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DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DES ESSENCES DES ARMÉES : sous-direction administration ; bureau équipement

INSTRUCTION N° 1506/DEF/DCSEA/SDE/2/MAT/218 - DEF/DCSEA/SDA/1/BC relative à l'approvisionnement des matériels non immatriculés, destinés aux établissements du service des essences des armées et des matériels pétroliers non immatriculés destinés aux armées, directions et services.

Du 04 mars 2003
NOR D E F E 0 3 5 0 4 8 3 J

Référence(s) : Décret N° 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense. Instruction N° 5800/DEF/DCSEA/DIR du 25 août 1998 relative au fonctionnement du service des essences des armées.

3. Instruction n° 1669/DEF/DCSEA/SDE/2/MAINTSOUT du 7 mars 2000 (n.i. BO).

4. Instruction n° 5400/DEF/DCSEA/SDE/2/MAINTSOUT du 4 août 2000 (BOC, p. 4181).

5. Instruction n° 3000/DEF/DCSEA/SDA/1/403 du 30 avril 2001 (BOC, p. 2808).

6. Circulaire n° 3320/DEF/DCSEA/SDA/1/318 - DEF/DCSEA/SDA/3/914 du 18 avril 1989 (n.i. BO).

7. Circulaire n° 9771/DEF/DCSEA/SDE/2/219/3 du 2 décembre 1991 (n.i. BO).

8. Circulaire n° 1679/DEF/DCSEA/SDE/2/203/6 du 13 mars 1996 (n.i. BO).

9. Circulaire n° 3506/DEF/DCSEA/SDE/2/MAINTSOUT du 15 mai 1998 (n.i. BO).

10. Circulaire n° 5361/DEF/DCSEA/SDE/2/MAINTSOUT du 7 août 1998 (n.i. BO).

11. Circulaire n° 117/DEF/DCSEA/EG/CG/8/20 du 8 janvier 1999 (n.i. BO).

12. Décision ministérielle n° 6889/DEF/DCSEA/SDA/1/303/0/SDE/2/219/9 du 26 octobre 1993 (n.i. BO).

Texte(s) abrogé(s) :

Circulaire n° 6363/DEF/DCE/4/MAT/353 du 29 septembre 1977 (n.i. BO).

Circulaire n° 1849/DEF/DCSEA/SDE/2/218 du 9 mars 1994 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  502.2.

Référence de publication : BOC, 2003, p. 2431.

1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction.

L'objet de la présente instruction est de définir les modalités d'approvisionnement :

  • des matériels non immatriculés satisfaisants les besoins des établissements du service des essences des armées (SEA), à l'exception de ceux destinés aux détachements opérationnels (cf. circulaire de 9e référence) ;

  • des matériels pétroliers non immatriculés au profit des autres armées et services.

1.2. Champ d'application.

Font l'objet de demandes d'approvisionnement les matériels figurant ou non au catalogue des nomenclatures OTAN des matériels et matières du service des essences des armées (DCSEA 6701), à l'exception des véhicules et matériels immatriculés, des matériels en approvisionnement réservé, des rechanges réparables, de l'armement et des matériels informatiques, bureautiques, télématiques (IBT), qui font l'objet de procédures particulières définies par ailleurs.

Les matériels concernés par cette instruction figurant au catalogue DCSAE 6701 sont repérés comme suit dans la colonne « Nature » dudit catalogue :

  • A.  Articles non consommables.

  • B.  Articles consommables surveillés.

  • C.  Articles consommables.

Les matériels demandés et non répertoriés au catalogue DCSEA 6701, qui remplissent à la fois les conditions de classement par nature et de restrictions précitées, suivent les règles d'attribution des numéros de nomenclature indiquées dans la circulaire de septième référence.

1.3. Organismes concernés.

Pour des commodités de rédaction, et conformément à l'instruction de deuxième référence, sont désignés dans la présente instruction par le terme « direction » :

Les organismes du SEA relevant directement de la direction centrale du SEA (DCSEA) :

  • les organismes à compétence nationale :

    • l'établissement administratif et technique du SEA (EATSEA), dont relève le centre de soutien logistique du SEA (CSLSEA) ;

    • la base pétrolière interarmées (BPIA) ;

    • le laboratoire du SEA (LSEA) ;

  • les organismes à compétence territoriale : les directions régionales interarmées du SEA (DRSEA), dont relèvent les dépôts ;

  • les organismes extérieurs du SEA relevant des commandements des forces : les détachements de liaison du service des essences des armées outre-mer (DLSEA).

2. Modalités d'approvisionnement des matériels destinés aux établissements du service des essences des armées et des matériels pétroliers destinés aux armées, directions et services.

2.1. Modes d'approvisionnement.

Les matériels entrant dans le champ d'application font l'objet :

  • soit d'approvisionnements décentralisés au profit du SEA, des armées, directions ou des services par achat direct par les établissements auprès des fournisseurs ;

  • soit d'approvisionnements centralisés au profit du SEA, des armées, directions ou des services auprès de l'EATSEA, pour des raisons de coût, de difficulté d'approvisionnement, de standardisation et de facilité de maintenance.

2.2. Types d'approvisionnement.

Ils sont de deux sortes : renouvellement des matériels en dotation ou augmentation.

2.2.1. Renouvellement.

Il s'agit de prévoir le remplacement des matériels déjà en place dans les établissements, en fonction notamment des critères suivants :

  • non-conformité à la réglementation ;

  • vétusté, péremption ou détérioration ;

  • performances insuffisantes suite à une évolution des missions de l'établissement.

2.2.2. Augmentation.

Des matériels peuvent être demandés en augmentation pour l'une des raisons suivantes :

  • le besoin d'un matériel nouveau apparaît (évolution des missions assignées à l'établissement, …) ;

  • la dotation actuelle n'est plus adaptée (évolution des techniques, normes, …).

2.2.3. Réalisation des approvisionnements.

Elle est décidée par la DCSEA après examen des demandes qui lui ont été transmises.

2.3. Responsabilités.

2.3.1. Approvisionnements centralisés.

La DCSEA délègue la responsabilité des approvisionnements centralisés, financés sur les titres III et V, à l'EATSEA et fixe les critères techniques et les enveloppes financières à respecter pour donner suite aux demandes exprimées par les directions du SEA, les armées et services.

2.3.2. Approvisionnements décentralisés.

Les établissements achètent le matériel directement auprès du fournisseur, le bon de commande étant transmis à l'EATSEA pour signature.

Si les approvisionnements sur le titre V sont déconcentrés, les directions ont la délégation de signature du bon de commande. Les modalités financières et procédures sont adaptées en conséquence, conformément aux dispositions ci-après.

Concernant les approvisionnements décentralisés du SEA financés sur le titre III, la DCSEA autorise les directions à acquérir les matériels demandés et fixe annuellement les limites financières.

2.4. Modalités financières.

Pour les armées, directions et services autres que le SEA, des instructions ou protocoles fixent les modalités financières pour l'approvisionnement en matériels pétroliers.

2.4.1. Modes de financement.

Les matériels sont financés sur les crédits budgétaires des titres III (Fonctionnement) et titre V (Investissements) du budget général du ministère de la défense, suivant leur identification portée dans la colonne « Appro. » du catalogue DCSEA 6701. Ainsi sont financés :

  • sur le titre V les matériels identifiés dans cette colonne par les sigles 5 et 5 c (« c » pour « centralisés ») ;

  • sur le titre III les matériels identifiés par les sigles 3 et 3 c.

Pour les matériels non inscrits au catalogue 6701, les modalités financières sont décidées par la DCSEA ou l'EATSEA.

2.4.2. Budget titre V.

Les crédits nécessaires à la réalisation des plans et programmes d'approvisionnement du SEA, des armées et des services arrêtés l'année n — 1, sont mis en place par la DCSEA auprès des différents ordonnateurs au début de l'année n.

Les directions demandent l'édition des bons de commande à l'ordonnateur secondaire (directeur de l'EATSEA), sauf pour le cas de la déconcentration du titre V où les directions rédigent et visent les bons de commande qui ont transmis à l'EATSEA pour engagement des dépenses.

2.4.3. Budget titre III.

Pour les matériels du SEA, la DCSEA, sur propositions des directions, réalise l'étude du budget de fonctionnement titre III pour l'ensemble du service et fixe ensuite par direction l'enveloppe budgétaire annuelle. Les crédits correspondants sont alors délégués aux ordonnateurs concernés en début de gestion.

Les directions assurent le suivi financier des dépenses qu'elles engagent sur le titre III.

2.5. Les devis.

Tout achat supérieur à 7 500 euros TTC et hors marchés doit être accompagné de deux devis. Toutefois, pour des matériels spécifiques (cas du fournisseur unique), un seul devis est demandé quel que soit le montant (la présentation d'un seul devis devra être justifiée).

Chaque devis doit comporter, à l'exclusion de toute formule de révision de prix :

  • la définition et les références des matériels, accessoires et options ;

  • la durée de validité de l'offre ;

  • le délai d'approvisionnement ;

  • les modalités de livraison ;

  • la mention du prix hors taxe ;

  • le taux et le montant de la TVA ;

  • la raison sociale du fournisseur ;

  • la durée et l'étendue de la garantie du matériel ;

  • les coordonnées du correspondant ;

  • le cachet du fournisseur.

En principe, les mentions obligatoires pour une facture doivent être présentes sur le devis ; la facture et le devis sont représentés par le même document, seules les mentions « facture » et « devis » les différencient.

2.6. Comptabilité analytique d'exploitation du service des essences des armées et comptabilité organique.

La saisie en comptabilité analytique d'exploitation (CAE) des approvisionnements de matériels du SEA s'effectue, après réception, dans les conditions suivantes :

2.6.1. Approvisionnements centralisés.

  Matériels livrés au CSLSEA.

Concernant le titre V, les fiches suiveuses des achats sont renseignées par le CSLSEA, qui les transmet à l'EATSEA pour saisie analytique des dépenses.

Concernant le titre III, le CSLSEA renseigne les fiches suiveuses et effectue la saisie analytique.

  Matériels livrés dans les établissements par un fournisseur (sur titres III et V).

La dépense est prise en compte en CAE par l'établissement réceptionnaire lors de la certification de la facture ; il est fait mention de la prise en compte analytique sur la fiche suiveuse.

  Matériels livrés dans les établissements par le CSLSEA.

La dépense a déjà été prise en compte; le transfert fait suite à un ordre d'expédition de matériels émis par l'EATSEA.

2.6.2. Approvisionnements décentralisés.

La dépense est prise en compte en CAE par l'établissement réceptionnaire lors de la certification de la facture. Le compte analytique est celui qui correspond à la destination du matériel. Le code charge est B (titre III) ou G (titre V).

2.6.3. Cas particulier de la base pétrolière interarmées.

Les dépenses d'approvisionnement de matériels ne sont pas saisies en CAE, mais en comptabilité organique, pour ce qui concerne les achats sur le titre III et sur le titre V décentralisés.

Les achats sur titre III centralisé sont saisis en CAE par le CSLSEA qui affecte la dépense au compte analytique correspondant, code charge B.

3. Procédures d'approvisionnement des matériels relevant du titre V.

Il existe trois procédures d'approvisionnement :

  • procédure pluriannuelle ordinaire : programme pluriannuel d' approvisionnement (PPA) ;

  • procédure pluriannuelle particulière : plan d'équipement en matériels (PEM) ;

  • procédure d'acquisition exceptionnelle.

Ces procédures sont synthétisées dans un tableau synoptique, joint en annexe I.

3.1. Procédure pluriannuelle ordinaire : programme pluriannuel d'approvisionnement.

Pour les armées, directions et services autres que le SEA, des instructions ou protocoles fixent les modalités d'expression des besoins pour l'approvisionnement en matériels pétroliers.

3.1.1. Expression des besoins.

Les établissements non concernés par le PEM (cf. point 3.2.1) déterminent leurs besoins en tenant compte des commandes en cours, des tableaux et principes de dotation arrêtés par la DCSEA et de l'évolution de leurs missions.

Les prévisions se font sur trois ans et de manière glissante : le programme présenté chaque année fait apparaître les prévisions pour les trois années à venir (hormis les deux premières années d'application de la présente instruction, chaque année de gestion est donc présentée trois fois). Les besoins pour l'année n sont établis à titre décisionnel, les besoins pour les deux années suivantes sont établis à titre indicatif, pour permettre à l'EATSEA de déterminer les besoins quantitatifs et donc la procédure d'acquisition la plus adaptée (bon de commande ou marché). Les prévisions transmises doivent être des plus fiables, le SEA s'engageant sur les quantités minimums et maximums dans le cadre des marchés.

Chaque demande doit être suffisamment motivée et argumentée, la décision d'approvisionnement étant essentiellement fondée sur les justifications présentées dans les fiches de prévisions budgétaires (FPB).

3.1.2. Compétences et responsabilités des directions.

Les directions centralisent les besoins émis par les établissements relevant de leur autorité. Pour l'année n, ces besoins sont impérativement exprimés pour chaque matériel, sur les FPB, imprimé n612*/50. Pour les deux années suivantes, le choix du support pour la transmission des besoins est laissé à la discrétion de la direction.

Dans tous les cas, les directions jugent de l'opportunité des demandes et attribuent un numéro de priorité pris dans une série unique annuelle, en distinguant, pour chaque série, le bénéficiaire et le type d'approvisionnement.

Ainsi chaque numéro est composé :

  • du numéro d'ordre de priorité ;

  • du bénéficiaire ;

  • de la direction ;

  • du type d'approvisionnement.

Exemples : 1/SEA/DRSEA/A/R, 1/FT/DRSEA/M/A, …

Cette numérotation est reportée sur les fiches de prévisions budgétaires.

Seules les demandes retenues par les directions sont transmises. Les matériels demandés en renouvellement sont reportés sur l'imprimé n612*/48, sur lequel est coché la case « renouvellement ». Les demandes de matériels venant en augmentation des dotations sont reportées sur l'imprimé n612*/48, sur lequel est coché la case « Augmentation ».

Un état récapitulatif des besoins en matériels est établi, imprimé n612*/49.

Chaque direction transmet à l'EATSEA pour le 1er juillet de l'année n — 1, en un seul exemplaire, le dossier de programme pluriannuel d'approvisionnement. Celui-ci est constitué :

  • pour l'année n : des FPB imprimé n612*/50 (accompagnées des demandes éventuelles de numéro de nomenclature OTAN), des états des besoins en matériels, imprimé n612*/48, réalisés par bénéficiaire et par type d'approvisionnement, et des états récapitulatifs des besoins en matériels, imprimé n612*/49 ;

  • pour les deux années suivantes : des états des besoins en matériels, imprimé n612*/48, réalisés par bénéficiaire et par type d'approvisionnement, et des états récapitulatifs des besoins en matériels, imprimé n612*/49.

3.1.3. Compétences et responsabilités de l'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

3.1.3.1. Besoins exprimés en renouvellement.

L'EATSEA analyse et rectifie au besoin les informations portées sur les imprimés nos 612*/48, 612*/49 et 612*/50. Il émet éventuellement un avis.

3.1.3.2. Besoins exprimés en augmentation.

L'EATSEA analyse et rectifie au besoin les informations portées sur les imprimés nos 612*/48, 612*/49 et 612*/50. En outre, il émet un avis technique sur les matériels nouveaux.

3.1.3.3. Estimation financière.

L'estimation financière pour la réalisation des matériels demandés par bénéficiaire et par type d'approvisionnements est portée sur les imprimés nos 612*/48, 612*/49 et 612*/50 par les directions et l'EATSEA.

3.1.3.4. Transmission des demandes à la direction centrale du service des essences des armées.

L'EATSEA adresse en un seul exemplaire l'ensemble des PPA à la DCSEA, avant le 15 septembre de l'année n — 1 (pour les FPB, seules sont transmises celles qui concernent les matériels demandés en augmentation et éventuellement les matériels demandés en renouvellement si l'EATSEA le juge opportun).

3.1.4. Compétences et responsabilités de la direction centrale du service des essences des armées.

3.1.4.1. Examen des demandes.

La DCSEA examine l'ensemble du PPA. Un examen du dossier peut être réalisé en réunions d'arbitrage, en présence des directions, avant le 1er octobre de l'année n — 1.

Seule l'année n du PPA est approuvée, avec ou sans réserve. Des réserves peuvent toutefois être émises sur les prévisions à n + 2, notamment si l'acquisition d'un matériel doit se faire dans le cadre d'un marché. La DCSEA juge du bien-fondé des demandes, en fonction de l'ordre de priorité fixé par les directions, des justifications apportées et des possibilités budgétaires.

3.1.4.2. Transmission des décisions.

La DCSEA arrête le PPA pour le 15 octobre de l'année n — 1 et adresse en retour à l'EATSEA et aux directions, un exemplaire des états imprimé n612*/48 renseignés de ses décisions.

3.1.5. Les fiches de prévisions budgétaires.

Une fiche de prévision budgétaire est rédigée pour un matériel unique. Les renseignements suivants doivent impérativement figurer sur les FPB, imprimé n612*/50 :

  • le bénéficiaire du matériel : SEA, armée de terre, armée de l'air ou « autre service » (à préciser) ;

  • le destinataire (établissement) ;

  • l'année de gestion ;

  • le type de la demande (renouvellement ou augmentation des dotations) ;

  • la désignation du matériel qui doit être celle figurant au catalogue DCSEA 6701 ;

  • le numéro de nomenclature OTAN s'il existe ;

  • le mode d'approvisionnement (V ou V c), conformément au catalogue DCSEA 6701 ;

  • la justification du besoin [non conforme, vétuste (préciser la date d'approvisionnement ainsi que le prix de remise en état éventuelle), non adapté aux missions, …] ;

  • le nombre demandé ;

  • la dotation actuelle ;

  • le montant actualisé de la dépense.

3.1.6. Approvisionnement des matériels retenus.

Pour les approvisionnement décentralisés, chaque direction transmet à l'EATSEA les devis correspondants pour les matériels retenus (sauf cas de la déconcentration du titre V).

3.1.6.1. Rôle de l'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

L'EATSEA décide en dernier ressort du choix du mode d'approvisionnement (centralisé ou décentralisé), en fonction de l'application du code des marchés publics et des quantités demandées pour un même matériel.

Les besoins retenus au titre des approvisionnements centralisés sont traités directement par l'EATSEA.

Suite à la mise en place des crédits par la CSEA, l'EATSEA réalise les approvisionnements dont elle a la responsabilité.

L'EATSEA effectue les contrôles administratifs et techniques sur les approvisionnements.

Sur chaque bon de commande figure l'adresse du lieu de livraison. Il est accompagné, le cas échéant, d'une déclaration d'expédition administrative. La direction et l'établissement bénéficiaire sont destinataires d'un exemplaire du bon de commande.

3.1.6.2. Rôle des établissements.

Les factures sont adressées par les fournisseurs aux établissements réceptionnaires qui les transmettent, après certification du service fait et accompagnées de la fiche suiveuse, à l'EATSEA. Une copie de ce dossier est adressée par l'établissement réceptionnaire à la direction de rattachement.

3.2. Procédure pluriannuelle particulière : plan d'équipement en matériels.

3.2.1. Généralités.

Les plans d'équipement en matériels ont pour but d'organiser la programmation cohérente des besoins en équipements relevant du titre V, au profit de certains organismes ayant une activité particulière, en vue :

  • d'améliorer leur fonctionnement ;

  • d'assurer l'adéquation de l'équipement à la mission ;

  • de déterminer les besoins nouveaux en tenant compte de l'évolution de l'activité ;

  • de faciliter leur financement.

Le PEM est réalisé pour les trois années à venir et de manière glissante.

Les PEM intègrent les demandes de matériels en renouvellement et en augmentation uniquement pour les matériels du SEA. Les organismes établissant un PEM n'établissent pas de fiche de prévision budgétaire, imprimé n612*/50.

Les organismes concernés figurent en annexe II. Toutefois, un PEM peut être demandé à tout établissement en tant que de besoin (montée en puissance, nouvelles missions,…). Les établissements intégrant un atelier NTI 2, organisme relevant d'un PEM, appliquent la procédure d'approvisionnement pluriannuelle ordinaire pour les besoins hors atelier NTI 2.

3.2.2. Élaboration et transmission des plans d'équipement en matériels.

La préparation des plans d'équipement implique une connaissance des missions futures et une étude objective des besoins en matériels. Le PEM est composé :

  • a).  Pour le PEM initial, d'un dossier descriptif sur les organismes concernés, réalisé par les directions dont relèvent ces organismes conformément au canevas ci-dessous :

    • historique ;

    • missions actuelles et futures ;

    • effectifs actuels et futurs ;

    • plans des locaux ;

    • réaménagement des locaux, infrastructure nouvelle ;

    • plan de situation des équipements ;

    • inventaire des matériels existants (quantitatif et qualitatif) et des besoins futurs ;

    • justifications des matériels demandés, avec notamment l'aspect financier (coût des aménagements demandés, étude comparative des diverses solutions possibles, rentabilité des investissements consentis, ordre de priorité).

    En cas d'évolution d'un PEM, ce dossier doit être représenté, pour les éléments qui s'en trouvent modifiés (modificatif no x).

  • b).  Des états imprimé n612*/47, réalisés par année, qui répertorient les matériels demandés (demande initiale et modificative) et comportent les mentions suivantes :

    • année de programmation ;

    • destinataire (direction/établissement) ;

    • le numéro d'ordre ;

    • le numéro de nomenclature OTAN suivi du type d'approvisionnement (si le numéro n'existe pas, joindre la demande de numéro de nomenclature OTAN) ;

    • le mode d'approvisionnement ;

    • la désignation du matériel ;

    • le coût unitaire ;

    • la quantité.

Les plans d'équipement sont à transmettre chaque année pour le 1er juillet de l'année N — 1 (le dossier PEM en deux exemplaires, les états imprimé n612*/47 en un exemplaire) à l'EATSEA.

L'EATSEA vérifie et rectifie au besoin les informations portées sur les états imprimé n612*/47. Il transmet ensuite ces états en un exemplaire, accompagnés du dossier PEM, à la DCSEA pour le 15 septembre de l'année N — 1.

3.2.3. Approbation.

Après examen des dossiers, la DCSEA arrête les PEM pour le 15 octobre de l'année N — 1 et adresse en retour à l'EATSEA et aux directions, un exemplaire de chaque état des besoins en matériels (imprimé n612*/47) après y avoir porté mention de sa décision.

Le PEM est approuvé, avec ou sans réserve, pour sa périodicité. Les modificatifs font l'objet d'une nouvelle étude et par conséquent d'une nouvelle approbation.

Après financement, l'approvisionnement des matériels s'effectue suivant les procédures définies au point 3.1.5 de la présente instruction.

3.3. Procédure des demandes exceptionnelles de matériels.

Pour les armées, directions et services autres que le SEA, des instructions ou protocoles fixent les modalités d'expression des besoins pour l'approvisionnement en matériels pétroliers.

3.3.1. Matériels concernés par cette procédure.

Sont concernés par cette procédure les matériels définis au point 1.2 de la présente instruction.

3.3.2. Circonstances justifiant le recours à une demande exceptionnelle.

Les établissements peuvent adresser une demande exceptionnelle de matériels à tout moment de l'année, si les deux conditions suivantes sont réunies :

  • au moment de l'établissement du PPA ou du PEM, l'établissement concerné ne disposait d'aucune information lui permettant de prendre en considération le besoin exprimé ;

  • le caractère d'urgence du besoin ne permet pas d'attendre l'élaboration du programme d'approvisionnement suivant, notamment dans le cas où la sécurité des personnes et des biens est engagée.

3.3.3. Expression des besoins.

Chaque direction fixe les modalités selon les-quelles ses établissements lui adressent les demandes exceptionnelles.

Après étude, la demande retenue est transmise par la direction à la DCSEA pour action, à l'EATSEA et l'établissement demandeur pour information. La demande exceptionnelle est transmise sous forme de note-express.

Pour chaque matériel, la demande doit comporter les renseignements suivants :

  • le bénéficiaire ;

  • la désignation du matériel ;

  • le coût unitaire et total ;

  • la quantité ;

  • le mode de financement (V ou V c) ;

  • le numéro de nomenclature OTAN s'il existe ;

  • le numéro d'identification de la demande composé comme suit : le numéro d'ordre, le bénéficiaire, le type de l'approvisionnement, le sigle de la direction, la dénomination de l'établissement demandeur (ex. : 2/SEA/A/DRSEA/NE/CRE La Courneuve) ;

  • la justification détaillée du besoin.

3.3.4. Traitement des demandes.

La DCSEA examine les demandes et notifie sa décision à l'EATSEA, à la direction et à l'organisme bénéficiaire.

Les modalités de financement sont décidées par la DCSEA (un crédit réservé aux demandes exceptionnelles peut être ouvert pour chaque gestion). Après accord de la DCSEA, l'EATSEA procède à l'approvisionnement si besoin et à la mise en place des matériels, suivant les procédures définies au point 3.1.5 de la présente instruction.

3.3.5. Cas particuliers.

Les demandes exceptionnelles de tuyaux (flexibles et souples) et de matériels d'incendie (tuyaux, lances et extincteurs) sont adressés par les directions directement à l'EATSEA pour action. Celui-ci statut sur la demande et procède à l'approvisionnement du matériel.

S'il le juge utile, l'EATSEA peut saisir la DCSEA pour statuer sur une demande (quantités importantes de matériels demandées, opportunité d'un achat, …). La direction et son établissement demandeur en sont alors informés.

4. Procédures d'approvisionnement des matériels relevant du titre III.

4.1. Généralités.

Pour les matériels du SEA, chaque direction fixe les modalités d'engagement des crédits du titre III qui lui sont délégués.

Elle peut, sous sa responsabilité, subdéléguer l'engagement d'une partie de ses crédits aux établissements placés sous son autorité.

Il lui incombe alors de fixer les modalités :

  • d'achats dans le commerce, des matériels en approvisionnement décentralisé ;

  • de suivi des dépenses que les établissements doivent lui adresser.

4.2. Procédures d'approvisionnement.

4.2.1. Les différentes procédures d'approvisionnement.

Les approvisionnements peuvent être réalisés de façon :

  • décentralisée (III) :

    • achats effectués localement « sur facture » ;

    • achats dans le cadre de marchés à exécution décentralisée ;

  • centralisés (III c) :

    • prélèvement sur le stock du CSLSEA (à l'initiative de l'EATSEA exclusivement) ;

    • achat direct par l'EATSEA auprès d'un fournisseur.

4.2.2. Approvisionnements décentralisés des matériels du service des essences des armées.

Achats dans le cadre du programme annuel : les établissements doivent fournir à leur direction au cours de l'année n — 1 (modalités fixées par chaque direction) un état de leurs besoins détaillés en matériels relevant du titre III non centralisés pour l'année n. Cet état concerne les achats réalisés sur compte client et sur bon de commande. Pour chaque article il doit être indiqué :

  • la désignation et les quantités nécessaires ;

  • le prix unitaire et total ;

  • le fournisseur ;

  • l'imputation budgétaire de la dépense.

Les directions décident de l'opportunité d'achat de chaque article. Elles retournent les listes des matériels retenus à leurs établissements. A partir des listes des matériels retenus, elles établissent leur programme annuel d'approvisionnement. Elles contrôlent a posteriori l'adéquation entre les bons de commande émis par leurs établissements et leur programme annuel d'approvisionnement.

Achats par l'établissement hors du programme annuel ; en fonction des seuils déterminés par chaque direction (à transmettre à la DCSEA et à l'EATSEA) et dans l'enveloppe de crédits allouée par celles-ci, les établissements peuvent acheter des matériels en dehors du programme annuel d'achats :

  • si le montant de l'achat est inférieur au seuil, le bon de commande est signé par le chef d'établissement ;

  • si le montant de l'achat est supérieur au seuil, le bon de commande est transmis à la direction pour signature par son directeur. La direction l'adresse au fournisseur, accompagné le cas échéant d'une déclaration d'expédition administrative.

Achats sur marché par les directions : ces achats concernent les matériels approvisionnés sur les marchés à bons de commandes passés à l'échelon central (DCSEA, EATSEA) à exécution décentralisée. Ces marchés sont adressés aux directions qui en assurent la diffusion aux établissements placés sous leur autorité. L'expression des besoins est effectuée dans les mêmes conditions que celles prévues pour les approvisionnements décentralisés. Les commandes sont passées par les autorités expressément prévues au marché.

Les approvisionnements peuvent être aussi réalisés auprès des commissariats des armées et services, de l'union des groupements d'achats publics (UGAP) ou de centrales d'achats.

4.2.3. Approvisionnements centralisés des matériels du service des essences des armées.

Les achats centralisés servent à recompléter les stocks de matériels du SEA ou éventuellement à approvisionner directement les établissements.

Trimestriellement, selon des modalités fixées par les directions dont ils dépendent, les établissements expriment leurs besoins par demande d'approvisionnement imprimé n612*/46 transmise en un exemplaire par leur direction à l'EATSEA.

4.3. Facturation et certification.

4.3.1. Approvisionnements décentralisés.

Les factures des matériels approvisionnés localement (réalisés par l'établissement) sont certifiées par les chefs d'établissements concernés puis transmises à leur direction avec l'exemplaire du bon de commande correspondant accompagné d'une fiche suiveuse.

Dans le cas particulier d'achats sur « compte client », la facture est adressée par l'établissement périodiquement à la direction accompagnée de la fiche suiveuse et du bon de commande récapitulatif reprenant le détail des indications portées sur la facture, lesquelles doivent être conformes aux bons d'achats initiaux.

Les opérations liées à la facturation des matériels approvisionnés sur marchés à bons de commande sont effectuées selon les dispositions contractuelles insérées dans les marchés.

4.3.2. Approvisionnements centralisés.

Dans le cadre des matériels livrés directement par les fournisseurs à l'établissement destinataire, ce dernier transmet à l'EATSEA sous le couvert de sa direction la facture certifiée, accompagnée d'une fiche suiveuse.

5. Textes abrogés.

Circulaire n6363/DEF/DCE/4/MAT/353 du 29 septembre 1977 relative à la gestion des matériels essence-guerre.

Circulaire n1849/DEF/DCSEA/SDE/218 du 9 mars 1994 relative aux plans d'équipements en matériels des établissements du service des essences des armées.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général, directeur central du service des essences des armées,

Michel SCHMITZ.

Annexes

ANNEXE I. Tableau synoptique. Approvisionnement des matériels du service des essences des armées acquis sur le titre V.

ANNEXE II. Liste des organismes du service des essences des armées pour lesquels un plan d'équipement en matériels est obligatoire.

Directions.

Organismes.

Base pétrolière interarmées.

Tous services.

Directions interarmées régionales du service des essences des armées en régions Atlantique, Nord-Est et Méditerranée.

Ateliers NTI 2.

Organismes à vocation particulière (EFH La Pallice, …).

Établissement administratif et technique du service des essences des armées.

CLSEA.

Équipes travaux.

Autres entités à missions particulières.

Laboratoire du service des essences des armées.

Établissement de Marseille.

 

1 612*/46 Demande d'approvisionnement trimestrielle titre III.

1 612*/47 Etat des besoins en matériels relevant du titre V. Plan d'équipement matériel.

1 612*/48 Etat des besoins en matériels relevant du titre V.

1 612*/49 Etat récapitulatif des besoins en matériels relevant du titre V.

1 612*/50 Fiche de prévision budgétaire matériel.