> Télécharger au format PDF
DIRECTION DU PERSONNEL MILITAIRE DE LA MARINE : bureau « équipages de la flotte et marins des ports »

INSTRUCTION N° 903/DEF/DPMM/2/A relative au dossier individuel et à la fiche générale du personnel non officier de la marine nationale.

Du 28 février 1989
NOR D E F B 8 9 5 1 0 4 2 J

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  1er modificatif du 31 janvier 1990 (BOC, p. 584). , Autre du 04 juin 2012 de classement.

Référence(s) :

Loi 72-662 du 13 juillet 1972 (BOC/M, p. 950) modifiée.

Pièce(s) jointe(s) :     Quatre annexes.

Texte(s) abrogé(s) :

Instruction n° 2025/DEF/DPMM/2/4 du 3 juin 1981 (BOC, p. 2876) et son erratum du 17 juillet 1981 (BOC, p. 3561).

Instruction n° 2380/DEF/DPMM/2/A du 20 juillet 1983 (BOC, p. 3631).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  222.3.1.1.

Référence de publication : BOC, p. 1103.

1. Généralités.

Aux termes de l'article 26 de la loi rappelée en référence, le dossier individuel des militaires comprend :

  • les pièces concernant la situation administrative ;

  • les pièces ou documents annexes relatifs aux décisions et avis à caractère statutaire ou disciplinaire ;

  • les notes.

Les conditions d'ouverture, de tenue, de communication et d'archivage du dossier individuel sont précisées par la présente instruction.

2. Ouverture du dossier individuel.

Le dossier individuel du personnel non officier de la marine est détenu par le bureau maritime des matricules (BMM/CGR).

Il est ouvert dès réception, par le BMM, du dossier d'engagement initial transmis par l'unité procédant à l'incorporation de l'engagé et pour les appelés, dès l'attribution du numéro matricule.

Lorsqu'il s'agit d'un appelé, en service dans la marine, autorisé à souscrire un engagement, l'unité dont il dépend adresse au BMM le livret matricule pour appelé, le livret d'instruction et un exemplaire du contrat d'engagement (volet « A »).

3. Tenue du dossier individuel.

Tous les documents individuels relatifs à la situation civile et militaire du marin, actes authentiques dont les informations sont normalement exploitées par des moyens informatiques, doivent être insérés dans le dossier individuel.

Pour ce faire, les autorités concourant à la gestion militaire du personnel non officier doivent adresser au BMM copie de toutes les pièces ou documents individuels à caractère statutaire qu'elles émettent.

Les annexes A, B et C à la présente instruction fixent, pour chaque autorité la liste non exhaustive de ces documents.

Toute pièce transmise au BMM doit être établie selon la forme réglementaire et signée par l'autorité compétente. Sauf cas exceptionnel les envois ne sont pas accompagnés de bordereau.

A la radiation des contrôles de l'activité, le dossier individuel est soit conservé au BMM si le militaire est pris en compte dans les réserves de la marine nationale soit, dans le cas contraire, transmis au bureau du service national dont relève l'intéressé.

4. Communication du dossier individuel.

Les conditions de communication du dossier individuel aux intéressés sont fixées par circulaire (1).

5. Dossier magnétique.

Le centre informatique de la direction du personnel militaire de la marine (CIPM) et le BMM détiennent le dossier magnétique du personnel.

Le dossier magnétique est ouvert à l'attribution du numéro matricule et dès réception par le CIPM des informations recueillies à l'incorporation.

Les modalités de recueil des informations figurant au dossier magnétique sont précisées par l'instruction relative aux procédures d'administration et de gestion du personnel de l'armée de mer.

6. Fiche générale personnel.

(modifié : 1er mod.).

6.1. Présentation.

Le CIPM édite une fiche générale personnel (FGP) dont le modèle est donné en annexe D à la présente instruction.

La FGP comporte l'ensemble des informations contenues au dossier magnétique. Elle constitue le document d'administration militaire à la disposition des unités pour les militaires non officiers de carrière ou servant sous contrat de la marine nationale.

Elle est conservée par le bureau militaire de l'unité.

6.2. Édition.

La première édition intervient à l'issue de la période de formation initiale.

Les éditions ultérieures interviennent en fonction des modifications apportées aux informations contenues dans le dossier magnétique.

L'intervalle minimum entre deux éditions est de trente (30) jours.

Toute nouvelle édition rend caduque l'édition précédente.

La FGP est éditée en un exemplaire pour les appelés et le personnel affecté à une unité disposant de son propre bureau militaire, en deux exemplaires pour le personnel affecté à une unité rattachée.

6.3. Communication.

Dès réception, le chef de service ou le capitaine de compagnie communique la FGP au personnel concerné. Cette formalité obligatoire doit permettre à chaque marin de prendre connaissance du contenu du dossier magnétique le concernant et, le cas échéant, de faire procéder aux rectifications nécessaires par les soins du bureau militaire.

Pour attester la communication le marin concerné appose sa signature et la date au bas de la FGP.

7. Destination à donner a la FGP.

(modifié : 1er mod.).

7.1.

Au débarquement l'(es) exemplaire(s) de FGP est (sont) transmis à la nouvelle unité en pièce jointe à l'ordre de débarquement.

7.2.

A la radiation des contrôles de l'activité l'exemplaire de la FGP détenu par le bureau militaire est adressé au BMM après que l'intéressé l'ait daté et contresigné, l'autre exemplaire lui est éventuellement remis.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le contre-amiral, directeur adjoint du personnel militaire de la marine,

POIRRIER.

Annexes

ANNEXE A. Envois à la charge de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM).

Engagement.

Décision d'autorisation d'engagement (si individuelle).

Décision portant annulation.

Décision portant résiliation.

Décision de refus d'engagement (si individuelle).

Corps des officiers mariniers de maistrance.

Décision d'admission, de refus ou d'ajournement (si individuelle).

Décision portant démission.

Limite d'âge supérieure.

Décision d'admission, de refus ou d'ajournement (si individuelle).

Positions statutaires.

Décision de classement provisoire dans le personnel navigant de l'aéronautique navale pour le personnel plongeur.

Décision de radiation du personnel sous-marinier.

Arrêté de placement en position de service détaché.

Arrêté de mise en position hors cadres.

Décision de report de congé de fin de campagne.

Décision de placement ou de renouvellement des congés ci-après :

  • pour affaires personnelles ;

  • sans solde ;

  • postnatal ;

  • parental ;

  • pour adoption ;

  • exceptionnel sans solde supérieur à six mois ;

  • de longue durée pour maladie ;

  • de longue maladie ;

  • pour raisons de santé ;

  • de réforme temporaire.

Décision de réintégration au service.

Décision d'admission en stage formation professionnelle accélérée.

Décision d'admission à la retraite d'office pour infirmités.

Décision de sanctions professionnelles (personnel aéro ou sous-marinier).

Décision de réforme définitive pour infirmités.

Décision de radiation des cadres pour infirmités.

Décision d'admission au stage de reconversion.

Prolongation de la durée du service militaire.

Décision de résiliation de l'acte.

Congés sans solde (appelé).

Décision portant accord.

Décision portant refus.

Gestion, emploi.

Décision portant élimination d'un cours.

Décision portant échec à la sortie d'un cours.

Décision portant refus de changement de spécialité.

Décision portant invalidation de brevet, certificat ou mention.

Décorations.

Croix de guerre ou croix de la valeur militaire (avec citation).

Remerciements.

Félicitations.

Témoignages de satisfaction.

Citation (sans croix de guerre ou croix de la valeur militaire).

Médaille de la défense nationale.

Croix du combattant volontaire.

Médailles commémoratives diverses.

Discipline.

Décision de sanctions statutaires suivantes :

  • réduction de grade ;

  • résiliation d'engagement ;

  • radiation du tableau d'avancement ;

  • radiation des cadres ;

  • retrait d'emploi par mise en non-activité.

Décision de suspension.

Décision de réintégration.

Décision de punition disciplinaire.

Décision d'amnistie.

Divers.

Bénéfices du passage gratuit à l'occasion d'une permission.

Services aériens ou sous-marins.

Bonifications.

Assimilation au service à la mer.

Autorisation de changement d'armées (au profit des armées de terre ou de l'air et de la gendarmerie).

Fiche financière (à l'issue de la période quinquénale).

Autorisation de mariage.

Notation.

Bulletins individuels de notes.

Feuilles d'appréciations.

ANNEXE B. Envois à la charge des Préfets maritimes ou commandants d'arrondissement maritime.

Engagements.

Décision portant résiliation, dénonciation.

Positions statutaires.

Décision d'admission à la retraite sur demande.

Décision de placement en congé de fin de service.

Justice. Discipline.

Extrait des jugements.

Décision portant sanction statutaire.

Décision de punition disciplinaire.

Autorisation de libération sur le territoire métropolitain.

Décision portant autorisation.

Décoration.

Remerciements.

Félicitations.

Témoignages de satisfaction.

Citations.

Légion d'Honneur, Ordre national du Mérite (photocopie de PV de remise).

ANNEXE C. Envois à la charge des unités (y compris centres de formation maritime et écoles).

Engagements.

Dossiers d'engagement complet.

Décisions portant modification.

Décisions portant dénonciation.

Décisions portant résiliation.

Décisions portant prorogation.

Original de l'avenant.

Notification de la décision d'autorisation d'engagement lorsque l'intéressé ne signe pas le contrat.

Volet « A » de l'acte constatant un renouvellement d'engagement, accompagné du certificat médical.

Notification de la décision d'autorisation de volontariat service long lorsque l'intéressé ne signe pas le volontariat.

Volet « A » de l'acte de volontariat service long.

Corps des officiers mariniers de maistrance.

Récépissé de la décision d'admission d'ajournement ou de refus.

Limite d'âge supérieure.

Récépissé de la décision d'admission, d'ajournement ou de refus.

Dispositions statutaires.

Décision de placement en congé de fin de campagne.

Au lieu d'un simple décompte figurant dans l'ordre de débarquement, les unités doivent établir une décision de mise en congé de fin de campagne, notifiée à l'intéressé et adressée au BMM.

Décision d'admission d'office à la retraite par limite d'âge.

Décision de placement en congé pour couches.

Décision de placement en congé de maladie.

État civil.

Copie du jugement en cas de changement de nom.

Certificat de décès.

Disparition (copie du jugement déclaratif de décès).

Décorations.

Remerciements.

Félicitations.

Témoignage de satisfaction.

Médaille de la défense nationale.

Légion d'Honneur, Ordre national du Mérite (photocopie du PV de remise, quand elle a eu lieu dans l'unité).

Accidents, blessures.

Homologation de blessures de guerre.

Certificat d'origine.

Justice, discipline.

Condamnations (extrait de jugement) :

  • antérieures à l'incorporation ;

  • postérieures à l'incorporation (sauf celles notifiées par les autorités maritimes).

Décision d'accord, de refus du certificat de bonne conduite après avis d'un conseil de discipline.

Désertions.

Signalement de désertion.

Avis de cessation de recherche.

Maintien.

Décisions de remise de maintien.

Décision portant retrait de la distinction de 1re classe.

Gestion, emploi.

Déclaration de renonciation à un cours.

Centre d'examen médical du personnel plongeur de la marine.

Décision d'inaptitude à la plongée.

Décision de réadmission.

Nota.

Lorsqu'une décision collective est prise, copie est adressée au BMM.

ANNEXE D.