Le présente instruction est prise en application de l'arrêté du 24 septembre 2015 portant création du prix « les lauréats de la simplification ».

1. REMISE DU PRIX.

Le prix « les lauréats de la simplification » est remis à l'occasion d'une cérémonie présidée par le ministre de la défense.

2. RÉCOMPENSES.

Le prix « les lauréats de la simplification » donne lieu à l'attribution de sept récompenses au maximum.

Le ou les agents à l'initiative d'un projet récompensé reçoivent une somme de 1 000 euros. En cas de projets ex-aequo, la récompense de 1 000 euros est à partager.

Les lauréats reçoivent un témoignage de satisfaction du ministre.

3. BÉNÉFICIAIRES.

Tout agent du ministère de la défense, sans distinction de grade ou de statut, peut être récompensé.

4. CRITÈRES.

Le prix « les lauréats de la simplification » favorise les initiatives individuelles ou portées par des équipes réduites.

Sont susceptibles d'être récompensées les initiatives satisfaisant au moins un des critères suivants :

• une idée originale que l'administration a jugée utile de mettre en œuvre à l'échelle du ministère ;

• une bonne pratique, développée localement et susceptible d'être reproduite ;

• une mesure ou un ensemble de mesures de simplification administrative prises par le porteur de l'initiative dans le cadre de ses attributions.

5. SÉLECTION DES INITIATIVES.

L'état-major des armées, la direction générale de l'armement, le secrétariat général pour l'administration, l'armée de terre, la marine nationale et l'armée de l'air, ci-après appelés « les organismes », sélectionnent chacun trois initiatives de simplification.

Ces initiatives peuvent avoir été proposées directement par un agent du ministère de la défense au moyen de la plateforme INTRADEF « vos idées pour faire simple », ou par la voie hiérarchique selon des modalités définies par chacun des organismes.

Par ailleurs, les initiatives proposées par des organismes relevant de l'administration centrale sont directement transmises au secrétariat du jury.

Le prix « les lauréats de la simplification » vise à récompenser en priorité les initiatives locales et l'action des administrations centrales, dès lors que cette action conduit à des simplifications marquantes en bases de défense ou en administration centrale.

Les organismes s'efforceront de présenter des initiatives tant individuelles que portées par des équipes réduites, dont au moins une initiative provenant de la plateforme « vos idées pour faire simple ».

6. PRÉSENTATION DU PROJET.

Pour chaque initiative sélectionnée, les organismes établissent un dossier comprenant une présentation résumée de l'initiative et du (des) candidat(s), selon le formulaire joint en annexe, comprenant :

• l'intitulé de l'initiative susceptible d'être récompensée ;

• l'identification du (des) candidat(s) ;

• la description de la problématique posée et de la solution apportée, et notamment :

  • problématique soulevée : quelle en est l'origine ? sur quoi porte-t-elle ? une procédure, une organisation du travail, un mode de travail, un mode de relations ? et lequel ? ;

  • quelle solution a été retenue, quel gain a-t-elle permis d'obtenir ? ;

  • à qui profite-t-elle : les soutenants, les soutenus, lesquels ? ;

  • sous quel délai a-t-elle été applicable : application immédiate ou différée, à quelle échéance ?

À titre d'exception, des initiatives formulées sous la forme d'un plan d'actions, mais non encore mises en œuvre, peuvent également être proposées.

Le dossier peut comprendre toute pièce utile à la compréhension et à la mise en valeur de l'initiative.

Ces dossiers sont adressés au secrétariat du jury au plus tard trois mois avant la tenue de l'évènement.

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7. CHOIX DU JURY.

Le jury se réunit pour examiner les initiatives sélectionnées. Les initiatives sont notamment appréciées en fonction des critères suivants :

• les gains à en attendre en matière de satisfaction des bénéficiaires, de qualité de travail, d'efficacité, d'efficience, de cohésion des équipes ;

• la rapidité de mise en œuvre ;

• l'esprit d'initiative démontré ;

• la nature des ressources techniques, humaines, financières à mobiliser ;

• la cohérence avec la stratégie ministérielle ;

• l'impact de l'initiative sur la sécurité des procédures, les relations sociales, l'organisation des équipes, l'image de l'institution.

Le jury se prononce au plus tard un mois avant la cérémonie mentionnée au point 1.

8. COMPOSITION DU JURY.

Le jury est assisté d'un secrétariat.

Le secrétariat anime un comité de pilotage chargé de préparer l'évènement, qui réunit les représentants :

• de l'état-major des armées ;

• de la direction générale de l'armement ;

• du secrétariat général pour l'administration ;

• de l'armée de terre ;

• de la marine nationale ;

• de l'armée de l'air ;

• de la délégation à l'information et la communication de la défense.

9. COMMUNICATION.

Un dispositif de communication est préparé en amont de la journée de remise des prix, afin de mettre en œuvre une communication à l'échelle ministérielle.

10. PUBLICATION.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.

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