La présente instruction a pour objet de préciser les règles générales de présentation et de rédaction applicables aux documents utilisés dans la correspondance des organismes relevant du chef d'état-major de l'armée de terre.

Elle est applicable dès sa publication et abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment l'instruction n^o 2925/EMAT/1/L du 14 août 1965 (BOC/G, p. 881).

1. Les règles de présentation et de rédaction.

1.1. La présentation matérielle des documents.

La présentation matérielle des documents obéit à des règles différentes selon qu'il s'agit d'un document dactylographié ou d'un document manuscrit.

1.1.1. Document dactylographié.

Dans ce cas, il convient de respecter la présentation des modèles de correspondance joints en annexe I dont les dispositions sont définies dans la charte graphique [TTA 117 (n.i. BO)]. Les règles essentielles sont rappelées ci-dessous :

• la date, les références, le nom et l'adresse du destinataire sont alignés à 54 mm du bord gauche du document ;

• l'ensemble du texte dactylographié est aligné sur cette même marge ;

• un intervalle sera laissé entre chaque paragraphe sans faire d'alinéa ;

• la longueur du texte ne dépassera jamais 135 mm ;

• le nom du signataire sera porté en bas à droite, deux intervalles après la fin du texte.

1.1.2. Document manuscrit.

Les règles de présentation des documents manuscrits en vigueur avant la publication de la charte graphique, dont deux modèles de présentation sont joints en annexe II, demeurent applicables.

Le document ne doit comporter aucune indication particulière d'enregistrement ni empreinte de timbre humide sur la signature.

1.2. Règles de rédaction.

Il convient de rappeler que dans une correspondance adressée à un supérieur, souligner des mots ou des phrases constitue une incorrection.

1.2.1. Sigles, abréviations, formules.

Les sigles et abréviations ne doivent être utilisés qu'après avoir été explicités en toutes lettres et mentionnés une première fois entre parenthèses à la suite de l'expression.

L'emploi des formules usuelles normalement utilisées dans la correspondance militaire est rappelé en annexe III.

1.2.2. Annexes.

Tout développement à caractère technique ou de détail, qui n'est pas nécessaire à la compréhension générale du texte d'un document, doit figurer dans une annexe (appendice ou tableau), annoncée et repérée au cours du texte.

Lorsque les annexes sont en grand nombre, la liste doit figurer dans une annexe récapitulative, ou dans le sommaire du document.

1.2.3. Emploi des capitales et des majuscules.

Il est souhaitable de ne pas abuser des lettres capitales et des majuscules, principalement dans les textes dactylographiés ; en effet, leur multiplication dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture.

De plus, en ce qui concerne les noms patronymiques, cet usage, en supprimant les accents, déforme les noms et leur prononciation, et peut aboutir dans les documents officiels à des erreurs, voire à des changements de nom, ce qui oblige à des rectifications.

Il convient donc de s'attacher à respecter, sur ce point, les règles de grammaire française relatives à l'emploi des majuscules [ANNEXE II de l' instruction 12820 /DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988 (BOC, p. 2685) modifiée] en usage pour les documents insérés au Journal officielou au Bulletin officiel des armées.

1.3. Prescripitons diverses.

1.3.1. Destinataires.

1.3.1.1. Correspondance rédigée sous la forme personnelle (lettre, …).

Les échanges de correspondance officielle ne peuvent s'effectuer qu'entre des autorités ayant la responsabilité personnelle du commandement. En conséquence, la correspondance officielle sous forme personnelle doit être adressée au chef de l'échelon de commandement et non aux organismes constitutifs de ce commandement. La désignation, dans l'adresse, d'un bureau particulier est interdite.

Cependant, l'autorité rédactrice peut faire figurer in fineune mention « d'aide à l'attribution » incluse dans la liste des destinataires (et non dans l'adresse) ANNEXE IV.

Ce procédé est destiné à faciliter la tâche des secrétariats ; il ne doit pas faire oublier à l'autorité origine que la correspondance est adressée au chef de l'organisme destinataire.

1.3.1.2. Correspondance rédigée sous la forme impersonnelle (note, rapport, …).

La désignation précise du bureau destinataire est une règle qu'il convient de respecter. Elle permet d'orienter convenablement le document dès son arrivée à l'échelon de commandement du destinataire.

1.3.2. Délégation de signature.

En règle générale, le chef d'un échelon de commandement, le directeur ou le chef de service signent personnellement les écrits émis en leur nom.

Toutefois, dans la pratique, la nécessité apparaît de confier à des collaborateurs désignés la signature de certaines pièces de correspondance. Ce procédé est celui de la délégation de signature.

La délégation de signature est une mesure d'organisation interne d'un échelon qui ne modifie en rien la répartition des compétences. Ses modalités d'emploi sont rappelées ou précisées ci-dessous.

Elle n'est pas une délégation de pouvoir ; l'autorité délégante est censée exercer elle-même les fonctions qu'elle a déléguées et rien ne s'oppose à ce qu'elle accomplisse concurremment avec le délégataire les actes pour lesquels elle a donné une délégation de signature.

La délégation de signature nécessite un acte écrit qui doit recevoir une certaine publicité : ainsi, les délégations de signature du ministre au sein de l'administration centrale font l'objet d'arrêtés publiés au Journal officiel.

La délégation de signature a un caractère personnel. Elle doit être donnée (donc signée) personnellement par le délégant et doit désigner nominativement le délégataire. Elle devient automatiquement caduque lorsque soit le délégant, soit le délégataire cesse d'exercer ses fonctions.

2. Les différents types de documents.

Les documents d'usage général.

Ils comprennent :

• la lettre ;

• la lettre d'envoi ;

• la demande personnelle ;

• la note ;

• le bulletin de correspondance ;

• la note-express ;

• le bordereau d'envoi ;

• le message.

Les documents d'information destinés aux autorités supérieures.

Ils comprennent :

• le compte rendu ;

• le rapport ;

• la fiche ;

• le procès-verbal ;

• les états et situations.

Les documents d'information destinés aux autorités subordonnées.

Ils comprennent :

• la décision ;

• la note de service ;

• l'instruction et la circulaire ;

• la directive ;

• la notification individuelle.

2.1. Les documents d'usage général.

La lettre.

La lettre est un écrit par lequel une autorité communique soit avec un échelon de commandement dont elle relève, soit avec des autorités latérales, subordonnées ou des personnes étrangères.

Elle est rédigée sous la forme personnelle.

Elle implique d'employer un ton déférent ou courtois selon le cas, et doit comporter :

• un en-tête précisant les grade, nom et fonction de l'expéditeur, les grade et fonction du destinataire (si les destinataires sont nombreux, ils sont indiqués in fine) ;

• la formule « j'ai l'honneur de », soit au début, soit dans le corps de la lettre.

Elle peut se terminer (sauf pour les lettres intérieures au ministère de la défense) par une formule de courtoisie.

Dans les lettres dactylographiées à caractère personnel, il est d'usage que le signataire inscrive à la main la formule d'appel et de courtoisie.

La lettre d'envoi.

La lettre d'envoi est un écrit destiné à présenter sous une forme synthétique un autre document plus volumineux (rapport ou étude) qui lui est joint.

La demande personnelle.

C'est la lettre qu'un militaire adresse à titre individuel à une autorité supérieure par la voie hiérarchique.

Aucune formule de courtoisie n'est employée. Au verso et en haut du premier feuillet figure la mention manuscrite : « Avis du… » (grade, nom et fonction du chef de service de l'intéressé).

Si nécessaire, les avis d'autorités plus élevées sont diposés successivement et dans l'ordre hiérarchique :

• au verso et au milieu du premier feuillet ;

• au recto et en haut du second feuillet ;

• au recto et au milieu du second feuillet.

Sa présentation matérielle est identique à celle de la lettre officielle sous réserve des prescriptions suivantes :

• elle est établie sur une feuille de papier blanc double ;

• elle est entièrement écrite de la main de l'auteur, à l'encre noire ou bleu-noir, et signée par lui ;

• elle ne comporte ni timbre, ni classement, ni indication de copie ou cachet.

La note.

La note constitue un moyen de correspondance entre les différents organismes de l'administration centrale ou d'un commandement. Elle est adressée seulement à des organismes subordonnés ou des destinataires d'un rang homologue à celui du signataire.

Elle est rédigée sous la forme impersonnelle.

Le bulletin de correspondance.

Le bulletin de correspondance a pour objet de simplifier dans la mesure du possible la correspondance administrative effectuée à l'occasion d'une demande de renseignements brève et ne donnant pas lieu à des développements particuliers. Il est rédigé sous la forme impersonnelle.

En vue de permettre à l'autorité destinataire de donner la réponse sur le même imprimé, il est généralement adressé en double expédition.

Il n'est jamais utilisé pour la correspondance destinée à des services étrangers aux armées.

La note-express.

En dehors du message, la note-express (imprimé N° 120-0*/10) constitue la seule formule abrégée de correspondance utilisée au sein des organismes dépendant de la défense nationale [cf. décision 52239 /CM/8 du 02 décembre 1971 portant institution de la note-express à l'intérieur des organismes dépendant de la défense nationale (BOC/SC, p. 1137)].

Elle est utilisée toutes les fois que l'urgence de la question traitée :

• n'exige pas de façon impérative l'emploi d'un message ou lorsque l'envoi de celui-ci n'est pas possible, aucun des destinataires n'étant desservi par voie électrique ;

• ne se satisfait pas des délais habituels de la correspondance normale (lettre, note, etc.).

Elle n'est pas utilisée pour traiter d'affaires protégées par la mention « secret défense ».

Le bordereau d'envoi.

Il constitue la formule type de transmission d'un ou plusieurs documents à un échelon supérieur, égal ou subordonné.

Il comporte les indications suivantes :

• désignation des pièces transmises ;

• leur nombre ;

• des observations éventuelles, précisions ou commentaires ne modifiant pas la teneur du document qu'il accompagne.

Des formules usuelles de transmission ANNEXE V sont employées.

Le message.

Le message a pour objet, en cas d'urgence, de rendre compte ou d'adresser les prescriptions nécessaires, en utilisant des moyens de transmission rapides.

Ce mode de correspondance par message ne doit être utilisé que pour traiter des questions dont l'urgence ne permettrait pas de recevoir une solution en temps opportun par la voie du courrier normal.

2.2. Les documents d'information destinés aux autorités supérieures.

Le compte rendu.

Le compte rendu est la relation sommaire d'un fait ou d'une situation : il est établi à titre personnel au moment même où celui qui rend compte en a connaissance. Le compte rendu peut revêtir la forme d'un message ou d'une lettre ou toute autre forme, notamment pour les comptes rendus périodiques ou de réunion.

Le rapport.

Le rapport a pour objet la relation détaillée d'un fait ou d'une situation présentant un caractère suffisamment important pour provoquer soit l'envoi d'instructions, soit l'approbation des mesures proposées.

Un rapport est à la fois un écrit d'information et un écrit d'action. Il peut comporter des propositions en vue de provoquer une décision : de ce fait, la responsabilité propre du rédacteur est engagée à un plus haut niveau que dans un procès-verbal ou un compte rendu.

Il est rédigé sous la forme impersonnelle.

La forme et le contenu des rapports sont souvent définis par des instructions ; notamment pour les rapports à la suite d'un événement grave, il convient de se référer à l' instruction 754 /DEF/EMAT/EP/L du 12 mai 1989 (BOC, p. 2761).

La fiche.

La fiche de correspondance (à ne pas confondre avec la fiche de synthèse) est l'écrit à utiliser de façon générale entre deux éléments appartenant à un même échelon de commandement (bureaux d'un état major, par exemple).

Une fiche ne doit pas, en principe, sortir de l'état-major dont elle émane. Cependant, à titre de collaboration à un effort de réflexion sur un problème qui n'est pas encore définitivement mûri, la communication de fiches de travail ou d'étude est autorisée, à condition qu'elle soit couverte par une transmission d'autorité, signée par un officier ayant la délégation réglementaire et qu'elle précise les positions qui ont l'approbation de l'autorité signataire, et celles au contraire qui appellent des réserves.

Elle est rédigée sur le mode impersonnel.

Elle peut éventuellement comporter une conclusion ou des propositions.

Elle est toujours enregistrée et datée.

La présentation générale est semblable à celle de la note. Toutefois, le titre « Note » est remplacée par « Fiche » et est suivie des mots « relative à… ».

Le procès-verbal.

Un procès-verbal est :

• soit le constat d'activité d'une commission, d'une réunion, etc. ;

• soit la narration en forme authentique dressée par une autorité, ou personne ayant qualité pour le faire, de ce qu'elle a fait ou constaté dans l'exercice de ses fonctions.

Il est rédigé sous la forme impersonnelle. Le procès-verbal doit enregistrer fidèlement les différentes opinions et être extrêmement précis sur les faits (date, heure, circonstances, etc.).

Le procès-verbal est signé personnellement par son auteur. Si plusieurs personnes participent à son élaboration, elles apposent chacune leur signature en bas du document. L'une de ces personnes appelée « rapporteur » est, en ce cas, responsable de la rédaction et de l'acheminement.

Les états et situations.

Ils constituent des pièces à but statistique. Il s'agit, en règle générale, d'une énumération faite sous la forme globale ou détaillée :

• de personnels ;

• de matériels, d'indications techniques, etc.

De formes et de modèles variés, ils se présentent généralement sous l'aspect d'imprimés à compléter.

2.3. Les documents d'information destinés aux autorités subordonnées.

La décision.

La décision est l'expression écrite de la volonté d'une autorité dans un domaine précis relatif à l'organisation ou à l'administration, ou concernant le personnel.

Elle se réfère normalement aux textes sur lesquels elle est fondée.

Elle peut être prise sous forme de lettre ou de note ; si elle porte le titre de décision, elle est présentée dans la même forme générale que la note.

La note de service.

Elle a pour objet de permettre à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une ou plusieurs autorités subordonnées.

C'est un document intérieur à une unité ou un service. La note de service est rédigée sous la forme impersonnelle.

La présentation générale est celle de la note.

L'instruction et la circulaire.

Elles ont pour objet de fournir aux exécutants les prescriptions relatives à l'application des lois, ordonnances, décrets, arrêtés.

L'instruction est un document de caractère général et permanent contenant des prescriptions d'orientation en vue d'une action déterminée. Elle fixe le but à atteindre, expose la pensée générale ou les intentions du chef et donne aux subordonnés les indications qui leur sont indispensables pour agir conformément à ces intentions.

La circulaire est un document de portée plus limitée que l'instruction et à caractère généralement temporaire.

Ces documents sont rédigés sous la forme impersonnelle.

Ces deux documents ont une présentation identique à celle de la note. Toutefois, le titre « Note » est remplacé par « Instruction » ou « Circulaire » et est suivie de « relative à… ».

La directive.

La directive est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action.

La notification individuelle.

La notification est un document transmis, en principe par la voie hiérarchique, à un individu, pour l'informer d'une décision qui l'intéresse à titre individuel.

Lorsque cette décision est susceptible de donner ouverture à un recours contentieux, la mention suivante figure sur la notification individuelle :

« Prière de faire notifier cette décision à l'intéressé qui devra en délivrer, daté et signé, un récépissé qui sera joint au dossier. »

Si l'intéressé ne veut ou ne peut signer, l'autorité chargée de la notification doit établir un compte rendu.