Préambule.

La présente circulaire a pour but de déterminer la procédure de remboursement des dépenses entre les trois armées et la gendarmerie lorsque des militaires séjournent dans une formation autre que celle ressortissant à leur armée d'appartenance.

Elle précise, en outre, les conditions dans lesquelles une formation d'accueil exécute cette prestation ainsi que les modalités de remboursement des dépenses d'entretien des personnels hébergés.

1. Généralités.

1.1.

Les militaires des trois armées et de la gendarmerie séjournant dans une formation autre que celle de leur armée d'appartenance restent administrés par leur formation d'origine. Celle-ci doit leur assurer le versement des prestations financières, solde et indemnités de déplacement notamment, ainsi que la fourniture des effets d'habillement et d'équipement dans les conditions fixées par la réglementation propre à l'armée d'appartenance.

1.2.

Les militaires hébergés bénéficient des installations d'une formation d'accueil dans les mêmes conditions que les militaires de grade correspondant appartenant à cette formation. En règle générale, la prestation accordée concerne l'alimentation et l'hébergement. Cette dernière prestation comprend non seulement la fourniture du logement proprement dit, mais également les services accessoires ⁽¹⁾ tels que :

• l'entretien des matériels de couchage, d'ameublement, de campement ⁽²⁾ ainsi que l'entretien des locaux mis à la disposition des personnels hébergés ;

• le chauffage et l'éclairage des locaux occupés ainsi que la satisfaction des besoins en eau ;

• l'entretien des effets d'habillement (2) ;

• la fourniture des prestations au titre de l'entretien des personnels et des dépenses diverses incluant celles réalisées dans le cadre de contrats de sous-traitance.

2. Dépenses remboursables.

2.1. Principes.

2.1.1.

Il s'agit des dépenses d'hébergement, d'entretien et d'alimentation dont le coût ne doit pas constituer une charge sur le budget d'une autre armée. Le principe de leur remboursement ayant été admis entre les armées et la gendarmerie, les modalités de remboursement des dépenses sont définies ci-après.

2.1.2.

Les dépenses imputables aux masses supportées par une armée, pour l'hébergement des militaires d'une autre armée ou de la gendarmerie, restent à sa charge quand il s'agit de militaires isolés ou d'un petit détachement. La notion de petit détachement se définit comme suit conformément à la décision citée en référence :

• effectif au plus égal à 25 hommes ;

• durée du séjour au plus égale à trois mois.

2.1.3.

Lorsqu'il y a remboursement, le montant est fonction des éléments suivants :

• effectif des détachements ;

• durée réelle des séjours ;

• taux journalier forfaitaire d'entretien fixé chaque année par le ministre de la défense et inséré en partie annexe du Bulletin officiel des armées, édition chronologique (BOC/PA), sous le timbre du comité de coordination des commissariats, sur propositions de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

2.1.4.

Il découle des points 2.1.2. et 2.1.3. ci-dessus que les dépenses réglées sur les masses des formations d'accueil sont remboursables entre les trois armées ou la gendarmerie lorsque le détachement se trouve dans l'un ou l'autre cas de figure suivant :

Effectif/Durée	< 25 hommes	> 25 hommes.
< 3 mois.	Cas de figure no 1 « pas de remboursement (3) ».	Cas de figure no 2 « remboursement »
> 3 mois	Cas de figure no 3 « remboursement ».	Cas de figure no 4 « remboursement ».

 

2.1.5.

Les remboursements sont traités trimestriellement au niveau de l'administration centrale selon la procédure dite des rétablissements de crédits à l'échelon central. Les socles budgétaires des formations ont été calculés par les gouverneurs de crédits des trois armées et de la gendarmerie pour tenir compte de ces charges occasionnelles.

2.2. Prestations à la charge des personnels.

2.2.1. Hébergement.

En ce qui concerne les officiers, sous-officiers, officiers-mariniers et caporaux-chefs ou quartiers-maîtres de 1e classe servant sous contrat ou de carrière qui perçoivent des indemnités réglementaires de déplacement et/ou de stage, les prestations d'hébergement sont à leur charge, selon des modalités de paiement à définir par entente préalable entre la formation d'accueil et la formation bénéficiaire en fonction des prestations offertes.

En cas d'hébergement dans un cercle militaire, les personnels paient les prestations au tarif appliqué par l'organisme. Deux cas peuvent se présenter :

• paiement à titre individuel par les cadres concernés ;

• facture globale adressée à la formation concernée.

2.2.2. Entretien.

S'agissant des dépenses relatives à l'entretien du matériel et de l'habillement, prévu au point 1.2, une participation financière peut être demandée aux personnels. Le montant est fixé par le chef de corps.

2.2.3. Alimentation.

L'alimentation est régie par des textes propres à chaque armée dont la liste figure en annexe IV. En règle générale, l'alimentation est mise à la charge des cadres.

2.3. Prestations à la charge de l'État.

2.3.1. Hébergement et entretien.

Elles concernent les catégories de personnels pour lesquels les armées et la gendarmerie sont tenues d'assumer des prestations de logement et d'entretien gratuites (personnels du contingent, personnels sous contrat servant sous statut de soldat etc…). Ces prestations sont réglées sur les masses et demeurent à la charge de la formation d'accueil.

2.3.2. Alimentation.

En matière d'alimentation, à partir du moment où la formation d'origine est amenée à rembourser la formation d'accueil, une note de service administrative ou une convention est préalablement établie entre formations pour en fixer les modalités ⁽⁴⁾.

3. Procédure de remboursement.

3.1.

Les dépenses réglées sur les masses de la formation d'accueil, qui entrent dans la catégorie des dépenses remboursables définies au point 2.1.4, l'unité d'accueil établit un relevé de dépenses selon le modèle fixé en annexe II. Ce relevé est appuyé par la note de service d'organisation du séjour pour servir de justificatif des dépenses effectuées.

3.2.

Le relevé, contresigné par le chef de détachement ⁽⁵⁾, est adressé au commissariat ou à la direction du commissariat de rattachement de la formation d'accueil. Une copie est adressée à la formation administrative de l'armée d'appartenance des personnels hébergés, à la direction générale de la gendarmerie ainsi qu'à la légion de gendarmerie concernée.

3.3.

Les organismes des commissariats auxquels sont rattachées les formations d'accueil vérifient les relevés, établissent un état récapitulatif du modèle donné en annexe III et l'adressent aux directions centrales des commissariats ⁽⁶⁾ des armées concernées ou à la direction générale de la gendarmerie nationale. Les originaux des relevés de dépenses sont joints à l'état récapitulatif.

3.4.

Les directions centrales des commissariats des trois armées et la direction générale de la gendarmerie nationale procèdent trimestriellement aux rétablissements des crédits à l'échelon central.

Les dispositions de la présente circulaire prennent effet dès sa parution au Bulletin officiel des armées.