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INSTRUCTION N° 201/EMA/SH relative à la composition et à la gestion des archives administratives militaires.

Du 12 janvier 1962
NOR

Précédent modificatif :  1er modificatif du 11 mars 1963 (BO/G, p. 1828).

Texte(s) abrogé(s) :

VoirArt. 6.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  563.1.4.1.

Référence de publication : BOEM/G 220-2, p. 15.

Niveau-Titre 1. Composition des archives administratives.

Art. 1er.

Les archives administratives se composent des documents concernant les personnes ayant appartenu à l'armée.

Art. 2.

Sont versés aux archives administratives :

  • les dossiers des officiers de l'armée active rayés des cadres, dans les conditions prévues par l'instruction relative à la composition et à la tenue des dossiers des officiers de l'armée active ;

  • les dossiers des officiers de réserve rayés des cadres, dans les conditions prévues par l'instruction relative à la composition et à la tenue des dossiers des officiers et aspirants de réserve ;

  • la documentation matriculaire de base (feuillets nominatifs de contrôle et registres matricules) de tous les militaires non officiers, lorsque l'ordre en est donné pour chaque classe de recrutement ;

  • les archives collectives des formations dissoutes (archives de commandement et archives médicales) définies par l'instruction n4634/EMA/1/O du 4 novembre 1958 (BOEM/G 672, p. 58).

Niveau-Titre 2. Gestion des archives administratives.

Art. 3.

La gestion des archives administratives est assurée par le bureau central des archives administratives militaires.

Art. 4.

Les documents des archives administratives, lorsque cent années environ se sont écoulées depuis leur envoi initial, sont versés aux archives historiques dans les conditions fixées par la réglementation propre à ce service.

Art. 5.

(Complété : 1er modif.) Les documents des archives administratives ne sont pas communicables avant leur versement aux archives historiques.

En effet, ces documents, même après leur versement ultérieur aux archives historiques, n'étant communicables aux tiers qu'après les délais fixés par les instructions relatives à la communication des archives historiques (1) ne peuvent être communiqués avant ce versement.

Art. 5 bis.

Toutefois, avant leur versement aux archives historiques, les documents composant les archives administratives peuvent faire l'objet, par les intéressés eux-mêmes ou leurs ayants cause s'ils sont dûment justifié de leur qualité, de demandes d'états signalétiques et des services, relevés, certificats et états de services.

Les demandes de cette nature doivent recevoir satisfaction, dans les conditions générales prescrites par les instructions relatives aux demandes de renseignements concernant les personnels militaires (2), par les soins du chef du BCAAM ou des autorités militaires provisoirement détentrices des dossiers ou documents concernant les intéressés. Les diverses autorités en cause ont qualité, le cas échéant, pour provoquer l'envoi par les intéressés de toutes justifications utiles ou effectuer les enquêtes complémentaires qui se révéleraient nécessaires.

Art. 5 ter.

De même, avant leur versement aux archives historiques, les documents composant les archives administratives peuvent être communiqués aux directions d'armes ou de services intéressés de l'administration centrale, à l'exclusion de toute autre autorité, quelle que soit.

Les communications de ces archives sont effectuées, en principe, à l'initiative de l'administration centrale.

Toutefois, à l'occasion de requêtes qui leur seraient adressées, et en cas de litige ou de questions de principe qu'ils ne pourraient régler eux-mêmes, les services détenteurs de ces archives peuvent communiquer à l'administration centrale (directions d'armes ou de services intéressées) pour décision, les documents qui feraient l'objet d'une contestation (pièces des dossiers du personnel).

Art. 6.

L' instruction 836 /EMA/SH/AD du 15 février 1961 (BO/G, p. 902) est abrogée.