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Archivé DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE L'AIR : sous-direction « organisation, personnel »

INSTRUCTION N° 31512-21/DEF/DCCA/OP/1 portant définition et modalités de mise en œuvre du contrôle interne des formations administratives de l'armée de l'air.

Du 10 avril 1995
NOR

Précédent modificatif :  1er modificatif du 12 décembre 1996 (BOC, 1997, p. 317). , 2e modificatif du 23 janvier 1998 (BOC, p. 929).

Référence(s) : Décret N° 91-669 du 14 juillet 1991 précédé d'un rapport au Président de la République portant organisation générale des services de soutien et de l'administration au sein des armées et de la gendarmerie. Décret N° 91-672 du 14 juillet 1991 portant organisation générale de l'armée de l'air. Décret N° 91-687 du 14 juillet 1991 fixant les attributions des services du commissariat. Décret N° 81-732 du 29 juillet 1981 portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées. Arrêté du 31 janvier 1992 relatif aux relations entre les chefs d'état-major, le directeur général de la gendarmerie nationale et le directeur central du service de santé des armées.

Instruction n° 2400/DEF/EMAA/1/PERS/ADM du 28 septembre 1992 (BOC, p. 3744).

Instruction n° 2402/DEF/EMAA/1/ADM du 6 mars 1987 (BOC, p. 1923).

Instruction N° 2404/DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 relative à l'organisation et au fonctionnement du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes.

Instruction n° 6000/A/DCCA/1/2 du 7 novembre 1968 (mention au BOC, 1969, p. 349).

Instruction 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 (BOC, 1988, p. 1615).

Instruction N° 30281/DEF/DCCA/AG/2 du 09 février 1983 relative à l'organisation, au fonctionnement et à la comptabilité des cercles de l'air. Instruction N° 31512-22/DEF/DCCA/OP/1 du 06 novembre 1995 portant définition et modalités de mise en œuvre de l'audit pour la surveillance de l'administration et la vérification des comptes des formations administratives de l'armée de l'air.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  610.1.

Référence de publication : BOC, p. 4745.

1. Généralités et définitions.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions et modalités de mise en œuvre du contrôle interne des formations administratives de l'armée de l'air.

Le terme de « formation administrative » tel qu'il est employé par les textes de référence recouvre à la fois les bases aériennes et les unités administratives placées sous l'autorité des commandements organiques et opérationnels ou des directions centrales de service. Par commodité, les expressions « base aérienne » et « formation administrative » seront indifféremment employées dans la présente instruction, sauf lorsque la distinction s'impose.

1.2. Surveillance des formations administratives.

Sur la base aérienne, le terme générique de surveillance des formations administratives recouvre trois niveaux de contrôle :

  • l'auto-contrôle ;

  • la surveillance interne ;

  • la surveillance de l'administration intérieure.

Les opérations effectuées au titre de ces trois niveaux de contrôle viennent fonder et dimensionner les diligences (au sens de l'ensemble des procédures de contrôle des comptes et de la régularité des actes administratifs) réalisées par les équipes d'audit des directions locales au titre de la vérification des comptes et de la surveillance administrative.

  2.1. L'auto-contrôle au niveau des unités élémentaires.

L'auto-contrôle effectué par les unités élémentaires vise les opérations de vérification qui incombent à tout acteur d'une tâche administrative ou financière ou à son supérieur direct.

Il peut s'agir notamment :

  • de vérifier des calculs ;

  • de contrôler l'imputation comptable d'une opération ;

  • de s'assurer de la bonne application de la réglementation précisant les droits des administrés ;

  • de contrôler les comptages lors des inventaires.

Cet auto-contrôle fait partie intégrante des tâches de tous ceux qui agissent dans la filière administrative et doivent s'assurer de la qualité de leurs propres travaux. A ce titre, l'auto-contrôle procède d'un ensemble de contrôles élémentaires d'exactitude et de régularité.

Les modalités d'exercice de l'auto-contrôle ne sont régies par aucun texte particulier et ne font pas l'objet d'une formalisation spécifique. Elles sont définies par les instructions venant réglementer les différentes activités administratives de la base aérienne.

  2.2. La surveillance interne.

La surveillance interne incombe aux chefs de moyens, commandants d'unité et chefs de service. Elle vise à s'assurer :

  • que les opérations d'auto-contrôle au niveau des unités élémentaires sont effectuées ;

  • que les moyens mis en œuvre sont suffisants ;

  • de l'efficience des actes d'administration et de leur conformité aux directives du commandement et à la réglementation.

Les modalités d'exercice de la surveillance interne sont définies dans l'instruction n2400/DEF/EMAA/PERS/ADM du 28 septembre 1992, leur périodicité étant fixée par l'annexe II à la présente instruction.

  2.3. La surveillance de l'administration intérieure.

  2.3.1. Généralités.

La surveillance de l'administration intérieure est de la responsabilité du commandant de base. Elle permet de juger de la régularité et de l'efficacité des actes d'administration, de la bonne tenue et de l'exactitude des comptes.

La surveillance de l'administration intérieure permet à celui-ci de s'assurer que la base aérienne a reçu les ressources auxquelles elle peut prétendre, qu'elle est pourvue des moyens qui lui sont nécessaires et qu'elle les emploie de manière opportune et conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Pour l'exercice de la surveillance de l'administration intérieure, le commandant de base dispose :

  • du commissaire de base ;

  • du chef des moyens techniques ;

  • du chef des moyens généraux ;

  • du chef du service médical,

    lesquels peuvent agir selon la procédure de la signature « par ordre ».

La surveillance de l'administration intérieure est assurée par le commissaire de base, par ordre du commandant de base, dans tous les domaines ne relevant pas spécifiquement d'une autre autorité. Il met en œuvre deux séries de contrôles :

  • le contrôle de gestion qui lui permet de juger de l'opportunité et de l'efficacité des actes d'administration et de gestion des formations administratives de la base aérienne ;

  • le contrôle interne, qui lui permet de s'assurer de la sincérité et la régularité des comptes et de veiller à la protection du patrimoine.

  2.3.2. Le contrôle de gestion.

Le contrôle de gestion consiste en une appréciation sur :

  • les résultats obtenus par référence à des objectifs préétablis ou par référence à des normes ;

  • l'opportunité des actes de gestion ;

  • l'adaptation de l'organisation aux procédures d'exécution.

Les modalités de mise en œuvre du contrôle de gestion font l'objet d'une instruction spécifique.

  2.3.3. Le contrôle interne.

Les travaux du commissaire de base au titre du contrôle interne doivent lui permettre de s'assurer que l'ensemble des procédures, comptables et autres, définies par les textes réglementaires ou fixées par les autorités de commandement, sont correctement appliquées.

L'objectif du contrôle interne consiste à s'assurer de :

  • la protection du patrimoine ;

  • la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes.

Le contrôle interne porte concrètement sur :

  • l'auto-contrôle des actes administratifs qu'effectuent les unités élémentaires ou les services ;

  • les diligences mises en place dans le cadre de la surveillance interne.

  2.3.3.1. La protection du patrimoine.

Au titre de la protection du patrimoine, le commissaire de base s'assure grâce à des contrôles obligatoires :

  • du respect des procédures visant la protection des actifs (deniers et matériels). Il s'agit notamment des systèmes d'autorisation (double signature des chèques émis par la base, signature des ordres de mission par les autorités habilitées…), et de protection physique (détention des clefs et du code d'ouverture des coffres…) ;

  • du bon déroulement et de l'exactitude des comptages physiques réguliers ;

  • du correct report entre les existants et les documents de situation (rapprochement physique/comptable).

  2.3.3.2. Régularité et sincérité.

Le commissaire de base s'assure :

  • de la conformité des écritures aux règles comptables ;

  • de la conformité des actes d'administration aux dispositions légales ou réglementaires ;

  • de la correspondance entre les documents de situation et les pièces justificatives ;

  • du bon emploi des moyens mis à disposition de la base aérienne ;

  • de la bonne imputation des dépenses.

2. Organisation sur la base aérienne.

2.1. Le commissaire de base.

  3.1. Le rôle du commissaire de base.

Le commissaire de base est hiérarchiquement responsable vis-à-vis du commandant de base de la surveillance de l'administration intérieure dans les domaines de compétence qui lui sont attribués et, d'une manière générale, dans ceux qui ne relèvent pas de la compétence d'un autre chef de moyens. La responsabilité dans ces domaines de compétence, dont traite la présente instruction, notamment dans ses paragraphes 3.2 à 4.2 ci-dessous, relève du commandant de base. Comme indiqué précédemment au paragraphe 2.3.1, elle est confiée, dans la pratique, au commissaire de base dans le cadre de la procédure « par ordre ».

  3.2. Les domaines de compétence du commissaire de base.

Au titre de la surveillance de l'administration intérieure le commissaire de base intervient sur :

  • les comptabilités finances (crédits et fonds) ;

  • la comptabilité du matériel commissariat ;

  • les comptabilités des organismes du service de restauration et d'hôtellerie ;

  • tous les domaines ne relevant pas expressément de la compétence d'une autre autorité.

  3.3. Les missions exercées sur ordre exprès du commandant de base.

Le commissaire de base peut intervenir sur ordre exprès du commandant de base dans tout domaine administratif et financier concerné par la surveillance de l'administration intérieure afin d'effectuer un diagnostic selon une méthode inspirée de l'audit. Le commissaire rend compte de ses travaux au commandant de base qui apprécie la suite à donner aux observations formulées.

2.2. Le bureau gestion et contrôle (BGC).

Le commissaire de base dispose d'un bureau gestion et contrôle (BGC). Celui-ci est animé par du personnel formé aux différentes techniques comptables ou de gestion mises en œuvre sur la base aérienne.

Le chef du BGC rend systématiquement compte de ses travaux au commissaire de base.

  4.1. Le rôle du BGC.

Le BGC est chargé d'assister le commissaire de base dans ses fonctions de surveillance de l'administration intérieure, au titre :

  • du contrôle interne ;

  • du contrôle de gestion.

A ce titre :

  • il détient et exploite les données du contrôle interne prévues par la présente instruction ;

  • il centralise, pour le compte du commissaire de base, les comptes rendus établis par les autorités responsables de la surveillance de l'administration intérieure et de la surveillance interne ;

  • il tient à jour les tableaux de bord. Il est responsable :

    • de la saisie des informations à partir des tableaux renseignés (sur papier ou disquette) transmis par les services concernés ;

    • de l'impression des différents tableaux ;

    • de leur diffusion aux services intéressés ;

    • de l'analyse préalable des données et des indicateurs.

Enfin, le BGC tient le répertoire des actes administratifs dans les conditions définies par l' instruction 2409 /102/A/DCCA/3/10 du 03 mai 1966 (BOC/A, p. 331), modifiée, relative aux répertoires des actes administratifs sur les bases aériennes.

  4.2. Les domaines de compétence du BGC.

Lorsqu'il effectue des visites sur place, le BGC a toute latitude d'investigation dans le cadre du programme de travail et selon les directives fixées par le commissaire de base. Il peut se faire communiquer tout document utile entrant dans le champ de la surveillance de l'administration intérieure.

Cependant, le BGC doit se limiter à constater les faits de manière objective et s'abstenir de toute remarque de fond non validée expressément par le commissaire de base.

3. Les moyens du contrôle interne.

3.1. Conditions de mise en œuvre du contrôle interne.

L'objectif final du contrôle interne est d'attester de la qualité et de la parfaite fiabilité de l'administration et de la finance d'une base aérienne.

Une approche de nature exhaustive est donc nécessaire.

Le commissaire de base doit, dans tous les cas, effectuer le programme de contrôle qui lui est imposé. La présente instruction fixe les opérations dont il ne peut s'exempter. Il lui appartient, en outre, de faire diligenter à son initiative les contrôles complémentaires qui lui paraissent devoir s'imposer.

Il dispose pour cela :

  • des revues de procédures ;

  • des dossiers de travail.

3.2. Les revues de procédures.

  6.1. Objectifs des revues de procédures.

Les revues de procédures constituent pour les intervenants au titre du contrôle interne une référence réglementaire qui permet de juger de la qualité et de la conformité de la procédure qu'ils contrôlent.

Elles permettent :

  • de comprendre les structures d'un système comptable ;

  • d'évaluer le contrôle interne assurant le correct fonctionnement dudit système ;

  • de produire une documentation synthétique et homogène.

  6.2. Présentation pratique des revues de procédures.

Les revues de procédure couvrent les quatre sections suivantes :

  • section « finances » ;

  • section « restauration et hôtellerie » ;

  • section « matériels » ;

  • section « administration générale ».

Elles consistent à analyser un flux donné (de denrées, de deniers, d'informations), de son organisme d'origine à l'organisme destinataire, en portant une attention particulière aux procédures d'échange entre les différents acteurs. Il s'agit :

  • d'isoler les différents acteurs, les documents produits et les types de traitements ;

  • de schématiser les flux de transactions par des diagrammes ;

  • de décrire les contrôles mis en place pour répondre aux objectifs du contrôle interne.

3.3. Les dossiers de travail.

  7.1. Objectifs des dossiers de travail.

Ils consistent à traiter et conserver sous une forme normalisée l'information et l'analyse des flux (de denrées, de deniers) au sein d'un organisme donné [bureau d'achat des denrées alimentaires, mess, service déplacements, service des matériels commissariat (SMC)…].

  7.1.1. Au niveau du bureau gestion et contrôle (BGC).

Les dossiers de travail uniformisent les contrôles et constituent une base de référence dont les évolutions sont d'analyse simple.

Le BGC procède à l'ensemble des contrôles prévus dans les dossiers de travail. Ces derniers sont exhaustifs et couvrent la totalité des contrôles devant être réalisés dans le cadre du contrôle interne.

Le BGC archive de manière standardisée et cohérente dans les dossiers de travail les documents rassemblés dans le cadre de ses contrôles. Il est tenu de respecter une formalisation définie dans l'organisation des dossiers.

  7.1.2. Au niveau du commissaire de base.

Le commissaire de base confie à son BGC l'exécution de certaines tâches de contrôle élémentaire. Il lui appartient de suivre la qualité et l'avancement des travaux de son BGC.

  7.2. Présentation pratique des dossiers de travail.

Il existe 4 types de dossiers de travail, correspondant aux fonctions dévolues au service du commissariat de l'air :

  • le dossier « finances » ;

  • le dossier « restauration et hôtellerie » ;

  • le dossier « matériels » ;

  • le dossier « administration générale ».

Chaque dossier contient quatre types de documents dont le contenu et l'utilisation sont détaillés dans l'annexe IV à la présente instruction :

  • fiches de travail ;

  • fiches de références ;

  • fiches de synthèse ;

  • tableau annuel de synthèse.

L'ensemble des documents placés dans les dossiers de travail doivent être indexés selon les principes arrêtés dans cette annexe.

3.4. Périodicité des opérations effectuées par le commissaire de base dans le cadre du contrôle interne.

Le commissaire de base a l'obligation d'effectuer tous les contrôles qui sont prescrits par l'annexe I de la présente instruction.

Aucune périodicité calendaire n'est imposée. Sont toutefois fixés par type de contrôle élémentaire (feuille de travail), des objectifs quantifiés que le commissaire de base doit atteindre avant la fin de l'année d'exercice.

L'annexe I jointe à la présente instruction fixe le nombre minimum de contrôles à assurer au cours de l'année :

  • par fiche de travail, le commissaire de base choisissant les fiches à contrôler ;

  • par organisme contrôlé, le BGC étant tenu d'effectuer en une séquence unique la totalité des fiches de travail correspondant à un organisme (dénommée « contrôle complet » d'un organisme). Les contrôles sont effectués selon une fréquence donnée.

Il est laissé au commissaire de base toute latitude pour définir son calendrier de contrôles pour l'année. Celui-ci veille toutefois à élaborer un programme prévisionnel qui permette de mettre en cohérence et d'optimiser dans le temps les contrôles sur les différents organismes ou unités de la base.

Il appartient au chef de la division audit de la direction du commissariat en région aérienne (DCA) de vérifier la cohérence et la répartition dans le temps adoptée pour l'exécution des opérations.

Il est rendu compte au commandant de base et à la DCA de l'avancement des travaux de contrôle interne par le biais d'un tableau de synthèse ANNEXE II.

3.5. Utilisation des dossiers de travail par le commissaire de base.

  9.1. Exploitation des fiches de synthèse.

Après chaque visite, le BGC présente le résultat de ses travaux au commissaire de base au moyen des fiches de synthèse. Celui-ci en fait l'analyse et prescrit ou réalise lui-même des opérations complémentaires éventuelles.

A l'issue de ces opérations complémentaires, le commissaire de base vise la fiche de synthèse qui reflète ainsi le jugement qu'il a sur l'organisme visité ou sur l'opération de contrôle effectuée.

  9.2. Le compte rendu de surveillance de l'administration intérieure.

Le compte rendu de surveillance de l'administration intérieure reprend de manière dynamique les principales observations détaillées dans les fiches de synthèse. Il mentionne obligatoirement les principaux dysfonctionnements détectés, les mesures de redressement prescrites et les résultats éventuels déjà enregistrés.

Le commissaire de base établit le rapport de surveillance de l'administration intérieure selon une forme et une périodicité libres.

Ce rapport est établi :

  • à l'initiative du commissaire de base lorsqu'il relève un problème nécessitant des mesures de redressement urgentes ;

  • obligatoirement lorsque le BGC a assuré une séquence de « contrôles complets » correspondant à toutes les fiches d'une unité ou d'un service, comme prescrit en annexe I. Ces visites obligatoires doivent, en effet, donner lieu à une information de l'organisme visité.

Le rapport, signé par le commissaire de base est adressé au commandant de l'unité ayant fait l'objet du contrôle. Il est envoyé en copie au commandant de base à titre de compte rendu et fait l'objet d'une mention au répertoire des actes administratifs de la base aérienne.

  9.3. Synthèse semestrielle.

Une synthèse sous forme libre des travaux effectués par le commissaire de base est transmise pour information à la fin de chaque semestre à la direction du commissariat en région aérienne, via le commandant de base. Le tableau de synthèse renseigné est systématiquement joint à ce compte rendu.

  9.4. Matérialisation des contrôles du commissaire de base.

Ces contrôles doivent être systématiquement matérialisés par l'apposition du paraphe du commissaire de base et d'un tampon spécifique, dont le modèle figure en annexe III, sur les différentes fiches de synthèses que le BGC lui a présentées.

3.6. Archivage des dossiers de travail.

Le BGC doit conserver accessibles les dossiers de l'année précédente, afin de permettre notamment les opérations de contrôle des équipes d'audit régionales. Les dossiers de l'antépénultième année doivent être également conservés dans les archives de la base. Les dossiers remontant à plus de deux ans peuvent être détruits, sauf pour ce qui concerne les fiches de synthèse qui doivent être conservées sur une durée minimum de dix ans.

4. Les moyens des autres missions de surveillance et de contrôle.

4.1. Conditions de mise en œuvre des autres missions de surveillance et de contrôle.

(Modifié : 2e mod.)

L'annexe II à la présente instruction, dans ses tableaux nos 2 à 8, fixe la périodicité calendaire des travaux à effectuer dans le cadre des missions de surveillance interne des commandants d'unités et des chefs de moyens et de surveillance de l'administration intérieure des chefs de moyens autres que le commissaire de base.

Cette périodicité est mensuelle, trimestrielle ou annuelle suivant les contrôles et leur domaine d'exercice.

Ces travaux ne sont pas quantifiés par la présente instruction.

Les comptes rendus établis dans ce cadre sont systématiquement adressés au commissaire de base qui les fait enregistrer au répertoire des actes administratifs par son BGC. Ce dernier présente les comptes rendus au commissaire de base à la fin de chaque trimestre.

Pour le ministre d'État, ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'air,

Pierre DUCASSE.

Annexes

ANNEXE I. Contrôles annuels requis pour le commissaire de base.

(Remplacée : 2e mod.).

Table 1. Finances.

Organisme.

Nombre contrôles complets par organisme (*).

Fiche.

Description.

Contrôles supplémentaires.

Service finances.

2

SF 1.

Sécurité des fonds.

(**).

Déplacements.

2

DEP 1.

DEP 2.

DEP 3.

Registre des déplacements.

Paiement des avances.

Remboursement déplacement.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Solde spéciale.

2

SPE 1.

SPE 2.

SPE 3.

SPE 4.

Fichier GESPAIR.

Remboursement soldes.

Fiches informatisées.

Gestion des cartes SMA.

Recommandé.

(**).

Recommandé.

Recommandé.

Comptabilité générale.

3

CG 1.

CG 2.

CG 3.

CG 4.

CG 5.

CG 6.

CG 7.

CG 8.

Reconstitution de l'avoir.

Caisse numéraire.

Caisse de devises.

Registre de caisse CCP.

Registre de caisse Trésor.

Opérations d'ordre.

Registre-journal.

Soldes comptables.

Recommandé.

Recommandé.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Recommandé.

Recommandé.

Recommandé.

Dépenses engagées.

2

DE 1.

DE 2.

DE 3.

DE 4.

Engagement par une personne habilitée.

Engagement et autorisation d'engagement.

Utilisation du bon de commande.

Engagement par marché ou contrat.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

(**).

Avances en deniers.

1

AV 1.

Avances en deniers.

(**).

Gestionnaires de crédits et services achats.

2

GCSA 1.

GCSA 2.

GCSA 3.

GCSA 4.

GCSA 5.

GCSA 6.

GCSA 7.

GCSA 8.

Gestion des commandes.

Gestion des livraisons.

Gestion de la fiche de comptes.

Comptabilité matière.

Inventaires du stock.

Sécurité informatique.

Tenue du PV 17.

Gestion des distributions de fournitures.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

(**).

(**).

(**).

(**).

Recommandé.

(*) A chaque fois que les opérations de contrôle concernent un service dans son entier, le commissaire de base doit établir un rapport de surveillance de l'administration intérieure adressé au responsable de l'entité auditée et au commandant de base à titre de compte rendu.

(**) Contrôles supplémentaires laissés à l'appréciation du commissaire de base en fonction des risques identifiés lors des contrôles complets par organisme.

 

Table 2. Matériels.

Organisme.

Nombre contrôles complets par organisme (*).

Fiche.

Description.

Contrôles supplémentaires.

Attente.

2

ATT 0.

ATT 1.

ATT 2.

ATT 3.

Revues de procédures.

Stocks.

Sécurité informatique.

Entretien, lavage, nettoyage à sec…

(**).

Recommandé.

(**).

(**).

Cessions.

2

CES 0.

CES 1.

CES 2.

CES 3.

CES 4.

Revues de procédures.

Stocks.

Sécurité informatique.

Caisse.

Ergonomie du local des cessions.

(**).

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

Comptabilité SMC.

2

COMP 0.

COMP 1.

COMP 2.

COMP 3.

COMP 4.

COMP 5.

COMP 6.

COMP 7.

COMP 8.

Revues de procédures.

Ordre de distribution exceptionnelle.

Arrêté comptable d'inventaire, perte.

Sécurité informatique.

Inventaires de service.

Tenue du RJ 35 et du répertoire modèle n° 18.

Rapprochement effectifs/pochettes.

Dotations collectives.

Prises et remises de service.

(**).

Recommandé.

Recommandé.

(**).

(**).

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

Habillement.

2

HAB 0.

HAB 1.

HAB 2.

HAB 3.

HAB 4.

Revues de procédures.

Stocks.

Sécurité informatique.

Pochettes.

Cahier du maître tailleur/maître cordonnier.

(**).

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

Matériel de campagne.

2

MC 1.

MC 2.

Matériel approvisionnement réservé.

Matériel en service courant.

(**).

(**).

Avances en deniers.

2

MO 1.

Avances en deniers.

Recommandé.

Budget d'équipement.

2

BE 1.

BE 2.

Gestion des demandes exprimées.

Gestion des tableaux de synthèse.

Recommandé.

(**).

(*) A chaque fois que les opérations de contrôle concernent un service dans son entier, le commissaire de base doit établir un rapport de surveillance de l'administration intérieure adressé au responsable de l'entité auditée et au commandant de base à titre de compte rendu.

(**) Contrôles supplémentaires laissés à l'appréciation du commissaire de base en fonction des risques identifiés lors des contrôles complets par organisme.

 

Table 3. Restauration hôtellerie.

Organisme.

Nombre contrôles complets par organisme (*).

Fiche.

Description.

Contrôles supplémentaires.

Bureau gestion.

2

BG 1.

BG 2.

BG 3.

Mot de passe officier SRH.

ETIC.

Justification des soldes comptables.

Recommandé.

(**).

(**).

Bureau achat des denrées alimentaires (BADA).

2

BADA 1.

Passation des commandes.

Particulièrement recommandé.

BADA 2.

Livraisons.

Particulièrement recommandé.

BADA 3.

Délais de livraison.

(**).

Mess.

2

M 1.

Règlement intérieur.

(**).

M 2.

Caisse.

(**).

M 3.

Livraison de marchandises.

Particulièrement recommandé.

M 4.

Sortie de marchandises.

Recommandé.

M 5.

Emballages consignés.

(**).

M 6.

Stocks du magasin.

(**).

M 7.

Stocks produits entretien, vaissellerie, matériels.

(**).

M 8.

Points de vente intérieure et extérieurs.

(**).

M 9.

Coiffeur: fonctionnement.

(**).

M 10.

Centre de lecture/bibliothèque.

(**).

OSO.

2

OSO 1.

Note de service.

(**).

OSO 2.

Caisse.

(**).

OSO 3.

Passation des commandes.

Particulièrement recommandé.

OSO 4.

Livraison de marchandises.

Particulièrement recommandé.

OSO 5.

Sortie de marchandises.

Recommandé.

OSO 6.

Stocks du magasin.

(**).

OSO 7.

Stocks produits entretien, vaissellerie, matériels.

(**).

OSO 8.

Points de vente intérieurs et extérieurs.

(**).

Popote.

2

PO 1.

Note d'organisation.

(**).

PO 2.

Passation des commandes.

Particulièrement recommandé.

PO 3.

Avances en deniers.

Particulièrement recommandé.

PO 4.

Sortie de marchandises.

Recommandé.

PO 5.

Stocks du magasin.

(**).

PO 6.

Stocks produits entretien, vaissellerie, matériels.

(**).

PO 7.

Administration.

(**).

PO 8.

Points de vente intérieurs et extérieurs.

(**).

PO 9.

Centre de lecture.

(**).

Hôtellerie.

2

H 1.

H 2.

H 3.

H 4.

H 5.

H 6.

H 7.

H 8.

Tenue du PV 17.

Caisse.

Gestion des chambres.

État 29/CASA.

Redevance hôtelière/redevance domaniale.

Entretien/hygiène.

Stocks produits entretien, matériels.

Points de vente intérieurs et extérieurs.

(**).

Recommandé.

(**).

Recommandé.

Recommandé.

(**).

(**).

(**).

Foyers.

2

F 1.

Règlement intérieur.

(**).

F 2.

Caisse.

Recommandé.

F 3.

Livraison de marchandises.

Particulièrement recommandé.

F 4.

Sortie de marchandises.

Particulièrement recommandé.

F 5.

Stocks du magasin.

(**).

F 6.

Stocks produits entretien, vaissellerie, matériels.

(**).

F 7.

Coiffeur: fonctionnement.

(**).

F 8.

Bimbeloterie fonctionnement.

(**).

F 9.

Dépôt-vente fonctionnement.

(**).

F 10.

Points de vente intérieurs et extérieurs.

(**).

F 11.

Bibliothèque.

(**).

Cercle.

1

CER 1.

Règlement intérieur.

(**).

CER 2.

Caisse.

Recommandé.

CER 3.

Livraison de marchandises.

Particulièrement recommandé.

CER 4.

Sortie de marchandises.

Particulièrement recommandé.

CER 5.

Stocks du magasin.

Recommandé.

CER 6.

Hôtellerie.

Recommandé.

CER 7.

Le gérant de cercle.

Recommandé.

CER 8.

Stocks produits entretien, vaissellerie, matériels.

(**).

CER 9.

Points de vente intérieurs et extérieurs.

(**).

CER 10.

Bibliothèque.

(**).

(*) A chaque fois que les opérations de contrôle concernent un service dans son entier, le commissaire de base doit établir un rapport de surveillance de l'administration intérieure adressé au responsable de l'entité auditée et au commandant de base à titre de compte rendu.

(**) Contrôles supplémentaires laissés à l'appréciation du commissaire de base en fonction des risques identifiés lors des contrôles complets par organisme.

 

Table 4. Administration générale.

Organisme.

Nombre contrôles complets par organisme (*).

Fiche.

Description.

Contrôles supplémentaires.

Bureau gestion du personnel.

2

BGP 1.

BGP 2.

BGP 3.

BGP 4.

BGP 5.

BGP 6.

Documents détenus.

Incorporation/libération.

Engagements.

Changements d'affectation.

Nouvelle bonification indiciaire.

Sécurité informatique.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

(**).

Secrétariat d'unité élémentaire.

2

SUE 1.

SUE 2.

SUE 3.

SUE 4.

SUE 5.

Documents détenus.

Changements d'affectation.

Changements de situation individuelle.

Chancellerie/service courant.

Sécurité informatique.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

Service d'administration du personnel.

2

SAP 1.

SAP 2.

SAP 3.

SAP 4.

SAP 5.

SAP 6.

SAP 7.

SAP 8.

SAP 9.

SAP 10.

Documents détenus.

Personnel du contingent.

Engagements.

Libération personnel d'active.

Changements d'affectation.

Changements de situation individuelle.

Chancellerie/service courant.

GESPAIR.

Suivi cartes.

Sécurité informatique.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Recommandé.

(**).

Recommandé.

Recommandé.

Recommandé.

Recommandé.

(**).

Service médical.

2

SM 1.

SM 1.

Incorporation personnel contingent.

Libération contingent/engagés.

(**).

(**).

Escales aériennes.

2

EA 1.

EA 2.

EA 3.

Organisation générale.

Transport des passagers.

Transport de fret.

(**).

(**).

(**).

Avances en deniers.

2

EA 4.

Avances en deniers.

(**).

Service postal.

1

SP 1.

Implantation et moyens.

(**).

(*) A chaque fois que les opérations de contrôle concernent un service dans son entier, le commissaire de base doit établir un rapport de surveillance de l'administration intérieure adressé au responsable de l'entité auditée et au commandant de base à titre de compte rendu.

(**) Contrôles supplémentaires laissés à l'appréciation du commissaire de base en fonction des risques identifiés lors des contrôles complets par organisme.

 

ANNEXE II. Tableaux de synthèse des activités de surveillance et de contrôle.

1 But.

Les tableaux figurant à la présente annexe ont pour but de permettre au commandant de base et au commissaire de base de se rendre compte, par une visualisation rapide, de l'état d'avancement des opérations de surveillance et de vérification.

Le commandant de base décide de la périodicité selon laquelle le commissaire de base doit lui présenter les tableaux figurant à la présente annexe.

En application de cette décision, des cases doivent être aménagées en tête de cette annexe afin de recueillir l'émargement du commandant de base et la date de cet émargement.

En tout état de cause, la totalité des tableaux récapitulant les actions de surveillance doit être présentée au visa du commandant de base au moins une fois par trimestre.

2 Présentation.

Chaque tableau correspond à une mission de surveillance ou de vérification.

Il est divisé en cases retraçant, par période calendaire et par domaine étudié, les opérations de surveillance de l'administration réalisées.

Ces tableaux sont annuels et tenus par le bureau gestion et contrôle (BGC) du commissariat de base auquel les divers responsables d'opérations de surveillance ou de vérification doivent faire parvenir un compte rendu.

Ces comptes rendus sont inscrits au répertoire des actes administratifs (RAA) prévu par l' instruction 2409 /102/A/DCCA/3/10 du 03 mai 1966 (BOC, p. 331) modifiée.

Le numéro d'ordre chronologique qui leur est affecté à cette occasion est reporté sur le tableau concerné dans la case correspondant à la vérification.

En fin d'année, les tableaux figurant à cette annexe sont mentionnés au RAA dont ils constituent la dernière inscription annuelle.

3 Modalités d'utilisation.

3.1 Surveillance de l'administration intérieure (SAI) du commissaire de base au titre du contrôle interne.

Les tableaux 1.1 à 1.4 doivent être renseignés par le BGC pour le compte du commissaire de base avec le numéro d'inscription au RAA des comptes rendus de « contrôles complets » tels qu'ils sont définis en annexe I.

Ces tableaux permettent ainsi au commissaire de base :

  • de vérifier l'avancement des travaux de surveillance de l'administration intérieure ;

  • de s'assurer que les objectifs arrêtés en annexe I sont atteints par une répartition harmonieuse des contrôles sur l'année.

3.2 SAI des autres chefs de moyens.

Le tableau 2 concerne la surveillance de l'administration intérieure dans les domaines relevant du chef des moyens techniques.

Le programme annuel de surveillance de l'administration intérieure arrêté par le chef des moyens techniques est inséré et renseigné en cours d'année par le BGC.

Le tableau 3 concerne la surveillance de l'administration intérieure du chef du service médical et du chef des moyens généraux.

3.3 Surveillance interne des cercles de l'air et des unités relevant du commissaire de base.

Le tableau 4 doit être renseigné par le BGC à partir des comptes rendus de surveillance interne établis :

  • par les commandants d'unité relevant du commissaire de base (SA, SRH) ;

  • par le chef du service médical sur des unités relevant du commissaire de base (SRH) ;

  • par les gérants des cercles de l'air.

Le numéro d'inscription au RAA de ces comptes rendus doit être reporté dans la case correspondant à la période de surveillance concernée, dont la durée varie, suivant les organismes contrôlés, de un mois (12 contrôles par an) à une année (1 contrôle par an).

3.4 Vérifications du matériel par les détenteurs dépositaires.

Les conditions dans lesquelles sont effectuées les opérations de vérifications qui incombent aux détenteurs dépositaires, sont fixées par l' instruction provisoire 2403-1 /DCCA/3/10/DCMAA/SDED du 23 août 1965 (mention au BOC/A, p. 905) modifiée.

Un tableau est établi pour chacune des catégories suivantes de matériels :

  • commissariat (tableau 5.1) ;

  • technique (tableau 5.2) ;

  • santé (tableau 5.3) ;

  • infra (tableau 5.4).

Le BGC renseigne ces tableaux en y portant la référence de l'inventaire, le pourcentage annuel à vérifier, le pourcentage d'articles vérifiés depuis le début de l'année ainsi que les numéros d'inscription au RAA des comptes rendus.

3.5 Surveillance interne des commandants d'unité et des chefs de détachement.

Le tableau 6 recense les numéros d'inscription au RAA des comptes rendus établis par les commandants d'unité dans le cadre de leurs obligations au titre de la surveillance interne, telle qu'elles sont définies dans l'instruction n2400/DEF/EMAA/1/PERS/ADM du 28 septembre 1992.

Le tableau 7 retrace les opérations de surveillance interne effectuées par les chefs de détachement.

3.6 Reconstitution des avances en numéraire.

Les opérations de surveillance mentionnées dans les tableaux 8.1 et 8.2 concernent les avances en numéraire aux points de vente et celles octroyées sur la caisse du trésorier.

Les avances aux points de vente sont définies par l' instruction 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 relative à l'organisation et au fonctionnement du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes.

Les commandants d'unité, chefs de détachement, gérants des cercles de l'air et chefs de SRH intéressés établissent un compte rendu de reconstitution de l'avance selon la périodicité définie dans le tableau 8.1.

Les avances en numéraire octroyées sur la caisse du trésorier sont définies dans l' instruction 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 relative à l'administration des finances sur les bases aériennes.

Les commandants d'unité ou chefs de détachement concernés établissent un compte rendu de reconstitution de l'avance selon la périodicité fixée dans le tableau 8.2.

Le BGC renseigne les tableaux 8.1 et 8.2 en y portant le numéro d'inscription au RAA des comptes rendus de surveillance.

APPENDICE II..A.

Figure TABLEAU 1.SYNTHÈSE ANNUELLE DU CONTROLE INTERNE DU COMMISSAIRE DE BASE.

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TABLEAU 2. SURVEILLANCE DE L'ADMINISTRATION INTÉRIEURE DANS LES DOMAINES RELEVANT DU CHEF DES MOYENS TECHNIQUES.

(Le BGC insère ci-après le programme annuel de surveillance de l'administration intérieure établi par le chef des moyens techniques.)

TABLEAU 3. SURVEILLANCE DE L'ADMINISTRATION INTÉRIEURE DANS LES DOMAINES RELEVANT :

  • du chef du service médical ;

  • du chef des moyens généraux.

Figure 1.  

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Figure TABLEAU 4.SURVEILLANCE INTERNE DES CERCLES DE L'AIR ET DES UNITÉS RELEVANT DU COMMISSAIRE DE BASE.

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Figure TABLEAU 5.VÉRIFICATION DU MATÉRIEL PAR LES DÉTENTEURS DÉPOSITAIRES.

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Figure TABLEAU 6.SURVEILLANCE INTERNE DES COMMANDANTS D'UNITÉ.

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Figure TABLEAU 7.SURVEILLANCE INTERNE DES CHEFS DE DÉTACHEMENT.

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Figure TABLEAU 8. 

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