INSTRUCTION N° 30920/DEF/DCCA/ORG/ADM/GEN/1 relative à la production de renseignements concernant l'organisation et le fonctionnement des divers organismes du commissariat de l'air (mise à jour de son 1er modificatif du 10 septembre 1980 ).
Abrogé le 05 juin 2013 par : INSTRUCTION N° 3261/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 01 octobre 1979NOR
1. Principes généraux.
La présente instruction définit les modèles de documents destinés à recueillir des renseignements périodiques concernant les éléments du service du commissariat de l'air, aux fins de :
suivre l'activité des services ;
connaître l'évolution des charges et les difficultés de fonctionnement ;
disposer d'informations chiffrées nécessaires à l'élaboration du budget de gestion du commissariat de l'air.
2. Documents à produire et date de production.
2.1. Situations semestrielles des personnels et comptes rendus annuels de fonctionnement.
Les modèles de ces documents et leur mode d'établissement sont donnés en annexes.
Les organismes chargés de les établir, le nombre de documents à produire et les dates fixées pour leur transmission à la direction centrale du commissariat de l'air (DCCA) (sous-direction de l'administration générale) sont les suivants :
Figure 1. Documents à produire et date de production.
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2.2. Documents concernant l'infrastructure.
2.2.1. La DCCA doit détenir :
a). En ce qui concerne les établissements ravitailleurs du commissariat de l'air (ERCA) no 783 de Toulouse-Balma et no 784 de Portes-lès-Valence un exemplaire du petit atlas des installations, établi conformément aux instructions de la direction de l'infrastructure (instruction no 3405/INFRA/AIR du 5 avril 1968, art. 9, BOC/A, p. 234).
b). Pour les autres services et établissements du commissariat :
un exemplaire du plan de masse de la base sur laquelle ils sont implantés ;
un exemplaire du plan des locaux et installations qu'ils occupent.
2.2.2.
En cas de modification de l'infrastructure d'un organisme, celui-ci doit en avertir la DCCA dans les conditions fixées par l'instruction précitée (art. 10).
3. Établissement des situations et comptes rendus.
3.1. Situation semestrielle du personnel.
Il est établi une situation modèle no 6 distincte selon le type de l'organisme concerné, suivant les indications données en annexe I.
3.2. Comptes rendus annuels de fonctionnement.
Dans chaque service, les informations à fournir pour le compte rendu annuel doivent être collectées de façon continue pendant l'année pour permettre une récapitulation au moment de l'établissement du document annuel.
Le mode d'établissement de ces documents est donné en annexe I.
A l'appui des renseignements statistiques mentionnés sur le compte rendu de fonctionnement, l'organisme adresse un compte rendu d'activité destiné à faire connaître à l'administration centrale le bilan de l'activité du service au cours de l'année écoulée ; il s'agit de :
rendre compte des difficultés qui ne sont pas connues de la DCCA ;
rappeler celles qui ont fait l'objet d'une correspondance avec la DCCA ;
informer la DCCA des difficultés dont la résolution incombe à la région aérienne.
Aucune prescription n'est à observer quant à la forme que doivent revêtir ces comptes rendus d'activité.
3.3. Compte rendu annuel de l'activité des ateliers.
Le tableau 2 du compte rendu annuel de l'activité des ateliers modèle 7, à produire par les ERCA, récapitule l'activité des ateliers en fonction des codes repères déterminés par la circulaire relative à l'organisation et au fonctionnement des ateliers des établissements ravitailleurs du commissariat de l'air (ERCA) (1).
Le tableau 2 est renseigné par totalisation des fiches de comptes correspondantes. La production du compte rendu modèle 7 ne dispense pas les ERCA de la production des documents prévus par la circulaire précitée.
4. Envoi des documents.
4.1.
Les documents prévus au paragraphe 2.1. sont adressés à la DCCA :
directement par le service d'études et d'approvisionnements des matériels du commissariat de l'air (SETAMCA), le service administratif du commissariat de l'air (SACA), les directions régionales du commissariat de l'air (DRCA) et les commissariats outre-mer ;
par l'intermédiaire des DRCA pour les centres administratifs territoriaux de l'air (CATA), les ERCA et la sous-direction en RFA.
4.2.
En plus des exemplaires prévus au paragraphe 2.1. adressés à la DCCA, les organismes doivent prévoir les exemplaires suivants :
1 exemplaire pour la DRCA lorsqu'il s'agit d'un organisme qui achemine les documents par son intermédiaire ;
1 exemplaire pour l'inspecteur du commissariat et de l'administration de l'armée de l'air (ICAAA) ;
1 exemplaire conservé par l'organisme à titre de « journal de marche ».
Le commissariat de la base de transit interarmées no 21/622 adresse annuellement à la DCCA un compte rendu d'activité, mentionnant la situation des effectifs au 31-12 et le bilan d'activité de l'année écoulée (aucune prescription n'est à observer quant à la forme que doit revêtir ce compte rendu annuel d'activité).
La présente instruction entre en application à compter du 1er octobre 1979. L'instruction no 4220/A/DCCA/3/9 du 18 mai 1973 (BOC/A, p. 509) est abrogée (cf. notification d'abrogation du 17 octobre 1979, BOC, p. 4445).
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général de brigade aérienne, adjoint au directeur central du commissariat de l'air,
G. COLLOBERT.
Annexes
ANNEXE I.
1 Méthode d'établissement des situations au personnel, modèle 6.
Les situations du personnel sont présentées selon les différents postes prévus au tableau d'effectifs du service.
1.1
Dans un premier temps le service mentionne pour chaque code (ex. : A. 18, B. 18, C. 18…) tous les repères de spécialités prévus par le tableau d'effectifs (ex. : 83.10 M, 83.10 C, 83.14 M, …). Le repère de spécialité doit être affecté des lettres clefs prévues au tableau d'effectifs :
M pour les postes devant être tenus par des militaires.
C pour les postes devant être tenus par des civils.
P pour les postes polyvalents.
Exemple :
A. 18 | Secrétariat | |
|---|---|---|
A | B | |
83.10 M |
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83.10 C |
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83.14 M |
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83.14 M |
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Si pour un même repère de spécialité il est prévu plusieurs individus il est porté autant de cases que d'individus (cf. : exemple ci-dessus).
1.2
Dans un second temps, le service renseigne la situation en portant les existants en personnel au regard des spécialités ouvertes par le tableau d'effectifs.
Dans la case A sont portés le grade et le nom de l'individu tenant le poste. La case B n'est pas remplie lorsque la spécialité correspond au poste prévu.
Exemple :
A. 18 | Secrétariat | |
|---|---|---|
A | B | |
83.10 M | A/C Dupont |
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Lorsqu'il y a différence entre le poste prévu et la qualification ou la qualité du titulaire, des renseignements sont portés dans la case B.
Exemple :
A. 18 | Secrétariat | |
|---|---|---|
A | B | |
83.10 M | ADJ Dupont | 83.17 |
Nota.
Pour la situation modèle 6/1 (DRCA) mentionner dans la colonne C le repère du bureau auquel appartient le titulaire du poste (ex. : 1er bureau, 2e bureau …).
1.3
En cas de déficit de personnel, laisser les cadres A et B non renseignés.
En cas d'excédent de personnel, mentionner dans le cadre A le nom et le grade de l'intéressé, dans le cadre B sa spécialité.
Pour les postes de responsabilité (chef d'atelier dans les CATA ou responsable des magasins dans les ERCA, …) il y a lieu de les faire figurer dans la case B, ainsi que les anomalies d'emploi ou les restrictions d'emploi affectant certains personnels.
Pour les ateliers des ERCA, il convient de porter une croix dans le cartouche de l'atelier dans lequel le personnel est utilisé.
Enfin, dans la mesure où cela est possible, les renseignements concernant l'évolution des effectifs doivent y être également mentionnés (ex. : départ à la retraite à compter du …).
2 Méthode d'établissement des comptes rendus annuels de fonctionnement.
2.1 Surveillance administrative.
Les effectifs pris en compte sont ceux existants au 31 décembre de l'année au titre de laquelle est établi le compte rendu.
Les résultats de la surveillance administrative sont matérialisés par la production de ratios faisant le rapport entre éléments visités et éléments devant être visités, ces derniers étant déterminés par l'IP no 30500/DEF/DCCA/3/8 du 29 mai 1978 (BOC, p. 4449).
Pour chaque ratio il sera précisé le détail chiffré de l'opération au numérateur et au dénominateur afin de permettre des contrôles et éviter des litiges quant au nombre d'éléments à visiter.
Ne seront mentionnés nominativement que les bases ou détachements n'ayant reçu aucune visite de surveillance administrative.
2.2 Dépenses de fonctionnement.
Il est demandé de produire annuellement le montant des dépenses de fonctionnement du service. Ces renseignements sont indispensables pour l'établissement du budget de gestion du service du commissariat de l'air.
Les éléments du service doivent prendre à leur niveau (ex. : déplacements, carburants, fonctionnement général, …) ou en liaison avec la base support, toutes dispositions pour tenter d'isoler au sein du budget de fonctionnement ce qui ressort de l'activité de leur service.
L'annexe II précise les modalités d'évaluation des dépenses de fonctionnement.
2.3 Journées consacrées à des tâches spécifiquement militaires.
On présentera globalement pour les officiers, les sous-officiers et les appelés, le nombre de journées au cours de l'année consacrées à des tâches spécifiquement militaires (garde, cérémonies militaires, encadrement CIM, manœuvres, sport, …).
Pour être significatifs ces renseignements doivent être suivis en permanence et prélevés directement à la source (ex. : secrétariat du directeur ou SE).
2.4 Procès-verbaux de pertes ou détériorations de matériels.
Ne seront pris en compte que les PV de matériels commissariat.
2.5 Dossiers de pensions à vérifier (civils et militaires).
Cette rubrique sera renseignée sous forme de ratio :
Nombre de dossiers qui auraient du être vérifiés (1).
Nombre de dossiers vérifiés.