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DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES DU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE :

NOTE N° 240552/DEF/SGA/DRHMD relative à la mise en œuvre du dossier individuel unique dans les armées, directions et services.

Du 08 juillet 2015
 NOR D E F P 1 5 5 1 5 3 6 N

Référence(s) : Instruction N° 240551/DEF/DRH-MD du 08 juillet 2015 relative à la composition et à la tenue du dossier individuel unique des militaires.

Pièce(s) jointe(s) :     Cinq annexes.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  411.1., 411.2., 411.3.

Référence de publication : BOC n°41 du 17/9/2015

L'instruction de référence porte création du dossier individuel unique (DIU) pour le personnel d'active et de réserve au sein des armées, directions et services (ADS) du ministère de la défense.

La mise en  œuvre de l'instruction précitée nécessite un accompagnement des organismes d'administration qui en auront la responsabilité. Aussi, s'inscrivant dans une volonté d'harmonisation des procédures et d'optimisation des ressources, cette note vise à encadrer les travaux à réaliser avec une méthodologie adaptée.

Un travail collaboratif a été mené entre les ADS et les acteurs locaux qui ont également contribué à l'élaboration de ce document. À part quelques spécificités propres à certains ADS, l'économie générale de cette mise en œuvre est donc commune.

La réussite de la démarche de simplification et d'harmonisation engagée constitue la première étape vers une modernisation administrative. Elle implique l'adhésion totale de l'ensemble de la chaîne ressources humaines (RH).

1. DISPOSITIONS COMMUNES.

1.1. Calendrier.

Le début de la mise en œuvre du DIU est fixé au 1er septembre 2015. Compte tenu du volume conséquent des dossiers administratifs à traiter, la réalisation des travaux sera effectuée sur une période de deux ans. Elle devra être achevée le 31 août 2017.

Ce calendrier est subordonné à la condition préalable d'une mise à disposition des nouveaux supports de dossiers. Tout retard entraînera un report similaire du processus en faisant l'objet d'une communication particulière.

Des points de situation seront effectués régulièrement afin de tenir compte des éléments nouveaux pouvant intervenir durant cette période (restructuration, organisation, etc.) et susceptibles de nécessiter des ajustements.

L'objectif demeure la réalisation de la totalité des dossiers sur le créneau imparti, soit une moyenne indicative d'environ 25 p. 100 du personnel du site traité chaque semestre.

1.2. Suivi des travaux.

La mise en œuvre du DIU impose un suivi de sa réalisation par l'échelon local et les administrations centrales.

La constitution totale du DIU ne peut être actée qu'une fois les trois sous-dossiers créés. À ce titre, les groupements de soutien des bases de défense (GSBdD) ou les autres organismes d'administration identifiés par les ADS devront s'assurer de la réalisation de ces travaux.

Ainsi, à des fins de simplification administrative, un marquant a déjà été inséré dans les systèmes d'informations des ressources humaines (SIRH) CONCERTO et ORCHESTRA permettant d'indiquer, par administré, la réalisation du nouveau dossier et de pouvoir effectuer une requête par l'infocentre.

Il est demandé aux autres ADS de réaliser cette évolution des SIRH dans les meilleurs délais afin de faciliter le travail de suivi.

Le mode opératoire de cette procédure est mis à disposition des acteurs selon les modalités habituelles propres à chaque SIRH.

1.3. Livret matricule.

Conformément au point 7. de l'instruction citée en référence, il n'est plus ouvert de livret matricule pour les nouveaux engagés ou lors d'un changement de statut.

Par ailleurs, afin d'anticiper sur les mesures d'allègement des gestes métier, les livrets matricules de l'ensemble du personnel ne seront plus mis à jour dès réception de la présente note, en respectant les mesures définies dans l'alinéa précité.

2. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES.

Les dispositions particulières propres à chaque armée sont détaillées dans les annexes I. à V.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le contrôleur général des armées,
directeur des ressources humaines du ministère de la défense,

Jacques FEYTIS.

Annexes

Annexe I. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES À L'ARMÉE DE TERRE.

1. TERMINOLOGIE.

Le dossier administratif (première partie du dossier général) est remplacé par le sous-dossier administration du DIU détenu par le groupement de soutien de base de défense/service administration du personnel (GSBdD/SAP).

Le dossier du personnel (deuxième partie du dossier général) est partiellement remplacé par le sous-dossier chancellerie, dont il reprend l'ensemble des pièces relatives aux processus « Noter, Récompenser et Promouvoir (1) ».

Il sera positionné à la formation d'emploi (FE) si celle-ci est renforcée en RH ; à défaut, il sera positionné au GSBdD.

Le reliquat du dossier du personnel est intégré au sous-dossier commandement, détenu par la FE.

Le dossier individuel de campagne disparaît ; il est remplacé, en cas de besoin, par un dossier opération extérieure (OPEX), dont la constitution est précisée par le commandement des forces terrestres (CFT).

2. MÉTHODOLOGIE DE MISE EN OEUVRE.

Les modalités suivantes sont à appliquer :

  • le dossier sera systématiquement mis au format DIU à l'occasion :

    • d'une mobilité géographique, à charge de l'organisme d'administration (OA) perdant ;

    • des revues d'effectifs des formations d'emploi, dont il est rappelé qu'elles doivent être organisées à raison d'une revue par temps de commandement du chef de corps ;

    • d'une incorporation de jeunes engagés ;

    • pour le personnel de réserve, d'une souscription ou d'un renouvellement de contrat engagement à servir dans la réserve (ESR) ;

  • le dossier sera préférentiellement mis au format DIU à l'occasion d'actes de gestion RH impactant la carrière de l'individu (exemple : renouvellement de contrat, changement de catégorie, changement de statut, etc.) ;

  • outre les cas spécifiés ci-dessus, il sera procédé à la mise à jour des autres dossiers selon le procédé choisi localement (ordre alphabétique, de grades, etc.) ;

  • en revanche, le dossier ne sera pas mis au format DIU pour le personnel faisant l'objet d'un départ acté ou atteint par la limite d'âge ou des services, y compris dans la réserve, dans le créneau de deux ans défini dans les dispositions communes, point 1.1.

Les documents contenus dans le dossier général continuent toutefois d'être triés au moment de la radiation, avant envoi à l'organisme chargé de la gestion des archives.

3. RESPONSABILITÉ.

L'entité dépositaire du ou des sous-dossier(s) est responsable de la tenue, de l'actualisation et de la mise au format des pochettes.

Les OA sont chargés de coordonner l'action des FE soutenues dans la mise en œuvre du DIU.

4. SUIVI DES MISES À JOUR.

Afin de permettre à la direction des ressources humaines de l'armée de terre (DRHAT) d'assurer le suivi des mises à jour des DIU, les organismes d'administration renseigneront l'infotype 702 (documents) sous-type 9DAU (dossier administratif unique) ; le champ « Date » à renseigner dans l'encart « détails d'émission » correspond au jour clôturant la mise au format du DIU.

Au titre du contrôle interne de second niveau, la DRHAT procédera à des extractions régulières de cette donnée ; tout retard jugé significatif fera l'objet de nouvelles directives.

Annexe II. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES À LA MARINE NATIONALE.

1. RÉFÉRENCES.

Les textes mentionnés ci-après demeurent en vigueur et s'appliquent à l'administration du personnel de la marine :

  • instruction n° 930/DEF/DPMM/RES du 4 novembre 1983 relative à la tenue du dossier individuel du personnel de réserve non officier de la marine nationale ;

  • instruction n° 903/DEF/DPMM/2/A du 28 février 1989 modifiée, relative au dossier individuel et à la fiche générale du personnel non officier de la marine nationale ;

  • note n° 0-209-2014 DEF/DPMM/DFI/NP du 10 janvier 2014 (1) relative à la mise en œuvre de la gestion électronique de documents au sein de la fonction ressources humaines de la marine.

2. CONSTITUTION DES DOSSIERS.

Le DIU n'est pas un nouveau dossier ou un dossier supplémentaire mais une méthode harmonisée de classement de tous les dossiers administratifs. Comme auparavant, pour le personnel de la marine, le DIU sera ouvert et détenu par la DPMM :

  • par le bureau des officiers (PM1) pour les officiers en activité ;

  • par le bureau maritime des matricules (PM3) pour le personnel officier marinier et équipage en activité et pour tout le personnel réserviste ou honoraire.

2.1. Action à mener pour les dossiers existants.

Les éléments des dossiers existants des marins d'active et de réserve feront l'objet d'un reclassement tel que prévu par l'instruction de référence relative au DIU.

Cette opération ne pourra uniquement intervenir qu'avec la mise à disposition de la marine d'un renfort adapté.

2.2. Action à mener pour les nouveaux dossiers.

Dès la parution de l'instruction de référence relative à la composition et à la tenue du DIU, les nouveaux dossiers seront ouverts selon le plan de classement harmonisé par l'instruction référencée.

L'attente de l'approvisionnement, par le service du commissariat des armées (SCA), des sous-chemises qui seront communes à toutes les armées ne doit pas être un frein à la mise en place des nouvelles dispositions de classement des documents.

3. DOCUMENTS ALIMENTANT LE DOSSIER INDIVIDUEL UNIQUE.

Les organismes d'administration et les formations d'emploi s'appuieront sur les textes de la marine cités au point 1. de l'annexe II. pour alimenter le DIU selon les pratiques en vigueur.

Ainsi, d'une manière générale, les décisions collectives faisant l'objet d'une publication au Journal ou au Bulletin officiel, certaines décisions référencées ou simplement saisies dans le SIRH, les documents numérisés (GED) ne sont pas archivés dans le DIU sauf si cela est expressément prévu par une des instructions mentionnées au point 1. de l'annexe II.

4. SOUTIEN.

La DPMM diffusera à tous les organismes d'administration et formations d'emploi une grille de synthèse, élaborée sur la base des tableaux figurant dans les annexes de l'instruction de référence, indiquant le type d'archivage, physique et/ou numérique, de chaque pièce administrative et l'organisme qui la détient.

Par ailleurs, la section réglementation/administration de PM1 et le bureau maritime des matricules (BMM) de PM3 pourront apporter leur conseil en cas de difficulté dans la mise en application de cette directive.

Annexe III. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES À L'ARMÉE DE L'AIR.

1. LE SOUS-DOSSIER COMMANDEMENT.

Le sous-dossier commandement vient se substituer à la chemise bordereau de pièces individuelles (CBPI).

Deux cas de figure peuvent se présenter :

  • soit la CBPI est encore détenue au niveau de l'unité, alors un premier tri est effectué afin de transférer les pièces listées par l'instruction de référence dans le nouveau sous-dossier.

La CBPI ainsi que le contenu restant sont ensuite transmis au bureau du personnel militaire (BPM). 

Cette action doit être menée en collaboration étroite avec le BPM (calendrier notamment) puisqu'elle conditionne le travail de ce dernier ;

  • soit la CBPI est déjà détenue par le BPM, alors l'unité ouvre le sous-dossier et y insère les pièces qui sont transmises par le BPM, après que ce dernier a effectué le tri des documents.

Dans tous les cas, l'unité ouvre sans attendre tous les dossiers commandement de son personnel, en les priorisant au besoin tel que défini au point 3. de l'annexe III.

2. LE SOUS-DOSSIER CHANCELLERIE.

Le sous-dossier chancellerie est un document nouveau qui est détenu suivant le cas par le service de gestion synthèse (SGS) (bureau appui au commandement pour les BA XXI) ou la chancellerie du GSBdD, qui seront respectivement en charge de son ouverture pour leurs personnels. Pour constituer ce sous-dossier, il est nécessaire que les unités transmettent vers les services précités, le livret de notes de leur personnel sous-officier ainsi que les pièces devant être insérées dans les différentes sous-parties.

3. LE SOUS-DOSSIER ADMINISTRATION.

Le sous-dossier administration du DIU est le nouveau dossier détenu par le BPM.

Dans l'attente des nouveaux supports et afin d'utiliser au mieux les documents existants, la CBPI actuelle peut être aménagée, selon les modèles fixés par l'instruction de référence.

Pour les BPM détenant déjà la CBPI, ces derniers sont alors en charge du tri à effectuer selon les nouvelles dispositions définies. Les documents relevant du dossier unité sont alors transmis à l'unité d'appartenance de l'administré.

Pour les BPM ne détenant pas les CBPI, ces dernières sont réceptionnées après le tri effectué par les unités tel que mentionné au point 1. de l'annexe III.

4. MÉTHODOLOGIE DE MISE EN OEUVRE.

Afin d'éviter un transfert de charge notamment en cas de mobilité du personnel, les modalités suivantes sont à appliquer :

  • le dossier sera systématiquement mis au format DIU pour :

    • le personnel faisant l'objet d'une mobilité géographique, avant transmission des pièces à la formation gagnante ;

    • les nouveaux incorporés.

Pour compléter le volume de mise à jour à réaliser par semestre, il sera procédé à la mise à jour des autres dossiers selon le procédé choisi localement (ordre alphabétique, de grades, lors du renouvellement d'engagement, changement de statut, etc.) ;

  • le dossier ne fera pas l'objet d'une mise au format DIU pour le personnel faisant l'objet d'un départ acté ou atteint par la limite d'âge ou des services, y compris dans la réserve, dans le créneau de deux ans défini au point 1.1. des dispositions communes. Les documents contenus dans le dossier continuent toutefois à être triés au moment de la radiation, avant envoi à l'organisme chargé de la gestion des archives.

Conformément au deuxième alinéa du point 1.2. des dispositions communes, les organismes d'administration renseigneront l'infotype 702 (documents) sous-type DIU dans le SIRH ORCHESTRA afin de certifier la finalisation des trois sous-dossiers du DIU.

5. SOUTIEN.

La direction des ressources humaines de l'armée de l'air (DRHAA) apportera son soutien en cas de difficultés rencontrées à l'occasion de la réalisation des travaux (documents non listés, etc.). Les problématiques éventuellement soulevées seront transmises par les chefs BPM ou leurs adjoints à l'adresse fonctionnelle suivante : drhaa.bga-4p.lst@intradef.gouv.fr.

Si l'information sollicitée relève d'une portée générale, la réponse sera systématiquement diffusée via le site de la DRHAA.

Annexe IV. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU SERVICE DE SANTÉ DES ARMÉES.

1. LE SOUS-DOSSIER ADMINISTRATION.

Le responsable du sous-dossier administration est le bureau central d'administration du personnel militaire du service de santé des armées/pôle d'expertise des ressources humaines et de la solde (BCAPMSSA/PERHS).

Les bureaux locaux des ressources humaines et les sections d'administration du BCAPMSSA (BCAPMSSA/section administration du personnel militaire - de l'active et BCAPMSSA/section d'administration des réserves) lui adressent les pièces justificatives nécessaires à la mise à jour du sous-dossier administration.

Cependant, les parties formation et reconversion sont confiées respectivement pour tenue et mise à jour aux entités suivantes :

  • les bureaux locaux des ressources humaines pour leurs administrés ;

  • les directions régionales du service de santé des armées (DRSSA) compétentes pour les administrés du services de santé des armées (SSA) affectés dans les organismes qui leur sont subordonnés ;

  • les directions interarmées du service de santé (DIASS) pour les administrés affectés à l'outre-mer ;

  • la chefferie santé pour les administrés du SSA dépendant du commandant de la force d'action navale (ALFAN) et de l'amiral commandant les forces sous-marines et la force océanique stratégique (ALFOST) ;

  • par défaut, le BCAPMSSA pour tous les administrés du SSA n'entrant pas dans les catégories prévues ci-dessus.

Chacun, pour sa partie, procédera au tri, au classement et à la mise au format du DIU.

2. LE SOUS-DOSSIER CHANCELLERIE.

Le sous-dossier chancellerie est détenu suivant le cas par :

  • les bureaux locaux des ressources humaines pour leurs administrés ;

  • les directions régionales du service de santé des armées (DRSSA) compétentes pour les administrés du SSA affectés dans les organismes qui leur sont subordonnés ;

  • les directions interarmées du service de santé (DIASS) pour les administrés affectés à l'outre-mer ;

  • la chefferie santé pour les administrés du SSA dépendant d'ALFAN et d'ALFOST ;

  • par défaut, le BCAPMSSA pour tous les administrés du SSA n'entrant pas dans les catégories prévues ci-dessus.

Chacun, pour sa partie, procédera au tri, au classement et à la mise au format du dossier individuel unique.

3. LE SOUS-DOSSIER COMMANDEMENT.

Les responsables du sous-dossier commandement sont, suivant le cas :

  • les bureaux locaux des ressources humaines pour leurs administrés ;

  • les directions régionales du service de santé des armées (DRSSA) compétentes pour les administrés du SSA affectés dans les organismes qui leur sont subordonnés pour les rubriques suivantes ;

  • les directions interarmées du service de santé (DIASS) pour les administrés affectés à l'outre-mer ;

  • la chefferie santé pour les administrés du SSA dépendant d'ALFAN et d'ALFOST ;

  • par défaut, le BCAPMSSA pour tous les administrés du SSA n'entrant pas dans les catégories prévues ci-dessus.

La rubrique sécurité est en revanche de la responsabilité de la formation d'emploi.

Pour les entités ne disposant pas de l'outil ARHMONIE, les saisies continueront d'être opérées par le BCAPMSSA (sections d'administration).

Chacun, pour sa partie, procédera au tri, au classement et à la mise au format du DIU.

4. MÉTHODOLOGIE DE MISE EN OEUVRE.

Afin d'éviter un transfert de charge notamment en cas de mobilité du personnel, les modalités suivantes sont à appliquer :

  • le dossier sera systématiquement mis au format DIU pour :

    • le personnel faisant l'objet d'une mobilité géographique ;

    • les nouveaux incorporés.

L'ouverture du dossier, sa tenue et sa mise à jour sont à la charge, chacun pour sa partie, des organismes d'administration [bureau local des ressources humaines (BLRH), BCAPMSSA, DRSSA, DIASS, etc.].

Pour compléter le volume de mise à jour à réaliser par semestre, il sera procédé à la mise à jour des autres dossiers selon le procédé choisi localement (ordre alphabétique, de grades, lors du renouvellement d'engagement, changement de statut, etc.) ;

  • le dossier ne fera pas l'objet d'une mise au format DIU pour le personnel faisant l'objet d'un départ acté ou atteint par la limite d'âge ou des services, y compris dans la réserve, dans le créneau de deux ans défini au point 1.1. des dispositions communes. Les documents contenus dans le dossier continuent toutefois à être triés au moment de la radiation, avant envoi à l'organisme chargé de la gestion des archives.

5. SOUTIEN.

La DCSSA apportera son soutien en cas de difficultés rencontrées à l'occasion de la réalisation des travaux (documents non listés, etc.). Les problématiques éventuellement soulevées seront transmises par les chefs BPM ou leurs adjoints à la DCSSA/RH/PIL.

Si l'information sollicitée relève d'une portée générale, la réponse sera systématiquement diffusée aux organismes compétents du SSA par la DCSSA.

Annexe V. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES À LA DIRECTION GÉNÉRALE DE L'ARMEMENT.

1. LE SOUS-DOSSIER COMMANDEMENT.

Sans objet.

2. LE SOUS-DOSSIER CHANCELLERIE.

Le sous-dossier chancellerie est détenu par le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC).

3. LE SOUS-DOSSIER ADMINISTRATION.

Le sous-dossier administration du DIU est détenu par le SPAC.

Les documents existants seront reclassés selon les modalités fixées par l'instruction de référence.

4. MÉTHODOLOGIE DE MISE EN OEUVRE.

Les dossiers des officiers de la DGA étant détenus par le SPAC sans tenir compte de l'affectation géographique ou de la position statutaire, les modalités suivantes sont à appliquer :

  • le dossier sera systématiquement mis au format DIU pour :

    • le personnel déjà en activité ;

    • les nouveaux incorporés ;

  • le dossier ne fera pas l'objet d'une mise au format DIU pour le personnel faisant l'objet d'un départ acté ou atteint par la limite d'âge, y compris dans la réserve, dans le créneau de deux ans défini au point 1.1. des dispositions communes. Les documents contenus dans le dossier continuent toutefois à être triés au moment de la radiation, avant envoi à l'organisme chargé de la gestion des archives.