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DIRECTION CENTRALE DU MATÉRIEL DE L'ARMÉE DE TERRE : sous-direction administration ; bureau réglementation-marchés Direction centrale du service des essences des armées : sous-direction emploi ; bureau logistique opérationnel.

INSTRUCTION N° 1989/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD modifiant l'instruction n° 7601/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD - DEF/DCSEA/SDE/2/MAINT/SOUT du 1er février 2000 (BOC, p. 1879) sur la comptabilité et la gestion des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre et au service des essences des armées détenus par les formations de l'armée de terre.

Du 21 janvier 2002
 NOR D E F T 0 2 5 0 0 6 6 J

Pièce(s) jointe(s) :     Trois annexes et un imprimé répertorié.

Référence de publication : BOC, 2002, p. 757.

L' instruction 7601 /DEF/DCMAT/SDA/RM/RD - DEF/DCSEA/SDE/E/MAINT/SOUT du 01 février 2000 est modifiée comme suit :

1. Dans l'entre-deux barres.

Rubrique « Pièces jointes ».

Au lieu de :

« Seize annexes, douze imprimés répertoriés et trois documents édités ».

Lire :

« Dix-sept annexes, treize imprimés répertoriés et trois documents édités ».

2. Dans le sommaire.

2.1. Point 7.8.

Au lieu de :

« Documentation »,

Lire :

« Documents en service ».

2.2. Annexes.

Après :

« VI. L'inventaire ... (ou son équivalent SAF) »,

Insérer :

« VI bis. Comptabilité des documents en service. »

2.3. Imprimés répertoriés.

Après :

« No 703/16. Feuillet répertoire des pièces justificatives C 16 »,

Ajouter :

« No 703/55. Catalogue méthodique des documents C 55. »

3. Dans l'instruction.

3.1. Point 7. Dispositions diverses.

3.1.1. Point 7.1. Remise et prise de service.

Point 7.1.2, premier alinéa.

Au lieu de : « (mle no 421/18 de la réglementation générale) »,

Lire : « (mle no 562/08) ».

3.1.2. Point 7.8. Documentation.

Remplacer le point 7.8 par le texte suivant :

« 7.8. Documents en service.

7.8.1. Généralités.

Tous les documents reçus à la formation sont transmis au comptable des matériels qui procède à leur reconnaissance, à leur acceptation et en assure la remise aux détenteurs dépositaires, pour inscription à l'inventaire particulier, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières.

Les documents affectés aux besoins de la formation sont suivis par chacun des détenteurs dépositaires sur un catalogue méthodique du modèle C 55 (imprimé no 703/55) ; ce catalogue constitue l'inventaire du détenteur ; il porte les existants et le relevé de tous les mouvements affectant ces existants.

Les modalités de gestion des documents fait l'objet de l'annexe VI bis à la présente instruction.

7.8.2. Documents techniques.

Les responsables techniques de la formation, chef des services techniques, comptables des matériels et chefs d'ateliers doivent veiller à ce que les ateliers, les unités et les formations rattachées soient correctement dotés en documentation technique et que celle-ci soit actualisée.

Il convient, pour cela, de se référer aux catalogues des documents techniques (13) qui décrivent les documents existants.

7.8.3. Vérification de la documentation.

La vérification de la documentation s'inscrit dans le champ de la surveillance administrative interne (SAL). Indépendamment des actions de cette dernière, les actes de surveillances (recensements, récolements, …) ressortissent, en premier lieu, aux détenteurs dépositaires, sous la responsabilité du comptable des matériels de la formation.

Les informations relatives aux vérifications sont portées au catalogue méthodique des documents C 55 (imprimé no 703/55), sur le feuillet réservé à ces opérations.

7.8.4. Renouvellement de la documentation.

Le renouvellement de la documentation est du ressort de la formation comptable et s'effectue conformément aux dispositions et procédures définies par instruction particulière (cf. annexe I, repère 27).

7.8.5. Cas particulier.

S'agissant des BOEM (Bulletins officiels des armées, édition méthodique) dont la responsabilité incombe au service du matériel, la mise en place initiale et celle des fascicules modificatifs sont réalisées directement par la société Lavauzelle selon un plan d'abonnement arrêté par la DCMAT. Les besoins complémentaires des formations concernant strictement les BOEM de la série matériel font l'objet d'une demande motivée adressée au représentant du matériel par l'intermédiaire de la formation de maintenance de rattachement.

(13) MAT 1000 et MAT 1001 pour le service du matériel. »

3.2. Point 8. Comptabilité d'atelier.

Point 8.3. Règles relatives au ravitaillement et au suivi des articles d'approvisionnement.

Point 8.3.2., avant-dernier alinéa.

3.2.1.

Au lieu de : « … cf. annexe I, repères 28 et 29… »,

Lire : « … cf. annexe I, repères 28 et 31… ».

3.2.2.

Au lieu de : « mles nos 421/16, 17 et 18) »,

Lire : « (mles nos 562/06, 07 et 08) ».

4. Dans les annexes.

4.1.

Annexe I. Textes de référence.

Remplacer l'annexe I par l'annexe I jointe.

4.2.

Après l'annexe VI, insérer l'annexe VI bis jointe.

4.3.

Annexe VII. Vérification des existants.

Point 2.5, dans le titre.

Au lieu de : « …RECOLLEMENTS… »,

Lire : « …RECOLEMENTS… ».

4.4.

Annexes XVI. Imprimés répertoriés et documents édités.

Remplacer l'annexe XVI par l'annexe XVI jointe.

5. D ans les imprimés.

Après l'imprimé no 703/16, insérer l'imprimé no 703/55 « Catalogue méthodique des documents C 55 » ci-joint.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'administrateur civil, sous-directeur administration,

Philippe VAN GREVENYNGHE.

Annexes

ANNEXE I. Textes de référence.

  Préambule.

Outre les deux textes de référence ( décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense du 14 février 1990 et instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 ), les principaux textes auxquels il y a lieu de se référer sont les suivants (liste non exhaustive).

Annexe VI bis. Comptabilité des documents en service.

1 Prise en charge des documents en service.

1.1

Tous les documents reçus à la formation sont transmis au comptable des matériels, qui procède à leur reconnaissance et en assure la remise aux demandeurs ou la répartition entre les parties prenantes intéressées, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières du commandant de la formation.

Cette disposition ne concerne pas les publications périodiques, qui sont remises directement au service au bénéfice duquel l'abonnement a été souscrit.

1.2

Le comptable des matériels est seul habilité à donner récépissé sur les factures administratives, les bordereaux de livraison et les factures commerciales.

Ces pièces ne sont pas enregistrées au registre journal ; elles reçoivent le récépissé sous la forme suivante :

« Le … (grade et nom), comptable des matériels, certifie que les documents faisant l'objet de la présente facture (ou du présent bordereau) ont été reçus et inscrits au catalogue méthodique des documents du bénéficiaire ».

(Date et signature).

1.3

Le comptable des matériels porte sur les exemplaires « entrée » qui lui sont destinés, la répartition entre les services bénéficiaires des documents qui sont mentionnés sur ces exemplaires. Il les transmet ensuite pour émargement et prise en compte aux détenteurs dépositaires intéressés.

2 Tenue de l'inventaire des détenteurs.

2.1

Les détenteurs dépositaires suivent les documents qui leur sont affectés sur un catalogue méthodique du modèle C 55. Sa durée est indéterminée.

Ce catalogue est, en principe, constitué de feuillets mobiles à marge perforée réunis dans une reliure. Il comporte, en début de catalogue :

  • une page réservée à l'enregistrement du nom des détenteurs dépositaires successifs et de la date de leur prise de fonction ;

  • une page réservée aux opérations de vérification.

    Le catalogue C 55 peut être numérisé et suivi au moyen de bureautique sous réserve de comporter, au moins, les informations de l'imprimé annexé à la présente instruction et de permettre un accès aisé et rapide à l'information recherchée. En outre il doit être procédé à une édition trimestrielle du document qui demeure l'ouvrage de référence.

2.2

Au vu des factures ou bordereaux qui leur sont transmis par le comptable des matériels, les détenteurs dépositaires intéressés mettent à jour leur catalogue C 55, en y faisant porter en entrée les documents reçus.

Le catalogue C 55 est ensuite présenté au comptable des matériels, qui appose son visa, en face de chaque inscription nouvelle, dans la colonne réservée à cet effet.

2.3

Le comptable des matériels conserve dans son service les exemplaires « entrée » des factures administratives et des bordereaux, qu'il classe dans un dossier spécial.

3 Mouvements affectant les documents en service.

Les remises de documents entre détenteurs dépositaires d'une même formation ne font l'objet d'aucune pièce.

Le service qui livre les documents, les porte en sortie sur un catalogue C 55 et le service qui les reçoit les porte en entrée sur le sien ; les deux catalogues sont ensuite soumis en même temps au visa du comptable des matériels.

4 Recolement des documents en service.

4.1

Chaque année, les détenteurs dépositaires procèdent au recolement des documents détenus par leur service, dans le but de déceler les manquants et de mettre à jour les catalogue C 55 en éliminant les documents en mauvais état ou périmés.

4.2

Les documents perdus, détériorés ou périmés sont portés sur un état de radiation, établi par le comptable des matériels à la suite des récolements et soumis à l'approbation du commandant de la formation.

L'état de radiation est établi en un original et en autant de copies qu'il y a de détenteurs intéressés. Il énumère les documents à rayer des catalogues C 55 ou le nombre d'exemplaires à porter en sortie, le motif de la radiation ou de la sortie ainsi que la destination à donner aux documents devenus inutilisables (à verser aux vieux papiers ou à incinérer).

Le comptable des matériels conserve et classe l'original. Les détenteurs dépositaires reçoivent une copie, au vu de laquelle ils exécutent les mouvements ordonnés et mettent à jour le catalogue C 55, et le soumettent ensuite au visa du comptable des matériels.

4.3

Lorsque les manquements sont la conséquence d'un défaut de surveillance ou d'une négligence grave mettant en jeu la responsabilité des détenteurs, ils sont constatés par le comptable au moyen d'un rapport simplifié de pertes ou détériorations, établi et exploité dans les conditions fixées par la présente instruction.

4.4

Le catalogue méthodique des documents C 55 est soumis annuellement au visa du commandant de la formation.

Annexe XVI. Imprimés répertoriés et documents édités.

Imprimés répertoriés.

Modèles de documents édités.

Numéro d'identification.

Intitulé.

Sigle.

Intitulé.

703/01 (*).

Fiche comptable C 1 (1).

DUM SIMAT (*).

Document unique de mouvement SIMAT.

703/02 (*).

Fiche auxiliaire C 2 (1).

OMP SEA (*).

Ordre de mise en place du SEA.

703/03 (*).

Registre auxiliaire à l'inventaire général (1).

DUM SEA (*).

Document unique de mouvement SEA.

703/04 (*).

Fiche individuelle des manquants dans un kit.

  

703/06 (*).

Carnet permanent C 6.

  

703/07 (*).

Rapport simplifié (RS).

  

703/08 (*).

Rapport complémentaire (RC).

  

703/09 (*).

Rapport C 5 ter.

  

703/12 (*).

Carnet inventaire C 12 (1).

  

703/13 (*).

Avis de perception/versement C 13 (1).

  

703/14 (*).

Fiche magasin C 14 (maintenue à titre d'information).

  

703/16 (*).

Répertoire des pièces justificatives C 16 (1).

  

703/55 (*). (1).

Catalogue méthodique des documents C 55 (1).

  

562/16 (**).

Certificat administratif (cité pour mémoire : fonction reprise par la « demande d'émission de DUM »).

  

(1) Pour les formations automatisées, ces informations sont gérées par le SAF.

(*) Figurent dans la présente annexe.

(**) Se reporter au BOEM correspondant.

Nota. - Les anciens imprimés sont maintenus pour la nécessité d'une gestion manuelle. Ils seront utilisés en l'état du stock et modifiés manuellement par les utilisateurs en fonction des besoins.

 

 

Instructions pour la tenue du catalogue méthodique des documents C 55.

Annexe