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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS : Sous-Direction de la comptabilité centrale ; Bureau de l'ordonnancement et des recettes

NOTE N° 10398/DEF/DSF/CC/2 relative à la présentation des pièces justificatives de dépenses mises à l'appui des projets d'ordonnances.

Du 06 février 1979
NOR

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  310.12.2.2.

Référence de publication : BOC, p. 427.

A diverses reprises, les comptables du Trésor ont été amenés à refuser d'admettre en paiement des ordonnances assignées sur leur caisse en raison de l'insuffisance des justifications produites.

La direction des services financiers, de son côté, constate fréquemment l'insuffisance ou l'imprécision de certaines pièces justificatives. Il arrive en effet que les mentions portées sur ces documents ne justifient qu'imparfaitement la liquidation de la dépense. Aussi croit-elle devoir rappeler qu'il est indispensable de fournir des justifications susceptibles d'être vérifiées et d'être admises par les divers organes de contrôle et par les comptables. Il ne doit, en effet, pas être perdu de vue que la détermination exacte du montant des droits des créanciers est l'un des objectifs essentiels de la liquidation. Celle-ci ne pourra donner lieu à critique si les factures ou mémoires présentés par les fournisseurs comportent les éléments de calcul afférents notamment aux :

  • quantités de matière (poids, nombre, mesure, volume) ;

  • prix unitaires ou taux horaires ;

  • nombre d'heures de travail ;

  • unités de taxation ;

  • frais divers ou accessoires.

Pour être conformes aux règles de la comptabilité publique les pièces justificatives doivent faire apparaître les données de base et les calculs élémentaires de façon claire et non équivoque.

A cet égard, il faut signaler en particulier, que les directions et services gestionnaires qui procèdent à des liquidations sur des paiements à intervenir en Grande-Bretagne se trouvent quelquefois en possession de factures ou de mémoires qui ne font apparaître qu'un montant global, sans indication des éléments de calculs précités ; c'est le cas notamment des factures établies par « Ministry of Defence — Direction General of Defence Account ». Les factures non détaillées en cause doivent, pour être acceptées, être appuyées des « vouchers », bons de livraison fournissant les éléments de facturation indispensables au contrôle de la régularité de la liquidation.

Sous peine de rejet de droit par le comptable assignataire les services sont invités à exiger la transmission de ces documents lorsque les factures suffisamment renseignées font défaut, pour les joindre à l'appui des ordonnances de paiement.

Par ailleurs, l'attention des directions et services gestionnaires est attirée sur la nécessité, lorsque certaines pièces réglementaires exigibles ont déjà été produites à l'appui d'ordonnancements antérieurs, d'annoter les documents comptables établis des références de ces ordonnances.

Enfin, lorsque plusieurs pièces sont produites à l'appui d'une ordonnance de paiement, il convient de les énumérer dans un relevé ou un bordereau récapitulatif.

En conséquence, afin de prévenir les rejets de l'espèce, la direction des services financiers saurait gré aux destinataires de la présente note des dispositions nécessaires qu'ils pourraient prendre pour qu'à l'avenir les pièces justificatives de dépenses soient présentées compte tenu des indications rappelées ci-dessus.

Pour le directeur des services financiers :

L'administrateur civil hors classe, sous-directeur de la comptabilité centrale,

M. LALAUZE.