Le décret 80-792 du 02 octobre 1980 s'inscrit dans le prolongement des mesures prises depuis 1973 pour faciliter et accélérer le règlement des droits à pension des fonctionnaires et des militaires.

Il prévoit tout d'abord en son article 2 la communication à chaque fonctionnaire, magistrat ou militaire relevant du code des pensions civiles et militaires de retraite, deux ans au moins avant l'âge prévu pour l'entrée en jouissance de la pension tel qu'il résulte de l'article L. 24 de ce code, d'un document comportant l'état civil et la situation de famille de l'intéressé ainsi que le détail de ses services civils ou militaires et tous les renseignements nécessaires à l'appréciation de ses futurs droits à pension.

Des dispositions transitoires permettent aux administrations d'adopter progressivement les mesures nécessaires à la mise en œuvre de ce dispositif.

En outre le décret du 02 octobre 1980 impose d'une part au fonctionnaire, au magistrat ou au militaire qui désire faire valoir ses droits à pension avant la limite d'âge un délai pour déposer sa demande d'admission à la retraite et, d'autre part, aux différentes administrations un calendrier pour effectuer les opérations conduisant à la mise en paiement des pensions de retraite.

La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités d'application de ces dispositions réglementaires qui, ainsi qu'il résulte de l'article 1er du décret du 02 octobre 1980 , ne sont applicables qu'aux fonctionnaires, aux magistrats et aux militaires dont la mise à la retraite est prononcée pour un motif autre que l'invalidité.

1. Établissement et communication de l'état général des services.

La communication de ce document au fonctionnaire ou au magistrat pendant qu'il est encore en activité tend à lui permettre d'effectuer en temps utile les démarches nécessaires à la régularisation de sa situation en prévision de son admission à la retraite.

Les précisions apportées par l'intéressé à cette occasion, les observations ou réclamations que l'état des services appellera éventuellement de sa part devraient permettre aux administrations de régler en temps voulu les difficultés actuellement rencontrées au stade de la constitution des dossiers de pension.

Le ministère de la défense fera son affaire de l'application des dispositions de l'article 2 du décret du 02 octobre 1980 aux personnels militaires.

1.1. L'établissement de l'état général des services (B).

1.1.1. Forme du document.

Le document-type élaboré pour l'application du décret du 02 octobre 1980 , dont le modèle joint à la présente circulaire, est intitulé « Etat général des services ». Il est composé de plusieurs feuillets mobiles de format normalisé 21 × 29,7 cm placés dans une chemise de mêmes dimensions faisant office de couverture.

Cette présentation répond au souci de permettre aux administrations de répartir le cas échéant entre leurs services gestionnaires en fonction des attributions de chacun d'eux la charge de remplir le ou les feuillets qui les concernent.

De plus, elle s'accorde avec le développement de l'informatique dans la gestion des personnels en activité, chaque administration pouvant substituer au feuillet correspondant du document-type un feuillet de format si possible identique issu d'un traitement informatique.

D'autre part, chaque administration peut modifier la présentation de l'un ou l'autre des feuillets-types, compléter les rubriques qu'ils comportent à condition de reprendre toutes les informations prévues et d'adopter une présentation uniforme pour l'ensemble de ses personnels.

En revanche, la numérotation des feuillets ne doit pas être changée et sur chacun d'eux doivent obligatoirement figurer le nom et le premier prénom de l'intéressé, le titre et toutes les rubriques du feuillet de référence.

Enfin, certains feuillets comme par exemple celui relatif au déroulement de la carrière du fonctionnaire à l'Etat (feuillet II) pourront être dédoublés si le premier feuillet, entièrement utilisé, ne suffit pas.

Le document de référence joint à la présente circulaire est édité sous le n^o E.P.R. 11.0.

Les administrations peuvent se procurer ce document dans sa totalité sur demande adressée au service de vente de l'imprimerie nationale, route d'Auby, 59128 Flers-en-Escrebieux.

Il appartient à l'administration qui aura pris la décision de remplacer certains feuillets du document de référence par des feuillets issus d'un traitement informatique ou modifiés par elle de prendre éventuellement l'attache des services parisiens de l'imprimerie nationale 27, rue de la Convention, 75732 Paris Cedex 15, aux fins notamment d'impression des seuls feuillets du document de référence dont elle a besoin.

1.1.2. Contenu du document.

Aux termes de l'article 2.1 du décret du 02 octobre 1980 , le document communiqué au fonctionnaire doit comporter l'état civil et la situation de famille de l'intéressé ainsi qu'un état détaillé de ses services civils ou militaires précisant notamment :

• le déroulement de sa carrière avec indication des périodes valables ou de nature à être prises en compte pour la retraite ;

• les périodes d'activité pouvant ouvrir droit à une pension de l'un des régimes de retraites visés à l'article L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite ;

• pour les fonctionnaires ou magistrats anciens militaires, les conditions de leur radiation des cadres de l'armée.

Le document de référence établi pour l'application de ce texte comporte 9 feuillets numérotés de I à IX. Le contenu de chacun d'eux est commenté ci-dessous dans le détail.

Au bas de la couverture seront indiquées d'une part la date d'établissement du document et, d'autre part, la date de communication au fonctionnaire.

La date à porter au bas du feuillet IX (fin de carrière) est celle à laquelle l'état des services a été établi définitivement pour être joint aux pièces constitutives du dossier de pension.

1.1.2.1. État civil et situation de famille (feuillet I).

Dans ce feuillet doit figurer notamment le numéro d'identification de Français, encore dénommé numéro de sécurité sociale ou d'immatriculation à la sécurité sociale, numéro INSEE, numéro d'identité nationale ou national d'identité ou enfin numéro d'identité.

Il est rappelé que les renseignements du cadre III relatifs aux mariages successifs n'interviennent pas directement dans l'appréciation des droits à pension du fonctionnaire lui-même et que, par suite, celui-ci n'est pas tenu de fournir des précisions complémentaires. Néanmoins l'attention du fonctionnaire doit être appelée sur l'intérêt présenté par ces renseignements qui, le moment venu, seront nécessaires, comme l'indique le renvoi ⁽¹⁾ au bas du feuillet, pour le règlement des droits à pension de réversion.

1.1.2.2. Déroulement de la carrière du fonctionnaire à l'Etat (feuillet II).

Pour chaque changement de grade, il convient d'indiquer la nature de la décision intervenue (intégration, reclassement, etc…). Ces indications sont indispensables pour l'examen de la situation du fonctionnaire au regard des dispositions des articles L. 15, 1er et 4e alinéas et L. 20 du code des pensions civiles et militaires de retraite.

Certains personnels dont l'emploi est normalement classé dans la catégorie A ou sédentaire accomplissent temporairement des services actifs ou de la catégorie B, tels les personnels des postes, télécommunications et télématique (PTT) affectés au service du tri. Dans ce cas, la dernière colonne doit porter une mention appropriée qui est, dans l'exemple précité, « Service du tri » ou en abrégé « Tri ».

1.1.2.3. Positions occupées durant la carrière de fonctionnaire titulaire (feuillet III).

La liste des positions ne comportant pas l'exercice de services effectifs mais néanmoins valables pour la retraite autres que l'absence régulière pour cause de maladie est donnée dans le tableau annexé au décret 69-1011 du 17 octobre 1969 (1). Ce tableau figure également en annexe au code des pensions civiles et militaires de retraite (tome II).

A la rubrique « Positions comportant un service à temps partiel » sont visés les services accomplis à mi-temps dans les conditions prévues par le décret n^o 70-1271 du 23 décembre 1970 ⁽²⁾ modifié et les services qui auront été effectués dans les conditions définies par la loi n^o 80-1056 du 23 décembre 1980 ⁽³⁾ relative au travail à temps partiel dans la fonction publique.

En ce qui concerne le détachement il est demandé de préciser si le versement de la retenue de 6 p. 100 a été effectué et selon quel mode (précompte ou lettre de rappel). Pour ce faire la colonne correspondante du feuillet de référence a été divisée en deux sous-colonnes : dans celle de gauche, l'administration doit écrire les mots oui ou non selon que le versement de la retenue de 6 p. 100 a été ou non effectué ; dans celle de droite sera précisé le cas échéant le mode de versement (PR pour précompte, LR pour lettre de rappel).

Bien entendu, la mention oui suppose que l'administration est en possession du document attestant le ou les versements effectués par le fonctionnaire.

La ou les attestations de versement établies conformément aux prescriptions de la lettre-commune n^o 1045/DP/150/P du 2 septembre 1969 ⁽⁴⁾ relative à la régularisation de la situation administrative au regard du versement des retenues pour pension des fonctionnaires détachés pourront être annexées au feuillet III. Dans ce cas, il ne sera pas nécessaire de remplir la colonne ayant trait au versement de la retenue de 6 p. 100.

Si la période de détachement n'est pas encore expirée lors de la communication de l'état des services à l'intéressé, aucune indication relative au versement de la retenue de 6 p. 100 due au titre de cette période ne devra figurer dans la ou les colonnes correspondantes du feuillet considéré.

1.1.2.4. Services de non titulaire rendus à l'Etat et services rendus à d'autres collectivités (feuillet IV).

A la rubrique « Services de non titulaire rendus à l'Etat » seront mentionnés :

• les services de non titulaire (auxiliaire, contractuel ou journalier) accomplis dans les administrations centrales de l'Etat, les services extérieurs en dépendant et les établissements publics de l'Etat ;

• les services accomplis hors de France validés ou susceptibles d'être validés pour la retraite au titre du décret n^o 65-772 du 7 septembre 1965 ⁽⁵⁾ (services d'enseignement) ou d'autres textes tels que les arrêté du 4 avril 1966 ⁽⁶⁾ (services rendus en Algérie au titre du protocole du 28 août 1962), arrêté du 8 mai 1973 ⁽⁷⁾ (services effectués en Tunisie dans le cadre des accords culturels et techniques), etc…

A la rubrique « Services rendus à d'autres collectivités » seront mentionnés les services visés à l'article L. 5-3^o, 4^o, 5^o ou 6^o accomplis d'une part en qualité de stagiaire et de titulaire, d'autre part en qualité d'agent non titulaire.

En ce qui concerne les services de non titulaire, mentionnés sous l'une ou l'autre rubrique, il convient de porter selon le cas dans la colonne « Situation au regard de la validation » les mots « validés », « non validés » ou « en cours de validation ».

La mention « non validés » peut concerner soit des services dont la validation n'a pas encore été demandée par le fonctionnaire ou le magistrat, soit des services dont la validation déjà demandée par l'intéressé a été refusée compte tenu de la réglementation alors en vigueur et n'a pas été demandée à nouveau après l'intervention d'un arrêté autorisant la prise en compte desdits services postérieurement à la première décision de rejet.

La mention « en cours de validation » signifie que l'instruction de la demande de validation est en cours au moment de la communication de l'état général des services à l'intéressé. Elle ne préjuge pas la décision qui sera prise par l'administration au terme de cette instruction.

1.1.2.5. Services rendus hors d'Europe (feuillet V).

Dans ces rubriques doivent être mentionnés pour l'appréciation du droit éventuel à la bonification de dépaysement prévue à l'article L. 12 a) du code des pensions de retraite les services rendus hors d'Europe pour le compte de l'Etat ou d'autres collectivités, qu'il s'agisse de services accomplis en qualité d'agent titulaire ou non titulaire.

La distinction entre les services rendus dans les territoires civils d'Afrique du Nord et ceux effectués dans d'autres territoires est destinée à permettre l'application des dispositions de l'article R. 11 du code précité qui fixe pour la bonification de dépaysement des quotités différentes basées sur cette discrimination.

Il est rappelé que les congés passés hors du territoire d'exercice des fonctions, à mentionner dans la colonne correspondante, n'ouvrent pas droit à cette bonification.

1.1.2.6. Carrière militaire (feuillet VI).

En annexe à l' instruction générale du ministère de la défense 700 /DN/SPA/12 du 17 mai 1972 pour l'application des dispositions du code des pensions civiles et militaires de retraite, figure notamment la liste des positions d'activité (titre II) et des positions autres que celle de l'activité (titre III) constituant des services militaires. La copie de ce document peut être obtenue sur demande adressée au secrétariat de la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées, hôtel national des Invalides, 75007 Paris.

Par ailleurs, une circulaire du 28 décembre 1965 ⁽⁸⁾ ainsi qu'un avis inséré au Journal officiel⁽⁹⁾ ont précisé l'adresse des services auxquels il convient de s'adresser pour obtenir des états signalétiques et des services militaires.

Les bénéfices de campagne ne sont pas mentionnés. Mais il est loisible aux administrations de compléter le feuillet de référence pour y porter, à titre indicatif, les bénéfices de campagne auxquels ouvrent droit les services militaires accomplis par l'intéressé, tels qu'ils figurent sur l'état signalétique et des services militaires ou les documents justificatifs correspondants.

1.1.2.7. Bonifications diverses (feuillet VII).

Le feuillet-type n'appelle pas d'observations particulières.

1.1.2.8. Carrières successives et cumul (feuillet VIII).

Il convient de mentionner dans ce feuillet, outre les services déjà rémunérés par une pension civile servie par l'Etat ou une autre collectivité au titre d'une précédente carrière :

• les services concomitants effectués au titre d'une activité secondaire au sens des dispositions des décret 71-715 du 02 septembre 1971 ⁽¹⁰⁾ et décret n^o 75-226 du 08 avril 1975 ⁽¹¹⁾ ;

• les services rendus, le cas échéant, dans le secteur privé notamment à titre accessoire à l'activité de fonctionnaire au sens des dispositions du décret n^o 50-1080 du 17 août 1950 ⁽¹²⁾ modifié par le décret n^o 68-353 du 16 avril 1968 ⁽¹³⁾.

1.1.2.9. Fin de carrière (feuillet IX).

Le feuillet-type n'appelle pas d'observations particulières.

Il faut noter cependant que les informations prévues dans ce document ne pourront y être portées qu'au moment de la radiation des cadres de l'agent.

1.2. La communication de l'état général des services.

Le document communiqué au fonctionnaire reflète provisoirement sa situation au regard de la retraite et ne comporte aucune appréciation de ses futurs droits à pension. De ce fait, et sous réserve de l'appréciation souveraine des tribunaux, il ne saurait être considéré comme une décision administrative susceptible d'être déférée au juge de l'excès de pouvoir.

Les indications qu'il comporte pourront être modifiées ou complétées notamment sur observations du fonctionnaire. Celui-ci n'est d'ailleurs pas tenu d'approuver le document et s'il le fait il aura toujours la faculté de demander la révision de sa pension en cas d'erreur dans les conditions prévues par l'article L. 55 du code des pensions de retraite.

1.2.1. Règles générales.

Les administrations sont tenues de communiquer l'état général des services à chaque fonctionnaire ou magistrat relevant du code des pensions civiles et militaires de retraite annexé à la loi 64-1339 du 26 décembre 1964 .

Il appartient aux administrations gestionnaires de désigner, compte tenu de leurs structures particulières, le service le plus apte à effectuer cette opération.

La communication de l'état général des services aux fonctionnaires et aux magistrats doit intervenir selon le décret du 02 octobre 1980 deux ans au moins avant l'âge fixé pour l'entrée en jouissance de la pension tel qu'il résulte de l'article L. 24 du code précité. Les dispositions auxquelles il est ainsi fait référence ne sauraient concerner les cas de mise à la retraite anticipée des femmes fonctionnaires définis à l'article L. 24.1.3^o.

Les situations visées par le décret sont celles prévues à l'article L. 24.1.1^o du code précité. De ce fait, l'état général des services doit être communiqué au fonctionnaire ou au magistrat :

• à l'âge de 53 ans pour ceux des intéressés qui ont accompli au moins quinze ans de services actifs ou de la catégorie B ou sont susceptibles de remplir cette condition avant l'âge de soixante ans ;

• à l'âge de 58 ans pour tous ceux qui ne sont pas visés au paragraphe précédent.

Il doit comprendre la totalité des feuillets du document type, y compris ceux d'entre eux qui ne sont pas servis, et comporter tous les renseignements détenus par l'administration au moment de l'établissement de ce document même s'ils sont susceptibles d'être modifiés avant la radiation des cadres.

Les administrations devront s'assurer que le document communiqué a bien été reçu par l'intéressé et que celui-ci a eu connaissance des problèmes qu'il reste à résoudre pour le règlement de ses droits à pension.

A cet effet, la lettre d'envoi de l'état général des services — à laquelle les administrations pourraient joindre utilement la brochure intitulée « La retraite des fonctionnaires » contenant l'essentiel des informations utiles en la matière — appellera l'attention du fonctionnaire sur les aspects particuliers de sa situation et l'invitera à formuler éventuellement ses observations sur un document séparé en lui signalant qu'en aucun cas il ne devra compléter ou corriger lui-même son état général des services. Cette lettre devra en outre convier l'intéressé à renvoyer cet état à l'administration, accompagné éventuellement de ses observations, à l'aide d'une enveloppe pré-adressée mise à sa disposition.

S'il apparaît que le fonctionnaire ou le magistrat compte tenu de son âge à la date de son recrutement ne pourra pas remplir à la limite d'âge la condition de durée de service minimum exigée pour l'ouverture du droit à pension, son administration devra l'en informer et lui rappeler que, sauf le cas de mise à la retraite anticipée pour cause d'invalidité, il devra faire valoir ses droits à pension auprès du régime général de la sécurité sociale dès sa radiation des cadres pour éviter tout retard dans l'entrée en jouissance de la pension de vieillesse.

Il est recommandé de conserver une copie de l'état général des services communiqué à l'agent pour le cas notamment où celui-ci ne le renverrait pas.

Conformément aux dispositions du décret du 02 octobre 1980 l'état général des services, éventuellement corrigé ou complété à la suite des observations du fonctionnaire et dûment mis à jour par l'administration gestionnaire compte tenu des événements affectant sa situation en fin de carrière, sera joint aux pièces constitutives du dossier de pension.

1.2.2. Les dispositions transitoires.

En raison des contraintes imposées par le décret du 02 octobre 1980 aux administrations désormais tenues d'établir par anticipation les états de services de leurs personnels et de les communiquer aux intéressés dans le délai fixé, il est prévu que ce dispositif sera mis en œuvre progressivement en commençant par les personnels les plus âgés.

L'état des services sera communiqué aux fonctionnaires, magistrats ou militaires dans les conditions suivantes :

• avant le 1er juillet 1981, à ceux qui atteindront la limite d'âge de leur emploi avant le 7 octobre 1982 ;

• avant le 1er juillet 1982, à ceux qui atteindront la limite d'âge de leur emploi entre le 7 octobre 1982 et 7 octobre 1984 ;

• avant le 1er juillet 1983, à ceux qui atteindront la limite d'âge de leur emploi entre le 7 octobre 1984 et le 7 octobre 1986 ;

• avant le 1er juillet 1984, à ceux qui atteindront la limite d'âge de leur emploi entre le 7 octobre 1986 et le 7 octobre 1988.

C'est seulement après le 1er juillet 1984 que la communication sera effectuée dans les conditions de délai indiquées à la section I ci-dessus.

2. Délais.

2.1. Le délai fixé pour le dépôt de la demande d'admission à la retraite.

Aux termes du 1er alinéa de l'article 3 du décret du 02 octobre 1980 , le fonctionnaire, le magistrat ou le militaire qui désire faire valoir ses droits à pension avant la limite d'âge doit déposer sa demande d'admission à la retraite six mois au moins avant la date à laquelle il souhaite cesser son activité.

Le délai de six mois fixé par ce texte est un délai minimum. Les administrations peuvent, compte tenu des nécessités de service, allonger ce délai pour certaines catégories de fonctionnaires, notamment de l'enseignement.

L'intéressé ne pourra pas exiger de l'administration la mise en paiement de sa pension de retraite à la première échéance suivant sa radiation des cadres s'il ne s'est pas lui-même conformé pour le dépôt de sa demande au délai imparti par le décret du 02 octobre 1980 .

2.2. Les délais imposés aux administrations.

Parallèlement aux contraintes imposées aux intéressés, le décret du 02 octobre 1980 exige des différentes administrations concernées le respect de délais stricts pour effectuer chacune des opérations conduisant au règlement de droits à pension.

2.2.1. L'admission à la retraite.

Qu'il s'agisse d'une admission à la retraite sur demande déposée dans le délai prescrit ou par limite d'âge, la décision de radiation des cadres doit intervenir, en tout état de cause, quatre mois au moins avant la date à laquelle elle prend effet.

Ce délai de quatre mois étant un délai minimum, rien n'empêche d'entreprendre plus tôt la procédure de mise à la retraite.

2.2.2. La constitution du dossier de pension.

L'administration dont relève le fonctionnaire, le magistrat ou le militaire est tenue de soumettre au service des pensions du ministère du budget le dossier de proposition de pension comportant notamment l'état des services visé ci-dessus, dûment mis à jour, deux mois avant la date d'effet de la radiation des cadres de l'intéressé.

2.2.3. L'attribution de la pension.

Le service des pensions dispose d'un délai d'un mois pour effectuer la concession de la pension sur la base du dossier dûment établi.

2.2.4. La mise en paiement de la pension.

Le paiement des premiers arrérages doit être effectué, sur production du certificat de cessation de paiement du traitement ou de la solde d'activité lorsque ce document est exigé, à la première échéance suivant l'entrée en jouissance de la pension.

Compte tenu des dispositions de l'article 62 de la loi de finances pour 1975 n^o 74-1129 du 30 décembre 1974 ⁽¹⁴⁾, qui a modifié l'article L. 90 du code des pensions de retraite et dont le bénéfice est étendu progressivement à l'ensemble des personnels civils et militaires retraités, c'est donc à la fin du premier mois suivant celui de la cessation de l'activité du fonctionnaire ou du militaire que doit être effectué le paiement des premiers arrérages de la pension, sauf assignation éventuelle de celle-ci sur une trésorerie générale ne pratiquant pas encore le paiement mensuel des pensions.

Afin de mettre l'intéressé en mesure de produire en temps utile le certificat de cessation de paiement de son traitement ou de sa solde d'activité, le décret du 02 octobre 1980 fait obligation à l'administration concernée de délivrer ce document au moment de l'ordonnancement du dernier traitement ou de la dernière solde.

Il n'est point besoin d'appeler l'attention des administrations sur l'intérêt qui s'attache à ce que ces nouvelles dispositions soient scrupuleusement appliquées afin que, dans tous les cas, le retraité perçoive sa pension dans le délai fixé par la loi.

Les administrations sont invitées à saisir le service des pensions du ministère du budget ou la direction générale de l'administration et de la fonction publique des difficultés que pourraient soulever l'application du décret du 02 octobre 1980 dont les dispositions sont commentées par la présente circulaire.