Préambule.

L'organisation de la fonction ressources humaines (RH) civile au sein du ministère de la défense est fondée sur la séparation des fonctions entre l'autorité d'emploi et le service gestionnaire. Ainsi, les groupements de soutien des bases de défense (GSBdD) et le centre de prestations de proximité en ressources humaines (CPP-RH) de la direction générale de l'armement (DGA)  sont compétents pour la gestion dite de proximité. Les centres ministériels de gestion (CMG) pour le personnel civil des services déconcentrés et la sous-direction de la gestion du personnel civil de l'administration centrale (SDGPAC) du service parisien de soutien de l'administration centrale pour le personnel civil de l'administration centrale sont les délégataires des pouvoirs du ministre en matière d'administration et de gestion du personnel civil. Ces entités sont des prestataires de services au profit des autorités d'emploi qui concentrent leurs missions en matière de ressources humaines civiles sur la RH d'emploi. En effet, l'employeur est placé au cœur de la définition et de la mise en œuvre de sa politique d'emploi des agents civils. La valorisation de cette fonction RH civile passe par un nécessaire échange d'informations au niveau local qui conditionne directement la prise en compte des orientations RH. Dans ce cadre, il est nécessaire de créer un réseau de référents agissant pour le compte de l'autorité centrale d'emploi (ACE) ⁽¹⁾ et pour le secrétariat général pour l'administration (SGA) employeur, pour le compte d'un ensemble ACE.

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1. LE RÔLE DU RÉFÉRENT.

La création d'un échelon de synthèse intermédiaire par ACE et par CMG/SDGPAC est nécessaire pour que l'employeur puisse exercer ses attributions d'autorité d'emploi au niveau local. Cette structure appelée « référent » est le miroir de l'organisation de la direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD) et de ses services extérieurs CMG et de la sous-direction de la gestion du personnel civil de l'administration centrale.

Ainsi, le référent exerce le rôle de représentant local de l'ACE. Il est le garant de la politique RH définie par l'ACE, chargé de son application en prenant en compte les particularités locales et en apportant les conseils et l'expertise nécessaires aux commandants de formation et aux chefs d'établissement. Il est l'interlocuteur privilégié du CMG/SDGPAC en matière de dialogue de gestion et exerce ses attributions en lien avec les GSBdD.

2. LES ATTRIBUTIONS DU RÉFÉRENT.

Dans le cadre de l'exercice des prérogatives managériales incombant à l'employeur, le référent représente localement auprès du CMG/SDGPAC, les interêts de son ACE et des agents civils qu'elle emploie.

Son champ d'action couvre trois domaines principaux.

2.1. L'appui à la mise en oeuvre de la politique d'emploi et de gestion.

Le référent met en œuvre les politiques ministérielles d'emploi et de gestion du personnel civil déclinées par son ACE dans le respect des directives de la DRH-MD (homogénéité des pratiques de gestion sur l'ensemble du territoire, pratiques en matière d'égalité professionnelle, etc.). Il constitue le point d'entrée unique sur sa zone de compétence auprès de son ACE. À ce titre, il siège au comité de coordination des employeurs locaux (CCEL) de son CMG de rattachement ou au comité de coordination des employeurs de l'administration centrale (CCEAC) pour la SDGPAC. Lors de l'élaboration du contrat local d'objectifs et de performance, il le signera avec le CMG/SDGPAC après validation par son ACE.

Il informe les formations d'emploi et les établissements de toutes les évolutions organisationnelles et réglementaires impactant la gestion du personnel civil. Il assure un rôle de conseil et d'expertise auprès des commandants de formation et des chefs d'établissement pour tous les aspects liés à l'exercice des responsabilités managériales.

2.2. La coordination des travaux de la gestion collective.

Le référent réalise pour le personnel civil relevant de sa compétence, le fusionnement pour tous les avancements de grade sauf ceux de la catégorie A et le préfusionnement pour tous les avancements relevant des commissions administratives paritaires centrales. Le référent peut siéger aux commissions administratives paritaires locales (CAPL), soit en qualité de représentant de l'administration, soit à la demande du président. Il émet un avis sur les dossiers individuels des agents de sa chaîne d'emploi qui sont présentés en CAPL.

En fonction de la politique de gestion définie par l'ACE, le référent :

• s'assure, en matière d'évaluation professionnelle, de la prise en compte des  directives de la DRH-MD et de son ACE, ainsi que de la bonne organisation de la campagne dans les établissements qui relèvent de sa compétence ;

• répartit les réductions de temps de service (RTS) issues de l'addition des rompus des formations d'emploi relevant de sa compétence et de son territoire ;

• répartit les enveloppes de revalorisation de la part résultats de la prime de fonctions et de résultats sur la base des propositions des commandants de formation et des chefs d'établissement et de la politique d'attribution de son ACE ;

• analyse, synthétise, priorise et classe les besoins exprimés par les formations d'emploi en groupes d'avancement pour les ouvriers de l'État et les techniciens à statut ouvrier. Il analyse, synthétise et priorise les besoins en nouvelles nominations de chefs d'équipe pour les ouvriers de l'État avant transmission pour décision à son ACE ;

• préfusionne les propositions de nomination dans les ordres nationaux et les propositions d'attribution de la médaille d'honneur du travail, échelon or ;

• participe à l'actualisation de l'arrêté fixant les emplois éligibles à la nouvelle bonification indiciaire (NBI) et veille à sa mise en œuvre, en application de la politique décidée par l'ACE.

2.3. La conduite de la manoeuvre ressources humaines et le suivi des effectifs.

2.3.1. En matière de suivi des effectifs.

Le référent suit la réalisation quantitative et qualitative ⁽²⁾ des effectifs de sa chaîne d'emploi sur sa zone de compétence. En lien avec son échelon central, il participe à la fiabilisation du système d'information des ressources humaines (SIRH) ALLIANCE en identifiant les écarts entre le SIRH et le document d'organisation enrichi de données individuelles de gestion. Il s'assure de la prise en compte des modifications en concertation avec son échelon central et le CMG/SDGPAC.

2.3.2. En matière de recrutement et de mobilité.

Le référent développe, par territoire, l'analyse des besoins prévisionnels de son employeur en identifiant les filières excédentaires comme déficitaires, en lien direct avec son autorité centrale d'emploi et en appliquant sa politique en la matière. Le partage de cette information avec le CMG/SDGPAC permettra que les actions de recrutement, de reclassement, de formation et de parcours soient les mieux adaptées possibles aux besoins des employeurs et aux viviers de personnels civils.

Il recueille et priorise les besoins en recrutement par mode de pourvoi et les transmet à son échelon central pour arbitrage.

Avant envoi des dossiers par le CMG/SDGPAC à l'ACE, il émet un avis sur les demandes d'indemnité de départ volontaire et les demandes de recrutement de contractuels. Il émet également un avis sur les demandes de mobilité. Après s'être s'assuré de la qualité des fiches de poste, le référent valide ou propose la validation à son ACE des fiches de postes, après avoir procédé à une analyse croisée du besoin métier, de la situation des effectifs et du financement du poste.

2.3.3. En matière de suivi des restructurations et de diagnostic territorial de l'emploi.

Le référent est un des acteurs-clé du suivi des restructurations et de diagnostic territorial de l'emploi. Conformément au plan d'accompagnement des restructurations, il contribue au reclassement des agents restructurés. Il participe aux commissions locales de restructuration (CLR) de son bassin d'emploi et siège à la commission régionale de restructuration ainsi qu'aux comités de site.

Il doit être en capacité d'apporter sa connaissance fine ⁽³⁾ de la situation des agents en sureffectifs, de faire le lien à la fois avec les commandants de formation et les chefs d'établissement et le CMG/SDGPAC de rechercher en lien avec le CMG/SDGPAC des solutions de reclassement et de pouvoir proposer des solutions locales de reclassement sur des postes vacants ou susceptibles de l'être, et y compris des postes militaires vacants à l'issue du plan annuel de mutation et après accord de l'ACE.

Il doit pouvoir rappeler aux commandants de formation et aux chefs d'établissement leurs obligations en matière de reclassement, notamment leur responsabilité managériale en termes d'information des agents dont le poste est supprimé. À ce titre, il s'assure que les commandants de formation et les chefs d'établissement ont précisément identifié les postes supprimés, ont tenu leur CLR le plus tôt possible et que les agents dont le poste est restructuré ont été informés individuellement avant la fin du premier quadrimestre [lettre individuelle et antenne mobilité reclassement (AMR)]. En cas de difficultés, le référent en informe le CMG/SDGPAC ainsi que son ACE.

Par ailleurs, le référent participe au dialogue social propre à sa chaîne d'emploi au regard de sa politique d'emploi.

Il est l'échelon de synthèse des préoccupations syndicales de terrain qui remontent avec son analyse à l'ACE et qui alimenteront le comité technique de réseau de son ACE.

3. POSITIONNEMENT DU RÉFÉRENT.

Le référent est un agent de catégorie A, expert en ressources humaines civiles. Néanmoins, pour les employeurs à faible effectif en personnels civils et après accord de la DRH-MD, la fonction de référent peut être exercée, en tout ou partie, par une autre autorité sous la responsabilité de l'ACE. Il peut être secondé par un ou plusieurs collaborateurs.

Le référent est positionné dans une structure déterminée par chaque ACE. Il est subordonné hiérarchiquement à son ACE.

4. MOYENS DU RÉFÉRENT.

Le référent et ses collaborateurs disposent d'un équipement informatique, avec impérativement des droits en lecture dans le SIRH « ALLIANCE ». Il peut également avoir accès au progiciel « CREDO », après autorisation de son ACE.