Introduction . Introduction.

Le décret 90-144 du 14 février 1990 (BOC, p. 642) relatif à la comptabilité des matériels de la défense a abrogé et remplacé le décret n^o 52-1386 du 22 décembre 1952 sur la comptabilité des matériels militaires.

En dehors des instructions particulières et des instructions propres à chaque service, prévues à l'article 28 du décret précité, la présente instruction générale a pour objet de définir les modalités d'application de certains articles du décret 90-144 du 14 février 1990 .

Cette instruction générale abroge et remplace toutes dispositions contraires figurant dans les instructions d'application du décret n^o 52-1386 du 22 décembre 1952.

Dans un souci de clarté, elle suit l'ordre des articles du décret qu'elle commente.

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Niveau-Titre TITRE PREMIER. Les matériels : définitions, nature et positions.

Art. 1.1.

Nomenclature (réf. : art. 3 du décret).

  1.1.1. Le département de la défense utilise le système de nomenclature interarmées, dit système OTAN, conformément à l' arrêté du 07 août 1970 ⁽¹⁾.

Dans ce système, à chaque article sont attachés :

• une dénomination approuvée ;

• une identification unique ;

• un numéro de nomenclature dont l'attribution est centralisée à l'échelon interarmées ;

• des informations qualitatives nécessaires à son utilisation.

  1.1.2. Toutefois, par exception, certains articles peuvent être identifiés et gérés à l'aide de nomenclatures distinctes, définies par voie d'instructions propres à chaque direction ou service concerné, dans les conditions prévues par l'instruction n^o 3158/EMA/LOG/4 du 29 septembre 1970 [abrogée le 12 août 1993 (BOC, p. 5272)].

  1.1.3. Indépendamment de l'utilisation des nomenclatures prévues ci-dessus, les directions et services conservent la faculté d'utiliser, uniquement pour leur gestion interne, des systèmes propres de nomenclature définis par instruction particulière, assortis dans toute la mesure du possible d'un tableau de correspondance avec la nomenclature interarmées.

Art. 1.2.

Prix d'inventaire (réf. : art. 4 du décret).

  1.2.1. Un prix unique, utilisé pour l'évaluation des stocks et des mouvements d'entrée et de sortie, est affecté à chaque article.

  1.2.2. Ce prix d'inventaire (ou de nomenclature) est en principe fixé pour l'année civile.

  1.2.3. Il inclut tous les éléments de coût connus et fait l'objet d'une révision qui, en s'appuyant sur des méthodes adaptées aux divers types de matériels, peut être effectuée :

• soit annuellement, à partir des éléments chiffrés d'après les derniers approvisionnements réalisés, en tenant compte des variations économiques intervenues ou prévisibles (prix du dernier achat ou prix moyen pondéré des derniers achats affecté de coefficients en hausse ou en baisse) ;

• soit selon une périodicité adaptée au réapprovisionnement en ce qui concerne les articles dont les prix sont sujets à fortes variations saisonnières tels que les vivres, carburants ou combustibles ;

• soit, par exception, et pour certains matériels, selon des règles particulières, définies par des instructions propres aux directions et services.

  1.2.4. Les articles ne devant plus faire l'objet de réapprovisionnement peuvent voir leur prix d'inventaire maintenu au niveau de celui constaté lors de la décision de cesser l'approvisionnement sous réserve que ce prix soit révisé compte tenu de leur valeur marchande en vue de leur vente.

Art. 1.3.

Nature des matériels (réf. : art. 5 du décret).

Les matériels se répartissent en « matériels consommables » et « matériels non consommables ».

Entrent dans la catégorie des « matériels consommables » ceux qui, de par leur nature, disparaissent par l'usage ou dont la valeur est inférieure à un montant fixé par instruction.

Tous les autres matériels sont qualifiés, par opposition « matériels non consommables ».

Les matériels non consommables sont toujours suivis en comptabilité.

Les matériels consommables ne sont plus suivis en comptabilité après leur délivrance mais peuvent faire l'objet, soit d'une comptabilité simplifiée d'emploi ou de consommation, soit d'une comptabilité d'atelier.

Le plafond de valeur et les règles spécifiques de gestion des matériels consommables font l'objet d'instructions particulières établies par chaque armée, direction ou service.

Art. 1.4.

Matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense (réf. : art. 6 du décret)

Les matériels de la défense peuvent être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au département. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'Etat, toute personne physique ou tout autre département ministériel.

Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition.

Deux grandes catégories de mises à disposition sont à distinguer :

• mises à disposition de matériels au profit d'organismes extérieurs dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• mises à disposition de matériels au profit d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

  1.4.1. Matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels.

  1.4.1.1. Cette mise à disposition résulte de dispositions législatives ou réglementaires ⁽²⁾ qui prévoient, à défaut de moyens civils disponibles, l'obligation ou la possibilité d'une participation des armées, à titre exceptionnel, à des activités dont la charge ne leur incombe pas normalement. Elle peut être accordée sous réserve de répondre à une nécessité de caractère public, à une mission d'intérêt général ou à un intérêt de relations publiques.

  1.4.1.2. Préalablement à toute mise à disposition, une convention ou un protocole est établi dans les conditions réglementaires avec le bénéficiaire ou le représentant de l'administration concernée. En cas de situation exceptionnelle il peut être fait application d'une procédure d'urgence. La signature de la convention ou du protocole intervient alors dès que possible.

  1.4.1.3. Ces conventions ou protocoles précisent ⁽³⁾ les conditions techniques et financières de la mise à disposition des matériels, et en particulier :

• le but et la durée de la mise à disposition ;

• la nature, le nombre, la valeur des matériels et la reconnaissance de leur état par le bénéficiaire ;

• l'énumération des dépenses mises à la charge du bénéficiaire avec indication de la procédure de recouvrement et le cas échéant du budget d'imputation ;

• l'obligation de restitution des matériels en bon état ;

• la prise en compte des risques encourus ;

• l'obligation pour le bénéficiaire, hormis l'Etat, de souscrire, préalablement à la mise à disposition, une assurance couvrant les dommages, préjudices et frais, et portant garanties dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

  1.4.1.4. Lorsque le bénéficiaire est une administration, les dépenses résultant de la réparation des dommages subis ou causés sont à sa charge, sauf lorsqu'il ne détient aucun pouvoir de décision sur les matériels mis à sa disposition.

  1.4.2. Matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

Cette mise à disposition de matériels doit être faite dans l'intérêt de l'Etat.

  1.4.2.1. Objet des mises à disposition.

Le ministre chargé de la défense peut confier des matériels de son département à des entreprises ou à des organismes de recherches, pour la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de fabrications industrielles ou de réparations.

  1.4.2.2. Règles particulières de gestion de ces matériels.

Les stipulations des marchés ou conventions relatives aux règles de gestion de ces matériels sont fixées par les instructions particulières propres à chaque armée, direction ou service. Elles précisent :

• la désignation des matériels ainsi que les quantités mises à disposition ;

• la désignation de l'organisme cédant et du bénéficiaire de l'opération ;

• la date d'effet et la durée de la mise à disposition ;

• la valeur des matériels ;

• les obligations du service cédant et notamment la vérification des existants ;

• les obligations du bénéficiaire et en particulier :

  • la tenue d'un inventaire permanent ou compte d'emploi ;

  • la présentation des matériels à toute réquisition de l'organisme qui les a mis à sa disposition ;

  • les conditions et les modalités de restitution ;

  • le remplacement des matériels détériorés, la remise en état ou le remboursement en cas de perte ou de destruction ;

• les garanties.

A cet effet, les services intéressés peuvent élaborer un contrat type, en liaison avec la direction de l'administration générale.

Art. 1.5.

Subdivisions de positions (réf. : art. 7 du décret).

  1.5.1. Au sein de chaque position administrative les matériels peuvent être répartis entre des subdivisions de positions permettant de connaître avec précision leur état, leur origine, leur destination, leur emploi ou leur degré de disponibilité. Ces subdivisions sont notamment :

Pour ce qui concerne la position d'approvisionnement :

• l'approvisionnement courant ;

• l'approvisionnement réservé.

Pour ce qui concerne la position d'attente :

• l'attente de réparation ou la réparation ;

• le transport ;

• la mise à disposition entre les directions et services relevant du ministère de la défense ;

• la location ;

• l'attente d'élimination.

  1.5.2. Chaque année, direction et service fixe par instruction particulière les dispositions applicables en la matière.

Niveau-Titre TITRE II. Attributions et responsabilités des personnels.

Art. 2.1.

Les détenteurs et les comptables des matériels de la défense (réf. : art. 9 à 15 et 25 du décret).

  2.1.1. Dans les conditions prévues par les articles 9 et 11 du décret 90-144 du 14 février 1990 , les comptables des matériels sont chargés :

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvement décidés par les ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièces de leur exécution physique ;

• de la tenue de l'inventaire des matériels ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements.

  2.1.2. Des instructions particulières déterminent les caractéristiques des inventaires et des justificatifs de mouvements, leur mode d'accès et les méthodes ainsi que les moyens de leur vérification.

  2.1.3. A compter de la date de leur prise de fonction en cette qualité, les comptables des matériels disposent d'un délai d'un mois pour vérifier la situation de leur comptabilité. Ce délai peut être éventuellement porté à six mois au maximum, sur leur demande expresse et motivée à l'ordonnateur-répartiteur, et dans les conditions prévues par instruction particulière.

  2.1.4. A compter de la date de leur prise de fonction en cette qualité, les détenteurs-dépositaires disposent d'un délai maximum de six mois pour vérifier la concordance des situations des matériels dont ils prennent la charge avec l'inventaire centralisé ou particulier, concernant ces matériels.

  2.1.5. La responsabilité pécuniaire des officiers assurant le stockage et la garde des matériels en approvisionnement peut être mise en jeu dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957) et l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (BOC, 1980, p. 4458), modifiée relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires.

Niveau-Titre TITRE III. Procédure comptable.

Art. 3.1.

Mouvements de matériels (réf. : art. 17 du décret).

  3.1.1. Les mouvements de matériels se classent en mouvements externes et en mouvements internes.

Les mouvements externes ont pour effet de faire entrer ou sortir des matériels de la comptabilité d'une même formation ou d'un organisme donné.

Les mouvements internes sont des modifications, effectuées pour les besoins du service ou de la gestion, de la répartition ou de la position d'un matériel donnant lieu à entrée et sortie corrélatives à l'intérieur d'une même comptabilité. Parmi eux, le déclassement permet à un matériel devenu inutilisable sous son ancien classement de nomenclature, d'être maintenu en approvisionnement ou en service sous un autre classement de nomenclature.

  3.1.2. Au sein des formations et organismes définis par instruction propre à chaque arme ou service :

• l'échange nombre pour nombre de matériels non consommables en service (remplacement d'un matériel hors d'usage par un matériel du même type et en bon état) ne donne pas lieu à mouvement comptable ;

• l'absence d'un matériel pendant le temps de la réparation ou l'attente de l'échange peut ne pas donner lieu à mouvement comptable lorsqu'elle est justifiée par un document de gestion.

  3.1.3. Cas particulier des matériels accidentés ou détériorés

(réf. : art. 14 et 20 du décret).

  3.1.3.1. On entend par :

• matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire, soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès ;

• matériel détruit : matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération ;

• matériel détérioré : matériel qui peut faire l'objet d'une récupération (matériels qui seront réintégrés dans les stocks ou mis en vente par les domaines, matières qui seront mises en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

  3.1.3.2. Dans les conditions fixées par instruction propre à chaque arme ou service, les procès-verbaux de perte, destruction ou détérioration peuvent permettre à eux seuls la sortie des comptes des matériels détruits ou détériorés non réparables, dont le dommage est d'origine accidentelle ou consécutif à un stockage défectueux.

Art. 3.2.

Prise en compte initiale (réf. : art. 19 du décret).

Les entrées des matériels dans les comptes de l'Etat font successivement l'objet d'opérations de réception et d'opérations de prise en compte.

  3.2.1. Les opérations de réception ont pour but de vérifier la conformité des matériels reçus au regard de spécifications contractuelles et des facturations. Elles présentent un double aspect : qualitatif et quantitatif. Elles sont effectuées dans les conditions et délais prescrits par les documents contractuels.

  3.2.2. Les opérations de prise en compte initiale consistent à inscrire les matériels faisant l'objet d'un mouvement d'entrée dans les comptes des formations et organismes receveurs.

La prise en compte initiale intervient, sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnu par l'ordonnateur-répartiteur, immédiatement après les opérations de réception.

Art. 3.3.

Des mouvements de matériel entraînant leur sortie définitive des comptes (réf. : art. 20 du décret).

  3.3.1. L'élimination désigne les opérations administratives aboutissant à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense.

Les opérations administratives sont :

• soit la réforme ou de condamnation ;

• soit le retrait des approvisionnements.

  3.3.1.1. La réforme de commandement est l'opération administrative par laquelle, sur décision dite de commandement, pour des raisons opérationnelles ou techniques, un type de matériel en service, en approvisionnement ou mis à la disposition d'organismes extérieurs cesse d'être utilisé. Elle concerne à la fois les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifiques à ces matériels et, en cas d'impossibilité d'emploi pour d'autres usages, les outillages d'entretien et de fabrication correspondants, ainsi que les matériels « interdits » d'emploi » dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse.

  3.3.1.2. La condamnation s'applique exclusivement aux bâtiments de la flotte.

  3.3.1.3. La réforme technique est l'opération administrative par laquelle est exclu du domaine mobilier de l'Etat, un matériel usagé par suite d'une usure normale, non susceptible d'être maintenu en service, soit parce qu'il est irréparable, soit parce que le coût de la remise en état est jugé trop élevé, soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

  3.3.1.4. Le retrait des approvisionnements est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination d'un matériel neuf ou en bon état, n'ayant jamais été utilisé ou ayant fait l'objet d'une remise en état, reconnu définitivement inutile aux organismes de la défense dans les cas suivants :

• matériel périmé à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de la date de sa mise en service, de la durée de son utilisation ou de sa date de péremption ;

• matériel sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériel en excédent, eu égard aux quantités disponibles en stock par rapport aux besoins prévus.

  3.3.2. Après prélèvement éventuel des composants utilisables, la décision d'élimination entraîne en principe la remise des matériels à l'administration des domaines pour être vendus.

Toutefois certains matériels bien qu'ayant fait l'objet d'une décision d'élimination, peuvent être utilisés à d'autres fins par le département de la défense. D'autres, pour des raisons tenant à la sécurité et à la salubrité ou au secret militaire sont détruits, enfouis ou immergés, éventuellement après dénaturation.

  3.3.3. Peuvent être exclus de la procédure d'élimination, les matériels et fournitures ci-après, qui font l'objet de dispositions particulières à chaque armée, direction ou service en ce qui concerne les périodicités à respecter, les modalités de sortie de comptes, les opérations à effectuer et les destinations à donner :

• médicaments, stupéfiants et articles à usage unique stériles, périmés ;

• déchets de tir, résidus et rechanges classés non réparables reversés par les ateliers et les établissements réparateurs.

  3.3.4. Les matériels destinés à être vendus sont, sauf exceptions prévues au paragraphe 3.3.2, remis dès notification de la décision d'élimination à l'administration des domaines. Toutefois, les matériels sont, le cas échéant, remis :

• dans les territoires d'outre-mer aux comptables directs du Trésor français ou aux fonctionnaires spécialement désignés à cet effet par le ministre des finances ;

• à l'étranger, au représentant des intérêts économiques de l'Etat près le poste diplomatique du lieu où ils sont entreposés.

  3.3.5. Dans le cadre des dispositions législatives ou réglementaires applicables en la matière, des instructions particulières propres à chaque armée, direction ou service prescrivent, le cas échéant, les opérations de dénaturation ou de destruction à effectuer, les marquages, les contrôles à faire subir à certains matériels, les consignes de sécurité, les règles concernant les dépenses de manutention et de transport, les conditions de stockage et les dispositions relatives à la remise à l'administration des domaines.

Art. 3.4.

Cas particulier du passage dans la position « en attente » préalable à la sortie définitive des comptes (réf. : art. 21 du décret).

Les deux procédures d'élimination : réforme et retrait des approvisionnements, peuvent être précédées d'une mise en attente des matériels concernés.

Art. 3.5.

(réf. : art. 22 du décret).

Les modalités d'exécution des rapprochements entre inventaires et existants, fixées par voie d'instruction propre à chaque arme ou service, comprennent notamment la périodicité de leur réalisation, la composition des échantillons lorsqu'ils sont effectués par sondage et la forme de constatation de leurs résultats, ainsi que la suite à leur donner s'ils font apparaître des différences.

Art. 3.6.

Passation de service entre détenteurs et entre comptables des matériels de la défense (réf. : art. 23 du décret).

  3.6.1. Les comptables des matériels ou les détenteurs-dépositaires sortant ou entrant doivent être présents lors de la passation de service. Toutefois, à titre exceptionnel, l'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par un mandataire.

  3.6.2. Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables des matériels entrant et sortant ou entre les détenteurs-dépositaires entrant et sortant, et signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions.

Ce procès-verbal est contresigné par l'ordonnateur-répartiteur ; dans le cas d'une passation de fonctions entre détenteurs-dépositaires, le contreseing du comptable de rattachement peut être sollicité par l'ordonnateur-répartiteur ou le détenteur-dépositaire entrant.

Le procès-verbal constate notamment l'arrêté des écritures comptables établi au jour de sa signature par les comptables entrant et sortant ou par les détenteurs-dépositaires entrant et sortant. Il est contresigné par l'ordonnateur-répartiteur dans les meilleurs délais.

Le procès-verbal et l'arrêté des écritures sont établis simultanément et leurs modalités d'établissement font l'objet d'instructions particulières.

La ratification du procès-verbal par les comptables ou les détenteurs-dépositaires implique :

• la reconnaissance et la prise en compte des pièces et documents comptables pour les comptables des matériels ;

• la prise en charge des matériels, dont la nature et la quantité doivent être conformes à celles mentionnées dans les inventaires du comptable, pour les détenteurs-dépositaires.

  3.6.3. En cas de désaccord relatif à la véracité ou à l'authenticité des écritures comptables, à l'existence des matériels décrits, des vérifications ou recensements sont prescrits par l'ordonnateur-répartiteur.

Ces vérifications ou recensements portent exclusivement sur les opérations et mouvements effectués antérieurement à l'arrêté des écritures mentionné au 3.6.2, troisième alinéa du présent article.

Les résultats des vérifications effectuées dans les conditions fixées aux articles 2.1.3 et 2.1.4 ci-dessus sont consignés dans une annexe jointe au procès-verbal qui est signée par l'ordonnateur-répartiteur. Ils donnent lieu, le cas échéant, aux rectifications nécessaires des écritures comptables ou des inventaires.

  3.6.4. La responsabilité des comptables matériels ou des détenteurs-dépositaires entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal prévu au paragraphe 3.6.2, premier alinéa, par les parties visées au même alinéa et compte tenu des rectifications éventuellement apportées aux écritures comptables ou aux inventaires.

Art. 3.7.

Garanties des systèmes de traitement (réf. : art. 24 du décret).

Des instructions d'application précisent les dispositions à prendre pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la protection des informations relatives à la comptabilité des matériels.

Ces dispositions visent à assurer la continuité de fonctionnement et la pérennité du système comptable, ainsi qu'à prévenir les fraudes et détournements.

Elles impliquent :

• le maintien constant de l'intégrité physique du matériel de traitement et de l'intégrité du logiciel en réglementant l'accès et l'utilisation des locaux ;

• l'accessibilité contrôlée et limitée à l'information aux seules personnes autorisées à raison de leurs fonctions.

Art. 3.8.

Conservation des comptabilités (réf. : art. 25 du décret).

  3.8.1. Sauf prescriptions spécialement imposées par le caractère original de la comptabilité employée pour certains matériels particuliers, les comptabilités et les pièces justificatives qui s'y rapportent sont conservées dans les archives sur tous supports facilement accessibles qui garantissent l'intégrité et la pérennité des informations.

  3.8.2. Dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, les archives sont conservées et éliminées suivant les prescriptions particulières adoptées pour chaque armée, direction ou service.