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Archivé DIRECTION CENTRALE DE L'INTENDANCE : Sous-Direction des subsistances ; 3e Bureau, administratif et financier

INSTRUCTION N° 20087/DN/3/2/INT relative au paiement et à la justification des dépenses du service du chauffage et de l'éclairage des bureaux des états-majors et services.

Abrogé le 10 février 2015 par : INSTRUCTION N° 8693/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 09 mars 1972
NOR

Précédent modificatif :  Erratum du 7 août 1972 (BOC/G, p. 999).

Pièce(s) jointe(s) :     Cinq imprimés répertoriés.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  601.2.

Référence de publication : BOC/G, p. 729.

1. Dispositions générales.

1.1. Objet du service.

Les dépenses nécessaires pour assurer le service du chauffage et de l'éclairage des bureaux des états-majors et services (1) sont couvertes à l'aide d'allocations dont le droit est ouvert aux chefs de ces états-majors et services sur la base des besoins constatés et établis dans les conditions définies par les instructions relatives au fonctionnement du service dont il s'agit (2).

La présente instruction a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles sont gérées ces allocations.

1.2. Champ d'application.

Les règles de gestion des allocations de chauffage et d'éclairage des bureaux des états-majors et services concernent la comptabilité des dépenses afférentes au service et leur justification.

Ces règles sont distinctes (3) selon qu'il s'agit de bureaux implantés :

  • d'une part, en métropole (cf. TITRE II, Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 inclus) ;

  • d'autre part, outre-mer (cf. TITRE III, Article 10 et Article 11).

2. Dispositions applicables à la métropole.

2.1. Généralités.

Les chefs d'états-majors et services n'ont pas la qualité de comptables publics ; ils ne peuvent donc être titulaires, ès qualités, d'un compte courant postal (4). Par ailleurs, l'importance de certains règlements interdit qu'ils soient réalisés en numéraire.

Dans ces conditions, le règlement des dépenses en cause intervient par l'intermédiaire d'un organisme spécialisé : le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ; certaines menues dépenses peuvent toutefois être réglées directement en numéraire par les chefs des états-majors et services.

Le présent titre fixe les conditions d'intervention du CTAC, ainsi que les liaisons entre organismes concernés, que l'exécution du service susvisé comporte.

2.2. Mise en place des allocations.

  1° Dès réception des crédits délégués par le ministre, le directeur régional de l'intendance (B) établit un état de répartition, entre les différents bénéficiaires de la région, des allocations accordées.

Il notifie l'état de répartition à l'intendant militaire (A) dont relève le CTAC. L'intendant militaire (A) le notifie à son tour à ce dernier organisme.

Dès qu'il dispose des crédits nécessaires, l'intendant militaire (A) ordonnance au profit du CTAC, sur le vu de l'état de répartition, la totalité des allocations reçues.

  2° Lorsque le virement correspondant au mandat de l'intendant militaire (A) est inscrit à son compte, le CTAC informe sans délai les états-majors et services du montant de l'allocation qui leur a été accordée. Il adresse à cet effet, directement aux chefs des états-majors et services concernés, un extrait d'état de répartition modèle N° 702/111 ; un exemplaire de ce document est simultanément transmis à l'intendant militaire (A) dont relèvent pour leur administration les bureaux des états-majors ou services bénéficiaires.

2.3. Gestion des allocations.

Les chefs des états-majors et services gèrent sous leur propre responsabilité, dans le cadre des instructions en vigueur, les allocations qui leur sont accordées.

Il leur appartient, en particulier, à ce titre :

  • de n'engager des dépenses que dans la limite des allocations et après recherche des meilleurs prix ;

  • de veiller à ce qu'aucune dépense ne ressortissant pas au service du chauffage et de l'éclairage ne soit réglée sur les allocations accordées au titre de ce service ;

  • de contrôler, tant sur le plan qualitatif que quantitatif, la conformité des objets et matières réalisés avec les factures correspondantes ; celles-ci doivent être vérifiées, prises en charge et certifiées par leurs soins avant envoi au CTAC.

2.4. Modes de règlement des factures.

Les dépenses doivent, en principe, être payées par virement de compte ; les factures correspondantes sont transmises mensuellement au CTAC pour règlement dans les conditions précisées à l'article 7 de la présente instruction. Certaines menues dépenses (5) peuvent toutefois être réglées directement en numéraire par les chefs des états-majors et services. Ceux-ci se font remettre (6) à cet effet, par le CTAC, dans la limite de 5 p. 100 des allocations accordées au cours de l'année considérée, en une ou plusieurs fois, les fonds qui leur sont nécessaires.

Les chefs des états-majors ou services doivent veiller à ce que les paiements en numéraire soient aussi limités que possible.

Les directeurs régionaux de l'intendance (B) peuvent, lorsque c'est nécessaire, fixer limitativement la nature des dépenses susceptibles d'être réglées en numéraire, ainsi que le nombre d'envois de fonds au cours d'une même année.

Ils peuvent également, à titre exceptionnel et temporaire, autoriser certains bureaux d'états-majors ou services à percevoir en deniers une part d'allocation supérieure au pourcentage visé ci-dessus (7).

2.5. Documents comptables.

Les mouvements de fonds relatifs au service du chauffage et de l'éclairage des bureaux d'états-majors et services sont suivis dans les documents suivants :

  • 1. Documents tenus par chaque bureau d'état-major ou service.

    Chaque bénéficiaire d'allocation tient, en trois exemplaires, les documents ci-après :

    • a).  Le compte mensuel d'emploi des allocations de chauffage et d'éclairage imprimé N° 702/112.

      Ce document sert :

      • d'une part, à transmettre au CTAC de rattachement des factures à régler par cet organisme, préalablement complétées par la mention : de la date de livraison ou de la période de fourniture, de la certification du service et de la mise en consommation des matières livrées ;

      • d'autre part, à suivre l'ensemble des allocations.

      Le compte mensuel d'emploi est certifié par le chef de l'état-major ou du service (8) à la fin de chaque mois. Il reçoit l'indication, s'il y a lieu, au tableau IV, de la somme dont l'envoi en numéraire est demandé.

      L'original, appuyé de l'exemplaire original des factures à régler par le CTAC, reçues au cours du mois écoulé, est transmis, pour le 10 du mois suivant au plus tard, à cet organisme.

      Le second exemplaire est adressé sans pièces jointes, pour la même date à l'intendant militaire (A) dont relève, pour son administration, le bureau concerné.

      Le troisième exemplaire, appuyé d'un exemplaire ou d'une copie des factures, est conservé dans les archives du bureau.

    • b).  Le compte trimestriel d'emploi des avances perçues en numéraire imprimé N° 702/113.

      Ce document sert à suivre l'emploi, par l'état-major ou le service intéressé, des avances en numéraire consenties par le CTAC régional.

      L'original de ce compte, accompagné des relevés justificatifs des dépenses réglées en numéraire, est adressé au CTAC régional avant le 10 du premier mois de chaque trimestre.

      Les deuxième et troisième exemplaires reçoivent respectivement la même destination, et dans les mêmes conditions, que le compte mensuel imprimé N° 702/112 (9).

  • 2. Documents tenus par le CTAC

    Le CTAC tient, au titre du service de chauffage et de l'éclairage des bureaux des états-majors et services, les documents suivants :

    • a).  Un compte particulier au registre des comptes.

      Ce compte particulier reçoit inscription :

      • en recettes : des allocations mandatées, au titre du chauffage et de l'éclairage des bureaux des états-majors et services, par l'intendant militaire (A) et, éventuellement, des reversements effectués par les bureaux ;

      • en dépenses : des factures payées par le CTAC et des versements en deniers effectués aux bureaux des états-majors et services.

    • b).  Un compte annuel d'emploi des allocations de chauffage et d'éclairage imprimé N° 702/114 ouvert au titre de chaque bureau d'état-major ou service rattaché au CTAC.

      Sur chacun de ces comptes sont enregistrées :

      • en recettes : les allocations accordées au bureau concerné par le directeur régional de l'intendance (B) ;

      • en dépenses : les factures réglées par le CTAC ainsi que les versements en deniers au bureau concerné.

      Le compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 est rapproché mensuellement du compte mensuel d'emploi imprimé N° 702/112 du mois écoulé, adressé au CTAC, pour le 10 du mois suivant au plus tard.

      Les corrélations à effectuer doivent porter essentiellement sur :

      • la balance des opérations du mois précédent figurant au compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 et le montant des crédits disponibles reporté au tableau I, paragraphe A, du compte mensuel d'emploi imprimé N° 702/114 du mois écoulé ;

      • le montant des crédits accordés depuis la production du compte mensuel d'emploi précédent, reporté au tableau I, paragraphe B, du compte mensuel d'emploi imprimé N° 702/112 du mois écoulé.

      Le compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 est arrêté annuellement après règlement des factures jointes au compte d'emploi imprimé N° 702/112 du mois de décembre, dont l'envoi au CTAC est fixé au 10 janvier au plus tard.

      Un compte spécial, de même modèle, est tenu au titre des allocations non réparties gardées à la disposition du directeur régional de l'intendance (B).

      L'ensemble des comptes imprimé N° 702/114 constitue un fichier particulier.

    • c).  Un compte annuel d'emploi des avances en numéraire imprimé N° 702/115 ouvert annuellement pour chaque état-major ou service.

      Ce compte sert à suivre l'emploi des avances en numéraire versées par le CTAC. Il reflète, d'une part, les différentes avances consenties par le CTAC et, d'autre part, les justifications présentées trimestriellement par l'état-major ou le service.

      Il doit y avoir concordance entre la balance ressortant à la colonne 6 du compte trimestriel d'emploi des avances perçues en numéraire imprimé N° 702/113 et celle figurant dans la colonne 4 « reste à justifier » du compte annuel d'emploi des sommes versées en numéraire, imprimé N° 702/115.

      Le compte annuel d'emploi imprimé N° 702/115 est arrêté après réception du compte d'emploi imprimé N° 702/113, concernant le quatrième trimestre de l'année considérée.

      L'ensemble des fiches imprimé N° 702/115 constitue un fichier particulier.

2.6. Opérations incombant au CTAC.

  • 1. Dès réception des comptes mensuels d'emploi imprimé N° 702/112, le chef du CTAC procède au paiement des factures payables par ses soins. Il effectue au préalable les vérifications suivantes :

    • existence, aux comptes annuels d'emploi imprimé N° 702/114 tenus par ses soins, de disponibilités suffisantes ;

    • constatation que la nature des dépenses ressortit bien au service du chauffage et de l'éclairage ;

    • existence, sur les factures, des mentions de prise en charge et de certification signées par le chef d'état-major ou du service (10).

    Les paiements incombant au CTAC doivent être terminés, au plus tard, pour le dernier jour du mois au cours duquel les factures correspondantes ont été reçues par cet organisme. Cette prescription doit être rigoureusement observée lorsque les remises effectuées par certains fournisseurs sont liées aux délais de paiement (11).

    Les envois de fonds demandés par les chefs des états-majors ou services leur sont adressés également, sous réserve du respect du plafond autorisé (12), avant le dernier jour du mois de réception de la demande.

  • 2. Le CTAC procède, en outre, postérieurement, aux examens visés à l'article 7, ainsi qu'à la vérification de l'exactitude matérielle des comptes mensuels d'emploi imprimé N° 702/112.

  • 3. Les constatations effectuées par le CTAC à l'occasion des opérations visées au présent article font l'objet de relevés transmis en deux exemplaires à l'intendant militaire (A) dont relèvent, pour leur administration, les bureaux des états-majors et services concernés.

    Ce fonctionnaire fait donner aux erreurs ou anomalies ainsi signalées la suite qu'elles comportent.

    Les directeurs régionaux de l'intendance (B) donnent, en tant que de besoin, toutes instructions de détail utiles pour l'application des dispositions du présent paragraphe.

  • 4. Le CTAC ne peut, sauf décision particulière du directeur régional de l'intendance (B) :

    • payer des factures ou verser du numéraire si les disponibilités correspondantes n'existent pas au compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114, tenu par ses soins ;

    • verser du numéraire au-delà du plafond visé à l'article 6 de la présente instruction.

    Les demandes, que les chefs des états-majors ou services pourraient avoir à présenter à cet égard, sont instruites au premier degré par l'intendant militaire (A) chargé de l'administration des bureaux, sans intervention du CTAC. Les décisions sont prises par le directeur régional de l'intendance (B).

    Elles sont notifiées, d'une part, au bureau demandeur sous couvert de l'intendant militaire (A) dont il relève pour son administration et, d'autre part, au CTAC sous couvert de l'intendant militaire (A) chargé de la surveillance du CTAC.

  • 5. L'intendant militaire (A) chargé de la surveillance du CTAC s'assure, par des sondages effectués lors de ses vérifications, que les contrôles incombant au CTAC sont effectués de manière satisfaisante et conformément aux dispositions du présent article. S'il relève des erreurs ou anomalies, il en prescrit le redressement pour les bureaux de sa circonscription ou établit, pour celles concernant les autres bureaux, un relevé en trois exemplaires dont deux sont adressés à l'intendant militaire (A) chargé de leur administration, pour la suite à donner.

2.7. Dispositions diverses.

  • 1. Toutes les factures afférentes au service du chauffage et de l'éclairage des bureaux des états-majors et services sont réglées dans les conditions fixées par la présente instruction, y compris celles correspondant à des réalisations de combustibles effectuées, soit dans le cadre d'un marché passé par le service de l'intendance (C) soit auprès des établissements des subsistances (13).

  • 2. Lorsqu'une installation d'éclairage ou de chauffage (ou les deux réunies) est commune à plusieurs organismes bénéficiaires, le général commandant la région désigne sur proposition du directeur de l'intendance (B), l'un des organismes, pour tenir une comptabilité unique et ayant seul qualité pour effectuer toutes les commandes et prescrire toutes les mises en consommation concernant le service du chauffage.

  • 3. Dans le cas d'installation commune d'éclairage ou de chauffage, si les organismes supports désignés respectivement pour suivre soit le service de l'éclairage, soit le service du chauffage, soit les deux réunis, sont des bureaux d'état-major ou de service, les parts, « éclairage » et « chauffage » des allocations accordées aux autres bureaux bénéficiaires des mêmes installations sont inscrites, par les organismes supports au crédit de leur compte mensuel d'emploi modèle 702/112 et par le CTAC au crédit du compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 les concernant (14) (15).

    Le cas échéant, le CTAC poursuit le remboursement des quotes-parts dues (16) auprès des bénéficiaires de l'installation commune n'ayant pas la qualité de bureau d'état-major ou de service.

    Le commandant militaire (ou la plus haute autorité) de l'ensemble des bureaux des états-majors et services, bénéficiaire de l'installation commune, se fait rendre compte par l'organisme support de la situation financière de cet ensemble. Il prescrit si besoin est, aux chefs des états-majors et services du groupe considéré, toutes les mesures d'économie jugées opportunes.

    Dans l'éventualité où l'organisme responsable de l'installation commune n'est pas un bureau d'état-major ou de service, il lui appartient d'adresser, aux bureaux bénéficiaires, un état décompté des sommes dues. Les états en cause sont inscrits au compte mensuel d'emploi tenu par lesdits bureaux, transmis au CTAC pour règlement dans les mêmes conditions que les factures ordinaires.

3. Dispositions particulières à l'outre-mer.

3.1. Comptes des allocations accordées pour le chauffage et l'éclairage des bureaux des états-majors et services d'outre-mer.

  1° Les dépenses correspondantes sont ordonnancées directement, sur présentation de factures, par l'intendant militaire (A) local désigné par le directeur de l'intendance (B) ou par l'ordonnateur unique interarmées.

  2° Un compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 doit être tenu pour chacun des états-majors et services par l'intendant militaire (A) chargé de l'ordonnancement des dépenses, indépendamment de la comptabilité réglementaire du service des fonds.

Dans les bases d'outre-mer où les dépenses militaires sont liquidées et mandatées par un ordonnateur unique interarmées, le compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 est tenu par le directeur de l'intendance (B) des forces terrestres, à qui les références d'ordonnancement sont communiquées par l'ordonnateur unique interarmées.

  3° Le compte annuel d'emploi, imprimé N° 702/114, sert à enregistrer :

  • en recettes : le montant des allocations attribuées à l'état-major ou au service, dans le cadre de l'exécution du plan de campagne annuel (17) ;

  • en dépenses : le montant des factures ordonnancées.

L'ensemble des comptes imprimé N° 702/114 constitue un fichier particulier.

  4° Les factures à régler, comportant les mentions relatives à la date de livraison ou à la période de la fourniture, la certification du service et de la mise en consommation des matières livrées, doivent être adressées dès réception, par les chefs des états-majors et services, à l'intendant militaire (A) ordonnateur ou au directeur de l'intendance (B) des forces terrestres qui, après les avoir vérifiées, les transmet à l'ordonnateur unique interarmées pour mandatement.

3.2. Contrôle exercé par l'intendant militaire (A) chargé du règlement des dépenses de chauffage et d'éclairage des bureaux des états-majors et services et par le directeur de l'intendance (B) des forces terrestres du territoire ou groupe de territoires.

L'intendant militaire (A) vérifie que les dépenses portées sur les factures sont bien imputables sur les crédits gérés au titre du service du chauffage et de l'éclairage.

Les factures comportant des dépenses imputables, partiellement ou en totalité, sur d'autres crédits sont renvoyées au chef de l'état-major ou du service concerné, pour être scindées ou réimputées.

Tout dépassement dans le montant annuel des dépenses autorisées, relevé à la réception des factures à ordonnancer ou lors de l'exploitation du compte annuel d'emploi imprimé N° 702/114 engage la responsabilité du chef de l'état-major ou du service en cause.

L'intendant militaire (A) qui constate ce dépassement, établit immédiatement un compte rendu à ce sujet et l'adresse au directeur de l'intendance (B) qui en saisit, s'il le juge utile, le commandant supérieur des troupes.

L'intendant militaire (A) ou l'ordonnateur unique interarmées doit limiter ses mandatements au montant cumulé des allocations attribuées à chaque état-major ou service.

Notes

    17Cf.  instruction 18000 -AM/INT/P/ORG/MB/DC/CDE du 20 septembre 1957 , art. 53 et suivants (BOEM/G, 690-3 BO/G, p. 4256).

Pour le ministre d'Etat

chargé de la défense nationale et par délégation :

L'intendant général de 1re classe, directeur central de l'intendance,

BADOY.

Annexes

1 702/111 EXTRAIT DE L'ETAT DE REPARTITION des allocations de chauffage et éclairage no $ATT$ en date du $ATT$ du directeur du commissariat de l'armée de terre.

1 702/112 COMPTE MENSUEL D'EMPLOI

1 702/113 COMPTE TRIMESTRIEL D'EMPLOI DES AVANCES PERCUES EN NUMERAIRE. 1er trimestre 19$ATT$.

1 702/114 COMPTE ANNUEL D'EMPLOI

1 702/115 COMPTE ANNUEL D'EMPLOI DES AVANCES VERSEES EN NUMERAIRE. Année 19$ATT$

1 702/116 PROCES-VERBAL DES ALLOCATIONS D'EAU nécessaires à la formation désignée ci-dessus.