1. Dispositions générales.

La validation a pour but de faire prendre en compte, pour l'ouverture du droit à pension et dans la liquidation de celle-ci, des services qui ne seraient pas par eux-mêmes susceptibles d'être rémunérés dans une pension.

Les services militaires accomplis dans les armées de terre, de mer et de l'air ainsi que ceux de fonctionnaire civil titulaire et d'ouvrier affilié tributaire du décret du 24 septembre 1965 ⁽¹⁾ n'ont pas à donner lieu à validation puisqu'ils sont valables de plein droit.

Lorsque durant une période correspondant à des services validables, l'agent a été rappelé sous les drapeaux à un titre quelconque (y compris dans les unités territoriales en Algérie, etc…) à l'exception toutefois des périodes d'exercice ou de réserve, il n'a pas à demander la validation de cette période, celle-ci étant valable de plein droit comme service militaire.

Toutefois, s'il a continué à percevoir son traitement civil durant cette période, il est astreint au versement des retenues réglementaires correspondantes.

Il est rappelé qu'une interruption des services rendus à l'Etat, que cette interruption se situe au cours des services à valider ou entre le dernier jour de la période à valider et le début de la carrière de fonctionnaire titulaire, est sans influence sur le droit à validation, nonobstant toutes dispositions contraires contenues dans l'arrêté autorisant la validation.

Nota.

N.B. — Les services de fonctionnaire stagiaire, qui sont validés ipso facto par la titularisation, ne font pas l'objet de la procédure de validation ci-après.

CONDITIONS DE LA VALIDATION DE SERVICES.

1.1. Première condition : Services rendus depuis l'âge de dix-huit ans, quelle que soit leur dénomination (auxiliaire, temporaire, aide, contractuel, etc…), dans les administrations et établissements publics de l'Etat et certaines collectivités publiques ou locales.

Ne peuvent être admis à validation que les services effectués à partir de l'âge de dix-huit ans, d'une part, dans les cadres permanents des administrations centrales de l'Etat, des services extérieurs en dépendant et des établissements publics de l'Etat ne présentant pas un caractère industriel ou commercial et, d'autre part, dans les cadres permanents des administrations et établissements publics mentionnés aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite dans les conditions précisées aux articles R. 5, R. 6 et R. 7 dudit code.

Ne sont notamment pas susceptibles d'être validés les services accomplis :

• auprès d'organismes privés, même assurant un service public ;

• auprès d'établissements publics présentant un caractère industriel ou commercial ;

• auprès d'entreprises nationalisées (SNCF, EDF, houillères, banques nationalisées, etc…) ;

• au cours de périodes déjà rémunérées dans une pension de l'Etat ou des collectivités visées à l'article L. 84 du code des pensions civiles et militaires de retraite.

1.2. Deuxième condition :Services rémunérés sur des fonds publics.

La rémunération des services à valider doit avoir été imputée directement sur les crédits budgétaires de l'Etat ou des collectivités publiques visées au repère 10.

Le fait que les services en cause n'aient pas été rémunérés sur des crédits affectés exclusivement aux dépenses de personnels, mais sur d'autres chapitres budgétaires (matériel, travaux, etc…) n'est pas de nature à faire obstacle à la validation ⁽²⁾.

1.3. Troisième condition :Services accomplis à plein temps.

Les services doivent avoir été rendus à plein temps (c'est-à-dire que leur durée journalière doit être d'au moins six heures, qu'ils aient été continus ou discontinus) et à l'exclusion de toute autre activité professionnelle, sauf pour les agents qui, soit en raison de leur état de santé et après avis médical, soit parce qu'ils poursuivent leur réadaptation professionnelle, ne travaillent qu'à mi-temps (circulaire finances du 19 septembre 1946 JO du 20 septembre 1946).

Les périodes de congés rémunérées et celles de congés réguliers pour longue maladie sont validables dans les mêmes conditions que les services effectifs.

1.3.1. En ce qui concerne la validation des périodes de congés réguliers pour longue maladie

prévue par l'article L. 5, dernier alinéa, et par l'article R. 7, il est rappelé que celle-ci ne peut être demandée que par un fonctionnaire en activité de service (cf. 13). Dès lors que cette condition est remplie, il est possible d'admettre à validation plusieurs périodes successives de congés pour longue maladie soit antérieures, soit postérieures au 30 novembre 1964, à condition toutefois :

• qu'il s'agisse de congés pour longue maladie accordés régulièrement, c'est-à-dire dans la limite prévue par la réglementation qui était applicable, à l'époque de leur octroi, aux agents intéressés ;

• que ces périodes de congés n'excèdent pas la durée des congés avec traitement accordés aux fonctionnaires titulaires atteints des mêmes affections dans les mêmes circonstances, cette durée constituant une limite maximum des périodes de congés de longue durée susceptibles d'être validées.

Lorsque la maladie au titre de laquelle le congé a été accordé a entraîné l'attribution, en faveur de l'agent, d'une pension d'invalidité de la sécurité sociale, la période validable doit être limitée à la date d'entrée en jouissance de la pension d'invalidité. Par ailleurs, lorsque l'agent malade a été licencié à l'issue du congé de longue maladie ou du congé en tenant lieu [tel, par exemple, le congé sans salaire des agents sur contrat du ministère d'Etat chargé de la défense nationale prévu par l'article 22 du décret 49-1378 du 03 octobre 1949 ⁽³⁾], la période validable ne peut s'étendre au-delà de la date de licenciement.

L'administration ou l'établissement auprès duquel les services de non-titulaire ont été rendus fournit tous documents relatifs aux congés réguliers pour longue maladie accordés à l'agent (décision de mise en congé sans salaire, accord de la sécurité sociale, etc…). En tout état de cause, ces documents doivent permettre de déterminer avec précision qu'il s'agit de congés de longue maladie analogues aux congés de longue durée accordés aux fonctionnaires titulaires et prévus à l'article 36, 3^o de l'ordonnance n^o 59-244 du 4 février 1959 et à l'article 21 du décret 59-310 du 14 février 1959 ⁽⁴⁾ en cas de tuberculose, maladie mentale, affection cancéreuse ou poliomyélite.

Accident du travail.

Une période d'interruption de services résultant d'un accident du travail peut être admise à validation dans les mêmes conditions que les périodes de congé régulier pour longue maladie (décision du 7 juin 1967 BIF n° 215).

1.3.2. Services d'auxiliaire interrompus par suite d'événements de la guerre 1939-1945.

Tous les agents auxiliaires qui étaient en fonctions au cours de la guerre 1939-1945 et qui ont été mis dans l'impossibilité de continuer à les exercer pour l'un des motifs énumérés à l'article 2 de l'ordonnance n^o 45-1283 du 15 juin 1945 ⁽⁵⁾ complétée par la loi n^o 48-838 du 19 mai 1948 (5) peuvent obtenir la validation, pour la retraite, de la période durant laquelle ils ont été éloignés du service.

1.4. Quatrième condition :Présentation de la demande par un fonctionnaire titulaire.

La demande doit être présentée avant la radiation des cadres par un fonctionnaire titulaire tributaire du code des pensions civiles et militaires de retraite se trouvant dans une position statutaire régulière, même si celle-ci, telle la disponibilité, ne lui ouvre droit à aucun émolument d'activité (cf. 301-2 en ce qui concerne la détermination du montant des retenues rétroactives).

Les fonctionnaires en activité de service, dont la demande de validation a été rejetée au motif qu'ils se trouvaient en disponibilité sans traitement lors de sa présentation (et alors qu'ils étaient titularisés depuis plus d'une année), peuvent présenter une nouvelle demande. Cette possibilité est également offerte aux fonctionnaires retraités, sous réserve qu'ils présentent leur requête au plus tard dans le délai de six mois, à compter de la décision de concession de leur pension, prévu par l'article L. 55 du code des pensions civiles et militaires de retraite.

La demande présentée par un ouvrier affilié au fonds spécial des pensions des ouvriers des établissements industriels de l'Etat demeure valable lorsque, par suite d'une titularisation avec effet rétroactif, l'intéressé est devenu fonctionnaire à la date de cette demande. Les retenues rétroactives sont calculées sur la base du traitement initial ou du traitement à la date de la demande, selon que celle-ci a été présentée dans le délai d'un an suivant l'affiliation, ou postérieurement.

En cas de décès en activité du fonctionnaire, la veuve peut se substituer à son mari et déposer une demande de validation au plus tard la veille du jour de la concession de sa pension et, en tous cas, avant la date à laquelle le mari aurait atteint la limite d'âge (jugement du tribunal administratif de Paris du 23 mars 1964, veuve Perrin). La veuve doit s'engager, avant la liquidation de sa pension, à verser les retenues exigibles sur la base du traitement auquel le fonctionnaire aurait pu prétendre au jour du dépôt de la demande (circulaire n^o 43-10/B/6 du secrétaire d'Etat au budget en date du 22 juillet 1954) (5).

Il n'est pas nécessaire que les services dont la validation est demandée soient immédiatement antérieurs à la titularisation du fonctionnaire.

Les services d'auxiliaire, de temporaire, etc…, accomplis après une première titularisation, pendant une période de disponibilité ne résultant pas d'une sanction disciplinaire (CE dames Vallet et Dupont, 15 mars 1935) ou pendant une période de congé pour convenances personnelles (CE Courtaux, 28 février 1938), peuvent être validés sous réserve que l'agent ait été réintégré dans les cadres.

La même solution doit être adoptée à l'égard :

• des fonctionnaires civils révoqués, puis réintégrés, sous réserve qu'ils reversent les arrérages de pension perçus pendant la période validée ;

• des fonctionnaires civils retraités qui reprennent du service comme auxiliaire et font ensuite l'objet d'une nouvelle titularisation sous réserve qu'ils reversent les arrérages de pension perçus pendant la période durant laquelle ils ont servi à titre d'auxiliaire.

Les services de stagiaire, non suivis d'une titularisation, peuvent, lorsque le stage s'est achevé avant le 1^er décembre 1964, être validés selon la procédure prévue par la présente instruction, à l'occasion d'une titularisation ultérieure dans un nouvel emploi.

En revanche, les services de stagiaire, non suivis d'une titularisation qui, conformément aux prescriptions de l'article L. 63 du code des pensions civiles et militaires de retraite annexé à la loi 64-1339 du 26 décembre 1964 (5), ont donné lieu à la perception d'un traitement soumis au prélèvement de la retenue de 6 p. 100, sont valables de plein droit pour la retraite après titularisation ultérieure dans un nouvel emploi.

1.5. Cinquième condition : Existence d'un texte autorisant la validation.

La liste non limitative des textes qui autorisent la validation est annexée au code des pensions civiles et militaires de retraite (art. R. 7, 3^e alinéa et décret n^o 69-123 du 24 janvier 1969 ⁽⁶⁾).

Des arrêtés de validation peuvent être pris pour les services ne faisant pas l'objet d'un tel arrêté.

2. Pièces constitutives du dossier.

Le fonctionnaire qui a accompli des services susceptibles d'être validés doit en demander expressément, par écrit, la validation.

Cette demande doit être remise par le fonctionnaire à l'administration dont il relève, antérieurement à sa radiation des contrôles.

Le dossier de validation comprend les pièces suivantes :

• la demande de validation ;

• le feuillet des services ;

• une copie ou extrait des arrêtés de nomination et de titularisation ;

• un état décompté des retenues rétroactives ;

• une pièce établissant la nationalité française du demandeur ;

• les pièces dont la production est exigée dans certains cas.

2.1. Demande de validation.

Les états-majors, établissements et services transmettent obligatoirement à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles, 6^e bureau) toutes les demandes de validation de services (modèle N° 363-1*/16 en annexe) qui leur sont présentées par des fonctionnaires civils, même si les services en cause ont fait l'objet d'une décision antérieure de refus de validation ou s'ils ne paraissent pas a priori susceptibles d'être validés.

La demande comporte les renseignements suivants :

• nom (pour les femmes, indiquer en premier lieu le nom de jeune fille suivi, éventuellement, de : épouse…, divorcée…, veuve X…) ;

• prénoms (dans l'ordre de l'état civil) ;

• date et lieu de naissance ;

• grade au jour du dépôt de la demande ;

• date de nomination en qualité de fonctionnaire stagiaire (éventuellement) ;

• date de titularisation ;

• énumération obligatoire (art. D. 2) de la totalité des services que l'intéressé a accomplis antérieurement à son affiliation au régime du code des pensions. La demande doit désigner avec précision les services, établissements et organismes où les services ont été accomplis (avec leur adresse postale si possible) en distinguant ceux qui ont été effectués à l'administration des armées et ceux qui ont été effectués dans d'autres administrations ou collectivités publiques ou locales ;

• mention, obligatoire, de la date à laquelle la demande a été établie et de celle de son dépôt justifiée par l'apposition par le service ou établissement d'un cachet humide, dateur ou composteur ;

• la signature de l'intéressé.

2.2. Feuillet des services.

Il convient d'utiliser, dans toute la mesure du possible, le modèle N° 363-1*/17 joint en annexe.

Dans tous les cas, le feuillet des services doit comporter les mentions suivantes :

• nom (pour les femmes, indiquer en premier lieu le nom de jeune fille suivi, éventuellement, de : épouse…, divorcée…, veuve X…) ;

• prénoms (dans l'ordre de l'état civil) ;

• date et lieu de naissance ;

• grade détenu le jour où est établie la demande de validation ;

• services militaires (pour les titulaires de pensions militaires, joindre un état signalétique et des services et une copie du brevet de pension) ;

• services civils :

  • D'une part : services accomplis en qualité de non-titulaire, soit au titre du département des armées, soit au titre d'un autre département ministériel ou d'une collectivité visée aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5 ;

  • D'autre part : services accomplis en qualité de stagiaire et de titulaire, soit au titre du département des armées, soit au titre d'un autre département ministériel ou d'une collectivité visée aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5.

Pour tous ces services, il convient de faire apparaître les mutations, les changements d'emploi ou grade, classe, échelon, chevron, jusqu'à la date de la demande de validation, les dates extrêmes de durée, le nom de l'établissement ou du service employeur et son adresse :

• nature et durée des absences durant les périodes correspondant à des services de non-titulaire (en précisant, selon le cas, avec ou sans traitement) ; le cas échéant, porter en regard de cette rubrique la mention : « néant » ;

• mention « certifié conforme aux pièces justificatives détenues » ;

• date d'établissement du feuillet ;

• cachet du service employeur ;

• signature de l'autorité qui établit le feuillet.

2.3. Arrêté de nomination et de titularisation.

Il sera joint au dossier une copie ou un extrait de l'arrêté de nomination et de l'arrêté de titularisation comportant les renseignements suivants :

• date de l'arrêté ;

• date de prise d'effet de la nomination ou de la titularisation ;

• date de publication au Journal officiel ou au Bulletin officiel ;

• mention des autorités signataires ;

• si possible, date de notification à l'intéressé de l'arrêté de titularisation (point de départ du délai d'un an). Il est impératif de préciser cette date lorsque la demande de validation est présentée peu de temps après l'expiration du délai d'un an couru depuis la date de publication de l'arrêté de titularisation au Journal officiel ou au Bulletin officiel.

2.4. État décompté des retenues rétroactives.

L'état décompté des retenues rétroactives est établi en deux exemplaires par l'organisme gestionnaire, conformément au modèle N° 363-1*/18 joint en annexe.

Il doit indiquer avec précision :

• le traitement brut initial (cf. 300) ;

• le montant des retenues rétroactives (cf. 301) ;

• les périodes de services à valider décomptées en ans, mois et jours (mentionner les dates précises de début et de fin de période) ;

• le montant des retenues (part de l'intéressé) déjà versées aux caisses d'assurances sociales risque « vieillesse », à la caisse des retraites ouvrières et paysannes (CROP), à la caisse nationale de retraites pour la vieillesse (CNRV), à l'institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat ou des collectivités publiques (IRCANTEC), ou à l'ex-institution de prévoyance des agents contractuels et temporaires de l'Etat (IPACTE), ou à l'ex-institution générale de retraite des agents non titulaires de l'Etat (IGRANTE). Ce montant vient en déduction du montant des retenues rétroactives à verser par l'intéressé.

2.4.1. Pièces à joindre éventuellement à l'état décompté des retenues rétroactives.

A l'état décompté des retenues rétroactives doivent être jointes, selon le cas, les pièces suivantes :

• un relevé des versements effectués au titre du régime général de la sécurité sociale, risque « vieillesse ».

Si les services dont la validation est demandée ont été accomplis dans un service ou établissement relevant du ministère des armées, ce relevé est établi par l'autorité qui administre le demandeur.

Si les services dont la validation est demandée ont été accomplis au titre d'un département ministériel autre que celui des armées ou de l'une des collectivités visées aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5, ce relevé est demandé par le service employeur selon la procédure fixée au repère 33 :

• éventuellement, un relevé des versements effectués à l'IRCANTEC (ou à l'ex-IPACTE ou IGRANTE), part de l'agent et part de l'Etat.

  Ce relevé doit, en ce qui concerne la part de l'agent, distinguer de date à date les versements effectués au cours de la période admise à validation de ceux effectués au cours de la période dite de régularisation.

  Il est établi dans les mêmes conditions que le relevé des versements effectués au régime général de la sécurité sociale risque « vieillesse » (cf. alinéas 3 et 4 du présent repère) ;

• le relevé des versements (part de l'agent) effectués à la CNRV ;

• le cas échéant, un relevé des versements effectués au titre du régime algérien de la sécurité sociale, cette pièce devant obligatoirement faire apparaître le montant de la part « vieillesse » conformément aux prescriptions de la circulaire 65-03 /MA/DPC/6/G du 24 juin 1965 ⁽⁷⁾.

2.4.2. Annulation des cotisations.

Afin d'éviter l'annulation prématurée des cotisations et de hâter l'envoi des dossiers à l'administration centrale et leur examen, les demandes de décision d'annulation et de transfert au Trésor desdites cotisations ne seront désormais adressées aux caisses de sécurité sociale ou aux autres organismes désignés ci-dessus qu'à l'expiration du délai de trois mois dont dispose l'intéressé pour renoncer éventuellement à la validation de ses services (cf. 35).

2.5. Pièce établissant la nationalité française du demandeur.

Le fonctionnaire qui sollicite la validation de services auxiliaires, etc., doit établir qu'au moment où il a accompli ces services, il possédait la nationalité française et n'était pas, le cas échéant, soumis à l'incapacité concernant l'étranger naturalisé Français, prévue par l'article 81-3^o du code de la nationalité française.

Cette preuve est fournie par la production au dossier :

• soit d'un certificat de nationalité ou d'un extrait du décret de naturalisation ou par une copie ou photocopie de l'un ou l'autre de ces documents ;

• soit, mais seulement dans le cas où la nationalité française n'a pas été acquise par naturalisation, par une attestation délivrée par le service ou établissement gestionnaire précisant que l'intéressé a justifié de sa nationalité française lors de sa titularisation et qu'il possédait déjà cette nationalité, non acquise par naturalisation, lors de l'accomplissement des services dont il demande la validation.

Dans la pratique, étant donné qu'une pièce justificative de la nationalité française doit être produite en vue de la titularisation, il y a intérêt à ce que le service ou établissement gestionnaire en conserve une copie ou photocopie destinée, ultérieurement, soit à être jointe au dossier de validation, soit à servir, le cas échéant, à l'établissement de l'attestation précitée.

2.6. Pièces annexes à joindre dans certains cas.

Il sera joint éventuellement au dossier :

2.6.1.

Un état des services pour les services de non-titulaire accomplis dans un département ministériel autre que celui des armées ou dans l'une des collectivités visées aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5 ;

2.6.2.

Un relevé des versements effectués au titre du régime général de la sécurité sociale risque « vieillesse » et, éventuellement, un relevé des versements effectués à l'IRCANTEC (ou à l'ex-IPACTE ou IGRANTE), pendant la période visée à l'alinéa précédent.

Cet état et ce relevé sont demandés par le service employeur selon la procédure fixée au repère 33.

2.6.3.

Toutes pièces justificatives relatives aux congés de longue maladie, lorsque la validation de telles périodes est demandée (cf. 12).

3. Procédure (8)

3.1. Antérieurement à la décision de validation.

Dès réception de la demande de validation, le chef du service ou de l'établissement employeur :

• enregistre la demande, y appose les timbres comportant le numéro et la date d'enregistrement et en délivre à l'intéressé un récépissé du modèle N° 363-1*/19 joint en annexe ;

• procède immédiatement à la constitution du dossier comprenant les pièces énumérées au chapitre II ci-dessus et le transmet dès que possible à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles, 6^e bureau, place de Verdun, 17-La Rochelle) ⁽⁹⁾.

En ce qui concerne l'état des retenues rétro-actives modèle N° 363-1*/18 prévu au repère 23 ci-dessus, deux éléments essentiels doivent retenir l'attention ; le traitement brut initial et le calcul du montant des retenues rétroactives.

3.1.1. Détermination du traitement brut initial.

Par traitement brut initial, il faut entendre pour le fonctionnaire civil le traitement afférent au premier emploi ou grade, classe, échelon et chevron effectivement occupé lors de la titularisation, d'après les statuts organiques de son corps.

C'est ainsi, par exemple, qu'un agent auxiliaire nommé fonctionnaire au premier échelon de son nouveau corps et promu simultanément au deuxième échelon, compte tenu de l'ancienneté acquise ou admise par le statut, doit s'acquitter des retenues rétroactives calculées sur la base du traitement correspondant à deuxième échelon.

Le même principe est applicable à certains personnels qui, d'après les textes organiques les régissant, sont titularisés obligatoirement à un grade, classe, chevron ou échelon supérieurs à ceux de début ; il convient de retenir le traitement de ce grade, classe, chevron ou échelon. Telle est, par exemple, la situation d'agents contractuels titularisés dans un corps déterminé.

Il est également possible, dans certains cas, que la date de titularisation soit antérieure à la date d'effet pécuniaire de cette titularisation. En pareille circonstance, c'est le traitement afférent au grade, classe, échelon ou chevron effectivement détenu à cette dernière date qui doit être pris en considération.

Cas des bonifications d'ancienneté pour services militaires.

La seule exception admise à la règle rappelée aux alinéas précédents concerne les agents qui peuvent prétendre le jour même de leur titularisation à des bonifications d'ancienneté du chef de services militaires. Dans ce cas, en effet, le traitement à prendre en considération est celui qui, dans la hiérarchie du corps considéré, correspondait à l'ancienneté totale de l'agent diminuée du temps de service militaire.

En ce qui concerne les agents titularisés avec effet rétroactif, lorsqu'ils ont bénéficié d'un avancement de grade, classe, chevron ou échelon entre la date de la décision de titularisation et la date d'effet pécuniaire de la mesure, le premier traitement effectivement perçu se trouve être supérieur au traitement de début de titulaire. Dans une telle éventualité, il convient de retenir le traitement de début de titulaire (lettre du ministre des finances n^o 3143/C/4/L/C/3330 du 23 septembre 1955 (8).

Lorsqu'un auxiliaire a été nommé dans un corps déterminé de fonctionnaire puis a été intégré, avec effet, de la même date, dans un autre corps, il doit être considéré comme étant titularisé dans ce dernier corps. Dans ces conditions, le traitement afférent à l'emploi occupé en second lieu doit servir de base pour le calcul des retenues rétroactives.

Dans tous les cas, la validation est opérée sur la base du traitement entier, même si le fonctionnaire était en position de congé de maladie à demi-traitement au jour de sa titularisation ou au jour de sa demande.

3.1.2. Détermination du montant des retenues rétroactives.

Les retenues rétroactives, dont le paiement est la condition sine qua non de la validation, doivent être calculées sur la totalité des services à valider ⁽¹⁰⁾ à l'exception toutefois des périodes concomitantes déjà rémunérées dans une pension militaire à quelque titre que ce soit.

Avant l'intervention de la loi 53-1314 du 31 décembre 1953 ⁽¹¹⁾, toute demande de validation devait, sous peine de forclusion, être présentée dans l'année suivant la titularisation et les retenues rétroactives étaient calculées sur le traitement initial de fonctionnaire titulaire, à raison de 5 ou 6 p. 100 dudit traitement selon que les services validés avaient été accomplis antérieurement ou postérieurement au 17 avril 1924.

Depuis l'entrée en vigueur de la loi susvisée (art. 7, § 1), toute demande présentée par un agent en position statutaire régulière est recevable. Il y a toutefois lieu de distinguer deux cas pour la détermination du traitement à retenir pour le calcul des retenues rétroactives.

3.1.2.1. La validation est demandée dans le délai d'un an suivant la titularisation.

Cette validation est subordonnée au versement rétroactif de la retenue légale calculée sur le traitement brut initial déterminé dans les conditions prévues ci-dessus (cf. 300) et attaché au premier emploi ou grade, classe, échelon et chevron effectivement occupés par le fonctionnaire titulaire (art. R. 7, 4^e alinéa).

En ce qui concerne les services auxiliaires accomplis antérieurement au 1^er février 1945, les retenues rétroactives peuvent être calculées sur des bases différentes, selon la date de création du grade de fonctionnaire titulaire auquel accède l'agent, c'est-à-dire :

• soit sur la base du traitement afférent à l'emploi de titularisation tel qu'il a été fixé en exécution de la loi du 3 août 1943 ⁽¹²⁾ ;

• soit sur la base du tiers du traitement correspondant audit emploi tel qu'il a été fixé par l'ordonnance du 6 janvier 1945 ⁽¹³⁾ ;

• soit, pour les emplois créés postérieurement à la mise en application du reclassement de la fonction publique et pour lesquels aucune référence aux traitements de 1945 n'a été prévue, sur la base du tiers des traitements fictifs afférents à l'année 1945 tels qu'ils ont été notamment déterminés par la lettre commune du secrétaire d'Etat aux finances et aux affaires économiques D/23/G/54.12.27/1 du 8 janvier 1955 ⁽¹⁴⁾.

Ces dispositions s'appliquent exclusivement aux agents qui demandent la validation des services en cause dans l'année suivant leur titularisation ou, pour les services dont la validation n'aura été autorisée que postérieurement à cette date dans le délai d'un an suivant la publication de l'arrêté qui aura autorisé cette validation.

Le traitement servant de base au calcul des retenues rétroactives dues pour la validation de services auxiliaires accomplis par un fonctionnaire au cours d'une période de disponibilité est celui perçu lors de la réintégration, si la demande est déposée dans l'année qui suit la reprise de service.

3.1.2.2. La validation est demandée après l'expiration du délai d'un an suivant la titularisation.

Cette validation est subordonnée au versement rétroactif de la retenue légale calculée sur le traitement brut attaché à l'emploi ou grade, classe, échelon et chevron détenus à la date de la demande (art. R. 7, 5^e alinéa).

En cas de titularisations successives dans des emplois conduisant à pension du régime général des retraites, le délai d'un an doit être apprécié par rapport à la première nomination.

Dans un même ordre d'idées, lorsqu'un agent titularisé dans un emploi, puis nommé stagiaire dans un autre emploi, demande la validation de services de non-titulaire pendant la période de stage, les émoluments à prendre en considération pour le calcul des retenues rétroactives sont ceux du premier traitement perçu en qualité d'agent titulaire dans la mesure où la demande de validation est déposée dans le délai d'un an suivant la titularisation. Dans le cas contraire, les retenues rétroactives exigibles sont calculées sur la base du traitement fictif que l'intéressé aurait perçu à la date de dépôt de la demande en tant qu'agent titulaire s'il n'avait été nommé à un autre grade.

3.1.2.3. La validation est demandée après l'expiration du délai d'un an suivant la titularisation, par un agent placé dans une position statutaire ne lui ouvrant droit à aucun émolument d'activité.

Les retenues rétroactives doivent être calculées, dans ce cas, sur la base du traitement, en vigueur au jour de la demande, afférent à l'indice correspondant à l'emploi, grade, classe et échelon détenus à la date de la mise en disponibilité, compte tenu le cas échéant, des réformes statutaires ayant affecté depuis cette dernière date lesdits emploi, grade, classe et échelon.

Nota.

N.B. — La validation des périodes de congés réguliers pour longue maladie (cf. 12) est subordonnée au versement de la retenue de 6 p. 100 pour pension au même titre que les services effectifs de non-titulaire auxquels ces périodes sont afférentes.

3.2. Postérieurement à la décision de validation.

Deux cas peuvent se présenter :

3.2.1. L'état modèle N° 363-1*/18 ayant pu être joint au dossier, la décision de validation précise le montant des retenues rétroactives.

Ce sera le cas le plus courant.

Dès réception de la décision de validation et de l'état des retenues rétroactives revêtu du visa et de la signature du fonctionnaire habilité de l'administration centrale, le chef de service ou d'établissement employeur :

• notifie cette décision à l'intéressé contre récépissé établi suivant le modèle N° 460/B/1 annexé à l'instruction générale n^o 031/MA/DAAJC/CX du 12 mars 1965. Ce récépissé est immédiatement transmis à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles).

A l'expiration du délai de trois mois suivant cette date de notification, le service ou établissement employeur :

• adresse à la caisse régionale de sécurité sociale la demande de décision d'annulation et de transfert au Trésor des sommes versées à la sécurité sociale ; cette décision doit être revêtue du visa du trésorier-payeur général ;

• émet les titres de perception (l'un pour la part de l'agent, l'autre pour la part de l'Etat) à l'encontre de la caisse des dépôts et consignations s'il y a eu des cotisations versées à l'IRCANTEC (ou à l'ex-IPACTE ou IGRANTE) en joignant à l'appui de ces titres de perception la demande d'annulation desdits versements ; ces documents doivent être établis dans les conditions et selon les formulaires prévus par la lettre commune 150/M du 24 juillet 1973 ;

• demande, éventuellement, à la caisse des dépôts et consignations de procéder au rachat au profit du Trésor de la rente constituée par les versements à la CNRV [loi 212 du 16 avril 1943 ⁽¹⁵⁾] ;

• lettre n^o 8464 du 29 décembre 1943 ⁽¹⁶⁾ du ministre secrétaire d'Etat à l'économie et aux finances ⁽¹⁷⁾.

La décision d'annulation et de transfert au Trésor des cotisations versées à la sécurité sociale, la copie des titres de perception émis à l'encontre de la caisse des dépôts et consignations au titre de l'IRCANTEC (ou de l'ex-IPACTE ou IGRANTE), accompagnée de la copie de la demande d'annulation desdits versements, et l'accusé de réception par la caisse des dépôts et consignations de la demande de rachat de rente au titre de la CNRV, sont indispensables, d'une part, pour le règlement définitif du dossier de validation, d'autre part, pour la liquidation éventuelle d'une pension au titre du code des pensions civiles et militaires de retraite ; ces pièces doivent être transmises à l'administration centrale (service des pensions des armées).

3.2.2. L'état modèle N° 363-1*/18 n'ayant pu être joint au dossier, ou nécessitant un examen complémentaire, la décision de validation ne précise pas le montant des retenues rétroactives.

Dès réception de la décision de validation, le chef du service employeur :

• notifie cette décision à l'intéressé contre récépissé établi suivant le modèle N° 460/B-1 annexé à l'instruction générale n^o 031/MA/DAAJC/CX du 12 mars 1965 ;

• transmet, s'il ne l'a déjà fait, l'état décompté des retenues rétroactives à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles) et, après approbation de celui-ci, notifie le montant des retenues à l'intéressé contre récépissé du modèle N° 363-1*/20 joint en annexe. Ce récépissé ainsi que celui prévu à l'alinéa précédent sont immédiatement envoyés à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles) ;

• procède aux diverses opérations déjà mentionnées au repère 310, 4^e alinéa et suivants en ce qui concerne la régularisation de la situation administrative du fonctionnaire vis-à-vis de la sécurité sociale ou de la caisse des dépôts et consignations.

3.3. Procédure à suivre en cas de discordance entre le relevé des cotisations d'assurance-vieillesse (part ouvrière) établi par l'administration et la décision d'annulation et de transfert au Trésor établie par l'organisme de sécurité sociale.

Lorsqu'à la réception, par l'établissement ou le service employeur, de la décision d'annulation et de transfert au Trésor prise par le directeur régional de la sécurité sociale, le montant des cotisations d'assurance vieillesse (part ouvrière) annulé s'avère différent de celui effectivement déduit des retenues rétroactives au vu du relevé de ces cotisations établi par l'administration, aucune régularisation n'est à effectuer si cette différence est inférieure à 10 francs. Toutefois, si des difficultés venaient à se présenter, elles seraient signalées à l'administration centrale (service des pensions des armées, 6^e bureau).

En revanche, si cette différence est égale ou supérieure à 10 francs, une double régularisation, administrative et comptable, doit être effectuée :

• 1. Un nouvel état décompté des retenues rétroactives, modèle N° 363-1*/18, doit être établi et adressé, pour approbation, en double exemplaire, à l'administration centrale (service des pensions des armées, 6^e bureau), accompagné de la décision d'annulation et de transfert au Trésor prise par la direction régionale de sécurité sociale.

• 2. Le service ou établissement employeur applique les dispositions ci-après, prévues par la lettre commune du ministre des affaires économiques et financières 2173/C/4/L/C/3438 du 31 juillet 1956 ⁽¹⁸⁾.

3.3.1. Le montant des cotisations effectivement annulées est inférieur à celui retenu par l'administration lors de l'établissement de l'état des retenues rétroactives, modèle N° 363-1*/18.

Dans cette hypothèse, les intéressés sont redevables de la différence envers le Trésor.

Le service employeur émet à l'encontre de l'agent, suivant les règles relatives au versement des retenues rétroactives, un titre de perception pour la différence entre le montant des cotisations déduites du montant brut des retenues et celui des cotisations effectivement annulées et transférées au Trésor.

Si le recouvrement des retenues a fait l'objet d'un titre de perception le nouveau titre doit être assigné sur la caisse du même comptable supérieur et porter référence du titre précédemment émis.

3.3.2. Le montant des cotisations effectivement annulées est supérieur à celui retenu par l'administration lors de l'établissement de l'état des retenues rétroactives, modèle N° 363-1*/18.

Dans cette hypothèse, l'administration est redevable de la différence envers les intéressés.

Si le recouvrement du titre de perception est encore en cours, le service employeur fait parvenir, pour cette différence, un titre de réduction au comptable assignataire du titre de perception.

Si le titre de perception initial est apuré, ou s'il ne reste à recouvrer sur ce titre qu'une somme inférieure à celle à restituer ou si encore les retenues rétroactives ont été précomptées sur un rappel de traitement consécutif à une titularisation avec effet rétroactif, la situation des intéressés doit être régularisée au moyen d'un remboursement opéré par le comptable supérieur du Trésor.

Deux cas sont alors à envisager, selon qu'un titre de perception a été émis ou ne l'a pas été (parce que l'intéressé a bénéficié d'un rappel de traitement).

3.3.2.1. Les sommes dont le remboursement est demandé ont été versées à la suite de l'émission d'un titre de perception.

Le service employeur saisit le comptable assignataire d'un dossier de remboursement comprenant :

• une demande de remboursement ;

• une copie du titre de perception comportant le décompte des retenues rétroactives mises initialement à la charge du fonctionnaire ;

• une copie de la décision d'annulation prise par le directeur régional de la sécurité sociale comportant le décompte des cotisations d'assurance-vieillesse annulées (avec la répartition de celles versées par l'Etat et de celles versées par l'assuré).

En outre, si les cotisations d'assurance-vieillesse ont été versées par l'organisme de sécurité sociale à un autre comptable que celui chargé du remboursement, il y a lieu de joindre les copies des déclarations de recette justifiant l'encaissement par le Trésor des cotisations annulées, copies qui doivent être demandées au comptable ayant effectué cet encaissement.

3.3.2.2. Les retenues effectuées à tort ont été précomptées sur un rappel de traitement consécutif à une titularisation avec effet rétroactif.

A la demande de remboursement adressée au trésorier-payeur général du département du domicile du bénéficiaire du remboursement, seront jointes les pièces énumérées au paragraphe précédent, la copie du titre de perception étant remplacée par une copie du décompte établi lors de la régularisation de la situation de l'intéressé au regard de ses droits à traitement. Ce décompte devra faire apparaître le montant brut des retenues mises à la charge de l'agent, celui des cotisations primitivement déduites, celui des cotisations d'assurance-vieillesse effectivement annulées et celui enfin de la somme à rembourser résultant de la différence entre les deux derniers montants.

3.4. Procédure à suivre en cas de discordance entre le relevé des cotisations versées à l'IRCANTEC (ou à l'ex-IPACTE ou IGRANTE) et les cotisations effectivement annulées par la caisse des dépôts et consignations.

Lorsque, à la réception des titres de perception initiaux accompagnés de la demande d'annulation (titres dont le montant doit en principe correspondre à celui porté sur le relevé établi par l'administration), la caisse des dépôts et consignations constate une discordance avec ses propres écritures, elle provoque de la part du service ou établissement employeur l'émission de titres de réduction ou d'annulation ou de titres de perception complémentaires, selon le cas (cf. dernier alinéa de la lettre commune L/C/150/M du 24 juillet 1973 déjà citée).

A l'issue de ces opérations qui feront apparaître une différence entre le montant des cotisations IRCANTEC figurant sur le relevé établi par l'administration et celui effectivement annulé par la caisse des dépôts et consignations, le service ou établissement employeur procède, quel que soit le montant de cette différence, à une double régularisation :

• en premier lieu, il établit un nouvel état décompté des retenues rétroactives, modèle N° 363-1*/18, et l'adresse pour approbation, en double exemplaire, à l'administration centrale (service des pensions des armées, 6^e Bureau) accompagné de la copie du titre de perception initial et de celle du titre de réduction ou d'annulation ou du titre de perception complémentaire, selon le cas ;

• en second lieu, il procède aux opérations de régularisation dans les conditions prévues aux repères 320 et 321.

3.5. Services de non-titulaire accomplis par un fonctionnaire civil des armées en dehors du ministère des armées.

Conformément aux termes de la note de service du ministre des finances (direction de la dette publique, service de la dette viagère) 238 du 16 juin 1964 ⁽¹⁹⁾, c'est l'administration qui emploie le fonctionnaire au moment où il formule sa demande de validation qui est compétente pour valider tous les services de non-titulaire effectués par celui-ci avant sa titularisation. Il appartient donc à l'administration des armées de procéder à la validation des services accomplis par ses fonctionnaires titulaires dans l'une quelconque des administrations et collectivités visées aux 3^o, 4^o, 5^o et 6^o de l'article L. 5.

A cet effet, dès qu'il reçoit la demande de validation, le service ou établissement employeur demande (cf. modèle N° 363-1*/22) au service du personnel de l'administration centrale intéressée (celle dont relève le service auprès duquel les services à valider ont été effectués) ou à la caisse des dépôts et consignations (CNRACL) pour les services auxiliaires accomplis auprès des collectivités locales, la production d'un état des services et d'un relevé des versements effectués à la sécurité sociale risque « vieillesse » ainsi qu'éventuellement à l'IRCANTEC (ou à l'ex-IPACTE ou IGRANTE). Il joint à cette demande toutes les pièces (ou une copie certifiée conforme à l'original) que le fonctionnaire aurait pu produire (attestations, certificats, acte de notoriété, etc.).

Le service employeur constitue ensuite le dossier et le transmet à l'administration centrale (service des pensions des armées) pour décision dans les conditions prévues au chapitre II et au chapitre III, repères 30 à 32.

3.6. Services de non-titulaire accomplis au ministère des armées par des fonctionnaires civils d'un autre département ministériel ou d'une des collectivités visées aux 3° , 4° , 5° et 6° de l'article L. 5 ou par des personnels militaires.

Le service des pensions des armées (sous-direction des pensions civiles) a seul qualité pour instruire les demandes d'avis relatives à la validation de ces services et pour délivrer aux administrations et collectivités susvisées ou à une direction d'arme ou de service un état authentique desdits services.

3.7. Renonciation.

3.7.1. Renonciation par un fonctionnaire en activité de service.

Tant que la décision de validation n'a pas été prise, le fonctionnaire peut à tout moment retirer sa demande.

Par contre, lorsque la décision de validation est intervenue, l'intéressé dispose d'un délai de trois mois à compter du jour où il a reçu notification du montant des retenues rétroactives approuvé par l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles) et dont le versement lui incombe.

Le fonctionnaire qui renonce à la validation de ses services est invité à présenter une déclaration de renonciation conforme au modèle N° 363-1*/21 joint en annexe ; cette déclaration est transmise sans délai à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles) afin que celle-ci prononce, s'il y a lieu, l'annulation de la décision de validation.

En principe, la veuve ne peut être autorisée à renoncer à la validation de services demandée par le mari.

Toutefois, il est admis que si, au moment de son décès, le mari n'avait pas eu connaissance du montant des retenues rétroactives mises à sa charge ou en avait été informé depuis moins de trois mois, la veuve peut valablement renoncer à cette validation, selon le cas, soit pendant un délai de trois mois, soit pendant le délai restant à courir au jour du décès du mari.

En ce qui concerne les effets de la renonciation, il y a lieu de distinguer trois éventualités, selon que les services de non-titulaire ont été accomplis.

• 1. Avant une titularisation unique ;

• 2. Avant une première titularisation et validés partie après celle-ci et ¿partie après une seconde titularisation ;

• 3. Partie avant une première titularisation et partie avant une seconde et validés après chacune de ces titularisations.

Dans les deux premiers cas, la renonciation ne peut être limitée à la dernière période validée ; elle doit porter sur l'ensemble des services successivement admis à validation, les intéressés étant éventuellement autorisés à solliciter le remboursement des retenues rétroactives déjà acquittées à la suite des premières décisions de validation intervenues.

En revanche, dans le troisième cas évoqué ci-dessus, s'agissant en l'occurrence de deux carrières successives totalement distinctes, rien ne s'oppose à la limitation des effets de la renonciation formulée après la dernière opération de validation aux seuls services de non-titulaire accomplis entre la première et la seconde titularisation (lettre n^o P/2/06/556 du ministre de l'économie et des finances en date du 25 octobre 1967).

Dans les trois cas mentionnés ci-dessus, l'intéressé doit être informé que la renonciation est irrévocable et le prive définitivement de la possibilité d'obtenir la validation de tous les services antérieurs à sa titularisation.

3.7.2. Renonciation par un fonctionnaire rayé des cadres sans droit à pension.

Le fonctionnaire rayé des cadres sans droit à pension peut renoncer à tout moment à la poursuite des opérations afférentes à la validation des services qu'il avait sollicitée et obtenue avant sa cessation d'activité. (Lettre commune du ministre de l'économie et des finances CD/1710/L/C 132/M du 25 mai 1972 BOC/SC, p. 677) Dans ce cas, les retenues rétroactives déjà versées restent acquises au Trésor, mais le règlement du reliquat des retenues exigibles n'est pas poursuivi.

Le fonctionnaire rayé des cadres sans droit à pension est invité à faire connaître s'il renonce à la validation de ses services, étant précisé que s'il fait usage de cette faculté, les retenues déjà versées restent acquises à l'État ; la renonciation peut être exercée par simple lettre.

Si le fonctionnaire démissionnaire ou révoqué de ses fonctions sans droit à pension renonce à l'opération de validation en cours, l'ordonnateur émet un titre de réduction pour le montant des retenues rétroactives non recouvrées.

La renonciation ainsi exercée ne présente aucun caractère d'irrévocabilité. De ce fait, en cas de réadmission dans les cadres, le fonctionnaire peut obtenir la validation des services considérés sous réserve d'en faire à nouveau la demande. La validation est alors subordonnée à une nouvelle décision dans les conditions de droit commun.

Toutefois, les dispositions figurant au repère 350 continuent de s'appliquer dans le cas où le fonctionnaire n'aurait présenté sa démission qu'à la suite d'un changement d'administration.

Enfin, si le fonctionnaire rayé des cadres sans droit à pension vient à décéder avant d'avoir exercé la renonciation prévue au présent repère, les ayants cause peuvent bénéficier à sa place de cette possibilité et à cet effet doivent être invités à souscrire une déclaration de renonciation.

3.8. Précomptes des retenues rétroactives.

Si l'intéressé n'a pas renoncé à la validation dans le délai de trois mois prévu au repère 350, 2¿ alinéa, le service ou l'établissement employeur procède au recouvrement des retenues rétroactives par précomptes mensuels de 5 p. 100 du traitement budgétaire net ordonnancé, la première retenue étant opérée sur le traitement du troisième mois qui suit celui au cours duquel la demande de validation est présentée ; l'agent peut, à toute époque, se libérer par anticipation.

Lorsque toutes les retenues exigibles ont été précomptées, le comptable du Trésor qui a reçu les versements établissait, jusqu'à une date récente, la déclaration de recette ou le certificat de versement correspondants ; cette pièce permettait, lors de la liquidation de la pension, de justifier du règlement des retenues rétroactives afférentes aux services de non-titulaire validés.

Désormais, en application de l'instruction 7027/A/7 du 10 mars 1970 ⁽²⁰⁾ du ministre de l'économie et des finances, les comptables supérieurs du Trésor ne délivreront, en principe, aux ordonnateurs, que des déclarations de recettes collectives mensuelles groupant tous les prélèvements effectués au cours du mois, au titre des retenues rétroactives pour pensions civiles, sur les traitements des agents d'une même administration.

A défaut de déclaration de recette individuelle, le paiement des retenues rétroactives pour validation de services devra donc, à l'avenir, être justifié par une attestation de versement établie par l'ordonnateur du traitement du fonctionnaire, attestation qui devra faire référence aux déclarations de recettes collectives délivrées par les comptables supérieurs du Trésor.

Une copie conforme de la déclaration de recette ou du certificat de versement individuels délivrés par le comptable ou, à défaut, de l'attestation de versement établie par l'ordonnateur est ensuite transmise par le service ou établissement employeur à l'administration centrale (service des pensions des armées, sous-direction des pensions civiles) pour insertion au dossier de validation, archivé en vue de la liquidation ultérieure des droits à pension, en rappelant, lors de cette transmission, le numéro et la date de la décision de validation ainsi que le numéro du dossier.

Les sommes restant dues au jour de la concession de la pension sont précomptées sur les arrérages de celle-ci, sans que ce prélèvement puisse réduire les arrérages de plus d'un cinquième (art. D/4, 4^e alinéa).

Cas particuliers :

La lettre commune du ministre de l'économie et des finances CD/1710/LC/132/M du 25 mai 1972 ⁽²¹⁾ règle les modalités de recouvrement des retenues rétroactives dans les cas particuliers suivants :

• décès d'une femme fonctionnaire retraitée de l'Etat ;

• radiation des cadres d'un fonctionnaire sans droit à pension ;

• décès d'un fonctionnaire soit au cours de son activité soit après démission ou révocation.

Ce texte traite également :

• des versements de retenues rétroactives dues par un agent des collectivités locales ou un ouvrier de l'Etat et qui devient fonctionnaire ;

• de la régularisation de la situation d'un agent d'une collectivité locale détaché en qualité de stagiaire dans un emploi de l'Etat et non titularisé à l'issue du stage.