La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l'arrêté du 6 août 2001 relatif aux comités sociaux, conformément à son article 19, et notamment en ce qui concerne la composition des comités sociaux et le renouvellement de leurs membres.

1. Composition des comités sociaux.

1.1. (Modifié : Instruction du 05/10/2009.) Chacun des 5 collèges de personnel (collèges officier, sous-officier, militaire du rang, cadre et maîtrise, ouvrier et employé) défini à l'article 7 de l'arrêté précité est représenté au comité social en fonction de son effectif, à raison de :

• 1 représentant de 5 à 50 personnes ;

• 2 représentants de 51 à 200 personnes ;

• 3 représentants de 201 à 500 personnes ;

• 4 représentants de 501 à 1 000 personnes ;

• 5 représentants de 1 001 à 2 000 personnes ;

• 6 représentants de 2 001 à 3 000 personnes ;

• 7 représentants de 3 001 à 4 000 personnes ;

• 8 représentants de 4 001 à 8 000 personnes ;

• 9 représentants de 8 001 à 12 000 personnes ;

• 10 représentants au-dessus de 12 000 personnes.

Cet effectif est apprécié sur la base de l'effectif moyen des douze derniers mois précédant la date d'affichage des listes des électeurs aux élections des représentants du personnel civil, étant observé qu'un agent travaillant à temps partiel est comptabilisé comme s'il travaillait à temps plein.

1.2. Un minimum de 5 personnes est exigé pour la constitution d'un collège. En deçà de ce seuil :

• pour le personnel civil, une fusion des collèges est opérée ;

• pour le personnel militaire, lorsque ce seuil n'est pas atteint par le collège officier la fusion se réalise avec le collège sous-officier. Lorsque ce seuil n'est pas atteint par le collège sous-officier ou le collège militaires du rang, il est constitué un collège unique non officier.

1.3. Un comité social ne peut comporter moins de 10 représentants. Pour atteindre cet effectif, un siège supplémentaire est octroyé aux collèges les plus importants.

2. Désignation des représentants du personnel militaire.

2.1. Candidatures.

(Modifié : Instruction du 05/10/2009.)

La représentation du personnel militaire au sein des comités sociaux est fondée sur le principe du volontariat. Il appartient au commandement de susciter et d\'encourager la candidature de personnes particulièrement motivées et aptes à remplir efficacement les fonctions de membre d\'un comité social. La composition du comité social distingue le personnel officier, le personnel sous-officier et les militaires du rang.

La désignation des représentants militaires incombe au commandant de la zone territoriale, au commandant de la base aérienne, au chef du district social de la délégation générale de l\'armement (DGA). Leur choix doit s\'exercer parmi les volontaires ayant déclaré leur candidature à l\'aide de l\'imprimé n° 640*/30 ci-joint, afin de retenir le candidat qui paraît le plus représentatif. Ce choix doit, en outre, dans la mesure du possible, assurer une représentation des différentes formations, services ou établissements du ressort du comité social. D\'autre part, afin de garantir la continuité d\'action, gage de l\'efficacité des membres d\'un comité social, ceux-ci doivent être choisis parmi les personnes susceptibles de remplir leurs fonctions pendant une durée suffisante.

Le personnel militaire des services de l\'action sociale (directeur local de l\'action sociale et leurs adjoints, chef de district social) ne peuvent être désignés pour représenter le personnel.

Les conditions à remplir par les candidats telles qu\'elles sont définies à l\'article 7, premier alinéa de l\'arrêté du 6 août 2001 sont appréciées à la date fixée pour les élections des représentants des personnels civils. Cette date est unique pour l\'ensemble des comités sociaux. Elle est déterminée par circulaire du ministre de la défense, au plus tard soixante-quinze jours avant les élections.

2.2. Procédure de désignation.

2.2.1. Le chef de corps, le commandant d'unité, le chef de service ou d'établissement est chargé de recueillir les déclarations de candidature. Il les adresse toutes, ainsi que les listes des volontaires établies par catégorie de personnel (officier, sous-officier, militaires du rang) au commandant territorial ou de la base aérienne servant de ressort au comité social.

Au vu de ces listes, le commandant territorial ou de la base aérienne choisit un nombre de représentants titulaires du personnel officier, du personnel sous-officier et des militaires du rang égal au nombre de sièges à pourvoir pour chaque catégorie dans le ou les comités sociaux considérés. Les représentants sont classés sur la liste dans l'ordre alphabétique. Il est procédé de la même façon pour le choix des suppléants.

La décision pour l'armée de terre intervient en outre sur proposition du commandant d'armes de la garnison ou dans la marine pour les bases d'aéronautique navale érigées en sous-district social sur celle du commandant de la base considérée.

Au cas où, exceptionnellement, pour un comité social donné, aucun volontaire ne se serait manifesté ou si le nombre de candidatures présentées pour l'une ou l'autre catégorie n'atteignait pas le double du nombre de sièges à pourvoir, il appartient au commandant territorial ou de la base aérienne de susciter des candidatures. Si, malgré cela, aucune candidature n'est présentée, le commandant procède à la désignation d'office du personnel qui lui paraîtrait le plus qualifié.

La désignation des représentants militaires fait l'objet d'un imprimé n° 640*/31, ci-joint, signé du commandant territorial ou de la base aérienne et qui est adressé au chef du district social, ainsi qu'aux chefs de corps, commandants d'unité, chefs de service ou d'établissement, aux fins de notification et d'affichage.

2.2.2. (Modifié : Instruction du 05/10/2009.) Le chef de district social de la DGA recueille les candidatures, établit les listes de volontaires, choisit les candidats et les désigne selon les procédures précisées ci-dessus.

3. Élection des représentants du personnel civiL.

3.1. Dispositions particulières d'organisation.

3.1.1. Les élections des représentants du personnel civil aux comités sociaux se déroulent selon des modalités identiques à celles fixées pour les élections des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail, par l'instruction n° 303365/DEF/SGA/DFP/PER/5 du 10 décembre 1999 (BOC, 2000, p. 115).

Cependant, la nature particulière des districts ou sous-districts sociaux, dont relèvent les comités sociaux, implique des dispositions propres en matière de responsabilité des opérations de vote à ces élections.

3.1.2. La responsabilité des opérations de vote.

 (Modifié : Instruction du 05/10/2009.)

a) La responsabilité des opérations de vote est assurée :

• pour les comités sociaux : par les officiers généraux commandant de régions terre, aérienne ou de gendarmerie, d'arrondissements maritimes chacun en ce qui le concerne, par le commandant local dont relèvent les districts ou sous-districts sociaux outre-mer ;

• pour les comités sociaux de la délégation générale pour l'armement : par le directeur de l'organisme support de district social de la DGA.

En ce qui concerne les personnels civils des établissements publics administratifs (EPA) relevant du ministère de la défense, l'organisation matérielle et la responsabilité des opérations de vote incombent à l'autorité dont relève le comité social de rattachement, telle que définie par l'instruction n° 1030/DEF/SGA du 2 octobre 2001 modifiée relative à l'implantation des comités sociaux et des commissions restreintes. Le vote des personnels civils des EPA a lieu dans le bureau de vote le plus proche du comité social de rattachement.

b) La charge des frais des opérations de vote est supportée par chaque région terre, aérienne ou de gendarmerie, chaque arrondissement maritime, ou chaque commandement supérieur de territoire ou département d'outre-mer, pour la DGA, par l'organisme support du district social.

c) Pour chaque comité social, le commandant de chaque région terre, aérienne ou de gendarmerie, de chaque arrondissement maritime désigne le corps, l'unité, le service ou l'établissement chargé du support matériel et de l'exécution desdites opérations, ainsi qu'un officier supérieur pour assurer la direction de celles-ci. Cette désignation intervient au plus tard soixante jours avant la date des élections.

Cet officier supérieur est habilité à prendre contact directement avec les commandements et services locaux pour étudier et arrêter sous son autorité les modalités du vote.

3.2. Électorat.

3.2.1. (Remplacé : Instruction du 05/10/2009.) Sous réserve de réunir les conditions énumérées ci-après , sont électeurs :

• les agents civils tels que définis au titre 1, chapitre 2, section 1, sous-section 1 ⁽¹⁾ et 2 de la circulaire n° 177/DEF/SGA du 14 février 2008 relative à la qualité de ressortissant de l\'action sociale des armées ;
  

• les personnels civils de la gendarmerie nationale en application des dispositions de l\'annexe IV. de la convention de délégation de gestion cadre n° INTK08300585/DEFM0851771X du 28 juillet 2008 ;
  

• les personnels civils employés par les établissements publics administratifs relevant du ministère de la défense et rémunérés par ces établissements ou par le ministère de la défense.

Pour avoir la qualité d\'électeur, ces personnels doivent remplir les conditions cumulatives suivantes :

• être âgés de 16 ans révolus à la date des élections ;
  

• être en activité ⁽²⁾ au sein du ministère de la défense ou dans les services de la gendarmerie nationale ;
  

• avoir au moins trois mois d\'ancienneté au ministère de la défense ou dans les services et organismes précités appréciés au regard des services effectués en la seule qualité d\'agent civil à cette même date.

3.2.2. (Supprimé : Instruction du 05/10/2009.)

3.2.3. Répartition.

(Remplacé : Instruction du 05/10/2009.)

Le personnel est réparti en deux collèges, étant observé qu\'un collège pour exister, doit comprendre au moins cinq électeurs inscrits en son sein :

a) Collège « cadres et maîtrise » : fonctionnaires titulaires et stagiaires des catégories A et B de la fonction publique ; agents non titulaires de niveaux A et B mentionnés en annexe III. ainsi que les personnels assimilés.

b) Collège « ouvriers et employés » : fonctionnaires titulaires et stagiaires des catégories C de la fonction publique ; ouvriers de l\'État y compris les chefs d\'équipe, techniciens à statut ouvrier (TSO) ; agents titulaires de niveaux C mentionnés en annexe III. ainsi que les personnels assimilés.

3.2.4.1. Chaque autorité responsable des élections définie au point 3.1.2. ci-dessus dresse, quarante-cinq jours au moins avant la date des élections, les listes des électeurs définis au point 3.2.1. qui sont établies d\'une part au titre du collège « cadres et maîtrise » et d\'autre part au titre du collège « ouvriers et employés ».

Les personnels en voie de prémutation ou de mutation votent dans leur nouvelle affectation. L\'autorité responsable des élections s\'assure de leur radiation des contrôles de leur affectation d\'origine. Si des difficultés apparaissent avant la date de clôture des listes, ces personnels peuvent voter dans leur affectation d\'origine.

3.2.4.2. Délais pour l\'affichage des listes des élections.

Les listes alphabétiques des électeurs et les conditions générales d\'organisation du scrutin sont portées à la connaissance des agents intéressés par voie d\'affichage impérativement quarante-cinq jours avant la date des élections.

Les électeurs disposent de dix jours à compter de la date d\'affichage des listes pour vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d\'inscription complémentaire ou de rectification.

À l\'issue de ce délai, les listes définitives agréées par l\'autorité responsable des élections et se substituant aux précédentes font l\'objet d\'un affichage obligatoire vingt jours avant la date des élections.

3.2.4.3. Vote par correspondance.

Les électeurs empêchés ⁽³⁾, pour une raison de service ⁽⁴⁾ ou personnelle justifiée, de se rendre au bureau de vote, sont autorisés à voter par correspondance. Le vote par correspondance a lieu obligatoirement par la voie postale oblitérée.

Le responsable du bureau du personnel civil dont dépend l\'électeur votant par correspondance indique, dès que possible, à l\'autorité responsable des élections, les noms des électeurs désirant voter par correspondance. La liste de ces électeurs, établie par collège et le cas échéant par bureau ou section de vote (cf. 3.6.1.2.) doit être close dix jours avant la date du scrutin.

Cependant, dans la limite des délais d\'envoi et de retour du matériel nécessaire au vote par correspondance, l\'autorité responsable des élections est autorisée à établir un additif à la liste pour les agents envoyés en mission ou en déplacement, le cas échéant pour ceux placés en arrêt de travail médical ou absents pour événements graves postérieurement à la clôture de la liste initiale du personnel bénéficiant de cette procédure de vote.

Les listes, comportant l\'ensemble des électeurs, établies en application du point 3.2.4. ci-dessus, doivent porter la mention « vote par correspondance » en regard de l\'identité de la personne ayant demandé à bénéficier de cette procédure.

L\'autorité responsable des élections remet ou expédie à chaque électeur autorisé à voter par correspondance autant de bulletins qu\'il existe de listes de candidats à raison d\'un bulletin par liste ainsi que trois enveloppes : l\'enveloppe n^o 1 sans inscription, l\'enveloppe n° 2 portant au dos le nom de l\'électeur, son bureau ou sa section de vote de rattachement ainsi qu\'une case réservée à sa signature et enfin l\'enveloppe n° 3 libellée à l\'adresse de l\'organisme chargé des élections et affranchie par ce dernier.

L\'électeur doit insérer son bulletin de vote dans l\'enveloppe n° 1 qui ne doit porter aucune mention, ni aucun signe distinctif. Il place ensuite l\'enveloppe n° 1 dans l\'enveloppe n° 2 où il appose sa signature dans la case prévue à cet effet. Il place enfin cette enveloppe n° 2 dans l\'enveloppe n° 3. Les enveloppes n° 2 et n° 3 doivent être cachetées.

L\'enveloppe n° 3 doit parvenir avant la clôture du scrutin à l\'autorité responsable chargée des élections et être placée dans un meuble fermé à clef dans l\'attente d\'être remise au responsable du bureau ou de la section de vote concerné pour la prise en compte du bulletin de vote dès la fin du scrutin du vote direct, s\'il est conforme.

Si, néanmoins, l\'électeur considéré participe directement au scrutin, son vote par correspondance n\'est pas pris en compte. Les enveloppes qui parviendraient après la clôture sont retournées, sans être ouvertes, à l\'expéditeur.

3.2.4.4. Vote par procédure exceptionnelle.

Lorsqu\'un ordre de mission est délivré à un agent moins de soixante-douze heures avant l\'ouverture du scrutin et que l\'exécution de cette mission ne lui permet pas de participer à ce scrutin, cet agent bénéficie du vote par procédure exceptionnelle.

Un agent autorisé moins de soixante-douze heures avant le jour du scrutin par son chef de service à être absent le jour du vote, peut également bénéficier du vote par procédure exceptionnelle.

Dans ces deux cas, les modalités d\'organisation de ce vote sont les suivantes :

• l\'intéressé se voit délivrer, par le président ou le secrétaire du bureau de vote ou de la section de vote auquel il est rattaché, en présence de deux témoins, le matériel de vote par correspondance ;

• cet électeur remet, au même président ou secrétaire, en présence des deux agents mentionnés ci-dessus, l\'enveloppe n° 2 contenant l\'enveloppe n° 1 renfermant le bulletin qu\'il y aura introduit dans les conditions de secret nécessaires ;

• ces quatre personnes signent l\'enveloppe n° 2 au dos de laquelle figure le nom de l\'électeur ;

• cette enveloppe n° 2 doit être placée dans un meuble fermé à clef dans l\'attente de la prise en compte du bulletin de vote qu\'elle contient, s\'il est conforme, par le responsable du bureau ou de la section de vote concernés, dès la clôture du scrutin de vote direct ;

• la mention « vote par procédure exceptionnelle » doit figurer sur les listes comportant l\'ensemble des électeurs de la même manière que pour le vote par correspondance ;

• si néanmoins l\'électeur prend part directement au scrutin, son vote par procédure exceptionnelle n\'est pas pris en compte.

3.2.5. Un électeur ne peut voter que pour les candidats du collège auquel il appartient.

3.3. Candidatures.

Un électeur ne peut faire acte de candidature qu'au titre du collège auquel il appartient.

3.3.1. Les personnels civils des services de l'action sociale (directeur local de l'action sociale et leurs adjoints, chef de district social, conseiller technique de service social et assistant de service social) ne peuvent faire acte de candidature.

3.3.2. Les conditions d'éligibilité.

(Remplacé : Instruction du 05/10/2009.)

Sont éligibles tous les électeurs définis au point 3.2.1. qui ont 18 ans révolus, six mois d'ancienneté ⁽⁵⁾ et qui, à la date des élections, sont en situation d'activité au sein du ministère de la défense, dans un établissement public administratif relevant du ministère de la défense ou dans les services de la gendarmerie nationale, à l'exception de ceux mentionnés au point 3.3.1.

3.3.3. Répartition des sièges des représentants du personnel civil.

3.3.3.1. Le nombre de sièges à pourvoir est fixé au titre 1 de la présente instruction.

3.3.3.2. L'autorité responsable désigne pour pallier l'absence de candidatures au titre d'au moins un collège, le ou les représentant(s) titulaire(s) du personnel civil et si possible le ou les suppléant(s) participant aux travaux du comité. Les agents ainsi désignés doivent remplir les conditions d'éligibilité requises au point 3.3.2. de la présente instruction.

Dans ce cas, un constat de carence (imprimé n° 640*/35) est renseigné. Il est ensuite communiqué pour information, d'une part, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et d'autre part, à l'ensemble du personnel par voie d'affichage au plus tard à la date du scrutin.

3.4. Qualité d'organisation syndicale.

(Modifié : Instruction du 05/10/2009.)

Les listes des candidats proposées aux suffrages de chacun des collèges électoraux établies en application du point 3.3 ci-dessus sont exclusivement présentées par les organisations syndicales qui, conformément à la référence à l'instruction n° 310815/DEF/SGA/DRH-MD/RSSF/1 du 2 mai 2008 relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense, satisfont à l'une au moins des deux conditions suivantes :

• avoir déposé auprès du ministre de la défense, sous la signature d'un responsable mandaté, copie certifiée conforme de leurs statuts. Il en résulte notamment que toute organisation syndicale reconnue représentative à l'échelon ministériel, à l'issue de la dernière élection des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) du ministère de la défense, peut présenter à l'occasion d'une nouvelle élection, une liste de candidats dans l'un quelconque des organismes concernés, sous réserve des dispositions prévues au point 3.5. b) ci-dessous ;

• avoir constitué dans l'un au moins des établissements implantés dans le ressort du comité social, un syndicat (ou une section locale) et avoir notifié par écrit cette constitution à l'autorité responsable des élections en lui faisant parvenir un exemplaire des statuts dudit syndicat (ou section locale).

3.5. Établissement des listes de candidats.

(Modifié : Instruction du 23/10/2009.)

a) Les listes des candidats sont établies par collège.

b) Chaque liste doit porter le sigle du syndicat qui la présente ainsi que le sigle de l\'union, de la fédération ou de la confédération à laquelle il appartient.

Il n\'est pas possible pour deux ou plusieurs organisations syndicales affiliées à une même structure de niveau supérieur (union, fédération, confédération) de présenter des listes concurrentes en se réclamant de l\'appartenance à cette structure de niveau supérieur (voir Annexe II.).

Une seule d\'entre elles pourra utiliser le sigle de cette structure de niveau supérieur.

Lorsque les responsables des organismes chargés des élections qui ont la charge de vérifier cette disposition, constatent que deux ou plusieurs organisations syndicales utilisent le sigle de la même structure de niveau supérieur dans un même collège, ils en informent, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les délégués de ces listes.

Ces derniers disposent alors d\'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.

Si, après l\'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus, les responsables des organismes chargés des élections doivent immédiatement saisir la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) à laquelle il appartient de consulter la structure syndicale de niveau supérieur concernée pour arbitrage.

Pour la détermination du nombre de sièges à attribuer à chaque organisation syndicale au conseil central de l\'action sociale et au conseil de gestion de l\'institut de gestion sociale des armées (IGeSA), les suffrages seront comptabilisés et centralisés sous les sigles des structures de niveau plus élevé.

c) Un candidat ne peut figurer que sur une liste. En cas de candidatures doubles ou multiples, ce candidat est radié de l\'ensemble des listes sur lesquelles il figure. Les listes devenues incomplètes peuvent être complétées par les responsables de liste dans les délais d\'affichage prévus au point 3.5. h).

d) Les candidats figurant en surnombre sur une liste sont radiés d\'office dans l\'ordre inverse de leur place sur cette liste de telle sorte que le nombre de candidats restant soit égal au nombre de représentants titulaires et suppléants à élire.

e) Chaque liste comprend, en principe, le nombre total des représentants titulaires et suppléants à élire dans le collège concerné. Toutefois, des listes incomplètes peuvent être présentées, à condition que le nombre de candidats figurant sur ces listes soit un nombre pair, l\'élection du titulaire entraînant automatiquement celle du suppléant.

f) Deux ou plusieurs syndicats affiliés à ces structures de niveau supérieur différentes peuvent s\'associer pour proposer une liste commune avec des candidats communs.

g) Chaque liste comporte obligatoirement le nom d\'un agent électeur, même non-candidat, responsable de liste, appartenant à l\'organisme chargé des élections ou, le cas échéant, à un organisme regroupé et habilité à représenter la liste dans toutes les opérations électorales.

h) Chaque liste est déposée par le responsable de liste auprès de l\'autorité responsable des élections, trente quatre jours au moins avant la date de l\'élection et l\'affichage effectué vingt jours avant cette date.

i) Chaque liste doit être accompagnée d\'une déclaration de candidature signée par chaque candidat ; cette formalité peut cependant être remplie par voie de simple émargement de chaque intéressé en regard de son nom.

j) Tous les documents et bulletins de vote mentionnant ou reproduisant une liste de candidats doivent comporter les sigles figurant sur cette liste.

k) Aucun retrait de candidature n\'est possible après le dépôt des listes même si ce dépôt intervient avant la date limite de dépôt réglementaire de ces listes. Toutefois, si entre le dépôt de la liste et son affichage, un candidat est défaillant pour une raison de force majeure, ou si l\'administration constate qu\'un candidat n\'est pas éligible, l\'administration informe le responsable de liste de la possibilité de remplacer le candidat défaillant ou inéligible avant la date d\'affichage des listes.

Le nouveau candidat doit remplir les conditions d\'éligibilité requises.

Si le remplacement ne peut être opéré dans ce délai, la liste est réputée incomplète, la candidature du suppléant du candidat inéligible ou défaillant (ou de celle du titulaire si c\'est le suppléant qui est défaillant ou inéligible) est invalidée.

Lorsque la défaillance ou la constatation de l\'inégibilité se produit après l\'affichage, la liste est aussitôt réputée incomplète dans les conditions précisées ci-dessus.

3.6. Organisation du vote.

3.6.1. Mise en place de bureaux de vote.

Un bureau de vote est constitué pour chacun des deux collèges « cadres et maîtrise » d'une part et « ouvriers et employés » d'autre part.

3.6.1.1. Bureau de vote centralisateur.

L'autorité responsable des élections désigne un bureau de vote comme bureau de vote centralisateur. Ce bureau est chargé de la rédaction du procès-verbal récapitulatif dans les conditions fixées au point 3.8.2., dernier alinéa, ci-après.

3.6.1.2. Création éventuelle de sections de vote.

En tant que de besoin, notamment dans le cas où la dispersion géographique le justifie, l'autorité responsable des élections peut adjoindre plusieurs sections de vote à chaque bureau de vote : chacune de ces sections transmet ses résultats au bureau de vote dont elle dépend, au moyen du procès-verbal simplifié de dépouillement.

Il peut ainsi être organisé des sections de vote dans toutes les localités où existent des corps, unités, services ou établissements de quelque importance et comportant des personnels civils. Pour plus de commodité, le cas échéant, dans les grands centres, les électeurs peuvent être répartis en plusieurs sections de vote. Les électeurs d'une même section de vote peuvent donc appartenir à plusieurs organismes.

Pour chaque section de vote est désigné un officier ou fonctionnaire chargé de l'organisation matérielle du vote et de la direction de toutes les opérations électorales pour tous les électeurs en service ou inscrits sur les contrôles des organismes stationnés dans le ressort de la section.

Ce responsable est en principe le chef (ou son représentant nommément désigné) de l'organisme où se trouve installé le siège de la section de vote. Il est assisté d'un secrétaire désigné par ses soins.

3.6.2. Composition du bureau de vote ou de la section de vote.

Président : l'autorité responsable des élections ou son représentant. S'il s'agit d'un agent civil, il ne doit pas être candidat.

Assesseurs : deux électeurs non candidats (un titulaire et un suppléant) par liste, présentés par le responsable de liste, lequel peut lui-même siéger en qualité d'assesseur, s'il n'est pas lui même candidat.

Toutetois, s'il s'avère impossible de satisfaire à ces modalités, le bureau ou la section de vote sera réputé constitué s'il comprend au moins deux assesseurs non candidats présentés par les organisations syndicales dépositaires de listes.

Si ces dernières conditions ne peuvent pas être remplies, l'autorité responsable des élections désigne deux assesseurs parmi les électeurs non candidats.

Les assesseurs ne relèvent pas obligatoirement du collège de la liste au titre de laquelle ils sont désignés en tant qu'assesseurs.

Secrétaire : un agent du service du personnel de l'organisme où se trouve installé le bureau ou la section de vote. S'il s'agit d'un agent civil, il ne doit pas être candidat.

En conséquence, quatre personnes au moins, sont nécessaires pour constituer un bureau ou une section de vote.

3.6.3. Les bulletins de vote.

Les bulletins de vote établis conformément au point 3.5. j) (imprimé n° 640*/32 sont identiques pour un même collège (même présentation et même couleur) et mentionnent les noms et prénoms des candidats. Ils sont établis, ainsi que les enveloppes opaques destinées à les recevoir, aux frais et à la diligence de l'autorité responsable des élections. Ils sont remis à chaque bureau de vote, en nombre au moins égal, pour chaque liste, au nombre des électeurs qui y sont inscrits.

3.7. Les opérations électorales.

3.7.1. Déroulement du vote.

Le sopérations de vote sont publiques ; elles se déroulent à l'intérieur de l'organisme où se trouve installé le bureau ou la section de vote. Le temps passé au vote est considéré comme temps de travail.

Le vote a lieu au scrutin secret. Un ou plusieurs isoloirs sont mis à la disposition des électeurs ; le passage dans l'isoloir est obligatoire.

L'électeur justifie de son identité, puis dépose dans l'urne l'enveloppe contenant son bulletin ; le président du bureau de vote ou de la section de vote indique alors verbalement que l'électeur « a voté » et demande à celui-ci d'émarger la liste électorale en regard de son nom.

3.7.2. Le scrutin.

Les listes électorales sont affichées à l'entrée de chaque bureau et section de vote.

Le scrutin commence le matin, au début de la séance de travail et chaque bureau ou section de vote reste ouvert sans interruption pendant sept heures.

Toutefois, le président du bureau ou de la section de vote peut déclarer le scrutin clos lorsque la totalité des électeurs figurant sur la liste électorale a voté. Il peut également retarder l'heure de la clôture du scrutin, notamment en fonction des différents horaires existants ou de l'heure de la dernière distribution du courrier postal du jour.

Durant la période d'ouverture du bureau ou de la section de vote, la présence effective et permanente d'au moins deux membres du bureau est obligatoire ; l'un d'eux est un représentant de l'administration.

3.8. Exploitation des votes par collège.

3.8.1. Le recensement des votes.

Immédiatement après la clôture du scrutin, chaque bureau ou section de vote :

• recense les enveloppes n° 3 des votes par correspondance présentant une oblitération postale, celles qui ne présentent pas d'oblitération postale sont retournées à l'expéditeur sans être ouvertes (cf. 3.2.4.3.) ;

• recense également les enveloppes n° 2 des votes par procédure exceptionnelle (cf. 3.2.4.4.) ;

• ouvre les enveloppes n° 3 recensées et en extrait les enveloppes n° 2 ;

• pointe sur la liste électorale les noms, figurant sur l'enveloppe n° 2, des électeurs ayant voté par correspondance et par procédure exceptionnelle ;

• met à part et détruit les enveloppes n° 2 des votes par correspondance et par procédure exceptionnelle des électeurs qui ont émargé, après avoir déposé leur bulletin de vote dans l'urne ;

• dépose dans l'urne correspondante les enveloppes n° 1 contenant les bulletins de vote des électeurs participant au scrutin par correspondance ou par procédure exceptionnelle ;

• conserve les enveloppes n° 2 pendant la période où un recours peut être formé (cf. 3.8.4.).

3.8.2. Les opérations de dépouillement.

Le dépouillement des votes suit immédiatement l'opération de recensement des votes. Le transport d'urnes est prohibé.

Le dépouillement est public : tout électeur relevant du comité social peut donc y assister ou y participer en qualité de scrutateur, le temps correspondant étant considéré comme temps de travail.

Le président du bureau ou de la section de vote recueille le contenu de l'urne et compte les enveloppes. Le nombre des enveloppes recueillies doit être égal à celui des votants.

Les bulletins de vote ne doivent comporter aucun signe ou indication autres que ceux expressément autorisés.

Sont déclarés nuls les bulletins blancs, les bulletins panaches, les bulletins dans lesquels les électeurs se font connaître, les bulletins trouvés sans enveloppe dans l'urne, les bulletins portant des signes de reconnaissance, les bulletins sur lesquels des noms ont été rayés, ajoutés ou substitués ainsi que les enveloppes sans bulletin.

Si une enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote identiques, un seul est valable et les autres sont annulés ; si l'enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote non rigoureusement semblables, tous sont uniformément annulés.

Chaque responsable de bureau ou de section de vote, y compris le bureau de vote centralisateur, inscrit le décompte des voix dans la partie adéquate du procès-verbal simplifié (imprimé n° 640*/33). Ce procès-verbal, accompagné des listes d'électeurs pointées et des bulletins de vote correspondants est remis en dernier lieu au bureau de vote centralisateur compétent qui regroupe l'ensemble des résultats.

Pour ce faire, le président du bureau de vote centralisateur totalise sur le procès-verbal récapitulatif (imprimé n° 640*/34) les résultats de chacun des bureaux ou section de vote figurant sur les procès-verbaux simplifiés. Au moins un représentant désigné par chaque bureau de vote signe le procès-verbal récapitulatif.

3.8.3. Modalités d'attribution des sièges.

Les sièges sont attribués selon les modalités ci-après qui font l'objet d'exemples de calcul en annexe I.

3.8.3.1. Cas où un seul siège de représentant titulaire est à pourvoir.

L'élection est alors à la majorité simple ; si deux candidats ont obtenu le même nombre de voix, le siège est attribué à celui qui a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

3.8.3.2. Cas où plusieurs sièges de représentants titulaires sont à pourvoir.

On détermine d'abord le quotient électoral du collège concerné, en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges de titulaires à pourvoir.

Toutes les voix recueillies par une liste sont comptabilisées au profit de cette liste sans considération du fait qu'elle est complète ou non, c'est-à-dire que tout suffrage exprimé au profit d'une liste représente une voix au compte de cette liste.

Chaque liste se voit ensuite attribuer autant de sièges de titulaires qu'elle a recueilli de fois le quotient électoral. Au cas où aucun siège n'a pu être pourvu de cette manière, ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

À cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, de sièges déjà attribués à la liste ; les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues ; le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant obtenu la plus forte moyenne, et l'opération est répétée successivement pour chacun des sièges non pourvus, jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes ont obtenu la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, celui-ci est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix ; s'il reste impossible de départager les listes par ce procédé, le siège est attribué à la liste dont le candidat titulaire a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

Si la totalité des sièges attribués à un collège n'est pas pourvue (notamment en présence d'une ou plusieurs listes incomplètes), les sièges restés vacants sont alors attribués à des électeurs de ce collège selon la procédure prévue au point 3.3.3.2.

L'élection d'un candidat titulaire figurant sur une liste entraîne nécessairement l'élection de son suppléant. C'est l'ordre de présentation des candidats sur la liste qui détermine celui des suppléants déclarés élus.

3.8.4. Diffusion des résultats.

(Modifié : Instruction du 05/10/2009.)

Le procès-verbal récapitulatif est dûment rempli et signé à l'issue du dépouillement.

Cette opération effectuée, les résultats sont immédiatement communiqués :

a) Localement par affichage.

b) À la direction locale de l'action sociale.

c) À la direction des ressources humaines du ministère de la défense, service de l'accompagnement professionnel et des pensions, sous-direction de l'action sociale dans les meilleurs délais, par télécopie et par courrier.

Le procès-verbal récapitulatif est conservé par l'organisme chargé des élections pendant toute la durée du mandat des représentants élus du personnel civil. Une copie de ce procès-verbal certifiée conforme par le président du bureau de vote centralisateur est adressée :

• aux autorités chargées du suivi des élections à l'échelon inermédiaire des états-majors et auprès des directions ou services concernés ;

• à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) ;

• aux responsables de listes.

Les procès-verbaux simplifiés, les états de dépouillement et les bulletins nuls sont conservés pendant une durée minimale de huit jours suivant la date du scrutin qui est le délai imparti au dépôt, le cas échéant, d'un recours à adresser auprès de l'autorité responsable des élections, sous forme écrite.

Les contestations non réglées au niveau local sont soumises avec l'ensemble du dossier, sans délai, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) pour décision.

Les recours éventuels formés contre les décisions prises sont portés devant les tribunaux administratifs compétent dans les deux mois à partir de leur notification.

4. Dispositions communes.

4.1. Compte tenu des listes de désignation des représentants militaires et des résultats des élections des personnels civils, chaque chef de district arrête la liste des membres militaires et civils, titulaires et suppléants du ou des comités sociaux compétents pour le district qu'il dirige.

Il prend toutes mesures utiles pour en assurer la diffusion. Il en adresse un exemplaire à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et, suivant le cas, à la direction locale de l'action sociale.

Le comité social est constitué dès diffusion de sa composition.

4.2. Si un membre titulaire est occasionnellement empêché ou n'est plus en mesure d'exercer son mandat (pour cause de démission, radiation des cadres ou mutation hors du ressort du comité social), le commandant territorial, le commandant de la base aérienne ou le directeur d'établissement procède à son remplacement temporaire ou définitif :

• pour le personnel militaire, par un des suppléants désignés pris sur la liste où figurait le représentant défaillant ;

• pour le personnel civil, par un agent pris sur la liste où figurait le représentant défaillant et dans l'ordre suivant tenant compte du rang de présentation : suppléants élus, candidats titulaires non élus, candidats suppléants non élus.

Au cas où une liste de personnels militaires serait épuisée, il appartiendrait au commandant de la zone territoriale ou de la base aérienne ou au directeur d'établissement servant de ressort au comité social d'exercer son choix parmi les personnes dont la candidature n'avait pas été retenue au moment de la constitution du comité social ou, le cas échéant, parmi de nouveaux volontaires.

Au cas où une liste de personnels civils serait épuisée, il appartiendrait aux mêmes autorités de demander à la ou aux organisations syndicales qui avaient patronné cette liste de proposer l'agent qui représenterait le personnel dans cette catégorie, jusqu'à renouvellement normal du comité social.

Afin de favoriser la continuité d'action, les présidents des comités sociaux sont autorisés, sur demande des intéressés et lorsque les circonstances le permettent, à admettre les suppléants aux réunions des comités sociaux à titre d'auditeurs ne prenant pas part aux délibérations.

5. Texte abrogé.

La présente instruction abroge l'instruction n° 503306/DEF/DFP/AS/IR du 21 juillet 1997 relative à la composition et au renouvellement des comités sociaux.