INSTRUCTION N° 31512-10/DEF/DCCA/AG/ORG fixant l'organisation, les attributions et le fonctionnement des structures locales d'achat et de mandatement du commissariat de l'air.
Abrogé le 05 octobre 2012 par : INSTRUCTION N° 6188/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement des organismes extérieurs du service du commissariat des armées. Du 30 octobre 2003NOR D E F L 0 3 5 2 9 4 9 J
La présente instruction a pour objet de définir l'organisation, les attributions et le fonctionnement des structures locales d'achat et de mandatement (SLAM) du commissariat de l'air.
1. Principes généraux.
1.1. Définition.
Les structures locales d'achat et de mandatement (SLAM) sont des organismes extérieurs du service du commissariat de l'air qui concourent à la satisfaction des besoins des formations administratives de l'armée de l'air.
En tant qu'organismes de proximité, l'implantation des SLAM est la suivante :
SLAM Nord/Villacoublay à laquelle sont rattachées les bases aériennes et détachement air de Brétigny, Creil, Cambrai, Doullens, Paris, Taverny et Villacoublay ;
SLAM Sud-Ouest/Bordeaux Mérignac à laquelle sont rattachées les bases aériennes et détachement air de Beauséjour, Cazaux, Cognac, Mont-de-Marsan, Mérignac, Rochefort et Saintes ;
SLAM Centre/Châteaudun à laquelle sont rattachées les bases aériennes d'Avord, Châteaudun, Evreux, Orléans, Tours et Romorantin ;
SLAM-Est/Ambérieu à laquelle sont rattachées les bases aériennes d'Ambérieu, Grenoble, Lyon, Orange et Varennes-sur-Allier ;
SLAM Nord-Est/Metz à laquelle sont rattachées les bases aériennes de Colmar, Dijon, Drachenbronn, Luxeuil, Metz, Nancy, Reims, Saint-Dizier ;
SLAM Sud-Est/Istres à laquelle sont rattachées les bases aériennes d'Istres, Nice, Salon de Provence, Solenzara et Toulouse.
1.2. Attributions.
Les SLAM assurent les tâches incombant à un ordonnateur secondaire (OS) et à une personne responsable des marchés (PRM).
I. Au titre de la fonction d'ordonnateur secondaire, au sens de la réglementation comptable et financière, les SLAM sont chargées :
d'assurer la gestion des crédits mis à leur disposition pour assurer leur mission ;
d'exprimer auprès de la direction centrale du commissariat de l'air (DCCA) et des autres services gestionnaires de crédits les besoins en crédits nécessaires à l'exécution de leur mission au profit des formations administratives de leur ressort territorial ;
de compléter les fonds de roulement des bases : remboursement des avances diverses ;
de tenir la comptabilité des autorisations de programme, des autorisations d'engagement et des crédits de paiement ;
de mettre en place les moyens financiers nécessaires aux formations administratives ;
de procéder à la liquidation et au mandatement des dépenses ainsi qu'au recouvrement des recettes ;
d'établir les situations financières périodiques ;
de procéder au règlement des litiges avec les créanciers de l'État dans leur zone de compétence.
II. Au titre de la fonction de personne responsable des marchés, au sens de la réglementation des marchés publics, les SLAM sont chargées :
de recenser et d'analyser les besoins des bases rattachées et mettre en œuvre des procédures de marchés publics en matière de fournitures et de prestations de service ;
sur directives de la direction du commissariat de l'air en région aérienne, de mettre en œuvre des procédures de marchés publics pour la fourniture des matériels commissariat et des matériels de restauration de gestion régionale et de denrées alimentaires non approvisionnées par l'économat des armées ;
de signer les marchés relevant de leur compétence dans les limites fixées par arrêté ;
de procéder à la passation de marchés de tout type, biens ou services, au titre du budget de fonctionnement ou de crédits délégués par d'autres gestionnaires ;
d'assurer le suivi administratif des marchés en cours ;
d'assurer le suivi de la qualité des prestations ;
d'assurer la mise à jour de la documentation relative aux marchés ;
d'étudier et traiter les litiges liés à l'exécution des marchés.
1.3. Subordination.
Les SLAM relèvent des directions du commissariat de l'air en région aérienne (DCA), qui exercent sur elles une autorité hiérarchique et fonctionnelle.
La correspondance reçue ou émise par les directeurs des SLAM, autre que celle relative au fonctionnement technique, est adressée à la DCA de rattachement.
Les SLAM sont dotées d'un timbre officiel métallique.
1.4. Organisation.
La création de six SLAM en métropole se traduit par la mise en place de :
quatre SLAM qui disposent exclusivement d'une compétence locale en matière d'achat et de mandatement ;
deux SLAM (SLAM Nord Villacoublay et SLAM Sud-Ouest Bordeaux) qui disposent non seulement d'une compétence locale mais aussi d'une compétence régionale pour le mandatement de certains crédits spécifiques (notamment les crédits sociaux et les crédits contentieux) ainsi que pour certains types d'achat public.
Chaque SLAM comprend une direction qui dispose, pour accomplir la mission qui lui est impartie, d'une cellule et deux bureaux :
une cellule « réglementation - contrôle de gestion » ;
un bureau « marchés » ;
un bureau « finances - mandatement ».
L'organigramme type des SLAM figure en annexe.
1.5. Relations avec les bases supports.
La responsabilité du support territorial des SLAM incombe aux commandants de région aérienne et aux commandants des bases aériennes de stationnement ou de rattachement des SLAM, dans les conditions définies par l' instruction 1453 /DEF/EMAA/1/ORG du 15 avril 1985 de sixième référence.
Les SLAM disposent d'une autonomie complète en ce qui concerne les activités relevant de leur mission spécifique.
Le personnel des SLAM participe, en tant que de besoin, au service intérieur, aux exercices et évaluations.
2. Fonctionnement et attributions.
2.1. La direction.
2.1.1. Le directeur de la structure locale d'achat et de mandatement.
Chacune des SLAM est dirigée par un officier du grade de colonel ou de lieutenant-colonel appartenant au corps des commissaires de l'air, désigné par le directeur central du commissariat de l'air.
Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur secondaire, par accréditation du directeur central du commissariat de l'air et de personne responsable des marchés (PRM).
I. Au titre de la mission de la SLAM, le directeur :
exprime auprès de la DCA, les besoins de toute nature nécessaires à l'exécution de sa mission ;
est responsable de l'utilisation des crédits qui lui sont alloués ;
assure la surveillance et le contrôle internes de la SLAM tant pour la partie territoriale que spécifique.
II. Au titre du fonctionnement général de la SLAM, le directeur :
exprime, auprès du commandant de la base aérienne de stationnement ou de rattachement, les besoins de toute nature nécessaires au fonctionnement courant ;
veille à ce que toutes les mesures soient prises pour que le fonctionnement soit assuré en temps de crise ou de guerre ;
est responsable de l'application des mesures concernant l'hygiène, la sécurité du travail et la protection de l'environnement ;
note les différentes catégories de personnel conformément aux dispositions en vigueur.
III. Au titre de ses attributions de commandant d'unité, le directeur :
désigne le détenteur dépositaire des matériels en service (technique, commissariat et infrastructure) et en fait assurer le suivi ;
procède à des recensements de matériels selon la réglementation en vigueur.
Le directeur peut, par écrit, habiliter le directeur adjoint ou les chefs de bureau à signer par ordre certains documents.
2.1.2. Le directeur adjoint.
Le directeur est assisté par un directeur adjoint, officier supérieur du corps des commissaires de l'air ou des bases, qui le remplace en cas d'absence ou d'empêchement.
Le directeur adjoint exerce en outre la fonction de chef du bureau marchés.
2.1.3. Le secrétariat.
Le secrétariat fonctionne au profit de l'ensemble des éléments de la SLAM. Il est notamment chargé :
de la gestion courante du courrier général ;
du suivi de la documentation administrative générale ;
des tâches d'administration élémentaire du personnel ;
de l'organisation du service intérieur.
Il peut être constitué en secrétariat d'unité élémentaire et exerce, à ce titre, les attributions prévues par l' instruction 2402 /DEF/EMAA/BORH/LA/ADM du 11 septembre 1998 (BOC, p. 3603).
2.1.4. La cellule « contrôle de gestion ».
Rattachée directement au directeur, elle a pour mission :
d'effectuer les opérations de surveillance interne incombant au directeur en tant que commandant d'unité ;
d'exercer le contrôle interne incombant au directeur dans le cadre de la mission spécifique de la SLAM ;
de préparer et veiller à la mise en œuvre du contrôle de gestion de la SLAM ;
d'élaborer le compte de gestion de la SLAM ;
de suivre le budget de fonctionnement de la SLAM ;
d'établir le compte rendu analytique de gestion de la SLAM.
2.2. Les bureaux.
2.2.1. Le bureau « marchés ».
Ce bureau assure les opérations de passation et suivi administratif des marchés.
Placé sous les ordres du directeur adjoint, il comprend :
un adjoint au chef du bureau qui le remplace en cas d'absence ou d'empêchement et veille à la mise en œuvre des indicateurs de contrôle de gestion ;
une section « réglementation programmation » ;
une ou deux sections « préparation » ;
une section « suivi des marchés ».
I. La section « réglementation-programmation »
est chargée :
d'établir et d'actualiser le calendrier annuel de programmation des marchés ;
de suivre le plan de charge du bureau « marchés » ;
de recenser et analyser les besoins des bases ;
de mettre en œuvre le contrôle de régularité de l'ensemble des documents relatifs à l'achat public réalisé par la SLAM ;
d'assurer la veille juridique et la gestion de la bibliothèque juridique du service ;
d'assurer un conseil juridique en matière de marchés publics ;
de suivre et analyser les contestations pouvant résulter de l'activité de la SLAM en matière d'achat public ;
de réaliser les analyses et études demandées par la PRM.
II. La section « préparation ».
Cette section est chargée :
de mettre en œuvre les programmes annuels de réalisation en application des directives reçues des DCA ;
de préparer, rédiger et envoyer les différents documents de passation d'un marché public (cahier des clauses particulières, règlement de la consultation, avis d'appel public à la concurrence, actes d'engagement et annexes) ;
de participer à l'analyse et au classement des offres ;
de participer aux commissions d'appels d'offres (examen des candidatures, établissement des procès-verbaux, examen des pièces fournies, proposition de classement des offres) ;
de préparer les correspondances destinées aux soumissionnaires ;
de préparer et rédiger les rapports de présentation des marchés ;
de transmettre les marchés et avenants aux organismes de contrôle ;
de transmettre les marchés au bureau finances pour visa du trésorier payeur général (TPG) et engagement préalable ;
de procéder à la notification des marchés et à l'envoi de l'avis d'attribution.
Les SLAM à compétence régionale disposent de deux sections « préparation », qui se répartissent le suivi des bases aériennes de leur ressort.
Les SLAM d'Ambérieu et Châteaudun disposent d'une cellule d'interface technique (CIT) pour assurer certaines opérations d'achat et de mandatement au profit des établissements du service du matériel de l'armée de l'air implantés sur le même site.
III. La section « suivi des marchés ».
Elle est chargée :
de suivre les marchés notifiés jusqu'à leur terme et veiller au respect des délais d'exécution ;
d'instruire l'ensemble des opérations susceptibles d'affecter les marchés en cours ;
de tenir informée la DCCA, les DCA et les bases aériennes des évènements pouvant affecter les marchés en cours.
Elle est composée :
d'une cellule « suivi administratif », chargée d'effectuer tous les actes administratifs postérieurs à l'envoi de l'avis d'attribution d'un marché ;
d'une cellule « suivi qualité », chargée de traiter les litiges nés à l'occasion de l'exécution des marchés.
2.2.2. Le bureau « finances - mandatement ».
I. Le chef du bureau finances - mandatement est chargé de la gestion des crédits mis à la disposition de la SLAM. A ce titre, il assure les relations avec les services du contrôle financier déconcentré et du comptable assignataire, exprime les besoins en autorisations de programme et en crédits de paiement auprès des services gestionnaires, leur rend compte de leur utilisation, ainsi qu'à la direction des affaires financières du ministère de la défense.
Il est responsable de l'emploi des crédits non délégués aux bases aériennes et fait réaliser les commandes correspondantes.
Il met en place le contrôle du seuil de dépenses au-delà duquel des marchés formalisés sont nécessaires et veille au respect du délai global de paiement.
Il a autorité sur deux sections :
une section « crédits budgétaires » ;
une section « budgets de fonctionnement ».
II. La section « crédits budgétaires » est chargée :
de l'affectation, du suivi et de l'apurement des autorisations de programme ;
de la prise en charge et du suivi des crédits de paiement ;
des sous-délégations des crédits d'engagement ;
de l'engagement juridique des dépenses sur les crédits non sous-délégués ;
d'établir des bons de commande selon les dispositions contractuelles prévues aux marchés ;
de réunir les pièces administratives et financières préparatoires à l'engagement ou à l'ordonnancement des marchés en cours d'exécution ;
de la liquidation et du mandatement des créances ;
du recouvrement des recettes.
III. La section « budget de fonctionnement » est chargée :
de la prise en charge et du suivi des crédits de paiement ;
de l'émission des sous-délégations des crédits d'engagement et de paiement ;
de la vérification et du remboursement des déplacements du personnel militaire avancés par les bases aériennes sur les fonds de roulement ;
de la vérification préalable, de la liquidation et du mandatement des déplacements du personnel civil.
2.3. Les moyens humains et financiers.
2.3.1. Moyens en personnel.
Le directeur de la SLAM dispose du personnel civil et militaire affecté dans la limite des droits ouverts au tableau de répartition des effectifs budgétaires autorisés, établi par l'état-major de l'armée de l'air (EMAA) sur proposition de la DCCA.
2.3.2. Moyens financiers.
Les moyens financiers nécessaires au fonctionnement de la SLAM lui sont attribués par la DCCA sous la forme d'un budget de fonctionnement, sous couvert du directeur du commissariat de l'air en région aérienne.
Le suivi des crédits de fonctionnement attribués à l 'unité ainsi que l 'établissement du compte rendu analytique de gestion et la participation à l'élaboration du compte de gestion sont assurés par les personnels de spécialité comptable désignés à cet effet par le directeur.
2.3.3. Moyens en matériels et logiciels.
La SLAM dispose :
des matériels informatiques et des logiciels nécessaires à son fonctionnement, dont le besoin est exprimé auprès de la DCCA ;
des matériels techniques (véhicules, outillages…) prévus par ses dotations ;
des matériels commissariat mis en place par la base support.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'air,
Jacques AUBARD.
Annexe
Annexe. Organigramme type d'une structure locale d'achat et de mandatement.
Figure 1. Organigramme type d'une structure locale d'achat et de mandatement.
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