Objet de l'instruction.

Les approvisionnements dont le commissariat de l'armée de terre a la charge sont destinés à honorer les dotations guerre et paix ⁽¹⁾. Le maintien des approvisionnements aux niveaux requis implique la maîtrise des flux d'entrée, de sortie et des stocks. Cette maîtrise ne peut être obtenue que par une gestion rigoureuse exigeant aux différents échelons une action permanente de contrôle.

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles est exercé le contrôle de gestion des approvisionnements.

Des instructions techniques particulières décrivent les procédures à mettre en œuvre pour assurer le contrôle de gestion et la contexture des comptes rendus d'évaluation comportant décision de l'autorité de contrôle en cas de manquements constatés.

1. Définitions, champ et organisation de la gestion des approvisionnements et de son contrôle.

1.1. Définitions.

La gestion des approvisionnements est l'ensemble des actions se rapportant à la constitution, à la connaissance, à l'entretien, à la distribution des stocks nécessaires destinés à satisfaire dans les conditions les plus économiques, en temps et lieu opportuns, les besoins des forces.

Le contrôle de gestion est l'ensemble des actions permettant de mieux maîtriser la gestion des approvisionnements, de planifier efficacement les réalisations en fonction des besoins constatés, d'assurer la sécurité et le flux régulier des ravitaillements, de suivre l'exécution des ordres émis.

Le contrôle de gestion est exercé essentiellement à partir de l'exploitation des données fournies par les systèmes informatiques et des vérifications sur pièces et sur place.

1.2. Champ.

1.2.1. Procédures.

Des instructions fixent les procédures de réalisation, de réception, de prise en compte et de distribution à mettre en œuvre pour concilier au mieux les impératifs de niveaux de stocks et de taux de satisfaction optimaux ⁽²⁾.

Le contrôle permanent de la stricte application de ces procédures est le premier volet du contrôle de gestion. Il est assuré :

• par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre à l'égard du service central d'études et de réalisations et des établissements ministériels ;

• par les directions régionales du commissariat à l'égard du commissariat technique régional, des établissements et des commissariats locaux.

1.2.2. Données informatiques.

L'essentiel des données indispensables au suivi des niveaux de stocks, des flux d'entrée et de sortie est fourni par le système informatique. Ces données sont issues des traitements périodiques et des interrogations des fichiers gérés par les centres de traitement de l'information.

Des bases de données autorisant un accès direct aux fichiers permettront d'améliorer les moyens de l'instantanéité du contrôle de gestion. Mais quelle que soit la performance des moyens, l'efficacité de ce contrôle est essentiellement fonction de la fiabilité des informations et de la célérité apportée à leur mise à jour.

Le second volet du contrôle de gestion réside ainsi au stade de l'exécution d'abord, à celui de la surveillance administrative ensuite, dans le contrôle des modalités de saisie de l'information. Le directeur du service central d'études et de réalisations pour son propre service et les directeurs régionaux du commissariat pour les organismes placés sous leur autorité édictent toutes directives à cet effet. Ils s'assurent par des visites sur place de leur bonne exécution.

1.2.3. Exploitation des données.

L'exploitation des données informatiques selon une périodicité déterminée en fonction des procédures de distribution est le troisième volet du contrôle de gestion. La périodicité choisie doit permettre de dégager dans un sens prospectif les éléments nécessaires à l'évaluation du taux de satisfaction.

A cet effet, les distributions prévues ou estimées, les entrées, les attendus et les existants sont rapprochés. Lorsque le rapprochement fait apparaître soit une rupture dans le ravitaillement soit une insuffisance potentielle, les mesures propres à y remédier sont à mettre en œuvre aussitôt (cf. 24, infra).

1.3. Organisation.

1.3.1. Cellules de contrôle de gestion.

Les trois volets principaux du contrôle de gestion sont étroitement interdépendants. Leur mise en œuvre est du ressort des autorités responsables de la gestion ⁽³⁾ qui disposent à cet effet de cellules de contrôle de gestion.

A la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, une cellule est mise en place au sein de chacun des bureaux : habillement — vivres — matériels de la sous-direction approvisionnements.

A l'échelon régional, les directeurs régionaux du commissariat mettent sur pied, à leur initiative, soit une cellule commune aux trois sections du bureau approvisionnements soit une cellule dans chaque section si la nécessité s'impose.

1.3.2. Activités centrales et régionales.

Le contrôle de gestion exercé par l'administration centrale vise à s'assurer que les mécanismes centraux d'approvisionnement répondent de façon satisfaisante aux besoins globaux des régions militaires, des départements et territoires d'outre-mer et des territoires extérieurs.

Le contrôle de gestion de l'échelon régional a pour but de veiller à ce que les ressources dont il dispose soient disponibles en temps et lieu voulus afin de satisfaire au mieux les demandes des formations et des organismes.

La coexistence au sein du commissariat technique régional d'activités techniques centrales et régionales est exclusive de toute hiérarchie de ces activités. Les directeurs régionaux du commissariat veillent à ce que l'organisation et le fonctionnement internes du commissariat technique régional permettent leur exercice simultané sans empiétement des unes sur les autres. Ils sont rendus, à cet effet, destinataires en copie des documents et des directives techniques que le service central d'études et de réalisations adresse au commissariat technique régional pour l'exécution des marchés centralisés.

Le contrôle technique de l'exécution de ces marchés est exercé par le directeur du service central d'études et de réalisations en étroite liaison avec les directeurs régionaux du commissariat.

2. Dispositions communes aux procédures de réalisation, de réception, de prise en charge et de distribution.

2.1. Réalisations.

D'une manière générale, les réalisations découlent de programmes annuels établis par les autorités responsables de la gestion ⁽⁴⁾. Ces programmes sont exécutés selon des échéanciers.

Préalablement au lancement de chaque réalisation, la sous-direction approvisionnements pour l'administration centrale et le bureau approvisionnements pour la direction régionale du commissariat confirment aux organismes réalisateurs ⁽⁵⁾ les quantités inscrites au programme et approuvent les cahiers des clauses particulières préparés par les organismes chargés des marchés.

Le contrôle de gestion des réalisations vise à s'assurer que :

• l'échéancier des placements est respecté ;

• les cahiers des clauses particulières adoptent les modalités de placement et de livraison permettant pour le produit concerné le maintien de l'équilibre des flux d'entrée et de sortie.

En cas de précarité de cet équilibre, les dispositions des cahiers des clauses particulières peuvent être modifiées si besoin par les autorités responsables de la gestion auxquelles ils sont soumis afin de tendre à une plus grande souplesse et à une efficacité accrue des entrées en approvisionnements tout en recherchant le meilleur rapport qualité-prix. Les modifications sont adoptées de concert entre les sous-directions ou les bureaux concernés de l'administration centrale ou de la direction régionale.

2.2. Réceptions.

2.2.1. Cahiers des clauses particulières.

Responsable des réceptions afférentes aux marchés centralisés et régionaux, le directeur du commissariat technique régional doit avoir le souci constant d'en conduire les opérations dans les meilleurs délais. Préalablement à la rédaction des cahiers des clauses particulières, il prend à cet effet, pour les réalisations régionales, contact avec le bureau « approvisionnements » de sa direction. Le service central d'études et de réalisations s'informe aux mêmes fins auprès de la sous-direction « approvisionnements » de l'administration centrale préalablement aux lancements des marchés centralisés.

2.2.2. Opérations de réception.

Responsable du bon fonctionnement du chantier spécialisé « réceptions », le chef d'établissement organise les activités concernant les marchés centraux et régionaux de ce chantier de telle sorte que celles-ci soient conduites sans entraves réciproques. Il en assure le contrôle afin que la gestion ne puisse en aucun cas être pénalisée par un retard d'entrée en approvisionnement dû à :

• la lenteur d'un contrôle quantitatif de la livraison ;

• un litige quantitatif ;

• un délai anormal de transmission des résultats du contrôle qualitatif ;

• un litige qualitatif donnant lieu à réfaction ou à refus d'une partie des produits livrés.

Le contrôle de gestion tant au niveau central que régional doit tendre à ce que les établissements et les commissariats techniques régionaux appliquent strictement en la matière les règles édictées.

2.3. Prise en charge.

2.3.1. Définitive.

La prise en charge définitive des produits doit intervenir dans les délais fixés par l'instruction administrative relative aux marchés de fournitures courantes et industrielles du commissariat de l'armée de terre.

2.3.2. Provisoire.

Dans le but de mieux appréhender les flux d'entrée en approvisionnement, les produits livrés et en attente de décision de réception sont pris en charge provisoire en position administrative 95.1. La prise en charge provisoire est effectuée aussitôt après le contrôle quantitatif et au plus tard dans les vingt-quatre heures qui le suivent. Seuls ne sont pas saisis les produits affectés par des avaries de transport et dont le remplacement est à envisager.

A cet effet et à titre provisoire, les établissements sont dotés d'une procédure informatique leur permettant de constituer localement un fichier des matériels en attente de décision de réception.

Les opérations de saisie afférentes à la prise en charge provisoire doivent être effectuées dans les mêmes délais que ceux indiqués au paragraphe 231.

La connaissance des produits en attente de décision de réception permet de surveiller la diligence apportée aux opérations de réception qualitative et d'intervenir en cas d'urgence auprès du commissariat technique régional en vue de mettre aussitôt en distribution les quantités reconnues qualitativement conformes, sans attendre la décision écrite.

Chaque semaine, le chef d'établissement contrôle la liste des produits en attente de décision de réception figurant dans le fichier. Il rapproche cette liste de l'échéancier prévisionnel des réceptions que lui a notifié le commissariat technique régional à l'issue du placement du marché ou lors de la commande. Lorsque le délai prévisionnel est dépassé, il saisit par télex le commissariat technique régional. Celui-ci lui notifie en retour par le même moyen les situations réglées, celles qui le seront dans la semaine qui suit et celles qui ne peuvent être apurées à court terme. Le chef d'établissement rend compte, pour ces dernières, à l'autorité responsable de la gestion ⁽⁶⁾. Pour les autres, il fait procéder sans délai au changement de position administrative, les informations complémentaires étant saisies au reçu de la décision de réception.

2.3.3. Mouvements inter-établissements.

Les produits expédiés d'un établissement sur un autre doivent, comme ceux provenant des livraisons des fournisseurs, être pris en compte dans les vingt-quatre heures qui suivent leur réception physique.

Si l'avis de prise en charge n'est pas parvenu à l'établissement destinataire ou s'il apparaît un litige quantitatif, il est néanmoins procédé à la prise en charge des quantités dénombrées. La régularisation est effectuée aussitôt après réception des documents ou du règlement du litige.

Le contrôle de l'exécution de ces règles est effectué au sein de la cellule de contrôle de gestion par le rapprochement des ordres de mouvement et des données informatiques.

2.3.4. Liaison commissariat technique régional, établissement.

Le chef d'établissement peut donner délégation au chef du chantier spécialisé « réception » pour correspondre directement en son nom avec le commissariat technique régional. La délégation maintient intacte sa responsabilité à l'égard du contrôle de gestion.

L'animation et la surveillance de ce chantier tant pour les réalisations régionales que centralisées incombe au commissariat technique régional. Celui-ci est tenu de prévenir le chef d'établissement des mouvements prévus en vue de lui permettre de prendre toutes dispositions nécessaires aux opérations de contrôle qualitatif et quantitatif des livraisons. Le commissariat technique régional est ainsi à l'égard du contrôle de gestion national et régional responsable au deuxième degré du bon fonctionnement technique de ces chantiers.

2.4. Distribution.

Lorsque, comme il est évoqué au paragraphe 12, repère 123, supra, l'exploitation des données informatiques fait apparaître soit une rupture soit une insuffisance potentielles, la cellule de contrôle de gestion :

• examine aussitôt si la ressource n'est pas disponible dans un autre établissement de la région et fait procéder, si c'est le cas, au nivellement qui s'impose ;

• à défaut :

  • s'il s'agit d'un produit régional, en propose la réalisation en urgence, limitée au besoin immédiat ;

  • s'il s'agit d'un produit centralisé, fait alerter l'administration centrale qui procède sur le champ soit à l'expédition, soit fournit les informations et les directives éventuelles de réalisation en urgence pour pallier au plus tôt la rupture.

La mise en distribution d'un produit classé en position « maintenance centrale » ne peut être opérée sans décision expresse de la direction centrale du commissariat. Le transfert de la maintenance centrale à la maintenance régionale est de sa compétence exclusive.

Les cellules de contrôle de gestion de la sous-direction approvisionnements veillent au strict respect de cette règle.

3. Dispositions particulières à l'habillement.

L'habillement comporte :

• d'une part, des lots réservés « mobilisation » qui sont entretenus dans les organes et les centres mobilisateurs, les établissements du commissariat, ou inclus dans les niveaux de recomplètement des corps de troupe ;

• d'autre part, des stocks de service courant qui sont constitués, dans les établissements stockeurs et distributeurs, les magasins de cession aux cadres et les magasins des corps de troupe.

Le réapprovisionnement des uns et des autres est assuré automatiquement par une procédure informatique. Afin d'éviter la constitution de stocks morts ou très peu actifs et d'optimiser les programmes de réalisation, les niveaux sont prédéterminés selon la méthode statistique et en fonction des consommations.

Le contrôle de gestion doit, pour éviter tout effet perturbateur, s'exercer en ce qui concerne les stocks de service courant à la fois sur les niveaux de recomplètement des corps de troupe et des magasins de cession aux cadres et sur les stocks entretenus dans les établissements.

3.1. Lots réservés « mobilisation ».

La mise en place, l'entretien et le suivi des lots réservés « mobilisation » sont assurés à la direction centrale par la sous-direction « approvisionnements ». La cellule de contrôle de gestion de l'habillement y suit l'exécution du plan de recyclage continu de ces lots.

Au niveau régional, les dotations sont honorées par le bureau « infrastructure-mobilisation » de la direction. Le bureau « approvisionnements » en contrôle l'évolution. Ce contrôle repose sur un plan de vérification bisannuel exécuté par les commissariats locaux qui s'assurent de la valeur quantitative et qualitative des lots par des vérifications sur place, dont ils transmettent les résultats à la direction régionale du commissariat.

3.2. Niveaux de recomplètement des formations.

Des instructions particulières fixent les modalités selon lesquelles sont constitués et entretenus les niveaux de recomplètement ⁽⁷⁾. Le respect de ces modalités est la condition fondamentale du fonctionnement normal de la chaîne habillement. Tous errements au niveau des corps de troupe ou des magasins de cession aux cadres ont un effet perturbateur sur les niveaux de stocks des établissements et au-delà sur le programme annuel de renouvellement élaboré par l'administration centrale. En effet, compte tenu de l'importance des délais d'exécution de ce programme qu'engendre l'application des règles relatives aux marchés et du temps de réponse de l'industrie, tout excès de stocks dans les magasins des corps de troupe ou les magasins de cession aux cadres provoque des distorsions notamment en tailles et pointures dans la détermination des besoins et des réalisations ultérieures ⁽⁸⁾.

En conséquence, lors de l'élaboration du programme d'habillement, les directeurs régionaux du commissariat doivent donner aux commissaires locaux des directives précises pour que les niveaux de recomplètement des formations qui leur sont rattachées soient actualisés.

Les programmes physiques qui en découlent doivent être rigoureusement fondés sur les niveaux actualisés et les existants en magasin.

3.2.1. Rôle d'ensemble du commissaire local.

Conseiller et contrôleur de la gestion des formations, le commissaire local participe étroitement à l'élaboration du budget d'habillement en s'assurant sur place des conditions dans lesquelles est conduite la gestion des formations rattachées eu égard à leurs contraintes. A cet effet, il vérifie les existants en magasin et s'assure du bien-fondé des réformes. Il recueille les paramètres susceptibles d'avoir une influence sur la gestion régionale et en rend compte en temps utile. Il contrôle que les consommations prises en compte pour évaluer le niveau de recomplètement sont les consommations effectives, et ce, pour chaque effet en dotation (chaque taille et pointure) et chaque article.

Il dresse à l'attention de la section chargée de la vérification du budget habillement une fiche de la situation dégageant les points particuliers sur lesquels l'attention de cette section doit se porter.

Dans les magasins de cession aux cadres, il s'assure de l'exactitude et du respect des niveaux de recomplètement.

Une instruction particulière fixe les modalités du contrôle de gestion dans le domaine de l'habillement dans les corps de troupe.

3.2.2. Visites sur place.

Outre les recensements et la vérification des opérations comptables qu'elles comportent, les visites sur place sont, pour le commissaire local, l'occasion de s'assurer que le contrôle de gestion est exercé par son service et que les règles de gestion sont bien connues des personnels des formations. Il vérifie en particulier que ceux-ci savent parfaitement utiliser :

• le guide sur la gestion du budget de l'habillement ;

• le catalogue des articles distribuables et le relevé des pointures des articles distribuables ⁽⁹⁾.

Il recherche les excédents éventuels, les effets sans emploi et en provoque le reversement.

Dans les unités élémentaires, il contrôle entre autres :

• la conformité de la dotation distribuée avec celle prévue par le chef de corps dans son budget habillement ;

• l'adéquation des pointures ou tailles attribuées avec la morphologie des bénéficiaires ;

• l'état des effets et les modalités de leur entretien.

3.3. Niveaux de stocks des établissements.

La régularité de l'approvisionnement automatique des magasins distributeurs et, par voie de conséquence, celle des formations est subordonnée à la bonne application des règles afférentes à la réception et à l'exploitation prospective des données informatiques (cf. TITRE II supra).

3.3.1. Action du chef d'établissement.

Comptable des stocks, le chef d'établissement est aussi un gestionnaire qui doit participer activement à la satisfaction des besoins en organisant le contrôle interne des activités qui y concourent.

A ce titre et en particulier, il :

• s'assure que le chantier spécialisé « réception » conduit ses activités conformément aux règles afférentes aux délais et selon les ordres particuliers du commissariat technique régional ;

• contrôle l'exécution des liaisons journalières entre son service informatique et le ou les centres de rattachement ⁽¹⁰⁾ ;

• exploite chaque semaine le fichier des produits en attente de décision de réception et alerte le commissariat technique régional lorsqu'il est nécessaire ⁽¹¹⁾ ;

• participe à la gestion prospective par le rapprochement des liasses d'ordre de réception ou d'expédition et des niveaux de stocks ;

• saisit le bureau approvisionnements de la direction régionale en cas d'insuffisances ;

• suit l'évolution des consommations et appelle l'attention de ce bureau sur toute consommation anormale qui n'aurait pas été relevée par ailleurs ;

• s'assure chaque trimestre que les résultats du compte de stock sont bien saisis au titre du budget, compte de gestion.

3.3.2. Action du commissariat technique régional.

Dans le cadre de l'obligation qui lui incombe de veiller aux délais de réception ⁽¹²⁾, le commissaire technique régional organise le contrôle interne des activités du bureau technique et le contrôle au 2e degré du chantier spécialisé « réception » de l'établissement.

Il s'assure entre autres que :

• le bureau technique procède aux opérations de contrôle qualitatif de réception en conformité avec les dispositions prévues ;

• le chantier spécialisé « réception » effectue le contrôle quantitatif des livraisons au fur et à mesure de leur dépôt en établissement.

Il rend compte sur le champ au service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre et à la direction régionale de tout incident susceptible de retarder l'entrée en approvisionnement et propose les mesures propres à y remédier dans les meilleurs délais.

3.3.3. Action de la direction régionale du commissariat.

Au niveau de la direction régionale, le contrôle de gestion porte sur l'ensemble des activités dévolues :

• au commissariat technique régional en ce qui concerne le lancement et l'exécution des réalisations régionales et, en liaison avec le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre, l'exécution des marchés centralisés ;

• aux commissariats locaux en matière d'élaboration et d'exécution des budgets d'habillement, de suivi et de vérification des effets d'habillement en dotation dans les organes et les centres mobilisateurs ;

• aux établissements en matière de réception, de prise en charge, de liaisons informatiques et de distribution.

Organe chargé de la synthèse destinée à maintenir en permanence l'équilibre des flux d'entrée et de sortie, la cellule de contrôle de gestion de l'habillement du bureau « approvisionnements » ⁽¹³⁾ n'assume ainsi pour sa part que le contrôle des activités du commissariat technique régional et du ou des établissements qui concourent à cet équilibre. Elle effectue les synthèses destinées à dégager les mesures propres à l'atteinte du meilleur taux de satisfaction. Le contrôle des autres activités est réparti entre le bureau « approvisionnements » proprement dit et le bureau « infrastructure-mobilisation ».

Le directeur régional du commissariat donne à cet effet au directeur régional adjoint, au commissaire adjoint et aux chefs des bureaux concernés les délégations qu'il juge utiles. Il organise matériellement ces différents contrôles et en fixe les moyens.

Une instruction technique particulière fixe les modalités de contrôle dans le domaine de l'habillement.

4. Dispositions particulières aux vivres.

L'entretien de stocks de vivres par le commissariat de l'armée de terre est nécessité par l'application d'un plan de ravitaillement des forces à la mobilisation découlant des instructions et données de base (IDB) élaborées par l'état-major de l'armée de terre. Le renouvellement de ces stocks par mise en consommation auprès des organismes et des formations est nécessaire en raison des dates limites d'utilisation optimale (DLUO) ou de consommation (DLC) fixées pour chaque produit.

Parallèlement, le commissariat apporte son concours à la gestion des organismes d'alimentation par la mise sur pied de commissions d'approvisionnement en denrées autres que celles de longue conservation qu'il entretient.

Le contrôle de gestion en matière de vivres vise ainsi à s'assurer en permanence que :

• le plan de ravitaillement est honoré ;

• le stock « outil » indispensable à la rotation du stock « réservé » est maintenu au strict nécessaire et correctement réparti en fonction de la demande ;

• la réalisation des vivres réglementaires et de ceux approvisionnés par les commissions est effectuée au meilleur rapport qualité-prix.

La recherche du meilleur rapport qualité-prix et du taux de rotation le plus élevé possible sont d'autant plus indispensables que le service des vivres du commissariat est assuré par le biais du compte spécial des subsistances militaires qui supporte le renouvellement des stocks sur les seules recettes qu'il effectue.

4.1. Contrôle du plan de ravitaillement.

Le contrôle de l'exécution du plan de ravitaillement est assuré par la cellule de contrôle de gestion selon une périodicité au moins trimestrielle, sur le vu des documents établis à cet effet, par les établissements des subsistances conformément à la méthode de conversion des stocks en rations ⁽¹⁴⁾.

Indépendamment du contrôle externe de la cellule de gestion, les chefs d'établissement en assurent le contrôle interne selon la périodicité prescrite (14). Ce contrôle est mis à profit pour provoquer les mouvements destinés à pallier les insuffisances constatées.

Le commissaire local chargé de la surveillance administrative de l'établissement s'assure des conditions et des résultats des corrélations du chef d'établissement. Il formule les observations qu'elles appellent et contrôle l'action que ce dernier est tenu de conduire pour rétablir éventuellement la situation des stocks.

La direction centrale du commissariat, sous-direction approvisionnements, exploite aux dates prévues les contrôles régionaux du plan de ravitaillement. Elle procède aux nivellements interrégionaux qui s'imposent et donne aux directeurs régionaux du commissariat les directives qu'implique la situation de leurs régions respectives.

4.2. Définition du stock outil.

Pour un produit déterminé ou une famille de produits, le stock outil est le stock moyen nécessaire à la rotation du stock réservé sans entamer le niveau fixé.

Le stock outil doit permettre d'assurer la rotation du stock réservé à entretenir dans des conditions optimales et au meilleur coût.

Son niveau est défini par le directeur central pour les produits réalisés en marchés centralisés et par les directeurs régionaux pour les produits de réalisations régionales.

A cet égard, lors de la notification des programmes annuels de réalisation, la direction centrale pour le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre, la direction régionale pour le commissariat technique régional donnent les directives qu'appellent les différentes réalisations prescrites. Ces directives s'appuient pour chacune d'elles sur les prescriptions des textes réglementaires visant à limiter le stock « outil » au minimum nécessaire tout en adoptant dans chaque cas considéré le meilleur rapport qualité-prix ⁽¹⁵⁾. Chaque fois que ce rapport l'autorise, sont à privilégier :

• les marchés de clientèle ou à commandes ;

• le fractionnement des livraisons par lots économiques de transport ;

• les prélèvements en usine pour analyse de conformité qualitative.

Ces modes de placement et d'exécution des marchés sont à combiner avec l'application des directives relatives aux réceptions et à la prise en compte (cf. TITRE IIsupra). Le rôle des cellules de contrôle de gestion est de veiller, comme pour l'habillement, par le biais du visa préalable des cahiers des clauses particulières à ce que les instructions données en la matière de façon permanente et ponctuelle soient rigoureusement observées.

Pour prévenir les ruptures de stock, les cellules procèdent également en la matière, de façon prospective, à l'exploitation des données informatiques. Elles portent une attention particulière aux produits au regard desquels apparaissent sur les documents informatiques des astérisques de façon à permettre à l'autorité responsable de la gestion de prendre les mesures propres à faire face aux insuffisances prévisibles. L'interrogation systématique de la base de données vivres leur fournit par ailleurs les éléments nécessaires à l'accélération des flux d'entrée et aux propositions à formuler en vue de réalisations éventuelles en urgence.

4.3. Contrôle de la non-concurrence entre denrées de 1re et 2e catégorie. (16)

Les denrées de 2e catégorie réalisées par les commissions locales ou régionales d'approvisionnement ne doivent en aucun cas entrer en concurrence avec celles de 1re catégorie approvisionnées par le commissariat de l'armée de terre. La technique visant à conclure des marchés portant sur des denrées de 1re catégorie et exécutables de façon aléatoire en cas de rupture dans la chaîne des approvisionnements du commissariat est formellement proscrite.

Les cellules de contrôle de gestion s'assurent de la bonne application de ces prescriptions par l'examen préalable des cahiers des clauses particulières. C'est à elles qu'incombe la responsabilité d'éviter les ruptures de stock par le contrôle régulier des flux et des niveaux de stocks.

4.4. Contrôle des organismes d'alimentation.

La surveillance administrative des organismes d'alimentation incombe aux commissaires locaux. Dans son cadre, ceux-ci sont tenus de faire respecter les règles afférentes à l'approvisionnement en denrées. L'incidence de leur action sur la gestion des vivres est appréciée par la cellule de contrôle de gestion régionale qui se fait communiquer par le bureau administration la part relative des consommations de denrées de 1re catégorie par rapport à l'ensemble des consommations globales de façon à en suivre l'évolution.

4.5. Contrôle des stocks des établissements.

La cellule de contrôle de gestion vérifie journellement au moyen de l'état des transferts de données que les établissements, y compris les annexes, ont bien transféré les mouvements.

Dans le cadre de sa mission de prévention de rupture de stock, elle s'assure de la bonne exécution des programmes de réalisation, du taux de couverture des besoins qu'offrent les stocks et apprécie les consommations.

4.5.1. Taux de couverture.

Le contrôle des taux de couverture est assuré au moyen de la situation des articles en maintenance régionale.

Deux cas sont à considérer :

• le taux de couverture régional est suffisant mais il y a déséquilibre entre établissements ;

• le taux de couverture régional est insuffisant.

Dans le premier cas, la cellule de contrôle de gestion vérifie, sur la situation, l'existence ou l'absence d'expéditions en instance pour rétablir le taux normal de couverture du ou des établissements insuffisamment pourvu(s).

Dans le second cas :

• s'il s'agit d'un produit de réalisation régionale, la cellule de contrôle de gestion :

  • contrôle les fiches d'avancement du programme régional et l'état d'avancement des avis d'approvisionnement ;

  • provoque, au cas où le retard provient d'opérations liées à la réception, les directives qu'appellent la situation ;

  • propose, s'il apparaît une rupture potentielle ou réelle, la passation d'une commande permettant de couvrir les besoins jusqu'à la prochaine livraison prévue ;

  • s'il s'agit d'un produit de réalisation centralisée, la cellule de gestion contrôle la situation des articles en maintenance régionale, la liste des ordres d'expédition centraux, le fichier de références d'ordres.

4.5.2. Suivi des consommations.

La cellule de contrôle de gestion apprécie de façon constante l'évolution des consommations de façon à proposer ou provoquer en temps utile :

• les modifications à apporter :

  • au programme des réalisations régionales ;

  • aux prévisions d'approvisionnements centralisés ;

• les mesures pour résorber les produits qui n'ont plus l'audience de la clientèle.

4.5.3. Suivi du chiffre d'affaires.

La cellule de contrôle de gestion exploite mensuellement les « états décomptés des distributions de vivres » afin d'apprécier au niveau de chaque établissement et de la région l'évolution du chiffre d'affaires.

Elle propose au directeur régional du commissariat les actions à conduire pour redresser tout fléchissement et développer la progression des cessions.

5. Dispositions particulières aux matériels.

Les modalités de la dotation des organismes et des formations en matériels de restauration collective, en effets et matériels de couchage et d'ameublement et du renouvellement de ces matériels sont définies par des textes particuliers ⁽¹⁷⁾ dont l'application entre également, pour ce qui concerne l'action des commissariats techniques régionaux, des commissariats locaux et des établissements, dans le champ du contrôle de gestion ⁽¹⁸⁾.

Les directeurs régionaux du commissariat veillent dans ces différents domaines aux points particuliers ci-après, sur pièces et sur place. Ils donnent aux organismes subordonnés toutes directives utiles.

5.1. Dotations.

Les dotations doivent être strictement constituées conformément aux normes réglementaires. Les organismes et les formations ne doivent pas détenir dans leurs magasins des volants autres que ceux qu'autorisent les normes. Les recensements et les contrôles effectués dans le cadre de la surveillance administrative et des visites techniques doivent conduire au reversement des excédents constatés et, s'il est nécessaire, à la révision des programmes de renouvellement.

5.2. Stocks des établissements.

Les niveaux autorisés de maintenance régionale en matériels de restauration collective, en effets et matériels de couchage et d'ameublement sont arrêtés par une circulaire particulière qui les fixe pour chaque région en considération de leur nature (régionale ou centralisée), de l'importance des effectifs soutenus et des contraintes particulières. Ces niveaux ne doivent être en aucun cas dépassés.

En ce qui concerne les matériels de restauration collective ou d'ameublement destinés à être placés en maintenance régionale après remise à niveau suite à reversement, les directeurs régionaux du commissariat veillent à l'opportunité de remise en état et que soient écartés d'une telle opération les matériels dont l'emploi est fortement aléatoire ⁽¹⁹⁾. Ils s'assurent de l'apurement périodique des matériels obsolètes ou sans emploi.

5.3. Techniques de réalisation.

Le commissariat technique régional chargé de l'exécution des programmes des réalisations adopte, chaque fois que le produit et le marché s'y prêtent, les techniques de réalisation qui permettent d'assurer la satisfaction des besoins sans constitution de stocks préalables ⁽²⁰⁾. Le contrôle de l'adoption de ce principe est assuré par le bureau « approvisionnement » de la direction régionale à l'occasion de l'examen des cahiers des clauses particulières. Les effets et matériels de couchage et d'ameublement réalisés par les régions font l'objet de réceptions en usine. Leur expédition directe sur les bénéficiaires peut être envisagée lorsque leur importance le justifie, le contrôle qualitatif de la livraison étant effectué sur place par l'établissement de rattachement.

6. Dispositions particulières aux organismes du commissariat des forces françaises en Allemagne, des départements et des territoires d'outre-mer.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables aux organismes du commissariat des forces françaises en République fédérale allemande à l'exception de celles ayant trait aux rôles du commissariat technique régional et du chantier spécialisé « réception » des établissements pour ce qui concerne les produits de réalisation centralisée.

Dans les départements et les territoires d'outre-mer, les directeurs du commissariat apportent par une instruction locale aux dispositions de la présente instruction les aménagements qu'impliquent les procédures d'approvisionnement et la situation particulières de leur département, groupe de départements ou territoire. Une copie de cette instruction est adressée à titre de compte rendu à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

7. Date d'application de l'instruction.

La présente instruction est applicable dès sa publication au Bulletin officiel.