Préambule.

Le service des essences des armées (SEA) peut être appelé dans certaines circonstances à prêter son concours pour des activités qui ne relèvent pas de ses missions spécifiques.

La participation des formations et services des armées à ce type d'activités est régie par les textes cités en référence.

La présente instruction en précise les modalités particulières d'application au SEA.

1. Dispositions générales.

1.1. Généralités.

Les prestations de tous les organismes relevant organiquement et budgétairement du SEA sont régies par la présente instruction.

La participation du SEA à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques ne peut être décidée (hors cas particuliers prévus par les textes cités en annexe III de la circulaire de 6e référence), que par les autorités du ministère de la défense détentrices de pouvoirs de décision en la matière.

En temps normal, elle ne peut être engagée que dans la mesure où :

• elle n'engendre pas de contraintes telles que le fonctionnement du service en soit affecté ;

• elle répond à une nécessité de caractère public, ou éventuellement présente un intérêt manifeste pour le ministère de la défense (formation, relations publiques) ;

• l'absence de moyens civils disponibles est avérée.

Les prestations sont effectuées à titre onéreux.

1.2. Champ d'application.

Sont considérées comme ne relevant pas des missions spécifiques du SEA les prestations fournies :

• à des organismes d'État relevant budgétairement d'un ministère autre que celui de la défense (même composés de personnel militaire) ;

• à des organismes publics ;

• à des organismes privés ;

• à des personnes physiques, dans le cadre d'opérations conformes au cadre définie à l'article premier.

Sont exclus du champ d'application de la présente instruction :

• les cessions de produits pétroliers, dont la compensation financière s'exerce par la procédure habituelle du règlement des cessions (bon de cession modèle 19, tarif hors défense), même si de telles cessions ont lieu à l'occasion de missions exécutées dans le présent cadre ;

• les opérations techniques d'exploitation directement liées aux cessions quand elles n'entraînent pas de contraintes particulières, comme par exemple une modification des conditions habituelles générales de fonctionnement du service (horaires de permanence, lieux et moyens de la distribution) ;

• les mises à disposition d'infrastructure régies par des conventions passées par le service des domaines ;

• les échanges de produits pratiqués entre le SEA et les sociétés pétrolières, régis par des contrats particuliers ;

• les travaux effectués à titre onéreux par les laboratoires et stations d'essai du SEA, réglementés par des textes spécifiques ;

• les participations du SEA à des présentations de matériel militaire, organisées par des fournisseurs du ministère de la défense, qui font l'objet de contrats spécifiques.

2. Dispositions administratives.

2.1. Autorités habilitées à décider de la participation du SEA.

Seules sont autorisées à engager la participation du SEA les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs ou de signature du ministre de la défense.

Au sein du SEA, seuls sont habilités le directeur et son suppléant, titulaires d'une délégation de signature du ministre de la défense.

En cas d'urgence (sinistre, accident, risque de pollution…), et sous réserve du respect de la réglementation, les directeurs régionaux du SEA sont néanmoins autorisés à prendre, à titre provisoire, les mesures qui s'imposent, sous réserve d'en rendre compte dans les vingt-quatre heures au directeur central ou à son suppléant et d'en informer les autorités militaires à compétence territoriale. Ils doivent dans ce cas avoir obtenu du bénéficiaire l'engagement écrit de rembourser les dépenses engagées (cf. l'Article 7, 5e alinéa de la circulaire de 6e référence).

La participation des organismes du SEA hiérarchiquement intégrés à des commandements organiques ou à compétence territoriale (cas de l'outre-mer ou de l'étranger en particulier) peut être décidée par les titulaires de ces commandements, dans le cadre des délégations de pouvoirs dont ils disposent. Les représentants locaux du SEA doivent alors rendre compte au directeur ou à son suppléant des prestations ordonnées par ces autorités.

La participation du SEA peut également être engagée sur réquisition des autorités civiles compétentes, en application des textes particuliers mentionnés en annexe III de la circulaire de sixième référence.

2.2. Qualité juridique du bénéficiaire.

La personnalité juridique du bénéficiaire influe sur les modalités contractuelles.

S'il est un service de l'État, le SEA conclut avec lui un protocole d'accord et lui impute le seul remboursement des dépenses supplémentaires définies à l'article 9 ci-après (instruction interministérielle de 2e référence).

Dans le cas contraire (personnes physiques et morales autres que l'État, dont en particulier les établissements publics et collectivités territoriales), le document à établir est une convention qui prévoit le remboursement de tous les coûts supportés par le SEA, dépenses courantes et supplémentaires (décret de 1re référence).

La plus grande attention doit donc être apportée à la connaissance précise de la personnalité juridique du bénéficiaire.

2.3. Documents contractuels.

La signature des contrats par les bénéficiaires doit être obtenue avant tout début d'exécution.

Les autorités régionales du SEA, saisies d'une demande, doivent la transmettre à la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), accompagnée de leur avis motivé.

En cas d'acceptation par la DCSEA, elles établissent le contrat correspondant et le transmettent pour signature à la DCSEA, après avoir obtenu celle du bénéficiaire.

Les rédacteurs des contrats s'inspireront des modèles annexés à la circulaire de sixième référence.

Dans le cas où le bénéficiaire n'est pas l'État, et avant tout début d'exécution, les représentants locaux du SEA devront obtenir la production d'une police d'assurances satisfaisant aux prescriptions de l'arrêté interministériel cité en quatrième référence, et prévoyant en particulier une substitution de responsabilité à celle de l'État dans le cas où celle de ce dernier viendrait à être recherchée.

En cas d'application de la procédure d'urgence, la signature du contrat doit intervenir le plus rapidement possible.

En cas de participation décidée par un commandement territorial, les représentants locaux du SEA doivent préparer les contrats correspondants, conformément aux dispositions administratives et financières de la présente instruction, les faire signer par ces autorités, et en adresser copie à la DCSEA.

En cas de réquisition par les autorités civiles, les autorités régionales du SEA établissent uniquement les états de sommes dues.

3. Dispositions financières.

3.1. Dispositions générales.

Les coûts à répercuter sont définis par les textes cités en première et deuxième références.

A l'exception des dépenses répercutées pour leur montant réel (carburants, ingrédients, réparations de dommages…), qui ne peuvent être arrêtées exactement qu'à l'issue de la prestation, les autres dépenses remboursables doivent faire l'objet dans le contrat d'une valorisation précise :

• soit de façon forfaitaire lorsque la durée ou le volume de la prestation, ainsi que les distances à parcourir, sont connues avec précision ;

• soit de façon unitaire dans le cas contraire.

En tout état de cause, la simple mention d'un mode de calcul est à éviter chaque fois que possible.

Les évaluations de coûts ne seront mentionnées qu'à titre indicatif et révisable.

L'évaluation du coût doit prendre en compte l'intégralité des prestations effectuées, soit donc, outre les activités constituant la prestation proprement dite, les charges indirectes induites, par exemple, par les reconnaissances préalables, les opérations connexes, l'élaboration des décisions et des documents contractuels.

Ces charges seront chiffrées selon les mêmes modalités que les charges directes.

Les conventions devront faire mention de façon distincte des dépenses courantes et des dépenses supplémentaires.

3.2.

• a).  Dépenses courantes (dépenses dont le remboursement est exigible lorsque le bénéficiaire n'est pas un service de l'État).

  Ces dépenses, que le SEA aurait de toute façon à supporter en l'absence de prestation, sont représentatives de la charge induite par la perte de disponibilité temporaire des moyens à durée de vie limitée consacrés à l'activité en cause.

  Elle comprennent essentiellement :

  • les rémunérations et charges sociales (RCS) ;

  • l'amortissement des matériels.

  Les RCS sont chiffrées sur la base de coûts standards. La méthode de calcul fait l'objet de l'annexe I.

  L'amortissement du matériel doit être chiffré suivant les modalités fixées en annexe II.

  Le montant des dépenses facturées au titre de l'élaboration du dossier ne sera en aucun cas inférieur au montant cumulé de 8 taux horaires du grade de capitaine et 8 taux horaires de personnel civil de catégorie C.

  Ce montant pourra servir de forfait pour les affaires simples.

• b).  Dépenses supplémentaires (dépenses remboursables par tous les types de bénéficiaires).

  La liste des postes à prendre en compte est donnée à l'article II de la circulaire de sixième référence.

  Ce sont essentiellement pour le SEA :

  • les carburants, ingrédients et matières diverses consommés par les moyens de l'administration ;

  • les frais de déplacement ;

  • les heures supplémentaires ;

  • les primes et majorations de rémunérations induites par l'activité spécifique ;

  • l'entretien courant des matériels ;

  • les réparations d'accidents ou d'avaries imputables à l'accomplissement de la prestation.

  Ces dépenses sont, sauf exceptions mentionnées ci-après, répercutées au coût réel.

  En particulier :

  • les dépenses de carburant sont facturées sur la base des consommations effectives des matériels engagés, valorisées au tarif applicable aux parties prenantes « hors défense » (ces consommations sont bien entendu à distinguer des cessions éventuelles de produits effectuées à l'occasion de la prestation, mais qui ne relèvent pas du présent cadre et sont réglées de la façon séparée par bon de cession modèle 19) ;

  • les heures supplémentaires, frais de déplacement, majorations de rémunérations, primes et indemnités particulières, réparations d'accidents, seront facturés pour les montants exacts supportés par le service.

  En revanche :

  • les consommations de lubrifiants et produits divers seront chiffrées forfaitairement pour 10 p. 100 des dépenses de carburant consommé ;

  • les charges d'entretien des matériels seront calculées suivant les modalités fixées en annexe III.

3.3. Recrouvrement des créances.

Des comptabilités séparées doivent être tenues pour les dépenses courantes et les dépenses supplémentaires.

A l'issue de la prestation, les organismes prestataires (directions locales du SEA) établissent des états de sommes dues distincts par nature de dépenses et les adressent aux organismes comptables dont ils relèvent, accompagnés de fiches de décompte.

Ces documents sont adressés en copie à la DCSEA.

Les recouvrements, suivant les bénéficiaires, se font soit par rétablissement de crédits (autres départements ministériels en application de l'instruction interministérielle de 2e référence), soit par voie de fonds de concours ou recettes accidentelles à différents titres suivant la nature de la recette (personnes autres que l'État) en application du décret cité en première référence. Lorsqu'il s'agit de fonds de concours, ils sont portés au crédit des chapitres prévus à l'arrêté d'application cité en quatrième référence ; lorsqu'il s'agit de recettes à différents titres, ils bénéficient au budget général.

Les services comptables se conforment aux dispositions financières prévues au titre II de la circulaire citée en sixième référence pour l'application des différentes procédures d'imputation des montants à recouvrer.

L'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) adressera à la DCSEA, pour le 31 janvier de chaque année, le bilan des opérations de recouvrement engagées et exécutées au cours de l'année écoulée.

Les autorités du SEA relevant d'autres ordonnateurs se procureront auprès de ces derniers les bilans correspondants qu'ils transmettront à la DCSEA.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

4.1. Texte abrogé.

L'instruction n^o 2182/DEF/DCE/3/GEST/341, sur la participation du service des essences des armées (SEA) à des tâches ne relevant pas de ses missions spécifiques, du 6 mars 1980, est abrogée.