Préambule.

L'organisation de la marine s'inscrit dans la chaîne de commandement, d'organisation et de soutien des armées [références d) et e)].

Elle s'appuie sur des commandements de forces maritimes, des commandements maritimes territoriaux, des directions et services. Chacune de ces autorités exerce des fonctions dans le domaine organique et, pour certaines, des fonctions transverses à l'ensemble de la marine.

La présente instruction définit les modes de fonctionnement et l'exercice du dialogue de commandement par lequel l'autorité supérieure fixe des objectifs aux autorités subordonnées qui lui rendent compte de leur réalisation. Elle renvoie, lorsque c'est nécessaire, à des instructions particulières.

1. EXERCICE DU DIALOGUE DE COMMANDEMENT.

1.1. Cadre général.

Le dialogue de commandement de la marine s'inscrit dans le cadre du plan stratégique des armées (PSA) et de l'ordre aux armées, directions et services (OADS). Il décline vers les échelons subordonnés les axes, directives et objectifs stratégiques fixés par le chef d'état-major des armées (CEMA).

À partir de ces orientations et dans son domaine de responsabilité, le chef d'état-major de la marine (CEMM) arrête sa propre vision stratégique et établit la cartographie des risques critiques auxquels la marine est exposée.

La conduite du dialogue de commandement s'inscrit dans un processus de pilotage et d'évaluation de la performance ⁽¹⁾. Cette organisation permet au CEMM de garantir au CEMA le niveau de préparation générale de la marine et sa cohérence d'ensemble, y compris pour ce qui relève de l'administration générale et des soutiens communs et spécialisés de la chaîne interarmées des soutiens.

1.2. Pilotage et évaluation de la performance.

Du ressort de l'officier général « performance et synthèse (OG-PS) de l'état-major de la marine (EMM), le pilotage et l'évaluation de la performance s'exercent à travers un cycle annuel ; ils doivent pouvoir s'adapter, en cours d'exercice, pour faire face à des aléas conjoncturels.

La réalisation des objectifs et l'examen des points saillants du moment sont abordés :

• à l'EMM, au cours d'une réunion de commandement avec l'autorité concernée (dite « bilatérale » ou « conseil de gestion ») présidée par le major général de la marine (MGM), en format COMEX ⁽²⁾, généralement programmée entre les mois de mars et juin ;

• en région, au cours de déplacements du MGM, accompagné de l'OG-PS, lors du deuxième semestre ;

• lors d'entretiens (téléphoniques ou en tête à tête) intervenant de manière mensuelle.

Lorsque l'autorité subordonnée est responsable d'unité opérationnelle (RUO), le dialogue de commandement intègre une dimension de dialogue de gestion budgétaire entre le responsable du budget opérationnel de programme « marine » (RBOP) et l'autorité concernée. Ce dialogue de gestion budgétaire a pour objet d'apprécier l'équilibre entre les objectifs et les ressources budgétaires allouées et de vérifier le bien-fondé des besoins exprimés.

1.3. Dispositions pratiques.

1.3.1. La vision stratégique du chef d'état-major de la marine.

Chaque année, le CEMM définit sa vision stratégique pour les 3 années à venir. Elle prend en compte l'analyse des risques et le retour d'expérience des années précédentes pour adapter les priorités, tout en conservant une continuité indispensable au suivi des actions. Ce document est inclus dans l'ordre aux armées, directions et services (OADS) du CEMA qui est diffusé chaque année aux autorités organiques et territoriales ainsi qu'aux directions et services relevant du CEMM, accompagné de la cartographie des risques critiques de la marine. 

1.3.2. Le bilan annuel de gestion des autorités subordonnées au chef d'état-major de la marine.

Chaque autorité (commandants de force maritime, commandants d'arrondissement maritime, le directeur central du service de soutien de la flotte (DCSSF) et le directeur du service logistique de la marine (DSLM) est chargée de rédiger le bilan de son action pour l'année écoulée. Ce document rend en particulier compte de la mise en œuvre de la stratégie annuelle du CEMM ⁽³⁾.

Il comprend une analyse des difficultés rencontrées et propose, le cas échéant, des solutions. De format libre, mais limité à une dizaine de pages maximum hors annexes, il est adressé au CEMM au début de l'année N+1 et au plus tard le 31 mars ⁽⁴⁾. Le bilan annuel de gestion d'une autorité (en particulier les points sensibles qu'elle évoque) sert de base à l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion bilatérale annuelle et doit donc présenter les sujets appelant une décision de niveau central de manière à en permettre le traitement.

Ce bilan permet également d'alimenter le dialogue de gestion avec le CEMA et les principaux directeurs du ministère.

1.3.3. Les réunions de commandement, dites « bilatérales ».

Chaque réunion bilatérale est organisée autour d'un ordre du jour proposé par l'autorité quatre semaines au plus tard avant la tenue de la réunion. Il se compose des sujets du rapport de gestion les plus sensibles et qui appellent une décision, une action correctrice rapide, voire une nouvelle orientation de la part de l'échelon central. Les aspects « ressources humaines » du dialogue de commandement entre ces autorités et l'échelon central de la marine sont abordés en comités du personnel (COPERS) organisés par la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) et répartis tout au long de l'année ; seuls les dossiers RH les plus sensibles, urgents ou n'ayant pas pu être tranchés en COPERS ont vocation à être traités en réunion bilatérale.

En complément des sujets extraits du rapport de gestion, l'EMM est susceptible de demander la présentation de travaux prospectifs ou d'analyse particuliers, éventuellement assortis d'un dossier préparatoire. Dans ce cas, le bureau pilotage de l'EMM en informe l'autorité concernée au plus tard au mois de janvier.

Ces réunions bilatérales concernent, outre les autorités organiques et territoriales, la direction centrale du service de soutien de la flotte et la direction du service logistique de la marine, ainsi que la gendarmerie maritime, formation spécialisée de la gendarmerie nationale placée pour emploi auprès du CEMM.

Sur le plan pratique, les bilatérales sont organisées en séance plénière, réunissant l'ensemble des membres du COMEX et l'inspection de la marine nationale (IMN), et sont précédées ou suivies d'un entretien ou d'un déjeuner entre le MGM, le DPMM, l'OG-PS et l'autorité concernée.

Le bureau pilotage de l'EMM (EMM/PIL) établit le compte-rendu de chaque bilatérale sous la forme d'un relevé de décisions précisant les pilotes des actions à mener et les échéances à respecter, et assure le suivi de l'exécution des décisions.

1.3.4. Réunion annuelle major général de la marine/directeur du personnel militaire de la marine.

Le positionnement de la DPMM, à la fois direction des ressources humaines d'armée et, pour la sous-direction « études et politique des ressources humaines », composante de l'échelon central de la marine, justifie l'organisation d'une réunion annuelle spécifique dans la même période que les autre réunions bilatérales (de mars à juin). Cette réunion porte sur les dossiers traités par cette sous-direction et les autres composantes de la DPMM  (sous-direction « gestion du personnel », bureaux « école et formation » et « droit financiers individuels ») et sur les grandes orientations « ressources humaines » nécessitant une coordination particulière.

L'ordre du jour de cette réunion est proposé par la DPMM 30 jours avant la date arrêtée, les documents nécessaires à son instruction sont précisés dans les jours qui suivent par EMM/PIL.

En fonction de l'ordre du jour, cette réunion peut se tenir sous un format plus réduit que le COMEX au complet. Elle ne fait l'objet d'un relevé de décision qu'en cas de besoin.

1.3.5. Conseil de gestion du service de soutien de la flotte.

L'arrêté ministériel cité en référence b) prévoit, pour le service de soutien de la flotte (SSF), un conseil de gestion destiné à évaluer la satisfaction des besoins et apprécier la qualité de la gestion. Le conseil de gestion est présidé par le CEMM, ou son représentant. Sa composition est fixée par l'arrêté en référence c). Il se réunit une fois par an pour examiner, entre autres, le budget, le bilan de gestion de l'année écoulée, ainsi que les orientations pour la mise en œuvre du maintien en condition opérationnelle (MCO) naval proposées par le service. Il fait office de réunion bilatérale annuelle.

La réunion du conseil de gestion est couplée avec celle du comité directeur (CODIR) du MCO naval. Au cours de ce CODIR sont traités les éléments concourant à la mise en œuvre de la politique générale du MCO des matériels navals. En particulier, à cette occasion, les objectifs de performance sont validés ainsi que les plans d'actions vers les différents organismes contribuant au MCO naval. La cohérence des choix budgétaires au regard des besoins organiques et opérationnels est vérifiée. Le compte rendu de la réunion, préparé par le bureau MCO de l'EMM, est adressé au ministre. Le bureau EMM/MCO est responsable du suivi des décisions prises lors de ce comité.

1.3.6. Le rapport annuel d'activité de l'autorité transverse.

Chaque autorité de domaine transverse [cf. référence j)] rédige pour l'ensemble des domaines d'expertise de son ressort un rapport annuel d'activité de l'autorité transverse (R3AT) capitalisant le retour d'expérience de l'année. Les R3AT ne font normalement pas l'objet d'une réponse de l'échelon central. Les sujets saillants de ce document sont susceptibles d'être abordés lors des réunions bilatérales s'ils appellent décision ou orientation de l'échelon central.

À ce titre, les R3AT doivent parvenir à l'EMM un mois au plus tard avant la date de la bilatérale, et dans tous les cas avant le 30 mars de chaque année.

1.3.7. Les déplacements en région du major général de la marine au second semestre.

Ils permettent au MGM de se faire présenter sur place de manière moins formelle, et selon l'actualité, les points de préoccupation du moment, de confirmer les actions conduites et d'esquisser le cas échéant des orientations pour l'année suivante. Ils constituent des occasions privilégiées de rencontres avec les marins.

Préparés par EMM/PIL en collaboration avec les autorités visitées, ces déplacements font l'objet d'un compte-rendu, éventuellement accompagné d'un relevé de décisions, dont EMM/PIL assure le suivi.

1.3.8. Les entretiens téléphoniques périodiques.

Un entretien mensuel (téléphonique ou en tête à tête, selon les opportunités) est fixé entre le MGM et les autorités organiques et territoriales ainsi qu'avec le commandant de la gendarmerie maritime. EMM/PIL est chargé du suivi des éventuelles décisions prises lors de ces rendez-vous.

Pour le SSF, ces entretiens prennent la forme d'une réunion de travail à laquelle participent certains bureaux de l'EMM, selon l'ordre du jour. Ils font l'objet d'un relevé de décisions dont le suivi est assuré par le bureau EMM/MCO.

Un entretien téléphonique est également programmé chaque trimestre entre l'OG-PS et les commandants supérieurs des forces armées en outre-mer (COMSUP)/commandants des forces armées à l'étranger (COMFOR). Cet échange à caractère plus informel fait l'objet d'un compte-rendu diffusé par l'OG-PS aux autorités concernées, dont le suivi est assuré par EMM/PIL.

Les principales échéances du dialogue de commandement sont synthétisées à l'annexe I.

2. DIALOGUE DE COMMANDEMENT ET SUBSIDIARITÉ.

2.1. Généralités.

Les autorités organiques et territoriales, les directions et services déclinent, à leur niveau, la vision stratégique du CEMM dans leur propre directive, dont une copie est adressée à l'EMM (OG-PS et PIL). Il en est de même de leur cartographie des risques.

2.2. Coordination et arbitrage des besoins.

Les autorités organiques interviennent dans la définition et la priorisation des besoins exprimés par les formations placées sous leur autorité et transmis aux RUO. Il leur appartient d'intervenir auprès des RUO en cas d'insuffisance susceptible d'avoir des conséquences opérationnelles.

Le rôle des autorités organiques dans le processus budgétaire est précisé dans la charte de gestion du budget opérationnel de programme [cf. référence i)].

2.3. L'inspection générale.

Le commandant organique, ou son délégué, réalise l'inspection de chaque formation ou organisme placé sous son autorité au moins une fois par temps de commandement ou de direction des formations et organismes concernés.

L'inspection générale permet à l'autorité supérieure de contrôler l'aptitude d'une formation ou d'un organisme à remplir sa mission. Elle offre l'occasion d'établir un contact direct avec le personnel pour lui rappeler les grandes orientations et les objectifs fixés et, réciproquement, de recueillir sa perception de la mission et de l'activité de la formation ou de l'organisme.

Les modalités de l'inspection générale sont fixées par chaque autorité organique.

2.4. Rapports de fin de commandement - Rapports sur le moral.

Ces documents contribuent à alimenter le dialogue de commandement. L'annexe II. précise les attendus et les modalités d'exploitation des rapports de fin de commandement. L'exploitation des rapports sur le moral relève de la DPMM [cf. référence h)].

3. LES OUTILS D'AIDE AU PILOTAGE DE LA PERFORMANCE.

En complément du dialogue de commandement, le contrôle interne, le contrôle de gestion, la qualité et le retour d'expérience constituent un ensemble cohérent d'outils qui permettent au major général de la marine d'orienter l'action en fonction des évolutions constatées ou prévisibles. Ces outils sont proches dans leurs principes et complémentaires dans leur usage. Ils sont précisés ci-après.

3.1. Le contrôle interne.

Le contrôle interne s'entend comme l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents, mis en œuvre par les responsables à tous niveaux, pour maîtriser les risques liés à la conduite des processus qui leurs sont confiés [cf. référence a) et k)].

S'appuyant sur une démarche de cartographie des processus et d'analyse des risques, les méthodes et procédures mises en place au titre du contrôle interne doivent permettre, in fine, la bonne conduite de l'ensemble des activités de la marine et, en particulier :

• la préservation des personnes, des biens et des deniers de l'État ;

• le respect des réglementations ;

• le bon fonctionnement des processus internes ;

• la fiabilité de l'information financière, comptable et logistique.

Les modalités d'application du contrôle interne organique, des contrôles internes spécialisés et des processus autonomes assimilables à du contrôle interne sont précisées dans des instructions séparées [cf. référence h)].

3.2. Le contrôle de gestion.

Le contrôle de gestion propose et élabore des outils au service du commandement (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) permettant d'évaluer la performance dans l'optique de fournir des éléments chiffrés et une analyse de la situation pour apporter une aide à la décision.

Il est en charge de mesurer et suivre les indicateurs par rapport à des objectifs fixés (valeur cible, directives) afin de prévenir des écarts constatés et proposer les actions correctrices nécessaires.

Le contrôle de gestion a également vocation à apporter une aide méthodologique aux bureaux concernés, à définir les objectifs à suivre pour l'année et à assurer la cohérence d'ensemble. Il est mis en œuvre par chaque autorité organique et territoriale ainsi que par la DPMM, le DCSSF et la DSLM.

3.3. La démarche qualité.

Pour certaines formations, la démarche qualité garantit la conformité réglementaire de l'exécution des procédures et contribue ainsi à la réalisation de certains objectifs. À travers une démarche pouvant aller jusqu'à la certification, elle organise et garantit la qualité des prestations fournies pour les activités.

3.4. Le retour d'expérience.

Le retour d'expérience (RETEX) est un processus qui contribue à améliorer la performance de la marine nationale en participant à son évaluation au contact des réalités et en proposant des solutions aux déficiences et dysfonctionnements constatés [cf. référence l)].

Au sein de la structure organique, le RETEX se fonde sur la notion d'autorités transverses.

4. ABROGATION.

L'instruction n° 0-14462-2012/DEF/EMM/PIL du 17 août 2012 relative au dialogue de commandement au sein de la chaîne organique de la marine nationale est abrogée.

5. Publication.

La présente instruction est publiée au Bulletin officiel des armées.