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état-major des armées : sous-chefferie « performance » ; bureau « coordination synthèse »

INSTRUCTION N° 100/DEF/EMA/SC_PERF/BCS relative aux attributions et à l'organisation du centre interarmées de coordination du soutien.

Du 17 avril 2015
NOR D E F E 1 5 5 1 7 6 3 J

Référence(s) :

Voir annexe I.

Pièce(s) jointe(s) :     Cinq annexes.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  110.3.5.5.1.

Référence de publication : BOC n°53 du 03/12/2015

La présente instruction a pour objet de préciser le champ des missions du centre interarmées de coordination du soutien (CICoS) ainsi que son organisation et son fonctionnement. Elle se situe en amont de l'instruction n° 144/DEF/EMA/SC_SOUT du 18 juin 2014 relative aux missions et attributions du commandant de base de défense (COMBdD) et qui la complète.

Préambule.

La nouvelle organisation du soutien repose d'une part sur une gouvernance ministérielle des soutiens relevant du comité ministériel des soutiens (CMS) présidé par le ministre, et d'autre part, sur la rénovation des instances de pilotage des organismes de soutien, portée par l'état-major des armées (EMA) et le secrétariat général pour l'administration (SGA), chacun dans leur domaine de responsabilité.

Dans ce cadre, le CICoS a été créé par la décision n° 6135/DEF/EMA/ESMG/ORG du 24 juin 2014 avec une mise en œuvre dès le 1er septembre 2014 sur les fondations de l'ancien centre de pilotage et de conduite du soutien (CPCS). Le CICoS est un organisme interarmées (OIA) relevant du chef d'état-major des armées (CEMA). Il est placé sous l'autorité du sous-chef d'état-major « performance » (SCEM PERF) de l'EMA, dont il reçoit une directive annuelle.

En liaison avec les armées, directions et services, le CICoS veille au bon fonctionnement des bases de défense (BdD), coordonne les soutiens, s'assure de la prise en compte des besoins exprimés par les bénéficiaires et mesure la qualité du service rendu par les opérateurs de soutien.

Le CICoS est une formation administrative à laquelle, outre son échelon central (CICoS Balard), sont rattachés les COMBdD et leur cellule cohérence-synthèse (C2S). Il dispose également de personnel de réserve.

1. MISSION.

La mission du CICoS comporte deux volets complémentaires :

  • assurer la coordination des soutiens, notamment la priorisation au plan local des besoins des organismes soutenus en fonction des capacités de soutien ;

  • garantir la qualité des services rendus (QSR) en BdD par le pilotage d'un dispositif global de mesure de qualité de service centrée sur le bénéficiaire.

Cette mission se décline autour de huit axes principaux.

1.1. Commander les commandants des bases de défense et animer le réseau des bases de défense.

Le CICoS est l'organe de commandement des COMBdD, dont il constitue la formation administrative de rattachement. Ainsi, le commandant du CICoS (COMCICoS) exerce son autorité hiérarchique sur les COMBdD (et leur C2S), rédige leur lettre de mission et produit des directives annuelles dont il contrôle l'application. Il rencontre l'ensemble des COMBdD lors du dialogue de commandement annuel.

En qualité de commandant de formation administrative, il participe aux travaux de chancellerie (1) des COMBdD.

Le CICoS appuie la communication de l'EMA et pilote la communication interne des COMBdD.

1.2. Piloter la ressource budgétaire des bases de défense.

Le CICoS assiste le responsable de budget opérationnel de programme (BOP) « soutien des forces » dans l'exercice de ses attributions.

À ce titre, le CICoS élabore la proposition de programmation budgétaire, contrôle la cohérence du besoin physico-financier exprimé par l'ensemble des BdD, et pilote l'exécution budgétaire sur le périmètre de l'ensemble des unités opérationnelles (UO) BdD du BOP 178 68C « soutien des forces ».

Le CICoS :

  • organise les travaux de programmation budgétaire A +1 ;

  • tient à jour un tableau de bord permettant de mesurer les écarts de l'exécution budgétaire par rapport à la programmation ;

  • assure la conduite budgétaire. Dans ce cadre, organise les réunions de suivi de gestion [recalage, arbitrage, dialogue avec les services exécutants et les représentants du pouvoir adjudicateur (RPA) portant sur plusieurs BdD] ;

  • oriente les COMBdD dans la recherche d'économies en lien avec les opérateurs de soutien ;

  • diffuse les bonnes pratiques ;

  • organise et pilote les suivis de gestion budgétaire (SG) des UO BdD.

1.3. Résoudre les difficultés non résolues au niveau local.

Au niveau local, les COMBdD coordonnent l'action des services de soutien pour gérer les aléas et conduire, si besoin, des activités complexes programmées. En cas d'urgence ou de difficultés non résolues au niveau local, ils s'assurent de la cohérence multiservices.

De même, le CICoS coordonne les activités complexes de soutien sur le territoire national, et veille à la mise à disposition des moyens nécessaires. À cet effet, il dispose d'un bureau « appui des COMBdD » qui est le correspondant des états-majors opérationnels (EMO) ou des centres d'opérations des organismes de soutien.

1.4. Agir en tant que délégué de l'état-major des armées sur des missions particulières.

Dans le cadre des restructurations du ministère de la défense, il coordonne avec les directions et services les plans d'action et de rattachement des COMBdD établis en liaison avec les officiers généraux de zone de défense et de sécurité (OGZDS) et les commandants d'arrondissement maritime (CAM) concernés.

Par ailleurs, le CICoS peut être amené à agir par délégation de l'EMA sur des missions ou des projets particuliers de soutien, nécessitant une coordination des soutiens communs et spécialisés du ministère.

1.5. Garantir la qualité du service rendu.

Le CICoS est l'organisme responsable de la QSR en BdD au niveau ministériel. Il recueille, fusionne et exploite toutes les données intéressant la QSR.

Dans son périmètre des soutiens communs et spécialisés :

  • le CICoS est chargé de s'assurer que la prestation fournie par les opérateurs du soutien satisfait aux besoins collectifs et individuels des soutenus. Il lui incombe de mesurer la QSR et d'évaluer le degré de satisfaction des soutenus. Il peut proposer les axes d'amélioration ;

  • à cette fin, dans le respect des prérogatives des armées, directions et services pour leurs activités permanentes :

    • sur la base des offres et contrats de services nationaux entre les armées, directions et services, il supervise la définition du niveau de prestations attendu localement et la mise en place des contrats de services locaux adaptés aux soutenus en BdD. Il définit et entretient une « base de données soutenus » qui est la référence des besoins collectifs et individuels des soutenus en BdD ;

    • il est rendu destinataire de tous les documents nationaux et locaux relatifs aux offres de service, aux contrats de service, aux enquêtes de satisfaction et aux sondages réalisés à l'initiative des armées, directions et services ;

    • il synthétise les besoins des soutenus et identifie les écarts avec les offres des services et les résultats obtenus. Une partie des indicateurs nécessaires lui est fourni par les armées, directions et services.

Dans le cadre de la QSR rénovée, le CICoS anime l'amélioration continue la relation soutenus-soutenants, afin de simplifier l'accès aux soutiens, de renforcer l'information des soutenus sur la réalisation des prestations de soutien et d'évaluer la satisfaction des soutenus. Il est chargé de :

  • faciliter l'accès à la demande de service, renforcer l'information délivrée au soutenu au fur et à mesure du traitement de sa demande et recueillir la QSR, en mesurant la perception individuelle et collective des soutenus ;

  • programmer et prioriser le besoin à son niveau, mesurer les écarts avec la qualité de service délivrée, en rechercher les causes pour mettre en place et suivre les plans d'actions permettant d'anticiper ou de corriger les dysfonctionnements. Il anime à cette fin les conseils de coordination locaux et le conseil des bénéficiaires ;

  • synthétiser et restituer les éléments d'analyse auprès des différentes instances de gouvernance des soutiens, notamment les conseils de gestion, et informer les organismes soutenus, au travers de tableaux de bord.

Par ailleurs, le CICoS fait décliner par les COMBdD le plan d'adossement nécessaire à la préparation opérationnelle individuelle (POI) du personnel militaire des services de soutien, en liaison avec les états-majors d'armées et les directions de service. Il en contrôle la mise en œuvre et l'adapte en fonction des remontées locales.

1.6. Contribuer aux instances de gouvernance et de pilotage.

Le CICoS préside le conseil des bénéficiaires qui est l'instance de dialogue au niveau central entre les organismes de soutien et les organismes soutenus (bénéficiaires). Il intervient pour régler à son niveau les dysfonctionnements remontant du niveau local. Pour ce faire, le CICoS agrège, de manière continue, les analyses locales sur la satisfaction des besoins et les compare aux engagements de service et de performance résultant des contrats d'objectifs et de performance (COP) et des contrats de service. Il peut tenir, si besoin, des bilatérales avec des services à cet effet. Le conseil des bénéficiaires réagit aux alertes pour s'assurer de la continuité des soutiens et du niveau de la qualité des prestations fournies. Il établit en liaison avec les organismes de soutien et les bénéficiaires un plan d'action visant à répondre aux problèmes soulevés par l'analyse des QSR des soutenants et des soutenus et les points d'alertes qui lui sont remontés. Il peut alerter le secrétaire du conseil ministériel des soutiens en tant que de besoin.

Le conseil des bénéficiaires est composé des représentants des directions de services et des armées.

Les comptes-rendus de ses réunions sont adressés aux armées, directions et services du ministère.

Il se réunit régulièrement et autant que de besoin à la demande du président ou de l'un de ses membres.

Le CICoS est associé à la rédaction des COP des services de soutien et aux travaux relatifs à la définition et à la mise en œuvre du « référentiel » du soutien.

Le CICoS appuie en tant que de besoin l'EMA et le SGA dans la détermination des orientations et directives nécessaires à la mise en œuvre des politiques de soutien, ainsi que pour l'ajustement des objectifs des services de soutien et siège aux conseils de gestion (COGES) où il apporte son éclairage sur la QSR.

1.7. Piloter l'action des commandants de base de défense et des bureaux « stationnement infrastructure » des états-majors de zone de défense dans les domaines de l'infrastructure et de l'immobilier de défense.

Le bureau infrastructure du CICoS :

  • concernant les besoins infrastructure interarmées [technico-opérationnel (TO) des OIA et directions de soutien], les infrastructures communes [non technico-opérationnel (NTO)], l'outre-mer et l'étranger :

    • participe aux travaux de programmation, selon les directives fixées par l'EMA [loi de programmation militaire (LPM), version actualisée du référentiel (VAR), projet de programmation pluriannuelle, préparation du comité central de la fonction immobilière] ;

    • coordonne les travaux de programmation avec les OIA et les directions et services de soutien (2) ;

    • assure la mise en œuvre du plan de commande annuel (PCA) avec le service d'infrastructure de la défense (SID), fait la synthèse des travaux de recalage du plan de charge annuel et le cas échéant, arbitre ;

    • participe à la maîtrise d'ouvrage des opérations d'infrastructure pour la partie incombant au commandement (conduite) ;

  • concernant le maintien en condition infrastructure, produit les directives de gestion, assure le suivi, exploite les procès-verbaux des réunions de concertation annuelles (RCA), tient à jour la base de données ;

  • donne un avis sur les schémas directeurs immobiliers (SDI) de BdD ;

  • participe aux travaux d'externalisation et de rationalisation de la maintenance (REM) et siège au comité mixte énergie central ;

  • s'appuie sur les états-majors de zone de défense (EMZD) pour assurer ses missions.

1.8. Piloter l'action des commandants de base de défense dans le domaine « système d'informations et de communication ».

Au travers de sa section « système d'informations et de communication » (SIC), le CICoS :

  • recueille, analyse et valide les besoins SIC des COMBdD dans le cadre de la préparation du PCA SIC ;

  • valide les schémas directeurs SIC de réseaux « non protégé » (NP) et « diffusion restreinte » (DR) des COMBdD ;

  • contribue à la gestion et aux évolutions du portail d'appel au soutien SILLAGE (3), en étroite coordination avec la direction de programme (DP) associée de la direction générale de l'armement (DGA) ;

  • contribue à assurer au sein du ministère la cohérence des systèmes d'information dédiés ou qui interfèrent avec la relation soutenus-soutenants. Il contribue à la cohérence et à la rationalisation de ces outils, en concertation avec leur maître d'ouvrage et la délégation des systèmes d'information d'administration et de gestion (DéSIAG) du secrétariat général pour l'administration (SGA).


2. ORGANISATION INTERNE (CF. ANNEXE II.).

Le CICoS est commandé par un officier général des armées. Il est assisté, dans l'exercice de ses attributions, d'un colonel adjoint, commandant en second du CICoS, qui le supplée en cas d'absence ou d'empêchement.

Le COMCICoS exerce la responsabilité de commandant de formation administrative, dont la mise en œuvre est assurée par le commandant en second, qui a un rôle de chef d'état-major.

Le CICoS est composé d'un groupe de commandement comprenant le commandant du CICoS, le commandant en second, l'adjoint « études-synthèse » et le chef de la division « activités ». Pour conduire sa mission, le COMCICoS dispose d'éléments d'appui au commandement (cellule management de l'information, chancellerie, cellule prévention-maîtrise des risques-environnement).

L'adjoint « études-synthèse » supervise la mise en œuvre de la fonction QSR rénovée et produit les études demandées au CICoS. Il est également le chef de la division « gestion relation bénéficiaires », qui regroupe un bureau « QSR », un bureau « retour d'expériences » (RETEX) et une section SIC.

La division « activités » regroupe un bureau « conduite budgétaire » (B.BUD), un bureau « conduite infrastructure » (B.INFRA) et un bureau « appui des COMBdD » (B.APPUI), ce dernier étant composé d'une section « préparation opérationnelle individuelle » (POI).

Dans le domaine de la prévention, le COMCICoS est responsable de son personnel en qualité de chef d'organisme. Il désigne à cet effet un chargé de prévention et des risques professionnels (CPRP) parmi le personnel relevant de son autorité, auquel il adresse une lettre de cadrage.

Les responsabilités propres du COMBdD en matière de prévention et maitrise des risques et protection de l'environnement (PMRE) sont décrites dans l'instruction de référence 38. de l'annexe I. L'organisation de la prévention au sein du CICoS est décrite dans une instruction particulière.

3. CHANCELLERIE, ADMINISTRATION ET DISCIPLINE.

Les actes de chancellerie et de discipline sont synthétisés dans l'annexe IV.

3.1. Notation.

La notation des militaires (active et réserve) et civils affectés au CICoS et dans les C2S des COMBdD, est réalisée selon les prescriptions des directives annuelles élaborées par les chefs d'état-major d'armée, les directeurs de service et le directeur des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD).

Les modalités de fonctionnement sont les suivantes :

  • le commandant du CICoS est accrédité « autorité immédiatement supérieure » (AIS) du personnel du CICoS Balard, des COMBdD et du personnel des C2S (4) ;

  • le COMCICoS est l'autorité notant au premier degré (ANPD) (5) le commandant en second et les colonels chefs de division, les COMBdD mono-fonction, et leurs officiers en temps de commandement/temps de responsabilité/premier notateur (TC/TR/PN) ;

  • le COMCICoS est l'autorité notant au second degré (ANSD) les officiers du CICoS Balard, les COMBdD mono-fonction et le personnel des C2S, sauf ceux en TR/TC/PN ;

  • le COMCICoS établit une notation intermédiaire « feuillet de notation intermédiaire des officiers » (FNIO) des COMBdD « double-casquette », dont les COMBdD ultramarins ;

  • le commandant en second est ANPD des officiers du CICoS Balard (hors chefs de division) et ANSD des sous-officiers du CICoS Balard, sauf le chancelier qui sera noté en premier et second ressort par le COMCICoS ;

  • les chefs de division du CICoS Balard sont ANPD de leur personnel sous-officier ;

  • concernant les militaires du rang (MDR), l'ANPD est le chef de bureau/service ou équivalent. L'ANSD est le chef de division/service ou équivalent, le COMBdD (si mono-fonction) ou l'adjoint du COMBdD (cas des COMBdD multifonctions) ;

  • le personnel civil du CICoS est noté en premier ressort par le supérieur hiérarchique direct (SHD) et en dernier ressort par l'autorité placée immédiatement au-dessus du SHD (AIS). Ainsi, si le SHD est le COMBdD adjoint ou tout autre cadre de la C2S, l'AIS est le COMBdD. Si en revanche le SHD est le COMBdD, l'AIS est le COMCICoS ;

  • le bureau chancellerie de l'état-major des armées agit en qualité d'autorité centrale d'emploi (ACE) en direction du personnel civil du CICoS ;

  • la notation des aumôniers relève de processus spécifiques différents selon leur statut. Les aumôniers des forces placés auprès des COMBdD sont notés au premier degré par ces derniers.

3.2. Avancement.

Les travaux d'avancement et de fusionnement des militaires (active et réserve) et civils affectés au CICoS et dans les sections cohérence-synthèse des COMBdD sont réalisés selon les prescriptions des directives annuelles élaborées par les chefs d'état-major d'armée, les directeurs de service et par le DRH-MD.

Les modalités de fonctionnement sont les suivantes :

  • le major général des armées (MGA) est fusionneur du commandant en second du CICoS, des colonels du CICoS, des COMBdD mono-fonction, des colonels adjoints COMBdD et du chef de corps du groupement de soutien du personnel isolé (GSPI). Pour ces personnels, le COMCICoS assure le rôle de pré-fusionneur ;

  • le COMCICoS est pré-fusionneur des colonels et des lieutenants-colonels du CICoS, des C2S et du GSPI ;

  • le COMCICoS est pré-fusionneur des officiers (6) et sous-officiers (7) du CICoS, des C2S et du GSPI ;

  • le chef de la participation « terre » de l'EMA est fusionneur des lieutenants-colonels terre ;

  • le chef de la participation « air » de l'EMA est fusionneur des officiers (6) et sous-officiers air ;

  • le commandant en second du CICoS est pré-fusionneur des officiers et sous-officiers du CICoS ;

  • le COMBdD est pré-fusionneur des officiers (6) et sous-officiers (7) des C2S ;

  • le COMCICoS est pré-fusionneur de l'ensemble du personnel civil du CICoS ;

  • le MGA est fusionneur du personnel civil du CICoS en tant qu'ACE. Toutefois, c'est bien le centre ministériel de gestion (CMG) de Saint-Germain-en-Laye qui, in fine, valide le fusionnement du personnel civil en qualité de représentant de la DRH-MD.

3.3. Administration.

Le personnel militaire du CICoS Balard est administré selon les règles en vigueur au sein de son armée d'origine, par le commandant militaire d'îlot (COMILI) Balard (8) qui agit en tant qu'organisme d'administration (OA). Il est en charge de tous les actes administratifs et en particulier, il adresse au CICoS les documents de chancellerie relatifs à la notation.

Les COMBdD et le personnel militaire de leur section cohérence-synthèse sont administrés selon les règles en vigueur dans l'armée d'origine par le GSBdD de rattachement.

La gestion administrative et la paye du personnel civil des COMBdD/C2S relève du CMG de Saint-Germain-en-Laye. Cette mesure ne concerne pas les aumôniers civils qui sont gérés par le CMG de Bordeaux.

À l'exception du processus formation, l'administration « ressources humaines » (RH) de commandement et le soutien RH de proximité du personnel civil du CICoS, sont assurés dans les conditions fixées par le mémento « ressources humaines - personnel civil » (mémento RH-PC), par le GSBdD Paris école militaire (PEM) qui s'appuie autant que de besoin sur le GSBdD territorialement compétent.

Le COMCICoS propose les postes éligibles à la nouvelle bonification indiciaire (NBI) à l'EMA et les emplois fonctionnels des catégories A [conseiller d'administration de la défense (CAD), conseiller technique de la défense (CTD)].

3.4. Discipline et récompenses.

Les responsabilités d'autorité militaire de premier niveau (AM1) et d'autorité militaire de deuxième niveau (AM2) sont fixées par l'arrêté cité en référence 29.

3.5. Décorations.

Les processus sont régis par des textes particuliers des armées, directions et services.

3.6. Personnel de réserve.

Les circuits sont identiques à ceux suivis pour le personnel d'active.

3.7. Dialogue social.

Le personnel civil du CICoS Balard relève du comité technique (CT) de la BdD Île-de-France.

Le personnel civil des C2S des COMBdD relève du CT de la BdD de rattachement.

Le personnel civil du CICoS relève des comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de BdD et des CHSCT locaux de l'emprise d'implantation (Balard ou emprise de proximité).

4. MATÉRIELS.

4.1. Généralités - règles de gestion logistique des biens.

Le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) et la BdD Île-de-France pourvoient le CICoS en matériels nécessaires à son fonctionnement et en assurent la maintenance.

Le COMCICoS est soit détenteur, soit utilisateur, des matériels du CICoS en fonction des directives établies par les gestionnaires de biens. La gestion logistique des biens est assurée par les services de soutien de proximité.

Le GSBdD de rattachement pourvoit le COMBdD et sa C2S en matériels nécessaires à leur fonctionnement et en assure la maintenance.


4.2. Matériel et services informatiques.

Le renouvellement du parc informatique bureautique du CICoS est de la responsabilité de la direction interarmées des réseaux d'infrastructures et des systèmes d'information de la défense (DIRISI), financé sur le BOP DIRISI. D'une manière générale, les augmentations du parc et les moyens d'informatique métier (matériels et logiciels) nécessaires aux missions du CICoS sont financés par son budget de fonctionnement. Toutefois, le financement des SI nécessaires à la mise en œuvre de la fonction « QSR rénovée » peut relever de BOP autres que le BOP « soutien des forces ».

Le soutien informatique du CICoS Balard est assuré par la DIRISI. Les modalités pratiques sont à définir dans un contrat de service à établir avec la DIRISI locale d'Île-de-France, en liaison avec le gestionnaire du compte CICoS à la direction centrale (DC) de la DIRISI.

Dans l'attente du déploiement de la messagerie NeMo V3, le CICoS dispose d'une messagerie MUSE « confidentiel défense » (CD) et « secret défense » (SD).

Le CICoS héberge une cellule « SVP SILLAGE » qui assure entre autre le soutien du système d'information au profit des BdD.

4.3. Téléphonie mobile.

La téléphonie mobile d'usage courant en métropole est réalisée pour le CICoS Balard par le quartier général de l'EMA jusqu'en 2014 et directement par le SPAC à compter de 2015 (mobiles, abonnements, paiement des communications).

4.4. Soutien commun.

Le soutien du CICoS central est assuré indifféremment par OPALE, le SPAC, la BdD Île-de-France, en fonction des domaines de soutien considérés et selon la réglementation en vigueur. Implanté sur le site de Balard, le CICoS est également soutenu par les services de soutien spécialisé de proximité, implantés sur le site [centre interarmées des réseaux d'infrastrutures et des systèmes d'information de la défense (CIRISI), centre médical des armées (CMA)].

5. SÉCURITÉ.

5.1. Protection du secret et gestion des habilitations.

Le commandant en second du CICoS est désigné « officier sécurité » du CICoS. Pour ce qui concerne le personnel des C2S, il s'appuie sur :

  • le réseau des officiers sécurité des GSBdD pour les habilitations CD ;

  • les EMZD pour les habilitations SD.

La complétion des dossiers de demandes d'habilitation est faite au niveau central, selon le niveau d'habilitation demandée (officier sécurité du CICoS ou de l'EMA). Toutefois, le COMCICoS peut déléguer aux COMBdD la décision d'habilitation « CD » du personnel des C2S.

5.2. Sécurité informatique.

5.2.1. Cyberprotection.

Le COMCICoS désigne un correspondant de sécurité des systèmes d'information (CSSI) de la formation administrative, chargé de la sécurité des systèmes d'information (SSI) au sein du CICoS Balard. Les COMBdD et les C2S des BdD de type 1 et 2 (9) sont soutenues par le CSSI du GSBdD de rattachement.

Les BdD de type 3 (9) (Brest, Toulon, Île-de-France) sont exclues de ce dispositif. Il appartient au COMBdD de désigner un CSSI au sein de la C2S.

L'interlocuteur préférentiel des CSSI est le centre de cyber-protection des armées (CCPA), soit le centre principal d'Arcueil, soit l'une de ses antennes (Brest, Rennes, Metz, Lyon, Bordeaux, Toulon).

5.2.2. Cyberdéfense.

Le COMCICoS désigne un adjoint de lutte informatique défense (ALID) au sein de la formation CICoS, dont l'interlocuteur est le centre d'analyse en lutte informatique défensive (CALID).

6. BUDGET.

Le COMCICoS est responsable de BOP délégué « soutien des forces » par le SCEM PERF. Cette ressource finance les frais de déplacement et de représentations des COMBdD et des C2S.

Pour ses dépenses « métiers », le CICoS dispose d'un budget propre attribué par l'EMA au sein de l'UO 0178-0061C-EM03 sur le BOP « emploi des forces ». Le CICoS est identifié comme un service bénéficiaire dans CHORUS.

Cette ressource couvre notamment les charges liées aux activités de représentation, aux frais de déplacement, aux besoins de formation et d'instruction, et enfin aux besoins en communication et relations publiques.

Le RPA et le service exécutant (SE) pour cette ressource est le SPAC avec lequel un protocole annuellement révisable est passé.

Pour l'intégralité des autres besoins relevant du fonctionnement courant, le CICoS est rattaché au SPAC au titre du soutien fourni aux administrations centrales (demandes exprimées via SILLAGE).

7. CONTRÔLE DE GESTION - DIALOGUE DE COMMANDEMENT - CONTRÔLE INTERNE.

7.1. Contrôle de gestion.

Après consultation préalable du CICoS, le SCEM PERF de l'EMA, élabore une directive particulière lui assignant les objectifs spécifiques pour l'année, notamment en termes de contrôle de la qualité du service de soutien rendu aux bénéficiaires, et lui fixe les échéances et modalités de contrôle.

7.2. Dialogue de commandement.

Les résultats obtenus dans la mise en œuvre de la directive supra sont mesurés à l'aide d'indicateurs et présentés annuellement lors d'un COGES présidé par le SCEM PERF.

7.3. Contrôle interne.

Le COMCICoS établit une cartographie des risques associés aux missions et aux objectifs confiés au CICoS et met en place un plan d'action pour les réduire.

8. PUBLICATION.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.


Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le vice-amiral d'escadre,
sous-chef « performance »,

Éric CHAPLET.

Annexes

Annexe I. RÉFÉRENCES RÉGLEMENTAIRES.

1. Code de la défense - Partie réglementaire III. Le ministère de la défense et les organismes sous tutelle.

2. Code de l'environnement - Livre V. - Titre 1er.

3. Protocole n° 1164/DEF/DCSEA/SDO4 - n° 501317/DEF/SGA/DCSID/SDPSI/BPRC du 26 mars 2013 (n.i. BO) relatif aux relations et périmètres d'action entre le service d'infrastructure de la défense et le service des essences des armées.

4. Décret n° 87-389 du 15 juin 1987 (BOC, p. 4207 ; JO du 17 juin 1987, p. 6456 ; BOEM 110.2.1, 513.1.1) modifié, relatif à l'organisation des services d'administration centrale.

5. Décret n° 2007-51 du 11 janvier 2007 (JO n° 11 du 13 janvier 2007, texte n° 4 ; JO/11/2007 ; signalé au BOC 17/2007 ; BOEM 640.1) relatif à l'action sociale des armées.

6. Décret n° 2009-870 du 15 juillet 2009 (JO n° 162 du 16 juillet 2009, texte n° 31 ; signalé au BOC 31/2009 ; BOEM 110.4.1, 110.5.1, 800.1.1) modifié, relatif aux attributions du délégué général pour l'armement et du secrétaire général pour l'administration du ministère de la défense.

7. Décret n° 2009-1180 du 5 octobre 2009 (JO n° 231 du 6 octobre 2009 ; texte n° 21 ; signalé au BOC 43/2009 ; BOEM 110.4.2, 800.1.1) modifié, fixant les attributions et l'organisation de la direction générale de l'armement.

8. Décret n° 2011-1864 du 12 décembre 2011 (JO n° 289 du 14 décembre 2011, texte n° 6 ; signalé au BOC 14/2012 ; BOEM 110.5.3.2) autorisant le ministre de la défense et des anciens combattants à déléguer certains de ses pouvoirs en matière d'administration et de gestion du personnel civil du ministère de la défense.

9. Décret n° 2012-422 du 29 mars 2012 (JO n° 77 du 30 mars 2012, texte n° 16 ; signalé au BOC 29/2012 ; BOEM 126.1, 405.1.2.4.1, 508.3.2.2) relatif à la santé et à la sécurité au travail au ministère de la défense.

10. Décret n° 2015-213 du 25 février 2015 (JO n° 49 du 27 février 2015, texte n° 16 ; signalé au BOC 11/2015 ; BOEM 105.2.2.1.2, 122.1.1, 143.1.1) portant règlement du service de garnison.

11. Arrêté du 9 février 2001 (JO du 27, p. 3123 ; BOC, 2001, p. 1529 ; BOEM 508.1.1.2) modifié, fixant la composition et les règles de fonctionnement du comité de coordination de la fonction immobilière du ministère de la défense.

12. Arrêté du 21 septembre 2001 (JO du 17 octobre 2001, p. 16314 ; BOC, 2001, p. 5546 ; BOEM 500.1.2.2) modifié, portant application de l'article 21. du décret n° 2000-288 du 30 mars 2000 relatif à la gestion et à l'administration de l'infrastructure du ministère de la défense.

13. Arrêté du 16 novembre 2005 (n.i. BOC ; JO n° 4 du 5 janvier 2006, texte n° 6 ; JO/43/2006 ; BOEM 110.2.2, 120-0.1.3, 508.1.1.2) modifié, fixant les limites de l'exercice de certaines compétences confiées aux autorités appartenant à l'administration centrale du ministère de la défense.

14. Arrêté du 22 juin 2007 (JO n° 162 du 14 juillet 2007, texte n° 31, p. 11952 ; signalé au BOC 14/2008 ; BOEM 110.2.2, 430.1.1.1) modifié, portant désignation des personnes n'appartenant pas à l'administration centrale signataires des marchés publics et des accords-cadres au ministère de la défense.

15. Arrêté du 2 décembre 2009 (JO n° 288 du 12 décembre 2009, texte n° 39 ; signalé au BOC 1/2010 ; BOEM 110.4.2, 800.1.1) modifié, relatif à l'organisation de la direction générale de l'armement.

16. Arrêté du 31 mai 2010 (JO n° 131 du 9 juin 2010, texte n° 28 ; signalé au BOC 32/2010 ; BOEM 110.5.2.4) modifié, portant organisation de la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives.

17. Arrêté du 29 novembre 2010 (JO n° 283 du 7 décembre 2010, texte n° 6 ; signalé au BOC 2/2011 ; BOEM 110.3.5.4.1) modifié, portant organisation des bases de défense et fixant les attributions des commandants des bases de défense.

18. Arrêté du 10 février 2011 (JO n° 46 du 24 février 2011, texte n° 2 ; signalé au BOC 14/2011 ; BOEM 640.2.1) modifié, relatif à l'organisation de l'action sociale au ministère de la défense.

19. Arrêté du 20 avril 2011 (JO n° 244 du 20 octobre 2011, texte n° 8 ; signalé au BOC 52/2011 ; BOEM 502.1.1) modifié, portant organisation de la concertation en matière de logement au ministère de la défense.

20. Arrêté du 9 septembre 2011 (JO n° 236 du 11 octobre 2011, texte n° 2 ; signalé au BOC 51/2014 ;  BOEM 110.10.1, 350.7.1.3) modifié, portant création des comités techniques de base de défense.

21. Arrêté du 30 novembre 2011 (JO n° 279 du 2 décembre 2011, texte n° 1 ; signalé au BOC 39/2012 ; BOEM 120-0.1.4) portant approbation de l'instruction générale interministérielle n° 1300 sur la protection du secret de la défense nationale.

22. Arrêté du 14 janvier 2012 (JO n° 26 du 31 janvier 2012, texte n° 5 ; signalé au BOC 22/2012 ; BOEM 110.5.2.6, 508.1.1.2) modifié, portant organisation du service d'infrastructure de la défense.

23. Arrêté du 16 mars 2012 (JO n° 86 du 11 avril 2012, texte n° 11 ; signalé au BOC 30/2012 ; BOEM 503.1.4.2, 620-3.1.2.2) relatif à la sécurité sanitaire des eaux destinées à la consommation humaine sur les sites relevant du ministre de la défense.

24.  Arrêté du 9 août 2012 (JO n° 201 du 30 août 2012, texte n° 24 ; signalé au BOC 52/2012 ; BOEM 125.1, 126.1) fixant les modalités particulières d'organisation de la prévention des risques professionnels au ministère de la défense.

25. Arrêté du 19 décembre 2012 (n.i. BO ; JO n° 302 du 28 décembre 2012, texte n° 62) modifié, fixant les listes de fonctions des services de l'État du ministère de la défense prévues aux articles R. 2124-65 et R. 2124-68 du code général de la propriété des personnes publiques pouvant ouvrir droit à l'attribution d'une concession de logement par nécessité absolue de service ou d'une convention d'occupation précaire avec astreinte.

26. Arrêté du 27 décembre 2012 (JO n° 303 du 29 décembre 2012, texte n° 57 ; signalé au BOC 17/2013 ; BOEM 500.4) portant délégation des pouvoirs du ministre de la défense en matière domaniale.

27. Arrêté du 9 avril 2013 (JO n° 93 du 20 avril 2013, texte n° 20 ; signalé au BOC 27/2013 ; BOEM 126.1) fixant les modalités de désignation et les attributions du chargé de prévention des risques professionnels.

28. Arrêté du 7 janvier 2014 (JO n° 12 du 15 janvier 2014, texte n° 35 ; signalé au BOC 23/2014 ; BOEM 640.2.3.2) relatif aux comités sociaux du ministère de la défense. 

29. Arrêté du 5 février 2015 (BOC n° 10 du 26 février 2015, texte 7 ; BOEM 300.6.1.2) fixant au sein des organismes qui relèvent du chef d'état-major des armées, la liste des autorités militaires de premier niveau et des autorités militaires de deuxième niveau.

30. Arrêté du 16 février 2015 (BOC n° 10 du 26 février 2015, texte 13 ; BOEM 110.3.1) fixant la liste des formations administratives relevant du chef d'état-major des armées.

31. Instruction n° 21340/DEF/CAB du 4 juin 1996 (BOC, p. 2586 ; BOEM 110.3.5, 112.2.3, 113.7.3, 114.2.1, 650.2) modifiée, relative aux principes d'organisation des organismes interarmées et à vocation interarmées.

32. Instruction n° 201710/DEF/SGA/DFP/FM/1 du 4 novembre 2005 (BOC, 2005, p. 8299 ; BOEM 130.1.1, 144.1, 150.1.1, 300.6.1.2, 810.4.6) modifiée, d'application du décret relatif à la discipline générale militaire.

33. Instruction n° 310815/DEF/SGA/SRHC/DRH-MD/RSSF/1 du 2 mai 2008 (BOC N° 22 du 13 juin 2008, texte 4 ; BOEM 340.8) modifiée, relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense.

34. Instruction n° 398/DEF/EMA/SC-SOUT du 17 décembre 2010 (BOC N° 7 du 18 février 2011, texte 4 ; BOEM 110.3.5.4.1, 112.4.1, 113.1, 114.2.1, 132.1, 650.1) relative à l'organisation et au fonctionnement des bases de défense.

35. Instruction n° 523/DEF/SGA/DMPA/SDIE du 23 mai 2011 (BOC N° 24 du 1er juin 2012, texte 1 ; BOEM 503.3.2.2) relative aux schémas directeurs immobiliers de base de défense.

36. Instruction n° 302/DEF/SGA/DMPA/SDIE du 14 février 2013 (BOC N° 22 du 17 mai 2013, texte 4 ; BOEM 500.1.1.1) relative à la politique immobilière du ministère de la défense.

37. Instruction n° 1016/DEF/SGA/DCSID/RLT du 23 juillet 2013 (BOC n° 24 du 7 mai 2014, texte 2 ; BOEM 508.2.3) relative à l'organisation de la maîtrise d'ouvrage pour les opérations d'infrastructure de la défense.

38. Instruction n° 144/DEF/EMA/SC_SOUT du 18 juin 2014 (BOC n° 55 du 31 octobre 2014, texte 7 ; BOEM 110.3.5.4.1, 112.4.1, 113.10, 114.2.1, 650.1) relative aux missions et attributions du commandant de base de défense.

39. Instruction n° 113/DEF/SGA/DMPA/SDL/BL du 10 février 2015 (BOC n° 27 du 18 juin 2015, texte 2 ; BOEM 502.1.1) sur l'organisation et les missions de la chaine du logement du ministère de la défense en métropole.

40. Circulaire n° 177/DEF/SGA du 14 février 2008 (BOC N° 25 du 4 juillet 2008, texte 2 ;  BOEM 640.3.1) relative à la qualité de ressortissant de l'action sociale des armées.

41. Décision n° 6135/DEF/EMA/ESMG/ORG du 24 juin 2014 (BOC n° 46 du 19 septembre 2014, texte 5 ; BOEM 110.3.5.4.1) portant création du centre interarmées de coordination du soutien.

42. Note n° D-14-006704/DEF/EMA/PPS du 8 juillet 2014 relative à la nouvelle organisation de la chaîne fonctionnelle dédiée à la prévention, à la ma trise des risques et à l'environnement de l'état-major des armées.

43. Note n° 4075/DEF/EMA/OA-MGA/ESMG/CHANC du 17 septembre 2014 relative à l'organisation des travaux de gestion collective du personnel civil affecté en outre-mer et à l'étranger.

44. Note n° 350003/DEF/SGA/DRH-MD/SRHC du 16 janvier 2015 relative à l'organisation des travaux de gestion collective du personnel civil affecté en outre-mer et à l'étranger.

Annexe II. ORGANISATION.

 

Annexe III. COMITOLOGIE.

INSTANCES.

RÔLE DU CENTRE INTERARMÉES DE COORDINATION DU SOUTIEN.

FRÉQUENCE.

LIVRABLES.

Comité ministériel des soutiens (CMS).

Peut être appelé à présenter un dossier.

 En tant que de besoin.

Relevé de décision.

Conseil de gestion rénové (COGES).

Participe au conseil de gestion des opérateurs de soutien.

Semestrielle.

Contrat d'objectif et de performance (COP).

Conseil des bénéficiaires (CB).

Préside le conseil.

Tous les quatre mois.

Compte-rendu du conseil et plan d'actions associé.

Contrôle de gestion.

Fait l'objet du contrôle de gestion par la sous-chefferie PERF dans le cadre de la tutelle.

Annuelle.

Présentation de l'activité annuelle du CICoS.

Comité énergie.

Participe au comité central.

 Semestrielle.

Procès-verbal de séance.

Fonds d'intéressement à la rationalisation du parc immobilier (FIRPI).

Co-préside avec la DMPA et DCSID.

Annuelle.

Choix de lauréats parmi les COMBdD.

Dialogue de commandement.

Contrôle de l'activité des COMBdD.

Annuelle.

Échanges entre le COMCICos et le COMBdD.

Suivi de gestion.

Contrôle de l'exécution budgétaire des UO BdD.

Semestrielle.

Échanges entre le bureau budget et le COMBdD.

Annexe IV. CAS PARTICULIER DU FONCTIONNEMENT ORGANIQUE ENTRE LE CENTRE INTERARMÉES DE COORDINATION DU SOUTIEN ET LES BASES DE DÉFENSE D'OUTRE-MER ET DE L'ÉTRANGER.

Le personnel de la C2S du commandant de base de défense outre-mer et étranger (COMBdD OME), relève fonctionnellement du CICoS et « organiquement » du chef de l'état-major interarmées (EMIA), notamment pour les questions de prévention.

Le COMBdD note, soit au premier degré, soit au second degré, soit les deux, l'ensemble du personnel des forces de souveraineté ou de présence.

Il est autorité militaire de deuxième niveau (AM2).

Il est responsable de la sécurité des systèmes d'informations sur sa BdD.

Il désigne localement un officier de sécurité. À l'exception des bases aériennes, les organismes situés en OME sont placés sous le commandement organique du commandant interarmées COMIA/COMBdD [ayant qualité de commandant des forces (COMFOR)/commandant supérieur des forces armées (COMSUP)], par délégation des chefs d'état-major d'armée ou des directeurs de service interarmées. Cela vaut pour la protection du secret et les habilitations. Le bureau secondaire de protection local est celui du commandant interarmées /commandant de base de défense, lui-même autorité d'habilitation au niveau « SD » [adjoint interarmées (AIA) par délégation]. Les demandes d'habilitation sont traitées localement.

Les personnels civils et militaires des C2S OME sont gérés et administrés localement.

Les travaux d'organisation [référentiels en organisation (REO)] des C2S OME sont portés par le CICoS et validés par l'EMA.

Annexe V. ADMINISTRATION ET GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.

(ce tableau résume les directives annuelles des armées)

  NOTATION. AVANCEMENT.

DISCIPLINE.
RÉCOMPENSES.

DÉCORATIONS.
NOTATEUR INTERMÉDIAIRE (1). AUTORITÉ NOTANT AU PREMIER DEGRÉ (N1). AUTORITÉ NOTANT AU SECOND DEGRÉ (N2). PRÉ-FUSIONNEMENT. FUSIONNEMENT.

CICoS

BALARD.

TC/TR/PN.   COMCICoS. MGA. COMCICoS. MGA.

AM1 et AM2 fixés
par arrêté.

Selon textes particuliers de chaque armée, direction et service.

COL CHEF DE DIV.

COMCICoS.
COL. C2 CICoS.
LCL. CP T, A, M (2).
SLT à CDT. C2 CICoS.

COMCICoS (T).

CPA (A).

CPM (M). 

SOFF (3). Chef DIV. C2 CICoS. C2 CICoS.

COMBdD

C2S.

TC/TR/PN

(COMBdD).

  COMCICoS.

MGA (T) ou

COMCICoS (A).

COMCICoS. MGA.

AM1 et AM2 fixés
par arrêté. 

COMBdD

double-fonction.

COMCICoS. Chaîne fonctionnelle.  

COL (adjoint

COMBdD).

  COMBdD. COMCICoS. COMCICoS. MGA.

AM1 et AM2 fixés
par arrêté.

LCL. CP T, A, M.
SLT à CDT. COMBdD.

COMCICoS (T).

CPA (A).

CPM (M).

SOFF.

Chef service
ou équivalent.

COMBdD. COMCICoS.

(1) Le notateur intermédiaire établit un FNIO.

(2) Le chef de la participation terre, air, marine de l'EMA.

(3) Le chancelier du CICoS est noté en premier et en second ressort par le COMCICoS.