 septembre 1919.

Le certificat de vie-procuration prévu par l'article 6 de la loi du 5 septembre 1919, et dont le modèle est annexé à l'arrêté 2 du 7 octobre 1920, lui-même reproduit en annexe à la circulaire n^o 2305 du 9 novembre 1920 (annexe n^o 3) n'entre pas dans le champ d'application de la réforme prévue par le décret n^o 53-914 du 26 septembre 1953. Cette pièce qui a, avant tout, le caractère d'une procuration, a été instituée en vue d'éviter des déplacements et les frais d'une procuration notariée aux pensionnés se trouvant dans l'impossibilité de percevoir eux-mêmes leurs arrérages. Elle doit continuer à être établie par les maires, dont le rôle consiste essentiellement à constater la procuration donnée par le pensionné, et non l'existence de ce dernier.

3.2.1.2. Certificats de vie ordinaires.

Les certificats de vie exigés :

• pour le paiement des derniers arrérages des accessoires pour enfants rattachés à des pensions de l'Etat, conformément aux prescriptions du paragraphe A, I de la circulaire de la direction de la comptabilité publique n^o 2686 du 15 juin 1927 ;

• pour le paiement de la deuxième fraction de l'allocation de maternité, rattachée à une pension à la charge du Trésor public dans les conditions prévues par la circulaire de la direction de la comptabilité publique n^o 463 du 28 mai 1947, titre II, chapitre III, section II, A, 2^o, page 283 du Bulletin des services du Trésor, n^o 31 G, du 3 juin 1947,

pourront être remplacés par les fiches d'état civil instituées par le décret du 26 septembre 1953.

3.2.1.3. Certificats de vie exigés pour le paiement des pensions par virement de compte dans les conditions prévues par l'article 6, 7° de la loi du 5 septembre 1919.

En raison de l'intervention du décret n^o 53-914 du 26 septembre 1953, et afin de favoriser l'utilisation de la procédure de paiement des pensions par virement, prévue par l'arrêté n^o 3 du 7 octobre 1920 pris en application de l'article 6, 7^o de la loi du 5 septembre 1919 et dont les modalités d'application ont été prévues au paragraphe VI de la circulaire de la direction de la comptabilité publique du 9 novembre 1920, il a été décidé que la justification de l'existence du pensionné dans cette hypothèse résulterait de l'envoi par le pensionné du coupon des arrérages échus, détaché du carnet de quittances et revêtu de la mention « A payer par virement » suivie de la signature du pensionné.

Des instructions ultérieures fixeront les conditions dans lesquelles sera effectué un contrôle périodique de l'existence du pensionné.

3.2.2. Documents d'Etat civil exigés par les trésoreries générales pour la constitution des dossiers de liquidation de certains accessoires de pensions ou taux de pensions.

L'article 5 du décret n^o 53-914 du 26 septembre 1953 stipule que les dispositions des articles 1 à 4 de ce décret ne sont pas applicables aux procédures tendant à la liquidation des droits à pension. En conséquence, aucune modification n'est apportée en ce qui concerne la production des documents d'état civil devant figurer dans les dossiers de liquidation de pensions. Les services des trésoreries générales doivent continuer à exiger la production des documents prescrits par la réglementation en vigueur, dans tous les cas où ils ont à déterminer un élément constitutif de droit à pension ou à réunir les documents d'un dossier de pension avant son renvoi à l'administration liquidatrice.

Dans ces conditions, les extraits d'acte de naissance qui doivent être joints aux demandes :

• d'attribution du supplément exceptionnel institué en faveur de certaines veuves titulaires de pensions de la loi du 31 mars 1919 en application de l'article 4 de l'ordonnance n^o 45-2516 du 25 octobre 1945 (circ. de la direction de la comptabilité publique n^o 313 du 21 janvier 1946, titre II, chap. II, 2°, A, p. 7 du Bulletin des services du Trésor n° 1 G, du 21 janvier 1946) et en faveur de certains orphelins titulaires de pensions de la loi du 31 mars 1919 par l'article 6 de la loi n^o 50-956 du 8 août 1950 (circulaire de la direction de la comptabilité publique n^o 882 du 12 octobre 1950, titre premier, chapitre IV, section II, § IV, 1^o, b), page 523 du Bulletin des services du Trésor n^o 69 G, du 25 octobre 1950) ;

• d'augmentation, en raison de la survenance d'un nouvel enfant à charge, du montant des allocations pour enfants déjà attribuées au titre d'une pension à la charge de l'Etat (circ. de la direction de la comptabilité publique n^o 615 du 19 juin 1948, chap. IV, 5^o, p. 724 du Bulletin des services du Trésor n^o 61 G, du 29 juin 1948) ;

• d'augmentation, en raison de la prise en compte d'un nouvel enfant élevé au-délà de l'âge de seize ans, des majorations pour enfant prévues par l'article 18, paragraphe V, de la loi du 20 septembre 1948 (art. 31 du code des pensions civiles et militaires de retraite) et déjà concédées (circ. de la direction de la comptabilité publique n^o 884 du 24 octobre 1950, chap. IV, section IX, § 1, 1^o, p. 641 du Bulletin des services du Trésor n^o 75 G, du 10 novembre 1950),

doivent continuer à être produits à l'appui des demandes d'attribution des avantages en question, dans les conditions prévues par les circulaires citées ci-dessus.