LA COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS,

Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 ⁽¹⁾ relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;

Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;

Considérant que certains traitements automatisés, portant sur la gestion des biens immobiliers, sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,

DÉCIDE :

Art. 1er.

 

Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des biens immobiliers.

Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, ces traitements doivent :

• Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès.

• N'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés.

• Ne pas procéder à des cessions ou locations des contenus des fichiers de l'organisme.

• Ne pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous.

• Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi.

• Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.

Finalité du traitement..

 

Le traitement ne doit pas avoir d'autres fonctions que :

• a).  D'établir le quittancement des loyers : l'émission de titres de recettes des locations et la gestion des relances, le décompte des taxes et charges y afférentes, la régularisation des charges, les pièces comptables nécessaires au recouvrement et à la gestion des comptes des locataires concernés.

• b).  D'assurer la gestion des sociétés civiles immobilières, des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété : la comptabilité de ces organismes, la tenue des comptes des intéressés, la convocation aux assemblées générales, les lettres de relance, les appels de fonds.

• c).  D'établir la gestion des mandats de gérance : la comptabilité du mandat de gérance, la tenue des comptes des propriétaires, la déclaration des revenus fonciers.

Catégories d'informations traitées..

 

Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 ont été respectées lors du recueil des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes :

• a).  Identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification du locataire, du copropriétaire ou du propriétaire (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire national des personnes physiques).

• b).  Identité bancaire ou postale.

• c).  Logement : caractéristiques du logement ou des biens immobiliers, conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, calcul du droit de bail, montant du loyer, nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration et nature des prêts consentis et des modalités de remboursement.

Durée de conservation..

 

Les informations nécessaires aux traitements automatisés d'informations nominatives définies aux articles 1er, 2 et 3 ne doivent pas être conservées après le règlement du solde de l'intéressé, à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.

Destinataires des informations..

 

Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations les concernant :

• Les services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles.

• L'organisme financier teneur du compte courant du locataire de l'accédant ou du propriétaire.

• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

• Les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.

Dispositions complémentaires..

 

Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de demandes d'avis ou de déclarations complémentaires selon qu'ils relèvent des articles 15, 16 ou 48.