INSTRUCTION N° 107/C/2/2698 du ministre des finances relative aux frais de mission en devises étrangères.
Du 11 février 1953NOR
1. Dispositions générales.
1.1.
Le département ministériel ou l'administration publique qui envoie en mission à l'étranger un agent doit lui remettre avant son départ, en même temps qu'un exemplaire de la fiche d'allocation de frais de mission (1) visé et signé par le ministre des finances (direction des finances extérieures) (2), un exemplaire de l'imprimé, dont le modèle est joint à la présente instruction (3), comportant au recto un avis relatif aux conditions dans lesquelles il doit justifier de l'emploi des devises étrangères qui seront mises à sa disposition et au verso un mémoire de frais de mission en devises étrangères.
1.2.
A l'expiration de sa mission l'agent doit remettre ledit mémoire dûment rempli et signé, accompagné, le cas échéant, des états de frais de transport, de frais de représentation et de frais divers avec les justifications correspondantes, à l'agent de paiement (agent payeur spécial ou agent percepteur des chancelleries diplomatiques et consulaires) qui a effectué l'avance.
L'agent de paiement vérifie dans toute la mesure du possible les mentions portées sur le mémoire et s'assure de l'existence, de la validité et de la concordance des états de frais et pièces justificatives présentées à l'appui.
Le cas échéant l'agent en mission doit reverser à l'agent de paiement, avant son départ et autant que possible en même temps qu'il lui remet le mémoire de frais, l'excédent des devises qu'il a perçues au cours de sa mission, soit parce qu'il a perçu des indemnités journalières pour une durée supérieure à son séjour effectif, soit parce qu'il n'a utilisé que partiellement les devises avancées au titre des frais de transport, de représentation ou divers.
L'agent de paiement en délivre reçu à l'intéressé et fait mention de ce reversement, de sa date et de son montant sur le mémoire de frais de mission lui-même.
Au cas où l'agent en mission dépose son mémoire de frais sans effectuer le reversement des devises excédentaires, l'agent de paiement en fait mention sur le mémoire des frais et avise l'agent comptable centralisateur du montant des devises à reverser, à charge pour ce dernier d'en saisir le service qui a ordonné la mission.
1.3.
Si, par suite de circonstances de force majeure, l'agent en mission n'a pu satisfaire aux obligations prévues au paragraphe précédent avant son départ, il est tenu de remettre, dès son retour en France, son mémoire de frais et, s'il y a lieu, les états et pièces justificatives nécessaires au service qui a ordonné la mission.
D'autre part, il doit reverser l'excédent des devises qu'il a perçues au cours de sa mission. Il est tenu de les céder soit au bureau de douane de passage, soit à une banque intermédiaire agréée, la contre-valeur en francs doit être reversée ensuite à la caisse, soit de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger, soit de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires (4), suivant que l'avance a été effectuée par un agent spécial ou par un agent percepteur des chancelleries. Le reçu de la douane ou le bordereau de négociation de la banque doit être remis à l'agent comptable.
L'agent rentré de mission peut également remettre les devises en excédent à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires sur justification qu'il s'agit de devises perçues à l'occasion d'une mission. Il doit nécessairement le faire s'il s'agit de devises non négociables en France. L'agent comptable lui délivre reçu pour le montant des devises reversées.
1.4.
L'attention du service qui a ordonné la mission est attirée sur l'obligation qui lui incombe d'effectuer dans tous les cas la vérification de la durée exacte de la mission. Cette vérification sera attestée par l'apposition sur le mémoire de frais, du visa prévu.
A cet égard, si l'agent a été envoyé en mission dans un pays où la production du passeport est exigée au franchissement de la frontière, la présentation du passeport doit être demandée par le service et communication de cette pièce est attestée par une mention portée sur le mémoire de frais précisant les dates des visas d'entrée et de sortie apposés par les autorités du pays étranger.
Il est rappelé que ce visa doit être apposé sur le mémoire de frais dans tous les cas, soit que l'agent ait remis son mémoire de frais à l'agent de paiement (dans cette hypothèse ledit mémoire parviendra au service par l'intermédiaire de l'agent comptable centralisateur), soit que l'agent ait remis directement son mémoire au service qui a ordonné la mission dès son retour en France.
1.5.
L'attention du service qui a ordonné la mission est, d'autre part, attirée sur l'obligation qui incombe à l'agent de reverser l'excédent des devises qu'il a perçues au cours de sa mission.
Il lui appartient d'exiger de l'agent qu'il reverse l'excédent des devises perçues dans les plus brefs délais, en lui rappelant que la non-restitution de ces devises constitue une infraction à la réglementation des changes. En tout état de cause il reste tenu d'en acquitter la contre-valeur en francs dans les conditions prévues dans l'avis figurant au recto de l'imprimé qui leur a été remis.
Le service doit veiller à ce que ce versement en francs soit effectué dès qu'il est informé par l'agent comptable centralisateur du non-reversement à la caisse de l'agent de paiement des devises en excédent, ainsi qu'il est prévu au paragraphe 2 ci-dessus.
L'attention du service est tout particulièrement attirée sur l'intérêt que présente un reversement rapide des trop-perçus tant au point de vue de la régularisation comptable des avances qu'eu égard aux variations possibles des taux de change.
Dans le cas, qui doit rester très exceptionnel, où un agent après mise en demeure, se refuserait à reverser les avances en excédent, il y aurait lieu d'émettre à son encontre un ordre de reversement.
2. Dispositons d'ordre comptable.
2.1. Paiement des avances aux agents en mission.
Les avances sur frais de mission sont versées par les agents de paiement (agents payeurs spéciaux ou agents percepteurs des chancelleries diplomatiques et consulaires) en une ou plusieurs fois, suivant la durée de la mission, aux agents en mission à l'étranger au vu de la fiche financière d'allocation de frais de mission et sur ordres de paiement acquittés par les bénéficiaires (5).
Les ordres de paiement successifs portent référence aux antérieurs, de manière à pouvoir être regroupés par l'agent comptable centralisateur avec, le cas échéant, les justifications correspondantes, pour faire l'objet d'une seule demande de régularisation auprès du service ordonnateur ou d'un seul transfert au comptable qui doit leur donner une imputation définitive.
Dans la comptabilité des agents de paiement les décaissements sont portés en dépenses de trésorerie sous une rubrique particulière du bordereau mensuel des opérations des agents payeurs spéciaux ou du compte mensuel des opérations en deniers des agents percepteurs des chancelleries diplomatiques et consulaires.
Dans la comptabilité de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, les paiements sont centralisés en dépenses au compte no 38-12 (6) « paiements en devises étrangères à régulariser » à charge de régularisation dans les écritures de l'agent comptable centralisateur ou de transfert à l'agent comptable d'un budget annexe ou d'un établissement public, cette régularisation ou ce transfert n'intervenant qu'après regroupement des dépenses et constatation des reversements concernant une même mission terminée.
2.2. Reversement des excédents d'avances.
2.2.1. Reversement à la caisse des agents payeurs spéciaux ou agents percepteurs des chancelleries diplomatiques et consulaires.
Le reversement par les agents en mission des excédents d'avances à l'expiration de leur mission doit être fait à la caisse de l'agent de paiement qui a versé les avances. Celui-ci en délivre reçu à l'intéressé et porte mention de ce reversement, de sa date et de son montant sur le mémoire de frais.
Le reversement est constaté dans la comptabilité de l'agent de paiement au titre des recettes de trésorerie dans la même rubrique que des dépenses correspondant aux avances sur frais de mission. Si le reversement est fait avant l'envoi de l'ordre de paiement ou du dernier ordre de paiement correspondant aux avances payées pour une même mission, l'agent de paiement annote cet ordre de paiement du montant du reversement. Dans le cas où il est fait après cet envoi, l'agent de paiement en avise immédiatement par lettre l'agent comptable centralisateur afin que ce dernier puisse en tenir compte pour la régularisation ou le transfert de la dépense sans attendre la réception de la comptabilité de l'agent de paiement.
Si le reversement n'est pas effectué, alors que le mémoire de frais constate un excédent de devises perçues, l'agent de paiement en fait mention sur le mémoire de frais et en avise l'agent comptable centralisateur à charge pour ce dernier d'en saisir le service qui a ordonné la mission.
Dans la comptabilité de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou dans celle de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, ces recettes sont centralisées au crédit du compte no 38-12 : « paiements en devises étrangères à régulariser ». Les recettes ainsi constatées viennent en déduction de la dépense à régulariser dans les écritures de l'agent comptable centralisateur ou à transférer à l'agent comptable d'un budget annexe ou d'un établissement public.
Dans le cas où un reversement est notifié par lettre, la demande de régularisation ou le transfert des dépenses, fait par l'agent comptable avant réception de la comptabilité de l'agent de paiement, ne comprend que la dépense nette, c'est-à-dire déduction faite du versement qui viendra apurer ultérieurement à due concurrence le compte no 38-12.
2.2.2. Reversement à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.
Dans le cas où le reversement n'a pu être fait à l'agent de paiement l'agent envoyé en mission est tenu soit de céder les devises excédentaires en douane ou en banque et de reverser leur contre-valeur en francs à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, soit de remettre directement les devises à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.
Cession des devises en douane ou en banque et reversement de leur contre-valeur en francs à l'agent comptable.
Après cession des devises excédentaires en douane ou en banque, le reversement de la contre-valeur en francs doit être fait à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, soit par voie de versement ou de virement au crédit du compte courant postal de l'agent comptable (CCP Paris 9032-01 pour l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ; CCP Paris 9032-00 pour l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires (7), soit par voie de remise au comptable de chèques ou ordres de virement établis à l'ordre du Trésor. Les chèques doivent être barrés au nom de la banque de France. En outre le reversement peut être fait en numéraire s'il concerne l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.
En même temps l'agent rentré de mission doit présenter à l'agent comptable le reçu de la douane ou le bordereau de négociation de la banque intermédiaire agréée, constatant la cession des devises en excédent ou, si le versement est fait par voie postale ou bancaire, indiquer la référence exacte au mode de négociation des devises (notamment le numéro et la date du reçu de la douane ou du bordereau de négociation de la banque). L'agent comptable remet ou envoie à la partie versante une quittance ou une déclaration de recette correspondant au montant du versement en francs ainsi que, le cas échéant, le reçu ou le bordereau de négociation, dont il a fait mention au préalable dans ses écritures et sur la quittance ou la déclaration de recette. Dans le cas où, en contravention avec les prescriptions visées ci-dessus, l'agent ne peut justifier de la cession régulière de devises, il en est fait mention sur la quittance ou la déclaration de recette délivrée par l'agent comptable.
Le versement est pris en recette par l'agent comptable au compte no 38-12 : « paiements en devises étrangères à régulariser » pour la contre-valeur au cours de chancellerie de la somme en devises donnant lieu à reversement. Si la somme en francs reversée est différente de la contre-valeur au cours de chancellerie de la somme en devises considérée en raison du taux de change appliqué par le bureau de douane ou la banque intermédiaire agréée, l'agent comptable constate une perte ou un bénéfice de change.
Le versement est imputé au compte no 38-12 : « paiements en devises étrangères à régulariser », même dans le cas où la dépense correspondant à l'avance versée par un agent de paiement n'a pas encore été centralisée par l'agent comptable. L'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou l'agent comptable des chancelleries annote ultérieurement le montant du reversement l'ordre de paiement correspondant à l'avance.
Dans le cas où la dépense concerne un budget annexe ou un établissement public, l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires transfère la dépense nette, c'est-à-dire après déduction du reversement, à l'agent comptable intéressé.
Reversement des devises à l'agent comptable des chancellerie diplomatiques et consulaires.
Lorsqu'un reversement est effectué en devises à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, celui-ci en délivre reçu à l'intéressé pour le montant des devises reversées. S'il s'agit d'un reliquat d'avances sur frais de mission perçues à la caisse d'un agent percepteur des chancelleries, l'agent comptable en fait recette au compte no 38-12 : « paiements en devises étrangères à régulariser ». S'il s'agit d'un reliquat d'avances sur frais de mission perçues à la caisse d'un agent payeur spécial, l'agent comptable des chancelleries en transfère le montant à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger.
Les devises négociables en France sont prises en charge immédiatement au compte 1-02 (8) : « numéraire chez les comptables principaux » pour être négociées auprès de la banque de France, un bénéfice ou une perte de change étant constaté s'il y a lieu.
Les devises non négociables sont prises en charge au compte no 4-01 (9) : « fonds à l'étranger » et envoyées par la valise diplomatique, à titre d'approvisionnement d'encaisse, à un poste diplomatique ou consulaire susceptible d'utiliser les devises considérées. Le poste doit accuser immédiatement réception après avoir reconnu la validité des coupures.
Dans le cas où certaines coupures ne seraient pas reconnues valables, l'agent comptable inviterait l'intéressé à lui en reverser la contre-valeur en francs.
2.2.3. Reversement sur titre de perception.
Dans le cas exceptionnel où le reversement n'est pas effectué spontanément par l'agent rentré de mission, le ministère ou le service intéressé doit émettre un ordre de reversement.
Si l'avance a été faite au titre du budget général, l'ordre de reversement est établi au titre du compte « dépenses des ministères à annuler par suite de reversements de fonds » et assignés sur la recette centrale des finances de la Seine (10) ou sur la caisse du trésorier-payeur général du département de la résidence du débiteur.
Si l'avance a été faite au titre d'un budget annexe ou d'un établissement public, l'ordre de reversement est émis sur la caisse de l'agent comptable du budget annexe ou de l'établissement public en vue soit de permettre un rétablissement de crédit, soit de constater purement et simplement une recette au budget intéressé.
2.3. Régularisation des avances.
L'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou l'agent comptable des chancelleries diplomatiques ou consulaires envoie au service ordonnateur intéressé, lorsqu'il s'agit de dépenses imputables sur les crédits du budget général, en une seule fois pour chaque mission terminée, et dans les dix jours de la réception, le ou les ordres de paiement correspondant aux avances payées, annotées éventuellement du reversement des avances non utilisées, ainsi que le mémoire de frais de mission, dûment rempli et signé par l'intéressé, accompagné, le cas échéant, des justifications de dépenses.
Il transfère dans le même délai aux agents comptables des budgets annexes ou des établissements publics, l'ensemble des dépenses concernant une mission, déduction faite éventuellement du reversement des avances non utilisées. Les agents comptables des budgets annexes ou des établissements publics provoquent la régularisation de la dépense nette.
Il est à remarquer que l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger et l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires doivent attendre d'avoir centralisé toutes les dépenses afférentes à une mission avant d'en provoquer la régularisation, soit directement, soit par l'intermédiaire des agents comptables des budgets annexes ou des établissements publics et, que, d'autre part, des délais sont nécessaires pour la centralisation des opérations faites par les agents payeurs spéciaux ou agents percepteurs des chancelleries diplomatiques et consulaires.
En pratique, les services ordonnateurs sont donc saisis par les agents comptables à l'expiration d'un délai suffisamment long après la fin de la mission pour qu'ils puissent, lorsque l'agent n'a pu remettre son mémoire de frais de mission à l'agent de paiement, accompagné, le cas échéant, des états de frais et justification de dépenses correspondants, obtenir l'établissement par l'intéressé, après son retour de mission, dudit mémoire et la production des pièces justificatives nécessaires, ainsi que du reçu ou de la déclaration de recette constatant le reversement de l'excédent des avances.
Dans ces conditions, le service ordonnateur doit être en mesure dans tous les cas d'ordonnancer rapidement la dépense nette faite sur les avances perçues par l'agent en mission, cet ordonnancement étant fait sur la base du cours de chancellerie portée sur l'ordre de paiement. L'ordonnancement doit intervenir au plus tard dans le délai d'un mois suivant l'envoi du ou des ordres de paiement par l'agent comptable.
Par ailleurs, l'ordonnancement doit être fait pour le montant net des dépenses résultant du mémoire et des justifications produites par l'agent en mission, même dans le cas où, nonobstant les dispositions prises à cet effet, le reversement de l'excédent des avances à l'expiration de la mission ne serait pas mentionné sur l'ordre de paiement correspondant à la dépense à régulariser.
L'agent comptable doit vérifier que l'ordonnance de paiement ou l'ordre de paiement est appuyé de toutes les justifications requises. Cette vérification doit porter sur les points suivants :
1. Exactitude des droits acquis en devises par l'agent envoyé en mission, durée de la mission, montant de l'indemnité journalière et, s'il y a lieu, existence des divers états de frais et validité des justifications présentées ;
2. Justification du reversement de l'excédent des devises ; quand ce reversement n'a pas été fait à la caisse de l'agent qui a versé les devises, le reçu de la douane, le bordereau de négociation délivré par une banque intermédiaire agréée ou le reçu de versement des devises délivré par l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, doit être joint au dossier de liquidation ;
3. Coïncidence du reversement en francs avec la contre-valeur du montant des devises excédentaires.
Si ces diverses justifications ne sont pas présentées, l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ou l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, ou l'agent comptable d'un budget annexe ou d'un établissement public, qui conserve l'ordonnance de paiement ou l'ordre de paiement, en avise le service ordonnateur. Ce dernier doit, dans le délai d'un mois, satisfaire aux observations ou bien faire connaître à l'agent comptable qu'il n'est pas en mesure d'y satisfaire. L'agent saisit alors la direction des finances extérieures (11) et la direction de la comptabilité publique. Au cas toutefois où la justification du versement de l'excédent des devises n'est pas présentée, l'agent comptable saisit directement la direction des finances extérieures (5e bureau), le défaut de présentation de cette pièce constituant une infraction à la réglementation des changes.
La direction de la comptabilité publique, après s'être mise d'accord avec la direction des finances extérieures sur la suite à donner à l'affaire, autorise l'agent comptable à passer en dépense le titre de paiement auquel sont annexées les justifications reçues, les correspondances échangées avec le service ordonnateur et l'autorisation de la direction de la comptabilité publique.
Dans le cas exceptionnel où un agent rentré de mission se refuse, après mise en demeure, à reverser l'excédent des avances, le service ordonnateur ordonnance le montant total des avances en annexant à l'ordonnance de paiement ou à l'ordre de paiement, en outre des justifications qui ont pu être produites, un duplicata de l'ordre de reversement émis à l'encontre de l'agent intéressé.
Notes
Le Directeur de la Comptabilité publique,
Pour le Directeur de la Comptabilité publique,
Le Directeur adjoint.
M. GIBELIN.
Le Directeur des Finances extérieures,
Guillaume GUINDEY.