Objet de l'instruction.

La présente instruction définit les modalités de gestion de l'habillement dans les corps de troupe et les formations assimilées, en temps de paix, en métropole et hors de métropole.

Elle est applicable aux effets d'habillement ⁽¹⁾ et aux articles d'équipement et de campement individuel entretenus par les corps de troupe pour leur propre compte ou pour celui des personnels qu'ils soutiennent et dont les droits sont fixés par instruction particulière ⁽²⁾.

1. Généralités.

1.1. Objet du service.

Les corps de troupe ⁽³⁾ à l'exception des magasins de cessions aux cadres (MCC) ⁽⁴⁾ ont la charge de pourvoir l'ensemble de leurs personnels en effets d'habillement et articles d'équipement. Ils assurent la distribution des effets des tenues de sortie et de travail aux militaires du rang et aux élèves des écoles qui en sont dotés. Ils peuvent dans certains cas être appelés à délivrer aux cadres officiers et sous-officiers les effets ou articles d'équipement qui leur sont nécessaires.

1.2. Fonctionnement.

La réalisation des effets d'habillement est assurée par le commissariat de l'armée de terre.

A cet effet, annuellement le commissariat reçoit, en fonction de la programmation établie par l'état-major de l'armée de terre, les ressources budgétaires nécessaires au renouvellement des effets et des articles des corps de troupe et à la couverture des nouveaux besoins au titre de l'entretien programmé des personnels.

La contrepartie de ces ressources budgétaires est ventilée chaque année entre les formations sous la forme d'une enveloppe financière qui constitue une autorisation d'achat en effets et articles d'habillement auprès des établissements du commissariat de l'armée de terre.

1.3. Détermination des ressources des formations.

Cette enveloppe financière est calculée à partir des besoins de première dotation et des besoins de renouvellement.

La dotation minimale en effets d'habillement et articles d'équipement est fixée pour chaque catégorie de personnels y compris les personnels susceptibles d'être rappelés, par la voie réglementaire.

Les besoins de première dotation sont déterminés sur la base de l'effectif à doter et d'une dotation minimale.

Les ressources destinées au renouvellement sont ventilées ensuite entre les formations, dans la limite des ressources globales disponibles, après couverture des besoins de première dotation. Leur répartition entre les corps de troupe s'opère à l'aide de coefficients de pondération affectés à chaque catégorie de personnel.

1.4. Gestion de l'habillement au sein de la formation.

Pour conduire dans de bonnes conditions sa gestion de l'habillement, le corps doit :

• établir un programme d'emploi optimisé des ressources en fonction d'objectifs fixés par le chef de corps ;

• suivre l'exécution de son budget au double plan physique et financier.

1.4.1. Le budget et le programme d'habillement (voir liasse N° 702/80 en ANNEXE III ).

Le budget « habillement » rassemble :

• les ressources qui comprennent la valeur du stock initial et les résultats de la gestion précédente, l'enveloppe financière accordée pour la gestion considérée et les ressources extra-budgétaires ;

• les emplois qui présentent, au regard des ressources :

  • les coûts des réalisations prévues par le chef de corps pour l'habillement évalués à partir des objectifs poursuivis (déterminés en termes physiques) ;

  • la valeur du stock final ;

  • le résultat d'exploitation.

Le budget « habillement » est établi sous la forme d'un programme qui décrit à partir du résultat escompté de la gestion en cours (A - 1) et de l'enveloppe annoncée pour l'année suivante (A), la gestion physique et financière envisagée pour l'année A. Ce programme est éventuellement amendé dès que sont connus les résultats de la gestion de l'année A - 1. Arrêté après amendement, il devient le budget de l'habillement du centre de responsabilité élémentaire (CRE) valant contrat définitif et servant de référence au contrôle de gestion. La modification du contrat en cas de nécessité est toujours possible (cf. ANNEXE IV).

1.4.2. Le contrôle de gestion.

Ce contrôle s'exerce de deux façons :

• interne, par le chef des services administratifs et par le chef du CRE au moyen d'un tableau de bord ;

• externe, par le commissariat de rattachement lors des commandes périodiques et par les autorités hiérarchiques une fois par an, sur présentation du compte rendu de gestion.

Le suivi et les résultats de ces contrôles sont chiffrés en termes physiques et financiers.

1.4.3. Le stock.

L'optimisation des coûts d'acquisition et de possession du stock est la première condition d'une bonne gestion des ressources budgétaires consacrées à l'habillement par le commissariat de l'armée de terre.

Elle suppose l'application de règles strictes d'approvisionnement des corps de troupe qui doivent maintenir les niveaux quantitatifs et qualitatifs d'effets nécessaires et suffisants.

A cet effet, un niveau optimal des stocks (NOS) doit être défini. Il doit permettre de satisfaire au moins les dotations du temps de guerre (minimum à détenir par les formations pour tous les personnels des échélons 0, 1 et 2).

La totalité des effets détenus par le corps, y compris ceux distribués aux hommes doit être prise en compte pour le calcul du niveau des stocks.

Une méthode de gestion rationnelle à appliquer impérativement permet de fixer un niveau calculé, pour chaque article, sur la base des consommations annuelles passées et d'exprimer les besoins d'habillement en conséquence.

L'annexe III rappelle les principes de cette gestion rationnelle.

2. Le budget et le programme d'habillement.

La gestion de l'habillement est conduite au sein du corps de troupe à partir d'un programme ressources/emplois préétabli. Parmi les ressources dont la formation dispose, figure l'équivalent des crédits budgétaires que le commissariat consacre à la réalisation par marchés, d'effets d'habillement, d'articles d'équipement et de campement individuel. Cela se traduit, pour le corps, par l'attribution d'une enveloppe financière dont l'utilisation est suivie au cours de l'année dans un compte financier de l'habillement (CFH).

2.1. Enveloppe financière.

2.1.1. Détermination de l'enveloppe nationale.

L'enveloppe consacrée au renouvellement de l'habillement est déterminée à partir des autorisations de programme de l'année en cours ⁽⁵⁾, auxquelles ont été soustraites celles destinées au financement de mesures nouvelles ou aux réalisations d'effets non imputables au compte financier de l'habillement des corps de troupe.

En outre, pour subvenir aux aléas de gestion, il est constitué une « réserve ministérielle » dont le montant, affecté à un compte financier national, est déterminé par l'administration centrale.

2.1.2. Répartition de l'enveloppe nationale par le service gestionnaire (direction centrale).

Le montant de l'enveloppe disponible fixé, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre procède à sa répartition entre les régions militaires et les commandements des forces outre-mer sur la base des derniers droits ouverts budgétaires connus pour chaque catégorie (officiers, sous-officiers, militaires du rang), des qualifications et des conditions d'emploi des personnels, en distinguant les dépenses de première dotation, des dépenses de renouvellement.

Nota. — Par dérogation pour l'outre-mer, les directions du commissariat ou les commissariats de rattachement expriment préalablement auprès de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, une enveloppe de gestion calculée selon les critères propres à chaque territoire ou formation.

2.1.2.1. Dépenses de première dotation.

Elles sont évaluées sur la base du coût du paquetage au prix de l'année du budget pour chaque catégorie de personnel figurant en annexe I et sont notifiées aux régions en même temps que l'enveloppe et les effectifs pris en compte par l'administration centrale.

2.1.2.2. Dépenses de renouvellement.

Les dépenses de renouvellement sont évaluées par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre à l'aide de deux paramètres principaux : la durée d'usage des effets, les droits ouverts en effectifs. Ces paramètres permettent d'établir « l'effectif pondéré » (cf. ANNEXE I) lequel donne la clé de répartition entre les régions de l'enveloppe consacrée au renouvellement.

2.1.3. Répartition de l'enveloppe aux centres de responsabilité supérieurs (CRS).

De l'enveloppe disponible évaluée dans les conditions fixées au paragraphe 211 supra est déduite la somme des dépenses de première dotation. La différence constitue l'enveloppe nationale consacrée au renouvellement. La part de chaque région est alors obtenue en affectant à l'enveloppe nationale le rapport de l'effectif pondéré de la région à l'effectif pondéré national.

L'enveloppe finalement attribuée à la région est constituée du montant destiné aux premières dotations (cf. 2121) de la somme affectée au renouvellement sur la base de l'effectif pondéré, éventuellement d'allocations diverses destinées à couvrir des besoins particuliers.

Cette enveloppe est notifiée au général commandant la région ou le territoire, au cours du deuxième trimestre de l'année précédant celle d'exécution du budget, par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

La notification est, le cas échéant, assortie des directives et recommandations annuelles du chef d'état-major de l'armée de terre pour la gestion de l'habillement.

2.1.4. Répartition de l'enveloppe aux centres de responsabilité élémentaires (CRE).

Dès réception de l'enveloppe régionale, le général commandant la région, sur proposition du directeur régional du commissariat :

• définit la politique générale à suivre en matière d'habillement ;

• fixe les coefficients d'emploi applicables à chaque formation et les règles particulières à appliquer aux spécialistes ;

• arrête la répartition, par circonscription, de l'enveloppe régionale après constitution d'une réserve régionale.

2.1.4.1. Constitution de la réserve régionale.

La région est autorisée à prélever une réserve au maximum égale à 5 p. 100 de l'enveloppe accordée.

La gestion de la réserve est assurée par le directeur régional du commissariat conformément aux directives du général commandant la région.

Elle est comptabilisée au compte financier régional.

2.1.4.2. Coefficient d'emploi.

Les modalités de répartition de l'enveloppe entre les corps de troupe sont fonction de leurs activités qui peuvent justifier des allocations complémentaires ou des abattements calculés par l'application de coefficients d'emploi déterminés selon le processus indiqué en annexe I.

2.1.4.3. Evaluation des dépenses de première dotation.

Ces dépenses sont évaluées par corps de troupe pour les catégories figurant à l'annexe I paragraphe 15 sur la base des coûts diffusés annuellement par l'administration centrale.

2.1.4.4. Détermination de la part consacrée au renouvellement.

La part consacrée au renouvellement dans la région est égale à l'enveloppe attribuée à la région diminuée de la réserve régionale et de la part consacrée aux premières dotations.

2.1.4.5. Répartition entre les corps de troupe.

La répartition entre les corps de troupe s'opère à l'aide des effectifs pondérés des formations, amendés le cas échéant du coefficient d'emploi de la formation.

Cette répartition est effectuée par les soins du commissaire de rattachement auquel est attribué, dans le courant du troisième trimestre de l'année A - 1, une enveloppe de circonscription. Le commissaire, après étude en concertation avec le chef de corps des besoins incompressibles de la formation et des mesures nouvelles qu'il envisage pour l'année ⁽⁶⁾, s'assure que l'enveloppe attribuée au corps couvre les besoins prévisibles sans excès ni insuffisance.

Dans cette enveloppe la part destinée au renouvellement est distinguée, de celle consacrée aux premières dotations et d'éventuels suppléments de ressources accordés pour charges particulières.

2.2. Élaboration du programme.

La budgétisation des ressources de l'habillement impose, pour chaque formation, l'établissement d'un programme annuel des besoins à satisfaire. Ce programme, communiqué aux généraux immédiatement supérieurs (GIS) par le commissaire local de rattachement, est établi en fonction :

• des directives de l'administration centrale et des autorités régionales (dotations minimales, conditions de port, de ravitaillement, d'entretien, contraintes d'ordre économique et financier etc.) ;

• du montant de l'enveloppe accordée ;

• des résultats de la gestion en cours ;

• de la politique arrêtée par le chef de corps en ce qui concerne :

  • les objectifs et priorités suivant les missions et activités de la formation ;

  • la dotation de chaque catégorie de personnels ;

  • les conditions d'emploi des effets ;

  • leurs conditions de conservation et d'entretien ;

  • la durée d'usage des principaux effets ;

  • le montant des dépenses consacrées à l'amélioration des effets et mises à charge du budget ;

  • éventuellement les réalisations particulières d'habillement confiées au commissariat.

2.2.1. Les objectifs et priorités du chef de corps.

Les objectifs et les priorités fixés par le chef de corps doivent être guidés par le souci de maintenir les articles et effets au niveau optimal d'aptitude opérationnelle et d'assurer l'adéquation de la tenue vestimentaire à l'activité pratiquée.

2.2.2. Les dotations.

La réglementation ⁽⁷⁾ fixe la dotation minimale de chaque catégorie de personnel. Le chef de corps a toute latitude pour fixer une dotation supérieure à la dotation minimale, sous réserve qu'il ne dépasse pas l'enveloppe financière allouée. Tout excès doit être évité dans ce domaine car une dotation trop importante par homme perturbe la gestion. Les effets composant cette dotation doivent être en bon état ⁽⁸⁾.

2.2.3. Les conditions d'emploi.

De même, il appartient au chef de corps de préciser les conditions de port des tenues dans sa formation ainsi que leur composition.

2.2.4. Les conditions de conservation et d'entretien des effets.

Le chef de corps règle les conditions de conservation et d'entretien des effets à effectuer par le militaire et par le corps et donne les instructions nécessaires à ses subordonnés. Des revues et un entretien régulier et adéquat des articles sont générateurs d'économies substantielles.

2.2.5. La durée d'usage.

La durée d'usage, spécifique à chaque formation, est l'élément fondamental de l'établissement du programme. C'est sur sa base qu'est fixé le rythme de renouvellement des effets au sein du corps. Ces notions sont développées dans l'annexe I.

2.2.6. Les dépenses d'amélioration et de transformation des effets.

La diversité des besoins des formations peut conduire le commissariat de l'armée de terre, pour ne pas constituer de stocks coûteux, à laisser l'initiative de certaines réalisations (écussons, galons…) et de certaines transformations (ajustement…) aux corps de troupe. Ces dépenses supportées normalement par les crédits confiés au commissariat et dont la contrepartie est ventilée entre les formations sous la forme de l'enveloppe « Habillement », peuvent être réglées à partir de leur budget de fonctionnement dans les conditions précisées au paragraphe 233.

2.2.7. Réalisations particulières d'habillement.

Les chefs de corps peuvent demander à l'occasion de l'établissement du programme la réalisation d'articles spécifiques, non approvisionnés par le commissariat de l'armée de terre, indispensables à la formation.

Ces demandes établies sur un état, imprimé N° 702/80-D (cf. ANNEXE III) sont adressées au général commandant la région qui décide de l'opportunité de la réalisation sur avis du directeur régional du commissariat. Les marchés correspondants sont passés par le commissariat. Le montant est imputé au budget « H » du corps de troupe (cf. ANNEXE IV, § 417).

2.3. Établissement du programme.

Le programme « H » de l'année A est établi par le corps au cours du troisième trimestre A - 1. L'élaboration, conduite en étroite collaboration avec le commissariat de l'armée de terre de rattachement, donne lieu à son établissement à l'aide de cinq éléments essentiels :

• l'enveloppe accordée à la formation notifiée dans les conditions précisées au paragraphe 2145 qui tient compte :

  • des effectifs à habiller (par catégorie) ;

  • du coefficient de remplacement des effets ;

• le montant consacré aux travaux ou réalisations particulières (§ 226 et 227) ;

• la valorisation des stocks (voir 2341).

2.3.1. Le programme.

Le programme habillement constitue la prévision physique et financière de l'année à venir. Il est présenté, pour la partie financière sous la forme ressources-emplois avec valorisation des stocks. La prévision, en termes physiques, fait apparaître par article, les quantités théoriques à commander au titre du renouvellement et des premières dotations.

Les documents complémentaires joints à ce programme concernent les effectifs à habiller, la détermination du coefficient de remplacement et des niveaux calculés par article.

Le modèle de programme, les documents à joindre, les modes d'établissement et de calcul sont indiqués en annexe III.

Afin d'alléger les tâches des formations, de simplifier les opérations de contrôle des commissaires locaux, de réduire les délais de production des documents, certains d'entre eux sont édités et renseignés par les moyens informatiques du commissariat (application SARAH : système automatisé régional d'approvisionnement de l'habillement).

2.3.2. Les effectifs à habiller à indiquer au programme.

Ils comprennent distinctement :

• les personnels ouvrant droit à une première dotation ;

• les personnels concernés par le seul renouvellement ;

• les personnels appartenant aux fractions de contingent rappelables et réservistes de l'échelon « C », pour les corps accueillant ces dernières catégories de personnel. En effet ces effectifs entrent dans le calcul des stocks à entretenir.

2.3.3. Les travaux et réalisations particulières.

2.3.3.1. Les travaux.

Chaque année, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre notifie en même temps que l'enveloppe « habillement » le montant maximal par homme pondéré susceptible d'être imputé au budget de fonctionnement de la formation au titre de ces travaux. Dans cette limite, le chef de corps peut consacrer une partie des ressources de ce budget au règlement de ce type de travaux. Ce règlement effectué par le corps, lui est remboursé sur « relevé de dépenses remboursables ». La somme globale consacrée à ces travaux est alors portées en déduction des ressources disponibles de son budget « habillement ».

2.3.3.2. Les réalisations particulières.

Le montant global des réalisations projetées dans les conditions définies au paragraphe 227 est porté en déduction des ressources disponibles.

Le détail des réalisations envisagées figure sur l'état imprimé N° 702/80-D et, est accompagné des justifications nécessaires.

Les crédits prévus à cet effet ne sont pas reportables.

2.3.4. Les prévisions de gestion.

Lors de l'établissement du programme, certains paramètres sont connus, ils peuvent être quantifiés et valorisés, les autres relèvent de la prévision et peuvent être appréciés en fonction de l'expérience, des résultats des gestions antérieures, mais essentiellement, de la politique décidée par le chef de corps.

2.3.4.1. Stocks valorisés.

La valorisation des stocks, dont la structure est décrite en annexe III, est effectuée à l'aide des tarifs publiés au titre de la gestion à venir (année A). Elle doit permettre de comparer les niveaux des stocks en début et en fin de gestion.

La valorisation du stock initial est effectuée, sur la base des existants réels (effets et articles neufs et en bon état, aptes opérationnels) dans le corps de troupe au moment de l'établissement du programme.

Le stock d'effets ne correspondant plus au critère d'aptitude opérationnelle mais susceptibles d'être encore utilisés, est également valorisé mais à 25 p. 100 de la valeur catalogue.

La présentation du programme dont une des caractéristiques est la parfaite égalité entre les ressources et les emplois implique une valorisation prévisionnelle du stock final.

L'importance de ce stock doit être estimée en tenant compte de deux éléments essentiels :

• les consommations finales prévisibles, liées au taux de réforme prévisible et dotations complémentaires (politique du chef de corps) ;

• Les quantités idéales à détenir qui doivent approcher au plus près le « niveau optimal des stocks » ⁽⁹⁾.

Ce stock est valorisé dans les mêmes conditions que le stock initial.

2.3.4.2. Solde financier.

Il doit permettre d'apprécier le type de gestion réalisé par la formation (économies, consommation du stock…). Le solde financier comporte deux aspects :

• le solde du compte financier de l'habillement (CFH) de l'année A — 1 ;

• les résultats d'exploitation escomptés pour la gestion de l'année A.

  Le solde du CFH qui doit être indiqué, est celui qui est connu au moment de l'établissement du budget. Les résultats d'exploitation doivent traduire la différence exacte, puisque programme et budget sont présentés en équilibre, entre le total des ressources attendues et le total des emplois prévus.

2.4. Examen et approbation du programme.

Le programme et le cas échéant, le détail des réalisations particulières sont établis conjointement par la formation et le commissariat de l'armée de terre de rattachement (CAT) pour le 1er octobre de l'année A — 1. Ce programme devient le contrat « client-fournisseur » passé entre le corps de troupe et le commissariat.

2.4.1. Rôle du commissariat local de rattachement.

Le directeur du commissariat local doit, dans l'élaboration du programme, s'attacher à faire valoir auprès du chef de corps les voies et les moyens permettant d'améliorer la gestion (surveillance, entretien, rotation, réforme des effets). Il doit proposer au chef de corps les secteurs où des économies sont souhaitables et ceux où des dépenses supplémentaires doivent être consenties.

L'examen du programme par le commissariat local compte tenu de ce qui est dit au paragraphe 24, doit plus particulièrement porter sur :

• l'exactitude des prévisions d'effectifs ;

• le caractère raisonnable du coefficient de remplacement ;

• la justesse et l'importance des besoins de première dotation ;

• la pertinence des abattements et des réalisations supplémentaires envisagés ;

• l'estimation des travaux de transformation et d'amélioration des effets ;

• l'intérêt des réalisations particulières ;

• l'adéquation des ressources consenties et des charges du corps.

Le directeur du commissariat local de rattachement arrête le programme initial de chaque corps et propose aux autorités supérieures les montants des réalisations particulières et allocations exceptionnelles. A cet effet il présente un bilan succinct de la gestion passée ou en cours (effort particulier consenti par le corps, charges exceptionnelles, difficultés particulières etc.).

2.4.2. Examen par le directeur régional du commissariat.

Le directeur régional se prononce sur les projets de réalisations particulières envisagés par les CRE et présente au général commandant la région les voies et les moyens adéquats pour assurer leur réalisation au meilleur coût (réalisations centralisées, réalisations régionales, réalisations par le corps remboursées par le commissariat). Il examine tout programme présenté par les CAT locaux (difficultés particulières, dépassement d'enveloppe…) et à cette occasion, émet les réserves qui s'imposent.

Il examine également le bien-fondé de l'octroi d'allocations exceptionnelles.

2.4.3. Approbation par le général commandant la région.

Courant novembre, le détail des réalisations particulières et les demandes d'allocation exceptionnelles sont soumis par le directeur régional à l'approbation du général commandant la région.

La décision du général commandant la région est notifiée aux centres de responsabilité élémentaires que sont les corps de troupe, par la voie du directeur régional du commissariat et du commissariat local, qui procèdent aux ajustements des demandes de délégations d'autorisations de programme et de crédits de paiement nécessaires, ainsi qu'à l'inscription au crédit du compte financier des centres de responsabilité élémentaires des ressources du budget de l'année A.

Une copie de la décision du général commandant la région est adressée aux généraux immédiatement supérieurs (GIS) par le directeur régional du commissariat.

La direction régionale du commissariat signale à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre les variations d'effectifs susceptibles de justifier une augmentation ou une diminution des ressources régionales (dissolution, création d'unités etc.).

2.5. Le budget.

Les enveloppes des centres de responsabilité élémentaires (CRE) ne sont modifiées qu'en cas de variation sensible et imprévue de leurs effectifs. Les réserves nationales et régionales étant calculées au plus juste pour subvenir aux aléas de gestion, l'octroi en cours de gestion d'allocations complémentaires non compensatrices de charges est exceptionnel.

Dès réception de la décision du général commandant la région, et/ou de l'arrêté du commissaire de rattachement, le CRE ajuste éventuellement son programme en prenant en considération les abattements ou les réalisations supplémentaires.

Le budget est établi avec :

• le montant de l'enveloppe ;

• le montant des travaux autorisés ;

• le montant des réalisations particulières acceptées ;

• le solde connu de la gestion de l'année en cours (A — 1) ;

• les créances non régularisées (remboursements en cours) pour déterminer les ressources disponibles.

Le budget doit être présenté en équilibre.

3. La gestion.

Le budget-programme d'habillement doit permettre l'équipement des personnels militaires en effets et articles aptes à l'emploi dans leurs fonctions spécifiques et au moindre coût.

Les formations doivent donc détenir en stock les quantités d'articles nécessaires aux distributions entre deux recomplètements du magasin du corps. Elles doivent en outre être en mesure d'habiller à tout moment tous les personnels rappelés au corps à la mobilisation [fractions du contingent rappelables (FCR), et réservistes de l'échelon C].

La connaissance et la maîtrise des flux d'approvisionnement conditionnent la bonne gestion de l'habillement du corps. La constitution d'un « niveau optimal des stocks » ⁽¹⁰⁾, dont le respect par les formations est impératif, permet de répondre à ces contraintes. Tout dépassement dans la constitution des stocks peut perturber l'approvisionnement des autres formations et être à l'origine de déséquilibres importants dans les programmes de réalisation.

3.1. Détermination du niveau calculé par article.

Pour obtenir le niveau optimal des stocks (cf. § 143) chaque article devra faire l'objet d'une détermination de son propre niveau optimal.

Ce niveau est déterminé chaque année au moment de l'élaboration du programme ou lors d'une variation notable d'effectif en cours d'année de gestion. Il ne concerne que les effets « aptes opérationnels » (cf. ANNEXE I, 11).

Il est calculé à partir des critères suivants :

• la consommation, c'est-à-dire principalement les réformes et les pertes de chacun des articles en se référant aux douze derniers mois ou si la consommation a été erratique, la consommation moyenne des dernières années. Cette consommation est l'élément primordial qui permet de déterminer le nombre d'effets à distribuer ;

• la périodicité des ravitaillements ;

• la forme des distributions ;

• la nature des effets.

L'annexe II explicite les modalités de calcul des niveaux à entretenir.

3.2. Distributions et réintégrations.

Le magasin du corps a la charge générale des distributions d'effets. Les effets sont reversés au magasin au départ définitif des intéressés sauf les articles laissés en toute propriété aux ayants droit. La constitution de stocks intermédiaires dans les magasins d'unités élémentaires est à éviter. En tout état de cause leur existence ne peut justifier un dépassement du niveau optimal des stocks. Ces magasins dont les modalités de fonctionnement sont précisées par le chef de corps doivent être essentiellement réservés à la conservation des articles d'équipement collectifs, des paquetages des personnels absents pour une longue durée (hospitalisation, permission…), de certains effets éventuellement (tenues de défilé par exemple).

3.2.1. Distributions.

Les conditions matérielles de distribution sont fixées par le chef de corps.

3.2.2. Opérations administratives et comptables.

La comptabilité d'inventaire est tenu dans les conditions fixées par le BOEM 702.

Les effets ne répondant plus au critère d'aptitude opérationnelle font l'objet d'une gestion comptable particulière.

Pour faciliter le contrôle et l'établissement des commandes, il est recommandé d'ouvrir une fiche par taille ou pointure de chaque article.

3.2.3. Réintégration.

Les effets d'affectation définitive (EAD) ne sont pas réintégrés, en principe, sauf certains effets en bon état qui ne seraient pas emportés par les attributaires.

Lorsqu'un militaire est appelé à quitter prématurément le service, les effets d'affectation définitive non utilisés par l'intéressé ou en bon état sont réintégrés dans le magasin du corps et comptabilisés.

Les autres effets quel que soit leur état sont triés. Les effets impropres à un nouvel emploi ou irréparables sont stockés à part et proposés à la réforme.

Ceux aptes à faire campagne après réparation, lavage ou nettoyage sont repris en compte dans les articles en bon état.

Les articles encore utilisables pour des travaux ou exercices salissants sont comptabilisés à part, nettoyés, marqués et redistribués à la demande, ils ne font pas partie du niveau à entretenir ⁽¹¹⁾.

En dehors des cas visés ci-dessus, le chef de corps détermine les conditions dans lesquelles s'effectuent les échanges au sein du corps.

3.3. Récomplètement du stock.

Les procédures de recomplètement, essentiellement informatisées, sont indiquées en annexe IV.

Tout dépassement du niveau optimal des stocks doit demeurer exceptionnel et être expressément motivé.

En cas d'urgence et dans le cas évoqué du paragraphe 21 annexe II, des demandes exceptionnelles ⁽¹²⁾ peuvent être exprimées. Traitées manuellement, elles sont adressées au commissariat local de rattachement pour contrôle approfondi et approbation selon les critères définis infra.

3.3.1. Exactitude des données.

Pour les données non informatisées :

La vérification porte sur :

• le code « client » et code établissement distributeur ;

• la numérotation de la demande ;

• la cohérence de la codification avec le « clair article » ;

• l'existence des tailles ou pointures pour les articles demandés ;

• la cohérence avec les directives particulières éventuelles ;

• le décompte de la demande.

3.3.2. Cohérence avec le niveau de stock et le programme établi par le chef de corps.

Les demandes de perception doivent être en concordance avec le programme physique établi par le chef de corps. Les variations, par articles ne peuvent sans justification particulière dépasser 15 p. 100. La répartition par tailles et pointures dans chaque article peut, quant à elle, être totalement modifiée.

A l'occasion de ses visites sur place, le commissaire local vérifie que le déroulement du programme ne conduit pas à une augmentation exagérée des stocks (comparaison avec le niveau optimal des stocks), et donne au chef de corps les conseils de gestion qui s'imposent.

3.3.3. Aspect financier.

La ressource annuelle étant allouée globalement au « compte financier de l'habillement » de la formation, les demandes ne doivent pas excéder les disponibilités financières. Cependant des circonstances particulières (opérations extérieures, cession à des tiers…) peuvent entraîner un déficit momentané. Quelle qu'en soit l'origine, le commissariat local prend toutes les mesures nécessaires pour assurer l'habillement des personnels et régulariser la situation financière du corps.

Lorsque la gestion suivie par la formation conduit malgré les observations à des dépenses inconsidérées, il rend compte conformément aux règles de la surveillance administrative.

3.4. Reversement et cession.

3.4.1. Reversement.

Le reversement concerne :

• les effets ou articles usagés qui sont réformés pour être remis au service des domaines après contrôle sur place par le commissaire local de l'état des articles présentés. La décision de réforme est prise dans les conditions fixées par instruction particulière ;

• les effets ou articles en excédent à la suite d'une baisse des effectifs ou du nombre d'ayants droit ou d'un stock trop important à l'origine. Lors de ses visites, le commissaire chargé de la surveillance administrative appelle expressément l'attention du chef de corps sur l'intérêt de ce reversement qui ne doit porter que sur des effets neufs. Ces reversements, dans les magasins du commissariat, sont nécessaires pour une bonne gestion des stocks à entretenir.

Les modalités de reversement sont indiquées en annexe IV.

3.4.2. Cessions.

Certains corps (non incorporants par exemple) peuvent posséder des stocks inutilisés d'articles en bon état constitués au fur et à mesure des départs des appelés.

A l'inverse d'autre corps peuvent trouver dans cette ressource le moyen d'économies substantielles.

Dans ces conditions, les cessions d'articles excédentaires dans une formation à une autre formation intéressée sont à encourager. Le commissaire local doit jouer en ce domaine le rôle de coordonnateur. Il recense sur place les besoins et fait procéder aux cessions entre les formations de sa circonscription, informe deux fois par an le directeur régional, aux dates fixées par ce dernier, des besoins ou des possibilités de la circonscription.

Les modalités des cessions sont données en annexe IV. Elles sont assorties de mesures particulières pour les formations dont la mission essentielle est d'incorporer ou celles à faible effectif.

3.5. Recensements, vérifications.

Les autorités du corps procèdent conformément aux dispositions réglementaires à des vérifications périodiques et inopinées des existants en magasin et des existants comptables.

Le commissaire chargé de la surveillance administrative effectue des recensements inopinés afin :

• pour les articles en bon état (dont les articles neufs) de s'assurer :

  • de l'exactitude comptable par l'examen des documents au regard des articles recensés ;

  • de l'exactitude et du respect des niveaux ;

  • de la bonne adéquation aux besoins des corps après examen des demandes non satisfaites et des demandes exceptionnelles ;

  • de la conformité et de l'adaptation des dotations en effets neufs et en bon état arrêtées par le chef de corps ;

  • du respect des périodicités fixées pour le renouvellement des effets aux sous-officiers ou le prêt aux officiers ;

• pour les articles usagés en attente de réforme :

  • d'évaluer l'importance des stocks ;

  • de s'assurer du bien-fondé des propositions de réforme ;

  • de vérifier que les articles pouvant encore être utilisés pour les travaux sont comptabilisés et marqués.

A l'occasion des visites sur place ou de la participation à des exercices ou manœuvres, le commissaire de rattachement pourra contrôler l'adaptation qualitative des effets et équipements à leur fonction, rendre compte au directeur régional de toute évolution dans les besoins et proposer des améliorations dans la conception des effets [avis et souhaits des différents utilisateurs : cf. fiche 2 I de l'inst. n^o 10163/DEF/DCCAT/AP/RA du 26 juillet 1989 (n.i. BO)].

4. Le contrôle de gestion.

L'objet du présent titre est d'adapter les principes du contrôle budgétaire à la gestion de l'habillement.

4.1. Principes.

Le contrôle budgétaire consiste à comparer le niveau des réalisations à celui des prévisions chiffrées dans le budget. Il permet de calculer des écarts, d'en rechercher les causes et de déterminer les mesures correctives jugées souhaitables.

4.2. Contrôle interne.

Le chef de corps responsable de la gestion de son budget de l'habillement doit exercer un contrôle permanent sur les ressources, les emplois et les quantités physiques mises à sa disposition à l'aide d'un tableau de bord tenu par l'officier du matériel ou le responsable de la cellule budget du corps. La contexture du tableau de bord est donnée en annexe IV.

L'examen des informations contenues dans le tableau de bord doit permettre :

• d'orienter l'action à court terme ;

• d'informer les autorités hiérarchiques et de demander des aides éventuelles sans attendre l'échéance du compte rendu annuel ;

• d'élaborer des prévisions lors de l'établissement du programme de la gestion A + 1.

4.3. Contrôle externe.

Le contrôle de gestion est exercé par le commissariat [CAT de rattachement, direction du commissariat de l'armée de terre (DICAT)] au cours de l'année de gestion et en fin de période à l'aide du compte rendu annuel de fin de gestion.

4.3.1. Suivi en cours de gestion.

En cours de gestion, le commissaire local de rattachement tient à jour le compte financier de l'habillement (CFH) de chaque formation.

Chaque corps de troupe reçoit périodiquement une situation de compte. Les éléments de cette situation sont vérifiés par le commissariat de rattachement avec les avis de crédit et de débit émis, les factures, les procès-verbaux de réforme.

Le suivi physique et financier des distributions (imprimé N° 702/89-C) édité à l'issue de chaque bimestrielle prévisionnelle, associé à la connaissance des cessions, reversements… permet au commissaire local de mesurer en permanence les possibilités financières du corps de troupe.

Les dépassements d'enveloppe sont analysés, les modifications éventuelles de la demande sont alors effectuées selon les procédures décrites en annexe IV.

Si la situation déficitaire constatée résulte d'une mauvaise gestion, le directeur du commissariat local propose des mesures de redressement et rend compte à la direction régionale.

4.3.2. Compte rendu de gestion.

En fin de gestion, le chef de corps établit un compte rendu de gestion et l'adresse au commissariat de rattachement.

Les renseignements portés sur ce document décrit en annexe IV permettent :

• de connaître les variations du stock, en valeur ;

• de comparer les recettes et dépenses effectives aux ressources et emplois prévus au programme ;

• de déterminer les écarts ;

• d'expliquer les écarts significatifs par rapport à la prévision ;

• de récapituler les mesures prises par le responsable pour la conduite de la gestion annuelle.

Le compte rendu doit faire ressortir la consommation (réforme, pertes…) pour l'année de gestion par catégorie d'articles (ex. : telles quantités de tenues de combat de tous modèles). Ces taux de consommation serviront pour la détermination du niveau calculé par article.

Le commissaire local destinataire des comptes rendus :

• analyse chacun des rapports des CRE rattachés ;

• consolide les bilans des formations et dégage les écarts globaux caractéristiques de l'ensemble des organismes ;

• demande les explications complémentaires éventuelles aux responsables du CRE ;

• adresse à sa direction régionale la synthèse des résultats de ces contrôles.

5. La surveillance administrative et technique.

La surveillance administrative de la préparation et de l'exécution du budget d'habillement est exercée par le directeur du commissariat local de rattachement ⁽¹³⁾ sur pièces et sur place, par délégation du général commandant la région militaire ou le territoire.

Outre les opérations prévues aux titres qui précèdent, le directeur du commissariat local s'assure régulièrement que les effets sont utilisés en fonction de leur destination et entretenus avec tout le soin voulu. Il fait dresser à cet effet un compte d'emploi des ressources du budget de fonctionnement réservées à l'entretien et des dépenses effectuées à ce titre. Il rend compte au général commandant la région militaire ou le territoire par la voie du directeur régional du commissariat des erreurs et des insuffisances qu'il constate. Il conseille le chef de corps sur l'application des modalités réglementaires de l'entretien et veille à ce que les travaux effectués par les maîtres ouvriers demeurent dans le cadre fixé par la réglementation. Il s'assure que les effets proposés pour la réforme présentent effectivement un degré d'usure ou de détérioration qui la justifie, et qu'il n'y a aucun abus en la matière. Tout excès aurait pour conséquence d'augmenter artificiellement le taux de consommation sur lequel est basé principalement le calcul des niveaux à entretenir.

La surveillance technique de l'habillement est exercée soit par le commissaire chargé des fonctions administratives et financières du corps de troupe, et par le commissaire de rattachement du corps. Elle fait l'objet d'instruction particulière.

La surveillance technique vise à :

• contrôler que l'emploi, la conservation et l'entretien des effets d'habillement sont conformes à la réglementation en vigueur ;

• vérifier la finalité et la conformité technique des travaux exécutés par les ateliers des maîtres ouvriers ;

• contrôler les conditions de stockage et donner à cet égard tous les conseils nécessaires ;

• vérifier l'adaptation qualitative des effets à leur emploi ;

• permettre l'établissement du budget d'habillement.

6. Les écoles.

6.1. Principes.

Outre les effets et articles distribués selon les modalités fixées dans les titres précédents, les écoles de formation délivrent à leurs élèves des effets spécifiques qui font l'objet d'une procédure de réalisation sous deux formes.

6.2. Procédure.

Ces effets spécifiques sont réalisés soit :

• par le service, et sont délivrés par un établissement centralisateur ;

• par un industriel dans le cadre d'un marché régional ou national passé par le commissariat (effets confectionnés en mesures industrielles).

6.3. Le programme.

Le montant de l'enveloppe financière attribuée aux écoles est calculé en tenant compte de la réalisation de ces effets spécifiques.

De ce fait, ces organismes doivent inclure dans l'élaboration de leur programme, tel que défini au titre II, la réalisation de ces effets et articles.

6.4. Les prévisions.

L'annexe III de la présente instruction définit les états et imprimés N° 702/80 nécessaires à l'élaboration du programme.

Les besoins en effets confectionnés en mesures industrielles et en effets spécifiques « cadres » commandés auprès de l'établissement centralisateur par les écoles concernées sont respectivement portés sur les imprimés N° 702/80-E et N° 702/80-F.

6.5. Commandes.

6.5.1. Effets réalisés en mesures industrielles.

Les commandes sont passées par les maîtres ouvriers auprès du fournisseur dans le cadre des marchés établis par la direction régionale du commissariat.

6.5.2. Effets spécifiques « cadres » délivrés par le service.

L'école établit manuellement chaque bimestre une demande bimestrielle (imprimé N° 702/87) qui est adressée au commissariat de rattachement pour vérification. Ce dernier expédie à la direction régionale du commissariat chargée de leur saisie, la totalité de ces demandes bimestrielles.

6.6. Facturation.

6.6.1.

Le montant des effets réalisés en mesures industrielles est débité au compte financier habillement de l'école, par la direction régionale du commissariat, au vu des factures établies par le fournisseur.

6.6.2.

Les effets spécifiques « cadres » délivrés par l'établissement centralisateur font l'objet d'une facturation par ce dernier, et d'une mise à jour du CFH de l'école.

6.7. Divers.

6.7.1. Elèves quittant l'école.

L'arrêté ministériel fixant chaque année le montant des frais à rembourser par les élèves quittant l'école ou le service militaire avant les délais fixés par les textes réglementaires tient compte de la valeur des effets du paquetage emportés.

6.7.2. Décès d'un élève.

En règle générale, lorsqu'un élève ou un militaire décède dans un hôpital militaire, ses effets sont renvoyés à l'école par l'hôpital. Cependant, si le décès est consécutif à une maladie contagieuse ou épidémique, les effets sont, suivant décision de l'autorité médicale, soit incinérés, soit désinfectés avant d'être renvoyés à l'école. Si la famille demande à garder les effets normalement conservés par l'élève lorsqu'il quitte l'école, ils peuvent lui être remis.

Lorsque l'élève ou le militaire décède dans ses foyers, ses effets sont renvoyés à l'école à moins que les services sanitaires militaires ou civils ne l'interdisent.

Lorsque le décès a lieu dans un hôpital civil, les effets sont, sauf décision contraire de l'autorité médicale, récupérés par l'école.

Dans tous les autres cas, l'école s'efforce de récupérer les effets militaires ou fait procéder à leur récupération par la gendarmerie.

7. Prise d'effet.

La présente instruction est applicable dès sa parution au Bulletin officiel.