Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir le rôle du commissariat de l'armée de terre pour l'exercice de la surveillance administrative et technique sur les clubs sportifs et artistiques existant dans les formations de l'armée de terre.

Elle ne se substitue pas aux textes existants sur les associations et ceux définissant les rôle, attributions, missions des clubs sportifs et artistiques.

La surveillance administrative et technique porte sur le contrôle administratif et financier au titre de la mise à disposition des clubs de personnels, d'infrastructure, de matériels et au titre de la bonne utilisation des subventions accordées.

1. L'exercice de la surveillance administrative et technique.

1.1. L'autorité responsable.

Le ministre de la défense assure la tutelle des clubs sportifs et artistiques de la défense nationale. Il a le droit de faire visiter les clubs par ses délégués et de se faire rendre compte de leur fonctionnement. À ce titre le général commandant la région terre agit comme délégué du ministre et mène des actions de surveillance de l'administration et du fonctionnement des clubs. Ces actions peuvent être déléguées notamment au commissariat de l'armée de terre.

1.2. Champ d'application.

La surveillance administrative et technique s'exerce dans le cadre de l'instruction citée en deuxième référence et de la circulaire citée en troisième référence et porte d'une part sur le contrôle administratif, et d'autre part sur le contrôle de l'adéquation des ressources et des emplois.

Est exclue du champ d'application la vérification des comptes du club sportif et artistique qui est soumise aux contrôles prévus pour les associations loi 1901 et par les textes rappelés en annexe.

2. Conditions d'exercice de la surveillance.

Afin de renseigner le représentant du ministre du bon fonctionnement du club sportif et artistique, le commissariat de l'armée de terre s'assure de la détention de certains documents, de leur conformité aux textes en vigueur, et de l'existence et de la bonne exécution du budget du club.

2.1. Contrôle administratif.

2.1.1. Documents à détenir au niveau du corps.

La création du club sportif et artistique au sein de la formation doit être inscrite sur un registre chronologique de création des associations. Ce registre est détenu au niveau du secrétariat du corps et coté et paraphé par le chef de corps. Il permet d'une part de connaître le nombre d'associations existant dans le corps mais aussi de vérifier que les autorisations de domiciliation ont bien été accordées par le chef de corps.

Un exemplaire de la convention signée entre le représentant du club sportif et artistique et l'autorité militaire pour la mise à disposition de locaux, matériels… devra être détenu par chacun des signataires.

2.1.2. Documents à détenir au niveau du club sportif et artistique.

Le club sportif et artistique est, comme toute association, tenu de détenir et conserver un certain nombre de documents.

Ainsi, les documents suivants doivent être régulièrement tenus :

• statut du club ;

• décision d'agrément du ministre ;

• affiliation à l'union fédérale des clubs sportifs et artistiques de la défense nationale ;

• contrat d'assurance ;

• règlement intérieur ;

• conventions locales existantes ;

• convention corps/club sportif et artistique ;

• copie de la parution au Journal officiel de la création du club et toute copie du Journal officiel mentionnant une modification du statut, de l'administration ou de la direction du club ;

• registre spécial folioté, dont les première et dernière pages sont signées, les autres étant paraphées, détenu au siège de l'association sur lequel sont mentionnées toutes modifications portant sur les statuts, le titre de l'association, le siège, la composition ainsi que leurs dates de récépissés de déclaration à la préfecture. Il doit être ouvert durant toute l'existence du club ;

• registre des délibérations dans lequel sont portés les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales ;

• registre des matériels.

2.2. Adéquation des ressources et des emplois.

Sans s'immiscer dans les contrôles de la comptabilité prévus pour les associations loi 1901 et les clubs sportifs et artistiques, le représentant du ministre peut :

• se faire présenter un compte prévisionnel d'emploi des ressources et notamment celui des subventions reçues ;

• vérifier l'existence d'un registre journal et de pièces comptables tant pour les recettes que pour les dépenses, classées dans un ordre chronologique par exercice civil ;

• apprécier la situation financière du club et notamment si les emplois sont équilibrés avec les ressources ;

• s'assurer de la conservation des comptabilités pendant un délai de dix ans minimum.

Par ailleurs, le représentant du ministre peut contrôler la bonne utilisation des subventions accordées.

2.3. Emploi et suivi du matériel.

Les locaux et les matériels mis à disposition du club sportif et artistique dans le cadre de la convention signée avec le chef de corps peuvent faire l'objet d'un contrôle par l'autorité militaire. Cette dernière, ou son représentant, doivent pouvoir vérifier à tout moment l'état d'entretien des locaux, la présence des matériels et des équipements.

3. Modalités d'exécution.

3.1. Périodicité.

La périodicité de visite est définie par le général commandant la région terre. Elle a lieu en général une fois par an.

3.2. Compte rendu.

Le représentant de l'autorité militaire ayant réalisé la visite sur place, rédige un compte rendu de visite mentionnant les points visités, les remarques émises et les recommandations faites en cas de manquement aux règles de fonctionnement des clubs sportifs et artistiques de la défense. Ce compte rendu est adressé au général commandant la région terre avec copie au chef de corps de la formation où le club sportif et artistique est domicilié.