1.

La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'exploitation, de versement et de conservation des archives de correspondance, conformément aux règles générales définies par l'instruction relative aux archives de la marine. Elle reprend, en les clarifiant, les dispositions de l'instruction qu'elle abroge.

2. Définitions.

2.1. Archives.

Ce terme désigne tout document dès l'instant où il est produit, alors même qu'il est en cours d'exploitation par le ou les destinataires. Les archives ne concernent donc pas seulement les documents stockés en vue d'un versement ou déjà remis au service historique.

2.2. Archives de correspondance.

Elles regroupent l'ensemble des écrits qui apportent une information et/ou préparent, traduisent ou suivent une décision. Ne font pas partie de ce type d'archives :

• les registres descriptifs, historiques ;

• les notices d'utilisation ou d'entretien ;

• les catalogues, fichiers… ;

• les dossiers militaires, médicaux ou administratifs du personnel ;

• les documents de comptabilité ;

• les collection de Bulletin officiel (BO).

3. Principe.

Aucune archive ne doit être détruite avant de parvenir à un dépôt d'archives. Les unités et services ne sont autorisés à détruire que :

• les doubles devenus inutiles ;

• les documents insérés par la suite au BO sauf s'ils comportent des pièces jointes non insérées ;

• les brouillons.

4. Traitements du courrier « départ ».

4.1. Rôles du rédacteur et du secrétariat.

Le délai de conservation.

Ce délai est illimité, en ce qui concerne le courrier « départ », c'est-à-dire que le dépôt d'archives, s'engage à fournir à tout moment un exemplaire des documents qui lui ont été versés à titre de courrier départ.

La notion de délai de conservation que le rédacteur inscrit ne concernera donc que les dépôts d'attache des destinataires (voir 5.4).

Ce délai, exprimé en années, est toujours un multiple de cinq (minimum cinq ans). Il ne peut être que supérieur ou égal au délai de versement.

Le délai de versement.

C'est le temps pendant lequel le secrétariat du rédacteur conserve le document qu'il a émis. Tant que ce délai n'est pas échu, le secrétariat doit pouvoir fournir rapidement copie de la pièce à toute personne qui lui en fait la demande.

Le délai de versement est de :

• dix ans pour l'état-major de la marine, les directions, les formations et services à terre, les états-majors des forces maritimes et des régions et les attachés navals ;

• cinq ans pour les bâtiments, les formations à la mer et les flottilles de l'aéronautique navale.

Les textes permanents font exception à cette règle. Ils sont conservés par l'organisme rédacteur jusqu'à leur abrogation puis versés au dépôt d'attache du service historique, lors du premier versement annuel suivant leur abrogation.

4.2. Rôle de la section « archives » des secrétariats.

Deux collections « départs » sont systématiquement constituées :

• la première collection est destinée au service historique. Chaque année, dans le courant du mois de janvier, tous les organismes versent au dépôt d'archives dont ils dépendent la collection constituée par l'ensemble du courrier émis l'année précédente (pièces jointes comprises), rangée par ordre chronologique ;

• la seconde collection est conservée par l'organisme rédacteur avant d'être versée au dépôt d'archives au bout du délai de versement (cf. 4.1).

5. Traitement du courrier arrivée.

5.1. Rôle du chef de secrétariat destinataire.

Le chef du secrétariat destinataire fait la discrimination entre courrier d'autorité et de service courant. Le chef d'état-major ou le commandant de l'échelon de réception donne à l'officier chef de secrétariat les directives précises lui permettant d'effectuer ce tri.

Le courrier d'autorité.

Il comprend toute la correspondance d'intérêt général ou particulier qui, du fait de son importance, doit être soumise aux échelons de commandement.

Le courrier de service courant.

Il comprend toute la correspondance d'intérêt général ou particulier dont l'exploitation se situe au niveau des affaires courantes et peut être traitée directement par les échelons d'exécution sans que les échelons de commandement aient à en connaître, le cas échéant, que par la signature.

5.2. Rôle des bureaux et services destinataires.

Les bureaux et services destinataires exploitent et classent les documents. Chaque organisme détenteur d'archives doit posséder un plan de classement adapté à ses besoins. Les différents échelons organiques peuvent, s'ils le jugent utile, et possible, définir un plan de classement commun aux unités qui leur sont subordonnées.

Dans tous les cas, il est recommandé d'adopter un plan de classement de type idéologique à plusieurs niveaux, respectant la numérotation décimale universelle.

Chaque détenteur d'archives est tenu de procéder au début de chaque année à une épuration de ses dossiers comme suit :

• verser au secrétariat, sans les modifier, les dossiers n'ayant plus d'usage, en précisant à quelle date les dossiers pourront être versés au dépôt d'archives (cette date sera inscrite sur le dossier) ;

• retirer des autres dossiers toutes les pièces n'ayant plus d'utilité et les verser de la même façon au secrétariat.

5.3. Rôle de la section « archives » des secrétariats.

La section « archives » :

• conserve les dossiers constitués tels quels. Elle inscrit leur date de versement sur leur couverture ;

• regroupe, si possible par affaire, les documents retirés des dossiers vivants ; sinon elle les classe par origine et par ordre chronologique ;

• verse les archives « arrivée » à l'échéance fixée par le détenteur qui s'en est dessaisi ou, à défaut lorsque toutes les pièces qui composent le dossier ont atteint cinq ans d'âge.

Les textes permanents « arrivée » font exception à cette règle. Ils sont conservés par les destinataires jusqu'à leur abrogation. Ils sont versés au dépôt d'attache au 1er janvier qui suit leur abrogation.

5.4. Rôle du dépôt d'archives : délai de conservation du « courrier arrivée ».

C'est le délai pendant lequel les documents doivent être conservés en raison de leur intérêt au bénéfice de l'administration et des tiers.

Tant que le délai de conservation n'est pas échu, les dépôts d'archives ne sont pas autorisés à trier, ou éliminer le courrier qui leur a été versé. L'organisme « verseur » peut donc récupérer intact à tout moment le courrier qu'il a versé.

Le délai de conservation est fixé par le rédacteur en fonction du type de document (instruction, circulaire, note, état périodique…), de son objet, de son intérêt dans le temps ou de son utilité pour le destinataire ⁽²⁾.

Les délais de conservation possibles sont : 5 ans, 10 ans, 15 ans, 20 ans, 30 ans, illimité (2).

La différence entre le traitement du courrier « départ » et du courrier « arrivée » est schématisée en annexe B.

6. Dispositions communes aux archives de correspondance « arrivée et depart ».

6.1. Récolement annuel.

Cette opération est effectuée chaque année, en principe au cours du mois de janvier, par tous les organismes détenteurs d'archives dans les états-major, les unités, les directions et les services afin de :

• vérifier l'intégralité des collections ;

• localiser les documents ;

• éliminer les pièces superflues (cf. 3) ;

• préparer les versements arrivant à échéance ;

• déclasser les documents dont le délai de protection ou de classification est échu.

6.2. Modalités de versement.

6.2.1.

Tous les versements sont effectués sous bordereau mentionnant :

• pour le courrier « départ » :

  Exemple :

  « DÉPART » ORIGINE : EMM/PL/ORG. ANNEE : 1980 N^o 1 A N^o 250.

• pour le courrier « arrivée » :

  DOSSIER (nom ou objet du dossier) TELLE ANNEE A TELLE ANNEE,

  Ou bien :

  « ARRIVÉE » (nom de l'origine) TELLE ANNEE A TELLE ANNEE.

6.2.2.

Les pièces protégées et classifiées sont versées à part, accompagnées autant que possible, du cahier d'enregistrement servant d'inventaire. Elles sont remises suivant la procédure normalement utilisée pour l'acheminement de la correspondance protégée ou classifiée.