Remarque liminaire.

Les avances consulaires sont une procédure permettant, d'une part, de mettre à disposition de formations des fonds en devises et d'autre part, d'engager des dépenses sans ordonnancement préalable, via le règlement de la dépense par le poste diplomatique ou consulaire.

Les dispositions de ce texte s'appliquent au profit des formations des forces armées déployées à l'étranger (en escale, en séjour, en mission ou éventuellement en exercice) :

• dépourvues de soutien de proximité susceptibles d'apporter leur concours [groupement de soutien de base de défense (GSBdD), direction du commissariat en opération extérieure (DIRCOM)] ;

• et lorsque le paiement en numéraire ne peut pas être réalisé au moyen des avances de trésorerie [avance de trésorerie activité des forces (ATAF), avance trésorerie opérations (ATO) ou avance de trésorerie solde (ATS), selon la règlementation en vigueur].

Le terme de formation désigne indistinctement un bâtiment de la marine nationale, un aéronef et son équipage ou un détachement isolé.

Le trésorier ou régisseur près l'ambassade ou le consulat est désigné sous l'appellation de payeur du poste diplomatique ou consulaire.

Les dispositions de la présente instruction ne s'appliquent pas aux postes de présence diplomatique (PPD).

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

1.1. Champ d'application.

Lorsque l'escale ou le déploiement d'une formation est officiellement programmé (accord diplomatique obtenu) par l'état-major des armées ou les autorités délégataires, la décision est portée à la connaissance des différentes autorités devant contribuer à sa réalisation :

• les autorités dont dépendent organiquement les formations concernées ;

• le centre interarmées d'administration des opérations (CIAO) ;

• les autorités diplomatiques et consulaires compétentes ;

• les attachés de défense concernés ;

• les formations concernées ;

• les GSBdD de rattachement de la formation pour les détachements isolés, les aéronefs en escale et les bâtiments ne disposant pas de commissaire affecté à bord.

Le soutien financier des formations est ordonné par l'état-major des armées ou par les autorités locales par délégation puis organisé en liaison avec les attachés de défense.

Le règlement des dépenses selon la procédure des avances consulaires se caractérise par :

• la possibilité offerte pour les formations de se procurer les devises en monnaie locale, auprès de l'autorité diplomatique ou consulaire compétente du lieu du déploiement ;

• le paiement en numéraire, en monnaie locale, par les responsables de la formation, des dépenses autorisées (cf. point 1.3.) ;

• le paiement sur facture par l'autorité diplomatique ou consulaire des dépenses engagées et n'ayant pas été réglées en numéraire.

1.2. Les acteurs financiers.

1.2.1. L'autorité diplomatique ou consulaire (ministère des affaires étrangères).

Il lui incombe :

• de mettre en place, pour le compte des formations, les fonds nécessaires en monnaie locale, pour faire face à leurs dépenses courantes ;

• de reprendre le reliquat des devises à l'issue de la période de déploiement ;

• de contrôler la validité des créances laissées à sa charge (justification du service fait par le responsable de la formation ou son représentant, ou l'attaché de défense de la mission diplomatique de défense) ;

• d'assurer le paiement de la facture lorsque celle-ci n'a pas été réglée par la formation.

1.2.2. La formation.

La formation :

• exprime au CIAO son besoin décliné fiduciairement (billetage), le cas échéant par l'intermédiaire de son GSBdD de rattachement ;

• perçoit les fonds auxquels elle peut prétendre auprès de l'autorité diplomatique ou consulaire ;

• règle les dépenses autorisées (cf. point 1.3.) au moyen des fonds mis à sa disposition ;

• restitue les fonds inemployés à l'autorité diplomatique ou consulaire à l'issue du déploiement ou de l'escale ;

• transmet au CIAO, par l'intermédiaire de son GSBdD de rattachement le cas échéant, les originaux des factures de dépenses qu'elle a directement réglées au moyen de l'avance consulaire ;

• transmet au poste diplomatique ou consulaire un état récapitulatif des dépenses réglées en devises  ainsi qu'un état récapitulatif des factures et services rendus (certifiés ou non) non payés par le bord.

1.2.3. Le centre interarmées d'administration des opérations.

Le CIAO, par l'intermédiaire de la section « avances consulaires », est chargé de :

• transmettre aux services diplomatiques ou consulaires, le montant du besoin financier en devises locales ou exceptionnellement en euros ;

• vérifier les pièces justificatives des dépenses réglées par la formation et par le poste diplomatique ou consulaire  pour s'assurer de la cohérence du dossier et éviter le double paiement ;

• préparer l'exécution budgétaire et comptable des pièces justificatives, avant transmission au payeur général aux armées (PGA) ;

• rendre compte des imputations sur les crédits ouverts aux responsables d'unités opérationnelles (UO) concernées par ces dépenses.

1.2.4. Le payeur général aux armées.

Il reçoit de la direction spécialisée des finances publiques pour l'étranger (DSFiPE) les déclarations de paiement établies par les payeurs diplomatiques ou consulaires.

À des fins de régularisation, il les transmet au CIAO, lequel procède à la ventilation de ces dépenses par UO, activité et comptes du plan comptable de l'État (PCE).

Le payeur général aux armées comptabilise enfin dans le système d'information financière de l'État les dépenses exécutées par le CIAO.

1.3. Nature des dépenses.

La procédure des avances consulaires permet de payer toutes les dépenses liées au service et à la mission dans les domaines ci-dessous. Les dépenses suivantes nécessitent en outre l'autorisation préalable d'une autorité compétente (cf. points 2.1.2. et 3.1.) :

• solde du personnel (sauf aéronefs en escale à l'étranger) ;

• approvisionnement en vivres ou alimentation ;

• fonctionnement courant ;

• santé ;

• à titre exceptionnel, condition du personnel en opération (CPO) ou cohésion en escale et relations publiques.

1.4. Modalités de mise en oeuvre.

1.4.1. Envoi du dossier de demande de devises.

Dès la connaissance du déploiement, la formation ou son groupement de soutien de rattachement transmet au CIAO le dossier de demande de devises (cf. point 2.2.1. pour des bâtiments de la marine et point 3.2.1. pour les détachements isolés à l'étranger).

1.4.2. Mise en place des devises.

Après s'être assuré de la bonne application de la réglementation, le CIAO transmet par message officiel le besoin en devises au payeur du poste diplomatique ou consulaire par l'intermédiaire de la mission diplomatique de défense. Cette demande comprend le billetage souhaité.

Les devises demandées sont mises à la disposition du responsable de la formation ou de son représentant expressément désigné. Les postes diplomatiques et consulaires précisent les modalités selon lesquelles les devises peuvent être perçues. Les devises sont quérables par le représentant administratif de la formation.

Le transport des devises n'entre pas, en principe, dans les attributions du payeur du poste diplomatique ou consulaire. Il sera organisé en concertation avec le poste diplomatique et consulaire en tenant compte des conditions locales de sécurité. Le commandant de la formation peut être conduit à solliciter, par l'intermédiaire du poste diplomatique ou consulaire, l'accompagnement des fonds par les forces de sécurité locales.

Lorsque des contraintes locales rendent impossible le transport direct des fonds entre le poste diplomatique ou consulaire et la formation, la mise en place des devises via un virement vers une banque locale pourra être envisagé.

1.4.3. Perception des devises.

À la perception des devises, la formation établit un reçu provisoire (modèle en annexe III.) en trois exemplaires (à l'attention du payeur du poste diplomatique ou consulaire, du CIAO et de la formation pour archivage). Sont mentionnés : le montant de la somme perçue en devises, le taux de chancellerie en vigueur le jour de l'opération et la contre-valeur en euros.

Dans le cas d'une perception de devises complémentaire pendant le déploiement, chaque opération fait l'objet d'un nouveau reçu provisoire.

Lorsque les devises demandées ne sont pas perçues, par suite d'annulation du déploiement ou pour toute autre raison, les formations doivent rendre compte au CIAO dans les meilleurs délais.

1.4.4. Utilisation des devises.

Toutes les formalités préalables à un engagement de dépense doivent être accomplies en s'inspirant des principes et règles de la commande publique suivants (cf. instruction citée en référence 10 de l'annexe XIV.) :

• recherche du fournisseur le mieux disant ou le plus qualifié pour assurer l'approvisionnement des matériels conformes aux normes techniques en vigueur ;

• mise en concurrence, afin d'obtenir l'offre économiquement la plus avantageuse ;

• transparence des procédures, grâce à une traçabilité minimale des démarches entreprises (devis comparatifs).

La formation recherchera dans la mesure du possible les conseils et recommandations du poste diplomatique et consulaire quant à la fiabilité des fournisseurs.

Conformément à l'arrêté ^(C) cité en référence 7 de l'annexe XIV., la traduction littérale des pièces en français est un principe de base pour les contrats et les marchés. Pour les autres pièces, une traduction sommaire est la règle. Le principe d'une traduction systématique des pièces est exclu mais le comptable peut demander la traduction d'une pièce spécifique. La mission diplomatique de défense obtiendra une traduction sommaire des factures lui  parvenant en langue étrangère.

Il est formellement interdit d'échanger les devises contre chèques ou autres espèces.

1.4.5. Réintégration des devises.

En fin de déploiement ou d'escale, les acomptes de solde perçus et non dépensés par le personnel peuvent être repris contre émargement. Les devises reversées sont reprises au taux auxquelles elles ont été délivrées.

Il appartient ensuite au responsable de la formation ou à son représentant de reverser le reliquat de devises non utilisées au payeur du poste diplomatique et consulaire. Un reçu définitif (cf. annexe IV.) est alors établi en trois exemplaires (à l'attention du payeur du poste diplomatique ou consulaire, du CIAO, et de la formation pour archivage) et fait mention du ou des reçus provisoires.

La formation n'ayant pu procéder à la restitution de son reliquat de devises à l'issue de son déploiement ou escale doit impérativement en rendre compte au CIAO dans les meilleurs délais.

Le montant total des dépenses doit correspondre au montant de l'avance consulaire inscrit sur le reçu définitif.

Un reçu définitif sera établi même si aucun reversement de devises n'est effectué. Il permet la clôture administrative des opérations de perception et de restitution des devises.

1.4.6. Factures non payées par la formation (laissées au poste diplomatique ou consulaire).

Les factures non réglées par la formation doivent être remises au poste diplomatique ou consulaire, de même que la liste des fournitures livrées et celle des services rendus non facturés [état récapitulatif des factures et services rendus – certifiés ou non – non payés par la formation (modèle en annexe IX.)].

Enfin, le responsable de la formation ou son représentant dépose auprès du poste diplomatique ou consulaire la liste des factures réglées en espèces. Cette disposition a pour but d'éliminer les risques de double paiement par le payeur du poste diplomatique ou consulaire.

1.5. Régularisation de l'avance consulaire.

À l'issue du déploiement ou de l'escale, la formation adresse un compte-rendu financier selon des modalités spécifiques à chaque type de formation (cf. point 2.2.5. pour les bâtiments de la marine nationale et point 3.2.2. pour les détachements isolés), puis constitue un dossier de régularisation des dépenses.

1.5.1. Le dossier de régularisation.

La formation établit (par l'intermédiaire de son GSBdD de rattachement, le cas échéant) un dossier de régularisation relatant toutes les dépenses effectuées en devises, réglées par elle-même ou laissées à la charge du payeur diplomatique ou consulaire. Le montant total des dépenses en devises doit correspondre au montant du reçu définitif. Les dépenses sont restituées dans le dossier de régularisation par budget opérationnel de programme (BOP), UO, activité et comptes PCE. Ce dossier doit être établi en euros dès la fin de la mission et adressé dans les meilleurs délais au CIAO par voie postale.

Ce dossier comprend au minimum les pièces suivantes :

• l'état récapitulatif des dépenses engagées (paiement direct par la formation ou indirect par le payeur du poste diplomatique ou consulaire ; cf. annexes VI. et IX.) ;

• la copie des factures laissées pour paiement au poste diplomatique ou consulaire ;

• les ordres et notes du responsable de la formation ou du médecin, prescrivant les dépenses de santé imputables au service.

Lorsque des devises sont mises à disposition de la formation, s'ajoutent les pièces suivantes :

• les reçus provisoires et définitifs (cf. annexes III. et IV.) ;

• l'ensemble des factures originales payées par la formation (les factures doivent être arrêtées et certifiées) ;

• de manière exceptionnelle, en l'absence de factures, les certificats administratifs ;

• les états de délivrance (distincts selon l'armée d'appartenance) des  acomptes de solde consentis au personnel (cf. annexe VIII.) en tenant compte du statut du personnel (engagé, volontaire) ;

• les bordereaux de paiement liés aux acomptes de solde (cf. annexe VII.) ;

• la copie du bordereau récapitulatif des acomptes de solde délivrés au personnel (cf. annexe VI.) ;

• le cas échéant, une traduction succincte en français ou une synthèse de la signification lorsque les factures sont rédigées en langue étrangère ;

• le compte de situation des monnaies étrangères (cf. annexe V.).

1.5.2. Justification des dépenses.

Les pièces justificatives administratives et comptables doivent permettre :

• la liquidation définitive des dépenses engagées ;

• l'ordonnancement a posteriori des dépenses ;

• le rattachement budgétaire et comptable des dépenses engagées ;

• le contrôle de l'exécution du service fait et du paiement au véritable créancier.

A cet égard, seuls les pièces et acquits originaux ne comportant aucune rature, altération, ou surcharge sont recevables. Toutefois une copie signée par le responsable de la formation ou son délégataire peut être établie avec un certificat administratif signé par le responsable de la formation lorsque la pièce justificative est difficilement exploitable ou perdue.

1.5.3. Taux de chancellerie.

Le taux de chancellerie appliqué aux dépenses effectuées à partir de l'avance consulaire est celui du jour de la perception des devises. Cette disposition s'applique pendant toute la durée de présence de la formation ou lors d'une mise en place de devises pour plusieurs escales dans un même pays pour les bâtiments de la marine nationale.

Les modifications des taux de chancellerie des monnaies étrangères sont portées à la connaissance des formations par message du CIAO et sont disponibles sur le réseau intradef.

Elles prennent généralement effet les 1^er et 16 de chaque mois.

1.5.4. Procédure de liquidation.

Le payeur du poste diplomatique ou consulaire transmet sa comptabilité à la DSFiPE afin que son avance lui soit recomplétée.

La DSFiPE vérifie les déclarations de paiement auxquelles sont jointes les factures associées ainsi que l'ensemble des pièces liées au soutien financier pendant le déploiement puis transmet l'ensemble des documents au PGA.

Le PGA procède mensuellement à un arrêté des déclarations de paiement reçues et traitées. Le dossier complet est ensuite transféré au CIAO. Après validation dans CHORUS, le rapport est transmis au PGA accompagné de l'ensemble des pièces justificatives (déclarations de paiement, factures, dossiers de régularisation de la formation).

2. LES DÉPENSES DES BÂTIMENTS DE LA MARINE NATIONALE RÈGLÉES SELON LA PROCÉDURE DES AVANCES CONSULAIRES.

Selon leur nature, les dépenses sont engagées avec ou sans autorisation préalable des autorités budgétaires concernées.

2.1. Dépenses autorisées.

2.1.1. Dépenses ne nécessitant pas d'autorisation préalable.

2.1.1.1. Dépenses de solde du personnel.

Le  personnel embarqué à bord des bâtiments de la marine nationale en mission, en opération extérieure, en entrainement ou en exercice, reçoit une part de sa solde en devises locales pour  lui permettre de couvrir les dépenses qu'il peut être appelé à engager à l'occasion d'une escale dans un port à l'étranger à condition :

• d'être sous statut militaire ;

• d'être soldé sur ATS et non par paiement sans ordonnancement préalable (le personnel relevant de cette catégorie est déterminée par l'arrêté du 18 avril 2013) ;

• de relever d'un programme pour lequel le CIAO dispose d'une habilitation budgétaire.

 Les personnels suivant ne sont par conséquent pas concernés par ce dispositif :

• personnel militaire relevant de la direction générale de l'armement (DGA) [incluant les commissaires d'ancrage DGA et les ingénieurs de l'armement affectés dans une unité de la marine nationale dans la mesure où ils relèvent d'une procédure de paiement sans ordonnancement préalable] ;

• membres du corps militaire du contrôle général des armées ;

• officiers généraux de deuxième section rappelés en activité par le ministre de la défense par voie de vacation ;

• personnel militaire nommé sur un emploi fonctionnel civil ;

• personnel relevant des affaires maritimes ;

• élèves de l'école polytechnique ;

• personnel relevant de la gendarmerie nationale (à l'exception de la gendarmerie maritime).

Ces acomptes, versés contre émargement, font l'objet de pièces administratives et comptables distinctes selon l'armée ou la direction d'appartenance du personnel embarqué. Les états des sommes délivrées sont adressés par la formation ou son groupement de soutien de rattachement à l'organisme qui administre ce personnel pour reprise sur la solde des intéressés.

Un bâtiment de passage dans un port relevant d'un GSBdD à l'étranger doit solliciter ce dernier par message officiel pour percevoir une ATS.

 En cas de prolongation de l'escale dans le port entraînant un besoin supplémentaire au titre de la solde, le bâtiment s'adressera au CIAO pour obtenir une mise en place complémentaire de devises.

2.1.1.2. Dépenses de vivres.

En escale à l'étranger, les bâtiments s'approvisionnent en vivres pour couvrir la durée de l'escale ainsi que la période de mer consécutive jusqu'à l'arrivée au port suivant. Le paiement de ces factures doit être prioritairement réglé en devises. Les dépenses qui n'auraient pu l'être seront laissées pour paiement à l'ambassade.

Lors du passage d'un canal ou à l'occasion d'une escale sans mise en place de devises, le bâtiment devant s'approvisionner en vivres informera les autorités consulaires, la mission diplomatique de défense et le CIAO des dépenses engagées et laissera pour paiement les factures certifiées aux autorités consulaires.

En cas de prolongation de l'escale nécessitant un ravitaillement supérieur au besoin initialement exprimé, le bâtiment en réfèrera au CIAO pour obtenir, si besoin, la mise en place de devises complémentaires ou  le paiement des dépenses par le poste diplomatique ou consulaire.

2.1.1.3. Dépenses inhérentes aux besoins portuaires.

Ces besoins, transmis aux services de l'attaché de défense du pays accosté, concernent principalement :

• les frais consécutifs aux manœuvres et stationnement dans le port (remorquage, mise à quai, etc.) ;

• les frais d'enlèvement des déchets (domestiques, eaux usées, etc.) ;

• les frais de fourniture d'énergie (électricité) et d'eau douce ;

• les frais de téléphonie.

Ces dépenses sont généralement laissées à la charge du poste diplomatique ou consulaire.

2.1.1.4. Dépenses de santé.

A l'étranger, les dépenses relatives à la santé sont présumées être imputables au service et peuvent être prises en charge dans les conditions suivantes :

• ce sont des actes médicaux individuels (consultation, analyse, hospitalisations, etc.) résultant d'un accident ou d'une affection survenue ou aggravée pendant le service ;

• un certificat visé par le médecin du bord ou, à défaut, un ordre de circonstance signé par le commandant du bâtiment est établi, mentionnant : le numéro d'identifiant défense (NID), l'armée ou la direction d'appartenance, ainsi que la nature de la prestation dans le respect du secret médical.

Si la dépense est payée par le bord, le justificatif ainsi que la facture originale seront joints au dossier de liquidation de l'escale.

Si le paiement est laissé à la charge du poste diplomatique ou consulaire, le justificatif ainsi qu'une copie de la facture seront joints au dossier de liquidation de l'escale.

2.1.2. Dépenses soumises à autorisation préalable.

Les bâtiments désireux d'engager les dépenses listées ci-après, solliciteront préalablement l'état-major des opérations aéronavales (EMM/EMO/N8) ou le CIAO.

Suivant la position opérationnelle du bâtiment, seront respectivement compétents : l'EMM/EMO/N8 pour les missions relevant de l'autorité de l'amiral sous-chef d'état-major « opérations » (ALOPS) ou le CIAO [en relation avec le centre de planification et de conduite des opérations (CPCO/J8)] pour les missions menées dans le cadre d'une opération extérieure (OPEX).

2.1.2.1. Dépenses de fonctionnement courant en escale (achat de matériels et prestations).

Ces dépenses concernent l'achat de matériels et de consommables divers, ainsi que l'achat de prestations (location d'engins, véhicules, travaux de blanchisserie, etc.) nécessaires et indispensables au bon déroulement de l'escale et au séjour dans le port étranger.

Sauf directives particulières édictées par les services gestionnaires de biens [service de soutien de la flotte (SSF), service logistique de la marine (SLM), service du commissariat des armées (SCA), etc.], les bâtiments faisant escale à l'étranger appliqueront les règles suivantes :

Matériels ou  prestations  hors compétence SSF :

• l'autorisation préalable à l'achat est délivrée par l'EMM/EMO/N8 pour les dépenses supérieures à 500 euros en mission hors OPEX (un devis ou un état valorisé sera transmis par courriel à l'EMM/EMO/N8 et au CIAO lors de sa demande d'engagement de dépenses) ;

• en OPEX, l'autorisation préalable est délivrée par le CIAO pour les dépenses supérieures à 1 500 euros (un devis ou un état valorisé sera transmis par courriel au CIAO et à EMO/N8, lors de sa demande d'engagement de dépenses).

Les achats de matériels ou prestations de compétence SSF peuvent  être couverts par la procédure des avances consulaires à titre exceptionnel, hors entretien programmé et si le recours à un contrat-cadre n'est pas possible. L'engagement des dépenses est accepté sans autorisation du SSF si la dépense est inférieure à 3 000 euros toutes taxes comprises (TTC) sur la durée de l'escale. Au-delà de ce montant, l'engagement ne peut se faire qu'après autorisation du SSF selon le principe suivant :

• entre 3 000 euros et 20 000 euros TTC, la demande est adressée à l'ingénieur responsable de bâtiment (IRB) compétent ;

• au-delà de 20 000 euros, la demande est transmise à la direction centrale du service de soutien de la flotte (DCSSF).

Le CIAO et l'autorité organique sont  tenus informés de tous les messages échangés.

2.1.2.2. Dépenses liées aux déplacements de personnel pour nécessité de service.

Ces dépenses comprennent :

• la location de véhicules ou d'embarcations dans le cadre du service : déplacements piétons interdits dans le port, mise à terre des permissionnaires (bâtiment au mouillage), port éloigné du centre-ville,  roulages divers, etc. ;

• dans le cadre d'une consultation médicale ou d'une hospitalisation, les frais de transport (taxis, ambulance), de carburant, les frais de visas, et exceptionnellement, les frais d'hébergement et de billet d'avion lors d'un rapatriement en métropole hors procédure d'évacuation médicale (MEDEVAC) du service de santé des armées (SSA).

Ces dépenses donnent lieu au préalable à un devis valorisé qui sera adressé par courriel à l'EMM/EMO/N8 pour approbation sauf urgence caractérisée.

Remarque : il est interdit d'imputer sur l'avance consulaire les dépenses relatives aux frais de déplacements individuels faisant suite à un ordre de mission. Ces derniers peuvent faire l'objet d'une avance versée sur le compte de l'administré par le centre d'administration ministériel des indemnités de déplacement (CAMID).

2.1.2.3. Dépenses de produits pétroliers (combustibles, huiles, graisses).

Les commandes de combustibles de navigation ou aéronautique ainsi que les huiles et graisses associées sont en principe effectuées par le détachement de liaison du service des essences des armées auprès de l'état-major de la marine (DLSEA/EMM) qui en assure également le règlement. A l'étranger, le ravitaillement se fait conformément aux dispositions prévues par les accords-cadres. Les factures sont directement adressées au DLSEA/EMM par le fournisseur.

A titre exceptionnel, en cas d'impossibilité de recourir à ce dispositif, un ravitaillement local adapté sera envisagé après accord du DLSEA/EMM  dont le CIAO est tenu informé. Le règlement consécutif pourra être effectué par l'autorité diplomatique ou consulaire selon la procédure des avances consulaires.

2.2. Modalités de mise en œuvre de la procédure des avances consulaires au profit des bâtiments de la marine nationale.

2.2.1. Envoi du dossier de demande de devises (annexes I. et II.).

Ce dossier doit être adressé par voie postale ou électronique et parvenir trente jours au moins avant la date prévue de l'escale, il comprend :

• la lettre de demande de devises (cf. annexe I.) ;

• le billetage ;

• l'état de calcul des besoins en devises pour les bâtiments de la marine nationale (cf. annexe II.).

L'état de calcul joint à la lettre de demande de devises comprend :

• l'effectif présent à bord lors de l'escale et ouvrant droit (cf. point 2.1.1.1.), quel que soit l'armée ou le service d'appartenance du personnel par catégorie et grade ;

• le calcul des besoins en devises au titre des dépenses prévisibles de solde du personnel et d'approvisionnement en vivres.

Les bâtiments qui ne sont pas dotés d'un commissaire transmettent leurs effectifs (annexe II. première partie - effectif) au GSBdD qui traite le dossier de demande de devises (annexe I. et annexe II. seconde partie - calcul) et l'envoie au CIAO.

Lorsqu'un bâtiment ne souhaite pas de mise en place de devises, ou en cas de modification ou d'annulation des escales prévues, le CIAO doit en être tenu informé dans les meilleurs délais.

2.2.2. Montant d'allocation.

Le montant des droits en devises diffère selon que le bâtiment est déployé pour une durée inférieure ou égale à quatre-vingt-dix jours.

Les acomptes de solde en devises sont calculés sur la base du taux de l'indemnité journalière de séjour à l'étranger (IJSE) appliqué au pays considéré, quel que soit le grade. Ils sont limités :

• au tiers de l'IJSE par jour d'escale pour le personnel des bâtiments en mission ou en opération durant moins de quatre-vingt-dix jours ;

• à la moitié de l'IJSE  par jour d'escale pour le personnel des bâtiments en mission ou en opération, à partir de quatre-vingt-dix jours.

Le montant maximal de l'avance en devises destinée aux dépenses de vivres est calculé selon les limites suivantes :

• déploiement pour une période inférieure à quatre-vingt-dix jours : au douzième des indemnités de séjour multiplié par l'effectif de la formation et par le nombre de jours inclus entre le début de l'escale en cours et la veille de l'arrivée à l'escale suivante ;

• déploiement pour une période supérieure à quatre-vingt-dix jours : au sixième des indemnités de séjour  multiplié par l'effectif et par le nombre de jours inclus entre le début de l'escale en cours et la veille de l'arrivée à l'escale suivante.

Le calcul des besoins en devises doit aussi être établi en tenant compte :

• des montants réellement dépensés lors des séjours antérieurs dans le port concerné. Le CIAO dispose d'un recueil de statistiques donnant le taux de consommation moyen des devises selon le port considéré ;

• du montant des avances autorisées mais aussi de l'indice et du régime de solde de l'individu ;

• des sommes à réserver à l'alimentation en fonction du programme d'escales ;

• de toute autre raison laissée à l'appréciation du demandeur (venue ou non de familles, etc.).

Le montant ainsi défini doit être arrondi par défaut à une valeur inférieure selon la parité de la devise concernée et les coupures les plus couramment utilisées.

2.2.3. Mise en place des devises.

Cf. point 1.4.2.

Dans certains pays, il ne sera pas prévu de mise en place de devises et/ou restitution. Les modalités à appliquer sont définies par le CIAO.

Lors d'escales conjointes, chaque bâtiment établit le reçu provisoire correspondant à sa demande de devises.

2.2.4. Utilisation des devises.

Lorsqu'il y a mise en place de devises, le paiement des dépenses de solde du personnel et de vivres est prioritaire. Afin de limiter les frais bancaires ainsi que les délais de régularisation des dépenses consulaires, il est recommandé d'optimiser l'utilisation des devises mises en place, en réglant les factures restantes (de matériels ou prestations, etc.) sur le reliquat de fin d'escale.

2.2.5. Compte-rendu et régularisation.

À l'issue de l'escale, la formation adresse sous quarante-huit heures un message de compte-rendu financier d'escale (modèle en annexe X.) au CIAO, à l'autorité organique, à la mission diplomatique de défense concernée, au GSBdD de rattachement le cas échéant et à l'EMO/N8. Ce message détaille les dépenses réglées directement par la formation au moyen de l'avance consulaire ainsi que celles laissées à charge de l'ambassade (facturées certifiées ou non).

Le dossier de régularisation est envoyé au CIAO dans les meilleurs délais (cf. point 1.5.1.).

3. LES DÉPENSES DES DÉTACHEMENTS ISOLÉS À L'ÉTRANGER.

Un détachement isolé est un groupe de militaires déployés en mission à l'étranger (pouvant inclure des moyens aériens).

Les détachements isolés peuvent avoir recours à l'avance consulaire, après autorisation du CIAO en liaison avec le CPCO/J8 et les EMO d'armées, lorsqu'aucun autre soutien financier ne peut lui être apporté.

3.1. Dépenses autorisées.

Les dépenses autorisées sont listées ci-dessous. En principe, le versement d'acomptes de solde n'est pas ouvert aux détachements isolés. Néanmoins, une dérogation peut être exceptionnellement accordée par le CIAO.

3.1.1. Dépenses d'alimentation, d'hébergement et de fonctionnement.

Les dépenses de fonctionnement courant (location de véhicules, carburant, visas, frais de douanes, etc.) sont autorisées.

Les dépenses d'alimentation et d'hébergement sont couvertes à la condition expresse que l'ordre de mission du personnel indique que celui-ci est considéré comme « nourri et logé gratuitement par l'État ».

3.1.2. Dépenses de relations publiques et de condition du personnel.

Ces dépenses peuvent être prises en charge via l'avance consulaire sous certaines conditions :

• les détachements engagés en OPEX, dépourvus d'ATO, peuvent bénéficier à titre exceptionnel, sur décision du centre de planification et de conduite des opérations et de l'état-major des armées (EMA/CPCO/J8), d'allocations mises en place à partir du BOP OPEX, pour couvrir leurs éventuelles dépenses de relations publiques et de CPO ;

• les détachements déployés hors OPEX, peuvent bénéficier, après accord de leurs EMO respectifs, d'une allocation pour couvrir leurs éventuelles dépenses liées à la condition du personnel et aux relations publiques.

3.1.3. Les dépenses de santé.

Les dépenses de santé sont prises en charge dans les mêmes conditions que pour les bâtiments de la marine nationale (cf. point 2.1.2.4.).

3.2. Procédure d'exécution.

3.2.1. Demande de soutien via la procédure des avances consulaires.

Dès la décision de déploiement, l'EMA/CPCO/J8 et/ou les EMO définissent avec le CIAO le soutien financier à apporter au personnel déployé à l'étranger en détachement isolé.

Lorsque le recours aux avances consulaires est retenu, le chef de détachement ou sa formation de soutien de proximité établit une liste, si possible valorisée par nature de dépense, puis la transmet au CIAO (cf. annexe XII.).

3.2.2. Engagement et régularisation des dépenses en devises du détachement.

Le chef de détachement ou son représentant doit respecter les règles d'engagement des dépenses (cf. point 1.4.4.).

Qu'il s'agisse de dépenses réglées directement par le détachement ou par le payeur diplomatique ou consulaire, le chef de détachement adresse, à l'issue du déploiement, un message de compte-rendu financier (modèle en annexe XIII.) au CIAO, à la mission diplomatique de défense concernée et, selon les cas, à l'autorité organique, à l'ambassade concernée, au groupement de soutien de rattachement, à l'EMA/CPCO/J8 et à l'EMO d'armées ou de service.

Il doit veiller à conserver les pièces comptables et les transmettre, dès son retour, à son GSBdD de rattachement en vue d'établir un dossier de régularisation retraçant toutes les dépenses réalisées en devises issues de l'avance consulaire.

Le dossier de régularisation est établi par le groupement de soutien de rattachement dès la fin de la mission et adressé au CIAO dans les meilleurs délais.

4. LES DÉPENSES DES AÉRONEFS DES ARMÉES EN ESCALE À L'ÉTRANGER.

Les dépenses sont réglées selon la procédure des avances consulaires, lorsqu'aucune convention ne permet de le faire, ou si aucun autre moyen effectif de paiement ou de soutien financier n'est envisageable.

4.1. Dépenses autorisées.

Les dépenses à l'étranger des aéronefs du ministère de la défense et de leur équipage ne donnent pas lieu à la mise en place de devises locales par le poste diplomatique ou consulaire.

Ces dépenses comprennent :

• les redevances aéronautiques (dépenses de survol et d'atterrissage) ;

• les dépenses liées à l'assistance en escale (dépenses incontournables : ravitaillement, repas pour l'équipage, nettoyage aéronef, etc.) hors couverture des marchés passés par le service spécialisé de la logistique et du transport (SSLT).

Sont exclues de la procédure des avances consulaires les factures european organisation for the safety of air navigation (EUROCONTROL) et international air transport (IATA), qui sont transmises au SSLT pour obtention des certifications auprès des autorités organiques concernées.

4.2. Procédure d'exécution.

Les aéroports transmettent les factures au poste diplomatique ou consulaire du pays concerné. La constatation du service fait est effectuée par l'attaché de défense, éventuellement en liaison avec les autorités organiques d'armées concernées.

Le paiement est effectué par le payeur du poste diplomatique ou consulaire.

5. DISPOSITIONS FINALES.

(Modifié : Erratum du 16 mai 2017)

La présente instruction abroge les textes suivants :

• instruction provisoire n° 151/DEF/DCCM/ADM/ACTM/NP du 26 juin 2003 ⁽¹⁾ relative au règlement des dépenses des bâtiments et des aéronefs de la marine en escale ou en mission à l'étranger ;

• circulaire du 27 juillet 1939 relative au paiement des dépenses urgentes effectuées par les sous-marins en croisière de longue durée à l'étranger ;

• circulaire n° 666/M/CMa/1 du 2 juin 1969 relative au paiement d'avances en devises aux équipages des appareils de l'aéronavale et des petits bâtiments de la marine en mission aux Açores par les sous-régies de Flores et de Santa-Maria ;

• circulaire n° 10719/DEF/DSF/CC/5 du 24 février 1975 relative au règlement suivant la procédure des avances consulaires, des dépenses d'escale à l'étranger des bâtiments de la marine nationale ;

• circulaire n° 645/DEF/DSF/2/M du 3 décembre 1987 relative au règlement suivant la procédure des avances consulaires, des dépenses d'escale des bâtiments et aéronefs de la marine nationale dans les pays d'Afrique et Madagascar pourvus d'un comptable supérieur du Trésor.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.

---