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INSTRUCTION N° 30525 du ministre des finances sur l'exécution des dépenses des missions à l'étranger approvisionnées par les chancelleries diplomatiques et consulaires.

Du 12 août 1947
NOR

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  310.5.6.

Référence de publication : N.i. BO ; n.i. JO.

  1. 

En vue de permettre un contrôle plus efficace des dépenses de fonctionnement des missions installées à l'étranger par les divers départements ministériels et en vue d'assurer dans les comptabilité de ces dépenses une régularité qui a été perdue de vue dans bien des cas, j'ai décidé, en accord avec le ministère des affaires étrangères, de modifier la procédure selon laquelle les dépenses dont il s'agit seront autorisées, et les provisions correspondantes en devises locales versées par les chancelleries. Ces règles s'appliqueront aux dépenses de tous les services annexes, les dépenses des services diplomatiques proprement dites étant seules exclues.

Les dispositions adoptées tendent, d'autre part, à assurer la régularisation budgétaire des dépenses des missions dans des délais sensiblement plus rapides que par le passé. En l'espèce, cette régularisation devra intervenir aussitôt après la fin de chaque trimestre.

Désormais, les crédits nécessaires au fonctionnement des missions à l'étranger, de même que les fonds correspondants, seront mis à la disposition des chefs de mission dans les conditions suivantes :

1. Demandes de fonds.

  2. 

Dès le début du premier trimestre ; les ministères intéressés devront faire parvenir, pour approbation à mon département, direction des finances extérieures (5e bureau A)(1), une demande de fonds pour chacune des missions à l'étranger sous la forme d'un état de prévisions de dépenses réparties dans un certain nombre de rubriques (personnel, loyer, matériel, frais de fonctionnement, frais de déplacements…).

  3. 

Le montant de ces demandes, arrêté en principe au quart du budget total annuel de la mission intéressée, sera établi pour le premier trimestre, la demande restant valable pour chacun des trois trimestres suivants.

  4. 

Au cas où les dépenses d'une mission devraient faire l'objet d'une répartition inégale d'un trimestre à l'autre, le ministère intéressé ferait parvenir à la direction des finances extérieures, dès le début de l'année, un projet de budget distinct pour chacun des quatre trimestres.

  5. 

Si des modifications dans la répartition intervenaient en cours d'année, le ministère présenterait à la direction des finances extérieures des demandes rectificatives spéciales.

  6. 

Toutes les demandes de fonds devront être revêtues du visa du contrôleur des dépenses engagées auprès du département ministériel intéressé avant d'être transmises à la direction des finances extérieures.

  7. 

Au verso de chaque demande de fonds, devront être indiqués les noms des agents titulaires en service dans chaque mission ainsi que les chiffres de leur rémunération totale respective dont il aura été tenu compte dans l'élaboration de la demande ; en ce qui concerne le personnel non titulaire, il conviendra de fournir le total des émoluments à servir, ainsi que le nombre des agents.

  8. 

Les autorisations données au vu des demandes de fonds visées ci-dessus ne doivent, en principe, couvrir que les dépenses de fonctionnement normal : frais de bureau, de correspondance, de déplacement, etc. ; les dépenses extraordinaires, telles que l'achat de mobilier, l'acquisition d'une voiture, etc., doivent faire l'objet de demandes spéciales d'autorisation d'engagement de dépenses à l'étranger dans les conditions ordinaires prévues par l'instruction no 17522 du 2 juillet 1945 (2)

2. Versements des provisions aux chefs de mission (3)

  9. 

Dès que le montant de dépenses trimestriel sera arrêté d'accord entre le ministère intéressé et la direction des finances extérieures, cette dernière renverra à ce ministère, pour valoir autorisation de dépenses, un exemplaire visé de la demande portant le chiffre des dépenses.

  10. 

D'autre part, elle enverra deux autres exemplaires de la demande approuvée à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires (4) qui conservera l'un et transmettra l'autre à l'agent percepteur du poste à l'étranger, chargé de mettre les fonds à la disposition du chef de mission. Cette transmission ne vaudra pas seulement instruction de versement pour le premier trimestre, mais l'agent percepteur reconduira les montants autorisés par la fiche pour chacun des trois trimestres suivants sans autre communication.

En cas de modification intervenant en cours d'année dans les montants trimestriels initialement prévus, des instructions complémentaires correspondantes seront envoyées à l'agent percepteur dans les mêmes conditions.

  11. 

Le 3e bureau de la comptabilité des affaires étrangères (agence comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires) est le seul service habilité à donner ou transmettre des instructions de paiement aux chefs des postes diplomatiques et consulaires.

  12. 

Un exemplaire des demandes approuvées sera également adressé au contrôleur des dépenses engagées près de chaque ministère, qui bloquera les crédits correspondants au trimestre et visera dans la limite du chiffre autorisé les engagements de dépenses qui lui seront présentés par le service dépensier sans qu'il y ait lieu dans ce cas d'appliquer la procédure des fiches de demande d'autorisation d'engagement de dépenses à l'étranger. Il appartiendra à chaque ministère de fournir à ses représentants à l'étranger le même document.

  13. 

Au début de l'année, en vue de ne pas interrompre la continuité du fonctionnement des missions, les agents percepteurs sont autorisés à verser aux chefs de mission, sans attendre la réception des instructions fixant le montant des provisions, des acomptes sur ces provisions dans la limite des deux tiers des sommes versées au titre du dernier trimestre de l'année précédente.

La même latitude est laissée aux agents percepteurs au début de chaque trimestre, pour leur donner le temps de procéder aux vérifications qui font l'objet des paragraphes suivants :

3. Régularisation des dépenses payées sur les provisions.

3.1. Vérification par l'agent percepteur.

  14. 

Au dernier jour de chaque trimestre, en percevant la provision afférente au trimestre suivant, les chefs de mission devront remettre à l'agent percepteur de la chancellerie, un relevé en double exemplaire des dépenses effectuées par leur mission, pendant le trimestre, établi suivant les rubriques utilisées pour la présentation à mon département de la demande de fonds et indiquant sommairement l'objet de chaque dépense, le montant, la date, le bénéficiaire du paiement, les numéros des pièces justificatives, celles-ci étant annexées au relevé.

  15. 

L'agent percepteur vérifiera la régularité des dépenses du point de vue de l'imputation sur les crédits autorisés au titre de chacune des rubriques du budget trimestriel de la mission, de la disponibilité des crédits, de la justification du service fait et de la validité des acquis donnés par les parties prenantes. Cette vérification aura un caractère comptable et ne portera pas sur le principe ou l'opportunité des dépenses.

  16. 

Les paiements effectués en dépassement des crédits autorisés à la rubrique correspondante pourront être admis par l'agent percepteur sous réserve d'une réduction d'égal montant du crédit inscrit à la même rubrique pour le trimestre suivant. Si des dépassements sur les crédits d'une rubrique apparaissaient en fin d'année, l'agent percepteur devrait demander au chef de mission une note explicative à ce sujet, note qu'il transmettrait à la direction des finances extérieures sous couvert de l'agent comptable des chancelleries.

  17. 

Les paiements devront être justifiés dans les conditions prévues par les règlements financiers. En ce qui concerne les dépenses de personnel, il devra être produit des états nominatifs énonçant le grade ou l'emploi, la position de présence ou d'absence, le service fait, la durée du service, la somme due en vertu des lois, règlements ou décisions.

En ce qui concerne les dépenses du matériel, il devra être produit des documents qui, compte tenu des usages locaux, permettront d'assurer la liquidation et l'ordonnancement des dépenses correspondantes (contrats, conventions, marchés, factures, décomptes, etc.). Dans la mesure où les usages locaux le rendront inévitable, ces pièces pourront être remplacées par un certificat du chef de mission.

  18. 

En cas d'absence de justifications ou de production de justifications incomplètes ou irrégulières, l'agent percepteur devra déduire les dépenses correspondantes du relevé produit par le chef de mission et lui renvoyer les dossiers de dépenses avec ses observations. Le chef de mission procédera aux régularisations demandées et remettra les pièces de dépenses à l'agent percepteur.

Si le chef de mission ne donnait pas suite à tout ou partie des observations de l'agent percepteur, ce dernier en référerait à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires à qui il appartiendrait d'apprécier, s'il y a lieu, d'accepter ou de refuser la dépense.

  19. 

L'agent percepteur devra refuser les paiements correspondant au règlement de traitements supérieurs aux montants autorisés, et signaler ces rejets à la direction des finances extérieures sous le couvert de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires. Le chef de mission devra reverser immédiatement les excédents de dépenses ainsi constatés, à charge pour lui de récupérer les sommes correspondantes auprès des bénéficiaires.

  20. 

Enfin, au cas où les acquits rapportés par le chef de mission ne seraient pas reconnus libératoires pour le Trésor, l'agent percepteur devra rejeter les dépenses correspondantes qui pourront être laissées à la charge du chef de mission. L'agent percepteur devra demander au chef de mission de lui rapporter des acquits réguliers ; il rendra compte à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, le cas échéant, des retards apportés dans la régularisation desdits acquits, afin que l'agent comptable soit en mesure de prendre les dispositions nécessaires pour garantir les droits du Trésor.

  21. 

L'agent percepteur arrêtera chaque relevé pour le montant des paiements admis, en rendra un exemplaire revêtu de son visa et accompagné des pièces justificatives au chef de mission, à charge pour ce dernier de transmettre le tout au département ministériel dont il relève. L'agent percepteur enverra l'autre exemplaire à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

  22. 

Les paiements ayant fait l'objet de rejet et qui donneront lieu ultérieurement à des régularisations complémentaires à la demande de l'agent percepteur, feront l'objet de relevés spéciaux dont, dans les mêmes conditions un exemplaire sera envoyé avec les pièces justificatives au département intéressé, l'autre à l'agent comptable des chancelleries.

Des versements complémentaires pourront être faits à tout moment par l'agent percepteur dans le cas de remise par le chef de mission de justifications de dépenses régularisées après un rejet.

  23. 

En même temps qu'il remettra les pièces justificatives de dépenses, chaque chef de mission devra reverser à la caisse de la chancellerie le reliquat non utilisé de la provision reçue au début du trimestre et correspondant à l'excédent de cette provision sur le montant des dépenses portées sur le relevé et admises par l'agent percepteur. Il lui en sera donné quittance par l'agent percepteur, observation étant faite que cette opération ne donnera pas lieu à un reversement effectif en numéraire à l'agent percepteur, mais seulement à une réduction à due concurrence opérée par ce dernier sur la provision versée au titre du trimestre suivant.

  24. 

Toutefois, les reliquats apparaissant sur une rubrique seront reportables d'un trimestre à l'autre si le chef de mission en fait la demande, sous réserve qu'il remette à l'agent percepteur une note donnant des raisons précises et détaillées pour lesquelles il désire retrouver la disposition de ces fonds. Cette note sera envoyée par l'agent percepteur à la direction des finances extérieures sous couvert de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

  25. 

D'autre part, dans tous les cas, les économies apparaissant sur une rubrique de dépenses ne pourront être utilisées par le chef de mission pour couvrir les dépenses d'une autre rubrique qu'avec une autorisation spéciale de son département et de la direction des finances extérieures.

  26. 

Au 31 décembre, le chef de mission devra reverser effectivement en numéraire à la caisse de la chancellerie le reliquat de sa provision ; il ne sera pas possible de reporter ce reliquat sur l'année suivante.

3.2. Vérification par les services ordonnateurs des départements ministériels.

  27. 

Les services ordonnateurs des départements ministériels dès qu'ils seront en possession des pièces justificatives, procéderont aux vérifications qui leur incombent, notamment en ce qui concerne l'opportunité de la dépense, son imputation sur les crédits inscrits à cet effet à chacune des rubriques de l'autorisation de dépenses et l'exactitude des éléments de liquidation de chaque dépense fournis par les chefs de mission.

  28. 

Lorsque ces services estimeront nécessaire de réclamer au chef de mission un complément de justification, il sera procédé à une régularisation spéciale du paiement correspondant. L'ordonnance de régularisation se rapportant aux dépenses du trimestre considéré sera émise pour le montant des dépenses admises par les services ordonnateurs qui aviseront l'agent comptable des chancelleries des dispositions prises pour la régularisation des autres dépenses.

  29. 

D'une manière plus générale, il appartiendra aux services ordonnateurs de faire aux chefs de mission toutes observations utiles sur la gestion des crédits qui leur seront accordés et de prendre, à leur égard, s'il y a lieu, les sanctions administratives convenables, notamment s'il arrivait que le montant des dépenses effectuées sur une même rubrique excède le chiffre des crédits inscrits à cette rubrique.

3.3. Vérification par l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

  30. 

Dès réception des relevés transmis par les agents percepteurs, l'agent comptable des chancelleries adressera pour leur montant les demandes de couverture aux départements ministériels intéressés qui émettront dans les conditions indiquées ci-dessus les ordonnances budgétaires de régularisation. Les services ordonnateurs devront produire à l'appui des ordonnances les pièces justificatives correspondantes.

  31. 

Si l'agent comptable des chancelleries estime qu'un paiement doit donner lieu à un complément de justifications, il devra renvoyer l'ordonnance au service ordonnateur qui interviendra auprès du chef de mission pour que ce dernier fournisse la justification demandée. L'ordonnance sera renvoyée sans attendre à l'agent comptable, après une diminution de son montant correspondant au montant du paiement contesté, et l'ordonnancement de ce paiement sera effectué à la réception de la pièce régularisée.

  32. 

Les paiements qui s'avéreraient définitivement irréguliers pourraient être laissés à la charge du chef de mission intéressé.

  33. 

La responsabilité du chef de mission serait engagée par tout paiement effectué en dépassement du crédit inscrit à une même rubrique pour l'ensemble des quatre trimestres de l'année.

Si le service ordonnateur émettait une ordonnance de régularisation comprenant de tels paiements, même régulièrement justifiée, l'agent comptable des chancelleries devrait en référer à la direction des finances extérieures et ne pourrait accepter l'ordonnance qu'avec l'autorisation de cette direction.

  34. 

Ces dispositions prendront effet à compter du quatrième trimestre 1947 ; les demandes de fonds pour ce trimestre devront donc parvenir à la direction des finances extérieures, 5e bureau, le 1er septembre au plus tard.

Je précise, par ailleurs, qu'à la fin du troisième trimestre 1947, les chefs de mission devront reverser, dans les conditions indiquées ci-dessus, tout excédent disponible sur les provisions qui leur ont été versées précédemment.