Préambule.

La présente instruction applique au service de santé des armées (SSA) le cadre réglementaire en matière de gestion logistique des biens issu des dispositions de l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants ainsi que l'instruction n° 12-001262/DEF/EMA/SLI du 21 février 2012 relative aux modalités d'application de certains articles de l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants.

Cette réglementation s'articule autour de quatre impératifs de gestion :

• la mise en place d'une logistique opérationnelle et de règles de gestion communes à l'ensemble des armées. Cette logistique opérationnelle s'accompagne d'une rationalisation des services de soutien dont l'objectif est de spécialiser chaque entité dans la gestion des biens qui relèvent de son « cœur de métier ». À ce titre, le SSA est désigné comme service de soutien pour les activités médicales et sanitaires au profit des forces ;

• la responsabilisation des acteurs de la gestion logistique des biens en leur conférant une relative autonomie de décision pour les actes relevant de leur domaine de compétence ;

• la simplification et la rationalisation des procédures de gestion logistique qui doit permettre d'assurer la fluidité et la réactivité, tout en permettant la traçabilité des biens ;

• le renforcement du dispositif d'évaluation et de contrôle du patrimoine de l'État. Conformément à l'article 27 de la loi organique n° 2001-692 du 1^er août 2001 modifiée, relative aux lois de finance, les comptes de l'État doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. En conséquence, la gestion logistique des biens doit intégrer les règles d'identification et de valorisation des biens définies par la comptabilité générale. Ces règles permettent d'évaluer la situation patrimoniale du SSA, qui est intégrée dans les comptes de l'État.

Afin de permettre au SSA de décliner au sein de ses établissements les impératifs de gestion logistique des biens, la présente instruction s'articule autour de trois axes thématiques :

• présenter les principes généraux en matière de gestion logistique des biens appliqués à l'organisation particulière du SSA ;

• décrire la relation entre les activités relevant de la gestion logistique des biens et les exigences de la comptabilité générale ;

• organiser les principales procédures relevant de la gestion logistique des biens afin de permettre leur mise en œuvre par les acteurs de terrain, dans un souci de fluidité et de simplification administratives.

1. Principes d'organisation générale.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction décrit les règles relatives à la gestion logistique des biens (hors immobilier) et leurs modalités d'application au sein du SSA.

1.2. Champ d'application.

Le SSA assure le suivi logistique de l'ensemble des biens relevant de son périmètre de compétence dit « cœur de métier », à l'exclusion des biens immobiliers.

La présente instruction est applicable :

• aux organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées ;

• aux organismes dans lesquels sont désignés des détenteurs de biens relevant du périmètre logistique santé ;

• aux unités médicales opérationnelles.

Afin de tenir compte des spécificités et des contraintes particulières qui s'appliquent à certains établissements du SSA en matière de gestion logistique des biens, la présente instruction pourra être complétée par des directives qui préciseront ses modalités d'applications.

D'autre part, sont soumis à une gestion logistique particulière qui fera l'objet de textes spécifiques :

• les biens historiques et culturels. Il s'agit essentiellement des objets de musée détenus par le musée du SSA ⁽¹⁾ ;

• les ouvrages de bibliothèque et de documentation ;

• les archives.

La présente instruction abroge, à compter de sa date de publication, l'ensemble des textes en vigueur concernant la comptabilité des matériels du SSA.

1.3. Notions de gestion logistique des biens.

1.3.1. Définition de la logistique.

La logistique est l'approche globale de la gestion des flux de biens au sein du ministère de la défense (MINDEF), incluant notamment le transport, le stockage, les approvisionnements et les flux d'information correspondants. Elle permet la satisfaction des besoins en biens (matériels, aliments, habillement, infrastructure, etc.) au profit de bénéficiaires pour la préparation et la réalisation de leur mission.

1.3.2. La gestion logistique des biens au sein du ministère de la défense.

1.3.2.1. Définition.

La gestion logistique des biens mobiliers recouvre, au sein du ministère de la défense, le suivi d'un bien depuis son entrée jusqu'à la sortie du patrimoine mobilier de l'État.

Par gestion logistique des biens il est entendu l'ensemble des tâches administratives relatives à :

• l'entrée d'un bien dans le patrimoine mobilier du ministère de la défense ;

• sa manœuvre logistique tout au long de son cycle de vie afin de satisfaire les besoins des utilisateurs ;

• sa sortie du patrimoine mobilier du ministère de la défense.

Les biens sont les matières, pièces détachées, denrées, matériels, matériels complets, corporels ou incorporels, immobilisés ou stockés, dont le département de la défense assume la gestion logistique et dont les règles de comptabilité sont fixées par des normes.

Le patrimoine mobilier de l'État suivi au sein du ministère de la défense recouvre l'ensemble des biens mobiliers corporels et incorporels.

Le suivi logistique des biens n'est pas un suivi financier des charges incombant au SSA pour l'accomplissement de sa mission.

1.3.2.2. Objectifs de la gestion logistique des biens.

L'objectif de la gestion logistique des biens est de permettre la satisfaction des besoins en biens (matériels, aliments, fournitures, etc.) au profit d'utilisateurs pour la préparation et la réalisation de leur mission.

La gestion logistique a notamment pour objectifs de :

• permettre la mise en œuvre d'une logistique efficace, par la connaissance précise du statut logistique des biens ;

• s'assurer de la bonne conservation des biens et prévenir tous détournements ou dilapidations éventuels ;

• permettre une connaissance quantitative et qualitative du patrimoine du ministère de la défense afin d'en restituer une image fidèle.

L'objectif de la qualité de la gestion logistique peut être atteint par la mise en place d'un contrôle interne logistique.

1.4. Organisation de la gestion logistique des biens.

1.4.1. Périmètre logistique.

1.4.1.1. Les biens « coeur de métier ».

Les biens relevant du périmètre logistique du SSA sont dits biens « cœur de métier ». Il s'agit des biens considérés comme spécifiques au SSA dans le cadre de ses activités médicales et sanitaires au profit des forces. À ce titre, le SSA est désigné comme service de soutien des matériels médico-chirurgicaux des armées.

On entend par biens « cœur de métier » santé, les biens :

• qui concourent directement à la réalisation des missions du service ;

• pour lesquels la maîtrise du processus achat est indispensable du fait de l'existence :

  • de responsabilités propres ;

  • d'une obligation légale ou réglementaire.

La liste des biens concernés est établie par la note n° D-12-009231/DEF/EMA/MCO/NP du 12 septembre 2012 ⁽²⁾ qui définit la répartition des responsabilités logistiques, comptables et budgétaires s'appliquant aux matériels du ministère de la défense.

Seuls les biens « cœur de métier » sont suivis en logistique par le SSA. Ce suivi implique la maîtrise de la prescription du besoin, de l'acquisition du bien, du maintien en condition opérationnelle, du suivi logistique du cycle de vie du bien (de l'entrée à la sortie du périmètre logistique) et des échanges d'informations nécessaires avec la comptabilité générale.

Ne sont pas suivis dans la gestion logistique des biens du SSA les biens relevant des domaines fonctionnels des autres services de soutien du ministère de la défense. Ces biens font l'objet d'un suivi spécifique décidé par leur gestionnaire de bien respectif, quels que soient leur détenteur et utilisateur, qui peuvent être des agents du SSA.

1.4.1.2. Les biens contrôlés.

Le gestionnaire de biens exerce le contrôle sur les biens relevant de son périmètre logistique et comptable. Le contrôle d'un bien par un gestionnaire de biens du ministère de la défense, qui découle généralement du droit de propriété ou du droit d'usage décidé entre les partenaires, se caractérise par :

• la maîtrise des conditions d'utilisation du bien ;

• la maîtrise du potentiel de service ;

• la maîtrise des avantages économiques dérivés de cette utilisation.

Le contrôle s'apprécie en fonction du pouvoir de décision exercé sur le bien. Le fait d'être propriétaire d'un bien n'implique pas nécessairement que l'on en assure le contrôle.

Les règles de gestion suivantes sont établies :

• les biens acquis par le SSA (sur crédits propres ou extérieurs) sont présumés sous son contrôle ;

• lorsqu'une mise à disposition est réalisée entre entités du ministère de la défense, il est convenu que le bien continue d'être contrôlé par le gestionnaire de bien, ou le gestionnaire de bien délégué, fournisseur du bien. Il est donc responsable de son suivi en gestion logistique ;

• lorsqu'une mise à disposition est réalisée hors du ministère de la défense, il convient de préciser laquelle des deux entités assure le contrôle du bien ;

• lorsqu'un bien est mis à disposition du service de santé des armées par un opérateur privé dans le cadre d'un projet de recherche, le contrôle de ce bien est assuré par l'opérateur privé qui est responsable de son suivi en gestion logistique.

Seuls les biens effectivement contrôlés par le SSA doivent apparaître dans le suivi logistique des biens.

1.4.2. Les actes logistiques.

Par rapport aux périmètres de gestion logistique de biens des gestionnaires de biens ou gestionnaires de biens délégués, un acte de gestion logistique peut être considéré comme interne ou externe à ces périmètres.

1.4.2.1. Actes logistiques internes.

Les actes logistiques internes correspondent :

• soit à des flux logistiques s'effectuant au sein du périmètre de gestion d'un même gestionnaire de biens délégué (sous réserve que cet acte s'exécute néanmoins au sein du périmètre de gestion d'un même gestionnaire de biens) ;

• soit à des flux logistiques au sein d'un établissement entreposeur appartenant à la chaîne des approvisionnements en produits de santé des armées (changement de statut logistique).

1.4.2.2. Actes logistiques externes.

Les actes logistiques externes correspondent :

• soit à des flux d'entrée ou sortie du périmètre logistique du ministère de la défense ;

• soit à des actes logistiques entre des périmètres de gestion de gestionnaires de biens différents ;

• soit à des actes logistiques s'effectuant entre des périmètres de gestion de gestionnaires de biens délégués différents, au sein du périmètre de gestion d'un même gestionnaire de biens ;

• soit à des actes logistiques entre établissements entreposeurs appartenant à la chaîne des approvisionnements en produits de santé des armées et périmètre de gestion d'un même gestionnaire de bien délégué.

2. Application des règles de comptabilité en gestion logistique des biens.

2.1. Mise en oeuvre des principes de comptabilité générale.

2.1.1. Notions de comptabilité générale.

2.1.1.1. De la comptabilité générale à la comptabilité patrimoniale.

La comptabilité générale est un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine et de la situation financière.

La comptabilité générale consiste à traduire une réalité physique en termes comptables.

La comptabilité générale au sein du MINDEF distingue :

• la nature comptable des biens. Tous les biens se voient attribuer une nature comptable, dépendant de ses caractéristiques propres. Il existe trois catégories de nature comptable : les immobilisations, les stocks et les charges ;

• l'imputation comptable lors des opérations d'achat :

  • un bien de nature comptable stock (médicament, pièce détachée, etc.) pourra être imputé sur un compte de :

    • stock, s'il est destiné à être stocké au sein des entrepôts de la direction des approvisionnements en produits de santé (DAPSA). Des directives particulières pourront faire évoluer ce périmètre ;

    • charge, s'il est livré directement dans un établissement hors DAPSA, car il est considéré mis à la consommation immédiatement ;

• un bien de nature comptable charge sera toujours imputé sur un compte de charge ;

• un bien de nature comptable immobilisation sera toujours imputé sur un compte d'immobilisation.

Un des objectifs de la comptabilité générale consiste à identifier et valoriser le patrimoine de l'État constitué par les actifs ⁽³⁾ du bilan. Cet aspect de la comptabilité générale est aussi appelé comptabilité patrimoniale.

2.1.1.2. Les actifs suivis en comptabilité patrimoniale au sein du ministère de la défense.

Au sein du MINDEF, les actifs suivis en comptabilité patrimoniale sont uniquement les immobilisations et les stocks.

2.1.1.2.1. Les biens de nature comptable immobilisations.

Une immobilisation ⁽⁴⁾ est un bien identifiable et identifié dans un inventaire physique dont l'utilisation s'étend sur plus d'un exercice et ayant une valeur économique positive pour l'État. Dans le cas du MINDEF, la valeur économique positive se traduira par un potentiel de services attendu de l'utilisation du bien devant permettre aux différents services d'exercer leur fonction de service public.

Les immobilisations sont destinées à servir de façon durable à l'activité de l'État et ne se consomment pas au premier usage. Leur valeur unitaire est supérieure ou égale au seuil en vigueur ⁽⁵⁾.

On distingue :

• les immobilisations corporelles qui sont des actifs physiques (exemple : scanners, IRM, ambulance, etc.) ;

• point d'attention : les véhicules roulants motorisés dont la cylindrée est supérieure ou égale à 50 centimètre cube (cc) sont comptabilisés en immobilisation, indépendamment de leur valeur unitaire d'acquisition ;

• les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires, sans substance physique (exemple : logiciels, autorisations de mise sur le marché, etc.).

2.1.1.2.2. Les stocks.

Les biens de nature comptable stocks ⁽⁶⁾ sont les actifs de l'État :

• sous forme de matière première ou de fournitures devant être consommés dans un processus de production, de prestation de services ou de commercialisation ;

• non destinés à servir de façon durable à l'activité de l'état mais a priori consommés au premier usage.

Pour le SSA ce sont les médicaments, vaccins, pièces détachées de matériel, matières premières, emballages, etc.

Seuls sont suivis en comptabilité patrimoniale les articles de nature comptable stock qui ne sont pas mis à la consommation immédiate. Pour le service de santé, ce sont les articles :

• de nature comptable stock ;

• et qui sont stockés au sein des entrepôts de la DAPSA.

2.1.2. Les acteurs de la comptabilité patrimoniale au ministère de la défense.

2.1.2.1. Les responsables des comptabilités auxiliaires des immobilisations et des stocks.

Au sein du ministère de la défense, le suivi de la comptabilité patrimoniale est assuré par les responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations (RCAI) et des stocks (RCAS). Ces derniers sont chargés de :

• traduire les événements de gestion logistique impactant les immobilisations ou les stocks dans la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks, notamment les entrées, les transferts, les corrections d'inventaire et les sorties ;

• restituer l'état de la comptabilité auxiliaire ;

• préparer les écritures comptables liées aux immobilisations et aux stocks, notamment les dotations aux amortissements et les dépréciations ;

• mettre en œuvre le contrôle interne comptable de leur niveau ;

• communiquer, si nécessaire, la valeur nette comptable des biens aux organismes intéressés ;

• contrôler la cohérence des données indiquées dans le progiciel de gestion intégré CHORUS avec les données présentes dans les systèmes d'information logistique (SIL) pour les immobilisations et les stocks. À cette fin, ils se font communiquer toute pièce justificative nécessaire à l'exécution de leur mission.

Les responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks interagissent principalement avec le gestionnaire de biens ou le responsable d'inventaire pour les questions logistiques et avec le responsable de la comptabilité générale pour les questions comptables.

2.1.2.2. Localisation des responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks au sein du service de santé des armées.

Pour le SSA, les fonctions de responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks sont tenues au sein de la direction centrale du service de santé des armées.

2.1.3. Application des règles de la comptablilité patrimoniale.

2.1.3.1. Transmission de l'information comptable aux responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks.

La comptabilité patrimoniale assure principalement le suivi des actifs, constitués par les immobilisations et les stocks. Ces catégories de biens doivent également être suivies en logistique. À cet égard, la gestion logistique des biens doit assurer la transmission aux RCAI et RCAS des informations nécessaires à la tenue de la comptabilité patrimoniale. C'est la raison pour laquelle, les biens suivis en logistique sont identifiés et valorisés conformément aux normes comptables de l'État et d'après les directives des RCAI et RCAS.

Si ces actes de gestion logistique externes entrainent également un changement de responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks, alors les nouveaux responsables sont soumis aux mêmes contraintes de traçabilité et de continuité en comptabilité générale.

2.1.3.2. Participation à l'élaboration du macro-processus 9.

La participation de la gestion logistique des biens à la qualité de la comptabilité patrimoniale s'inscrit dans le cadre de la mise en œuvre du macro-processus 9 (MP9). Il s'agit du macro-processus qui organise la gestion des actifs dans CHORUS. Son déploiement suppose la définition de processus d'articulation entre la comptabilité patrimoniale et la logistique.

2.1.3.3. Biens exclus de la comptabilité patrimoniale mais suivis en logistique : les « charges ».

Les biens suivis uniquement en logistique sont :

• les biens de nature comptable charge ;

• les biens de nature comptable stock qui sont imputés comptablement en charge de par leur mode de  livraison directe en établissement hors DAPSA.

2.1.3.3.1. Les biens de nature comptable charge.

Les biens de nature comptable « charge » correspondent aux biens qui ne sont ni des biens de nature comptable stock, ni des biens de nature comptable immobilisation. Ce sont donc :

• des biens non consommables au premier usage ;

• des biens de valeur inférieure au seuil des immobilisations ⁽⁵⁾ ;

• des matériels roulants ayant une cylindrée inférieure à 50 cc.

2.1.3.3.2. Règles de suivi des biens imputés en « charge ».

Un bien imputé comptablement en « charge » peut être suivi en gestion logistique si ses caractéristiques sont conformes à celles qui sont exigées pour l'entrée d'un bien en gestion logistique (voir point 5.2.).

2.2. Application des règles de comptabilité budgétaire.

2.2.1. Définition de la comptabilité budgétaire.

La comptabilité budgétaire est une comptabilité des recettes et des dépenses (article 27. de la loi organique de la loi de finances). C'est une comptabilité de caisse : les transactions sont enregistrées sur la base des encaissements et des décaissements.

2.2.2. Application des règles de comptabilité budgétaire.

2.2.2.1. La dépense.

La réception physique et technique d'un bien se traduit par l'établissement d'un procès-verbal de réception (voir point 5.2.) visé par le gestionnaire de biens délégué ou son représentant. Ce dernier doit assurer la transmission de ce document dans les meilleurs délais au(x) responsable(s) chargé(s) de l'exécution de la dépense afin de réaliser l'attestation du service fait et permettre le calcul des montants dus aux ayant-droit.

2.2.2.2. Les recettes.

Certains actes de gestion logistique tels que les aliénations ou les cessions et les mises à disposition à titre onéreux sont à l'origine de recettes. Leur recouvrement par le SSA implique pour les acteurs de la gestion logistique l'établissement et la transmission des documents attestant la réalisation des actes de gestion concernés aux acteurs chargés du recouvrement de la dépense. Le contenu de ces documents et leur délai de transmission par l'acteur logistique devront être conformes aux attendus en la matière.

3. DESCRIPTION DES FONCTIONS LOGISTIQUES.

3.1. Les acteurs.

La gestion logistique des biens est mise en œuvre par les quatre acteurs suivants :

• le gestionnaire de biens : il organise la gestion logistique des biens relevant de ses attributions et en assure la mise en œuvre ; 

• le gestionnaire de biens délégué : il assure la gestion logistique des biens dans les limites que lui a fixées le gestionnaire de biens ;

• le détenteur de biens : il est chargé de l'exécution des actes logistiques dans un périmètre de responsabilités fixé par le gestionnaire de biens. Il rend compte de ses actes logistiques au gestionnaire de biens ou au gestionnaire de biens délégué ;

• l'utilisateur : il exploite les biens qui lui sont confiés par le gestionnaire de biens, le gestionnaire de biens délégué ou par le détenteur de biens en exécution d'un acte de gestion logistique et les restitue au détenteur de biens lorsqu'il n'en a plus l'usage ou que l'ordre lui est donné. Ce peut être soit un organisme, soit un individu.

3.2. Le gestionnaire de biens.

3.2.1. Responsabilité.

3.2.1.1. Description des fonctions.

Pour les biens relevant de ses attributions, le gestionnaire de biens organise la gestion logistique des biens et en assure la mise en œuvre. Pour cela :

• il fixe l'organisation de la gestion logistique ;

• il décide et suit les actes de gestion logistique ;

• il est responsable du contrôle interne logistique ;

• il informe les responsables de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks, des actes de gestion logistique ayant une incidence sur la comptabilité générale et met à disposition l'ensemble des documents justifiant la mise à jour de la comptabilité générale ;

• il établit les besoins prévisionnels en biens et mène les actions nécessaires à la réalisation de leurs approvisionnements en procédant, le cas échéant, à leur acquisition. Il décide notamment de leur magasinage, de leur distribution, de leur suivi quantitatif et qualitatif ;

• il décide du placement du bien dans l'un des statuts ou sous statuts définis à l'article 2. de l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants ;

• il est responsable des actions relatives au maintien en condition opérationnelle des biens relevant de son périmètre logistique et comptable. À ce titre, il autorise la mise en intervention technique pour une maintenance ou une modification ;

• il notifie la décision d'acceptation ou de refus de l'échange standard ;

• il fait établir les ordres d'expédition ;

• il décide de la sortie du bien des ressources logistiques du SSA, qu'il s'agisse du retrait du bien, de sa cession, de son élimination après récupération ou non de constituants ;

• il est responsable de l'inventaire physique et participe à la valorisation des biens qui lui sont confiés ;

• il met à jour le suivi logistique du bien dans le système d'information logistique pour les mouvements de gestion logistique des biens de son périmètre de responsabilité.

3.2.1.2. Point de départ de la responsabilité.

La désignation du gestionnaire de biens constitue le point de départ de sa responsabilité.

3.2.2. Désignation.

Les gestionnaires de biens sont les autorités définies par l'arrêté du 21 février 2012 fixant la liste des gestionnaires de biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants.

Pour le service de santé des armées, le directeur central du SSA est désigné gestionnaire de biens du SSA.

3.2.3. Délégation.

Il peut déléguer tout ou partie de ses responsabilités à plusieurs gestionnaires de biens délégués qu'il désigne nominativement ou en raison du poste tenu.

3.3. Le gestionnaire de biens délégué.

3.3.1. Responsabilité.

3.3.1.1. Description des fonctions.

Le gestionnaire de biens délégué assure la gestion logistique des biens dans son périmètre de compétence par délégation du gestionnaire de biens et dans les limites fixées par ce dernier. À ce titre, il est responsable de la mise en œuvre des actions nécessaires à la politique de gestion logistique et à la réalisation des approvisionnements en biens décidées par le gestionnaire de biens :

• il établit les besoins prévisionnels en biens. Pour cela, il lance les actions nécessaires à la satisfaction des utilisateurs et suit leur déroulement ;

• il décide de l'entrée des biens dans le périmètre logistique, des mouvements et changements de statut ou de sous-statut, des modalités de sortie (élimination, recensement, etc.) ;

• il réalise le suivi quantitatif et qualitatif des biens. Il est responsable dans la limite de compétence des délégations reçues de la traçabilité du bien depuis son entrée dans son périmètre logistique jusqu'à son élimination ;

• il est le responsable de la mise en œuvre du contrôle interne logistique. À ce titre, Il veille à l'application du contrôle interne logistique de premier niveau et s'assure de l'application des prescriptions émises par le contrôle interne logistique de deuxième niveau ;

• il informe les responsables des comptabilités auxiliaires des immobilisations et des stocks des événements de gestion logistique ayant une incidence sur la comptabilité générale. La transmission des informations comptables relatives aux biens suivis en logistique est assurée par le gestionnaire de biens délégué. Ces informations concernent doivent permettre l'identification des biens conformément aux normes comptables en vigueur ;

• il s'assure de la concordance entre la liste inventaire logistique issue du système d'information logistique et l'existant physique. À ce titre, il fixe les modalités relatives aux opérations de recensement des biens. Il procède ou fait procéder, sous sa responsabilité, à ces opérations ;

• il procède ou fait procéder aux opérations nécessaires à la mise à jour des données et statuts logistiques.

3.3.1.2. Point de départ de la responsabilité.

La désignation du gestionnaire de biens délégué constitue le point de départ de sa responsabilité.

3.3.2. Désignation.

Le gestionnaire de biens désigne les gestionnaires de biens délégués et organise leur remplacement par décision.

3.4. Le détenteur de biens.

3.4.1. Responsabilité.

3.4.1.1. Description des fonctions.

Le détenteur de biens exécute les actes de gestion logistique décidés par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué.

Il rend compte de ses actes logistiques au gestionnaire de biens (ou au gestionnaire de biens délégué).

Il est responsable de la conservation des biens non attribués à un utilisateur et de la gestion logistique des biens qu'il détient.

Dans le cadre de ses fonctions, le détenteur de biens réalise :

• les actions nécessaires à la satisfaction des demandes exprimées par les utilisateurs et autorisées ou décidées par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué et en suit le déroulement ;

• les documents logistiques et les communique au gestionnaire de biens ou au gestionnaire de biens délégué ;

• les ordres relatifs à la réalisation des actes de gestion logistiques établis par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué ;

• les actes de gestion relatifs à l'aliénation d'un bien décidée par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué. À cet égard, il est chargé d'établir et d'assurer l'envoi du procès-verbal à France domaine et de suivre le déroulement de la procédure ;

• la mise à jour du suivi technique et logistique du bien dans le système d'information logistique ;

• la mise en œuvre de la politique de recensement définie par le gestionnaire de biens délégué ;

• les inventaires physiques selon les directives du gestionnaire de biens ou du gestionnaire de biens délégué ;

• la conservation des pièces justificatives ;

• le suivi du dossier « immobilisation » ;

• le traitement des documents logistiques rédigés et transmis par les utilisateurs, et approuvés par le gestionnaire de biens (ou par le gestionnaire de biens délégué) ;

• le contrôle de la qualité du suivi des biens confiés aux utilisateurs.

3.4.1.2. Point de départ de la responsabilité.

La désignation du détenteur de biens par son autorité hiérarchique constitue le point de départ de sa responsabilité.

3.4.2. Remplacement en cas d'absence ou d'empêchement.

Afin d'assurer le remplacement du détenteur de biens en cas d'absence ou d'empêchement, le gestionnaire de biens délégué procède, lors de la désignation du détenteur de biens, à la désignation d'un ou plusieurs détenteurs de biens supplémentaires (voir annexe I.). Ceux-ci exerceront sur tout ou partie du périmètre du détenteur de bien en titre. Plusieurs personnes peuvent être nommées en cascade, en déterminant un ordre de priorité, afin d'assurer la permanence de la fonction. Chacun exerce de plein droit l'intégralité des fonctions de détenteur de biens lors de l'absence ou de l'empêchement du titulaire.

3.4.3. Procédure de désignation.

Le gestionnaire de biens établit la liste des organismes et des formations dans lesquels un ou plusieurs détenteurs de biens peuvent être désignés par leur autorité hiérarchique.

La procédure de désignation  précisée ci-dessous est complétée par un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction de la décision de désignation du détenteur de biens et de son (ses) remplaçant(s). La décision est obligatoirement visée par l'autorité hiérarchique (voir annexe I.) ;

  • acteur : autorité hiérarchique ;

• étape 2 : enregistrement de la décision de désignation au registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et au grand registre des actes logistiques (GRAL) ;

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 3 : transmission par voie dématérialisée et à titre de compte-rendu de la décision de désignation à la direction centrale du SSA - section « gestion logistique des biens ». L'original du document reste au sein de l'établissement en cas de contrôle ;

  • acteur : détenteur de biens ;

Contact : direction centrale du service de santé des armées - section « gestion logistique des biens ».

Messagerie intradef : grp.dcssa-aa-nga.glb-paris@sante.defense.gouv.fr.

3.4.3.1. Figure 1 : Désignation du détenteur de bien et de son (ses) remplaçant(s).

 

 

 

 

3.4.4. Prise et remise de consignes entre les détenteurs de biens sortant et entrant.

Lors d'un changement de détenteur de biens, le nouveau détenteur de biens, garant de la tenue des écritures logistiques, doit prendre connaissance avec son prédécesseur dans un délai d'un mois après sa désignation, de :

• l'inventaire logistique ;

• la documentation logistique (GRAL et pièces justificatives associées) ;

• l'ensemble des dossiers en cours ;

• la réglementation en vigueur.

Note : à défaut de la présence du détenteur de biens sortant titulaire, la procédure peut être effectuée par son remplaçant.

À l'issue, il dispose d'un délai supplémentaire maximum de 6 mois pour faire part de ses observations par procès-verbal (PV) qu'il transmet au gestionnaire de biens délégué. Les observations doivent porter sur des points précis de la gestion.

Durant cette période, le détenteur de biens sortant reste responsable des actes passés pendant l'exercice de ses fonctions.

La procédure de remise et prise de service décrite ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction d'un PV de remise et de prise de service entre le détenteur sortant et le détenteur entrant (cf. annexe II.), dans un délai maximum d'un mois à compter de la date de prise de fonctions du détenteur entrant. Ce document permet d'acter :

  • la vérification des écritures du détenteur sortant et les éventuelles observations qui en découlent ;

  • la transmission de la réglementation, de la documentation et des dossiers en cours relatifs à la gestion logistique des biens.

Le PV de remise et de prise de service est établi et signé de façon contradictoire entre les détenteurs sortant et entrant. Il est visé par le gestionnaire de biens délégué.

Si des observations sont formulées, relatives à un désaccord sur la véracité ou l'authenticité des écritures et pièces comptables, il appartient au gestionnaire de biens délégué de prescrire sur le PV de remise et de prise de service, les mesures de vérification qu'il estime nécessaires et le délai accordé (6 mois maximum) pour apporter les résultats aux observations émises ;

• étape 2 : enregistrement du PV de remise et de prise de service entre le détenteur sortant et le détenteur entrant au grand registre des actes logistiques (GRAL) de l'établissement (voir annexe VI.).

Les détenteurs sortant et entrant disposent d'un délai de six mois à compter de la date de l'établissement du PV pour faire le point sur les observations émises :

-  si les observations émises sont maintenues, un PV de recensement (voir annexe XV.) est établi afin de recenser les articles en déficit ou en excédent ;

-  si les observations émises ne sont pas retenues, le gestionnaire de biens délégué rédige une note (format libre) de levée d'observation(s) qu'il vise.

3.4.4.1. Figure 2 : prise et remise de consignes entre les détenteurs de biens entrant et sortant.

 

3.5. L'utilisateur.

3.5.1. Responsabilité.

3.5.1.1. Description des fonctions.

L'utilisateur exploite les biens qui lui sont confiés par le gestionnaire de biens délégué ou par le détenteur de biens en exécution d'un ordre d'acte de gestion logistique. À ce titre, il :

• est responsable de la conservation et du bon usage des biens qui lui sont confiés ;

• restitue les biens au détenteur lorsqu'il n'en a plus l'usage ou que l'ordre lui est donné par le détenteur de biens, le gestionnaire de biens délégué ou le gestionnaire de biens ;

• établit les documents et les transmet au détenteur de biens selon les modalités prescrites par ce dernier ;

• renseigne si besoin le système d'information logistique selon les directives du gestionnaire de biens ;

• établit ses prévisions de besoins en biens et les transmet au gestionnaire de biens ou au gestionnaire de biens délégué dont il dépend ;

• effectue les recensements avec le détenteur de biens conformément à la politique définie par le gestionnaire de biens délégué.

3.5.1.2. Point de départ de la responsabilité.

Lorsque l'utilisateur est un individu, la désignation par son autorité hiérarchique constitue le point de départ de sa responsabilité.

Lorsque l'utilisateur est un organisme, la désignation par le gestionnaire de biens délégué constitue le point de départ de sa responsabilité. Dans ce cas, la responsabilité de la fonction est assumée par le chef de l'organisme.

3.5.2. Remplacement en cas d'absence ou d'empêchement.

Afin d'assurer le remplacement de l'utilisateur en cas d'absence ou d'empêchement sans limite temporelle, le gestionnaire de biens délégué procède simultanément, lors de la désignation de l'utilisateur, à la désignation d'un utilisateur supplémentaire (voir annexe III.). Ce dernier exerce de plein droit l'intégralité des fonctions d'utilisateur lors de l'absence ou de l'empêchement du titulaire.

3.5.3. Désignation.

L'utilisateur peut être un organisme ou un individu :

• lorsque l'utilisateur est un individu, il est désigné par son autorité hiérarchique, sur proposition du gestionnaire de biens délégué ;

• lorsque l'utilisateur est un organisme, il est désigné par le gestionnaire de biens délégué.

La procédure de désignation d'un utilisateur indiquée ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction de la décision de désignation de l'utilisateur (voir annexe III.) et de son remplaçant en cas d'absence ou d'empêchement. Pour cela, utiliser l'annexe III. pour un utilisateur « individu » ou l'annexe IV. pour un utilisateur « organisme » ;

  • acteurs : détenteur de biens pour la rédaction et autorité hiérarchique (individu) ou gestionnaire de biens délégué (organisme) pour le visa ;

• étape 2 : enregistrement de la décision de désignation de l'utilisateur au registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et au grand registre des actes logistiques (GRAL) (voir annexe VI.) ;

  • acteur : détenteur de biens.

3.5.3.1. Figure 3 : désignation de l'utilisateur et de son (ses) remplaçant(s).

 

3.5.4. Prise et remise de consignes entre les utilisateurs sortant et entrant.

Lors d'un changement d'utilisateur, le nouvel utilisateur doit prendre connaissance avec son prédécesseur dans un délai d'un mois après sa désignation :

• de l'inventaire logistique ;

• de l'ensemble des dossiers en cours ;

• de la réglementation en vigueur.

Note : à défaut de la présence de l'utilisateur sortant titulaire, la procédure peut être effectuée par son remplaçant.

À l'issue, il dispose d'un délai supplémentaire maximum de 6 mois pour faire part de ses observations par PV qu'il transmet au gestionnaire de biens délégué. Les observations doivent porter sur des points précis de la gestion.

Durant cette période, l'utilisateur sortant reste responsable des actes passés pendant l'exercice de ses fonctions.

La procédure de remise et prise de service entre les utilisateurs sortant et entrant indiquée ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction du PV de remise et de prise de service entre l'utilisateur sortant et l'utilisateur entrant (voir annexe V.), dans un délai maximum d'un mois à compter de la date de prise de fonctions de l'utilisateur entrant. Ce document permet d'acter :

  • la vérification des écritures de l'utilisateur sortant ;

  • la transmission de la réglementation et des dossiers en cours relatifs à la gestion logistique des biens.

Le PV de remise et de prise de service, établi et signé de façon contradictoire entre l'utilisateur sortant et entrant est arrêté par le gestionnaire de biens délégué. Si des observations sont formulées, relatives à un désaccord sur la véracité ou l'authenticité des écritures et pièces comptables, il appartient au gestionnaire de biens délégué de prescrire, sur le PV de remise et de prise de service, les mesures de vérification qu'il estime nécessaires et le délai accordé (6 mois maximum) pour apporter les résultats aux réserves émises ;

• étape 2 : enregistrement du  PV de remise et de prise de service au grand registre des actes logistiques  de l'établissement (GRAL) (voir annexe VI.).

Les utilisateurs sortant et entrant disposent d'un délai de six mois maximum à compter de la date de l'établissement du PV pour faire le point sur les observations émises :

-  si les observations émises sont maintenues, un PV de recensement (cf. annexe XV.) est établi afin de recenser les articles en déficit ou en excédent ;

-  si les observations émises ne sont pas retenues, le gestionnaire de biens délégué rédige une note (format libre) de levée d'observation(s) qu'il vise.

3.5.4.1. Figure 4 : prise et remise de service entre les utilisateurs sortant et entrant.

 

  

3.6. Cumuls.

3.6.1. Pour un même périmètre de gestion.

Dans un même périmètre de gestion logistique des biens, les règles relatives au cumul ou non cumul des fonctions sont les suivantes :

• la fonction de gestionnaire de biens ou de gestionnaire de biens délégué est incompatible avec celle de détenteur de biens ou d'utilisateur ;

• les fonctions de détenteur de biens et d'utilisateur peuvent être cumulées.

3.6.2. Pour des périmètres de gestion différents.

Pour des périmètres de gestion logistiques des biens différents toutes les fonctions sont compatibles entre elles.

Exemple : le gestionnaire de biens délégué sur le périmètre « cœur de métier santé » peut être désigné utilisateur des biens informatiques relevant du périmètre de gestion logistique de la direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information (DIRISI).

3.7. Responsabilités de l'usager.

L'usager est tout personnel qui concourt à la gestion ou à l'emploi de biens logistiques. À ce titre, il engage sa responsabilité. Celle-ci peut être civile, pénale, disciplinaire ou pécuniaire. En outre, le personnel peut se voir infliger des amendes par la cour de discipline budgétaire et financière dans le cadre d'une faute de gestion.

La responsabilité civile est engagée dans le cadre d'une faute personnelle de l'agent (article 1382 du code civil).

La responsabilité pénale est engagée en cas de délit ou d'infraction de l'agent (vol, dilapidation, détournement, etc.).

L'engagement de la responsabilité disciplinaire d'un agent public sanctionne les manquements aux règles régissant l'organisation et le fonctionnement du service. Dans le cadre de la gestion logistique des biens, des sanctions disciplinaires peuvent être prononcées, indépendamment des éventuelles sanctions civiles, pénales et pécuniaires, aussi bien à l'encontre du personnel concourant à la gestion ou à l'emploi des biens qu'à l'encontre du personnel intervenant dans la direction, l'exécution et la surveillance des matériels et des approvisionnements sanitaires.

La responsabilité pécuniaire est engagée lorsqu'une règle relative à la gestion des biens est enfreinte, c'est-à-dire lorsque l'agent commet une faute de gestion. Des poursuites pénales peuvent, le cas échéant, être également engagées contre ce même personnel qui peut en outre se voir infliger des amendes par la cour de discipline budgétaire et financière compétente en matière de faute de gestion.

4. CARACTÉRISTIQUES D'UN BIEN.

4.1. Identification d'un bien.

4.1.1. Objectif de l'identification.

L'identification du bien doit permettre :

• de localiser le bien à l'intérieur de l'établissement ;

• de connaître son utilisateur ;

• d'assurer la traçabilité logistique et comptable.

4.1.2. Modalité d'identification.

Les biens sont identifiés, enregistrés et suivis dans les systèmes d'information logistique selon les directives du gestionnaire de biens et conformément aux normes comptables de l'État. Leur enregistrement ne peut s'effectuer qu'après attribution d'une référence codifiée.

Par exception, les biens devant être consommés immédiatement ou dans des délais brefs après leur acquisition peuvent être dispensés de référence et d'un suivi individualisé dans un système d'information logistique.

4.1.3. Paramètres d'identification.

4.1.3.1. Données communes.

L'identification complète d'un bien comporte :

• un numéro de nomenclature propre au service, destiné à faciliter les procédures de gestion (numéro du système d'information logistique ou numéro d'inventaire) ;

• une désignation terminologique identifiant avec précision l'article nomenclaturé ;

• une unité alternative de gestion (de conditionnement ou de délivrance) ;

• une valeur unitaire d'acquisition ou un coût unitaire moyen pondéré toutes taxes comprises (TTC) ;

• sa nature comptable (stock, charge, immobilisation). À cet égard, il est rappelé que tous les biens sont identifiés par leur nature comptable ;

• un numéro de nomenclature de l'organisation du traité de l'Atlantique Nord (NNO) ou nato stock number (NSN). À ce titre, il est rappelé que la nomenclature « système organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) » répond à un besoin opérationnel et économique de visibilité sur tous les biens nécessaires à la réalisation des missions, nommés « article de ravitaillement ». Cette nomenclature est également un instrument de l'interopérabilité des soutiens avec les pays alliés. Elle doit être utilisée par tous les échelons logistiques tout au long de la vie des biens. La fonction de codification et l'entretien de la banque de données sont de la compétence du centre d'identification des matériels de la défense (CIMD).

  Toutefois, pour des biens soumis à d'autres règles de codification, ou pour lesquels le processus de codification de l'OTAN n'apporte pas de plus-value opérationnelle et n'est pas nécessaire aux échanges de données avec le système financier de l'État, un processus de codification adapté pourra être mis en œuvre, sous réserve que cette codification ne nuise pas à l'identification des biens par le responsable de la comptabilité auxiliaire. Dans ce cadre, il convient de se référer aux dispositions des différents textes réglementaires.

4.1.3.2. Paramètres particuliers d'identification propres aux immobilisations et aux stocks.

4.1.3.2.1. Les « stocks ».

Les « stocks » sont constitutifs du patrimoine de l'État (voir point 2.1.1.2.). À ce titre, ils sont gérés dans CHORUS.

En plus des paramètres communs définis supra, chaque bien imputé comptablement en « stock » doit disposer d'un identifiant article se référant à la fiche article CHORUS (ID CHORUS).

4.1.3.2.2. Les « immobilisations ».

Les « immobilisations » sont constitutives du patrimoine de l'État. À ce titre, elles sont gérées dans CHORUS.

En plus des paramètres communs définis supra, chaque bien imputé comptablement en « immobilisation » doit comporter les éléments d'identification suivants :

• le numéro d'immobilisation CHORUS, également appelé numéro de fiche d'immobilisation en service (FIES) ;

• le cas échéant, le numéro de série (n° du fabricant) pour les biens sérialisés.

4.1.3.3. Les unités médicales opérationnelles.

Les unités médicales opérationnelles (UMO), capacités du SSA pour répondre au contrat opérationnel fixé par l'état-major des armées, ont pour support une dotation technique, résultant de l'assemblage de différents biens nécessaires à la mise en œuvre de l'UMO, tout en lui conférant une autonomie initiale.

Il s'agit par exemple de dotations techniques pour antenne chirurgicale, pour poste médical, pour hôpital médico-chirurgical, etc.

Les dotations techniques des UMO sont des regroupements de biens relevant chacun de l'application de normes comptables relatives aux immobilisations et aux stocks, indépendamment de l'ensemble constitué auquel ils appartiennent. De ce fait, les biens qui composent l'UMO sont suivis à l'état isolé en gestion logistique des biens et en comptabilité patrimoniale, en fonction de leur imputation comptable.

4.2. Valorisation d'un bien.

4.2.1. Valorisation d'un bien en entrée.

Les biens suivis en logistique et comptabilisés au bilan de l'État sont valorisés à l'acceptation du bien conformément aux normes comptables de l'État.

Lors de leur entrée dans le patrimoine de l'État, ces biens sont valorisés :

• à leur valeur d'acquisition (biens acquis à titre onéreux) ;

• à leur coût de production TTC (biens produits) ;

• à leur valeur vénale TTC (biens acquis à titre gratuit).

Cette valeur des biens est intangible.

4.2.2. Valorisation d'un bien en suivi.

Lors de leur suivi en gestion logistique, ces biens sont valorisés :

• pour les biens typés immobilisations : à leur valeur nette comptable CHORUS, c'est-à-dire à leur valeur brute minorée du montant des amortissements et des dépréciations restituées par le progiciel CHORUS ;

• pour les biens typés stocks entreposés par la chaîne des approvisionnements en produits de santé des armées : à leur coût unitaire moyen pondéré (CUMP) ⁽⁷⁾ restitué par le progiciel CHORUS ;

• pour les biens typés charges : à leur prix moyen pondéré ⁽⁸⁾ (PMP) TTC, à leur valeur d'acquisition, à leur valeur de production ou à leur valeur vénale en fonction de leur mode d'acquisition.

4.2.3. Valorisation d'un bien en sortie.

Lors de la sortie définitive du bien, la valeur pouvant être prise en compte est la valeur nette comptable (VNC). Elle correspond :

• pour les immobilisations, au cout d'acquisition moins l'amortissement et les dépréciations ;

• pour les stocks, au coût unitaire moyen pondéré moins les dépréciations.

Toutefois, pour les cessions de biens intégralement amortis, la valeur vénale d'un bien peut également être prise en considération. Cette valeur vénale correspond au montant qui pourrait être obtenu de la vente d'un actif lors d'une transaction conclue à des conditions normales de marché, net de coût de sortie.

Enfin, il est également possible pour déterminer la valeur d'un bien cédé de retenir le coût d'acquisition toutes taxes comprises, incluant les frais de transport et droits de douane éventuels, tant pour les immobilisations que pour les stocks.

5. RÈGLES RELATIVES AU SUIVI DES BIENS.

5.1. Le cycle de vie d'un bien.

Pour satisfaire un besoin en bien, il est nécessaire de mener des actions qui, selon le cas, se traduisent par une production, une acquisition, une récupération, une demande en prêt, une location, etc. Ces actions constituent la phase de création du bien. La création du bien peut également provenir d'un don ou d'un legs.

On entend par cycle de vie du bien son existence au sein des ressources logistiques d'un organisme. Dès son entrée et jusqu'à sa sortie du périmètre logistique, un bien suit un cycle de vie qui se décompose en trois phases.

5.1.1. L'entrée en gestion logistique du bien.

Cette phase concerne l'entrée en suivi logistique du bien mobilier affecté au MINDEF. Elle peut correspondre à une entrée dans le patrimoine mobilier de l'État.

5.1.2. La vie du bien.

Cette phase est relative aux différents processus logistiques que peut suivre un bien tout au long de son existence au sein du ministère de la défense. Ces processus font l'objet d'une description détaillée dans le manuel annexé à la présente instruction.

5.1.3. La sortie de gestion logistique du bien.

Au sein du MINDEF, cette phase constitue la sortie définitive du suivi logistique du bien. Elle conduit à une sortie du patrimoine mobilier de l'État.

5.1.3.1. Figure 5 : schéma du cycle de vie d'un bien.

 

 

5.2. L'entrée du bien.

5.2.1. Caractéristiques de l'entrée du bien en gestion logistique.

Lorsque le bien est reçu et accepté au sein du MINDEF, il entre dans les ressources logistiques, marquant ainsi le commencement de la vie du bien.

L'entrée d'un bien dans le périmètre logistique du MINDEF est décidée ou constatée par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué, en application de la politique logistique définie par le ministre ou suite à l'expression de besoin formulée par les utilisateurs de biens.

Le détenteur de biens, en sa qualité de responsable de la gestion logistique des biens est associé à la procédure de réception. À ce titre, il signe les documents de réception physique et technique.

L'entrée en suivi logistique ainsi que la mise sous statut et éventuellement dans un sous statut  logistique tels que défini dans l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants, sont prononcées par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué. La date d'entrée en gestion logistique correspond à la date de réception du bien faisant l'objet du suivi logistique.

L'entrée d'un bien s'effectue lors :

• d'une acquisition (achat dans le commerce ou livraison d'un établissement du ravitaillement sanitaire) ;

• d'une cession au bénéfice du ministère de la défense ;

• d'une production ;

• d'un don ou d'un legs ;

• d'une récupération de constituants ;

• d'une mise à disposition par un organisme extérieur au MINDEF ;

• d'une modification ;

• d'un déclassement ;

• d'un échange standard ;

• d'un excédent physique lors des opérations d'inventaire.

5.2.2. Condition d'entrée en suivi logistique.

Le suivi des biens relevant du SSA en gestion logistique est limité aux biens appartenant à une au moins des trois catégories précisées ci-dessous.

5.2.2.1. Catégorie 1 : les biens dont le suivi est imposé par le gestionnaire de biens.

5.2.2.1.1. Sous catégorie 1 : les immobilisations et les stocks.

Voir le point 2.1.1.2.

5.2.2.1.2. Sous catégorie 2 : les biens dits « essentiels ».

Les biens essentiels désignent les matériels non consomptibles (non détruits au premier usage) nécessaires au SSA pour assurer l'accomplissement de sa mission opérationnelle. Le suivi logistique de ces biens doit notamment permettre d'assurer les opérations d'entretien, programmées tout au long de leur cycle de vie, et d'en contrôler la régularité.

La liste des groupes de biens entrant dans cette sous catégorie fait l'objet d'un texte spécifique. Pour le SSA, il s'agit principalement des biens « santé » tels que les dispositifs médicaux et biomédicaux. La valeur unitaire d'acquisition de ces biens est comprise entre 600 euros et 10 000 euros TTC.

5.2.2.2. Catégorie 2 : biens dont le suivi est imposé par une réglementation spécifique.

Cette catégorie concerne les biens dont le suivi logistique est rendu obligatoire par les textes réglementaires.

Exemple : produits pharmaceutiques, denrées alimentaires, stupéfiants, biens de musée et de bibliothèque, etc.

Ces biens sont suivis conformément aux prescriptions propres à chacune des réglementations.

5.2.2.3. Catégorie 3 : biens dont le suivi est prescrit par le gestionnaire de bien délégué.

5.2.2.3.1. Sous-catégorie 1 : biens dont la connaissance de la ressource et/ou des caractéristiques sont d'intérêt logistique.

La connaissance de la ressource et/ou des caractéristiques des biens doit permettre :

• d'élaborer les programmes d'acquisition de nouveaux biens et d'effectuer des arbitrages ;

• de disposer d'informations techniques relatives à certains matériels pour préparer leur conditionnement en vue d'un transport, planifier leur mise en service ou organiser leur soutien.

Le suivi des biens qui entrent dans cette sous-catégorie peut être assuré de façon quantitative (volume de la ressource détenue, données techniques, etc.). Lorsqu'aucun risque particulier n'est identifié, il n'est pas nécessaire que ces biens soient localisables avec précision.

5.2.2.3.2. Sous-catégorie 2 : les biens attractifs.

Ce sont les biens de toute valeur qui doivent être suivis en gestion logistique afin de prévenir les risques de dilapidation ou de détournement des propriétés de l'État.

5.2.2.3.2.1. Figure 6 : schéma décisionnel des conditions d'entrée d'un bien en suivi logistique.

 

5.2.3. Procédure générale d'entrée du bien.

Le fait générateur de l'entrée d'un bien en gestion logistique est l'acceptation de ce bien. L'acceptation du bien correspond à la date de réception physique et technique, c'est-à-dire la date du PV de réception (voir annexe VIII.) ou la date de constatation d'un excédent physique consignée dans le PV de recensement (voir annexe XV.) lors des opérations d'inventaire.

Cette date de réception doit figurer dans le système d'information logistique comme date d'entrée en ressources du bien.

5.2.3.1. Réception physique (quantitative).

Lors de la livraison du bien, la réception physique consiste à vérifier les conditions de transport du bien, à examiner qualitativement et quantitativement les colis, à examiner quantitativement le bien. La réception physique donne lieu à l'établissement d'un PV ou d'un visa nominatif du bon de livraison par un acteur habilité du gestionnaire de biens délégué.

5.2.3.2. Réception technique (qualitative).

Cette étape fait suite à la réception physique. Il s'agit de prononcer l'admission du bien, c'est à dire de vérifier la conformité de la livraison avec le bon de commande. Cette étape peut s'apparenter au contrôle qualité. Un constat de service fait est alors établi. Lorsque cela est nécessaire, le constat de service fait peut être complété de l'avis de l'expert technique.

5.2.3.3. Établissement du procès-verbal de réception.

À l'issue de la réception physique et technique, le PV de réception (voir annexe VIII.) est transmis pour visa au gestionnaire de biens délégué ou à la personne ayant reçu habilitation de ce dernier.

5.2.3.4. Transmission de l'information pour prise en compte par les responsables des comptabilités.

Les documents de réception du bien sont transmis aux services en charge du traitement en comptabilité patrimoniale et budgétaire conformément aux modalités demandées par ces derniers.

5.2.3.5. Dossier de réception.

5.2.3.5.1. Cas général (hors immobilisation).

Dans le cadre de la réalisation du contrôle interne logistique, le dossier de réception d'un bien doit être composé de toutes les pièces justifiant la réception, c'est-à-dire :

• le bon de commande ;

• le bon de livraison ;

• le procès-verbal de réception (voir annexe VIII.) ;

• la facture commerciale ou administrative indiquant la valeur du bien et portant attestation du service fait ;

• l'avis de l'expert technique le cas échéant.

Le dossier de réception peut être dématérialisé. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de procéder à une édition systématique.

5.2.3.5.2. Le dossier d'immobilisation.

Les immobilisations sont des actifs de l'État suivis dans CHORUS (voir point 2.1.1.2.).

Afin de garantir la qualité de l‘information comptable, la comptabilité patrimoniale impose la tenue d'un dossier d'immobilisation. Ce dernier permet de justifier les éléments principaux relatifs à l'immobilisation : la valorisation, l'identification et la localisation.

Le dossier d'immobilisation est détenu par le détenteur de biens. Il est composé de l'ensemble des pièces justificatives de l'immobilisation. Ces dernières sont collectées par le service gestionnaire de biens lors de la prise en charge du bien correspondant. En cas de transfert entre gestionnaires de biens ou gestionnaires de biens délégués, le dossier d'immobilisation doit suivre le bien.

Le dossier d'immobilisation est constitué des pièces suivantes :

• engagement juridique pour les entrées suite à acquisition (bon de commande, etc.) ;

• facture ;

• bon de livraison ;

• procès-verbal de réception (voir annexe VIII.) ;

• procès-verbal d'installation de l'entreprise si nécessaire ;

• éventuellement le certificat administratif d'entrée (incluant le numéro d'inventaire et le numéro de série) ;

• si besoin, la fiche de décomposition de l'immobilisation.

Une copie du dossier immobilisation est transmise par voie électronique au responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations (RCAI) afin de permettre la création de l'immobilisation dans CHORUS.

Le fichier d'inventaire informatisé est mis à jour par l'établissement.

5.2.3.6. Traçabilité.

L'entrée d'un bien en suivi logistique fait systématiquement l'objet d'une inscription au registre journal des mouvements logistiques (voir annexe VII.).

5.2.4. Entrée d'un bien suite à une acquisition.

L'acquisition concerne les biens dont l'entrée en gestion logistique est programmée par l'émission d'un bon de commande.

La procédure d'entrée d'un bien suite à une acquisition indiquée ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : réalisation de la réception physique (quantitative) du (des) bien(s) par un acteur habilité par le gestionnaire de biens délégué. Ce dernier vise le bon de livraison (BL), édite et vise la partie correspondante du PV de réception (voir annexe VIII.) ;

• étape 2 : réalisation de la réception technique (qualitative) du (des) bien(s) par un acteur habilité par le gestionnaire de biens délégué et viser la partie correspondante du PV de réception ;

• étape 3 : validation du PV de réception par le gestionnaire de biens délégué ou un acteur habilité afin de permettre l'entrée du bien en gestion logistique ;

• étape 4 : enregistrement de l'entrée du bien dans le système d'information logistique (SIL) et dans le registre journal des mouvements logistiques (RJML) - voir annexe VII. : 

  • acteur : détenteur de biens.

• étape 5 : transmission des documents de réception aux services en charge de la comptabilité patrimoniale, budgétaire et de l'achat, conformément aux modalités demandées par ces derniers :

  • acteur : détenteur de biens.

La procédure d'entrée d'un bien suite à une acquisition peut être dématérialisée dans le SIL. Dans ce cas, le PV de réception et le registre journal des mouvements logistiques doivent pouvoir faire l'objet d'une édition à la demande.

5.2.4.1. Figure 7 : entrée d'un bien suite à une acquisition.

 

 

5.2.5. Les entrées directes.

Le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué peut décider de l'entrée d'un bien en gestion logistique sans contrepartie d'un bon de commande. Dans ce cas, on parle d'une entrée directe. L'entrée directe est notamment prononcée pour les cas de gestion suivants (liste non exhaustive) :

• production de la pharmacie centrale des armées (PCA) ;

• cannibalisation ;

• retour client ;

• retour fournisseur ;

• transfert vers le SSA d'un bien en exploitation ;

• cession à titre gratuit de bien au profit du SSA, don, legs ;

• constat d'excédent suite à inventaire et consigné dans le PV de recensement ou de vérification.

L'entrée directe d'un bien en gestion logistique est réalisée sur la base d'un document justificatif pour cette catégorie d'entrée.

La procédure d'entrée directe d'un bien est faite selon des modalités similaires à celle de l'entrée d'un bien par acquisition :

• étape 1 : réception physique (quantitative) ;

• étape 2 : réception technique (qualitative) ;

• étape 3 : visa du PV de réception et entrée du bien en gestion logistique ;

• étape 4 : enregistrement dans le SIL et dans le registre journal des mouvements logistiques ;

• étape 5 : transmission des documents de réception aux services concernés (comptabilités patrimoniale et budgétaires, achats, etc.).

La procédure d'entrée directe d'un bien peut être dématérialisée dans le SIL. Dans ce cas, le PV de réception et le registre journal des mouvements logistiques doivent pouvoir faire l'objet d'une édition à la demande

5.3. La vie du bien.

Tout au long de son existence dans les ressources logistiques au sein du ministère de la défense, le bien peut faire l'objet de différents mouvements en vue principalement d'assurer le soutien d'utilisateurs pour l'accomplissement de leurs missions.

5.3.1. Principes des mouvements.

Les mouvements sont définis notamment par des changements de statut du bien.

Un mouvement se définit comme l'opération par laquelle un bien est :

• placé dans un statut ;

• transféré d'un statut ou sous-statut à un autre statut ou sous-statut ;

• transféré d'un gestionnaire de biens délégué, d'un détenteur de biens ou d'un utilisateur, à un autre ;

• sorti du périmètre logistique du ministère de la défense.

Tout mouvement de bien est effectué en exécution d'une décision du gestionnaire de biens ou du gestionnaire de biens délégué.

Chaque mouvement doit faire l'objet d'une pièce justificative, éventuellement dématérialisée.

Chaque mouvement donne lieu sans délai à une mise à jour du système d'information logistique.

5.3.2. Statut d'un bien.

Les mouvements sont définis notamment par des changements de statut du bien. Le statut se définit comme la situation d'un bien au regard de sa position logistique.

Les biens mobiliers du ministère de la défense peuvent être placés dans trois statuts de gestion logistique suivants :

• en exploitation ;

• disponible ;

• non disponible.

5.3.2.1. Biens en exploitation.

Les biens en exploitation sont ceux qui sont en état de fonctionnement et en cours d' utilisation, à l'exception des biens « mis à disposition ».

5.3.2.2. Biens disponibles.

Les biens disponibles sont ceux qui sont en état de fonctionnement et non utilisés. Ils peuvent basculer vers le statut « en exploitation » sans contrainte particulière.

5.3.2.3. Biens non disponibles.

Le bien n'est ni en exploitation ni disponible.

Les biens non disponibles sont ceux qui ne peuvent pas être placés dans le statut « en exploitation ». Ils sont placés dans un des sous statuts suivants.

5.3.2.3.1. « Pour intervention technique ».

Ce sont les biens qui nécessitent ou font l'objet d'une maintenance, préventive ou curative, ou d'une modification.

5.3.2.3.2. « Pour expédition ».

Ce sont les biens en cours de transport, ainsi que les biens qui font l'objet d'un magasinage temporaire, d'une préparation ou d'un conditionnement en vue de leur enlèvement ou de leur transport.

5.3.2.3.3. « Mis à disposition d'un autre organisme ».

Ce sont les biens qui sont mis au profit d'un bénéficiaire :

• du MINDEF autre que celui qui en a la responsabilité ;

• extérieur au MINDEF.

5.3.2.3.4. « En attente de traitement de fin de vie ».

Ce sont les biens qui sont destinés à sortir du suivi logistique du MINDEF. Ce statut cesse au moment de la sortie effective du bien du suivi logistique du MINDEF. Il correspond au délai nécessaire pour mettre en application la décision. Il s'agit d'une étape intermédiaire qui n'a pas vocation à durer dans le temps.

Cette décision peut concerner :

• un déclassement : le bien est maintenu dans le patrimoine mobilier du MINDEF pour un emploi autre que celui pour lequel il a été acquis ;

• une élimination : cette décision conduit à une sortie définitive du bien du patrimoine de l'État. Dans ce cas, la décision d'élimination précise la suite réservée à ce bien, à savoir l'aliénation ou la destruction après prélèvement éventuel de constituants.

L'aliénation correspond à la vente avec publicité et mise en concurrence d'un bien réalisée par le service des domaines. Les modalités de l'aliénation sont fixées par la partie réglementaire du code des domaines de l'État et par la partie législative du code général de la propriété des personnes publiques.

Une proposition d'élimination peut être accompagnée d'un avis technique qui la justifie ;

• une cession : cette décision permet un transfert de propriété.

La décision de placement d'un bien en sous statut « en attente de traitement de fin de vie » peut faire suite à une décision de retrait prononcée par le gestionnaire de bien ou l'autorité d'emploi opérationnel pour un bien reconnu définitivement inutile. Dans ce cas, la décision de retrait précise la suite réservée à ce bien, autrement dit son élimination par aliénation ou par destruction, sa cession ou son déclassement.

Le transfert d'un bien du statut « en exploitation » vers le sous-statut « en attente de traitement de fin de vie » nécessite le reversement au détenteur de biens. Ce n'est qu'après l'acceptation du bien par le détenteur qu'il est procédé à la mise à jour du système d'information logistique, en plaçant le bien dans le statut « non disponible/en attente de traitement de fin de vie ».

5.3.2.3.5. « Mis en attente de décision ».

Ce sont les biens dont le statut ou le sous statut n'est pas encore décidé.

5.3.2.3.6. « Réservé ».

Ce sont les biens qui sont conservés et entretenus en vue d'une mobilisation, pour répondre à des besoins spécifiques ou pour faire face à des situations de menace ou à des circonstances exceptionnelles. Ces biens sont gérés suivant des modalités définies par des directives ministérielles particulières.

5.4. Les mises à disposition.

5.4.1. Principes des mises à disposition.

Les mises à disposition se distinguent selon leur destination (au sein, en dehors ou au profit du ministère de la défense) et leur nature (mise à disposition à titre gratuit et mise à disposition à titre onéreux).

5.4.1.1. Destination des mises à disposition.

5.4.1.1.1. Mise à disposition au sein du ministère de la défense.

La décision de mise à disposition au sein du MINDEF relève du gestionnaire de biens ou du gestionnaire de biens délégué.

Par décision de gestion, il est convenu qu'au sein du ministère de la défense, un bien mis à disposition continue d'être contrôlé par le gestionnaire de biens délégué en tant que fournisseur du bien mis à disposition.

5.4.1.1.2. Mise à disposition hors du ministère de la défense.

La décision de mise à disposition hors du MINDEF relève du ministre de la défense [voir décision n° 432/DEF/DEF/CM31 du 16 janvier 2013 ⁽²⁾].

Les biens mis à la disposition d'un organisme extérieur au MINDEF comprennent :

• les biens qui, dans un but d'intérêt général et pour une durée fixée à l'avance, sont mis à la disposition des autres départements ministériels, des établissements publics, des collectivités territoriales, des états étrangers, des organisations internationales ou de toute autre personne physique ou morale, en vertu de dispositions contractuelles ;

• les biens qui sont mis en place auprès d'entreprises industrielles ou d'établissements publics pour les besoins de la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de fabrications et d'interventions techniques.

Lorsqu'un bien est mis à la disposition d'un organisme extérieur au MINDEF, c'est la notion de contrôle sur le bien qui détermine l'organisme qui restituera ce bien en comptabilité générale.

Les conventions régissant ces mises à disposition précisent qui des deux parties exerce le contrôle sur le bien, qu'il s'agisse d'une mise à disposition entre ministères de l'État ou entre le MINDEF et un organisme extérieur au périmètre de l'État.

Une imprécision sur le contrôle du bien conduit au risque, soit de ne pas comptabiliser un bien effectivement contrôlé par le ministère de la défense, soit d'effectuer une double comptabilisation ou une simple comptabilisation à tort dans les comptes de l'État.

Dans tous les cas, les systèmes d'informations logistiques doivent permettre d'identifier les biens mis à disposition, notamment de s'assurer de la gestion spécifique des biens non contrôlés.

5.4.1.1.3. Mise à disposition au profit du ministère de la défense.

Les biens mis à la disposition du MINDEF par un organisme extérieur à ce dernier comprennent :

• les biens qui sont mis à la disposition du MINDEF par d'autres départements ministériels, des établissements publics, des collectivités territoriales, des États étrangers, des organisations internationales ou de toute autre personne physique ou morale, en vertu de dispositions contractuelles ;

• les biens qui sont mis en place par des entreprises industrielles ou des établissements publics en vertu de dispositions contractuelles.

Lorsqu'un bien est mis à la disposition du MINDEF par un organisme extérieur, c'est la notion de contrôle sur le bien qui détermine l'organisme qui restitue ce bien en suivi logistique.

5.4.1.2. Nature des mises à disposition.

On distingue classiquement deux types de mise à disposition : la mise à disposition à titre gratuit et la mise à disposition à titre onéreux. L'origine de la distinction réside dans le caractère d'intérêt de l'État. Ainsi toute mise à disposition ne répondant pas à une mission spécifique du service est onéreuse.

5.4.1.2.1. La mise à disposition à titre gratuit.

La mise à disposition à titre gratuit de biens peut être faite entre organismes du ministère de la défense ou hors ministère de la défense. Dans ce cadre, on parle de prêt. Le prêt consiste en une mise à disposition temporaire d'un bien pour l'entité qui le reçoit sans contrepartie onéreuse.

Lorsque la mise à disposition est faite au profit d'un organisme non étatique, elle doit être faite dans l'intérêt de l'État.

5.4.1.2.2. La mise à disposition à titre onéreux.

Il s'agit des matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation du service à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques. On parle dans ce cas de location. La location consiste en une mise à disposition temporaire d'un autre organisme d'un bien contre le paiement d'un prix.

Les conditions techniques et financières dans lesquelles les matériels du SSA peuvent être loués à des services publics, des collectivités ou des personnes privées, sont déterminées par des instructions ministérielles de portée générale à caractère permanent, prises pour certaines de leurs dispositions en application de l'article L46 du code du domaine de l'État.

La location ne doit, en aucun cas, être réalisée à titre gratuit, ni à un prix inférieur à la valeur locative. L'organisme affectataire fixe les conditions techniques de l'opération avec l'administration des domaines qui en arrête les conditions financières.

5.4.2. Convention de mise à disposition.

La mise à disposition d'un bien est encadrée par une convention. Cette convention doit comporter toutes les clauses contractuelles nécessaires, afin de prévenir tout litige éventuel avec l'organisme bénéficiaire. Cet organisme est tenu de rendre compte de la gestion des biens mis à sa disposition. L'organisme qui a mis le bien à disposition doit pouvoir à tout moment vérifier l'existence et l'état de ce bien.

Les systèmes d'informations logistiques permettent d'identifier les biens mis à disposition, et sont capables d'assurer la gestion spécifique des biens non contrôlés.

Afin d'éviter une omission ou une double saisie dans la comptabilité générale de l'État, la convention rédigée à l'occasion de cette mise à disposition précise qui des deux parties exerce le contrôle sur le bien. En effet, cette notion de contrôle détermine l'organisme à qui incombe la charge des restitutions en comptabilité générale.

La notion de contrôle est déterminante en comptabilité générale. Elle permet de déterminer qui est le gestionnaire de biens délégué responsable du suivi du bien et de la restitution de l'inventaire logistique au responsable de la comptabilité des immobilisations et des stocks.

Les mises à disposition doivent être limitées dans le temps et peuvent éventuellement être renouvelables.

Dans le cas où le gestionnaire de biens délégué n'est pas en mesure d'exercer le contrôle du bien, il est préférable d'envisager le transfert ou la cession du bien, en fonction du bénéficiaire identifié.

5.4.3. Procédure de mise à disposition.

Une mise à disposition peut être réalisée à titre gratuit ou onéreux. Elle est toujours encadrée par une convention de mise à disposition, limitée dans le temps et éventuellement renouvelable.

La procédure de mise à disposition indiquée ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction de la convention de mise à disposition (voir annexes XVII. et XVIII. pour les conventions à titre gratuit) et visa des deux parties :

  • acteur : gestionnaire de biens délégué compétent en fonction du seuil défini ⁽⁹⁾ ;

• étape 2 : rédaction du formulaire de mise à disposition (voir annexe XVI.) et visa du gestionnaire de biens délégué compétent préalablement au transfert physique du bien :

  • acteurs : détenteur de biens - gestionnaire de biens délégué ;

• étape 3 : enregistrement du formulaire de mise à disposition au grand registre des actes logistiques (voir annexe VI.) :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 4 : expédition du bien et transmission du formulaire à l'organisme de destination pour prise en compte par ce dernier (à l'issue, le formulaire est retourné vers l'organisme préteur) :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 5 : mise à jour du système d'information logistique (SIL) :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 6 :  réintégration du bien à l'échéance de la convention de mise à disposition puis mise à jour du formulaire de mise à disposition :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étapes 7 : mise à jour du SIL :

  • acteur : détenteur de biens.

Nota. Les éléments de gestion tracés dans le formulaire de mise à disposition peuvent faire l'objet d'une dématérialisation dans le SIL.

5.4.3.1. Figure 8 : les mises à disposition.

 

5.5. Les transferts.

Le transfert d'un bien correspond à son changement de gestionnaire de biens ou de gestionnaire de biens délégué au sein de l'État.

Au sein du SSA, on distingue deux catégories de transfert.

5.5.1. Catégorie 1 : transferts de biens entreposés (en approvisionnement) au sein d'un établissement de ravitaillement sanitaire subordonné ou rattaché à la direction des approvisionnements en produits de santé des armées.

Exemple : expédition d'une commande de médicaments entreposés dans un établissement de ravitaillement sanitaire des armées (ERSA) vers un hôpital d'instruction des armées (HIA).

Le transfert de bien(s) depuis l'établissement de ravitaillement est effectué à la suite de la réception d'un bon de commande. Lors de l'expédition, une liste de colisage ou bordereau de livraison ainsi qu'une facture administrative sont édités.

L'entrée du bien dans l'établissement bénéficiaire du transfert est justifiée par la réception d'une liste de colisage, d'une facture administrative, d'un bon de livraison ou tout document équivalent.

5.5.2. Catégorie 2 : les transferts de biens en exploitation.

Cette catégorie de transfert est consécutive à :

• la mise en situation d' « excédent des besoins » ou de « sans emploi » d'un bien (voir point 5.8.2.1.) ;

• l'application d'une décision de commandement ou d'une politique ministérielle.

Procédure de transfert d'un bien en exploitation :

• étape 1 : rédaction du formulaire de transfert de bien(s) en exploitation (voir annexe XI.) puis visa par le gestionnaire de biens délégué :

  • acteurs : détenteur de biens - gestionnaire de biens délégué ;

• étape 2 : enregistrement du formulaire de transfert de bien(s) en exploitation au grand registre des actes logistiques (voir annexe VI.) par le détenteur de biens ;

• étape 3 : transmission du formulaire de transfert de bien(s) en exploitation sous forme dématérialisée (document scanné) par voie électronique au gestionnaire de biens délégué bénéficiaire du bien :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 4 : visa du formulaire de transfert de bien(s) en exploitation et transmission en retour d'une copie scannée par voie électronique :

  • acteur : gestionnaire de biens délégué de l'organisme bénéficiaire du transfert ;

• étape 5 : dès réception du document visé du gestionnaire de biens bénéficiaire, il est procédé au transfert physique du bien par un personnel désigné ;

• étape 6 : mise à jour du système d'information logistique et inscription des références de la pièce justificative de sortie sur le formulaire de transfert de bien(s) en exploitation.

Points d'attention :

• la procédure décrite ci-dessus peut faire l'objet d'une dématérialisation dans le SIL ;

• les transferts consécutifs à un excédent des besoinsou à une situation de bien(s) sans emploi, doivent au préalable suivre la procédure de mise en état d'excédent des besoins (voir point 5.8.2.1.) ;

• les transferts de biens informatiques doivent obligatoirement faire l'objet d'un accord préalable de la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) - bureau des « systèmes d'information et de communication métiers » (BSICM) ;

• lorsque le bien à transférer est une immobilisation, le formulaire accompagné des pièces justificatives de sortie sont transmis par voie dématérialisée à la section « comptabilité patrimoniale » de la DCSSA.

5.5.2.1. Figure 9 : transfert d'un bien en exploitation.

 

 

5.6. La fin de vie du bien.

5.6.1. Définition.

Cette phase constitue la sortie définitive du bien des ressources logistiques et comptables de l'État. Elle survient notamment lors de la consommation du bien, de sa perte, de son élimination, de sa cession, de sa restitution à l'organisme prêteur.

La sortie du périmètre logistique et patrimonial du ministère de la défense d'un bien est un événement définitif, réalisé au départ physique de ce bien.

Elle fait l'objet d'une décision du gestionnaire de biens ou, selon les délégations reçues, du gestionnaire de biens délégué.

5.6.2. Modalités de sortie d'un bien.

5.6.2.1. Les sorties programmées.

Une sortie de bien décidée par le gestionnaire de bien délégué peut être motivée par les actes suivants.

5.6.2.1.1. Consommation.

Il s'agit d'une destruction du bien au premier usage dans le cadre de son utilisation normale.

5.6.2.1.2. Élimination (voir point 5.8.).

L'élimination désigne les opérations aboutissant à la sortie définitive d'un bien du patrimoine de l'état. Ces opérations sont la destruction ou l'aliénation.

5.6.2.1.3. Restitution.

Il s'agit de la restitution d'un bien de la part de l'organisme bénéficiaire suite à une mise à disposition par un organisme extérieur au ministère de la défense. La restitution est constatée après acceptation du bien par le réceptionnaire. La restitution d'un bien suivi en logistique donne lieu à une actualisation de ses données.

5.6.2.1.4. Échange standard.

Lors d'un échange standard, si le bien reçu en échange nécessite une modification des données de gestion logistique, notamment sur l'identification, la valeur, la durée de vie ou le potentiel, alors il est procédé à la sortie logistique du bien échangé, et une prise en compte du nouveau bien.

5.6.2.1.5. Intégration.

L'intégration est l'opération qui consiste à incorporer un bien suivi et géré en logistique dans un autre bien. Le bien qui est incorporé doit donc être sorti des ressources logistiques.

5.6.2.1.6. Déclassement.

Le déclassement conduit à identifier le bien d'une façon différente. Le bien objet du déclassement est sorti de la gestion logistique sous son ancienne nomenclature pour être repris en gestion logistique sous une nouvelle nomenclature.

5.6.2.1.7. Cession (voir point 5.7.).

Elle concerne la sortie définitive d'un bien du périmètre ministériel, qu'elle soit à titre gratuit ou onéreux. À cette occasion, elle donne lieu à une sortie de la gestion logistique pour l'entité cédante. La sortie, selon qu'elle soit externe ou interne au périmètre de l'État, a ou n'a pas d'impact sur la comptabilité générale de l'État. Dans le second cas, il s'agit d'organiser le transfert des données aussi bien logistiques que comptables, notamment en termes de valeurs, de date d'entrée et de date de mise en service.

5.6.2.2. Les sorties constatées (voir point 5.9.).

Les sorties constatées sont liées aux évènements suivants.

5.6.2.2.1. Perte.

Il s'agit d'un bien disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire impossible à retrouver ou dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès. Elle donne lieu à l'établissement d'un PV (voir annexe XIII.).

5.6.2.2.2. Destruction constatée.

Lorsqu'une destruction est constatée, il s'agit d'une atteinte aux biens accidentelle ou volontaire qui n'a pas été décidée au préalable (voir annexe XIII.).

5.6.2.2.3. Déficit.

Le déficit fait suite à un recensement. C'est un manque de bien(s) constaté et mesurable. Il donne lieu à l'établissement d'un PV (voir annexe XV.).

5.6.2.3. Information du responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations.

Dans tous les cas, la sortie d'un bien immobilisé contrôlé par le SSA et relevant de son périmètre logistique entraîne sa sortie en comptabilité générale. Les sorties relatives aux immobilisations entrainent systématiquement la communication des informations au RCAI, pour les données qui l'impactent.

5.7. Les cessions.

5.7.1. Définition.

Une cession est une procédure de transfert de propriété d'un bien réalisée directement par le service de soutien concerné. Cette procédure est une mesure d'exception dérogatoire à la procédure d'aliénation qui est réalisée par l'administration des domaines.

On distingue :

• les cessions à titre onéreux ;

• les cessions à titre gratuit.

5.7.2. Les cessions à titre onéreux.

Les articles L69 et A116 du code du domaine de l'État définissent deux types de cessions onéreuses :

• le transfert à titre onéreux d'un bien entre services publics après publicité et mise en concurrence par le service des domaines ;

• le transfert entre services publics ou vers des particuliers sans publicité ni mise en concurrence de la part du service des domaines.

Le gestionnaire de biens délégué est responsable de l'autorisation de la cession onéreuse dans la limite des compétences.

5.7.3. Les cessions à titre gratuit.

5.7.3.1. Définition.

Les cessions à titre gratuit sont des procédures à caractère dérogatoire aux règles édictées par le code du domaine de l'État. Elles donnent lieu à l'établissement d'une convention.

Pour le SSA, peuvent faire l'objet d'une cession à titre gratuit tous les biens qui relèvent de la compétence du gestionnaire de biens ou du gestionnaire de biens délégué et qui rentrent dans les conditions définies supra.

Les cessions à titre gratuit peuvent provenir :

• d'une décision de commandement ;

• d'un constat d'excédent des besoins (voir annexe X.) ;

• d'un état de proposition d'élimination (voir annexe IX.).

5.7.3.2. Procédure.

Les cessions à titre gratuit donnent lieu à l'établissement d'une convention (voir annexe XII.), signée conjointement par le directeur central du service de santé des armées en qualité de gestionnaire de biens et le bénéficiaire.

Pour le SSA, peuvent faire l'objet d'une cession à titre gratuit tous les biens qui relèvent de la compétence du gestionnaire de biens ou gestionnaire de biens délégué.

La procédure de cession à titre gratuit de matériel(s) indiquée ci-dessous est complétée par un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : transmission d'une demande de cession à titre gratuit auprès du cabinet du ministre par le bénéficiaire (exemple : association) ;

• étape 2 : après accord du cabinet, instruction de la demande de cession par la DCSCA en qualité d'opérateur ministériel  qui transmet en retour au cabinet les projets de réponse. Pour cela, la DCSCA traite en collaboration avec la DCSSA ;

• étape 3 : prospection par la DCSSA (référent, bureau politique des approvisionnements en produit de santé) des établissements en fonction du bien souhaité puis transmission des résultats et de l'avis d'opportunité à la DCSCA ;

• étape 4 : décision du ministre et signature de l'autorisation de cession à titre gratuit ;

• étape 5 : signature de la convention de cession gratuite de matériel(s) (voir annexe XII.) entre le bénéficiaire du bien et le directeur central du SSA ;

• étape 6 : récupération du bien cédé par l'organisme bénéficiaire ;

• étape 7 : régularisation des opérations de sortie en gestion logistique et comptable par le détenteur de biens.

5.7.3.2.1. Figure 10 : cession à titre gratuit de bien(s).

 

5.8. Les éliminations.

5.8.1. Principes.

5.8.1.1. Définition.

Un bien qui n'est plus utilisé par un service de soutien du MINDEF peut être proposé à l'élimination.

L'élimination désigne les opérations aboutissant à la sortie définitive d'un bien du patrimoine de l'État. Ces opérations sont la destruction ou l'aliénation.

L'aliénation correspond à la vente avec publicité et mise en concurrence d'un bien réalisée par le service des domaines.

La procédure d'élimination concerne :

• un bien périmé, c'est-à-dire un bien techniquement désuet ou ayant atteint la limite d'utilisation ;

• un bien sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• un bien en excédent, eu égard aux quantités disponibles en magasin par rapport aux besoins prévus.

Le bien proposé à l'élimination est alors placé dans le statut « non disponible » et dans le sous-statut « en attente de traitement fin de vie ».

5.8.1.2. Les aliénations.

Le but de l'aliénation est de vendre le bien par le biais de l'administration des domaines. Les opérations d'aliénation ne peuvent être réalisées ni à titre gratuit, ni à un prix inférieur à la valeur vénale du bien. France domaine est seule compétente pour procéder à l'aliénation des biens relevant du domaine privé de l'État, lorsque le service détenteur n'en a plus l'emploi.

La procédure d'aliénation est constatée par un PV de remise aux services France domaine. Elle peut être effectuée par voie dématérialisée selon les règles définies par France domaine.

À l'issue de la remise, le numéro d'enregistrement des domaines est porté sur le PV.

Le cas échéant, France domaine peut donner des directives relatives à la destruction des biens non repris.

Conformité des matériels aliénés.

La remise à France domaine de matériels réputés dangereux par la législation du travail, ou dont la validité d'homologation est échue, est subordonnée à la présentation par le service livrancier d'une attestation de conformité du matériel avec les normes d'hygiène et de sécurité en vigueur, lors des formalités de remise des matériels.

À défaut d'attestation, lorsque le matériel est trop vétuste pour être mis aux normes, ou si les frais de remise en conformité sont jugés trop coûteux par rapport au produit attendu de la vente, le service livrancier doit procéder à la dénaturation des matériels avant la remise. La dénaturation est prescrite dans l'état de proposition de retrait

Marque d'appartenance des matériels aliénés.

Dans toute la mesure du possible, les signes particuliers aux armées et au service de santé figurant sur les matériels destinés à être vendus doivent être enlevés. Il s'agit :

• de l'emblème national ;

• de l'emblème de la croix rouge ou du diamant rouge ;

• de la mention « SSA » ;

• du numéro de nomenclature du SSA ou de celui de l'OTAN ;

• du numéro d'immatriculation pour les véhicules.

Valorisation des biens aliénés.

La fixation des prix de vente des matériels appartient en propre à l'administration des domaines. Le produit des ventes est rétabli au budget du SSA.

Enlèvement des matériels par les acquéreurs.

Les matériels vendus demeurent, tant qu'ils sont entreposés à l'intérieur du domaine militaire, sous la garde de l'organisme détenteur, jusqu'à leur enlèvement par les acquéreurs. Cette garde après-vente constitue une charge qu'il convient de faire cesser au plus tôt en veillant au respect des délais d'enlèvement impartis par l'administration des domaines (généralement quinze jours).

Le chef d'entité qui constate un dépassement des délais d'enlèvement accordés doit aviser immédiatement la direction départementale des impôts, service enregistrement et domaines, par courrier recommandé avec accusé de réception.

Cette direction peut ainsi prendre sans retard, à l'égard des acheteurs défaillants, les sanctions prévues au cahier des charges des ventes du mobilier de l'État à savoir : paiement d'astreintes, résiliation de la vente et, le cas échéant, exclusion des ventes domaniales. Les sanctions applicables sont détaillées dans les bulletins de vente des domaines mis à la disposition des acheteurs.

L'enlèvement par l'acquéreur ne lui est autorisé que contre remise du bulletin d'achat que lui a délivré le commissaire des domaines qui a conclu la vente. Ce document reçu en contrepartie du bien concrétise la sortie définitive du périmètre logistique du MINDEF.

Le gestionnaire de biens délégué procède à la mise à jour du SIL et informe le cas échéant, le responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks.

5.8.1.3. Les destructions décidées.

Une élimination par destruction est un acte de gestion décidé par un gestionnaire de biens ou un gestionnaire de biens délégué. La destruction du bien est la conséquence de cet acte et non d'une éventuelle atteinte aux biens accidentelle ou constatée.

Le but de l'élimination par destruction est de dénaturer irrémédiablement le bien et de rendre impossible la récupération éventuelle de constituants.

L'élimination par destruction concerne les biens qui ne sont pas repris par les domaines compte tenu de la législation en vigueur.

La destruction d'un bien est obligatoirement confiée à un organisme agréé pour sa destruction. Celle-ci donne lieu à l'établissement d'un PV de destruction attestant la réalité de l'opération

5.8.2. Procédure.

La procédure d'élimination d'un bien indiquée ci-dessous est complétée par un logigramme descriptif :

• étape préalable : l'élimination de biens informatiques doit obligatoirement faire l'objet d'une demande auprès de la DCSSA - bureau des « systèmes d'information et de communication métiers » ;

• étape 1 : rédaction du formulaire d'état de proposition d'élimination (voir annexe IX.) en  regroupant les biens en fonction de leur nature comptable : stock (DAPSA uniquement), charge et immobilisation. Les biens de nature comptable différente doivent être traités dans des formulaires d'état de proposition d'élimination séparés ; Le formulaire d'état de proposition d'élimination est visé par le gestionnaire de biens délégué compétent ⁽⁹⁾.

Pour les biens en état d'excédent des besoins ou sans emploi : exécuter au préalable la procédure d'état d'excédent des besoins (voir annexe X.) et renseigner les références du document.

Si l'élimination fait suite à une décision de commandement prise à l'échelon central (DCSSA) : renseigner ses références ;

• étape 2 : ajout de la liste des biens à éliminer en utilisant l'intercalaire prévu à cet effet (appendice IX.A.). Un extrait des systèmes d'information logistiques peut être utilisé en lieu et place du modèle proposé à condition de contenir l'ensemble des informations demandées ;

• étape 3 : enregistrement du formulaire au grand registre des actes logistiques (voir annexe VI.) ;

• étape 4 : exécution de la procédure d'élimination (sortie physique du bien) ;

• étape 5 : sortie du SIL du (des) bien(s) sur la base des pièces justificatives et édition du certificat administratif de sortie ;

• étape 6 : enregistrement des références des justificatifs et certificats de sortie sur le formulaire d'état de proposition d'élimination et visa du détenteur de biens ;

• étape 7 : transmission pour les catégories de biens concernées ⁽¹⁰⁾, par voie électronique, à la DCSSA - section « gestion logistique des biens », d'une copie (document scanné) du formulaire d'état de proposition d'élimination intégralement complété.

5.8.2.1. Figure 11 : élimination de bien(s).

 

5.8.2.1.1. Biens sans emploi ou en état d'excédent des besoins.

La procédure d'état d'excédent des besoins permet de porter à la connaissance de l'échelon central (DCSSA) l'existence d'un bien placé sous la responsabilité logistique du SSA, en bon état de fonctionnement, mais qui n'est pas, ou plus utilisé par l'organisme pour les raisons suivantes :

• obsolescence ;

• capacité de remplacement par un bien neuf ;

• décision de commandement ;

• évolution de l'activité de l'établissement ou du service utilisateur du (des) bien(s) rendant le bien sans emploi.

La mise en état d'excédent des besoins d'un bien est matérialisée par la rédaction d'un formulaire d'état d'excédent des besoins transmis à la DCSSA - section « gestion logistique des biens ».

La procédure d'élimination indiquée ci-dessous est complétée d'un logigramme descriptif en page suivante :

• étape 1 : rédaction du formulaire d'état d'excédent des besoins (voir annexe X.) par le détenteur de biens et visa du gestionnaire de biens délégué ;

• étape 2 : enregistrement du formulaire d'état d'excédent des besoins au grand registre des actes logistiques (voir annexe VI.) par le détenteur de biens ;

• étape 3 : transmission du formulaire d'état d'excédent des besoins par voie électronique et sous format dématérialisé (document scanné) à la DCSSA, pour avis de conformité réglementaire et décision de destination :

  • acteur : détenteur de biens ;

• étape 4 : décision de destination du (des) bien(s) proposé(s) en excédent des besoins consignée dans le formulaire d'état d'excédent des besoins :

  • acteurs : DCSSA - sous-direction « appui à l'activité » ;

À l'issue, transmission en retour du formulaire d'état d'excédent des besoins par voie électronique et sous format dématérialisé vers l'organisme détenteur du bien, pour exécution de la décision. Acteur : DCSSA - sous-direction « appui à l'activité » ;

• étape 5 : exécution de la décision de destination du bien proposé en état d'excédent des besoins. Trois possibilités :

  • transfert vers un organisme étatique (voir « procédure de transfert d'un bien en exploitation ») ;

  • élimination (voir « procédure d'élimination ») ;

  • cession ( voir « procédure de cession à titre gratuit ») ;

• acteur : détenteur de biens.

Contact : direction centrale du service de santé des armées - section « gestion logistique des biens ».

Messagerie intradef : grp.dcssa-aa-nga.glb-paris@sante.defense.gouv.fr.

5.8.2.1.1.1. Figure 12 : les excédents des besoins.

 

5.9. Les atteintes aux biens.

5.9.1. Principes.

Les atteintes aux biens concernent :

• les pertes. Il s'agit d'un bien disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire impossible à retrouver ou dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès ;

• les destructions constatées. Il s'agit d'une destruction accidentelle ou volontaire qui n'a pas été décidée au préalable. Elle a pour conséquence la mise hors d'usage du bien ;

• les détériorations. Il s'agit de la dégradation accidentelle ou volontaire. Elle a pour conséquence la diminution du potentiel d'utilisation du bien.

5.9.2. Procédure.

Lors d'un constat d'atteinte aux biens, la procédure à appliquer est indiquée ci-dessous. Elle est complétée par un logigramme descriptif :

• étape 1 : déclaration immédiate du préjudice au gestionnaire de biens délégué par un compte-rendu. Ce document est rédigé par l'utilisateur ou la personne dont la responsabilité peut être la plus directement mise en jeu. Lors de la rédaction relatant les faits, les informations suivantes doivent apparaître :

  • la nature et le nombre de biens perdus, détruits, dégradés ou détériorés ;

  • la valorisation du préjudice ;

  • l'indication de tous les renseignements utiles à l'appréciation des responsabilités mises en jeu (mesures de préservation de toutes sortes entourant le bien objet de la constatation, ainsi que les mesures prises ou envisagées pour éviter le renouvellement de faits identiques) ;

• étape 2 : déclenchement d'une enquête par le gestionnaire de biens délégué, accompagné du détenteur de biens ou de toute autre personne qu'il jugera utile à l'appréciation des dommages et de leur contexte.

En cas de présomption de vol ou de sabotage, une plainte est déposée auprès de la gendarmerie compétente ;

• étape 3 : rédaction d'un PV de perte, destruction ou détérioration, (voir annexe XIII.) par le détenteur de biens. Il est renseigné pour le volet logistique par :

  • l'utilisateur ou l'acteur directement impliqué dans la perte, destruction ou détérioration ;

  • le détenteur de biens ;

  • l'expert technique, si besoin ;

• étape 4 : clôture du PV de constatation par le chef de l'organisme ;

• étape 5 : enregistrement du PV de constatation au registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et au grand registre des actes logistiques (GRAL) (voir annexe VI.) par le détenteur de biens ;

• étape 6 : décision de destination du bien par le gestionnaire de biens délégué compétent ⁽⁹⁾ au regard des conclusions du PV sur la partie logistique et vise le volet responsabilité et contentieux ;

• étape 7 : certification de la mise à jour du SIL par le détenteur du bien (voir volet I.1.) et transmission au responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations si le bien est une immobilisation ;

• étape 8 : renseignement duvolet contentieux par le gestionnaire de biens délégué ;

• étape 9 : décision de l'imputation des dommages. Il s'agit soit d'une imputation totale ou partielle à la charge de l'État, soit d'une imputation totale ou partielle à la charge d'un personnel civil ou militaire, ou d'un tiers extérieur au département ministériel.

La décision d'imputation des dommages est prise par :

• le gestionnaire de biens délégué si le montant total TTC des dommages est inférieur aux seuils en vigueur ⁽⁹⁾ ;

• l'autorité compétente à la DCSSA si le montant total TTC des dommages est supérieur ou égal aux seuils en vigueur. Le cas échéant, le formulaire est transmis à la DCSSA - section « gestion logistique des biens ».

5.9.2.1. Figure 13 : les atteintes aux biens.

 

6. LES OPÉRATIONS DE CONTRÔLE.

6.1. Les opérations de recensement.

6.1.1. Principes.

6.1.1.1. Définition.

Le recensement est un terme unique qui englobe tous types de vérifications permettant de s'assurer, à un instant déterminé, de la concordance des informations contenues dans les SIL avec l'existant réel (inventaire physique) et réciproquement.

En fonction de l'autorité qui effectue ces opérations, on parlera tantôt de vérification, tantôt de recensement :

• le recensement est effectué par des autorités extérieures à l'entité chargée de la conservation ou de l'utilisation des biens recensés ;

• la vérification est effectuée par une autorité interne à l'entité chargée de la conservation ou de l'utilisation des biens recensés.

Les opérations de recensement peuvent se décomposer en deux phases :

• l'inventaire physique appelé aussi dénombrement, qui consiste à dénombrer et vérifier qualitativement les biens existants suivis en gestion logistique ;

• la vérification de la concordance des quantités et de la qualité de ces biens (inventaire physique) avec les données des SIL.

6.1.1.2. Objectifs.

Les opérations de vérification et de recensement permettent la fiabilisation a posteriori des données d'informations logistiques en vue de garantir l'efficacité attendue de la gestion logistique des biens et de certifier les inventaires physiques correspondants. Ces derniers, associés aux inventaires comptables, permettent la consolidation de la comptabilité patrimoniale en donnant une image fidèle, sincère et régulière des biens détenus par le ministère.

Le recensement et la vérification permettent de fiabiliser les données enregistrées dans les systèmes d'informations logistiques.

La vérification et le recensement portent également sur l'aspect qualitatif des biens en vue d'identifier d'éventuelles dégradations, péremption ou usure prématurée, afin de modifier leur valorisation dans le cadre de la comptabilité générale. Dans ce cas, les éléments d'appréciation sont transmis au responsable de la comptabilité auxiliaire qui prépare les écritures comptables.

6.1.1.3. Périmètre.

La vérification et le recensement concernent tous les biens suivis en gestion logistique et portent, non seulement sur les biens situés dans les organismes du MINDEF, mais également sur ceux mis à la disposition d'organismes extérieurs. De même, les biens en cours d'expédition doivent être recensés par l'organisme initial tant que l'organisme destinataire n'a pas accepté le bien.

6.1.2. Fréquence du recensement et de la vérification.

6.1.2.1. Dispositions générales.

Les recensements et vérifications doivent être :

• en principe, annuels pour les biens inscrits en comptabilité générale de l'État et en gestion logistique. Toutefois, il peut être dérogé à cette règle selon les particularités définies infra ;

• selon une périodicité définie par le gestionnaire de biens, responsable d'inventaire, pour les biens non-inscrits en comptabilité générale de l'État. En tout état de cause, ces biens doivent être recensés au moins une fois tous les trois ans.

Dans ce cadre, les recensements et les vérifications sont programmés dans le cadre d'un plan d'inventaires établi en fonction d'une analyse des risques et arrêté par le gestionnaire de biens délégué. L'analyse des risques porte notamment sur les critères économiques, opérationnels et logistiques relatifs à :

-  l'attractivité ;

-  la valeur unitaire ;

-  les caractéristiques dimensionnelles ;

-  les conditions de stockage et de distribution ;

-  la fréquence des mouvements ;

-  la sensibilité et l'essentialité (voir point 5.2.2.3.1.) des biens.

Par ailleurs, des recensements et vérifications spécifiques peuvent être prescrits occasionnellement.

6.1.2.2. Particularités vis-à-vis de la comptabilité générale.

6.1.2.2.1. Application du principe d'annualité des vérifications et du recensement.

La part des biens restituée dans la comptabilité générale de l'État est directement concernée par ces précisions.

Le principe posé par la comptabilité générale de l'État est que l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine doivent être contrôlées par inventaire au moins une fois tous les douze mois. Consécutivement, l'inventaire, dit intermittent, doit impérativement être réalisé à la date de clôture, soit le 31 décembre N pour l'État. Toutefois, les usages ont admis qu'il puisse être réalisé quelques jours avant ou après cette date dans la mesure où l'inventaire à la date de clôture peut être reconstitué.

6.1.2.2.2. Inventaires permanents.

Lorsque le périmètre à recenser est trop important et ne permet pas un recensement complet à la date de clôture, il peut être décidé de s'appuyer sur un inventaire permanent défini par le plan comptable général comme « une organisation des comptes de stock qui, par l'enregistrement des mouvements, permet de connaître de façon constante, en cours d'exercice, les existants chiffrés en quantité et en valeur ». Cet inventaire n'est envisageable que dans la mesure où il est fiable, c'est-à-dire qu'il permet notamment de s'assurer de l'existence et de l'appartenance des biens mais également de détecter leur qualité et le degré de rotation.

Il est admis de ne pas recenser la totalité des articles au cours d'un exercice dans la mesure où l'inventaire permanent s'appuie sur des méthodes statistiques rigoureuses et fiables qui permettent de mesurer le risque d'échantillonnage au moyen de lois de probabilité. Dans ce dernier cas, outre l'inventaire, la méthode (population, taille de l'échantillon, définition de l'erreur comptable en quantité et en valeur, degré de confiance requis) doit également faire l'objet d'un contrôle. L'autorité responsable de l'inventaire physique définit un échantillon annuel, réactualisé chaque année, permettant, d'une part, de couvrir l'ensemble des matériels sur une période de trois ans, d'autre part, d'estimer l'erreur comptable en quantité et en valeur, avec un degré de confiance requis. Cette méthode ne peut concerner pour le SSA, que les stocks gérés par un système d'information logistique raccordé à CHORUS.

6.1.3. Organisation de la vérification et du recensement.

6.1.3.1. Responsabilités.

Les gestionnaires de biens délégués sont responsables de la traçabilité des biens depuis leur entrée dans leur périmètre logistique jusqu'à leur élimination. À ce titre, ils sont chargés de l'organisation des différentes opérations de vérification et de la certification de leur bonne exécution pour les biens qui relèvent de leur délégation. Ils s'assurent également de la concordance entre les listes inventaires logistiques, issues du SIL, et l'existant physique.

Les détenteurs de biens sont responsables de la tenue des écritures relatives à l'inventaire logistique des biens dans le périmètre de responsabilités qui leur est fixé par le(s) gestionnaire(s) de biens délégué(s).

Chaque opération de recensement peut se décomposer en 2 phases principales :

• l'inventaire physique : il s'agit du comptage in situ des biens ;

• la comparaison entre l'inventaire physique et les données du SIL.

La procédure de recensement décrite ci-dessous concerne particulièrement les inventaires intermittents. Elle est complétée par un logigramme descriptif :

• étape 1 : désignation du personnel chargé de l'inventaire physique (dénombrement) par le gestionnaire de biens délégué ; 

• étape 2 : préparation et organisation des opérations d'inventaire par le détenteur de biens : zones à inventorier, marquage des biens, rangement, regroupement, séparation, etc. ;

• étape 3 : ralentissement ou arrêt des mouvements logistiques pendant la période d'inventaire, afin d'éviter les erreurs (doublons ou omissions) ;

• étape 4 : réalisation de l'inventaire physique des biens (dénombrement) : remettre au personnel désigné une liste d'inventaire, afin qu'il reporte les quantités trouvées ainsi que les observations qualitatives éventuelles. Les listes d'inventaires sont ensuite consolidées et centralisées sur la feuille de recensement (voir annexe XIV.) ; 

• étape 5 : analyse et justification des écarts constatés lors de l'inventaire par le détenteur de biens avant de faire accepter définitivement les quantités comptées par le gestionnaire de biens délégué. En cas de constat d'excédent ou de déficit, une enquête approfondie doit permettre de confirmer ou d'infirmer les résultats obtenus ;

• étape 6 : établissement du PV de recensement (voir annexe XV.) afin de consigner les éventuels excédents ou déficit. Le cas échéant, le gestionnaire de biens délégué précise également les mesures de régularisation à effectuer. En cas de perte, destruction ou détérioration de bien(s), le détenteur de biens utilise le formulaire adapté (voir annexe XIII.) selon la procédure décrite au point 5.9. Le gestionnaire de biens délégué propose ou décide de l'imputation des dommages en fonction des seuils en vigueur ;

• étape 7 : régularisation des écarts constatés dans le PV de recensement. Il s'agit en particulier des entrées ou des sorties suite à constat d'excédent ou de déficit. (enregistrement et validation des écritures de sortie et/ou d'entrée dans le SIL).

6.1.3.1.1. Figure 14 : les opérations de recensement.

 

6.2. Le contrôle interne logistique.

6.2.1. Principes de contrôle interne logistique.

6.2.1.1. Définition.

Le contrôle interne logistique (CIL) regroupe l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents qui visent à maîtriser les risques pouvant obérer la qualité de la gestion logistique des biens du ministère de la défense.

Il s'inscrit dans le cadre plus général du contrôle interne.

6.2.1.2. Objectifs.

Les dispositifs de contrôle interne logistique sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la maîtrise du fonctionnement des activités logistiques à tous les niveaux de responsabilité. Le contrôle interne logistique doit permettre de s'assurer de :

• la réalisation et de l'optimisation des opérations de gestion logistique ;

• la protection des actifs ;

• la fiabilité des informations de gestion logistique ;

• la conformité aux lois et aux règlements ;

• la qualité des prestations.

Les critères de qualité logistique portent sur :

• la connaissance précise du statut logistique des biens ;

• la bonne conservation des biens et l'absence d'éventuels détournements ou dilapidations ;

• la connaissance quantitative et qualitative du patrimoine du ministère de la défense afin d'en restituer une image régulière, fidèle et sincère.

6.2.1.3. Cadre et périmètre d'application.

Le contrôle interne logistique s'applique à tous les acteurs en charge des biens qui relèvent du ministère de la défense, qu'ils soient internes ou externes à ce dernier, qui réalisent des opérations logistiques et produisent de l'information de gestion logistique des biens.

Le champ du CIL couvre l'ensemble des procédures qui aboutissent à une mise à jour d'un SIL.

La présente instruction décrit les modalités générales du CIL. Les modalités particulières seront précisées par directives complémentaires.

6.2.2. Caractéristiques du dispositif de contrôle interne logistique.

6.2.2.1. Un dispositif fondé sur une analyse et une gestion des risques.

Le CIL consiste à s'assurer qu'à chaque étape, pour chaque acteur logistique et pour chaque opération ayant un impact logistique, les risques majeurs de non-respect des critères de qualité logistique sont maîtrisés.

Les risques sont tous les événements susceptibles d'empêcher l'atteinte des objectifs de qualité de la gestion logistique.

Une assurance raisonnable de la qualité de la gestion logistique pourra être obtenue en minimisant ces risques par un contrôle renforcé et, le cas échéant, par l'adaptation des procédures selon les constats effectués. Le contrôle interne logistique se fonde donc sur une analyse fine des processus de gestion logistique afin d'identifier les actes qui méritent une attention particulière compte tenu de leur impact sur la qualité de la gestion logistique.

6.2.2.2. Un dispositif documenté.

Le contrôle interne logistique doit s'appuyer sur un référentiel documentaire relatif à la gestion logistique des biens.

6.2.2.3. Un dispositif traçable.

Un dispositif de traçabilité de l'exécution des contrôles doit être mis en place pour certifier qui a réalisé l'opération de contrôle, comment, sur quoi et quand [sur la base notamment du document d'auditabilité permanent local (DAPL)].

6.2.3. Organisation du contrôle interne logistique.

Le contrôle interne logistique au SSA est organisé autour de trois niveaux dont l'articulation est définie comme suit.

6.2.3.1. Le contrôle interne logistique de niveau 1.

6.2.3.1.1. Définition.

Le premier niveau de contrôle interne logistique (CIL1) regroupe l'ensemble des actions réalisées au sein d'un service par les acteurs directs et l'encadrement sur les opérations impactant directement ou indirectement la gestion logistique des biens affectés au MINDEF. Ces actions sont intégrées au fonctionnement courant du service.

6.2.3.1.2. Objectif.

Le CIL1 vise à s'assurer du respect des critères de qualité du suivi logistique au sein d'une entité garante de la performance logistique et de la fiabilité des données enregistrées dans les systèmes d'informations logistiques. Il s'identifie aux processus de gestion logistique eux-mêmes.

6.2.3.1.3. Positionnement.

Le CIL1 est mis en œuvre par la chaine d'exécution des opérations de gestion logistique des biens au sein des établissements ou organismes du SSA, sous la responsabilité du gestionnaire de biens délégué, des détenteurs de biens et des utilisateurs.

Le contrôle interne de premier niveau repose sur quatre types d'actions :

• la description des processus existants ;

• une analyse des risques ;

• l'identification des leviers d'action ;

• l'élaboration d'un plan d'action qui, après l'analyse des risques et au travers de l'identification de leviers d'actions, doit permettre de prendre des mesures d'amélioration de la qualité de la gestion logistique. Ces dernières concernent notamment le réalignement de l'organisation logistique sur des processus types.

6.2.3.2. Le contrôle interne logistique de niveau 2.

6.2.3.2.1. Définition.

Le deuxième niveau de contrôle (CIL2) relève du gestionnaire de biens en qualité de responsable de la gestion logistique relative à son périmètre et de la qualité des informations logistiques ayant un impact sur la comptabilité patrimoniale.

Le périmètre du CIL2 est identique à celui du CIL1. Le CIL2 relève d'une entité distincte de celles attributaires de tâches ayant un impact sur le suivi des biens en gestion logistique et responsables du CIL1.

6.2.3.2.2. Objectif.

Le CIL2 vise à piloter et contrôler, conseiller et animer le réseau du dispositif de CIL1. Il permet en conséquence de s'assurer de la fiabilité du dispositif de CIL1.

6.2.3.2.3. Positionnement.

Le CIL2 relève du directeur central du SSA en qualité de gestionnaire de biens « cœur de métier » santé et de l'autorité de régulation du contrôle interne.

6.2.3.3. Le contrôle interne logistique de niveau 3.

6.2.3.3.1. Définition.

Le contrôle interne de niveau 3 (CIL3) arrête et coordonne le cadre et les moyens nécessaires au déploiement du contrôle interne logistique et en suit la mise en œuvre.

Il coordonne la mise en œuvre des niveaux 1 et 2 du CIL et identifie les thèmes pour lesquels les risques et/ou les enjeux sont considérés comme particulièrement importants en raison de leur impact potentiel sur le suivi des biens en gestion logistique.

6.2.3.3.2. Objectif.

Le CIL3 vise à décliner la stratégie du ministère définie par la présente instruction.

6.2.3.3.3. Positionnement.

Le CIL3 est assuré par les grands subordonnés du ministre de la défense. Pour le SSA, il s'agit de l'état-major des armées (EMA).

6.3. Outils de gestion des risques logistiques locaux.

Le CIL repose principalement sur une analyse des risques de non qualité de la gestion logistique des biens du MINDEF. Ceux-ci doivent donc être identifiés et hiérarchisés pour permettre la mise en place des contrôles adaptés permettant de les maîtriser.

Cette identification repose sur la réalisation d'un document d'auditabilité permanent local (DAPL) basé sur six outils :

• la description des processus existants ;

• la grille d'analyse des risques ;

• les organigrammes fonctionnels ;

• le plan d'action local ;

• les contrôles ;

• le référentiel documentaire.

Le DAPL alimente le DAP établi à l'échelon central.

6.3.1. Les organigrammes fonctionnels.

Un organigramme fonctionnel est un document qui permet de détailler par processus chaque procédure et de visualiser l'organisation, la répartition des tâches afin de s'assurer de leur correcte séparation, des règles de continuité du service et du respect des lois et règlements. En effet, dans une perspective de maitrise des risques, les fonctions d'autorisation, d'exécution et de contrôle de supervision doivent être toujours distinctes dans la mesure du possible.

La vocation d'un organigramme fonctionnel est de formaliser la répartition et la séparation des fonctions pour s'assurer que toutes les tâches sont réparties entre les agents, et que tous les contrôles clefs sont bien prévus dans la procédure, tant au niveau des agents que de l'encadrement.

6.3.2. La grille d'analyse des risques.

La grille d'analyse des risques est le support de pilotage permettant d'identifier et maitriser les risques susceptibles d'altérer la qualité de la gestion logistique des biens d'une organisation.

Ce document est présenté sous la forme d'un tableau actualisé annuellement qui permet d'identifier et de coter les risques d'une organisation qui devront être couverts en priorité par le dispositif de CIL. Il détaille les risques attachés à chaque processus au travers des leviers de CIL (organisation, documentation et traçabilité) et des critères de qualité logistique.

Les grilles d'analyse des risques de tous les établissements du SSA sont transmises au responsable du CIL2. Elles permettent la réalisation d'une cartographie des risques relative à la gestion logistique des biens du SSA.

6.3.3. Le plan d'action local.

Le plan d'action est un document établi annuellement qui décrit les actions à mettre en œuvre afin de :

• fiabiliser les processus analysés dans la cartographie des risques ;

• maitriser les risques logistiques les plus importants hiérarchisés dans la grille d'analyse des risques.

Il est réalisé au niveau des établissements par le correspondant local du contrôle interne logistique et prend en compte :

• les priorités du plan d'action ;

• les mesures à prendre afin de fiabiliser les processus et tâches identifiées comme prioritaires.

Le plan d'action précise les responsables chargés de mettre en œuvre les actions et fixe les échéances de réalisation.

6.3.4. Les contrôles.

6.3.4.1. Définition.

Les contrôles sont des actions effectuées par tous les niveaux hiérarchiques et fonctionnels d'une organisation afin de maîtriser (diminuer ou éliminer) un risque identifié dans un processus.

Les actions reposent sur des normes qui définissent ce qui doit être fait et sur des procédures qui permettent d'atteindre les objectifs. Elles sont formalisées et des éléments matériels doivent prouver que les contrôles ont bien été effectués.

Les contrôles non tracés sont considérés comme n'ayant jamais existés.

6.3.4.2. Caractéristiques des contrôles.

6.3.4.2.1. Les contrôles de premier niveau.

Pour le contrôle interne logistique de premier niveau, les contrôles sont :

• les contrôles intégrés à la procédure ou au SIL constituant un passage obligé inévitable lors du déroulement de la procédure ;

• les autocontrôles qui sont les contrôles réalisés par un acteur sur ses propres opérations. Ils sont liés à l'exécution de la tâche et implique chaque acteur participant au processus de l'acte de gestion logistique. Il est basé sur les documents, fiches, formulaires, etc. décrivant les opérations et dans lesquels sont mentionnés les points d'attention qui nécessitent un autocontrôle ;

• les contrôles mutuels qui sont les contrôles exercés par un acteur sur les opérations d'un autre acteur ;

• les contrôles de supervision qui sont les contrôles exercés par l'encadrement sur la base d'un plan de contrôle. Ils sont intégrés à une procédure ou réalisés a posteriori. Le contrôle de supervision inclut :

  • les opérations de contrôle sur les actes logistiques au sens strict : entrée, sortie, positions logistiques (réparation, etc.). Ces opérations peuvent être effectuées par sondage ; l'échantillonnage est à définir en fonction des risques (complexité de procédure, volume des opérations traitées, etc.) et des moyens humains ;

  • les opérations de vérification de la réalité physique des biens (recensements) ;

  • les vérifications que les autocontrôles et contrôles mutuels sont bien réalisés par les agents.

6.3.4.2.2. Les contrôles de deuxième niveau.

Le contrôle interne de deuxième niveau met en œuvre :

• les contrôles de corroborations, qui visent à fiabiliser les contrôles de supervision exercés par l'encadrement ;

• les contrôles a posteriori ;

• les contrôles de suivi des actions et du respect des échéances.

6.3.4.2.3. Pour le contrôle interne logistique de troisième niveau.

Il s'agit du suivi des procédures de CIL et des contrôles spécifiques et/ou transverses.

6.3.5. Le référentiel documentaire.

Le référentiel documentaire est constitué de l'ensemble des documents réglementaires et administratifs dans le domaine de la gestion logistique des biens. Il constitue le socle de l'organisation relative à la gestion logistique des biens et reste une manière de s'assurer de la conformité des actions entreprises avec la réglementation. C'est la raison pour laquelle il doit être établi formellement et remis à jour périodiquement.

6.3.6. Le dossier d'auditabilité permanent local.

Le DAPL est à la fois un document de présentation du CIL pour tous les établissements mais également un support de travail des correspondants locaux de CIL. En effet, il détaille les actions nécessaires pour mettre en œuvre le CIL. Le DAPL est arrêté chaque année. Il est archivé pour une durée de dix ans.

7. DÉMATÉRIALISATION DES ACTES DE GESTION LOGISTIQUE.

7.1. Principes de la dématérialisation.

La dématérialisation est la possibilité d'ordonner et de suivre des actes de gestion logistique sans recours au support papier. Certains donnent lieu à la production d'un document logistique spécifique, d'autres se matérialisent par une mise à jour du SIL.

À cet égard, les textes ministériels soulignent l'importance du suivi des actes de gestion logistique au cours de la vie du bien. Ce suivi est nécessaire pour fiabiliser les données, faciliter les opérations de contrôle et garantir une image sincère, régulière et fidèle du patrimoine de l'État. Ces informations peuvent être transmises à la chaîne comptable qui assure leur traduction en comptabilité générale dans le système d'information financière de l'état.

Pour être effective, la dématérialisation suppose la mise en place d'éléments permettant d'assurer que :

• les acteurs qui effectuent les actes de gestion dématérialisés disposent des droits pour les réaliser ;

• les procédures de dématérialisation sont conformes aux exigences réglementaires relatives à la gestion logistique des biens.

7.2. Systèmes d'informations logistiques.

7.2.1. Modalités d'utilisation des systèmes d'informations logistiques.

Conformément à l'article 6. de l'arrêté du 21 février 2012 fixant la liste des gestionnaires de biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants, le suivi logistique des biens s'opère au moyen d'un SIL. À ce titre, le gestionnaire de biens développe et met en service des SIL dédiés et les acteurs de gestion logistique des biens du SSA utilisent les SIL développés par le SSA ou à son profit.

Ainsi, il est convenu que chaque entité doit être dotée d'un SIL permettant d'enregistrer les actes de gestion logistique.

7.2.2. Caractéristiques des systèmes d'informations logistiques.

Les SIL doivent :

• répondre aux exigences de sécurité et de fiabilité des données ;

• faciliter les vérifications opérées par les autorités d'inspection, d'audit et de contrôle, en permettant :

  • la traçabilité des acteurs ayant effectué les actes de gestion logistique des biens ;

  • l'historisation des mouvements logistiques majeurs et leur édition dans un format permettant une exploitation facilitée des données ;

• contenir les informations nécessaires à l'établissement d'une image régulière, fidèle et sincère du patrimoine de l'État. Ces dernières sont transmises à la chaîne comptable qui assure leur traduction en comptabilité générale dans le système d'information financière de l'État. Ces informations sont notamment :

  • l'identification individuelle complète des biens ;

  • les statuts et sous-statuts des biens ; 

  • la notion de contrôle ou de propriété du bien par l'État ;

  • la localisation géographique des biens ;

  • les interventions techniques de maintenance préventive ou curative ou de modification ;

  • les décisions ayant notamment une incidence sur la durée de vie ;

  • les décisions entraînant le maintien en services d'un bien malgré une dégradation de son potentiel ;

  • les mises aux normes obligatoires et facultatives du bien et la prise de décision d'y satisfaire ou non ;

  • les interventions techniques de maintenance préventive ou curative ou de modification ;

  • la récupération de constituants.

Lorsque des biens changent de SIL, il convient d'assurer avec certitude leur correcte reprise. À cet égard, les acteurs logistiques doivent être en état de prouver, à l'aide de pièces justificatives, la continuité du suivi technique et de la gestion logistique du bien.

8. DÉFINITIONS.

Acceptation	:	le bien est accepté par le réceptionnaire technique lorsqu'il est conforme au bien attendu (état, conditionnement, documentation d'accompagnement, délais, quantité, etc.).
Aliénation	:	les biens et droits mobiliers du domaine privé de l'État, qui ne sont plus utilisés par un service civil ou militaire de l'État ou un établissement public de l'État peuvent être vendus par l'administration des domaines dans les conditions fixées par décret en conseil d'État. Les opérations d'aliénation ne peuvent être réalisées ni à titre gratuit, ni à un prix inférieur à la valeur vénale.
Bénéficiaire	:	entité destinatrice d'un bien dont elle devient responsable qualitativement et quantitativement. Entité au profit de laquelle une activité est réalisée.
Bien (14)	:	les biens comprennent les matières, les pièces détachés, denrées, matériels, matériels complets, corporels ou incorporels, immobilisés ou stockés, dont le département de la défense assume la gestion logistique et dont les règles de comptabilité sont fixées par des normes.
Cannibalisation	:	voir récupération.
Cession gratuite	:	les cessions gratuites sont interdites, sauf : - les cessions de biens meubles dont la valeur n'excède pas des plafonds fixés par l'autorité désignée par décret en conseil d'État à des états étrangers dans le cadre d'une action de coopération ; - les cessions de biens meubles, dont la valeur unitaire n'excède pas les plafonds cités ci-dessus, à des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901 et dont les ressources sont affectées à des œuvres d'assistance, notamment à la redistribution gratuite de biens meubles aux personnes les plus défavorisées ; - les cessions des biens informatiques dont les services de l'État ou de l'un de ses établissements publics n'ont plus l'emploi et dont la valeur unitaire n'excède pas un seuil fixé par décret aux associations de parents d'élèves, aux associations de soutien scolaire et aux associations d'étudiants ; - les cessions de biens et d'équipements destinés à l'enseignement et à la recherche scientifique, lorsqu'ils ont été relis, dans le cadre d'une convention de coopération, à un organisme assurant des missions de même nature.
Cession onéreuse	:	transfert à titre onéreux d'un bien.
CHORUS	:	dans la dynamique de la loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 modifiée, relative aux lois de finances, CHORUS constitue le cœur du système d'information financière de l'État (SIFE), déployé progressivement depuis juillet 2008. CHORUS est une application partagée par tous les acteurs financiers des services centraux et déconcentrés de l'État. CHORUS est un progiciel de gestion intégré (PGI), c'est-à-dire un logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une organisation.
Consommation	:	la consommation est une destruction du bien au premier usage.
Contrat	:	le contrat est un acte juridique par lequel une ou plusieurs personnes s'obligent, envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou ne pas faire quelque chose.
Déclassement	:	le déclassement permet à un bien identifié sous un classement de nomenclature, d'être maintenu dans le patrimoine de l'État sous un autre classement de nomenclature pour un emploi autre que celui prévu initialement (exemple : bâtiment de la marine qui devient cible).
Déficit	:	les déficits de biens sont constatés lors des opérations de recensement. C'est un manque de biens constaté et mesurable.
Démantèlement	:	Démonter en vue de détruire.
Destruction	:	la destruction peut être décidée ou accidentelle. Dans le premier cas, c'est une opération d'élimination. Dans le second cas, la destruction constatée rend impossible la récupération de constituants et entraîne systématiquement la sortie logistique et comptable du bien.
Détérioration	:	événement conduisant à rendre un bien temporairement ou définitivement impropre à l'emploi pour lequel il a été initialement prévu. La détérioration conduit, selon le cas, à sa réparation ou à sa récupération (bien qui sera réintégré en immobilisation ou en stock, ou mis en vente par les domaines).
Disponible	:	bien autorisé à l'utilisation de la défense, en état de fonctionnement mais non exploité.
Dons	:	intention libérale de transmettre un bien du vivant du donateur. On parle alors d'une « transmission entre vifs ».
Échange standard	:	opération qui consiste à procéder à l'échange nombre pour nombre d'un bien hors d'usage par son interchangeable neuf ou en bon état de fonctionnement et pouvant donner lieu à un mouvement comptable.
Élimination	:	l'élimination désigne les opérations aboutissant à la sortie définitive d'un bien du patrimoine de l'État. Ces opérations sont la destruction ou l'aliénation. après prélèvement éventuel des composants utilisables, la décision d'élimination entraîne en principe la remise des biens à l'administration des domaines pour être vendus. Toutefois, certains biens ayant fait l'objet d'une décision d'élimination, peuvent être utilisés à d'autres fins par le département de la défense. D'autres, pour des raisons tenant à la sécurité et à la salubrité ou au secret militaire sont détruits éventuellement après dénaturation.
En exploitation	:	bien autorisé à l'utilisation de la défense, en état de fonctionnement et en cours d'usage.
Enlèvement	:	voir « expédition ».
Entité	:	terme générique pour désigner une formation, un établissement, un entrepôt, un magasin, un service, une direction, un industriel, etc.
Entrepôt	:	organisme centralisateur pour les entrées et sorties de biens, chargé de leur entreposage pour distribution aux magasins.
Entreposage	:	conservation temporaire d'un bien.
Évolution technique	:	transformations techniques successives d'un bien par modifications.
Expédition	:	l'expédition consiste à ordonnancer les mouvements, préparer et conditionner les biens, organiser les transports-transits (choisir les moyens, établir les documents d'accompagnement, gérer les prestataires), envoyer les biens ou les faire enlever, assurer la traçabilité et maîtriser les coûts.
Exploitation	:	voir « en exploitation ».
Immobilisation	:	immobilisation corporelle : éléments physiques identifiables destinés à servir de façon durable sur plusieurs exercices, qui ne sont pas consommés à leur premier usage et qui sont contrôlés par l'État. immobilisation incorporelle : les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires identifiables, sans substance physique, qui sont contrôlés par l'État du fait d'éléments passés. On y trouve : les concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires. La norme s'applique aux immobilisations incorporelles de l'État, à savoir : - aux actifs incorporels représentatifs des avantages économiques futurs attribués à l'état par l'exercice du pouvoir particulier qui autorise l'occupation ou l'exploitation d'un élément identifié de son domaine public. Ces actifs doivent avoir été mis en évidence par une transaction avec un tiers ; - aux éléments incorporels représentatifs des dépenses ayant concouru à une amélioration identifiable et durable des capacités des services de l'État à assurer leurs missions. Ces immobilisations incorporelles peuvent être acquises ou générées en interne par la réalisation d'un projet. Elles comprennent les brevets et droits similaires, les logiciels et les sites Internet qui ne sont pas purement informatifs. Si un actif incorporel est enregistré sur un support physique, il convient d'apprécier le supplément de valeur apporté par le contenu : si la valeur du support vierge est négligeable comparée à celle acquise grâce au contenu, le bien constitué du support et de son contenu est comptabilisé en tant qu'immobilisation incorporelle. Si une immobilisation comporte à la fois un élément incorporel et un élément corporel, aucune immobilisation incorporelle n'est comptabilisée si l'élément corporel ne peut fonctionner sans l'élément incorporel. La totalité du bien constitue alors une immobilisation corporelle.
Imputation comptable	:	fait ou date conditionnant le déclenchement d'un enregistrement comptable de l'information comptable à la subdivision adéquate du plan de compte. Il s'agit de l'attribution à un bien d'un numéro du plan comptable de l'État.
Intégration	:	c'est le fait d'incorporer un bien dans un ensemble plus vaste pour la réalisation de ce dernier.
Intervention technique	:	ce terme englobe toutes les interventions à caractère technique sur un bien. Celles-ci peuvent éventuellement entraîner une revalorisation de ce bien, voire la création d'une nouvelle ressource si l'intervention modifie le référentiel logistique du bien.
Inventaire comptable intermittent	:	l'inventaire comptable intermittent permet de connaître les quantités et les valeurs détenues en stocks en fin de période comptable. À la clôture de l'exercice, le stock initial est annulé et la valeur du stock final est comptabilisée à l'actif du bilan, en contrepartie des comptes de variations de charges et de produits du compte de résultat, qui transcrivent la consommation réelle des stocks sur l'exercice.
Inventaire comptable permanent	:	l'inventaire comptable permanent des stocks permet grâce à l'enregistrement comptable au fil de l'eau des entrées et sorties, de suivre l'évolution comptable du stock en quantité et en valeur.
Inventaire physique	:	tout gestionnaire de biens délégué est responsable de l'inventaire physique des biens de leur périmètre de gestion. Il s'appuie pour sa réalisation, sur les détenteurs et les utilisateurs auxquels il a confié ces biens. L'inventaire physique contribue à l'image fidèle de la situation patrimoniale du ministère de la défense, en vérifiant l'existence physique des biens, ainsi que la justification de leur valorisation comptable. Des rapprochements entre l'inventaire comptable et physique, appelés vérifications, s'ils sont effectués par le détenteur ou l'utilisateur, et récolements ou recensements lorsqu'ils sont effectués par une autorité extérieure, sont exécutés suivant des modalités fixées par voie d'instructions. Celles-ci, qui peuvent prévoir la possibilité de procéder à ces opérations par sondage sur échantillons représentatifs, déterminent en outre les mesures à prendre en cas de différence.
Legs	:	le legs est une gratification consentie par testament. Contrairement à la donation, qui est une « transmission entre vifs », le legs est une transmission dite « à cause de mort ».
Limite de fonctionnement	:	limite exprimée en unité d'utilisation (kilomètre, etc.) qui impose le retrait d'utilisation et l'exécution d'opérations d'entretien afin de redonner au bien un potentiel déterminé.
Limite de vieillissement	:	limite exprimée en unité d'âge (mois, année, etc.) qui impose le retrait d'utilisation et l'exécution d'opérations d'entretien afin de redonner au bien un potentiel déterminé.
Limite de vie	:	limite qui fixe pour un bien son utilisation maximale ou sa durée de vie calendaire maximale avant élimination.
Litige	:	action liée à la non-conformité entre la nature, la quantité, l'état ou le prix d'un bien commandé et la nature, la quantité, l'état ou le prix du bien reçu, rendu ou facturé.
Location	:	mise à la disposition temporaire d'un autre organisme d'un bien contre paiement d'un prix.
Logistique	:	la logistique est l'approche globale de la gestion des flux de biens au sein du ministère, incluant notamment le transport, le stockage, les approvisionnements et les flux d'information correspondants. Elle permet la satisfaction des besoins en biens (matériels, aliments, habillement, infrastructure, etc.) au profit d'utilisateurs pour la préparation et la réalisation de leur mission.
Magasin	:	lieu où sont rangés et conservés des biens.
Magasinage	:	ensemble des opérations concernant le rangement en magasin des biens et leur conservation en nombre et en qualité.
Maintenance	:	c'est l'ensemble des opérations préventives et curatives ayant pour finalité le maintien des performances, du potentiel, et de la disponibilité des biens dans un état spécifié (performances). La maintenance comprend l'entretien et la remise en état.
Mise à disposition vers un organisme extérieur à la défense (12)	:	les biens de la défense peuvent être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au département. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'état, toute personne physique ou tout autre département ministériel. Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition. Deux grandes catégories de mises à disposition sont à distinguer : - les biens mis à la disposition, toujours dans un but d'intérêt général et pour une durée fixée à l'avance, des départements ministériels civils, des établissements publics, des collectivités territoriales, des états étrangers, des organisations internationales ou de toutes autres personnes physiques ou morales, en vertu de conventions particulières ; - les biens mis en place auprès d'entreprises industrielles pour les besoins de la réalisation des programmes qui leur sont confiés par les services de la défense. Ces biens restent contrôlés par l'organisme d'appartenance.
Mise à disposition vers un organisme du ministère de la défense	:	les biens de la défense peuvent être mis à disposition temporaire entre organismes relevant du MINDEF. Les biens demeurent suivis en gestion par les soins du service gestionnaire d'origine.
Modernisation	:	adaptation d'un bien aux moyens et technologies modernes et actuels lui permettant de rester en exploitation pendant la durée de vie prévue au moment de sa réalisation.
Modification (13)	:	opérations ayant pour effet de modifier les caractéristiques physiques ou fonctionnelles d'un bien. Toute modification entraîne un changement de référence du composant concerné, voir du bien.
Mouvement	:	un mouvement se définit comme l'opération par laquelle un bien est soit placé dans un statut, soit transféré d'un statut ou sous-statut à un autre, soit changé de gestionnaire, soit sorti du patrimoine de l'État. Les mouvements externes ont pour effet de faire entrer ou sortir du patrimoine de l'État des biens d'une même formation ou d'un organisme donné. Les mouvements internes sont des modifications, effectuées pour les besoins du service ou de la gestion, de la répartition ou du statut d'un bien sans incidence sur le patrimoine de l'État.
Nature comptable	:	classification comptable d'un bien qui correspond à la nature intrinsèque d'un article. Chaque bien se voit attribuer une des trois natures comptables existantes : stock, charge ou immobilisation.
Non disponible (14)	:	bien autre qu'en exploitation ou disponible.
Obsolescence	:	dépréciation d'une machine, d'un équipement, qui le rend périmé du seul fait de l'évolution technique (et non de l'usure résultant de son fonctionnement).
Péremption	:	bien périmé à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de la date de sa mise en service ou de son entrée en stock, de la durée de son utilisation ou de sa date de péremption.
Perte	:	un bien perdu est un bien disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire, soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès.
Prélèvement	:	le prélèvement consiste à prendre un élément d'un ensemble supérieur, ce dernier n'étant pas destiné à être éliminé. Le bien prélevé est remplacé par un autre équivalent connu en gestion et en comptabilité. De ce fait, le prélèvement n'a pas de répercussion comptable.
Prêt	:	mise à disposition temporaire d'un bien pour l'entité qui le reçoit sans contrepartie onéreuse.
Réalisation	:	suite à une expression de besoin, la réalisation consiste à obtenir un bien soit par acquisition, production, location (l'État devenant locataire) ou par un nouveau mode d'acquisition (NMA).
Recensement	:	le recensement consiste à compter, peser, mesurer les biens, puis à comparer les résultats obtenus aux écritures portées sur les inventaires logistiques puis sur les inventaires comptables. Le recensement est effectué par une équipe de recensement. Toute opération de recensement donne lieu à l'établissement d'un document (éventuellement dématérialisé) faisant ressortir, le cas échéant, les différences constatées.
Réception	:	les opérations de réception ont pour but de vérifier la conformité des biens entrant en ressources au regard de spécifications contractuelles et des facturations. Elles présentent un double aspect : qualitatif et quantitatif. Elles sont effectuées dans les conditions et délais prescrits par les documents contractuels. Dans le cadre des contrats (15) d'armement ou de recherches, la réception entraîne un transfert de propriété des biens vers l'État (voir transfert de propriété).
Récupération	:	cela consiste à prendre un élément d'un bien avant que ce dernier ne soit éliminé. Le composant récupéré entre en gestion et en comptabilité. On parle aussi de salvage.
Référence	:	référence article : combinaison de caractères attribués par une entreprise, un fabricant pour identifier sans ambiguïté un bien de sa responsabilité et répondant à des caractéristiques définies.
Remplacement	:	dans le cas d'un échange standard, le remplacement s'opère dès l'instant où le bien nouveau n'a pas la même référence que le bien échangé. Le bien échangé est sorti des ressources logistiques et il est procédé parallèlement à l'entrée en ressources logistiques du bien nouveau.
Réparation	:	intervention définitive et limitée de maintenance corrective après défaillance.
Restitution	:	il s'agit de la restitution d'un bien de la part de l'organisme bénéficiaire de la mise à disposition.
Retrait	:	un retrait concerne indifféremment un bien en exploitation, disponible ou non disponible. Le retrait est l'opération par laquelle est décidée la mise en traitement fin de vie d'un bien reconnu définitivement inutile aux organismes de la défense ou inutilisable pour des raisons qui seront décrites dans la décision. Notamment pour : - un bien périmé à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de la date de sa mise en service (immobilisation), de la durée de son utilisation ou de sa date de péremption ; - un bien sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ; - un bien en excédent, eu égard aux quantités disponibles en magasin par rapport aux besoins prévus.
Reversement	:	action qui consiste à remettre un bien en exploitation à un magasin, un établissement ou un entrepôt.
Sortie des ressources	:	la sortie des ressources consiste à sortir un bien des ressources logistiques et comptables de l'État.
Statut (16)	:	situation d'un bien au regard de sa disponibilité logistique.
Stock État	:	bien mis en place auprès d'entreprises industrielles ou d'établissements publics pour les besoins de la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de fabrications, d'interventions techniques qui leur sont confiés par la défense. Les biens concernés appartiennent à l'État et font l'objet d'une gestion décentralisée auprès des entreprises et établissements susmentionnés. Ces entités sont tenues de rendre compte de leur gestion à l'État qui peut contrôler ces biens à tout moment. Ce terme est propre au ministère de la défense.
Stocks	:	les stocks constituent des actifs de l'État, matérialisés : - sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées dans un processus de production ou de prestation de services ; - détenus pour être vendus ou distribués dans le cours normal de l'activité de l'état ; - faisant partie d'un processus de production pour être vendus ou distribués ; Les stocks ne sont en général pas détenus pour plus d'un exercice comptable. Toutefois, les stocks du ministère de la défense sont susceptibles de fréquemment présenter des délais d'écoulement très variables, pouvant aller jusqu'à plusieurs dizaines d'années (munitions, missiles non stratégiques, etc.).
Utilisateur	:	entité qui exploite un bien pour lequel il doit appliquer les consignes d'utilisation, éventuellement dans un cadre réglementaire.
Transfert de propriété	:	le droit de propriété est le droit de jouir et de disposer des choses de la manière la plus absolue. Ce droit s'applique aux biens de toute nature, aux meubles comme aux immeubles. Lors d'un contrat, celui-ci est conclu lorsque l'offre de transfert de propriété émanant d'une partie rencontre l'acceptation d'une autre partie. Le transfert de propriété est normalement effectif dès l'échange de consentements. Cette disposition peut donc poser des difficultés en raison du transfert de risques qu'il comprend, le nouveau propriétaire devant immédiatement les assumer (bris, destruction, vol, accident, etc.). Pour éviter ces inconvénients, il est possible d'insérer une clause de réserve dans le contrat. La clause de réserve a pour objet de retarder le transfert de propriété (et donc les risques) jusqu'à la livraison ou le paiement complet du prix des biens livrés.
Vente	:	la vente est, de manière générale, un transfert de propriété à titre onéreux.

9. TEXTES ABROGÉS.

Les textes énumérés ci-après sont abrogés :

• instruction n° 2395/DEF/DCSSA/3ER/MAT du 29 novembre 1982 modifiée, relative à la comptabilité informatisée des matières et objets de consommation courante, à l'exclusion des denrées alimentaires ;

• instruction n° 895/DEF/DCSSA/3ER/MAT du 4 mai 1983 modifiée, relative à la comptabilité manuelle des matières et objets de consommation courante à l'exclusion des médicaments et des denrées alimentaires, dans les établissements du service de santé des armées ;

• instruction n° 950/DEF/DCSSA/OL du 2 mai 1988 relative au maintien en condition, au suivi et à la surveillance des matériels et approvisionnements sanitaires de mobilisation ;

• instruction n° 921/DEF/DCSSA/OL du 6 mai 1988 modifiée, relative à la gestion, à la comptabilité et à la surveillance administrative des matériels ressortissant au service de santé, en dotation dans les régiments, écoles, unités et centres de sélection de l'armée de terre ;

• instruction n° 1003/DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 24 mai 1988 relative au rangement et au suivi de consommation des médicaments et articles consommables ressortissant au service de santé, en service dans les infirmeries de régiments et d'unités des trois armées ;

• instruction n° 1250/DEF/DCSSA/OL/ER du 18 avril 1996 relative à la comptabilité des articles ressortissant à la gestion pharmaceutique au sein des établissements hospitaliers des armées ;

• instruction  n° 700/DEF/DCSSA/OL/ER du 9 mars 1998 modifiée, relative à la comptabilité des matériels et des approvisionnements sanitaires dans les établissements, formations et organismes du service de santé des armées ;

• circulaire n° 1393/DEF/DCSSA/OL/ER/1 du 26 février 2003 relative au seuil des matériels consommables par assimilation ;

• directive n° 908/DEF/DCSSA/AA/NGA/GLB du 12 mars 2013 ⁽²⁾ relative aux nouvelles procédures de gestion logistique des biens.