Visée par le contrôle financier le 8 août 1997 sous le n^o 7203.

Préambule.

Le décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense précise en son article 2, alinéa 2, que les services assujettis à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique tiennent leur comptabilité spéciale des matériels suivant les règles du plan comptable général.

Le décret 95-188 du 20 février 1995 fixe les règles de la comptabilité des matériels des services concernés, qualifiés par ce texte de matériels industriels ou assimilés. L'article 16 du décret précité indique que les opérations d'administration et de comptabilité de ces matériels sont fixées par instructions propres à chaque direction ou service selon les règles du plan comptable général.

Indépendamment des dispositions fixées par ces instructions particulières, la présente instruction a pour objet de définir les modalités d'application de certains articles du décret 95-188 du 20 février 1995 .

Dans un souci de clarté, elle suit l'ordre des articles du décret qu'elle commente.

1. Les matériels : définitions, nature et positions.

1.1. Nomenclature (réf. art. 3 du décret).

Le ministère de la défense utilise le système de nomenclature interarmées, dit « système OTAN » conformément aux dispositions fixées par l' arrêté du 07 août 1970 et l' instruction 1444 /DEF/EMA/OL/4 du 12 août 1993 relative à la nomenclature « système OTAN » et aux missions du centre d'identification des matériels militaires.

Le système de nomenclature OTAN est caractérisé par :

• l'emploi de dénominations approuvées ;

• un mode d'identification normalisé ;

• l'attribution centralisée à l'échelon national des numéros de nomenclature ;

• l'enregistrement, à l'aide de codes annexes, des informations qualitatives nécessaires à l'utilisation des articles de ravitaillement.

En outre la nomenclature « système OTAN » permet :

• d'identifier tous les articles de ravitaillement et d'en faire l'inventaire par groupe, classe ou famille, au sein d'une banque de données unique pour l'ensemble du ministère de la défense ;

• d'en connaître l'applicabilité et les utilisateurs : de ce fait, elle autorise la connaissance des articles de ravitaillement communs à plusieurs services et facilite le soutien mutuel ;

• de détecter les articles interchangeables ou ceux qui font double emploi, et ainsi, de fonder une politique de normalisation et de standardisation des matériels autorisant un soutien mutuel plus efficace et la réduction du nombre d'articles à approvisionner.

Indépendamment de la nomenclature « système OTAN », les services conservent la faculté d'utiliser, uniquement pour leur gestion interne, des systèmes propres de nomenclature définis par instruction particulière, assortis dans toute la mesure du possible d'un tableau de correspondance avec la nomenclature interarmées.

Par exception, certains matériels consommables ou denrées alimentaires non stockés sont dispensés d'identification dans le cas où ils sont livrés directement aux clients.

1.2. Prix d'inventaire (réf. art. 4 du décret).

Le prix d'inventaire affecté à chacun des matériels industriels ou assimilés approvisionnés correspond à un coût complet d'acquisition. Ce prix d'inventaire est aussi appelé prix de nomenclature.

Le prix d'inventaire doit inclure outre le prix d'achat, la totalité des coûts annexes relatifs à son acquisition : frais d'achat, frais de transport, de garantie, assurances, frais de douane éventuellement. Sauf cas particuliers prévus par instruction particulière, le prix d'inventaire est entendu toutes taxes comprises.

1.2.1. Mode de calcul du prix d'inventaire.

Le prix d'inventaire est actualisé lors de chaque mouvement d'entrée selon une des méthodes autorisée par le plan comptable général (coût unitaire moyen pondéré, valorisation au coût de l'article entré selon les méthodes « LIFO » ou « FIFO »).

Les modalités pratiques de fixation du prix d'inventaire des matériels seront fixées par instruction particulière propre à chaque direction ou service.

Lorsqu'un produit est fabriqué par un établissement assujetti à la tenue d'une comptabilité générale qui incorpore l'ensemble des charges et des produits supportés par ce service, le prix d'inventaire est fixé selon son coût complet de production et comprend notamment le coût des matières, les frais de main-d'œuvre et les charges indirectes.

Aucun passage d'une méthode de fixation du prix inventaire à une autre ne peut être effectué en cours de gestion.

1.2.2. Prix d'inventaire relatif aux cessions.

Le prix de cession des matériels est fixé à partir du prix d'inventaire et selon des modalités propres à chaque direction ou service.

1.3. Nature des matériels (réf. art. 5 du décret).

Les matériels industriels ou assimilés se répartissent en matériels consommables et en matériels non consommables.

1.3.1. Les matériels consommables.

Entrent dans la catégorie des matériels consommables, les articles qui, de par leur nature disparaissent par l'usage ou les articles dont l'acquisition ou l'usage est individualisé et dont la valeur est inférieure à un seuil fixé par service et par instruction particulière.

Toutefois les articles dont la valeur est inférieure au seuil fixé mais qui sont destinés à être incorporés dans un ensemble et à le valoriser (éléments d'installation informatique, ensemble d'outillage, accessoires de machine-outil…) doivent être suivis en comptabilité des matériels en fonction de la valeur de l'ensemble auquel ils sont destinés.

Les matériels consommables ne sont plus suivis en comptabilité des matériels après délivrance. Ils doivent cependant faire l'objet, soit d'une comptabilité d'atelier s'agissant des objets attractifs et sensibles, soit d'une comptabilité simplifiée d'emploi ou de consommation pour les autres. Une instruction particulière à chaque service précisera les modalités de tenue de la comptabilité d'atelier précitée.

Des matériels industriels identifiés en nomenclature peuvent être consommés immédiatement sans être entrés en stock après leur acquisition, si l'urgence de leur emploi le nécessite. Ils font néanmoins l'objet d'une prise en charge a posteriori assortie d'une délivrance simultanée afin de conserver l'exhaustivité des statistiques de consommation.

Les circonstances dans lesquelles des matériels, de par leur nature ou leur usage, peuvent être dispensés d'identification et de prise en compte directe par un service industriel sont définies par instruction particulière. Ces matériels concernent les matériels consommables achetés et livrés directement aux services usagers. Toutefois, ces matériels font l'objet d'une comptabilité simplifiée ou comptabilité d'atelier jusqu'à leur disparition.

1.3.2. Les matériels non consommables.

Par opposition, tous les matériels n'entrant pas dans la catégorie des matériels consommables sont qualifiés de matériels non consommables. Ces matériels sont toujours suivis en comptabilité et figurent au bilan de l'organisme industriel ou assimilé qui en est le propriétaire.

Les modalités de tenue de la comptabilité des matériels non consommables peuvent être précisées par référence aux règles du plan comptable général.

Les matériels, constituant les immobilisations, sont sujets à réévaluation et à amortissement selon les règles fixées par le plan comptable général.

1.4. Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense

(réf. art. 6 du décret).

Les matériels industriels peuvent être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au ministère. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'Etat, toute personne physique ou tout autre département ministériel.

Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition.

Deux grandes catégories de mises à disposition sont à distinguer :

• mises à disposition de matériels industriels au profit d'organismes extérieurs dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• mises à disposition de matériels industriels au profit d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation de programmes militaires ou de confections.

1.4.1. Matériels industriels ou assimilés mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation des armées à des missions ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels.

1.4.1.1.

Cette mise à disposition résulte de dispositions législatives ou réglementaires qui prévoient, à défaut de moyens civils disponibles l'obligation ou la possibilité d'une participation d'un service, à titre exceptionnel, à des activités dont la charge ne lui incombe pas normalement. Elle peut être accordée sous réserve de répondre à une nécessité de caractère public, à une mission d'intérêt général ou à un intérêt de relations publiques.

1.4.1.2.

Préalablement à toute mise à disposition, une convention ou un protocole est établi dans les conditions réglementaires avec le bénéficiaire ou le représentant de l'administration concernée. En cas de situation exceptionnelle, il peut être fait application d'une procédure d'urgence. La signature de la convention ou du protocole intervient alors dès que possible.

1.4.1.3.

Ces conventions ou protocoles précisent les conditions techniques et financières de la mise à disposition des matériels, en particulier :

• le but et la durée de la mise à disposition ;

• la nature, le nombre, la valeur des matériels et la reconnaissance de leur état par le bénéficiaire ;

• l'énumération des dépenses mises à charge du bénéficiaire avec l'indication de la procédure de recouvrement et le cas échéant du budget d'imputation ;

• l'obligation de restitution des matériels en bon état ;

• la prise en compte des risques encourus ;

• l'obligation pour le bénéficiaire, hormis l'Etat, de souscrire préalablement à la mise à disposition, une assurance couvrant les dommages, préjudices et frais, et portant garanties dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

1.4.1.4.

Lorsque le bénéficiaire est une administration, les dépenses résultant de la réparation des dommages subis ou causés sont à sa charge, sauf lorsqu'il ne détient aucun pouvoir de décision sur les matériels mis à sa disposition.

1.4.2. Matériels industriels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

Cette mise à disposition doit être faite dans l'intérêt de l'Etat.

1.4.2.1.

Le ministre de la défense peut confier des matériels de son ministère à des entreprises ou à des organismes de recherches, pour la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de fabrications industrielles ou de réparations.

1.4.2.2.

Les stipulations des marchés ou conventions relatives aux règles de gestion de ces matériels sont fixées par instructions particulières propres à chaque direction ou service. Elles précisent notamment :

La désignation des matériels ainsi que les quantités mises à disposition.

La désignation de l'organisme cédant et du bénéficiaire de l'opération.

La date d'effet et la durée de la mise à disposition.

La valeur des matériels.

Les obligations du service cédant et notamment la vérification des existants.

Les obligations du bénéficiaire et en particulier :

• la tenue d'un inventaire permanent ou compte d'emploi ;

• la présentation des matériels à toute réquisition de l'organisme cédant ;

• les conditions et les modalités de restitution ;

• le maintien en état (remplacement des matériels détériorés, remise en état ou remboursement en cas de perte ou destruction) ;

• les garanties (conditions de stockage, assurances, règles de sécurité, respect du secret).

1.5. Sortie des comptes des matériels

(réf. art. 6 du décret).

L'élimination désigne les opérations administratives aboutissant à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense.

1.5.1. Définitions relatives aux différentes éliminations.

1.5.1.1.

La réforme technique concerne les produits ou les matériels hors d'usage suite à une usure normale, non susceptibles d'être maintenus en service :

• soit parce qu'ils sont irréparables, qualitativement impropres à la consommation ou dont le coût de la remise en état est jugé trop élevé ;

• soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

1.5.1.2.

La réforme de commandement est prononcée sur décision dite de commandement, lorsqu'un type de matériel est interdit d'emploi pour des raisons opérationnelles et techniques car son utilisation s'avère non fiable et dangereuse. Elle peut concerner l'ensemble d'un type de matériel qu'il soit en service, en approvisionnement, en attente ou mis à la disposition d'organismes extérieurs. Elle s'applique à la fois aux matériels complets, aux rechanges, aux ingrédients ainsi qu'à la documentation spécifique à ces matériels.

Elle peut être immédiate et totale ou échelonnée dans le temps.

1.5.1.3.

Le retrait des approvisionnements concerne un matériel neuf ou en bon état devenu inutile aux organismes de la défense dans les cas suivants :

• matériel périmé à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de la date de sa mise en service, de la durée de son utilisation ou de sa date de péremption ;

• matériel sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériel en excédent eu égard aux quantités disponibles en stock par rapport aux besoins prévus.

1.5.1.4.

La condamnation est un mode d'élimination strictement réservé aux bâtiments de la flotte.

1.5.1.5.

Le déclassement est l'opération par laquelle un matériel devenu inutilisable sous un numéro de nomenclature est maintenu en service ou en approvisionnement sous un nouveau numéro de nomenclature. Le déclassement est l'opération administrative interne qui n'aboutit pas à l'élimination du matériel concerné mais seulement à un changement de numéro de nomenclature et éventuellement de position.

1.5.2. Cas particuliers des matériels perdus, détruits ou détériorés.

1.5.2.1.

Le matériel perdu est un matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès.

1.5.2.2.

Le matériel détruit ne pourra donner lieu à aucune récupération.

1.5.2.3.

Le matériel détérioré pourra être soit réparé soit donner lieu à récupération. Les matériels récupérés seront soit réintégrés dans les stocks, soit mis en vente par l'administration des domaines.

1.5.3. Matériels ne faisant pas l'objet d'une remise à l'administration des domaines

(réf. art. 7 du décret).

Certains matériels réformés ou retirés du service peuvent être détruits sans faire l'objet d'une remise à l'administration des domaines dans les cas suivants :

• matériels dont l'emploi est interdit en dehors du cadre des armées ;

• matériels dont la vente enfreindrait les règles du secret militaire ou technologique (prototypes, matériels classifiés) ;

• matériels faisant l'objet d'une gestion de péremption et dont l'emploi pourrait être dangereux après dépassement de la date de péremption (denrées alimentaires, élastomères, produits chimiques) ;

• produits ni réutilisables, ni recyclables.

2. Attributions, désignation et responsabilités des personnels.

2.1. Les ordonnateurs-répartiteurs, les comptables et les détenteurs de matériels industriels et assimilés

(réf. art. 9, 11, 12, 21 et 22 du décret).

2.1.1. Les ordonnateurs-répartiteurs.

Les ordonnateurs-répartiteurs sont les autorités chargées d'ordonner les mouvements des matériels. Le ministre est ordonnateur-répartiteur principal, il peut déléguer sa signature aux agents civils ou militaires de l'administration centrale d'un niveau équivalent à la catégorie A ou B. Il peut également déléguer par arrêté ses pouvoirs d'ordonnateur-répartiteur aux autorités extérieurs à l'administration centrale.

2.1.2. Les comptables.

2.1.2.1.

Dans les conditions prévues par les articles 9 et 11 du décret 95-188 du 20 février 1995 , les comptables des matériels industriels sont chargés :

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;

• de la tenue de l'inventaire général des matériels ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements.

2.1.2.2.

La désignation du comptable, agent chargé du suivi de l'exécution des mouvements ordonnés par l'autorité compétente, de la tenue, de la centralisation des écritures et de la reddition des comptes, est prononcée :

• soit par le ministre, ordonnateur principal des matériels industriels ou assimilés ;

• soit par une autorité extérieure à l'administration centrale, ordonnateur-répartiteur ayant reçu une délégation de pouvoirs.

2.1.2.3.

Le nombre de comptables à désigner pour exercer leurs fonctions au sein d'une direction, d'un service ou établissement, sous l'autorité du directeur ou commandant de l'organisme considéré, dépend de l'organisation interne dudit organisme.

Les autorités compétentes prévoient :

• soit la nomination d'un comptable unique pour la totalité des matériels gérés ;

• soit la nomination de plusieurs comptables chargés, chacun en ce qui le concerne, de la comptabilité d'une catégorie de matériels ou de l'ensemble des matériels placés dans l'une des positions prévues à l'article 6 du décret 95-188 du 20 février 1995 .

Les comptables peuvent être choisis parmi le personnel civil ou militaire ayant reçu la formation adéquate ou possédant la qualification correspondante.

La désignation du comptable est nominative. Elle est mentionnée au registre des actes administratifs ou documents équivalents, conformément aux dispositions prises pour chaque établissement, organisme ou formation d'emploi.

2.1.2.4.

Conformément aux dispositions de l'article 11 du décret 95-188 du 20 février 1995 , les fonctions de comptable peuvent être cumulées avec celles de détenteur-dépositaire.

2.1.2.5.

Conformément aux dispositions de l'article 13 du décret 95-188 du 20 février 1995 , nul ne peut être à la fois de quelque manière que ce soit, ordonnateur-répartiteur et comptable s'agissant d'un même mouvement pour un même matériel.

2.1.2.6.

A compter de la date de leur prise de fonction en cette qualité, les comptables de matériels disposent d'un délai d'un mois pour vérifier la situation de leur comptabilité. Ce délai peut être éventuellement porté à six mois au maximum, sur leur demande expresse et motivée à l'ordonnateur-répartiteur, et dans les conditions prévues par instruction particulière.

2.1.2.7.

Mandat : conformément à l'article 12 du décret 95-188 du 20 février 1995 le comptable entrant en fonction fait agréer par l'autorité compétente la désignation de son remplaçant. Il donne mandat à ce dernier, afin qu'en son absence les fonctions de comptable puissent être assurées. Le mandataire, exerce les fonctions du titulaire sous la responsabilité de ce dernier.

Une procuration approuvée par l'autorité ayant désigné le titulaire ou ayant reçu délégation est délivrée au mandataire par le titulaire.

Elle est établie conformément au modèle annexé à la présente instruction et inscrite au registre des actes administratifs ou sur tout autre document équivalent.

2.1.2.8. Intérim.

En cas de décès, de disparition, de suspension, d'absence inopinée ou pour toute autre vacance subite du comptable, l'autorité ayant prononcé la nomination du titulaire désigne d'office, par écrit, un intérimaire qui exerce sous sa propre responsabilité, les fonctions du comptable jusqu'à la désignation dans les meilleurs délais d'un nouveau comptable.

2.1.3. Les détenteurs.

Parmi les détenteurs, il convient de distinguer :

• les détenteurs-dépositaires ;

• les détenteurs-usagers.

2.1.3.1.

Dans les conditions prévues aux articles 9 et 11 du décret 95-188 du 20 février 1995 , les détenteurs-dépositaires de matériels industriels sont chargés :

• de l'exécution des mouvements qui leur incombent ;

• de la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés ;

• de la tenue de l'inventaire particulier des matériels qu'ils détiennent. Cet inventaire est certifié par le comptable et accepté par le détenteur-dépositaire.

2.1.3.2.

La désignation du détenteur-dépositaire est prononcée par l'autorité hiérarchique dont il dépend.

Elle est nominative et mentionnée au registre des actes administratifs ou tout autre document équivalent, conformément aux dispositions prises par chaque direction, service ou organisme.

2.1.3.3.

A compter de la date de leur prise de fonction en cette qualité, les détenteurs-dépositaires disposent d'un délai maximum de six mois pour vérifier la concordance des situations des matériels dont ils prennent la charge, avec l'inventaire particulier concernant ces matériels.

2.1.3.4.

Les désignations d'un mandataire et d'un intérimaire du détenteur-dépositaire sont assurées dans les mêmes conditions que celles prévues pour les fonctions de mandataire et intérimaire du comptable.

2.1.3.5.

Les détenteurs-usagers sont ceux qui utilisent les matériels pour l'accomplissement de leur mission. Leur désignation est une désignation de fait, corrélative à l'emploi des matériels.

Toutefois, pour l'utilisation de certains types de matériels spécifiques (notamment les matériels informatiques portables), la désignation du détenteur-usager peut être nominative et donne lieu à l'établissement d'une attestation de prise en compte et de réintégration. Dans ce cas, il y a transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager.

2.1.4. Dispositions communes aux passations de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires.

2.1.4.1.

Passation de service : les comptables des matériels ou les détenteurs-dépositaires sortant ou entrant doivent être présents lors de la passation de service. Toutefois, à titre exceptionnel, l'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par un mandataire.

2.1.4.2.

Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables des matériels entrant et sortant ou entre les détenteurs-dépositaires entrant et sortant, et signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions.

Dans le cas d'une passation de fonctions entre détenteurs-dépositaires, le contreseing du comptable de rattachement peut être sollicité par l'ordonnateur-répartiteur ou le détenteur-dépositaire entrant.

Le procès-verbal constate notamment l'arrêté des écritures comptables établi au jour de sa signature par les comptables entrant et sortant ou par les détenteurs-dépositaires entrant et sortant. Il est contresigné par l'ordonnateur-répartiteur dans les meilleurs délais.

Le procès-verbal et l'arrêté des écritures sont établis simultanément et leurs modalités d'établissement font l'objet d'instructions particulières.

La ratification du procès-verbal par les comptables ou les détenteurs-dépositaires implique :

• la reconnaissance et la prise en compte des documents et pièces comptables pour les comptables des matériels ;

• la prise en charge des matériels, dont la nature et la quantité doivent être conformes à celles mentionnées dans les inventaires du comptable, pour les détenteurs-dépositaires.

2.1.4.3.

En cas de désaccord relatif à la véracité ou à l'authenticité des écritures comptables, à l'existence réelle des matériels décrits, des recensements sont prescrits par l'ordonnateur-répartiteur.

Ces recensements portent exclusivement sur les opérations et mouvements effectués antérieurement à l'arrêté des écritures mentionné au troisième alinéa du paragraphe 2.1.4.2.

Les résultats des vérifications effectuées dans les conditions fixées aux paragraphes 2.1.2.3 et 2.1.2.6 ci-dessus sont contresignés dans une annexe jointe au procès-verbal qui est signé par l'ordonnateur-répartiteur. Ils donnent lieu, le cas échéant, aux rectifications nécessaires des écritures comptables ou des inventaires.

2.1.4.4.

La responsabilité des comptables des matériels ou des détenteurs-dépositaires entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal prévu au paragraphe 2.1.4.2 de la présente instruction, par les parties visées à ce même paragraphe et compte tenu des rectifications éventuellement apportées aux écritures comptables ou aux inventaires.

2.1.5. Responsabilités.

2.1.5.1.

Indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par le personnel civil et militaire, et outre les cas de faute personnelle, la responsabilité pécuniaire des officiers assurant le stockage et la garde des matériels en approvisionnement peut être mise en jeu dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 et l'instruction n^o 10350/DEF/DAAJC/AA/2 du 3 février 1976, modifiée relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires.

2.1.5.2.

La responsabilité des comptables et des détenteurs-dépositaires peut être engagée lorsque des opérations de vérifications, de récolements ou recensements conduisent à constater des différences entre les existants comptables et les existants réels.

3. Procédures comptables.

3.1. Surveillance des écritures et de leur concordance avec les existants.

(réf. art. 14 et 21 du décret).

Le présent paragraphe fixe, conformément aux dispositions prévues aux articles 14 et 21 du décret 95-188 du 20 février 1995 , les règles applicables aux opérations de vérifications, récolements et recensements concernant les matériels industriels ou assimilés.

3.1.1. Définitions.

3.1.1.1.

Les vérifications consistent en un rapprochement à l'initiative du détenteur :

• entre l'inventaire particulier détenu par le détenteur et l'inventaire général détenu par le comptable ;

• à partir de l'inventaire particulier, entre les existants comptables et les existants réels dont le détenteur a la charge.

3.1.1.2.

Les récolements effectués par un agent ou une autorité autre que le détenteur-dépositaire consistent à vérifier à partir de l'inventaire particulier du détenteur, préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, que les existants réels sont conformes aux existants en écritures.

3.1.1.3.

Les recensements consistent à comparer les existants réels à ceux figurant sur les inventaires du détenteur dépositaire et du comptable. Ils sont effectués sur ordre ou par une autorité autre que le détenteur.

3.1.2. Rôle et attributions des autorités et agents.

3.1.2.1.

Les détenteurs exécutent les opérations de vérifications en effectuant un rapprochement entre l'inventaire et les existants réels dont ils ont la charge ou inversement.

3.1.2.2.

Les comptables participent aux opérations de récolements et de recensements en effectuant un rapprochement entre l'inventaire général et les inventaires particuliers des détenteurs (collationnement d'inventaire), entre les pièces justificatives et les inventaires (vérifications d'écritures). Ils sont chargés de la consignation sur les documents comptables des résultats des opérations de récolements et recensements.

Dans le cas où un même agent est simultanément détenteur et comptable, il effectue des opérations de vérifications et de récolements.

3.1.2.3.

Les autorités disposant d'une compétence de surveillance, d'inspection ou de contrôle sur le matériel peuvent prescrire l'exécution de vérifications, récolements ou recensements, ou procéder personnellement à des récolements ou recensements.

3.1.3. Modalités d'exécution des vérifications, récolements et recensements.

3.1.3.1.

Les opérations de vérifications, récolements et recensements peuvent porter sur tout ou partie du matériel détenu par un ou plusieurs détenteurs. Les opérations sont qualifiées de :

• complètes, lorsqu'elles portent sur la totalité des matériels ;

• partielles ou par sondages sur échantillon représentatif, lorsqu'elles visent un nombre limité de ces matériels.

3.1.3.2.

Une instruction particulière propre à chaque direction ou service fixe les modalités d'exécution des opérations précitées et fixe le pourcentage d'articles concernés, ainsi que la composition de l'échantillon de sondage.

3.1.4. Périodicité.

Hormis le cas de la passation de service entre les détenteurs-dépositaires, conformément au paragraphe 2.1.3.3 de la présente instruction, les opérations de vérifications, récolements et recensements peuvent être mises en œuvre selon la périodicité suivante.

3.1.4.1.

Les vérifications complètes doivent être accomplies selon une périodicité qui est fixée pour chaque direction, service ou établissement. Elle ne peut en aucun cas dépasser cinq ans.

3.1.4.2.

Des événements conjoncturels, en temps de paix comme en temps de guerre, peuvent imposer la mise en œuvre de sondages et vérifications complémentaires.

3.1.4.3.

En cas d'incertitude sur la rigueur de la gestion d'un détenteur-dépositaire ou d'un comptable, un récolement peut être ordonné. Lorsque le résultat d'un récolement met en évidence une situation confuse, il doit être procédé à un recensement complet.

3.1.5. Constatation des résultats.

Toute opération de vérification, récolement ou recensement donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal faisant ressortir, le cas échéant, les différences constatées.

En cas d'excédents et de déficits simultanés, aucune compensation en valeur n'est autorisée.

L'enregistrement des opérations et l'exploitation des procès-verbaux s'effectuent selon les modalités fixées par instruction particulière propre à chaque direction ou service, ceci conformément aux dispositions prévues à l'article 3.2.3.2 de l' instruction 1661 /MA/DSF/CG/4 du 15 février 1967 modifiée.

3.2. Valorisation du matériel.

(réf. art. 16 du décret).

3.2.1. Finalité de la valorisation.

La valorisation du matériel a pour but de connaître d'une part la valeur du patrimoine mobilier inscrit au bilan d'une direction, d'un service ou d'un établissement assujetti à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique et d'autre part, de fixer le prix des matériels en vue de leur cession onéreuse.

Cette valeur est calculée à partir du prix d'inventaire de chaque matériel tel que défini au paragraphe 1.2 de la présente instruction.

3.2.2. Périodicité de la valorisation.

La valorisation de l'ensemble des matériels est effectuée systématiquement au 31 décembre de chaque année. La période comptable s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

Les matériels peuvent être revalorisés en cours de gestion selon les besoins propres à chaque direction ou service.

La valorisation des matériels en service ou mis à la disposition d'organismes extérieurs peut être opérée selon une périodicité différente adaptée aux besoins de chaque direction ou service.

3.2.3. Valeur résiduelle.

La valeur résiduelle est le prix net d'un matériel calculé au moment de sa sortie des comptes. Elle correspond après récupération de pièces, au montant présumé de la vente du matériel par les domaines. En cas de détérioration d'un matériel devenu irréparable, elle correspond au montant présumé de la vente de l'épave par l'administration des domaines.

La différence entre la valeur résiduelle et le produit des ventes constitue une plus ou moins-value (s'il s'agit d'une immobilisation) ou une perte ou profit (s'il s'agit d'un bien consommable).

3.3. Les mouvements de matériels

(réf. art. 17 du décret).

Les mouvements de matériels se classent en mouvements externes et en mouvements internes.

3.3.1.

Les mouvements externes ont pour effet de faire entrer ou sortir des matériels de la comptabilité d'un établissement donné ou de la plus petite entité comptable assujettie à la restitution d'un bilan.

3.3.2.

Les mouvements internes (ou mouvements d'ordre) sont des modifications effectuées pour les besoins du service ou de la gestion de la répartition ou de la position d'un matériel donnant lieu à entrée et sortie corrélatives à l'intérieur d'une même comptabilité.

3.4. Prise en compte des matériels.

(réf. art. 19 du décret).

Les entrées des matériels dans les comptes des directions, services ou établissements font l'objet successivement d'opérations de réception et de prise en compte.

3.4.1. Les opérations de réception.

La réception qualitative conduit à s'assurer de la conformité de la livraison des matériels au regard des spécifications contractuelles. Les matériels en instance de réception sont placés en position d'attente. La réception définitive des matériels entraîne leur changement de position (ventilation en approvisionnement ou en service).

3.4.2. Les opérations de prise en compte.

Elles consistent à inscrire les matériels entrant dans le patrimoine d'une direction, service ou établissement dans les comptes adéquats à leur position et à leur destination définies par le plan comptable général.

La réception quantitative conduit à s'assurer de la conformité entre les quantités livrées et celles commandées.

La prise en compte initiale intervient, sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnu par l'ordonnateur-répartiteur, immédiatement après les opérations de réception.

3.5. Sortie des comptes.

Les matériels sont sortis des comptes suite aux cessions consenties par les directions ou services ou suite à une décision d'élimination telle que définie au paragraphe 1.5.1 de la présente instruction.

3.6. Garanties des systèmes de traitement.

(réf. art. 23 du décret).

Des instructions d'application propres à chaque direction ou service précisent les dispositions à prendre pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la protection des informations relatives à la comptabilité des matériels.

Ces dispositions visent à assurer la continuité de fonctionnement et la pérennité du système comptable, ainsi qu'à prévenir les fraudes et les détournements.

Elles impliquent :

• le maintien constant de l'intégrité physique du matériel de traitement et de l'intégrité du logiciel en réglementant l'accès et l'utilisation des locaux ;

• l'accessibilité contrôlée et limitée à l'information aux seules personnes autorisées en raison de leurs fonctions.

3.7. Conservation de la comptabilité et des pièces justificatives.

(réf. art. 24 du décret).

Conformément aux dispositions du plan comptable général, tous les documents relatifs à la comptabilité et les pièces justificatives qui s'y rapportent doivent être conservés sous une forme fiable et facilement accessible pendant un délai égal à dix ans.

Au-delà de ce délai les pièces justificatives et autres documents de la comptabilité seront conservés dans les archives et seront éliminés selon les prescriptions particulières à chaque direction ou service.

4. Dispositions particulières.

4.1. Les objets de musée, ouvrages de bibliothèque et documentation.

Les règles applicables à la conservation et à la comptabilité de ces matériels sont identiques à celles des matériels de la défense et conformes aux dispositions de l' instruction 12170 /DEF/DSF/CC/1 du 09 juin 1992 modifiée.

4.2. Maquettes, prototypes et matériels en expérimentation.

Les règles de comptabilisation de ces matériels diffèrent selon les cas suivants :

4.2.1.

Les matériels confectionnés ou assemblés par une direction ou un service à la demande d'un client au titre d'une commande, sont inscrits en compte d'en-cours au fur et à mesure des dépenses effectuées pour réaliser leur construction.

Ils sont sortis des comptes d'en-cours lors de leur vente à l'issue de l'opération de recette définitive par le client.

4.2.2.

Les matériels produits dans un but final d'études, recherches et développement pour les besoins propres à une direction ou à un service sont suivis en comptabilité des investissements. Les règles d'amortissement des immobilisations corporelles ou incorporelles afférentes à ces matériels seront précisées dans une instruction propre à chaque direction ou service.

4.2.3.

Les matériels confiés à une direction ou un service par un client dans un but d'essai d'évaluation ou d'expertise ne sont pas suivis en comptabilité.

4.3. Logiciels et matériels informatiques.

Les logiciels et matériels informatiques utilisés par les directions, services ou établissements industriels sont assujettis aux règles édictées par l' instruction 12540 /DEF/SGA/DSF/SDRC/C/1 du 30 mai 1996 .

Les règles de comptabilité des logiciels développés par les services ou établissements industriels seront fixées par instruction propre à chaque service.

4.4. Entrée en vigueur.

Cette instruction abroge toutes dispositions contraires figurant dans les instructions d'application du décret n^o 52-1386 du 22 décembre 1952 relatif à la comptabilité des matériels militaires.