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DIRECTION DES PERSONNELS CIVILS :

INSTRUCTION N° 1354/DEF/SGA/DPC/PCE/O N° 381894/DEF/DGA/DPAG/SPC fixant les règles relatives aux opérations de notation des agents sur contrat du ministère de la défense.

Du 30 mai 1986
NOR

Précédent modificatif :  1er modificatif du 5 juillet 1989 (BOC, p. 3424) NOR DEFP8959030J.

Texte(s) abrogé(s) :

Instruction n° 70-09/DN/DPC/10 du 12 février 1970 (BOC/SC, p. 190) et son modificatif du 14 juin 1983 (BOC, p. 2842).

Instruction n° 30140/DMA/DPAG/SPC du 7 janvier 1974 (n.i. BO).

Instruction n° 384611/DMA/DPAG/SPC/2 du 4 juillet 1975 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  253.1.1.3.

Référence de publication : BOC, p. 4529.

A la suite des modifications intervenues pour la notation des fonctionnaires, applicables dès 1986, il est apparu nécessaire d'uniformiser les deux systèmes de notation en prévoyant pour les agents sur contrat des règles identiques à celles des fonctionnaires.

La présente instruction est applicable à compter de la notation 1986.

Les agents sur contrat désignés au paragraphe I, y compris ceux en service auprès des forces françaises en Allemagne, seront notés annuellement, selon les directives données ci-après.

1. Champ d'application.

Entrent dans le champ d'application de la présente instruction :

  • les agents sur contrat régis par le décret no 49-1378 modifié du 3 octobre 1949 (1) ;

  • les agents sur contrat recrutés au titre de l'article 6, premier alinéa de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC, p. 208) exerçant des fonctions correspondant à un besoin permanent qui impliquent un service à temps incomplet ;

  • les programmeurs sur contrat régis par le décret 62-1085 du 14 septembre 1962 (1).

  • les agents dont la rémunération est rattachée au régime des conventions collectives de la métallurgie de la région parisienne mis en place par la décision interministérielle du 12 novembre 1968 (n.i. BO) ;

  • les agents rémunérés sur la base des salaires normaux et courants mis en place par l'instruction interministérielle du 6 mars 1967 (n.i. BO).

2. Dispositions générales.

Les directives générales données par l'instruction no 3800/DEF/SGA/DPC/PCE/O no 384153/DEF/DGA/DPAG/SPG du 30 octobre 1985 (A) relative à la notation des fonctionnaires des services extérieurs de la défense sont intégralement applicables à la notation des agents sur contrat, en l'absence de dispositions expressément prévues dans la présente instruction.

2.1. Définition du notateur.

Le notateur juridique est déterminé selon les indications du tableau joint en annexe I pour les agents sur contrat relevant des états-majors et services communs, du tableau joint en annexe II pour les agents sur contrat relevant de la délégation générale pour l'armement.

2.2. Détermination de la note chiffrée provisoire.

Tout système de notation reposant sur une moyenne chiffrée préétablie et obligatoire est abrogé.

Chaque chef de service investi du pouvoir de notation dans les conditions prévues au II.1 ci-dessus apportera à chaque agent noté une note provisoire allant de 0 à 20. Toute note inférieure à 12 ou supérieure à 18,50 devra faire l'objet d'un rapport justificatif particulier exposant les raisons qui conduisent à la note proposée. Un tel rapport devra également être fourni en cas de progression ou de diminution supérieures à 2 points par rapport à la note de l'année précédente.

En ce qui concerne la première notation dans la catégorie d'appartenance, les agents sur contrat notés pour la première fois dans leur catégorie doivent l'être par comparaison avec les agents déjà notés à ce niveau, en se fondant uniquement sur des raisons professionnelles.

2.3. Communication de la note chiffrée provisoire et de l'appréciation générale.

La communication de la notation est opérée au cours d'un entretien d'appréciation et d'orientation. Cet entretien est obligatoire.

Les agents sur contrat catégorie spéciale, hors catégorie, catégorie A, ingénieurs SNC-CC (salaires normaux et courants, conventions collectives), 1re, 2e et 3e catégorie C, 1re et 2e catégorie B, sont reçus par le directeur d'établissement ou l'un de ses adjoints directs.

Les techniciens SNC-CC et les agents sur contrat 4e catégorie C et 3e catégorie B sont reçus au moins par un fonctionnaire de catégorie A ou assimilé, ou un officier supérieur.

Les agents sur contrat 5e et 6e catégorie C et 5e catégorie B sont reçus au moins par un fonctionnaire de catégorie A ou assimilé, ou un officier.

Au cours de l'entretien, l'agent reçoit communication de la note chiffrée provisoire et de l'ensemble des éléments de la fiche de notation.

La fiche de notation lui est remise et il dispose de quarante-huit heures pour porter ses observations dans l'emplacement réservé à cet effet.

L'attention est tout particulièrement appelée sur le contenu à donner à l'entretien d'appréciation et d'orientation.

Un véritable dialogue doit s'instaurer à cette occasion entre l'agent et son supérieur hiérarchique.

Ce dernier doit notamment commenter les appréciations portées sur le travail de l'agent, et inviter celui-ci à faire part de ses préoccupations ou des problèmes qu'il rencontre dans l'exercice de ses fonctions et à exposer la manière dont il envisage son avenir professionnel.

Pour ce faire, et partant de l'analyse des résultats et de l'activité de l'agent noté durant l'année écoulée (adaptation à la fonction ; aptitudes professionnelles, connaissances et compétences, méthode de travail…), il sera fait une synthèse des domaines de réussite à maintenir et à développer, des difficultés rencontrées et insuffisances observées.

Seront nécessairement évoqués les moyens de parvenir à une meilleure adaptation à l'emploi, à la préparation éventuelle à un emploi correspondant mieux à ses goûts et capacités, à un emploi hiérarchiquement supérieur.

L'agent est invité à exprimer ses souhaits concernant les points sur lesquels il pense devoir obtenir une aide ou une formation spécifique.

2.4. Détermination de la note chiffrée définitive : la péréquation.

2.4.1. Principes.

Une péréquation automatique des notes chiffrées provisoires est opérée par application d'une constante de péréquation résultant de la comparaison entre les deux éléments suivants :

  • moyenne observée par le notateur ;

  • moyenne des moyennes observées par l'ensemble des notateurs.

La péréquation automatique n'est pas appliquée pour les personnels notés seuls.

Dans ce cas, la note chiffrée définitive est arrêtée après examen et confrontation des dossiers par l'administration centrale (DPC/PCE ou DPAG/SPC selon le cas).

2.4.2. Modalités de mise en œuvre.

2.4.2.1.

S'agissant des agents sur contrat relevant des états-majors et services communs, la péréquation est opérée par l'administration centrale (sous-direction des personnels civils extérieurs). Elle s'effectue séparément pour chacune des catégories d'agents sur contrat du décret 49-1378 du 03 octobre 1949 .

2.4.2.2.

S'agissant des agents sur contrat relevant de la délégation générale pour l'armement, la péréquation s'effectue séparément pour chacune des catégories d'agents sur contrat figurant au tableau de l'annexe II.

La péréquation est calculée et appliquée :

  • au niveau des commissions paritaires centrales ou directoriales d'avancement et de discipline compétentes en dernier ressort pour les agents sur contrat du décret 49-1378 du 03 octobre 1949 modifié, telles qu'elles sont prévues à l'arrêté du 16 mars 1978 (BOC, p. 1501).

  • au niveau des directions centrales pour les autres agents sur contrat (notamment pour les personnels SNC-CC).

A chacun de ces niveaux de péréquation, lorsqu'un notateur a noté de 2 à 14 agents d'une même catégorie, les notes chiffrées provisoires des intéressés sont corrigées par application de la constante de péréquation lorsque la différence constatée entre la moyenne observée par le notateur et la moyenne générale de la catégorie relevant du niveau de péréquation concerné, est inférieure ou égale à l'écart type des moyennes de l'ensemble des notateurs, déterminé statistiquement par le service qui procède aux opérations de péréquation.

Dans le cas contraire, il appartient à la direction des personnels et des affaires générales de l'armement d'arrêter la note définitive des intéressés de la même façon que pour les agents notés seuls.

3. Application.

3.1. Période de référence. Personnels concernés.

La période annuelle de référence pour la notation s'étend du 1er janvier de l'année de la notation au 31 décembre.

Sont notés les agents sur contrat ayant été en situation d'activité pendant quatre mois au moins au cours de la période de référence.

Il n'est pas attribué de note chiffrée aux agents sur contrat recrutés au titre de l'article 4 de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC, p. 208) (contrats d'une durée maximale de trois ans, renouvelables une fois pour une même période) qui ne relèvent pas des dispositions qui précèdent. Cependant, une appréciation générale sera portée annuellement à l'égard de ces agents pour la période de référence indiquée ci-dessus et la grille d'appréciation professionnelle sera renseignée selon les mêmes critères que pour les autres agents sur contrat. Les modalités de communication des éléments de la notation prévues au paragraphe II.3 ci-dessus, entretien et remise de la fiche de notation, leur sont applicables, le niveau de l'entretien étant déterminé en fonction du niveau d'emploi (niveau I, II ou III) (2).

3.2. Situations administratives particulières.

Les agents sur contrat placés dans une situation administrative particulière reçoivent application des règles spécialement adaptées à cette situation dans les conditions prévues pour les fonctionnaires par l'instruction du 30 octobre 1985.

Les agents sur contrat dispensés de travail à temps complet pour exercer un mandat syndical sont notés par l'autorité auprès de laquelle est placée la commission paritaire compétente en ce qui concerne les agents relevant du décret 49-1378 du 03 octobre 1949 (3).

La note chiffrée qui leur est attribuée ne peut être inférieure à la moyenne de notation observée dans la catégorie d'agents sur contrat d'appartenance.

3.3. Fiche de notation.

3.3.1.

La notation provisoire est portée sur les fiches de notation dont le modèle figure en annexe III. Les fiches de notation doivent être établies en deux exemplaires, au titre de chaque année civile, et avant le 31 décembre de l'année de notation considérée.

La fiche de notation des ingénieurs relevant de la délégation générale pour l'armement est complétée par un feuillet intercalaire du modèle joint en annexe V. Ce feuillet intercalaire, qui doit également être signé par l'agent noté, fait partie intégrante de la fiche de notation et ne saurait donc en être disjoint pour l'application des dispositions de la présente instruction.

L'un des deux exemplaires de la fiche de notation doit être adressé à l'autorité auprès de laquelle siège la commission paritaire compétente pour la direction des personnels civils ou à l'autorité habilitée à effectuer la péréquation pour la délégation générale pour l'armement dans les conditions prévues au paragraphe II-4.2.2 ci-dessus.

3.3.2. Critères de la grille d'appréciation professionnelle.

Il est rappelé qu'à l'occasion de l'élaboration de la grille d'appréciation professionnelle, l'agent noté ne peut être pénalisé en raison de ses absences pour maladie, maternité, exercice de fonctions syndicales ou convenances personnelles ainsi que celles résultant de l'exercice du travail à temps partiel.

Afin d'assurer une homogénéité dans l'appréciation portée par les différents notateurs sur les agents notés, les critères de la grille d'appréciation à prendre en considération et l'interprétation qu'il y a lieu, le cas échéant, de leur donner sont les suivants :

3.3.2.1. Activité — dynamisme.
3.3.2.2. Efficacité.

Cette rubrique doit permettre de déterminer si l'agent noté utilise pleinement sa valeur au service de l'administration et à l'accomplissement des tâches professionnelles dans les délais qui lui sont impartis. Elle doit établir le rapport entre la qualité du service rendu et le volume de travail effectué : rapidité de conception ou d'exécution des tâches, sûreté du travail accompli, précision, rigueur, qualité de méthode. De même, le souci de l'efficacité administrative ou technique constitue une donnée à prendre en considération pour apprécier cette rubrique.

3.3.2.3. Conscience professionnelle.

C'est la connaissance exacte que l'agent a de ses obligations professionnelles, de son dévouement au service public et à l'exécution des tâches qui lui ont été confiées ; sa disponibilité, son implication professionnelle, le soin qu'il apporte à l'observation des règles générales relatives au fonctionnement du service où il travaille, tout particulièrement dans le domaine de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail.

3.3.2.4. Esprit d'initiative.

Autonomie par rapport aux objectifs de la fonction. Le notateur doit apprécier la capacité de l'agent placé dans des situations difficiles à prendre ou à concevoir des initiatives propres plutôt que d'attendre les directives de ses supérieurs.

3.3.2.5. Goût des responsabilités.

Le notateur doit apprécier dans cette rubrique la capacité et la volonté d'un agent d'assurer pleinement la responsabilité de ses actions. Il convient donc de mesurer comment à partir de directives précises, il accomplit et assume le suivi des tâches qui lui sont confiées sans en référer à ses supérieurs.

3.3.2.6. Sens de l'organisation.

C'est le sens requis pour aborder et régler les problèmes avec méthode et réalisme, la faculté de se dégager de la routine et de perfectionner ses méthodes de travail. La possibilité d'organiser et de diriger une équipe de travail quelle que soit l'ampleur de la tâche.

3.3.2.7. Connaissances professionnelles.

Le notateur doit apprécier le « savoir », les connaissances qui ont une influence directe sur la qualité et le rendement du travail dans l'emploi exercé ; donc essentiellement les connaissances techniques exigées pour l'exercice correct des fonctions, acquises soit du fait de son expérience passée, soit du fait de sa curiosité propre, voire de son ingéniosité.

Toutefois, et notamment dans les emplois supérieurs où la culture générale peut valoriser les connaissances techniques, la possession de connaissances débordant le cadre strict de la technique spécialisée doit compter pour l'évaluation de l'agent noté au regard de ce critère.

3.3.2.8. Jugement.

Le notateur doit apprécier par cette rubrique comment l'agent forge son jugement à partir des éléments qui lui sont fournis. C'est ainsi que la pondération de la pensée, le bon sens constituent des éléments du jugement.

3.3.2.9. Esprit d'équipe.

Le notateur doit apprécier comment l'agent évolue dans une équipe technique ou administrative :

  • s'il a pleine conscience de la solidarité qui doit exister au sein d'une unité de travail ;

  • s'il sait collaborer avec ses collègues et transmettre son savoir technique ou administratif à ses collaborateurs.

3.3.2.10. Qualités d'expression.

Le notateur doit juger si l'agent exprime clairement par écrit les données d'une affaire et les solutions envisageables. De même il doit apprécier et mesurer la capacité de l'agent à transmettre oralement à des supérieurs, à ses collègues, à ses collaborateurs, à un auditoire, les données des affaires qu'il est amené à traiter.

3.3.2.11. Aptitude à former et à encadrer.

C'est la capacité de l'agent à diriger une équipe. Cette capacité nécessite des qualités d'autorité, de psychologie et de pédagogie lui permettant de concilier à la fois les impératifs sociaux et professionnels et de transmettre de manière explicite à ses collaborateurs les connaissances techniques et administratives nécessaires pour remplir les tâches qui lui sont confiées.

4. Modalités d'exploitation des travaux de notation.

Les notes des agents sur contrat sont récapitulées par catégories pour la délégation générale pour l'armement et la direction des personnels civils sur un bordereau récapitulatif de notation dont le modèle est joint en annexe IV à la présente instruction.

Les autorités investies du pouvoir de notation adressent un exemplaire du bordereau récapitulatif de notation aux autorités chargées d'effectuer le calcul de la péréquation, désignées au paragraphe II.4.2 ci-dessus.

Après calcul de la constante de péréquation, la note définitive est attribuée.

Ceci donne lieu à :

  • l'édition d'un bordereau récapitulatif des notes chiffrées provisoires et définitives retourné à chaque notateur ;

  • l'édition de notifications individuelles des notes chiffrées provisoires et définitives.

Ces opérations doivent se dérouler en temps voulu pour que les agents sur contrat puissent disposer du plein délai réglementaire auquel ils ont droit pour introduire devant la commission paritaire compétente une éventuelle requête en révision de notation.

5. Procédure de requête en révision de note.

Les commissions paritaires peuvent à la requête de l'intéressé demander au chef de service la révision de la notation.

Seule la note chiffrée définitive après péréquation et non la note chiffrée provisoire peut faire l'objet d'une telle demande. En effet, la note chiffrée définitive est seule susceptible de faire grief et est attaquable devant les juridictions.

Le délai de recours fixé à deux mois est ouvert à compter de la date de notification de cette note.

Par ailleurs, l'appréciation générale, faisant partie intégrante de la notation et étant intégralement communiquée à l'agent concerné, peut donner lieu à révision, dans la mesure où elle est susceptible de lui porter indûment préjudice.

La notification de l'appréciation générale, telle qu'elle est prévue au paragraphe II.3 de la présente instruction, s'effectue lors de l'entretien au cours duquel est également communiquée la note chiffrée provisoire.

Dès lors, le délai de requête en révision d'appréciation générale est ouvert à compter de la date de l'entretien d'appréciation et d'orientation.

Cependant, lorsqu'un même agent aura formulé dans les délais de recours normaux une demande de révision de l'appréciation générale, puis une requête en révision de sa note chiffrée définitive, les deux demandes seront soumises à l'avis de la commission compétente lors d'une même séance.

Il convient donc de surseoir à l'examen de la demande de révision de l'appréciation générale jusqu'à la première réunion de la commission qui aura lieu au moins deux mois après la notification de la note chiffrée définitive, et d'en aviser l'agent concerné.

En ce qui concerne les suites réservées aux demandes en révision de notation, la commission paritaire compétente peut demander ou non au chef de service de procéder à la révision de la notation.

Dans le premier cas, le président de la commission paritaire transmet au notateur juridique le vœu de cette instance consultative, et informe l'agent intéressé de la suite réservée à sa demande.

Dans le second cas, il n'y a pas lieu de saisir le notateur, mais seulement d'informer l'agent concerné.

En cas de vote partagé émis par la commission paritaire, la demande de révision est transmise au notateur en lui indiquant, au vu de ce vote, de juger seul de l'opportunité d'une révision.

En tout état de cause, l'agent concerné doit être informé de la suite qui aura en dernier lieu été réservée à sa requête.

La présente instruction annule et remplace les instruction no 70-09/DN/DPC/10 du 12 février 1970, instruction no 30140/DMA/DPAG/SPC du 7 janvier 1974 et instruction no 384611/DMA/DPAG/SPC/2 du 4 juillet 1975.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le directeur des personnels et des affaires générales de l'armement,

Raoul ROGER.

Le directeur des personnels civils,

Guy GARONNE.

Annexes

ANNEXE I. Définition du notateur juridique pour les agents sur contrat relevant des états-majors et services communs.

Notateur juridique.

Catégories.

Directeurs régionaux de service.

Catégorie spéciale.

Hors catégorie.

1re catégorie A (1er et 2e groupe).

1re catégorie B.

2e catégorie B.

1re catégorie C.

2e catégorie C.

3e catégorie C.

Chefs de service ou directeurs d'établissement.

Tous les autres agents sur contrat.

 

Dans le cas d'agents notés seuls dans leur catégorie et au niveau de leur établissement ou service, le notateur juridique est le directeur régional de service.

ANNEXE II. Définition du notateur juridique pour les agents sur contrat relevant de la délégation générale pour l'armement.

Notateur juridique.

Catégories.

Observations.

Directeur central (1).

Catégorie spéciale du décret no 49-1378.

 

Directeur central (1) ou par délégation : directeur d'établissement.

Décret no 49-1378 :

— hors catégorie (y compris éch. fonct.) ;

— 1re catégorie A (1er et 2e groupe) ;

— 1re catégorie C ;

— 2e catégorie C ;

— 1re, 2e, 3e et 5e catégorie B ;

— 3e, 4e, 5e et 6e catégorie C.

Le directeur central peut déléguer son pouvoir de notation.

Cette possibilité devra tenir compte, en fonction des effectifs concernés, de la nécessité de conserver à la notation toute la cohérence souhaitable.

Il est donc contre-indiqué de déléguer le pouvoir de notation en dessous d'un seuil de 15 notés toutes catégories confondues.

Le délégataire ne pourra pas subdéléguer son pouvoir de notation.

 

Autres catégories :

— programmeurs sur contrat ;

— agents SNC-CC ;

— art. 4 et 6 (1er alinéa) de la loi no 84-16 (2) ;

— contrats spécifiques (contrats de différence, contrats rémunérés sur la base de l'indice majoré 196).

 

(1) Le directeur des personnels et affaires générales est notateur juridique des agents sur contrat en fonction :

— au cabinet du délégué général pour l'armement ;

— dans les organismes rattachés directement au délégué (inspection générale pour l'armement, mission atome, publications armement, etc.) ;

— hors DGA.

(2) Il est rappelé qu'il n'est pas attribué de note chiffrée à l'égard des agents relevant de l'article 4 de la loi no 84-16 ou de contrats spécifiques.

 

ANNEXE III.

ANNEXE IV.

ANNEXE V.