Préambule.

La loi n° 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites a institué un droit à l'information retraite. Ce droit se concrétise par l'envoi périodique à tous les militaires, à partir de l'âge de 35 ans, d'un relevé individuel de situation (RIS) et, à partir de l'âge de 55 ans, d'une estimation indicative globale (EIG) de leur pension. Par ailleurs, la loi n° 2010-1330 du 9 novembre 2010 portant une nouvelle réforme des retraites a imposé la création d'un répertoire de gestion des carrières unique, alimenté par les information relatives aux carrières des assurés relevant des régimes de retraite de base et des services de l'État chargés de la liquidation des pensions.

Afin de permettre la mise en œuvre de ces obligations légales, le ministère du budget chargé de liquider et de concéder les pensions a décidé de créer un « compte individuel retraite » (CIR).

1. CARACTERISTIQUES ET CONSÉQUENCES DU COMPTE INDIVIDUEL RETRAITE.

1.1. Caractéristiques.

Chaque militaire bénéficie dès son entrée en service de l'ouverture d'un CIR auprès du service des retraites de l'État (SRE) du ministère du budget, chargé d'enregistrer et de contrôler ses droits tout au long de la carrière.

Le CIR permet le traitement automatisé des données à caractère personnel de chaque militaire, l'échange des informations avec le répertoire de gestion des carrières unique, l'information des militaires sur leurs droits constitués dans l'ensemble des régimes de retraite, le suivi des versements de cotisations et contributions employeurs et la liquidation et la concession des pensions.

Le CIR de chaque militaire est alimenté tout au long de sa carrière par l'ensemble des informations relatives à sa situation familiale, aux services accomplis, aux emplois tenus et aux activités qui entrent dans les éléments constitutifs de la retraite.

Le CIR se substitue au dossier de pension du militaire et contient les éléments de carrière permettant de procéder à la liquidation.

1.2. Conséquences.

La création du CIR conduit à :

• modifier le processus de transmission des informations vers le CIR ;

• exiger la livraison d'informations de qualité, exactes et à temps, tout au long de la carrière ;

• revoir les modalités de tenue des dossiers personnels des militaires ;

• faire évoluer le suivi administratif tout au long de la carrière et jusqu'à la cessation de l'état militaire.

2. PROCESSUS DE TRANSMISSION DES INFORMATIONS VERS LE COMPTE INDIVIDUEL RETRAITE.

Indépendamment de l'origine de son recrutement, chaque militaire du service de santé des armées (SSA) dispose d'un CIR alimenté à partir du système d'information des ressources humaines (SIRH) ARHMONIE par l'intermédiaire du système d'information de la sous-direction des pensions du ministère de la défense (SDP), dénommé « Piper » (production d'informations sur les personnels).

Le transfert des données s'effectue actuellement selon plusieurs flux :

• annuel, effectué avant la fin du mois de janvier et reprenant l'intégralité des informations contenues dans le SIRH ARHMONIE, afin de mettre à jour l'ensemble des CIR ;

• mensuel, contenant les informations des militaires radiés des cadres ou des contrôles dans les six mois et celles modifiées dans le cadre du droit à l'information retraite (DIR) ;

• hebdomadaire, concernant le personnel demandant sa pension ou une simulation.

Ce processus est également applicable aux militaires du commissariat des armées gérés et administrés par le SIRH ARHMONIE.

3. QUALITÉ DES INFORMATIONS EN PROVENANCE DU SYSTÈME D'INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES ARHMONIE.

L'alimentation du CIR de chaque militaire à partir des données du SIRH ARHMONIE exige une excellente qualité de saisie des informations accomplie par les gestionnaires centraux et locaux des ressources humaines (RH) [direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), direction centrale du service du commissariat des armées (DCSCA), bureau central d'administration du personnel militaire du SSA (BCAPMSSA), bureaux locaux des ressources humaines (BLRH)].

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Cette exigence nécessite :

• une bonne connaissance de l'outil ARHMONIE ;

• une bonne connaissance de la réglementation pension ;

• le respect de processus rigoureux tant dans la saisie que dans la mise en œuvre du contrôle interne.

Pour l'accomplissement de ces tâches, les gestionnaires RH disposent :

• d'un mémento RH - pension ;

• de formations délivrées par la SDP ;

• d'un réseau « pension » favorisant des échanges permanents entre la DCSSA, le BCAPMSSA/section pension retraites (SPR) et les référents « pension » des organismes d'administration [BCAPMSSA/section d'administration du personnel militaire (SAPM), BLRH]. Les modalités de désignation et les missions des référents « pension » sont décrites en annexe I. ;

• de formations visant à acquérir ou entretenir les compétences relatives à la dimension RH - pension dans le SIRH ARHMONIE.

4. LES NOUVELLES MODALITÉS DE TENUE DES DOSSIERS PERSONNELS.

4.1. Principes.

La modification de l'article R65 du code des pensions civiles et militaires de retraite (CPCMR) fait disparaître « le dossier nécessaire au règlement des droits à pension » (dossier pension « papier ») au profit du CIR.

Par ailleurs, l'article D21-1 du CPCMR dans sa rédaction antérieure énumérait la liste des documents composant le dossier de pension du militaire tandis que dans sa version en vigueur dès le passage au CIR, cet article liste désormais les informations portées au CIR.

Enfin l'article D21-2 du CPCMR indique que « [...] Pour assurer sa mission de contrôle, le service des retraites de l'Etat peut demander, y compris après la concession de la pension, communication de tout ou partie des pièces justificatives des informations portées au compte individuel de retraite. Au vu de ces pièces, toute erreur affectant ces informations peut être rectifiée par le service des retraites de l'État. [...] ».

Dans ces conditions, le SRE et la SDP du ministère de la défense imposent, au moment de la radiation des cadres ou des contrôles (ou après le décès en activité) du militaire, la transmission d'un dossier comprenant des pièces justificatives pension.

4.2. Constitution du dossier des pièces justificatives pension.

Le dossier des pièces justificatives pension est composé des documents prévus par la réglementation et dont la liste est mise à disposition et tenue à jour sur le site Intrasan du BCAPMSSA.

Ce dossier est envoyé à la SDP, après la transmission des données informatiques, lors de la radiation des cadres ou des contrôles (ou après le décès en activité).

4.3. Conservation des pièces justificatives.

Outre la constitution et l'envoi du dossier des pièces justificatives pension, et conformément aux dispositions de l'article D21-2 du CPCMR, le BCAPMSSA/SPR a l'obligation de conserver les pièces justificatives des informations contenues dans le CIR listées en annexe II. afin d'être en mesure de les produire au SRE ou à la SDP, à tout moment, y compris après la concession de la pension.

5. PROCESSUS DE TRAITEMENT ADMINISTRATIF.

La mise en place du CIR, conjuguée aux exigences d'information posées par la loi, impose aux gestionnaires RH des obligations dans les cinq fonctions essentielles qui s'exercent à différentes étapes de la carrière du militaire :

• alimentation et mise à jour du dossier ARHMONIE au fil de la carrière ;

• information et conseil au militaire au cours de la carrière ;

• certification des données RH - pension ;

• gestion de processus de cessation de l'état de militaire ;

• conservation des pièces justificatives.

5.1. Alimentation et mise à jour du dossier ARHMONIE au fil de la carrière.

Le gestionnaire RH (DCSSA, DCSCA, BCAPMSSA, BLRH) complète le dossier ARHMONIE du militaire, au regard des pièces justificatives lors de toute évolution de la situation personnelle (situation familiale) et professionnelle (décisions, bonifications notamment).

La saisie des bonifications dans le SIRH ARHMONIE relève de la responsabilité de l'acteur RH en charge de la saisie des données RH associées. Elle doit s'inscrire dans une logique de gestion complète des données du militaire sur le périmètre RH-solde-pension.

Les informations portées dans le dossier ARHMONIE doivent être complètes, précises et exactes.

En tant qu'expert du domaine RH - pension pour le SSA, le BCAPMSSA/SPR est force de proposition auprès du responsable fonctionnel du SIRH ARHMONIE pour toute adaptation ou évolution de ce système d'information de gestion des RH nécessaire au bon traitement des dossiers par les gestionnaires RH ou pour la prise en compte des évolutions législatives et réglementaires.

5.2. Information et conseil au militaire au cours de la carrière.

5.2.1. Informations générales sur les droits à pension.

À tout moment le gestionnaire RH (BCAPMSSA/SAPM, BLRH) doit être en mesure d'informer les militaires sur leurs droits à pension ou sur les modalités de mise en œuvre du droit à l'information conformément aux dispositions définies par le SRE.

5.2.2. Informations et conseils personnalisés.

Lors de certaines étapes de sa carrière, le militaire a besoin de disposer d'informations et de conseils relatifs à sa situation individuelle. Il peut s'agir :

• d'une simulation de pension correspondant à une date de départ envisagée, soit à la limite d'âge, soit à une date de radiation des cadres ou des contrôles présumée dans le cadre ou non d'un projet de reconversion ;

• de conseils personnalisés : choix de la date de départ, optimisation des droits à pension au regard des différents paramètres de pension (trimestres liquidables, d'un échelon, bonifications, pourcentage de pension, majorations de pension notamment), dates correspondant à l'annulation de la décote.

Selon la complexité de la situation, le gestionnaire RH (BLRH ou BCAPMSSA/SAPM,) peut orienter le militaire vers la SDP ou le SRE.

Bien que le gestionnaire RH de proximité reste l'interlocuteur privilégié du militaire, les modalités de mise en œuvre du droit à l'information peuvent amener ce dernier à prendre contact directement avec le SRE.

5.2.3. Simulation de pension.

Le militaire se situant à plus de deux ans de sa date de radiation des cadres ou des contrôles est orienté par son gestionnaire RH vers le simulateur de retraite disponible sur INTRADEF.

Le militaire se situant à moins de deux ans de sa date de radiation fait sa demande de simulation à son gestionnaire RH de proximité qui la transmet au BCAPMSSA/SPR.

5.3. Certification des données ressources humaines - pension.

5.3.1. Certification des cohortes.

5.3.1.1. Principes.

Une cohorte est constituée des générations concernées par l'envoi systématique de documents relevant du droit à l'information.

Conformément à la loi 2003-775 du 21 août 2003, les militaires doivent recevoir en début de carrière et de la part du SRE une information générale sur le système de retraite par répartition. Ils doivent également recevoir :

• un relevé de situation individuelle (RIS), tous les cinq ans à partir de 35 ans ;

• une estimation indicative globale (EIG), tous les cinq ans à partir de 55 ans.

Le SRE impose aux administrations de certifier l'exactitude des données figurant dans leur SIRH afin d'être en mesure d'assurer aux administrés une information conforme à leur situation. Il est par conséquent nécessaire de disposer d'une procédure de certification des données.

5.3.2. Modalités.

5.3.2.1. Délai.

La certification doit être réalisée au plus tard le 1^er décembre de l'année N -1 au titre de la cohorte relevant de la campagne de droit à l'information retraite (DIR) mise en œuvre par le SRE au titre de l'année N.

5.3.2.2. Périmètre.

La certification des données porte sur le périmètre suivant :

• situation familiale ;

• services pris en compte et interruptions ;

• campagnes ;

• bonifications.

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5.3.2.3. Méthodologie.

La certification est réalisée en effectuant successivement les étapes suivantes :

• en début d'année N -1, le BCAPMSSA/SPR identifie la cohorte relevant de la campagne DIR de l'année N et diffuse la liste des militaires concernés vers les organismes d'administration « pour certification des données RH - pension » ;

• chaque organisme d'administration édite et distribue « pour certification des données RH -  pension » les fiches générales du personnel (FGP) des militaires relevant de son périmètre ;

• les militaires sont invités à vérifier leurs FGP (en particulier : état civil, situation familiale, interruptions de service, dernier grade obtenu, campagnes et séjours). Le document doit être retourné à l'organisme d'administration dans le mois suivant, annoté pour correction, daté et signé, accompagné des pièces justificatives (PJ) nécessaires ;

• les organismes d'administration procèdent aux corrections relevant de leur compétence au regard des pièces justificatives produites et envoient les FGP et les PJ) au BCAPMSSA/SPR ;

• le BCAPMSSA/SPR effectue les travaux de correction qui lui incombent et transmet à la DCSSA les anomalies relevant de sa compétence. Il contrôle également les données des bonifications du militaire ;

• le BCAPMSSA conserve la FGP signée dans le dossier personnel du militaire ;

• lors de la campagne DIR de l'année N, les administrés de la cohorte sont destinataires du RIS établi par le SRE, auquel s'ajoute, le cas échéant, l'EIG ; si nécessaire, le RIS est adressé au gestionnaire RH pour prise en compte des corrections qui n'auraient pas été identifiées lors de la certification des données.

Le BCAPMSSA/SPR rend compte à la DCSSA pour le 1^er décembre de l'année N -1 de la certification des données RH - pension au titre de la cohorte DIR de l'année N.

5.3.3. Certification des données ressources humaines des militaires radiés des cadres ou des contrôles.

Au moment de la demande de cessation de l'état militaire et/ou de la demande de pension, le gestionnaires RH produit à l'intention du militaire une FGP issue du SIRH ARHMONIE reprenant l'ensemble des services effectués en tant que militaire du SSA. Le militaire devant être radié des cadres ou rayé des contrôles doit signaler toute erreur ou omission et joindre éventuellement les pièces justificatives correspondantes. 

Par ailleurs, le BCAPMSSA/SPR, avant l'envoi du dossier des pièces justificatives pension, procède à la vérification exhaustive des données RH des militaires radiés des cadres ou rayés des contrôles et conserve une copie du dossier de pré-liquidation.

Afin de bien préparer le départ de l'institution de chaque militaire, il incombe aux gestionnaires RH (BCAPMSSA/SAPM, BLRH, DCSCA pour les aumoniers) d'inciter les militaires appelés à quitter l'institution à user de leur droit individuel à l'information auprès du SRE un an avant leur date de départ présumée.

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5.4. Gestion du processus de cessation de l'état de militaire.

5.4.1. Rappel des obligations réglementaires.

5.4.1.1. Obligations relatives au processus de radiation des cadres ou des contrôles.

Conformément aux dispositions des articles D1 et D20 du CPCMR :

• le militaire dépose auprès du SRE sa demande de pension six mois avant la date à laquelle il souhaite cesser son activité ;

• le militaire dépose sa demande d'admission à la retraite, par voie hiérarchique, au moins six mois avant la date à laquelle il souhaite cesser son activité, auprès du gestionnaire RH dont il relève. En cas de radiation des cadres ou des contrôles d'office, les organismes d'administration doivent rendre compte immédiatement à la DCSSA de ces situations et mettre en copie le BCAPMSSA/SPR ;

• la décision de radiation des cadres ou des contrôles prononcée pour un motif autre que l'invalidité doit être prise dans les deux mois qui suivent le dépôt de la demande d'admission à la retraite et, en tout état de cause, quatre mois au moins avant la date à laquelle elle prend effet. La décision de radiation des cadres ou des contrôles par limite d'âge doit être prise quatre mois au moins avant la date à laquelle elle prend effet ;

• la pension est concédée au plus tard un mois avant la date d'effet de la radiation des cadres ou des contrôles.

5.4.1.2. Obligation relatives à la constitution du dossier des pièces justificatives pension.

5.4.1.2.1. Obligations concernant le militaire radié des cadres.

Le CPCMR fixe la liste des éléments constitutifs du dossier de pension.

5.4.1.2.2. Obligations concernant l'administration.

Le BCAPMSSA/SPR fournit à la SDP les pièces justificatives (cf. point 4.2.) au moins quatre mois avant la date de radiation des cadres ou des contrôles.

5.4.2. Rôle du gestionnaire ressources humaines dans le processus de radiation.

Le gestionnaire RH doit impérativement veiller :

• au dépôt par le militaire de sa demande de pension (formulaire EPR10 cerfa n° 12230*11) six mois au moins avant la date à laquelle il souhaite cesser son activité (BCAPMSSA/SAPM, BLRH) ;

• au dépôt par le militaire auprès de sa hiérarchie de sa demande de cessation de l'état militaire six mois au moins avant la date à laquelle il souhaite cesser son activité (BCAPMSSA/SAPM, BLRH). Une copie de cette demande sera adressée sans délais au BCAPMSSA ;

• au regroupement dans la pochette bordereau pension (PBP) (cf. annexe III.) des pièces justificatives à fournir par le militaire (BCAPMSSA/SAPM, BLRH) ; la PBP est destinée à assurer la traçabilité du dossier pension ;

• à l'édition de la FGP et à sa vérification par le militaire ;

• à la constitution du dossier des pièces justificatives pension (BCAPMSSA) ;

• à l'établissement de l'arrêté de radiation des cadres ou des contrôles au moins quatre mois avant la date à laquelle elle prend effet et à son envoi immédiat au BCAPMSSA/SPR et à la SDP (DCSSA) ;

• à l'envoi des pièces justificatives pension à la SDP au plus tard quatre mois avant la date de cessation de l'état militaire (BCAPMSSA/SPR).

6. ASSISTANCE AUX GESTIONNAIRES DES RESSOURCES HUMAINES.

6.1. La fiabilisation du processus de radiation par la mise en place d'indicateurs.

L'absence de respect des délais imposés peut avoir des conséquences directes sur la situation du militaire et peut notamment entraîner une rupture de ses ressources.

Dès lors, le processus de radiation nécessite un suivi rigoureux de la part des gestionnaire RH.

À cet effet, des indicateurs ont progressivement été mis en place au BCAPMSSA/SPR afin :

• de renseigner les formations administratives sur la qualité du processus de radiation des cadres ou des contrôles et de mettre en place, en cas de besoin, des mesures correctrices ;

• d'alerter les gestionnaires RH sur les risques de dépassement des délais grâce à la mise en place d'alertes et de prendre ainsi les mesures adaptées.

Ce dispositif repose essentiellement sur les informations saisies au moment de la création de la demande de cessation de l'état militaire et de l'arrêté portant radiation des cadres ou des contrôles réalisés obligatoirement à partir d'ARHMONIE.

6.2. La fiabilisation des données ressources humaines - pension et le contrôle interne.

Le SSA doit être en mesure d'apporter à la SDP et au SRE une assurance raisonnable sur la fiabilité des informations transmise vers le CIR.

Les mesures prévues par la présente circulaire préfigurent la mise en place d'un dispositif de contrôle interne fondé sur une analyse des risques liés à la saisie, selon des modalités similaires à celles de la fiabilisation des données RH - solde. Les gestionnaires RH (DCSSA, BCAPMSSA, BLRH, DCSCA) doivent s'assurer de leur maîtrise des processus RH - pension. Les opérations de contrôle doivent être tracées à partir des pièces justificatives du dossier.

Le BCAPMSSA est responsable de la mise en œuvre et de la coordination du contrôle interne RH - pension pour le SSA.

Les systèmes d'information étant de plus en plus interconnectés pour simplifier et alléger les charges administratives, la fiabilité des données revêt donc une importance primordiale.

7. MISE EN OEUVRE.

La présente circulaire entrera en vigueur au lendemain de sa publication au Bulletin officiel des armées.