INSTRUCTION N° 1135/DEF/EMAA/BOMIS/OM EMAA/1/ADM relative au classement, à la conservation et au recueil des archives de l'armée de l'air.
Du 23 septembre 1975NOR
1. Objet de l'instruction.
La présente instruction a pour objet de fixer les dispositions à appliquer pour que les pièces, documents et dossiers détenus par les différents éléments de l'armée de l'air soient :
d'une part organisés en fonction du service courant ;
d'autre part sauvegardés dans l'intérêt de l'armée de l'air, dans l'intérêt particulier de ses membres actuels et anciens, dans l'intérêt de l'histoire.
2. Définitions préalables.
Pour la bonne compréhension de la suite de cette instruction, il est nécessaire qu'un certain nombre de définitions soient préalablement énoncées.
2.1. Définition générale des « archives ».
On entend par « archives » l'ensemble des documents :
reçus ou produits par une personne physique ou morale ou par un organisme public ou privé et résultant de leur activité ;
organisés en conséquence de cette activité ;
conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
Partant de cette définition générale on peut donner une notion plus précise des archives de l'armée de l'air en les considérant du triple point de vue : fonctionnel, portée (collectives ou individuelles) et intérêt.
2.2. Définition des archives du poins de vue fonctionnel.
2.2.1. Les archives de commandement.
Elles sont constituées par les pièces, documents et dossiers :
qui traitent des missions de l'armée de l'air ;
qui comportent les études, les précisions, les informations, les décisions, les ordres, les dispositions relatives à la préparation, à la mise en œuvre et à l'emploi des différents moyens de l'armée de l'air.
2.2.2. Les archives administratives et comptables.
Elles sont constituées par les différentes traces des actes des administrateurs de l'armée de l'air et les différents documents qui rendent compte des gestions de tous ordres effectuées dans cette armée.
2.2.3. Les archives médicales.
Elles sont constituées par tous les documents, pièces, dossiers qui ont trait à l'hygiène, à la santé et aux aptitudes médicales dans l'armée de l'air.
2.2.4. Les archives techniques.
Elles sont constituées par tous les documents, pièces, dossiers relatifs à la conception, aux commandes, à la fabrication, à l'utilisation, à la maintenance et au suivi des matériels techniques dans l'armée de l'air.
2.3. Définition des archives du point de vue de leur portée (collectives et individuelles).
2.3.1. Les archives collectives.
Elles appartiennent à l'une ou à l'autre des catégories fonctionnelles indiquées ci-dessus et sont constituées par les documents, pièces et dossiers de toutes sortes qui, pour des raisons d'organisation, de simple logique, ou de commodité de gestion, sont communs à un ensemble de moyens (en crédits, en personnels, en matériels…).
2.3.2. Les archives individuelles.
Elles appartiennent à l'une ou à l'autre des catégories fonctionnelles indiquées ci-dessus et sont constituées par les documents, pièces et dossiers que l'intérêt général ou l'intérêt particulier recommande de rendre spéciaux à un seul individu.
2.4. Définition des archives du point de vue de leur intérêt.
2.4.1. Les archives vivantes.
Ce sont celles qui sont en cours de formation ou sont utilisées fréquemment par les organismes qui les ont reçues ou produites. Elles sont conservées par ces organismes. Leur durée en tant que telles est fonction de leur objet.
2.4.2. Les archives historiques.
Ce sont celles qui ne présentent plus d'utilité pour les organismes qui les ont reçues ou qui les ont produites, mais qui offrent de l'intérêt pour la recherche historique. Elles peuvent appartenir à l'une ou à l'autre des catégories fonctionnelles indiquées ci-dessus. Elles sont conservées indéfiniment.
2.4.3. Les archives intermédiaires.
Ce sont celles qui, pour une raison ou pour une autre, peuvent encore être utilisées quelquefois dans l'intérêt de l'armée de l'air ou de ses personnels et qui ont cependant déjà un intérêt historique. Cette situation d'archives intermédiaires peut, pour certaines d'entre elles, entraîner une localisation provisoire.
2.5. Définition des organismes versants et des dépôts.
2.5.1. Les organismes versants.
Ce sont, pour rester dans le cadre de la définition générale des archives, les éléments de l'armée de l'air, de quelque niveau qu'ils soient, appelés à remettre dans des conditions réglementairement prescrites les archives qu'ils ont reçues ou produites.
2.5.2. Les dépôts.
Ce sont des organismes de l'armée de l'air spécialisés dans la conservation des archives. Ils sont soit intermédiaires, soit définitifs.
3. Principes fondamentaux concernant les archives.
3.1. Premier principe.
Les archives vivantes sont indispensables au bon fonctionnement du service courant. Un bon classement d'archives doit permettre de retrouver sans tâtonnements les informations que l'on recherche et d'avoir, d'emblée, le tout d'une affaire traitée ou en cours de traitement.
3.2. Deuxième principe.
Le premier principe implique que le responsable du service ou un de ses collaborateurs qualifiés veille personnellement au bon classement des archives.
3.3. Troisième principe.
Toutes les archives vivantes sont a priori des archives historiques en puissance.
A moins que des listes de documents ne fixent explicitement pour chaque organisme versant ce qui est à détruire et ce qui est à conserver, il ne faut rien éliminer sans l'accord du service historique de l'armée de l'air (décision no 14426/MA/CC du 25 mai 1966).
Encore faut-il bien comprendre que les listes existantes ne sont pas intangibles. Des évolutions peuvent survenir après leur établissement et faire que des documents nouveaux soient intéressants.
Il importe dans ces conditions que les organismes versants, après consultation du service historique de l'armée de l'air, ajoutent ces nouveaux documents sur leur liste, qui devra d'ailleurs être mise à jour périodiquement.
4. Désignation et missions des depots.
(Modifié : 1er et 2e mod.)4.1. Désignation.
Il existe actuellement dans l'armée de l'air :
Deux dépôts intermédiaires :
le bureau central d'incorporation et d'archives de l'armée de l'air (BCIAAA), base aérienne 122, 28018 Chartres. Tél. 15.37.21.13.28 ;
l'établissement ravitailleur du commissariat de l'air (ERCA 783), base aérienne 292, 31130 Balma. Tél. 16.61.21.19.69.,
et un dépôt définitif : le service historique de l'armée de l'air (SHAA), 94300 Château de Vincennes. Tél. 15.1.343.65.90.
4.2. Missions.
4.2.1.
Le BCIAAA reçoit les archives administratives, collectives et individuelles, ainsi que les archives médicales provenant des unités de l'armée de l'air.
4.2.2.
L'ERCA 799 reçoit les archives administratives et comptables ainsi que les archives techniques et de commandement provenant de l'ensemble du service du commissariat.
4.2.3.
Au-delà d'un délai à fixer en fonction de la fréquence de consultation, les archives des dépôts intermédiaires qui ont un intérêt historique sont versées au SHAA tandis que les autres sont détruites avec l'accord de ce service.
4.2.4.
Le service historique de l'armée de l'air reçoit :
a). Les archives de commandement provenant de l'administration centrale, des grands commandements, régions aériennes, bases et unités de l'armée de l'air, ainsi que certaines archives techniques qui prennent peu à peu un intérêt historique.
b). Certaines archives des dépôts intermédiaires comme il est indiqué ci-dessus, paragraphe 4.2.3.
5. Cadre d'action des organismes versants.
5.1. Gestion des archives vivantes.
5.1.1.
Responsable de la gestion. Un responsable est désigné obligatoirement dans chaque organisme versant et dans les conditions suivantes :
au niveau administration centrale : un responsable par direction de service ou bureau de l'EMAA ;
au niveau grand commandement spécialisé et commandement de région aérienne : un responsable pour l'ensemble du commandement considéré ;
au niveau base aérienne : un responsable pour l'ensemble de la base, le commissaire de base ou le chef des moyens d'administration.
5.1.2. Classement.
Dans l'armée de l'air les archives sont classées conformément aux prescriptions de la circulaire 185 /EMAA/BOMIS/OM du 01 juillet 1947 (mise à jour au 1er mai 1969) (BOC/A, 1969, p. 393 ; BOEM 120-0*). Mais l'application stricte de cette réglementation ne doit pas empêcher la constitution de dossiers d'affaires dont les éléments sont rattachables à diverses rubriques de classement, ni entraîner la dissociation de ces dossiers lors de leur versement aux dépôts. Par ailleurs, les documents classifiés sont traités conformément aux dispositions de l'instruction générale no 1300/DN/SD/DR du 27 juillet 1966 (n.i. BO) et de la note d'application no 2400/EMAA/BDCA/DC du 12 novembre 1968 (n.i. BO).
5.1.3. Tri et élimination.
Cette double opération doit être effectuée uniquement dans le cadre du troisième principe énoncé précédemment, c'est-à-dire compte tenu des listes qui précisent ce qu'il faut conserver et ce qu'il faut détruire.
5.2. Détermination de la destination des archives.
Le service historique de l'armée de l'air arrête après études conjointes avec les dépôts intermédiaires et les organismes versants les listes des documents qui sont :
1. A conserver (en précisant pour chacun où et combien de temps).
2. A détruire dès qu'ils ne sont plus utiles pour le service courant (en précisant pour chacun le délai d'utilité).
A noter que les listes sont différenciées suivant qu'elles concernent des archives individuelles ou des archives collectives et qu'elles sont établies :
soit par organisme dont la mission est spécifique (directions et bureaux de l'administration centrale, grands commandements spécialisés) ;
soit par groupes d'organismes conjointement concernés par un même sujet (ex. : les matériels techniques au niveau de l'administration centrale) ;
soit par type d'organismes dont les missions sont identiques (régions aériennes, bases…).
5.3. Problèmes de gestion d'archives.
Tout problème particulier posé par la gestion des archives dans les organismes qui les détiennent peut être soumis au service historique de l'armée de l'air.
6. Modalités du transfert des archives (organisme-dépôt). (complété : 1er mod.)
6.1. Calendrier.
Il ne peut être établi de façon rigide au risque de gêner le fonctionnement des organismes versants. Les dates de transfert sont à fixer en accord entre organisme versant et dépôt concerné.
6.2. Cas particulier des éléments dissous.
6.2.1. Directions et bureaux de l'administration centrale, grands commandements et régions aériennes.
Voir annexe relative à la destination à donner aux BO, JO et documentation technique.
Lors de la dissolution les archives reçoivent les destinations indiquées sur les annexes relatives aux directions et bureaux de l'administration centrale, aux grands commandements concernés et aux régions aériennes.
6.2.2. Bases dissoutes.
Voir annexe relative à la destination à donner aux BO, JO et documentation technique.
Les archives administratives et comptables des bases aériennes dissoutes sont adressées au CATA ou SACA de rattachement où elles sont conservées pendant quatre ans. Préalablement à leur envoi, les archives sont classées en deux groupes selon qu'elles doivent être ou non conservées au-delà de la durée de quatre ans. A l'expiration de ce délai, les CATA ou SACA détruisent les documents dont la durée de conservation est limitée à cette période, transmettent les autres documents au BCIAAA.
Les archives de commandement sont versées au SHAA.
Les archives médicales sont versées au BCIAAA.
6.2.3. Unités dissoutes.
Les archives administratives et comptables des unités dissoutes sont conservées pendant quatre ans sur les bases aériennes de rattachement desdites unités. A l'issue de cette période, les archives reçoivent la destination figurant sur les listes en annexe concernant les unités. Les archives de commandement sont versées au SHAA.
6.3. Bordereau de versement.
Le modèle de ce bordereau fait l'objet de l'annexe XI. Il doit être établi en trois exemplaires :
un exemplaire inséré dans l'emballage des documents ;
deux exemplaires transmis par courrier normal, l'un des deux servant d'accusé de réception pour l'organisme versant.
Nota important. — Ce bordereau pouvant tenir lieu d'inventaire provisoire, il convient que l'énumération des archives versées soit suffisamment explicite sans être pour autant détaillée.
6.4. Conditionnement.
Il est fonction du moyen de transport utilisé :
voie ferrée, voie aérienne, voie routière (longues distances) : caisses d'archives réalisées par les organismes versants, aux dimensions suivantes : 80 × 50 × 40 (voir ANNEXE X) ;
voie postale ; paquets postaux (3 kg en recommandé) pour volume limité ;
remise directe au dépôt : conditionnement en liasses ficelées ou en cartons.
6.5. Cas particulier des documents classifiés « Secret-Défense », « NATO-Secret » et « COS MIC ».
Le service historique de l'armée de l'air étant habilité à conserver les archives classifiées « Secret-Défense », « NATO-Secret » et « COS MIC », celles-ci peuvent lui être transférées dès qu'elles ne sont plus utiles et sans déclassification préalable, par l'intermédiaire de l'EMAA/BDCA.
Un transfert de documents classifiés nécessite auparavant une entente entre l'organisme versant et le service historique de l'armée de l'air afin de déterminer exactement :
1. Les documents intéressants à lui verser.
2. Les modalités du versement.
6.6. Archives sur supports nouveaux.
L'archivage des informations portées sur bandes ou disques magnétiques pose le redoutable problème de la fuite des informations, en particulier lorsque les programmes ne sont plus connus.
Il est demandé aux services utilisant ces moyens de travail de verser au SHAA ces archives chaque fois qu'une transformation importante sera effectuée sur les bandes, disques, etc., sous forme :
de « listings » ;
de microfiches ou microfilms.
En ce qui concerne les dispositives, elles seront versées au fur et à mesure de leur renouvellement :
soit par les grands commandements en ce qui concerne celles en provenance des bases et unités ;
soit par l'EMAA/BOMIS en ce qui concerne celles en provenance des grands commandements et de l'administration centrale.
7. Annexes à l'instruction.
Les annexes jointes à la présente instruction sont constituées par des listes d'archives collectives et individuelles précisant les modalités de conservation ou de destruction qu'il convient de leur appliquer. Le nombre de ces annexes n'est pas limité et sera complété au fur et à mesure de l'établissement des listes. Un responsable « Archives » est désigné pour assurer la mise à jour du contenu de chaque annexe à la présente instruction.
8. Modification des annexes.
L'évolution constante de la technique, des méthodes administratives et de gestion est susceptible d'entraîner des créations et des suppressions de documents, et par suite, la modification des listes d'archives, objet des annexes jointes à la présente instruction.
Chaque responsable « archives » étudiera annuellement, en liaison directe avec le service historique de l'armée de l'air, les modifications à apporter à l'annexe dont il a la charge, et les proposera :
à l'EMAA/BOMIS, pour ce qui concerne les archives collectives, pour mise à jour de la présente instruction ;
à l'EMAA/1er bureau, pour les archives individuelles ;
au SHAA pour les archives de l'administration centrale, des grands commandements et des régions aériennes.
9. Documents abroges.
La présente instruction abroge et remplace :
la circulaire no 3694/EMAA/1/ADM du 13 décembre 1967 (BOC/A, p. 1342) et son modificatif du 25 juillet 1968 (BOC/A, p. 621) ;
l'instruction no 50/EMAA/BOMIS/OM du 15 janvier 1970 (BOC/A, p. 92) et ses deux modificatifs :
1er modificatif du 18 février 1971 (BOC/A, p. 59) ;
2e modificatif du 11 janvier 1973 (BOC/A, p. 2) ;
l'instruction no 8018/A/DCCA/3/10 du 2 août 1971 (BOC/A, p. 612 et BOEM 512, annexe X, p. 633) et ses deux modificatifs :
1er modificatif du 3 mai 1972 (BOC/A, p. 365) ;
2e modificatif du 3 mars 1975 (BOC, p. 1081).
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Pour le général d'armée aérienne, chef d'état-major de l'armée de l'air, et par ordre :
Le sous-chef de l'état-major de l'armée de l'air,
H. ATLAN.
Annexes
ANNEXE I. ARCHIVES INDIVIDUELLES.(Dernier détenteur, durée de conservation, destination.)
I But de l'annexe.
La présente annexe est à l'usage du dernier organisme détenteur des archives individuelles (1).
Par dernier organisme détenteur, il faut entendre l'organisme qui possède les archives propres à un militaire au moment où il convient de déterminer si ces archives doivent être :
soit conservées temporairement et détruites ;
soit conservées définitivement.
Cette annexe doit donc permettre au dernier organisme détenteur de déterminer pour les documents individuels en sa possession la durée de conservation et la destination à leur donner.
II Plan de l'annexe.
Le tableau fait ressortir d'une part les documents individuels, d'autre part les organismes derniers détenteurs, enfin la durée de conservation des documents et la destination à leur donner.
Les documents sont répartis suivant les rubriques indiquées ci-dessous :
1. Documents de position permanents ouverts par le recrutement ou par l'armée de l'air.
2. Documents relatifs aux engagements et rengagements, commissions, admissions dans les SOC.
3. Documents concernant la carrière des militaires (personnels masculins et féminins) :
a). D'ordre général.
b). Formation militaire.
c). Formation technique.
d). Déroulement des services.
e). Affectations.
f). Notation.
g). Avancement.
h). Décorations.
4. Documents relatifs aux cadres de réserve.
5. Documents à caractère médical.
6. Documents relatifs à la situation familiale.
7. Documents relatifs aux paiements des soldes, indemnités, pécules et prestations.
III Tableau figurant dans la présente annexe.
1 Présentation du tableau.
Première colonne non numérotée en partant de la gauche : comporte les indications permettant respectivement la lecture horizontale et verticale du tableau.
Colonnes numérotées :
colonnes impaires : durée de conservation ;
colonnes paires : destination à donner au document.
2 Abréviations utilisées.
a). La durée indiquée :
dans les colonnes 1 et 3, représente les années comptées à partir de la date de naissance de l'intéressé ;
dans les autres colonnes impaires, représente :
soit les années comptées à partir de la date d'établissement du document ;
soit les années comptées à partir de la date de libération du service actif, le nombre est alors suivi de la mention LSA.
b). Destination à donner au document indiqué dans les colonnes paires :
H : Versement au service historique de l'armée de l'air.
D : Destruction.
3 Emploi du tableau figurant dans la présente annexe.
a). Repérer sur le tableau l'organisme auquel vous appartenez et faire ressortir, par un coloriage très léger, toute la colonne verticale réservée à cet organisme.
b). Repérer la rubrique qui vous intéresse, puis la grève recherchée : la durée de conservation et la destination sont inscrites dans la colonne réservée à l'organisme.
IV
Nota. — Il est rappelé que la présente liste est susceptible d'être complétée par les pièces qui seront créées dans l'avenir.
Figure 1. ARCHIVES INDIVIDUELLES.
 |
APPENDICE I..A.
Contenu
DURÉE DE CONSERVATION DES ARCHIVES INDIVIDUELLES PAR LES DERNIERS DÉTENTEURS.
Contenu
Les tableaux ci-joints indiquent, pour chaque service intéressé :
En colonne 1 : le temps durant lequel le service concerné détient chaque document.
En colonne 2 : la destination à donner au document au terme de ce temps.
TITRE PREMIER Abréviations utilisées.
1 Les durées indiquées en colonne 1 sont exprimées et sont à comprendre :
sous la forme N (a) : N années comptées à partir de la naissance de l'intéressé ;
sous la forme N (b) : N années comptées à partir de la date du document ;
sous la forme LSA + N : N années après la libération du service actif ;
sous la forme RCA + N : N années après la radiation des cadres actifs ;
sous la forme RCR + N : N années après la radiation des cadres de réserve.
2 Destination à donner au document.
ANNEXE II. Archives collectives des bases et unités aériennes.
I But de l'annexe.
La présente annexe doit permettre de déterminer la durée de conservation et la destination à donner aux archives collectives détenues par les bases aériennes.
II Plan de l'annexe.
Celle-ci comporte un tableau faisant ressortir :
1. La désignation des documents.
2. Les destinations successives avec le temps de conservation dans chacune de ces destinations.
Les documents sont répartis suivant les rubriques indiquées ci-dessous (classement armée de l'air) :
1. Organisation.
2. Personnel. Effectifs.
3. Renseignements. Chiffre. Sécurité militaire.
4. Instruction. Opérations.
5. Matériel.
6. Administration. Comptabilité. Contentieux.
7. Hygiène. Santé.
8. Infrastructure. Domaine. Logements.
9. Transports.
III Emploi du tableau.
Le cheminement de chaque document résulte de la colonne : « Destinations successives éventuelles et durée totale de conservation par organisme ».
Au terme de la durée de conservation dans chacun des trois organismes indiqués, il y a soit versement à l\'organisme suivant, pour lequel est prescrite une durée de conservation, soit destruction du document.
3.1. Organisation (classement 0...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE DE CONSERVATION. | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
| 0. Organisation (classement 0...). | |||||
Minutier « départ » du commandant de base. | 4 ans +. | 4 ans. | Le commandant de base peut décider d\'une durée de conservation supérieure. | ||
Minutier des unités. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
Aviation civile organisation sur les bases. | Illimitée. | Indéterminée. | Illimitée. | Versement au SHAA dès que les documents sont périmés ou à la dissolution de la base. | |
Journal de mobilisation de la base ou de l\'unité. | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | Versement au SHAA à la dissolution de la base ou de l\'unité. | |
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
1 Personnel - Effectif (classement 1...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE DE CONSERVATION. | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
1. Personnel - Effectif (classement 1...). | |||||
Contrôle nominatif. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | Les feuillets terminés sont extraits de la reliure et conservés quatre ans par la base ou l\'unité. |
Syndicats et comités. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Registre des positions particulières. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Affaire de police judiciaire. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Fichier alphabétique des perdus. | 4 ans +. | 4 ans. | Illimitée. | ||
| Situation journalière. | 2 ans +. | 2 ans. | |||
État numérique mensuel des personnels de l\'unité. | 2 ans +. | 2 ans. | |||
Fiche de circuit. | 1 an +. | 1 an. | |||
Fiche de renseignements « arrivée ». | 1 an +. | 1 an. | |||
BE individuel de pièces et documents individuels. | 1 an +. | 1 an. | |||
BE collectif de pièces et documents individuels. | 1 an +. | 1 an. | |||
Registre des punitions des officiers et PMFAA des classes. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Registre des punitions des sous-officiers et PMFAA des catégories. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Registre de punitions des hommes du rang. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Registre des permis de conduire. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Cahier d\'ordre de nomination. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Carnet à souches de titres de permission. | 2 ans +. | 2 ans. | |||
Répertoire des actes administratifs et pièces à l\'appui. | Illimitée. | Jusqu\'à dissolution. | Illimitée. | ||
Registre des inspections de sécurité. | 4 ans +. | 4 ans. | Instruction n° 420/EMAA/BOMIS du 15 mars 1972 (BOC/A, p. 513 et BOEM 150). | ||
Registre des rapports « danger imminent ». | 4 ans +. | 4 ans. | Instruction n° 420/EMAA/BOMIS du 15 mars 1972 (BOC/A, p. 513 et BOEM 150). | ||
Registre des autorisations de rengagement. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
2 Renseignements. Chiffre. Sécurité militaire (classement 2...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE DE CONSERVATION. | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
2. Renseignements. Chiffre. Sécurité militaire (classement 2...). | |||||
Rapport sur le moral (exemplaire n° 1). | Illimitée. | 0. |
| Illimitée. | Expédition annuelle avec les JMO. |
Rapport sur le moral (exemplaire n° 2). | 4 ans +. | 4 ans. |
|
|
|
Réponse faite avec la presse. | Illimitée. | 4 ans. |
| Illimitée. |
|
Livret d\'accueil. Journaux de base. | Illimitée. | 1 an. | Illimitée. | Expédition annuelle avec les JMO. | |
Réceptions des personnalités ou officiers étrangers. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
| Protection des points sensibles et contre-sabotage. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
3 Instruction. Opérations (classement 3...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE DE CONSERVATION. | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
3. Instruction. Opérations (classement 3...). | |||||
Cahier d\'ordre et de travail aérien. | 80 ans +. | 4 ans. |
| 76 ans. | Détruit par le SHAA après réception par ce service des RJ de service aériens correspondants. |
Registre journal des contrôles d\'aérodromes. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. | Détruit par le SHAA après réception par ce service des RJ de service aériens correspondants. | |
| Carnet de formule de vol. | 1 an +. | 1 an. | Durée de conservation fixée par RT 21. | ||
Journal des marches et opérations (JMO). | Illimitée. | 0. | Illimitée. | Réf. : instruction n° 6501/EMAA/3/OP du 26 novembre 1964 (BO/A, p. 2076 ; BOEM 685-2). Le SHAA est l\'unique destinataire de ce document, il lui est adressé tous les semestres. | |
Comptes rendus mensuels de situation et d\'activité aérienne. | Illimitée. | 1 an. | Illimitée. | ||
Comptes rendus trimestriels concernant le fonctionnement du CLA. | Illimitée. | 1 an. | Illimitée. | ||
Registre journal des services aériens. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Plan des réseaux. | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | Versé au SHAA à la dissolution de la base ou de l\'unité. | |
Situations périodiques, statistiques et graphiques concernant l\'entraînement et l\'emploi de l\'aviation en temps de paix. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Situations périodiques, statistiques et graphiques concernant la circulation aérienne, la navigation aérienne, la sécurité des vols (sauf CR des CLA déjà cités). | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Missions d\'intérêt général et maintien de l\'ordre. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Cahier télécommunications de la base (permanent). | Indéterminée. | Destruction à la dissolution de la base. Lettre n° 1270/EMAA/TRANS/CDT du 4 août 1965 (n.i. BO). | |||
Plan des transmissions de la base. | Indéterminée. | Destruction à la dissolution de la base. Lettre n° 1270/EMAA/TRANS/CDT du 4 août 1965 (n.i. BO). | |||
Journal de marche des stations des STB. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
Registres d\'ordres de la musique de l\'air. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | BOEM 729. | |
Éducation physique, sports, vol à la voile. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
4 Matériel (classement 4...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE DE CONSERVATION. | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
4. Matériel (classement 4...). | |||||
Livret cellule d\'aéronef détruit ou disparu. | Illimitée. | Indéterminée. |
| Illimitée. | Versement au SHAA lors de la destruction ou de la disparition de l\'appareil. |
Livret inventaire d\'aéronef détruit ou disparu. | Indéterminée. | Indéterminée. |
|
| Destruction six mois après la destruction ou la disparition de l\'appareil. |
Ravitaillement matériels commissariat (demandes diverses). | 2 ans +. | 2 ans. |
|
| Documents prévus par l\'instruction provisoire n° 9100/A/DCCA/2/5 du 23 novembre 1973 (BOC/A, p. 871 et BOEM 555). |
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
5 Administration. Comptabilité. Contentieux (classement 5...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
5. Administration. Comptabilité. Contentieux (classement 5...). | |||||
Registre des déplacements. | 4 ans +. | 4 ans. |
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Pièces justificatives. | 4 ans +. | 4 ans. |
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Registre à souche de feuilles de déplacement. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
Comptabilité « finances ». | 4 ans +. | 4 ans. | Documents prévus par l\'instruction provisoire n° 2401/1/A/DCCA du 23 août 1965 (BOEM 721-1). | ||
Comptabilité des crédits de fonctionnement. | 4 ans +. | 4 ans. | Instruction provisoire n° 2401/2/A/DCCA/3/10 du 26 septembre 1973 (BOC/A 719 ; BOEM 721-2). | ||
Comptabilité de la solde. | 4 ans +. | 4 ans. | Documents prévus par l\'instruction n° 9800/A/DCCA/3/10 du 1er décembre 1972 (BOEM 527-7). | ||
Comptabilité des matériels (techniques et commissariat). |
|
| Documents prévus par l\'instruction provisoire n° 2403/1/DCCA/3/10 et DCMAA/SDED du 23 août 1965 (BOEM 723-1). | ||
a) Comptable centraliseur : | |||||
- registre journaux et pièces justificatives ; | 4 ans +. | 4 ans. | |||
- procès-verbaux enregistrés au répertoire modèle 20. | 10 ans +. | 10 ans. | |||
b) Unités. | 2 ans +. | 2 ans. | |||
Comptabilité des matériels (matériaux spéciaux du commissariat). | 4 ans +. | 4 ans. | |||
Comptabilité des organismes nourriciers (mess, ordinaires, foyers). | 4 ans +. | 4 ans. | Documents prévus par l\'instruction provisoire n° 2404/1/DCCA/3/10 du 23 août 1965 et 2404/2 (BOEM 724-1). | ||
Comptabilité des vaguemestres (1). | 4 ans +. | 4 ans. | Documents prévus par l\'instruction n° 2409/201/A/DCCA/3/10 du 12 janvier 1967 (BOEM 729). | ||
Dossier de contentieux. | 10 ans +. | 10 ans. | |||
Documents relatifs aux assurances. | 2 ans +. | 2 ans. | Réf : instruction n° 1000/A/DCCA/1/10 du 22 novembre 1968 (BOC/A, p. 991 et BOEM 738). | ||
État pour servir au recouvrement des frais d\'études. | 4 ans +. | 4 ans. | Instruction n° 2409/902/A/DCCA/3/10 du 11 avril 1967 (BOC/A, p. 572 ; BOEM 729). | ||
Documents relatifs aux combustibles, à l\'électricité, l\'eau. | 2 ans +. | 2 ans. |
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| Instruction générale n° 1150/DCCA/3/10 du 2 septembre 1958 (BO/A, p. 2479) et IP n° 2409-301/DCCA/3/10 du 30 décembre 1968 (n.i. BO). |
Comptabilité des régies de recettes et d\'avances. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
+ : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
6 Hygiène et santé (classement 6...).
(Remplacé : Instruction du 26/01/1988.)
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
6. Hygiène et santé (classement 6...). | |||||
Registre de la visite médicale, modèle n° 620-2*/6. | 80 ans +. | 10 ans. | 70 ans. | ||
Registre des cas ambulatoires, modèle n° 620-2*/7. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. |
|
|
Registre des malades à l\'infirmerie, modèles n° 620-2*/8 et 8 bis. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. | ||
| Registre des hospitalisés, modèle n° 620-2*/9. | 80 ans +. | 10 ans. | 70 ans. | ||
Registre des décès. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
Registre des réformés. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. | ||
| Registre des constatations des blessures, infirmités et maladies survenues pendant le service. | Illimitée. | 4 ans. | 76 ans. | Illimitée. | |
| Registre d\'hygiène et d\'épidémiologie. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
| Compte spécial des substances du tableau B, imprimé modèle n° 620-8*/16. | 80 ans +. | 10 ans. | 70 ans. | ||
| Carnet inventaire permanent des substances du tableau B, imprimé modèle n° 620-8/*11. | 80 ans +. | 10 ans. | 70 ans. | ||
Registre médical d\'incorporation de la fraction du contingent modèle n° 620-2*/2. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. |
|
|
Registre médical d\'incorporation de l\'unité modèle n° 620-2*/3. | 80 ans +. | 4 ans. | 76 ans. |
|
|
Cahier de visite de l\'unité. | 2 ans +. | 2 ans. | |||
| + : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
7 Infrastructure. Domaine. Logement (classement 7...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
7. Infrastructure. Domaine. Logement (classement 7...). | |||||
Registre des vérifications périodiques des installations électriques. | 4 ans +. | 4 ans. | Circulaire n° 1026/SAF du 22 avril 1959 (BO/A, p. 934). | ||
Plan de masse de la base aérienne (état au 1er janvier). | Illimitée. | 0. | Illimitée. | Expédition annuelle avec les JMO. | |
Plan de masse de la base, document tenu à jour. | Illimitée. | Permanent. |
| Illimitée. | Versé au SHAA, à la dissolution de la base. |
| Plan de masse des terrains satellites (état au 1er janvier). | Illimitée. | 0. | Illimitée. | Expédition annuelle avec les JMO. | |
| Plan de masse des terrains (document tenu à jour). | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | Versé au SHAA, à la dissolution de la base ou du terrain satellite. | |
Petit atlas des installations. | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | À verser au SHAA, à la dissolution de la base. | |
Notice technique. | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | À verser au SHAA, à la dissolution de la base. | |
Plan des installations électriques. | Illimitée. | Permanent. | Illimitée. | À verser au SHAA, à la dissolution de la base. | |
| Programme des travaux neufs des bases principales. | Illimitée. | 4 ans. | Illimitée. | ||
Programme des travaux neufs des bases secondaires et des terrains satellites. | Illimitée. | 4 ans. |
| Illimitée. |
|
+ : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
8 Transport (classement 8...).
DÉSIGNATION DU DOCUMENT. | DURÉE TOTALE | DESTINATIONS SUCCESSIVES ÉVENTUELLES | OBSERVATIONS. | ||
| SUR LA BASE OU L\'UNITÉ. | AU BCIAAA. | AU SHAA. | |||
8. Transport (classement 8...). | |||||
Carnet (à souches) des constatations effectuées pour servir de base au décompte des taxes d\'atterrissage et de stationnement. | 4 ans +. | 4 ans. |
|
| |
Registre fret (départ et arrivée). | 4 ans +. | 4 ans. | Instruction n° 2100/EMAA/4/T du 20 novembre 1961 (BOC/A, p. 2743 ; BOEM/A 82) ; document tenu par les EAM. | ||
Cahier d\'escale. | 4 ans +. | 4 ans. | |||
Registre des constatations de dommages et de remises des colis. | 4 ans +. | 4 ans. |
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| Instruction n° 430/EMAA/4/ST du 15 février 1957 (BO/A, p. 559 ; BOEM/A 82). |
+ : destruction par la base, l\'unité ou le BCIAAA. |
3.10. Nota 1.
Pour toutes les archives administratives et comptables, dont la durée de conservation est fixée à quatre ans, cette durée s\'entend à partir du premier jour de l\'année suivant celle au cours de laquelle ont été établis les documents ou effectuées les dernières écritures aux registres et fichiers.
3.11. Nota 2.
La liste des documents figurant dans cette annexe n\'a pas un caractère exhaustif, d\'une part, elle peut présenter des omissions, d\'autre part, des documents nouveaux peuvent être créés.
En conséquence, les destinataires sont invités à adresser à l\'état-major de l\'armée de l\'air, sous référence du présent timbre, toute modification qu\'ils jugeraient utile.
ANNEXE III. Archives relatives aux matériels techniques.
I But de l'annexe.
La présente annexe est à l'usage des services et organismes ayant à s'occuper des matériels techniques utilisés par l'armée de l'air.
Elle doit donc permettre, à chaque organisme, de déterminer la durée de conservation et la destination à donner aux documents sur lesquels il travaille.
II Plan de l'annexe.
Le tableau fait ressortir d'une part les documents, d'autre part les organismes qui les utilisent, enfin la durée de conservation des documents et la destination à leur donner.
L'ordre des catégories d'archives a été établi en tenant compte, dans la mesure du possible, des différentes phases de la vie d'un matériel :
projets et études ;
phases d'essais et prototypes ;
adoption ;
marchés ;
modifications ;
maintenance ;
vieillissement ;
élimination.
III Tableau figurant dans la présente annexe.
1 Présentation.
Première colonne, à gauche et en haut : légende permettant la compréhension du tableau.
En lecture horizontale : services et organismes concernés.
En lecture verticale : différentes catégories d'archives.
2 Abréviations utilisés.
Destination définitive :
D : destruction par le service.
H : versement au service historique de l'armée de l'air.
Durée de conservation dans le service avant destination définitive :
à compter de la date du document ;
à compter de la clôture du dossier ;
+ : durée liée à la durée de vie du matériel.
3 Emploi du tableau.
Repérer dans le tableau l'organisme auquel vous appartenez, et faire ressortir, par un léger coloriage, toute la colonne verticale réservée à cet organisme.
Repérer la pièce ou le dossier recherché(e) : la durée de conservation et la destination sont inscrites dans la colonne réservée à l'organisme.
Nota. — Il est rappelé que la présente liste est susceptible d'être complétée par les pièces qui seront créées dans l'avenir.
Figure 4. ARCHIVES RELATIVES AUX MATÉRIELS TECHNIQUES.
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ANNEXE IV. Archives de l'inspection générale de l'armée de l'air.
La présente annexe indique pour chaque document émis ou reçu par l'IGAA, la durée totale de conservation et le délai au terme duquel il faut :
soit détruire le document ;
soit le verser au service historique de l'armée de l'air.
Catégorie d'archives. 1 | Durée totale de conservation. 2 | Dont : | Observations. 5 | |
|---|---|---|---|---|
A l'IGAA (1). 3 | Puis au SHAA. 4 | |||
Minutier courrier départ normal. Minutier courrier départ confidentiel-défense. Cahier d'enregistrement du courrier arrivée CD. Fiche d'analyse du courrier arrivée. | Illimitée Illimitée 5 ans 5 ans | 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans | Illimitée Illimitée — — |
|
Minutier courrier départ secret-défense (2). Cahier d'enregistrement du courrier secret-défense. Plan de destruction d'urgence des documents classifiés. Circulaires et instructions sur la protection du secret de DN. | Illimitée 5 ans 5 ans 5 ans | Indéfinie (2) 5 ans 5 ans 5 ans | Illimitée — — — |
|
Synthèse mensuelle de l'activité de la sécurité militaire. Bulletin d'information trimestriel des chefs de corps. | Illimitée 5 ans | 5 ans 5 ans | Illimitée — |
|
Notes sur l'organisation intérieure de l'IGAA. Synthèse mensuelle de l'activité de l'EMAA. Situations annuelles d'occupation du casernement. | Illimitée Illimitée 5 ans | 5 ans 5 ans 5 ans | Illimitée Illimitée — |
|
Rapports complets d'inspection avec la fiche de préparation. Programme des inspections. Lettres annonçant les inspections. | Illimitée 5 ans 5 ans | 5 ans 5 ans 5 ans | Illimitée — — |
|
Dossiers d'études (y compris les études qui n'ont pas été retenues). Dossiers de réunion lorsque l'IGAA est l'animatrice principale. Dossiers de réunions interarmées. Etudes sur les barèmes de décorations. Etudes sur les bulletins individuels de notation. Notes concernant les départs anticipés d'officiers. | Illimitée Illimitée Illimitée 5 ans 5 ans 5 ans | 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans | Illimitée Illimitée Illimitée — — — |
|
Affectations des officiers de l'ESGA. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Ordres de mutations d'officiers. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Ordres de mutation des commissaires de l'air. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Ordres de mutation des sous-officiers. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Préaccord concernant le remplacement d'officiers. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Liste des attachés militaires en poste à Paris. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Plan de relève des postes de responsabilité. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Plan de relève des attachés de l'air à l'étranger. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Notes relatives aux travaux d'avancement et décorations. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Calendrier mensuel des valises diplomatiques. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Bilans des activités des unités de l'armée de l'air. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Dossiers de maintien, reclassement et radiation de la liste du PN et des contrôleurs. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Avis sur la progression du PN et des contrôleurs. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Synthèse mensuelle d'activité aérienne des grands commandements. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Synthèse mensuelle de sécurité des vols. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Synthèse mensuelle d'activité de la défense aérienne. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Synthèse trimestrielle de l'activité des CLA. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Exploitation des comptes rendus modèle 5. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Clôture de rapport d'enquête d'accidents aériens. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Situation du PN des unités. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes concernant les manœuvres et exercices. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Instructions relatives à la composition et aux normes d'utilisation des équipages du COTAM. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes sur l'organisation des examens de connaissances aériennes militaires. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Résultats des examens de connaissances aériennes militaires. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Synthèse mensuelle d'activité SSBS. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Décisions relatives à l'attribution de sanctions pour accident d'aéronefs. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Programme des vols planifiés du COTAM. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Compte rendu des campagnes de tir des escadres de chasse. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Etats mensuels des accidents aériens. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Lettre relative à l'évaluation par les grands commandements des unités de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Directives concernant l'accès aux zones FAS. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes concernant l'organisation de la protection NBC. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Bilan annuel de l'activité parachutiste. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Bilan annuel de l'activité vol à voile. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Liste d'abonnement des officiers contrôleurs d'opérations aériennes. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Listes d'abonnement COTAM des officiers pilotes. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Liste d'abonnement CEAA des officiers pilotes. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes concernant les congrès de l'aviation de chasse et de reconnaissance. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Synthèse des calibrations. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Statistiques mensuelles aéronefs. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Ordres généraux d'opérations des grands commandements. | Documents mis à jour périodiquement | Indéterminée. | — |
|
Ordres particuliers d'opérations des grands commandements. | Documents mis à jour périodiquement | Indéterminée. | — |
|
Ordres de base pour les transmissions des grands commandements. | Idem | Idem | — |
|
Ordres permanents pour les transmissions des grands commandements. | Idem | Idem | — |
|
Ordres temporaires pour les transmissions des grands commandements. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes d'opérations. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes d'alerte. | Idem | Idem | — |
|
Mémento du temps de crise. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes d'instruction du personnel navigant. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes d'instruction des contrôleurs. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes d'exercice. | Idem | Idem | — |
|
Consignes permanentes de sécurité des vols. | Idem | Idem | — |
|
Directives d'instruction des grands commandements. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Rapport sur l'éducation physique et sportive. | 5 ans | 5 ans | — |
|
P-V des réunions EMAA, DTCA et DCMAA. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Instructions sur l'organisation des unités et bases de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Situations mensuelles des effectifs de l'armée de l'air. | Illimitée | 5 ans | Illimitée |
|
Notes concernant la préparation militaire élémentaire. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes désignant les candidats au concours d'entrée à l'ESGA. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes relatives à la protection des points sensibles de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Notes relatives à la protection des points sensibles relevant de la DNA. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Instruction relative à la formation militaire des appelés. | 5 ans | 5 ans | — |
|
Tableaux d'effectifs des unités de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant la formation morale des militaires. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant l'instruction militaire. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes relatives à l'action sociale dans les armées. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant la sécurité du travail. | 5 ans | 5 ans | — | |
Circulaires d'organisation des concours et examens. | 5 ans | 5 ans | — | |
Circulaires relatives aux résultats des concours et examens. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes d'organisation des championnats militaires de sports collectifs. | 5 ans | 5 ans | — | |
Directives concernant la maintenance. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes sur les budgets de fonctionnement. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes et circulaires relatives à la tenue et aux uniformes. | 5 ans | 5 ans | — | |
Rapports de l'inspection technique de l'armée de l'air. | Illimitée | 5 ans | Illimitée | |
Bulletins de renseignements scientifiques et techniques. | 5 ans | 5 ans | — | |
Ordre de mise en place des spécialistes sortant d'école. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes et rapports sur le moral. | Illimitée | 5 ans | Illimitée | |
Plans de formation du PNN. | Illimitée | 5 ans | Illimitée | |
Catalogue des documents édités par les écoles. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant les antennes de documentation air. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes sur l'entraînement physique et sportif dans les armées. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes sur la gestion automatisée des personnels et des matériels. | 5 ans | 5 ans | — | |
Tableaux de dotation des unités de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — | |
Tableaux de composition de l'armée de l'air. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant le règlement de discipline générale. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant le conseil de perfectionnement de l'école de l'air et de l'école militaire de l'air. | Illimitée | 5 ans | — | |
Consignes permanentes d'instruction militaire. | Documents mis à jour périodiquement | Indéterminée | Illimitée | |
Plans d'instruction des écoles du PN. | 5 ans | 5 ans | — | |
Notes concernant le conseil supérieur de la fonction militaire. | 5 ans | 5 ans | — | |
Consignes permanentes d'instruction générale et technique. | 5 ans | 5 ans | — | |
(1) Les catégories d'archives qui ne sont pas versées au SHAA seront détruites à l'IGAA à l'issue de la période de conservation par cet organisme. (2) Ces minutiers seront conservés à l'IGAA au-delà de cinq ans et ne seront versés au SHAA que lorsque les documents qu'ils contiennent seront réduits à la classification de « confidentiel-défense ». | ||||
ANNEXE V. Archives a caractère non technique émises ou reçues par la direction centrale du matériel de l'armée de l'air.
1 But de l'annexe.
La présente annexe est à l'usage des différentes sous-directions de la DCMAA.
Elle doit permettre à chaque sous-direction de déterminer la durée de conservation et les destinations à donner aux documents de caractère non technique, en sa possession.
Les archives à caractère technique font l'objet d'une annexe particulière.
2 Plan de l'annexe.
L'annexe comprend 4 colonnes :
Colonne 1 les différentes catégories d'archives.
Colonne 2 la durée totale de conservation.
Colonne 3 la durée de conservation au sein de la direction.
Colonne 4 la destination finale à donner aux archives (destruction en l'absence d'autre mention).
Nota. — Les années sont comptées après la clôture du dossier ou à l'abrogation des documents.
ANNEXE VI. Archives du service du commissariat de l'air.
1 Généralités.
1.1
Les archives du service du commissariat de l'air comprennent les archives respectives :
de la direction centrale et de l'inspection du commissariat et de l'administration de l'armée de l'air ;
des établissements centraux, des services spéciaux et de l'école du commissariat ;
des éléments régionaux et locaux du service et des commissariats de l'air implantés outre-mer.
1.2
Les archives sont conservées provisoirement dans les éléments du service avant d'être détruites ou envoyées en dépôt dans les établissements désignés à cette fin au paragraphe 2. Un responsable des archives est désigné dans chaque élément ou, lorsque son importance le justifie dans chaque division principale de son organisation.
2 Conservation des archives.
2.1
Les archives que peuvent détenir les divers éléments du service peuvent être :
soit des dossiers d'études ou de préparation de décisions de principe ;
soit des documents de service courant.
Aucune limitation n'est apportée au temps pendant lequel les services peuvent garder les dossiers d'études ou de questions de principe. Des dossiers anciens peuvent, en effet, constituer une documentation permanente et des précédents qu'il est nécessaire de connaître ; ils peuvent également faciliter la compréhension de l'évolution des règlements ou des procédures et éviter d'entreprendre des études déjà effectuées.
Par dossier ancien, il faut entendre tout dossier ayant trait à une opération figée mais dont les prolongements affectent une activité ou une situation présente (exemples : création d'un organisme, acquisition d'une infrastructure, extension de locaux, définition d'un règlement, mise au point d'une procédure, élaboration d'un programme…).
Par contre, la durée de conservation des documents de service courant est fixée à dix ans (1), sauf pour ceux des tableaux I et II de la présente annexe.
Il appartient aux autorités responsables d'inventorier en début de chaque année, d'une part les dossiers d'affaires qu'ils n'estiment plus devoir conserver, et d'autre part ceux de service courant atteignant le délai de conservation.
2.2
En fonction de ces facteurs, les dispositions suivantes sont prises :
2.2.1
La direction centrale et l'inspection du commissariat envoient chaque année, avant le 31 mars, pour l'année écoulée leurs archives de service courant à l'ERCA 783.
A l'expiration d'un délai de dix ans ces archives sont :
soit versées au service historique de l'armée de l'air (cf. Table TABLEAU I. ci-après) ;
soit conservées dans l'établissement (cf. Table TABLEAU II. ci-après) ;
soit détruites.
Elles sont alloties séparément selon leur destination :
Les dossiers d'études que la direction centrale et l'inspection ne désirent plus conserver suivent le régime des archives de service courant :
s'ils ont moins de dix ans : ils sont adressés à l'ERCA 783 ;
s'ils ont plus de dix ans : ils sont soit versés au SHAA ou à l'ERCA 783 selon qu'ils figurent dans le tableau I ou II en annexe, soit détruits.
2.2.2
L'école du commissariat, les établissements centraux et services spéciaux conservent leurs archives de service courant durant dix ans puis leur donnent, ainsi qu'aux dossiers d'études qu'il n'est pas jugé utile de conserver les mêmes destinations que celles définies au paragraphe 2.2.1.
2.2.3
Au sein des éléments régionaux.
2.2.3.1
Les directions régionales suivent la même procédure que celle définie pour l'administration centrale au paragraphe 2.2.1.
Le lieu de stockage jusqu'à l'expiration du délai de dix ans (2) est l'établissement ravitailleur (ERCA) implanté dans la région.
2.2.3.2
Les autres éléments du service (commissariats de l'air implantés outre-mer, établissements ravitailleurs et les centres administratifs territoriaux suivent également la même procédure que celle définie pour l'administration centrale au paragraphe 2.2.1. Toutefois, ils assurent eux-mêmes leur stockage, jusqu'à l'expiration du délai de dix ans (2)
3 Opérations préalables de tri.
Ces opérations ont pour objet :
3.1 Chaque année :
de supprimer les pièces dont la conservation ne s'impose pas (exemples : doubles inutiles, brouillons, etc.) ;
d'identifier les documents qui devront être versés par la suite au service de l'armée de l'air et à l'ERCA 783.
A cet effet, ces documents sont signalés par un cercle de deux centimètres de diamètre (pastille collée ou apposition d'un tampon) de couleur rouge pour les premiers et bleue pour les seconds.
3.2 Avant expédition aux ERCA :
De répartir en lots séparés les archives qui devront être lorsqu'elles auront dix ans d'ancienneté :
versées au service historique de l'armée de l'air ;
versées à l'ERCA 783 ;
détruites.
4 Archives destinées au service historique de l'armée de l'air.
Les exemplaires des documents destinés au SHAA doivent être (3) revêtus de la signature manuscrite et être en très bon état (1re ou 2e frappe). Ils ne doivent pas être surchargés de modificatifs ou d'additifs ; ces derniers leur sont annexés.
Les versements au SHAA sont effectués chaque année à une date fixée par entente directe avec ce service ; ces versements doivent être accompagnés d'un bordereau d'envoi portant désignation sommaire des dossiers et précisant les dates extrêmes des documents qu'ils contiennent.
5 Revues. Journaux officiels. Bulletins officiels des armées.
5.1
Chaque élément conserve tant qu'il estime en avoir besoin les revues d'information générale ou technique qu'il reçoit. Elles sont détruites sur place quand elles ne sont plus jugées utiles.
5.2
Il n'est conservé dans chaque élément (4)qu'une collection reliée du Journal officiel, édition « Lois et décrets ». Les autres éditions (Débats parlementaires…) sont détruites sur place quand elles ne sont plus jugées utiles.
5.3
De même, chaque élément ne conserve jusqu'à sa dissolution qu'une collection des Bulletins officiels auxquels il est abonné.
6 Archives des éléments du service dissous.
Ces archives, après avoir subi les opérations préalables de tri prévues au paragraphe III sont envoyées :
à l'ERCA, s'il s'agit d'éléments régionaux ;
à l'ERCA 783, s'il s'agit d'établissements centraux, de services spéciaux ou de commissariats de l'air implantés outre-mer.
Ces établissements assument alors vis-à-vis de ces archives les tâches qui auraient été assumées par les éléments dissous.
Table TABLEAU I.ARCHIVES DESTINEES A ETRE VERSEES AU SERVICE HISTORIQUE DE L'ARMEE DE L'AIR.
Provenance. |
| Désignation. |
|---|---|---|
1. Direction centrale du commissariat de l'air. |
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1.1. Cabinet. | 1.1.1. Minutier départ de la DCCA (1). 1.1.2. Procès-verbaux des rapports hebdomadaires. 1.1.3. Dossiers d'élaboration des décrets, instructions, circulaires. 1.1.4. Situation des effectifs des commissaires de l'air. 1.1.5. Dossiers programmes et fonctionnement de l'école du commissariat. | |
1.2. 1re sous-direction. | 1.2.1. Situation générale en fin de gestion des chapitres gérés par la DCCA. 1.2.2. Solde. Déplacements. Transports: | |
|
| 1.2.2.1. Dossiers d'élaboration des instructions, circulaires, etc. 1.2.2.2. Dossiers d'études lorsque le bureau en est l'animateur principal. |
1.3. 2e sous-direction. | 1.3.1. Programme. Réalisations: | |
|
| 1.3.1.1. Catalogue de programme. 1.3.1.2. Dossiers des états de répartition des crédits aux régions aériennes. 1.3.1.3. Dossiers concernant la mobilisation industrielle. |
| 1.3.2. Dossiers du contrôle des marchés. 1.3.3. Dossiers des contrats spéciaux. 1.3.4. Ravitaillement: | |
|
| 1.3.4.1. Dossiers d'élaboration des instructions. 1.3.4.2. Comptes rendus annuels de gestion. 1.3.4.3. Relevés récapitulatifs du produit des aliénations de biens sans emploi. |
| 1.3.5. Catalogues des tenues de l'armée de l'air et modificatifs. 1.3.6. Dossiers d'études des installations ou des matériels de campagne du commissariat. 1.3.7. Sécurité du travail. | |
|
| 1.3.7.1. Comptes rendus de visites de sécurité du travail. 1.3.7.2. Comptes rendus trimestriels et annuels du comité d'hygiène et de sécurité et de la commission de prévention des accidents. 1.3.7.3. Dossiers des réunions annuelles des délégués locaux de la sécurité du travail et des établissements du commissariat. 1.3.7.4. Dossiers des établissements. |
1.4. 3e sous-direction. | 1.4.1. Archives du secrétariat air de la commission permanente des intendances et commissariats. 1.4.2. Organisation. Etudes générales: | |
|
| 1.4.2.1. Dossiers d'études. 1.4.2.2. Dossiers d'élaboration des textes réglementaires. 1.4.2.3. Dossiers d'organisation et de fonctionnement des différents éléments du service et comptes rendus annuels de fonctionnement. |
| 1.4.3. Administration générale: | |
|
| 1.4.3.1. Dossiers d'élaboration de la réglementation sur l'administration des bases aériennes. 1.4.3.2. Procès-verbaux de création et de dissolution des organismes du commissariat de l'air. 1.4.3.3. Procès-verbaux de reddition des comptes des unités administratives. 1.4.3.4. Tableaux de fixation des primes d'alimentation. 1.4.3.5. Dossiers des pertes et déficits de fonds et de matériels appartenant à l'Etat ou à des organismes du service de subsistances et des foyers. 1.4.3.6. Dossiers de création et de dissolution des cercles. 1.4.3.7. Etats des fonds ministériels des mess et ordinaires. 1.4.3.8. Exploitation des rapports d'inspection. |
2. Inspection du commissariat et de l'administration de l'armée de l'air. | 2.1. Dossiers des inspections, exploitations et synthèses. 2.2. Procès-verbaux de la commission des concours d'entrée et des examens à l'école du commissariat. | |
3. Directions régionales du commissariat et commissariats de l'air. | 3.1. Procès-verbaux des rapports périodiques du directeur. 3.2. Comptes rendus annuels de fonctionnement. 3.3. Comptes rendus d'instruction des commissaires de réserve. 3.4. Notes administratives concernant les opérations de création, de transfert ou de dissolution d'unité. 3.5. Etats mensuels des dépenses engagées pour la réparation des dommages. | |
4. Service d'études et d'approvisionnements des matériels du commissariat de l'air (SETAMCA). | Dossiers «marchés» comprenant: 1. Cahier des prescriptions spéciales. 2. Procès-verbaux de la commission chargée des opérations d'ouverture des plis. 3. Marchés et avenants. | |
5. Autres éléments du service. | Néant. | |
(1) Devront également être versés au SHAA les minutiers départ des sous-directions et services de la DCCA, antérieurs à la date du 1er mai 1971, ainsi que les minutiers des sous-directions depuis la mise en application de modalités particulières d'enregistrement du courrier départ à compter du 1er janvier 1978. | ||
Table TABLEAU II.ARCHIVES DESTINEES A ETRE MISES EN DEPOT A L'ETABLISSEMENT RAVITAILLEUR DU COMMISSARIAT DE L'AIR DE TOULOUSE.
Provenance. | Désignation. |
|---|---|
1. Direction centrale du commissariat de l'air. |
|
1.1. Cabinet. 1.2. 1re sous-direction. | Néant. Néant. |
1.3. 2e sous-direction. | 1.3.1. Dossiers relatifs aux procès-verbaux de recensement modèle 34. 1.3.2. Procès-verbaux des réunions : — des sous-commissions (habillement et matériels de subsistances) de la CPIC ; — de la commission « santé-génie » ; — de la commission « survie-écologie-nutrition ». 1.3.3. Dossiers relatifs à des études portant sur les effets ou des matériels périmés. |
1.4. 3e sous-direction. 1.5. Groupe travail informatique. | 1.4.1. Procès-verbaux des réunions du GPEM/DA. Néant. |
2. Inspection du commissariat et de l'administration de l'armée de l'air. | Néant. |
3. Directions régionales du commissariat de l'air et commissariats de l'air. | 3.1. Minutier départ. 3.2. Dossiers relatifs à des litiges nés de marchés ou actes émanant soit de l'administration, soit de tiers agissant pour le compte de l'Etat. 3.3. Procès-verbaux rapportés par les commissaires de l'air. 3.4. Registre des actes d'engagement et de rengagement avec pièces à l'appui. Nota. — Les dossiers des bureaux « contentieux » des directions régionales sont conservés et archivés par leurs soins selon les prescriptions de l' instruction générale 670 /MA/DAAJC/CX/3 du 02 décembre 1967 abrogée le 16 janvier 1989, BOC, p. 4345). |
4. Autres éléments de service. |
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4.1. Service administratif du commissariat de l'air. | 4.1.1. Minutier départ. 4.1.2. Répertoire analytique des procès-verbaux avec pièces à l'appui. 4.1.3. Registre des actes d'engagement et de rengagement avec pièces à l'appui. |
4.2. Service d'études et d'approvisionnements des matériels du commissariat de l'air. | 4.2.1. Minutier départ. 4.2.2. Dossiers individuels des personnels civils rayés des contrôles. 4.2.3. Etats des salaires. 4.2.4. Etats des versements effectués à la sécurité sociale et à l'IRCANTEC. |
5. Commissaire de base. | 5.1. Registres des actes d'engagement et de rengagement avec la minute de ces actes. 5.2. Procès-verbaux rapportés par le commissaire de base. |
ANNEXE VII. Archives des directions et bureaux de l'administration centrale de l'inspection des reserves de l'armée de l'air.
ANNEXE VIII. Archives des commandements de régions aériennes des grands commandements fonctionnels.
Dans l'attente de listes d'archives à conserver il y a lieu d'envoyer au service historique de l'armée de l'air :
les dossiers d'affaires n'ayant pas d'intérêt actuel ;
les minutiers départ des courriers classifiés et non classifiés ;
toute pièce ou tout document périodique ou occasionnel caractéristique de l'activité du commandement en cause ;
les documents audiovisuels et iconographiques de tous ordres conservés par les grands commandements.
ANNEXE IX. Journaux et bulletins officiels. documentation technique.
BO-JO : Se référer à l'instruction no 42/EMAA/LEG du 25 janvier 1965 (BOC/A, 1966, p. 399), abrogée et remplacée en dernier lieu par l'instruction du 25 mars 1987 (BOC, p. 1360 ; BOEM 120-2*).
Documentation technique : Se référer au RT no 27.
ANNEXE X. Caisses d'archives.
Les caisses d'archives les plus faciles à utiliser et à manipuler sont du modèle représenté sur les croquis ci-joints. Elles sont entièrement en bois, montage cloué avec des ferrures de type courant.
Ces caisses ont les dimensions suivantes :
Largeur : 500 mm, longueur : 800 mm, hauteur : 400 mm.
Ces dimensions permettent la superposition des caisses sur chant dans la position de stockage et facilitent, dans cette position la recherche des liasses et registres qui doivent être disposés verticalement.
Les caisses d'archives sont réalisées sur les crédits de fonctionnement courant des bases aériennes (ligne 14 : fonctionnement général de la nomenclature des dépenses de budget de fonctionnement et des masses).
Figure 5.
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