La présente instruction a pour objet de préciser, sur le plan financier, les dispositions des instructions n^os 376 à 382/DEF/SGA du 22 avril 1998 prises en application de la loi 72-662 du 13 juillet 1972 modifiée notamment par la loi 96-1111 du 19 décembre 1996 relative aux mesures en faveur du personnel militaire dans le cadre de la professionnalisation des armées.

Elle concerne les prestations suivantes, apportées aux militaires par la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de l'accompagnement professionnel et de la reconversion (DFP/APR), dans le cadre de leur reconversion :

• cours par correspondance ;

• cycles d'enseignement ;

• actions de formation professionnelle ;

• actions d'accompagnement vers l'entreprise ;

• préparations par correspondance aux épreuves des examens des emplois réservés ;

• préparation à l'exercice des fonctions de sous-préfet.

1. Cours par correspondance.

1.1. Principes.

La DFP/APR apporte aux militaires préparant leur insertion professionnelle une aide sous forme d'un remboursement total ou partiel des frais d'inscription aux cours par correspondance assurés par différents organismes publics, sous réserve que les modalités et conditions ci-après soient remplies.

1.1.1. Militaires concernés.

Les engagés et les volontaires ayant moins de quatre ans de service à la date d'inscription et ne poursuivant pas une carrière dans les armées peuvent, au titre de la préparation de leur insertion professionnelle civile, être remboursés, totalement ou partiellement, des frais d'inscription aux cours par correspondance.

1.1.2. Modalités d'inscription.

Les dossiers d'inscription demandés à l'organisme de formation doivent obligatoirement être retournés à cet organisme sous couvert du responsable de reconversion qui doit s'assurer auparavant de la motivation et de la disponibilité du candidat.

Les inscriptions ne peuvent être prises que pour des cours dont la moitié au moins se déroule pendant que le militaire est en activité de service.

Parallèlement au dossier d'inscription, le responsable de reconversion remplit une fiche de demande de remboursement (cf. ANNEXE I) qu'il conserve en vue de l'établissement ultérieur du dossier de remboursement.

Les cours, corrections et documents pédagogiques doivent être envoyés à l'adresse du candidat.

1.1.3. Organismes dont les cours dispensés par correspondance peuvent faire l'objet d'un remboursement par la DFP/APR.

Association nationale pour la formation professionnelle des adultes (AFPA).

Centre national d'enseignement à distance (CNED).

Centre national de promotion rurale (CNPR).

Conservatoire national des arts et métiers (CNAM).

Institut national des techniques comptables (INTEC).

1.2. Nature des frais pouvant faire l'objet d'un remboursement.

La participation financière de la DFP/APR se limite au remboursement des frais d'inscription ainsi que du coût des supports papier de cours et de correction des devoirs, à l'exclusion des fournitures scolaires diverses, des livres, revues, logiciels, vidéocassettes ou matériels qu'il peut être nécessaire d'acquérir pour suivre les cours. Le terme « par correspondance » exclut les frais engagés pour la participation aux travaux pratiques figurant dans certains programmes.

1.3. Conditions et modalités de remboursement.

1.3.1. Conditions.

1.3.1.1.

Le remboursement des frais d'inscription peut être demandé à l'issue des cours si l'une des conditions suivantes est remplie :

• réussite à l'examen ou au concours ;

• admission dans la classe supérieure ;

• taux d'assiduité suffisant, calculé d'après le pourcentage du nombre de devoirs envoyés à la correction par rapport à celui que compte le cours.

Nombre de devoirs à rendre.	Taux d'assiduité ouvrant droit au remboursement.
De 1 à 9 devoirs.	100 p. 100
De 10 à 20 devoirs.	60 p. 100
De 21 à 40 devoirs.	50 p. 100
A partir de 41 devoirs.	40 p. 100

 

1.3.1.2.

(Modifié : Instruction du 26/05/2005.)

Le montant maximum du remboursement auquel peut prétendre le militaire est fixé à 600 euros.

1.3.1.3. Composition du dossier de demande de remboursement.

Fiche de demande de remboursement (cf. ANNEXE I) dûment complétée et signée par le candidat. Le responsable de reconversion doit vérifier qu'elle est correctement remplie et la signer également.

Attestation de paiement (ou confirmation d'inscription) du centre de formation ayant dispensé les cours comportant le montant de la formation.

Documents permettant d'attester de la réussite ou de l'assiduité :

• copie du diplôme ;

• ou attestation de réussite à un concours ou d'admission dans une classe supérieure ;

• ou relevé de notes où doit figurer le nombre de devoirs à rendre et le nombre de devoirs rendus.

Relevé d'identité bancaire (RIB) ou relevé d'identité postal (RIP).

1.3.1.4. Modalités de transmission des dossiers de demande de remboursement.

Les dossiers sont transmis à la DFP/APR par les autorités désignées pour ce faire par les directions du personnel militaire (DPM).

1.3.2. Modalités de remboursement.

La décision d'accorder ou de refuser le remboursement est prise par la DFP/APR.

S'il est accordé, le remboursement intervient en principe dans un délai de trois mois à compter de la date de réception du dossier complet par la DFP/APR. S'il est refusé, le dossier est retourné à l'expéditeur avec les motifs du refus.

1.4. Bilan.

La DFP/APR adresse annuellement aux DPM concernées un état récapitulatif des remboursements accordés.

2. Cycles d'enseignement.

2.1. Principes.

Les militaires ayant au moins quatre ans de services militaires effectifs et qui ont suivi à leurs frais, dans les cinq ans précédant leur départ définitif des armées, un cycle d'enseignement en vue de préparer leur reconversion peuvent prétendre au remboursement de certains des frais engagés à cette occasion, à l'exclusion de ceux relatifs aux préparations par correspondance aux épreuves des examens communs des emplois réservés de 1re et 2e catégories qui font l'objet du point 5 de la présente instruction.

Le cycle d'enseignement correspond soit à une scolarité, soit à une formation, soit à une démarche de validation des acquis de l'expérience (VAE) en vue d'obtenir un titre ou un diplôme enregistré dans le répertoire national des certifications professionnelles.

La formation doit débuter avant la date de radiation des contrôles des armées ou de mise en position de non-activité.

Les militaires ayant bénéficié d'un stage de formation professionnelle financé en tout ou partir par la DFP/APR ne peuvent pas prétendre à ce remboursement.

Toutefois, dans le cas de la VAE, les dépenses engagées seront remboursées si le stage de formation professionnelle financé par la DFP/APR est la suite logique de cette prestation.

En revanche, les militaires ayant effectué une démarche de VAE ou ayant bénéficié d'une session d'accompagnement vers l'entreprise (SAE), d'une période d'adaptation en entreprise (PAE), d'une période de formation gratuite en entreprise (PFGE), d'un accompagnement de l'association pour l'emploi des cadres (APEC) ou d'un parcours individualisé pour la création ou la reprise d'entreprise (PIC) peuvent y prétendre sous réserve que le contenu de la formation soit en cohérence avec l'emploi occupé ou le projet poursuivi.

2.2. Nature des frais pouvant faire l'objet d'un remboursement.

Le remboursement auquel peuvent prétendre les militaires porte sur les droits d'inscription et les coûts pédagogiques correspondant au cycle d'enseignement suivi, les frais d'étude de dossier ainsi que les frais d'accompagnement des candidats dans le cas d'une démarche de VAE, à l'exception des frais engagés pour l'achat de manuels, usuels, tables, revues et matériels divers.

Les frais d'hébergement et de restauration des militaires ne peuvent faire l'objet d'aucun remboursement.

2.3. Conditions et modalités de remboursement.

2.3.1. Conditions.

2.3.1.1. Délai de dépôt du dossier de demande de remboursement.

L'intéressé dispose d'un délai d'un an pour trouver un emploi rémunéré. Le remboursement peut concerner également des cycles d'enseignement correspondant à une scolarité, à des formations ou à une démarche de VAE plus longues et donc ne permettant pas le retour à l'emploi dans ce délai. Dans ce cas, seuls les frais engagés pendant la première année de scolarité, de formation ou de démarche de VAE peuvent donner lieu à remboursement sans qu'un justificatif de retour à l'emploi soit exigé.

La demande doit être déposée dans un délai de seize mois maximum après la date de radiation des contrôles ou de mise en position de non-activité.

2.3.1.2. Modalités de transmission des dossiers de demande de remboursement.

Les dossiers sont transmis à la DFP/APR par les autorités désignées pour ce faire par les DPM.

2.3.1.3. Montant du remboursement.

(Modifié : instruction du 20/06/2006).

Le montant maximum du remboursement auquel peut prétendre l'intéressé est fixé à 1.500 euros.

2.3.1.4. Composition du dossier de demande de remboursement.

Demande de remboursement (cf. ANNEXE II) datée et signée.

Copie de la décision de radiation des contrôles.

Copie du diplôme obtenu ou, si la formation ou la démarche de VAE ne conduit pas à un diplôme, du certificat de scolarité ou d'assiduité, ou de l'attestation de l'organisme auprès duquel la démarche de VAE a été entamée.

Original du reçu attestant le paiement des droits d'inscription et des coûts pédagogiques, des frais d'étude de dossier et des frais d'accompagnement dans le cadre d'une VAE (duplicata non admis).

Copie des trois derniers bulletins de salaire qui précèdent la demande, correspondant à un emploi rémunéré occupé pendant trois mois au moins et obtenu dans les douze mois qui suivent la radiation des contrôles.

Dans le cas d'une création ou d'une reprise d'entreprise, en lieu et place des bulletins de salaire, une copie de l'extrait du registre du commerce et des sociétés ou du registre des métiers, la preuve du versement des cotisations à l'union pour le recouvrement des cotisations de la sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF) ou à la caisse de retraite (si non exonéré).

RIB ou RIP.

2.3.2. Modalités de remboursement.

La décision d'accorder ou de refuser le remboursement est prise par la DFP/APR.

S'il est accordé, le remboursement intervient en principe dans un délai de trois mois à compter de la date de réception du dossier complet par la DFP/APR. S'il est refusé, le dossier est retourné à l'expéditeur avec les motifs du refus.

2.4. Bilan.

La DFP/APR adresse annuellement aux DPM concernées un état récapitulatif des remboursements accordés.

3. Actions de formation professionnelle.

Les militaires engagés dans un parcours de reconversion peuvent recevoir, sur proposition de la DPM dont ils relèvent, une formation individualisée adaptée à leur projet professionnel. Cette formation doit débuter avant la date de radiation des contrôles ou de mise en position de non-activité.

La DFP/APR conclut avec des organismes spécialisés des marchés et conventions portant sur des prestations de formation professionnelle.

Les actions de formation professionnelle sont mises en œuvre selon les procédures suivantes :

• la procédure du marché avec formalités préalables ;

• la procédure du marché sans formalités préalables, à laquelle s'applique la limite du seuil défini à l'article 28-II du code des marchés publics.

Un dispositif informatique, intégré dans le système de gestion des dossiers individuels, émet une alerte lorsque ce seuil est approché; la DFP/APR informe alors le réseau de la reconversion qu'aucune commande ne peut plus être adressée à l'organisme concerné.

La passation d'un marché sans formalités préalables donne lieu à l'établissement d'une convention individuelle de stage, ainsi qu'il est précisé au point 3.1.2 de la présente instruction.

3.1. Instruction des dossiers de demande de stage de formation professionnelle.

3.1.1. Stages sous marché.

3.1.1.1.

La DPM concernée adresse le dossier de demande de stage de formation professionnelle à la DFP/APR au moins un mois avant le début du stage.

Ce dossier comporte les pièces suivantes :

• fiche d'analyse et de proposition interarmées (cf. ANNEXE III) ;

• fiche de suivi de session de bilan-orientation (SBO) ou fiche de suivi d'entretien bilan-orientation ;

• projet professionnel du militaire ;

• programme du stage ;

• devis détaillé du stage portant sur une durée de douze mois maximum.

3.1.1.2.

La DFP/APR instruit le dossier et calcule le montant de la participation financière du ministère de la défense en appliquant la grille (cf. ANNEXE IV).

3.1.1.3.

Par note-express, la DFP/APR informe la

DPM, le militaire et l'organisme de formation de ce montant et de la somme laissée à la charge de l'intéressé.

3.1.1.4.

Le militaire fait connaître par écrit son accord ou son refus par l'intermédiaire de la DPM. En cas de refus, le dossier est retourné à la DPM.

3.1.1.5.

En cas d'accord du militaire, celui-ci souscrit une déclaration (cf. ANNEXE V) aux termes de laquelle il s'engage à suivre le stage de formation, informer sous quarante-huit heures sa DPM et la DFP/APR de toute interruption du stage, régler la somme laissée à sa charge et renseigner le questionnaire d'évaluation adressé par la DFP/APR.

3.1.1.6.

La DFP/APR transmet à l'organisme de formation une décision financière valant bon de commande dont copie est adressée à la DPM.

3.1.1.7.

En cas de modification des dates et du coût du stage, la DFP/APR adresse une nouvelle décision financière à l'organisme de formation dont copie est adressée à la DPM.

3.1.2. Stages donnant lieu à l'établissement d'une convention individuelle.

3.1.2.1.

La DPM concernée adresse le dossier de demande de stage de formation professionnelle à la DFP/APR au moins deux mois avant le début du stage.

Ce dossier comporte les pièces suivantes :

• fiche d'analyse et de proposition interarmées (cf. ANNEXE III) ;

• fiche de suivi de session de bilan-orientation (SBO) ou fiche de suivi d'entretien bilan-orientation ;

• projet professionnel du militaire ;

• programmes des stages et devis détaillés de trois organismes de formation dispensant un enseignement adapté au projet professionnel du militaire et portant sur une durée de douze mois maximum.

3.1.2.2.

La DFP/APR instruit le dossier et calcule le montant de la participation financière du ministère de la défense en appliquant la grille (cf. ANNEXE IV).

3.1.2.3.

Par note-express, la DFP/APR informe la DPM, le militaire et l'organisme de formation du montant de la participation financière du ministère de la défense et de la somme laissée à la charge de l'intéressé. Elle établit, en trois exemplaires originaux, une convention type (cf. ANNEXE VI) pré-renseignée.

3.1.2.4.

En cas de refus du militaire, le dossier est retourné à la direction du personnel militaire.

3.1.2.5.

En cas d'accord, le militaire retourne à la DFP/APR, trente jours francs avant le début du stage, par l'intermédiaire de la DPM, la convention complétée, paraphée, datée et signée par le militaire et le prestataire. Un RIB ou un RIP de l'organisme est joint à la convention.

3.1.2.6.

La DFP/APR signe la convention et en retourne deux exemplaires, l'un à l'organisme et l'autre au militaire, par l'intermédiaire de la DPM.

3.1.2.7.

En cas de modification des dates et/ou du coût du stage, la DFP/APR établit un avenant à la convention d'origine (cf. ANNEXE VII).

3.1.2.8.

A la fin de chaque trimestre calendaire, la DFP/APR adresse au contrôleur financier un état des dépenses effectuées (cf. ANNEXE VIII).

3.2. Modalités de prise en charge financière des prestations de formation professionnelle.

(Modifié : Instruction du 23/12/2005.)

La prise en charge financière des actions de formation professionnelle varie selon que le bénéficiaire a acquis ou non un droit à pension au titre du code des pensions civiles et militaires de retraite, à la date de sa radiation des contrôles des armées. En outre, pour les militaires ayant requis un tel droit à cette date, la prise en charge est modulée en fonction de la limite d'âge du grade auquel appartient le bénéficiaire s'il est militaire de carrière ou s'il est militaire contractuel. Dans tous les cas, la prise en charge est limitée par un plafond unique applicable à l'ensemble des militaires, quelle que soit leur situation.

A cet effet, une grille de calcul, jointe en annexe IV à la présente instruction, détermine les éléments de calcul de la participation financière du ministère de la défense lors de l'instruction des dossiers de demandes de stage de formation professionnelle. Cette grille s'applique à toutes les demandes de stages. Toutefois, il n'est pas fait application de cette grille aux stages de formation organisés dans les conditions suivantes :

• stages de l'association nationale pour la formation professionnelle des adultes (AFPA) ou de l'office national des anciens combattants et victimes de guerre (ONAC) au profit des militaires n'ayant acquis de droit à pension à la date de leur radiation des cadres ;

• stages de l'AFPA dispensés au centre militaire de formation professionnelle (CMFP) de Fontenay-le-Comte au profit des militaires contractuels ayant acquis un droit à pension à la date de leur radiation des cadres. 

Pour les stages donnant lieu à l'établissement d'une convention individuelle de stage, afin de faire jouer la concurrence, le montant de la participation financière du ministère de la défense est calculé sur le tarif, exonéré de

TVA ou TVA comprise, le moins élevé.

Si le projet professionnel du militaire implique, de l'avis de la DPM et à titre exceptionnel, que l'intéressé suive plusieurs stages de formation professionnelle, le montant de la participation financière du ministère de la défense est calculé sur le coût total, exonéré de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou TVA comprise, de l'ensemble des stages.

Lorsque la durée de la formation est supérieure à douze mois, seul le coût de la première année de formation est pris en compte, le reste étant laissé à la charge intégrale du militaire.

Selon le cas, la décision financière ou la convention individuelle de stage vaut bon de commande. Une copie de ce bon de commande est jointe au dossier transmis au comptable assignataire des paiements.

4. Actions d'accompagnement vers l'entreprise.

Le coût des actions collectives d'accompagnement vers l'entreprise mises en œuvre par les centres interarmées de reconversion (CIR) avec le concours d'organismes spécialisés liés à l'État selon la procédure des marchés publics est pris intégralement en charge par la DFP/APR.

Les actions d'accompagnement individuel vers l'entreprise se font uniquement dans le cadre des prestations de l'association pour l'emploi des cadres (APEC).

5. Préparations par correspondance aux épreuves des examens des emplois réservés.

5.1. Principe.

La préparation aux épreuves des examens communs des emplois réservés de 1re et de 2e catégories est organisée en deux étapes successives :

• une préparation par correspondance, débutant à l'automne de l'année précédant celle où ont lieu les épreuves écrites de l'examen, et s'échelonnant sur l'année scolaire. Cette préparation est assurée dans le cadre de marchés passés par la DFP/APR ;

• une préparation intensive, d'une durée de quatre semaines pour les emplois réservés de 1re catégorie, de trois semaines pour les emplois réservés de 2e catégorie, assurée par un ou plusieurs instituts régionaux d'administration (IRA) à la demande de la DFP/APR.

La préparation aux épreuves techniques complémentaires exigées pour certains emplois de 1re et de 2e catégories est réalisée exclusivement par correspondance.

Pour toutes les préparations par correspondance, les inscriptions sont prises et acquittées individuellement par les candidats.

5.2. Nature des frais pouvant faire l'objet d'un remboursement.

Pour les préparations aux épreuves des examens communs des emplois réservés de 1re et de 2e catégories, une participation forfaitaire est versée par le militaire au(x) titulaire(s) du ou des marchés évoqués au point 5.1 ci-dessus au moment de son inscription. Le montant de cette participation est fixé dans le(s) marché(s). Cette participation ne peut faire l'objet d'un remboursement.

Aucune inscription prise individuellement et en dehors des marchés évoqués au point 5.1 pour la préparation aux épreuves des examens communs des emplois réservés de 1re et de 2e catégories ne pourra faire l'objet d'un remboursement.

Pour les préparations aux épreuves techniques complémentaires exigées pour certains emplois de 1re et de 2e catégories, seul peut faire l'objet d'un remboursement le montant de l'inscription versé à l'organisme par le militaire. Le coût des livres, des revues et des fournitures qu'il peut être nécessaire d'acquérir par ailleurs pour suivre les cours ne peut pas faire l'objet d'un remboursement.

Les frais qui peuvent faire l'objet d'un remboursement sont les droits d'inscription aux préparations par correspondance organisées par les organismes et pour les emplois suivants :

  Revue d'études.

Épreuves techniques complémentaires (1re catégorie) :

• contrôleur du Trésor ;

• contrôleur des impôts ;

• contrôleur des douanes ;

• contrôleur de la concurrence et de la répression des fraudes.

Épreuves techniques complémentaires (2e catégorie) :

• agent de constatation des impôts ;

• agent de constatation des douanes.

  Examens d'aptitude technique spéciale des emplois réservés de 2e catégorie : gardien de la paix.

  Centre national d'enseignement à distance (CNED) de Lille.

Examens d'aptitude technique spéciale des emplois réservés de 1re catégorie :

• lieutenant de police nationale ;

• contrôleur du travail.

  Centre national de promotion rurale (CNPR).

Examens d'aptitude technique spéciale des emplois réservés de 1re catégorie :

• technicien des services du ministère de l'agriculture ;

• technicien forestier de l'office national des forêts (ONF).

5.3. Conditions et modalités de remboursement.

5.3.1. Conditions.

5.3.1.1.

Le coût des cours par correspondance est avancé par les candidats. Son remboursement peut être demandé à l'issue des cours à condition que les deux tiers des devoirs aient été rendus.

5.3.1.2.

Le montant du remboursement auquel peut prétendre un candidat est égal à la totalité des droits d'inscription, au titre d'une seule préparation.

5.3.1.3. Composition du dossier de demande de remboursement.

Le dossier de demande de remboursement est composé des documents suivants :

• demande de remboursement signée ;

• attestation originale de paiement des cours ;

• attestation d'assiduité et relevé de notes délivrés par l'organisme de préparation ;

• RIB ou RIP.

Ces documents sont joints au dossier transmis au comptable assignataire des paiements.

5.3.1.4. Modalités de transmission des dossiers de demande de remboursement.

Les dossiers sont transmis à la DFP/APR par les autorités désignées pour ce faire par les DPM.

5.3.2. Modalités de remboursement.

La décision d'accorder ou de refuser le remboursement est prise par la DFP/APR.

S'il est accordé, le remboursement intervient en principe dans un délai de trois mois à compter de la date de réception du dossier complet par la DFP/APR. S'il est refusé, le dossier est retourné à l'expéditeur avec les motifs du refus.

6. Préparation à l'exercice des fonctions de sous-préfet.

Le stage dispensé par l'école nationale d'administration (ENA) au bénéfice des officiers retenus pour un tel emploi, dans le cadre de la loi 70-2 du 02 janvier 1970 tendant à faciliter l'accès des militaires à des emplois civils, est pris en charge par la DFP/APR.

7. Entrée en vigueur.

La présente instruction entre en vigueur le 3 mai 2004.

8. Texte abrogé.

L' instruction 613783 /DEF/SGA/DFP/APR/BFM du 06 décembre 2001 relative aux modalités de financement des prestations liées à la reconversion des militaires est abrogée.