1. Dispositions générales.

1.1. Principes fondamentaux posés par le décret n° 90-144 du 14 février 1990 (réf. 2) relatif à la comptabilité des matériels de la défense.

1.1.1. Positions et mouvements des matériels.

I. 

Les matériels sont placés dans une des quatre positions suivantes :

• en approvisionnement ;

• en service ;

• à la disposition d'organismes extérieurs à la défense ;

• en attente.

II. 

Un mouvement comptable est l'opération par laquelle un matériel est soit :

• placé dans une position ;

• transféré d'une position à une autre ;

• changé de rattachement comptable ;

• sorti des comptes.

III. 

Cependant, ne constituent pas des mouvements comptables :

• l'échange nombre pour nombre de matériels non consommables en service (remplacement d'un matériel hors d'usage par un matériel identique et en bon état, mais pas nécessairement neuf) ;

• l'absence d'un matériel, lorsqu'elle est justifiée par un document de gestion, pendant le temps de la réparation, ou l'attente de l'échange.

1.1.2. Attributions et responsabilités.

  I. Ordonnateurs-répartiteurs.

Les ordonnateurs-répartiteurs sont seuls chargés d'ordonner les mouvements de matériel.

Le ministre de la défense est ordonnateur-répartiteur principal ; il délègue ses pouvoirs, par arrêté, aux autorités extérieures à l'administration centrale ; celles-ci peuvent déléguer leur signature à leurs adjoints directs.

Il délègue sa signature au directeur des affaires financières et aux directeurs centraux de service.

  II. Détenteurs.

Les détenteurs de matériel sont responsables des matériels qui leur sont confiés. Ils sont chargés de l'exécution des mouvements de matériel, de la conservation et de la tenue de l'inventaire des matériels qu'ils détiennent. On distingue :

• les détenteurs-dépositaires, chargés de la conservation des matériels ;

• les détenteurs-usagers, qui les utilisent.

  III. Comptables.

Les comptables des matériels sont chargés :

• du suivi comptable des mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièces de leur exécution ;

• de la tenue de l'inventaire des matériels ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis, ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements.

  IV. Cumul de fonctions.

Les fonctions d'ordonnateur-répartiteur sont incompatibles avec celles de détenteur ou de comptable s'agissant d'un même mouvement pour un même matériel.

En revanche, les attributions de détenteur et de comptable de matériels peuvent être exercées par la même personne.

1.2. Objet et champ d'application de l'instruction.

1.2.1. Objet de l'instruction.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. La présente instruction précise les règles d'administration et de comptabilité applicables au matériel mobile en service, détenu dans les formations de la marine, à l'exclusion des formations relevant des services (service du commissariat de la marine, service des travaux immobiliers et maritimes, service hydrographique et océanographique de la marine).

Le champ d'application de la présente instruction inclut donc notamment le matériel en service dans les unités relevant du régime de la déconcentration financière, dit « régime des masses » ; en revanche le matériel acquis sur leurs fonds propres par les cercles, les foyers, les coopératives et les groupements d'alimentation est exclu du champ d'application de la présente instruction.

  II. Aux termes de l'article 6 du décret de référence 2, sont « en service » les matériels détenus par les utilisateurs relevant du ministère de la défense pour l'accomplissement de leur mission.

  III. Les matériels placés dans une autre position, ainsi que les matériels en service détenus dans les services de la marine relèvent de dispositions particulières, prévues par des instructions distinctes.

  IV. L'administration du matériel, utilisant les données comptables, comporte la prévision et la satisfaction des besoins, ainsi que la conservation du matériel.

  V. La comptabilité du matériel doit permettre :

• de connaître, à tout moment, et pour chaque article, la valeur unitaire (hors taxes : HT, et toutes taxes comprises : TTC), les existants réels, leur répartition et leur localisation ;

• de contrôler, à tout moment, la concordance entre les existants comptables et les existants réels ;

• d'apprécier, le cas échéant, les responsabilités de ceux à qui avait été confiée la garde (ou l'usage) des matériels.

1.2.2. Champ d'application.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Le matériel en service régi par la présente instruction ne comprend que le matériel mobile, à l'exclusion du matériel « fixe » ou « d'attache ».

Appartiennent au matériel fixe :

• dans les unités à terre : les biens immeubles par nature ou par destination, tels que les définit le code civil ;

• à bord des bâtiments, la coque et les installations ou accessoires de coque, c'est-à-dire tous appareils et leurs éléments constitutifs mobiles, ou objets attachés à demeure à la coque lors de sa construction ou de sa réparation et destinés à ne pas être déplacés. La liste du matériel fixe figure dans les spécifications du bâtiment.

  II. Les dispositions de la présente instruction s'appliquent à tout le matériel mobile pour lequel des règles spéciales n'ont pas été prévues par des textes particuliers. Cette réserve vise notamment :

• le matériel spécial aéronautique, régi par l'instruction de (référence 30) ;

• les vivres, régis par l'arrêté de référence 6. et par l'instruction de (référence 19) ;

• le matériel en service à bord des sous-marins nucléaires lanceurs d'engins (référence 41) ;

• le matériel en service à bord des sous-marins nucléaires d'attaque (référence 24) ;

• le matériel et les rechanges, accessoires, ingrédients spécifiques des appareils coque-machine-électricité-sécurité et armes-équipements, ainsi que l'outillage commun (références 23 et 39) ;

• les munitions, artifices, explosifs et les armes portatives.

Ces diverses catégories de matériel sont soumises aux dispositions de la présente instruction sur tous les points qui ne font pas l'objet de dispositions particulières dans les textes qui les régissent.

Les archives ne sont pas suivies en comptabilité.

1.3. Terminologie et classification.

1.3.1. Définitions.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Article.

Un article est un objet, ou un ensemble d'objets, identifié par une désignation et, normalement un numéro de nomenclature.

Les armées utilisent un système de nomenclature commun, dit « système OTAN », conformément à l'arrêté de référence 13 ; l'attribution des numéros de nomenclature est centralisée à l'échelon interarmées.

Une « pièce de rechange » (communément appelée « un rechange ») est un article destiné à remplacer un article en cours d'utilisation.

Peuvent donc constituer un article :

• soit un objet élémentaire, normalement affecté d'un numéro de nomenclature, entrant ou non dans la constitution d'un équipement plus ou moins complexe ;

• soit un ensemble d'objets, sous réserve qu'il constitue un tout, défini en tant que tel et normalement affecté d'un numéro de nomenclature.

  II. Prix d'inventaire.

Un prix unique est affecté à chaque article ; ce prix est en principe fixé par les services ravitailleurs pour la durée de l'année civile.

Le prix d'inventaire est normalement indiqué par le service chargé de la délivrance du matériel ; lorsqu'une unité acquiert du matériel auprès de fournisseurs du secteur privé, le prix d'inventaire est le prix d'achat toutes taxes comprises (TTC).

  III. Unité.

Aux termes du décret de référence 4, seuls les éléments navals, aériens et terrestres des forces maritimes sont constitués, pour leur administration, en unités.

La marine comporte cependant d'autres formations (écoles, centres administratifs…) qui, pour leur administration, sont constituées en formations administratives.

Dans la suite du texte de la présente instruction, les dispositions prévues en ce qui concerne les « unités » sont applicables à toutes les formations administratives de la marine.

Les unités peuvent être « autonomes » ou « rattachées » :

• les formations autonomes disposent des moyens d'assurer leur administration dans certains domaines ;

• les formations rattachées sont soutenues, pour leur administration, par un centre administratif ou une formation de rattachement.

  IV. Port.

Port d'armement : port dans lequel un bâtiment est armé, c'est-à-dire dans lequel il reçoit pour la première fois le matériel qui lui revient réglementairement.

Port spécialisé : port dans lequel la direction des constructions navales, pour le compte des directions de programmes, est chargée des études et de la définition des rechanges spécifiques des bâtiments d'un même type ou d'un matériel donné.

Port comptable : port dont le service de la solde assure l'archivage des documents comptables et l'apurement des comptes.

Port base (ou port de stationnement) : port dans lequel est basé un bâtiment et qui assure normalement le ravitaillement de ce bâtiment.

Port ravitailleur : port désigné pour assurer le ravitaillement d'une unité à terre implantée hors d'un port militaire, ou d'unités basées ou effectuant une mission outre-mer.

Port d'entretien : port désigné pour assurer des travaux de soutien industriel au profit d'un bâtiment.

  V. Service.

Service ravitailleur : tout organisme qui, par instruction particulière du ministre, est chargé de fournir des articles de ravitaillement. Chaque service ravitailleur dispose de magasins à terre, des magasins sont embarqués à bord des bâtiments de soutien (bâtiment atelier, bâtiment de soutien mobile).

Les services des unités sont les structures dans lesquelles sont répartis les moyens (personnel, matériel, locaux) : service systèmes d'information et de communication, informations lutte au-dessus de la surface, mobilité…

1.3.2. Matériel d'armement de base et matériel de maintenance.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le matériel d'armement de base, exclusivement non consommable, est celui qui est réparti entre les services de la formation de façon à permettre la mise en œuvre des équipements de celle-ci. Le matériel d'armement de base est effectivement en service.

Le matériel de maintenance (maintenance opérationnelle, notamment maintenance courante), consommable ou non, est constitué par les rechanges bord (ou rechanges affectés). Ce matériel est destiné à :

• remplacer, réparer et entretenir le matériel d'armement de base ;

• réparer et entretenir le matériel fixe.

1.3.3. Matériel consommable et matériel non consommable.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

  I. Définition.

  1. Entre dans la catégorie du matériel consommable le matériel :

• qui par sa nature, disparaît par l'usage qui en est fait ;

• dont la valeur unitaire est inférieure à 80,00 euros hors taxes pour les livres, ouvrages et cédéroms, et 230,00 euros hors taxes pour les autres matériels.

  2. Par opposition, est qualifié de matériel non consommable le matériel suivant :

• les livres, ouvrages et cédéroms, d'une valeur unitaire égale ou supérieure à 80,00 euros hors taxes ;

• les autres matériels d'une valeur unitaire égale ou supérieure à 230,00 euros hors taxes.

  II. Comptabilité.

Est suivi dans la comptabilité du matériel de la formation :

• tout matériel non consommable ;

• le matériel consommable d'une valeur comprise entre 80,00 et 230,00 euros hors taxes, si l'ordonnateur-répartiteur en a décidé sa prise en charge pour des raisons de disponibilité opérationnelle, parce qu'il concourt à la sécurité ou pour prévenir les risques de disparition du fait de son attractivité.

Cependant, le renouvellement du matériel est imputable sur les fonds publics (droit de tirage, masses) et peut être effectué sans que soit exigée la présentation de l'article hors d'usage (procédure de l'échange standard assoupli définie à l'article 41).

Le matériel consommable fait l'objet d'un suivi extra-comptable (voir articles 75 et 97).

2. Organisation de l'administration et de la comptabilité du matériel dans les unités.

2.1. Rôle et attributions des commandants à compétence territoriale, des commandants organiques et des directeurs locaux de service.

2.1.1. Le commandant d'arrondissement maritime.

  I. Le commandant d'arrondissement maritime oriente et coordonne l'action locale de tous les services et de la direction des constructions navales, chargés de satisfaire les besoins des forces maritimes ; il a pouvoir de régler tout désaccord relatif aux prestations fournies aux unités par les échelons locaux des services et la direction des constructions navales.

Ses attributions en tant que commandant de force maritime indépendant sont précisées à l'article 9 ci-après.

  II. Il est responsable de la surveillance administrative et technique des unités et formations placées sous son autorité, et ne relevant pas de l'autorité d'un commandant de force maritime indépendant.

  III. Les dispositions du présent article sont applicables, dans les mêmes conditions, au commandant de la marine à Paris.

2.1.2. Le commandant de force maritime indépendant.

  I. Le commandant de force maritime indépendant exerce les attributions d'ordonnateur-répartiteur par délégation de pouvoirs du ministre dans la limite de compétence fixée par arrêté et rappelée en annexe I.

  II. Il est responsable de la surveillance administrative et technique des unités et formations placées sous son autorité.

2.1.3. Les commandants de la marine outre-mer, commandants supérieurs dans les départements et territoires d'outre-mer et commandants des forces françaises à l'étranger.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Dans leurs attributions de commandants de force maritime indépendants, les commandants de la marine outre-mer :

• reçoivent délégation de pouvoirs du ministre en ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur, dans la limite de compétence fixée par arrêté, et rappelée en annexe I ;

• sont responsables de la surveillance administrative et technique des formations placées sous leur autorité.

  II. Lorsque les fonctions de commandant supérieur dans les départements et territoires d'outre-mer ou de commandants des forces françaises à l'étranger sont confiées à un officier de marine, celui-ci exerce à l'égard des unités de la marine les mêmes attributions que les commandants de la marine outre-mer.

2.1.4. Les directeurs ou chefs locaux de service.

  I. Les directeurs locaux de service sont délégataires des pouvoirs du ministre en ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur à l'égard du matériel en service dans les unités, dans la limite de compétence fixée par arrêté et rappelée en annexe I.

Sous réserve des précisions apportées à l'article 8, les directeurs ou chefs des services locaux relèvent de leurs directeurs centraux de service pour le fonctionnement des services ravitailleurs.

  II. Les attributions de chacun des services, en ce qui concerne la délivrance des matériels aux unités, sont précisées au titre III de la présente instruction.

2.2. Organisation des unités.

2.2.1. Le commandant d'unité

⁽¹⁾.

Le commandant d'unité est responsable de l'administration intérieure de son unité.

Dans ses fonctions d'ordonnateur-répartiteur, il peut déléguer sa signature au commissaire d'unité ou, dans les unités dépourvues de commissaire, au commandant en second. Cette délégation de signature est inscrite au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel. Lorsque le titulaire de cette délégation de signature s'absente, le commandant peut désigner comme suppléant l'officier assurant l'intérim du commissaire ou du commandant en second.

2.2.2. Le commissaire d'unité.

Le commissaire d'unité assure, sous l'autorité du commandant, la continuité de l'action en matière administrative.

Il veille directement à la régularité de l'administration et de la comptabilité du matériel dans l'unité. A cette fin, il s'assure du bon accomplissement des tâches incombant aux comptables et aux détenteurs des matériels.

2.2.3. Le comptable de l'unité.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Le comptable tient ou fait tenir à jour, sous sa responsabilité, l'inventaire de tout le matériel de l'unité et conserve la justification des mouvements.

Le comptable est un officier marinier fourrier désigné par le commandant conformément aux dispositions de l'article 2 de l'instruction de référence 27.

Dans les formations employant du personnel civil de la défense, le comptable peut être choisi parmi le personnel civil ayant reçu la formation adéquate ou possédant la qualification correspondante.

Le comptable est le chef du bureau comptable du matériel (BCM), où sont réunis tous les documents de la comptabilité du matériel de l'unité.

  II. Il n'est normalement désigné qu'un seul comptable dans chaque unité.

Exceptionnellement, si la taille de l'unité ou l'importance des gestions spécifiques de matériel le justifient, plusieurs comptables peuvent être désignés. Cependant, il ne peut y avoir qu'un seul comptable par type de gestion spécifique [gestion centralisée, matériels de l'aéronautique navale, matériels des sous-marins nucléaires lanceurs d'engins (SNLE) ou des sous-marins nucléaires d'attaque (SNA)…].

  III. Les comptables entrant et sortant doivent être présents lors de la passation de suite, sauf décision exceptionnelle prise par l'ordonnateur-répartiteur, autorisant l'un ou l'autre à se faire représenter par un mandataire.

Un procès-verbal est établi à l'occasion de la prise de fonctions du nouveau comptable. Il indique :

• les grades et noms des comptables quittant et prenant ;

• la date de prise de fonctions du nouveau comptable ;

• les grades et noms du ou des mandataires du nouveau comptable ; la signature du ou des mandataires désignés est recueillie à cette occasion.

Il constate par ailleurs que tous les mouvements comptables antérieurs à la prise de fonctions du nouveau comptable ont été passés en comptabilité ; si tel n'était pas le cas, il appartiendrait au nouveau comptable d'en porter l'observation écrite au procès-verbal.

Le procès-verbal est signé par les comptables entrant et sortant, et visé par l'ordonnateur-répartiteur (ou son délégué). Il est enregistré au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Le comptable prenant dispose d'un délai d'un mois pour vérifier la bonne tenue des comptes de son prédécesseur et leur corrélation avec ceux des détenteurs-dépositaires. Si, pendant cette période, le comptable relève des anomalies dans la comptabilité du matériel de l'unité, il en rend compte par écrit à l'ordonnateur-répartiteur, qui prend les dispositions nécessaires. Ce compte rendu est enregistré au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

  IV. Le comptable peut cumuler ses fonctions avec celles de détenteur-dépositaire ; en particulier dans les unités où sont appliquées les règles de la gestion centralisée du matériel, le détenteur-dépositaire des matériels correspondants est normalement le comptable.

2.2.4. Les services de l'unité.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Les chefs de service.

Les chefs de service dirigent et surveillent les actes de gestion accomplis par leurs subordonnés.

Ils sont responsables de l'accomplissement des récolements, dans les conditions fixées à l'article 90 ci-après.

Ils apportent leur concours au commissaire d'unité dans l'exercice de ses attributions relatives à la surveillance de l'administration et de la comptabilité du matériel, notamment en ce qui concerne :

• le rôle du comptable dans l'exécution des mouvements physiques de matériel ;

• l'exécution des recensements.

Si la détention n'en a pas été confiée par le commandant à des chefs de secteur, les chefs de service sont détenteurs-dépositaires :

• des munitions, artifices, explosifs ainsi que des armes portatives ;

• des combustibles, carburants et lubrifiants ;

• des documents et de la documentation technique du service ;

• des instruments de navigation ;

• des matériels techniques de santé non consommables et de stupéfiants (sous réserve des dispositions de l'article 113.I.1 ci après) ;

• sur l'ordre du commandant, ou en application de dispositions réglementaires, de tous autres objets ou produits spéciaux.

Les dates de mutation des chefs de service sont enregistrées au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel au vue de l'ordre de prise de fonctions signé par le commandant.

  II. Les chefs de secteur.

Les services importants peuvent être subdivisés en secteurs. Les chefs de secteur sont désignés par le commandant, sur proposition des chefs de service, parmi les officiers, les majors et les officiers mariniers. L'ordre de désignation mentionne les délégations de signature (qui ne peuvent en aucun cas excéder celles offertes par la présente instruction) accordées par le chef de service.

Un même officier, major ou officier marinier ne peut être chef de tous les secteurs d'un même service.

Seul un médecin ou un infirmier peut être chef de secteur santé.

Les chefs de secteur reçoivent certaines des attributions du chef de service, particularisées à leur secteur.

Ils sont responsables devant le chef de service de l'entretien et du maintien en état de disponibilité du matériel de leur secteur, ainsi que du respect des règles administratives de gestion du matériel.

Les chefs de secteur peuvent être détenteurs-dépositaires des documents et de la documentation technique, des instruments de navigation et de précision, des objets et produits spéciaux de leur secteur ainsi que de tous autres objets et produits spéciaux sur décision du commandant (notamment : armes et munitions, combustibles, carburants, lubrifiants…).

Leur désignation est mentionnée au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Les chefs de secteur peuvent assurer l'intérim du chef de service en cas d'empêchement de ce dernier.

  III. Les maîtres adjoints.

S'il le juge nécessaire, le chef de service ou le chef de secteur peut désigner, parmi le personnel militaire ou civil de son service ou de son secteur, un maître-adjoint chargé de le seconder pour l'administration du matériel.

Les maîtres adjoints participent aux récolements accomplis dans le service ou le secteur.

Dans les services non divisés en secteurs, les maîtres adjoints peuvent être constitués détenteurs-dépositaires de tout ou partie du matériel non consommable du service.

Leur désignation est mentionnée au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Les fonctions de maître adjoint ne sont pas cumulables avec celles de chef de service ou de chef de secteur.

Toutefois, les maîtres adjoints sont les remplaçants désignés de leur chef de secteur. Ils assurent l'intérim du chef de secteur en cas d'empêchement de ce dernier. Ils peuvent aussi, en l'absence de chefs de secteur, assurer l'intérim du chef de service.

  IV. Les détenteurs

(dispositions communes aux détenteurs-dépositaires et aux détenteurs-usagers).

  1. Les détenteurs (détenteurs-dépositaires et détenteurs-usagers) sont responsables de l'exécution des mouvements de matériel qui leur incombent, et de la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés. Les détenteurs-dépositaires tiennent en outre l'inventaire des matériels dont ils ont la charge.

  2. Quiconque détient des matériels sans titre est détenteur de fait et se trouve soumis aux mêmes obligations et responsabilités qu'un détenteur officiellement désigné.

  V. Les détenteurs-dépositaires ; le magasinier.

  1. Les détenteurs-dépositaires sont désignés par le commandant ; mention en est portée au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel. Ils tiennent à jour l'inventaire permanent des matériels qui leur sont confiés.

En dehors des cas prévus aux paragraphes I, II et III ci-dessus, les détenteurs-dépositaires sont proposés par les chefs de service ou les chefs de secteur parmi les officiers mariniers.

Dans les formations employant du personnel civil de la défense, celui-ci peut également, le cas échéant, être nommé détenteur-dépositaire de matériel.

Afin d'assurer la continuité de la tenue de la comptabilité et de la gestion du matériel, les détenteurs-dépositaires doivent, chaque fois que possible, être désignés parmi le personnel présent pour une durée raisonnable dans l'unité.

En principe, il est désigné un détenteur-dépositaire par état d'allocation de matériel (EAM) ; toutefois, lorsque le matériel est en petit nombre, un détenteur-dépositaire peut détenir le matériel correspondant à plusieurs EAM ; inversement, le commandant peut ordonner qu'une partie du matériel d'un EAM, dont il établit la liste, soit attribuée à un détenteur-dépositaire distinct.

  2. Avant sa prise de fonctions, le nouveau détenteur-dépositaire doit examiner, en présence de son prédécesseur, l'ensemble des documents de gestion et vérifier les existants ; seul l'ordonnateur-répartiteur peut exceptionnellement autoriser l'un ou l'autre à se faire représenter par un mandataire.

Lors de la prise de fonctions, un procès-verbal de mutation du détenteur-dépositaire est dressé sous la signature des deux parties. Il indique :

• les grades et noms des détenteurs-dépositaires quittant et prenant ;

• la date de prise de fonctions du nouveau détenteur-dépositaire ;

• les grades et noms du ou des mandataires dont les signatures sont recueillies à cette occasion.

Il constate l'accord ou le désaccord des signataires. En cas de désaccord, il est procédé, dans les meilleurs délais, à un récolement, dans les conditions fixées à l'article 90 ci-après.

Le procès-verbal de mutation est signé par les détenteurs-dépositaires quittant et prenant, par le chef de service (ou, par délégation, par le chef de secteur concerné), par le comptable et, en dernier lieu, par l'ordonnateur-répartiteur ou son délégué. Il est enregistré au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

  3. Dans les unités autonomes, ainsi que dans les unités rattachées dont l'effectif le permet, un officier marinier fourrier est désigné comme détenteur-dépositaire des matériels consommables communs et du stock d'effets spéciaux et d'effets d'habillement, qui sont entreposés au magasin général. Il prend l'appellation de « magasinier ».

Chaque fois que l'organisation du travail dans l'unité le permet, c'est le comptable qui exerce les fonctions de magasinier.

  VI. Les détenteurs-usagers.

Les détenteurs-usagers se voient confier à titre personnel des articles nécessaires à l'accomplissement de leur tâche. Lorsque la détention concerne du matériel spécifique (généralement sensible ou de valeur), les détenteurs-usagers sont normalement désignés par le chef de service ou le chef de secteur. Les modalités de désignation peuvent être assouplies lorsque le poste de travail (ou les conditions de vie courante) implique la mise à disposition de ces articles.

Les détenteurs-usagers doivent être en mesure de présenter leur matériel à tout moment et de justifier de son état. Lorsqu'ils reçoivent leur matériel des mains du détenteur-dépositaire, ils donnent à ce dernier décharge écrite de la délivrance. Cette décharge entraîne le transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire vers le détenteur-usager. De même, les détenteurs-usagers émargent les documents du détenteur-dépositaire lors de la restitution du matériel.

2.2.5. Mandataires et intérimaires.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. À l'occasion de l'entrée en fonctions du comptable ou du détenteur-dépositaire, un ou plusieurs mandataires sont désignés ⁽²⁾. Ils sont chargés d'exercer les fonctions du titulaire lorsque celui-ci s'absente. Le titulaire demeure responsable des actes de son mandataire.

La désignation ultérieure d'un mandataire (alors que le comptable ou le détenteur ne changent pas) fait l'objet d'un enregistrement au registre des actes administratifs (tableau A ou E) sous la signature du comptable ou du détenteur-dépositaire, du nouveau mandataire, et de l'ordonnateur-répartiteur ou de son délégué.

Il n'est pas fait usage du modèle de procuration prévu par l'instruction de référence 27 ; en effet dans les unités, les mandataires sont désignés par le commandant de l'unité.

  II. En cas d'absence subite et prolongée du titulaire, le commandant désigne un intérimaire, qui est responsable de ses propres actes jusqu'à la nomination d'un nouveau titulaire ; cette nomination doit intervenir dans les meilleurs délais. Les dispositions prévues à l'article 14, paragraphe III, et à l'article 15.V.2, ne sont pas applicables à l'intérimaire.

La désignation de l'intérimaire est enregistrée au registre des actes administratifs (tableau A ou F) sous la signature :

• de l'ordonnateur-répartiteur ;

• du comptable, s'il s'agit d'un détenteur-dépositaire intérimaire.

  III. L'exercice du mandat est limité à une durée maximale de cinq semaines consécutives.

2.2.6.

Disponible.

2.2.7.

Disponible.

2.2.8.

Disponible.

3. Détermination et satisfaction des besoins en matériels des unités.

3.1. Détermination des besoins.

3.1.1. Les bâtiments.

Les états d'allocation de matériel (EAM) fixent la liste du matériel mobile nécessaire à un bâtiment.

Les EAM fixent en particulier la liste des matériels présents dans les stocks de rechanges embarqués, calculés de manière à permettre aux bâtiments d'opérer de façon autonome pendant une durée propre à chaque type et spécifiée pendant les phases de conception et de réalisation du programme correspondant, ou par une instruction particulière de l'échelon central pour les bâtiments déjà en service.

Il est rédigé un EAM par ensemble de matériels relevant de chaque service du bâtiment ; toutefois, s'agissant des services regroupant des activités complexes ou mettant en œuvre des matériels de nature très différente, il peut être établi plusieurs EAM qui relèvent chacun, en principe, d'un détenteur-dépositaire différent.

Deux exemplaires des EAM, accompagnés des fiches inventaires correspondantes, sont remis au comptable du bâtiment, dont un pour le détenteur. Pour chaque article, les EAM précisent en particulier :

• le numéro de nomenclature ;

• la désignation de l'article ;

• le prix d'inventaire ;

• l'allocation.

En ce qui concerne le matériel consommable, l'établissement d'EAM n'est pas obligatoire ; si des EAM sont établis, les règles précisées plus haut sont applicables ; toutefois il n'est pas édité de fiches inventaires, l'unité se chargeant d'ouvrir les fiches de stock.

3.1.2. Conséquences des changements de position des bâtiments.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

La gestion et la comptabilité du matériel des bâtiments en service, lorsque ceux-ci changent de position d'armement [mise en complément, en grandes réparations-refonte, en réserve normale et en réserve spéciale A ou B (arrêté de référence 13)], ou lorsqu'ils sont condamnés, présentent les particularités décrites ci-après.

  I. Les bâtiments « armés » ou « en complément » sont disponibles au matériel ; les bâtiments en « réserve normale » ou « réserve spéciale » sont des bâtiments dont le réarmement nécessite un délai fixé par l'état-major de la marine. Le matériel consommable est remis à titre définitif aux services ravitailleurs, sauf celui dont le maintien à bord est expressément prévu par les instructions ministérielles spéciales qui régissent le changement de position.

Le matériel non consommable est conservé à bord, à l'exception des articles ou catégories d'articles dont le débarquement est prévu par les mêmes instructions.

  II. Les bâtiments en réserve normale sont susceptibles d'être réarmés dans des délais fixés par l'état-major de la marine, et sans travaux importants. En conséquence, il est établi un dossier de réarmement qui comprend tous les documents nécessaires à la récupération du matériel non consommable qui a été remisé, et à la délivrance du matériel consommable (cf. instruction de référence 22).

  III. Les bâtiments placés en « réserve spéciale » ou condamnés sont désarmés.

Au cours des opérations de désarmement définies par l'instruction de référence 21, les matériels consommables et non consommables font l'objet d'une remise définitive, à l'exception de ceux maintenus à bord sur proposition d'une commission nommée par l'adjoint logistique du port base.

Si le bâtiment doit être déclassé et réservé pour une nouvelle utilisation, le major général du port base décide, sur proposition de la commission mentionnée à l'alinéa précédent, des remises de matériel à effectuer en fonction de la situation future du bâtiment ainsi que des conditions d'entretien du matériel laissé à bord.

3.1.3. Les unités à terre.

  I. Les dispositions du présent article s'appliquent à toutes les installations de la marine à terre, à l'exception :

• des batteries de défense contre avions (DCA) et de défense des côtes (fixes ou mobiles) ;

• des centres de renseignement et de direction de tir (CRDT) fixes ou mobiles ;

• des postes centraux d'artillerie de front de mer, y compris les installations radar propres à ces organismes ;

• des ateliers d'armurerie, automobile, transradar, électricité… des centres de DCA et de défense des côtes ;

• des stations radar de veille littorale.

  II. Pour certains matériels particuliers, les allocations des unités à terre sont définies par des instructions spécifiques.

En dehors des matériels pour lesquels des allocations sont prévues, les unités à terre déterminent elles-mêmes leurs besoins.

  III. Les unités à terre établissent des listes prévisionnelles de matériels à approvisionner en cas de mobilisation.

Ces listes sont établies, pour les unités à terre susceptibles d'être créées en cas de mobilisation, par des unités désignées par le commandant d'arrondissement maritime (ou l'autorité exerçant les mêmes attributions).

3.2. Compétence des services ravitailleurs pour la délivrance de matériel aux unités.

3.2.1. La direction du commissariat de la marine.

  I. Le service des approvisionnements.

Au titre de la fonction d'« approvisionnement de la flotte » en matériels, ce service délivre le matériel mobile consommable et non consommable (y compris le matériel mobile d'ameublement), qui ne ressortit pas spécialement à un autre service de la marine. Ce matériel est généralement approvisionné par référence à une norme (par exemple : fréquence, voltage…), à un catalogue ou à un document équivalent.

Au titre de la fonction d'approvisionnement « habillement, couchage et pavillonnerie », le service des approvisionnements délivre aux unités :

• les articles d'habillement et de couchage, et l'outillage correspondant ;

• la pavillonnerie ;

• les articles d'équipement (à l'exception des armes et de leurs accessoires propres, dont la délivrance relève des constructions navales.)

Le service pourvoit aux besoins en gros outillage (et pièces de rechange) des ateliers militaires de la flotte, des ateliers des écoles militaires et centres de formation affectés à l'instruction des élèves, ainsi que de la station d'essais des combustibles et lubrifiants de la flotte.

  II. Le service des subsistances.

Le service des subsistances délivre les récipients et emballages nécessaires au transport et à la conservation de certaines denrées dans les unités.

3.2.2. Le service de santé.

Le service de santé délivre, y compris au premier armement, tout le matériel mobile médical et pharmaceutique. Les modalités de ces délivrances sont précisées par instruction de la direction centrale du service de santé des armées.

3.2.3. Le SHOM.

Le service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM) (service des ouvrages, cartes et instruments) délivre aux unités les documents et instruments nautiques ainsi que les documents d'océanographie militaire. Les modalités de ces délivrances et les particularités de gestion sont précisées par instruction de la direction du service hydrographique et océanographique de la marine.

3.2.4. Le service des systèmes d'information de la marine.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le service des systèmes d'information de la marine (SERSIM) est compétent pour l'ensemble du matériel relatif aux systèmes d'information spécifiques de la marine nationale (télécommunications et informatique).

3.2.5. Le service de soutien de la flotte.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le service de soutien de la flotte (SSF) fixe les dotations en matériels navals qui ne sont pas déterminées par d'autres organismes de la défense. Il arrête les règles de réapprovisionnement du stock de rechanges de sa compétence.

La sous-direction logistique du SSF est chargée d'établir et de faire évoluer les états d'allocation du matériel de rechange.

Le service du matériel du commissariat de la marine (SERMACOM) assure le magasinage et l'expédition de l'ensemble des rechanges du stock militaire. Il tient l'inventaire et fournit les données de valorisation conformément aux normes comptables de l'État.

Les responsabilités du SSF sont assignées par le décret de (référence 5) et son organisation est décrite par arrêté de (référence 12).

3.2.6. La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.

(Ajouté : instruction du 25/04/2006).

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD) est compétente pour l'ensemble du matériel aéronautique de la défense.

3.2.7. Dispositions diverses.

Les différents services mentionnés dans le présent chapitre reçoivent des dénominations variables en fonction de l'organisation de chaque port ; celles-ci sont précisées, dans tous les cas, par le guide du port, qu'il convient de consulter.

La liste des services donnée ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle ne mentionne pas, en particulier :

• les services compétents pour ravitailler les unités en vivres et en produits pétroliers ;

• les services des travaux immobiliers et maritimes, notamment, pour ce qui concerne le matériel d'entretien du casernement et des espaces extérieurs, ainsi que pour certains matériels de défense passive.

3.3. Modes de ravitaillement des unités.

3.3.1. Les bâtiments.

3.3.1.1. Bâtiments en armement.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

  I. Premières délivrances de matériel.

  1. L'équipe de programme intégrée (EDPI) arrête la liste des matériels mobiles d'armement (MMA) nécessaires au bâtiment en tenant compte des circulaires d'allocation définissant les dotations en matériels mobiles émises par l'état-major de la marine (instruction citée en référence 40).

À partir de la date de réception contractuelle, les MMA prévus aux EAM sont embarqués à bord du bâtiment, sous le contrôle de l'EDPI.

Ils peuvent faire l'objet d'une délivrance au bâtiment au fur et à mesure de leur réception si des locaux de stockage sont mis à disposition de l'équipage d'armement.

Les MMA fournis directement par les industriels (dits « MMA industriels ») non arrimés sont pris en compte dans les EAM du service ravitailleur compétent pour le recomplètement futur de ces articles.

  2. Les délivrances sont certifiées à la fois par le représentant désigné de l'industriel ou du service ravitailleur et par le comptable du bâtiment, qui apposent leurs signatures respectives sur des ordres de délivrance EAM.

Un exemplaire de cet ordre est remis au comptable à titre de justificatif du mouvement d'entrée dans la comptabilité de la formation.

Au moment de la répartition du matériel entre les services et secteurs, les détenteurs dépositaires reçoivent leur jeu de fiches inventaires du détenteur (FID).

  3.  Pour chaque article dont la délivrance a été nulle ou partielle, le comptable reçoit du service ravitailleur un bon à valoir et un bulletin de sortie complémentaire justifiant la quantité restant à délivrer.

Ces deux documents reçoivent signature du comptable et du représentant du service ravitailleur.

  4. Lorsque l'acceptation est prononcée dans le cadre d'un chantier hors d'une base navale, dans le secteur privé, les services ravitailleurs du port désigné procèdent à l'envoi du matériel strictement nécessaire pour accomplir la traversée jusqu'au port dans lequel l'armement sera achevé.

  5. Tous les articles prévus aux EAM doivent être délivrés au bâtiment, sous réserve des ruptures de stock des industriels et des services ravitailleurs.

  II. Délivrance des consommables.

  1. Consommables non prévus par un EAM.

Dès la date de création de la formation, les délivrances de matériels consommables sont à la charge financière de la formation (imputation sur les droits de tirage), à l'exception du matériel consommable médical (défini et délivré par le service de santé des armées).

Les matériels éventuellement mis à disposition de l'industriel avant la date d'acceptation peuvent donner lieu à remplacement (exemple : perte par l'industriel).

  2. Consommables prévus par un état d'allocation de matériel.

Leur délivrance initiale est à la charge financière du service ravitailleur compétent. En l'absence de fourniture par ce dernier, les fiches de stock correspondantes sont ouvertes par la formation.

  III. Renouvellement pendant l'armement des matériels prévus par un état d'allocation de matériel.

À partir de la date de la prise d'armement pour essais, les matériels non consommables prévus par les EAM sont délivrés aux détenteurs-dépositaires désignés, sous le contrôle de l'officier de programme.

Jusqu'à la clôture de l'armement, le remplacement du matériel non consommable qui a été délivré au vu des EAM est à la charge du service ravitailleur compétent.

La procédure utilisée est la procédure de droit commun applicable au renouvellement du matériel après la clôture de l'armement.

  IV. Clôture de l'armement : les états du matériel non délivré (état « C »).

À la clôture de l'armement, les EAM du comptable sont arrêtés au nombre d'articles délivrés, sous la signature de l'ordonnateur-répartiteur ou de son délégué et du représentant du service ravitailleur ayant effectué la délivrance. Le comptable du bâtiment vérifie qu'il dispose des fiches inventaires (FIC) correspondantes si la formation ne dispose pas d'une gestion informatisée de la comptabilité du matériel.

Chaque service ravitailleur établit un état du matériel non délivré comportant, pour chaque EAM de sa compétence, la liste du matériel non délivré, et en adresse deux exemplaires au bâtiment (un pour le comptable et un pour le détenteur dépositaire).

Lorsque la comptabilité du bâtiment est informatisée et que la formation peut éditer la liste du matériel non délivré, cette liste constitue l'état du matériel non délivré.

Il n'est pas établi d'état du matériel non délivré pour le matériel consommable prévu par un EAM.

Les EAM définitifs doivent avoir été délivrés à la formation à la date de réception contractuelle.

Dans un délai maximum d'un mois après la date de clôture de l'armement, l'état du matériel non délivré doit avoir été approuvé par :

• l'ordonnateur-répartiteur de la formation ;

• le service de soutien de la flotte compétent ;

• éventuellement, le service ravitailleur compétent s'il ne s'agit pas du SSF.

En cas de litige, le commandant du bâtiment transmet le dossier à son autorité organique ; le litige doit être réglé dans un nouveau délai, impératif, d'un mois.

Le matériel figurant sur l'état du matériel non délivré à la clôture de l'armement doit être délivré à l'initiative du SSF ou du service ravitailleur compétent, qui en assume la charge financière :

• soit par les services ravitailleurs du port d'armement. En cas d'envoi, l'avis d'expédition sert de pièce justificative d'entrée dans la comptabilité du bâtiment ;

• soit par les services ravitailleurs du port-base au vu de l'état des manquants.

3.3.1.2. Bâtiments en service actif.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Normalement, les unités se ravitaillent en matériel auprès des services compétents du port base ; toutefois, les bâtiments peuvent être conduit à compléter leurs approvisionnements, sans autorisation particulière, dans le port militaire français où ils sont de passage. Enfin, les bâtiments présents outre-mer peuvent demander l'envoi de matériel à leur port ravitailleur.

En cas de ravitaillement collectif important, les services peuvent demander au commandant d'arrondissement maritime de fixer les priorités à respecter.

Les services du port peuvent assurer le transport des matériels vers les unités, dans la mesure où ils disposent des moyens nécessaires ; le guide du port précise, sur ce point, la conduite à tenir.

  II. Lorsqu'ils sont en mer, les bâtiments signalent leurs besoins conformément aux dispositions prévues par l'instruction sur la signalisation des besoins logistiques (instruction SIBELOG).

  III. Les bâtiments absents du port base pour l'accomplissement d'une mission de longue durée recourent à la procédure des envois de matériel (dont les détails sont exposés à l'art. 56 ci-après) à partir d'un port ravitailleur désigné. Dans un port étranger, les bâtiments sont autorisés à faire procéder au lavage du couchage et des effets spéciaux, ainsi qu'à se ravitailler en combustibles, carburants, eau et vivres dans les conditions définies par les réglementations se rapportant à chacun de ces domaines. En revanche, l'achat (comme la réparation) d'autres matériels y sont interdits, sauf autorisation préalable de l'état-major de la marine (bureau « soutien des forces ») ou cas de force majeure.

  IV. Les bâtiments peuvent également procéder à l'approvisionnement de menus matériels sur les fonds de la masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses des unités de la marine (MEPDD) dans les conditions définies par l'instruction de référence 33.

  V. Lorsqu'un bâtiment change de port base, le commandant d'arrondissement maritime (ou, le cas échéant, le commandant de la marine) du port de provenance fait parvenir en temps opportun aux services du port de destination tous renseignements permettant d'apprécier les charges résultant de cette nouvelle situation.

Les mêmes informations, adaptées aux circonstances, sont également communiquées chaque fois que les mouvements ordonnés à un ou plusieurs bâtiments imposent un ravitaillement occasionnel important auprès des services d'un autre port que le port de stationnement.

  VI. Le cas particulier des bâtiments en indisponibilité périodique d'entretien et de réparations (IPER) est traitée au titre IV de la présente instruction.

3.3.2. Les unités à terre.

3.3.2.1. Modes de ravitaillement des unités à terre.

  I. Les unités à terre se ravitaillent auprès des services du port dans lequel elles sont situées. Celles qui sont implantées hors des ports sont soutenues par un port ravitailleur désigné dans des conditions précisées par l'état-major de la marine.

Par ailleurs les unités à terre disposent, comme les bâtiments, d'une MEPDD (cf. l'I) permettant de procéder à quelques menus achats dans le commerce.

  II. Certaines unités à terre admises au régime des masses par l'état-major de la marine procèdent elles-mêmes à l'approvisionnement de divers matériels, acquis sur les fonds des quatre masses autorisées par le décret de référence 1, selon des modalités précisées par instructions particulières et dans le respect du code des marchés publics (notamment : mise en concurrence des fournisseurs, respect du seuil de passation d'un marché public formalisé avec recours à une personne responsable du marché).

  III. Par ailleurs, des facilités peuvent être accordées à certaines unités, sur décision de l'administration centrale prise sous le timbre du service compétent, pour faire procéder à l'achat de différents matériels auprès de fournisseurs privés locaux.

  IV. Lors de leur création, les unités à terre s'approvisionnent :

• au vu des allocations fixées par les autorités compétentes, en ce qui concerne les matériels dont la disponibilité est obligatoire ;

• en fonction de leurs besoins, tels qu'elles les évaluent, dans les autres domaines.

3.3.2.2. Cas particuliers.

Il est rappelé que les installations de la marine à terre visées au paragraphe I de l'article 22 sont assimilées, pour leur premier armement, à des bâtiments.

3.3.2.3.

Disponible.

3.3.2.4.

Disponible.

4. Les mouvements de matériel.

4.1. Principes généraux.

4.1.1. Distinction entre « mouvement comptable » et « mouvement physique ».

  I. La définition du mouvement comptable figure au paragraphe II de l'article premier de la présente instruction.

Cette définition peut être illustrée ainsi, en ce qui concerne le matériel en service :

• un article acquis auprès d'un fournisseur privé par une unité, sur les fonds dont elle dispose (masses) est, du fait même de son acquisition, placé dans la position « matériel en service » ; il entre dans la comptabilité des matériels de la défense ;

• un matériel délivré à une unité par un service ravitailleur est transféré de la position « en approvisionnement » à la position « en service » ;

• un matériel versé par une unité à une autre unité change de rattachement comptable ;

• un matériel dont la perte ou la destruction est constatée doit être sorti des comptes.

De façon générale, dans une unité, toute opération qui entraîne une diminution ou une augmentation définitive ou durable du nombre d'exemplaires de chaque article suivi en comptabilité constitue un mouvement comptable.

  II. L'échange nombre pour nombre de matériels non consommables (remplacement d'un matériel hors d'usage par un matériel identique en bon état) auprès d'un service ravitailleur ou d'une autre unité est appelé « échange standard ». Cette opération ne constitue pas un mouvement comptable.

De même, on considère que l'absence d'un matériel pendant le temps nécessaire à sa réparation ou à son remplacement après expertise ne constitue pas un mouvement comptable ; pendant cette période, le matériel est représenté sur le plan comptable par le document justifiant la remise du matériel au service compétent.

Physiquement, ces opérations demeurent néanmoins des mouvements de matériel et son appelées « mouvements physiques ».

  III. Tout mouvement de matériel ne constitue donc pas un mouvement comptable ; les règles comptables fixées pour l'accomplissement des opérations relatives au matériel sont par conséquent assouplies en ce qui concerne les échanges standards et les demandes de réparation.

Dans la suite de l'instruction, l'expression « les mouvements » désignera tous les mouvements de matériel, comptables ou physiques.

4.1.2. Justification des mouvements de matériel.

  I. Tout mouvement comptable est effectué en exécution d'un ordre émanant d'un ordonnateur-répartiteur. En cas de perte, déficit, détérioration ou destruction, la décision de sortie des comptes est également prise par l'ordonnateur-répartiteur compétent (cf. le tableau des limites de compétence en annexe I).

Tout mouvement comptable fait l'objet d'une transcription dans les comptes, conforme à l'ordre donné par l'ordonnateur-répartiteur, qui en constitue la justification.

  II. Les mouvements physiques, qui ne constituent pas des mouvements comptables, sont effectués en exécution d'ordres émanant du chef de service ou du chef de secteur compétent de l'unité. Pour la durée de l'exécution des mouvements, ils doivent être justifiés par un document, informatisé ou non, comportant la signature du chef de service (ou, par délégation du chef de service, la signature du chef de secteur) et du détenteur-dépositaire concernés.

Pour les mouvements d'échange standard, la signature du comptable est également requise à fin d'enregistrement du mouvement et de contrôle de la nature du mouvement.

  III. La liste des documents destinés à justifier les mouvements de matériel est donnée par le chapitre V ci-après.

4.2. Les mouvements comptables.

4.2.1. Mouvements d'entrée et de sortie.

Les mouvements d'entrée sont les mouvements comptables qui entraînent une augmentation des existants comptables de l'unité. Les mouvements de sortie sont les mouvements comptables qui provoquent une diminution des existants comptables de l'unité.

4.2.2. Mouvements d'entrée.

(modifié : instruction du 05/10/2001 et du 25/04/2006).

On distingue neuf catégories de mouvements d'entrée :

  I. Matériel acquis par l'unité, sur les fonds des masses, auprès d'un fournisseur autre qu'un service de l'arsenal.

Le matériel acquis par l'unité sur les fonds de la masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses (MEPDD) ou, en ce qui concerne les unités qui relèvent du régime de la déconcentration financière, sur les fonds de l'une des masses prévues par le décret de référence 1, doit être pris en charge au titre de la comptabilité du matériel en service dans les unités selon les règles suivantes :.

• pour les biens mobiliers non consommables, si la valeur unitaire est supérieure à 230,00 euros hors taxes ;

• pour les livres, ouvrages et cédéroms, si la valeur unitaire est égale ou supérieure à 80,00 euros hors taxes.

L'ordonnateur-répartiteur peut cependant décider la prise en charge dans la comptabilité de sa formation de matériels d'une valeur inférieure mais qui participent à la disponibilité opérationnelle, parce qu'ils concourent à la sécurité ou pour prévenir les risques de disparition du fait de son attractivité. Mention en est faite au livre IV « matériel » du registre des actes d'administration.

Sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnu par l'ordonnateur-répartiteur, la prise en compte dans la comptabilité du matériel intervient immédiatement après réception du matériel approvisionné. Sous la responsabilité de l'officier pilote ou du chef de service concerné, cette recette de matériel est exécutée par un ou des agents désignés à cet effet par le commandant de la formation et consiste à examiner quantitativement et qualitativement la conformité du matériel reçu par rapport aux spécifications portées dans la commande. Les documents de livraison constituent les pièces justificatives d'entrée en comptabilité du matériel de la formation et doivent comporter obligatoirement un exemplaire de la facture acquittée.

Si la facture acquittée n'est pas produite immédiatement, les pièces justificatives provisoires d'entrée comprennent un bulletin ou bordereau de livraison permettant d'identifier le matériel sans risque d'erreur. Elles sont remplacées dans les meilleurs délais par la facture définitive.

La facture doit clairement faire apparaître :

• le nom de l'unité, comme destinataire du matériel ;

• la date d'établissement ;

• un numéro d'ordre ;

• la désignation du matériel et le nombre d'exemplaires ou les quantités délivrées ;

• la valeur par article (HT et TTC) et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

  II. Délivrance par un service ravitailleur en complément à l'armement.

Une délivrance en complément à l'armement intervient :

• lorsque le service ravitailleur délivre du matériel figurant à l'état « C » ;

• lorsque les allocations de l'unité en matériel non consommable ont été augmentées (modification d'un EAM ou des allocations particulières pour les unités à terre) ;

• exceptionnellement, en ce qui concerne les bâtiments, lorsque l'unité constate qu'un article non consommable, non délivré pendant l'armement, n'a pas été porté sur l'état « C ».

Les demandes de délivrance en complément à l'armement (sauf quand il s'agit de matériel figurant à l'état « C ») donnent lieu à l'établissement de billets de mouvement, qui comportent l'indication de la référence de la décision de modification des allocations (ou, le cas échéant, de l'EAM).

  III. Délivrance par un service ravitailleur en supplément à l'armement (matériel non consommable exclusivement).

  1. Une telle délivrance concerne :

• a).  Cas des bâtiments.

  Soit un matériel non prévu aux allocations de l'unité, mais nécessaire pour l'accomplissement d'une mission particulière n'entrant pas dans le cadre du programme militaire du bâtiment ; le supplément sera, dans ce cas, accordé à titre temporaire.

  Soit un matériel non prévu aux états d'allocations d'un bâtiment (par exemple un matériel nouveau, qui n'est pas identique à l'ancien, ni identifié sous le même numéro de nomenclature que lui), mais nécessaire pour l'accomplissement des missions pour lesquelles il a été conçu ; cette situation doit être régularisée dès que possible par une modification des allocations.

  Soit un matériel prévu aux allocations, mais en quantité insuffisante, dont il est nécessaire d'approvisionner une quantité supplémentaire (soit temporairement, soit jusqu'à la modification de l'allocation).

• b).  Cas des unités à terre.

  S'il s'agit d'un matériel relevant, par sa nature, d'une décision d'allocation, les règles précisées ci-dessus pour les bâtiments s'appliquent sans changement.

  S'il s'agit, en revanche, d'un matériel librement approvisionné par l'unité, celle-ci présente ses demandes sous l'appellation de « supplément à l'armement », puisqu'il s'agit de matériel dont la délivrance n'est pas expressément prévue par la réglementation en vigueur. Cette disposition ne vise, bien entendu, que la première demande de matériel, le renouvellement étant normalement assuré par la procédure de l'échange-standard (cf. Article 41).

  2. La procédure des délivrances en supplément à l'armement est la suivante :

L'unité adresse sa demande au service ravitailleur, sous la forme d'un billet de mouvement portant la mention « supplément à l'armement » et revêtu de la signature de l'ordonnateur-répartiteur.

En cas de désaccord entre l'unité et le service ravitailleur, les délivrances en supplément à l'armement ne sont exécutoires que si elles ont été prescrites par les autorités hiérarchiques concernées, ou décidées par l'administration centrale.

Dans ce cas, le billet de mouvement comporte l'indication de la référence de la décision de l'autorité.

  IV. Réception de matériel versé par une autre unité.

Le versement de matériel, qui consiste à transférer du matériel d'une unité à une autre unité, intervient lorsque la nécessité de ce transfert est justifiée par des impératifs opérationnels et que cette solution se révèle plus rapide que le recours au service ravitailleur. Ainsi, les bâtiments appartenant à une force navale en mission loin de son port base procéderont à des versements de rechanges pour faire face aux avaries d'équipements qu'ils constatent ; le bâtiment cédant recomplétera ensuite ses existants (envoi de matériel) dans les conditions prévues par l'instruction SIBELOG.

Le versement de matériel d'une unité à une autre est décidé par le commandant organique, ou par le commandant opérationnel d'une force maritime, ou par le commandant du bâtiment cédant.

Il donne lieu à l'établissement d'un état de versement (cf. Article 55).

  V. Délivrance en remplacement de versement, de perte, de destruction, de déficit ou de manquant.

Les matériels qui ont été versés à une autre unité, perdus, détruits ou constatés manquants doivent, s'ils figurent aux allocations de l'unité, être remplacés.

S'agissant de matériel non consommable, les demandes de délivrance de cette nature sont présentées par billets de mouvement précisant la nature exacte du mouvement (remplacement de perte, de versement…).

Une copie de l'état de versement ou de manquant, ou du procès-verbal de perte, de destruction ou de déficit est jointe au billet ; toutefois, si le service ravitailleur a déjà reçu la copie de ce document à l'appui d'un billet précédemment émis, il suffit d'en porter la référence sur le billet de mouvement.

  VI. Cessions reçues par l'unité.

La cession est l'opération par laquelle l'unité reçoit du matériel d'une autre armée ou d'un organisme d'un autre ministère.

La pièce justificative d'entrée est constituée par l'état de cession ou, le cas échéant, par toute pièce ou document accompagnant la cession (cf. Article 57).

La cession n'est remboursée, le cas échéant, par l'unité cessionnaire que sur ordre exprès.

Une instruction particulière précise, pour les unités qui relèvent du régime de déconcentration financière, dit « régime des masses », les modalités d'exécution des cessions.

  VII. Confections, résidus.

Si une unité a confectionné un matériel par ses propres moyens, celui-ci doit être comptabilisé dans les mêmes conditions qu'un matériel délivré par un service ravitailleur ; la pièce justificative d'entrée est constituée par un état de confection (cf. Article 58).

Les résidus (résidus de tirs, résidus de confections) sont pris en compte dans les mêmes conditions, mais au vu d'un état mensuel récapitulatif.

  VIII. Entrée en comptabilité par suite de constatation d'excédents.

Lorsqu'à la suite d'une vérification, d'un récolement ou d'un recensement, des excédents sont constatés, ils sont enregistrés en comptabilité au moyen d'un état de prise en charge (cf. Article 59).

  IX. Matériels consommables délivrés par les services ravitailleurs.

Les demandes de délivrance de matériels consommables sont présentées sur billet de mouvement portant la mention « en remplacement de consommation » (cf. l'III)

Les unités sont autorisées à utiliser, en lieu et place des billets de mouvement, les imprimés de commande de consommables éventuellement élaborés par les services ravitailleurs locaux. Ces imprimés doivent respecter les prescriptions de la présente instruction et, en particulier, comporter la signature de l'ordonnateur-répartiteur de l'unité.

4.2.3. Mouvements de sortie.

Dans le cours de la vie normale d'une unité, les mouvements de sortie ne concernent pas les matériels consommables, qui disparaissent du fait même de leur usage.

Toutefois, au cas où des matériels consommables viendraient à être perdus, versés, voire remis aux services ravitailleurs, les règles prévues en ce qui concerne les matériels non consommables s'appliquent dans les mêmes conditions.

Sauf cas d'exception précisés dans la suite de ce chapitre, les matériels en service détenus par les unités ne peuvent sortir de la comptabilité de celles-ci que :

• par remise aux services ravitailleurs ;

• par versement à une autre unité ;

• lors de la constatation de pertes, destructions, déficits ou manquants.

  I. La remise de matériel.

La remise de matériel est le mouvement par lequel l'unité transfère définitivement ou durablement un matériel au service ravitailleur normalement compétent pour le délivrer.

Les remises de matériel peuvent intervenir dans six cas :

• dès que l'unité n'a plus l'usage de matériels détenus en supplément temporaire à l'armement ;

• lorsqu'un matériel est supprimé des allocations ;

• lorsque la quantité détenue est supérieure à l'allocation prévue ;

• lorsqu'une unité à terre n'a plus l'usage d'un matériel non prévu aux allocations, que ce matériel ait été acquis sur les fonds des masses ou délivré par un service ravitailleur ;

• lorsqu'un bâtiment passe de la position « armé » ou « en complément » à la position de « réserve normale » ou de « réserve spéciale » ;

• enfin, après condamnation d'un bâtiment, ou dissolution d'une unité à terre.

Les remises sont exécutées au vu des billets de mouvement émis par l'unité.

  II. Le versement à une autre unité.

Les modalités d'exécution des versements figurent à l'article 38.IV.

  III. Les pertes.

La perte est une diminution accidentelle et constatée de l'existant en matériel de l'unité. Elle donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal dans un délai de vingt-quatre heures au plus ; ce procès-verbal est dressé au vu du compte rendu détaillé inscrit par l'officier de quart ou l'officier de garde sur le journal de bord ou le document qui en tient lieu (cf. Article 53).

  IV. Déficits et manquants.

  1. Le déficit est le résultat de la constatation de l'absence de certains matériels. Cette constatation peut intervenir à l'issue de toute opération de contrôle.

  2. Le procès-verbal de déficit est établi dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que les procès-verbaux de perte (cf. Article 53).

  3. Lorsqu'un déficit résulte de la non-restitution par un détenteur-usager du matériel qui lui a été confié, ce déficit est constaté par un état de manquant (cf. Article 60).

  V. Les destructions.

  1. Le matériel détruit est celui qui, accidentellement ou non, se trouve dans un état tel qu'il ne peut donner lieu à aucune récupération.

  2. Les destructions donnent lieu à établissement de procès-verbaux, dans les mêmes conditions que les pertes, sauf dans le cas de destruction après réforme technique (voir le VIII ci-après).

  VI. Les détériorations.

  1. Est considéré comme détérioré le matériel qui, endommagé, peut faire l'objet d'une récupération (matériel réintégré dans les stocks ou mis en vente par les domaines, matières qui seront mises en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

En ce qui concerne le matériel en service dans les unités, est considéré comme détérioré le matériel qui, endommagé, n'est pas nécessairement irréparable et peut être restitué au service ravitailleur ou échangé contre le même matériel en état de fonctionnement.

Dans les unités, le matériel détérioré ne se distingue donc du matériel hors d'usage que par la façon accidentelle dont est intervenue la mise hors d'usage. La notion de détérioration n'a d'autre intérêt que de permettre la mise en cause des responsabilités, justifiée par le dommage que subit l'État.

  2. Les détériorations sont constatées dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que les pertes (art. 53). Toutefois, le matériel détérioré étant par définition toujours détenu par l'unité, la troisième partie du procès-verbal est uniquement consacrée à la décision d'imputation éventuellement prise à l'encontre d'un militaire ; elle ne comporte jamais de décision de sortie des comptes de l'unité.

  3. Un exemplaire du procès-verbal de détérioration est obligatoirement joint au billet de mouvement par lequel l'unité demande la remise définitive du matériel [ou un échange standard s'il s'agit d'un matériel figurant aux allocations (cf. Article 41)].

Lorsque la décision relative à l'imputation ne relève pas de la compétence de l'unité (cf. ANNEXE I), celle-ci adresse un exemplaire du procès-verbal à l'autorité compétente pour décision ; afin de réduire les délais de réapprovisionnement, l'unité peut, sans attendre cette décision de l'autorité compétente, remplacer le matériel en joignant dès son émission un exemplaire du procès-verbal à l'appui du billet de mouvement.

  4. Le cas de détérioration d'effets d'habillement du personnel du contingent fait l'objet de dispositions particulières prévues à l'article 105 ci-après.

  VII. Les cessions consenties.

  1. La cession de matériel en service dans les unités à un organisme extérieur à la marine est exceptionnelle, et normalement subordonnée à l'accord préalable de l'administration centrale. Cette dernière définit les conditions de la cession et, le cas échéant, celles du recouvrement de la valeur des articles cédés.

Toutefois, lorsque des circonstances graves et imprévues le justifient, les cessions sont décidées sans accord préalable par les ordonnateurs-répartiteurs des matériels de la défense, dans les limites de compétence prévues par l'arrêté relatif aux délégations de pouvoirs du ministre pour ce qui concerne ses attributions dans ce domaine (réf. 8).

Les unités qui relèvent du régime de déconcentration financière, dit « régime des masses », bénéficient de dispositions spécifiques précisées par instruction particulière.

  2. La cession est constatée par un état de cession (cf. Article 57).

  3. Les unités ne peuvent en aucun cas consentir de cessions gratuites à des organismes extérieurs au ministère de la défense.

  VIII. La réforme technique.

  1. La réforme technique est l'opération administrative par laquelle est exclu du domaine mobilier de l'État un matériel usagé par suite d'une usure normale, non susceptible d'être maintenu en service, soit parce qu'il est irréparable, soit parce que le coût de la remise en état est jugé trop élevé. Cette procédure ne peut donc pas s'appliquer à du matériel neuf ou en bon état.

  2. Les matériels usagés non consommables, s'ils figurent aux allocations, sont normalement remplacés par la procédure de l'échange standard auprès du service ravitailleur, décrite au chapitre suivant.

  3. Toutefois les bâtiments durablement éloignés d'un port militaire français peuvent être conduits à réformer des matériels usagés si leur maintien à bord présente des inconvénients sérieux.

Les unités à terre éloignées de leur port de ravitaillement peuvent également procéder à des réformes techniques, dans les mêmes conditions, mais sous réserve d'avoir obtenu l'accord préalable du service ravitailleur compétent.

Le recours à cette procédure est donc exceptionnel.

La réforme technique donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal ; les raisons justifiant la décision y sont obligatoirement mentionnées. Ce procès-verbal est signé par l'ordonnateur-répartiteur compétent ⁽³⁾ ; il comporte par ailleurs la signature du chef de service de l'unité concerné (ou, par délégation de celui-ci, la signature du chef de secteur concerné) et du commissaire (de l'officier en second si l'unité ne comporte pas de commissaire).

Les matériels réformés sont détruits.

  4. Par dérogation, au changement de chef de l'État, le portrait du prédécesseur, à l'exclusion du cadre, est réformé sur simple procès-verbal établi par le commissaire, puis lacéré.

  5. Les documents délivrés par le SHOM font l'objet de procédures de gestion particulières précisées par instruction prise sous le timbre de ce service.

4.3. Les mouvements physiques.

4.3.1. Remplacement ou remise en état de matériel hors d'usage.

Ces mouvements se produisent chaque fois qu'il y a lieu d'obtenir le remplacement ou la remise en état, auprès d'un service ravitailleur, d'un matériel non consommable devenu hors d'usage du fait de son utilisation dans des conditions normales ou de sa détérioration.

La procédure de droit commun permettant d'obtenir le renouvellement du matériel hors d'usage auprès des services ravitailleurs est l'« échange-standard » ; toutefois, certains matériels dont la réparation est techniquement envisageable et réaliste d'un point de vue économique peuvent faire l'objet d'une « demande de réparation ».

4.3.2. L'échange standard.

  I. L'échange standard est l'opération par laquelle une unité peut obtenir auprès d'un service ravitailleur le remplacement d'un matériel hors d'usage par un même matériel en bon état, mais pas nécessairement neuf.

  II. Il existe deux formes d'échange standard :

• L'échange standard normal : l'unité ne peut obtenir le remplacement du matériel qu'en présentant au service ravitailleur le matériel hors d'usage et un billet de mouvement.

• L'échange standard assoupli : l'unité peut obtenir le remplacement du matériel au vu du billet de mouvement, sans avoir à présenter le matériel hors d'usage ; cette formule est réservée aux matériels dont la valeur d'inventaire est inférieure à un montant fixé par instructions prises sous le timbre de chaque service (constructions navales, aéronautique navale, commissariat de la marine, service hydrographique et océanographique de la marine, service des travaux immobiliers et maritimes).

  III. Le billet de mouvement est préparé conformément aux dispositions de l'article 51 ci-après.

  IV. Si le service ravitailleur n'est pas en mesure de délivrer à l'unité tout ou partie du matériel demandé, il émet un bon à valoir (cf. Article 54). Sur le plan comptable, la présentation du bon à valoir par le détenteur-dépositaire équivaut à la présentation du matériel lui-même.

  V. Il ne peut donc y avoir échange standard que si le matériel hors d'usage restitué par l'unité et le matériel en état de fonctionnement délivré par le service ravitailleur portent le même numéro de nomenclature.

En règle générale, si le matériel de remplacement ne porte pas le même numéro de nomenclature, il ne peut être approvisionné qu'en supplément à l'armement. Le matériel hors d'usage est alors remisé, et une demande de modification des allocations doit être, le cas échéant, introduite.

Toutefois, dans l'hypothèse où un matériel identique, mais de numéro différent, se substitue à celui d'origine, l'unité doit introduire le nouveau numéro dans sa comptabilité en mettant à jour les fiches inventaires.

  VI. Le matériel relevant de la compétence du service de santé est soumis à des règles particulières précisées aux articles 112 et 113.

4.3.3. La demande de réparation.

  I. L'unité est tenue d'assurer l'entretien et les réparations courantes de son matériel, dans la limite de ses moyens (maintenance opérationnelle courante).

Les travaux dépassant les moyens de l'unité peuvent être :

• des opérations de maintenance opérationnelle intermédiaire, du ressort notamment d'un organisme militaire de soutien tel qu'un atelier militaire de la flotte (AMF) ;

• des opérations de maintenance majeure, assurées normalement par un organisme industriel.

  II. Les demandes sont présentées sur « billets de travaux » (précédés par un message en cas d'urgence). Les billets de travaux peuvent avoir pour effet :

• soit la fourniture de matériel ou d'outillage à l'unité, afin qu'elle puisse procéder elle-même à la réparation, avec le concours éventuel de personnel qualifié ; en tel cas, la présence dans l'unité du matériel ou de l'outillage fourni est justifiée par le billet établi ;

• soit l'envoi du matériel à réparer à terre ou à bord du bâtiment de soutien, pour la durée de la réparation ; dans ce cas, le billet de travaux sert de pièce justificative de l'absence du matériel.

4.3.4. Dispositions particulières.

  I. Remplacement de matériel détérioré.

Un exemplaire du procès-verbal de détérioration prévu à l'article 39.VI est obligatoirement joint au billet de mouvement par lequel l'unité sollicite l'échange standard du matériel. Lorsque la valeur d'inventaire du matériel excède la compétence du commandant de l'unité (cf. ANNEXE I), le procès-verbal préparé par l'unité est adressé à l'autorité compétente ; dès lors, et sans attendre la décision de cette autorité, l'unité peut présenter au service ravitailleur le billet de mouvement en échange standard auquel est jointe la copie du procès-verbal. Cette disposition permet de renouveler le matériel détérioré dans les meilleurs délais.

Le remplacement d'effets d'habillement du personnel du contingent fait l'objet de dispositions particulières (cf. Article 105).

  II. Cas du remplacement obtenu auprès d'un fournisseur privé.

Si le remplacement du matériel est obtenu sans l'intervention d'un service ravitailleur, par exemple auprès d'un fournisseur privé, il y a en revanche mouvement comptable ; en effet, le matériel hors d'usage doit être remisé auprès du service ravitailleur compétent. Sous réserve des dispositions précisées à l'article 39.VII.1, on admet que l'envoi en réparation d'un matériel dans une entreprise civile peut être assimilé à l'envoi en réparation du matériel dans un service ravitailleur, pourvu que des documents apportent la justification explicite de la position du matériel en cours de réparation.

  III. En cas de perte ou destruction dans les locaux d'un service ravitailleur d'un matériel faisant l'objet d'un mouvement physique, l'unité établit un billet de remise définitive tenant lieu de procès-verbal pour régulariser la sortie de ses comptes du matériel concerné.

4.4. Cas particulier des périodes d'entretien.

4.4.1. Les états de besoins.

Les états de besoins, établis conformément aux dispositions de l'arrêté sur l'armement, les essais, l'entretien et la conservation des bâtiments, comprennent la liste de tous les travaux à réaliser pendant la période d'entretien ⁽⁴⁾.

Les travaux du ressort du soutien opérationnel, assuré par les ateliers à terre de la marine, les bâtiments de soutien et les équipes d'entretien, sont exécutés conformément à l'état de besoins. Les travaux du ressort de soutien industriel (maintenance majeure) sont intégrés dans un contrat global.

Les états de besoins doivent pouvoir être présentés :

• soit par services ou organismes de soutien du port ;

• soit par services de l'unité.

Lorsque le bâtiment peut accomplir lui-même ces travaux, le service chargé de la fourniture des matières nécessaires à leur exécution est précisé, en observations, ainsi que, si possible, les matières elles-mêmes.

Pour le matériel d'armement de base à changer, l'unité établit un billet de mouvement correspondant :

• soit à un échange standard, s'il s'agit de remplacer le matériel à l'identique ;

• soit à une remise d'une part et à un supplément à l'armement d'autre part, en attendant une modification des allocations, si le nouveau matériel n'est pas identique à l'ancien, ni identifié sous le même numéro de nomenclature que lui.

4.4.2. Travaux non prévus aux états de besoins.

  I. Si des travaux importants se révèlent indispensables après la parution des états de besoins, le commandant fait approuver des états de besoins complémentaires ou rectificatifs ; ces états de besoins sont exécutés par l'atelier militaire de la flotte ou par les services de l'arsenal dans les mêmes conditions que l'état de besoins initial.

  II. Des billets de travaux peuvent toujours être établis, dans les conditions de droit commun, pour demander des travaux non prévus aux états de besoins ; il en sera ainsi, en particulier, pour tout ce qui concerne la vie quotidienne du bâtiment, non liée techniquement au déroulement des travaux.

4.4.3. Fourniture de matériels pendant les travaux.

Les travaux conduits à bord peuvent nécessiter l'emploi de matériels et rechanges divers, notamment à l'occasion des essais d'équipements ; ces matériels et rechanges doivent impérativement être fournis par le service chargé des travaux ; ils ne doivent pas être prélevés sur les stocks de l'unité.

Si toutefois l'urgence et l'importance des travaux impliquent un tel prélèvement sur les stocks de l'unité, l'autorisation de recourir à ce moyen doit être explicitement donnée par le commandant ; en tel cas, l'unité établit immédiatement un billet de mouvement en échange standard sur lequel le service chargé des travaux certifie la réception du matériel ; le billet est ensuite présenté au magasin du service ravitailleur pour délivrance du matériel.

4.4.4. Modification des états d'allocation.

  I. Il est périodiquement procédé, par exemple à l'occasion des indisponibilités périodiques pour entretien et réparations (IPER), à la révision des états d'allocation de l'unité.

Les allocations sont modifiées dès lors que des équipements nouveaux sont installés, des équipements anciens sont débarqués, ou lorsque les bases d'allocation ont été modifiées. Le service ravitailleur compétent pour la délivrance du matériel est chargé de remettre au bâtiment les nouveaux états d'allocation du matériel selon les mêmes modalités que celles qui sont prévues à l'armement.

Ces nouveaux EAM doivent être accompagnés d'états différentiels faisant apparaître, en particulier :

• pour le matériel maintenu à bord : la correspondance entre les nouveaux et les anciens numéros de nomenclature apparaissant aux nouveaux et aux anciens EAM ;

• pour le matériel supprimé des allocations : deux listes de ce matériel, la première énumérant les articles totalement supprimés, et la seconde énumérant les articles dont l'allocation est diminuée ;

• pour le matériel ajouté aux allocations : deux listes de ce matériel, la première énumérant les articles nouveaux, et la seconde énumérant les articles dont l'allocation est augmentée.

Le détenteur et le comptable mettent à jour leurs fichiers au vu de ces documents.

  II. Les états d'allocation doivent être délivrés au bâtiment à une date telle que le ou les détenteurs-dépositaires concernés soient en mesure d'accomplir dans de bonnes conditions tous les mouvements de remise et de recette correspondants.

Lorsque ces mouvements, revêtent une certaine ampleur, le bâtiment doit disposer à terre de locaux sûrs et bien adaptés, où les détenteurs peuvent préparer les mouvements de matériel.

La date de remise au bâtiment de ses nouveaux EAM doit être fixée dès la date d'entrée en IPER, d'un commun accord entre le commandant du bâtiment et la direction locale concernée. La date retenue fait l'objet d'un courrier adressé par le commandant du bâtiment aux directeurs ou chefs locaux des services concernés, avec copie au commandant maritime à compétence territoriale.

À l'issue des opérations de révision, il est établi un état « C » dans les mêmes conditions qu'à la fin de l'armement ; un délai de six mois au moins doit séparer la date de remise à l'unité des EAM définitifs et la date d'établissement des états « C ».

4.4.5.

Disponible.

4.4.6.

Disponible.

4.4.7.

Disponible.

4.5. LES DOCUMENTS JUSTIFICATIFS DES MOUVEMENTS DE MATERIEL.

4.5.1. Le billet de mouvement.

Tous les mouvements :

• exécutés à l'initiative de l'unité, soit en application d'une instruction (modification des EAM, par exemple), soit en fonction des besoins constatés ;

• et mettant directement à contribution les services ravitailleurs,

  donnent lieu à l'établissement d'un « billet de mouvement ».

  I. Rédigé à l'initiative du service (ou du secteur) d'utilisation de l'unité, le billet de mouvement est enregistré par le comptable.

Les différents volets sont utilisés en totalité ou en partie selon les mouvements et font l'objet de diverses destinations :

• le volet 1 constitue l'exemplaire original qui doit toujours être remis au service ravitailleur auquel il sert de pièce justificative du mouvement dans sa comptabilité ; ce volet reste dans le service après satisfaction de la demande de l'unité ;

• le volet 2 accompagne le volet 1 mais fait retour à l'unité après mouvement ; il sert de pièce justificative du mouvement dans la comptabilité de l'unité (mouvements comptables seulement) ;

• le volet 3 est un volet préimprimé recto-verso ; établi lors de mouvements impliquant une remise de matériel, ce volet est destiné au service ravitailleur qui le conserve pour établir la destination des articles remisés ;

• le volet 4 est un volet d'instance qui est rédigé pour tout mouvement ; il est conservé dans l'unité jusqu'au retour du volet 2.

Le billet de mouvement est établi en trois ou quatre volets, selon que le mouvement implique ou non remise de matériel au service du soutien.

Le circuit du billet de mouvement et l'utilisation des différents volets sont précisés au titre V, chapitre II de la présente instruction.

  II. Le billet de mouvement doit comporter, lors de sa présentation au service ravitailleur, pour tous les mouvements, physiques ou comptables :

• les renseignements relatifs au mouvement :

  • la nature du mouvement ;

  • éventuellement le texte réglementaire, la décision ou l'ordre motivant le mouvement ;

  • le numéro attribué par le comptable lors de l'enregistrement dans la comptabilité de l'unité ;

  • la date d'émission du billet ;

  • la date indicative du mouvement souhaitée par l'unité ;

• les renseignements identifiant l'unité et les responsables de l'unité :

  • le nom de l'unité et son numéro d'identification auprès du service ravitailleur concerné ;

  • le service, le cas échéant le secteur d'utilisation de l'unité, et les références du détenteur-dépositaire qui devient le correspondant de l'unité pour le service ravitailleur ;

  • le cachet et la signature apposés par le comptable à l'enregistrement du billet ; le comptable est chargé de vérifier que l'indication du type de mouvement est exacte ;

  • le cachet et la signature du chef de service du détenteur-dépositaire (ou, par délégation du chef de service, le cachet et la signature du chef de secteur) ; il incombe au chef de service ou au chef de secteur de s'assurer de l'opportunité du mouvement ;

  • le cachet et la signature de l'ordonnateur-répartiteur ;

• les renseignements identifiant les articles faisant l'objet du mouvement, qui mentionnent, pour chaque article :

  • le numéro de nomenclature et la désignation de l'article ;

  • l'unité de mesure (par exemple : mètres, m³, paquets, unités…) ;

  • la quantité, dans l'unité de mesure, des articles faisant l'objet du mouvement.

De plus, dans le cas d'un mouvement comptable, le billet de mouvement reçoit le cachet et la signature de l'ordonnateur-répartiteur de l'unité (ou de son délégué), qui veille au respect des conditions réglementaires dans lesquelles est ordonné le mouvement.

  III. Le billet de mouvement établi « en remplacement de consommation » (ou le bon de commande prévu à l'article 38.IX) est examiné avec un soin particulier par le chef de service (chef du service commissariat en ce qui concerne le matériel consommable commun) ou par le chef de secteur concerné ; celui-ci vérifie que les quantités demandées ne sont pas supérieures aux besoins réels. Il se fait présenter les fiches de stock par le détenteur-dépositaire.

Le comptable peut numéroter les billets de mouvement « en remplacement de consommation » dans une série particulière, et les enregistrer au livret d'enregistrement des mouvements comptables dans une partie réservée à cet effet.

4.5.2. Le billet de travaux.

  I. Le billet de travaux peut avoir pour effet :

• soit la fourniture de matières, de rechanges ou d'outillage à l'unité, afin qu'elle puisse procéder elle-même à la réparation, avec le concours éventuel de personnel qualifié ;

• soit l'envoi du matériel à réparer à terre ou à bord d'un bâtiment de soutien, pour la durée de la réparation ; dans ce cas, le billet de travaux sert de pièce justificative de l'absence du matériel.

  II. Préparé par le détenteur-dépositaire, le maître adjoint ou le chef de secteur, le billet de travaux comporte :

• un en-tête où doivent être complétés :

  • la date d'émission du billet ;

  • le numéro d'émission du billet, attribué par le chef de service ou le chef de secteur lors de l'enregistrement au cahier d'enregistrement des billets de travaux du service ou du secteur ;

  • la date de retour souhaitée du matériel après l'intervention du service chargé des travaux demandés ;

• un cadre identifiant de l'unité, où doivent être inscrits :

  • le nom de l'unité ;

  • le numéro d'identification de l'unité auprès du service concerné ;

  • la désignation du service et, le cas échéant, celle du secteur de l'unité demandeur ;

  • le nom du détenteur-dépositaire, du maître adjoint ou du chef de secteur ;

  • le numéro de téléphone où peut être joint le détenteur-dépositaire, le maître adjoint ou le chef de secteur ;

• un cadre identifiant les articles faisant l'objet du billet, où doivent figurer le cas échéant :

  • la référence de la fiche technique d'avarie du matériel concerné ;

  • le numéro de nomenclature du matériel concerné ;

  • la désignation du matériel concerné ;

  • la quantité remise au service pour travaux ;

  • toutes précisions jugées utiles par le demandeur, concernant la nature des interventions demandées ou des avaries constatées ;

  • le cachet et la signature du détenteur-dépositaire, du maître adjoint ou du chef de secteur ;

  • le cachet et la signature du chef de service de l'unité ou, par délégation du chef de service, du chef de secteur concerné ;

• un cadre réservé au service de soutien qui :

  • certifie la réception du matériel à réparer ;

  • porte dans les espaces prévus à cet effet :

    • — la suite donnée à la demande ;

    • — les imputations budgétaires ;

    • — les visas des autorités compétentes ;

• un cadre réservé à la certification de la réception par l'unité des matériels réparés.

Le billet de travaux comporte trois volets :

• le volet 1 est conservé par le service destinataire ;

• le volet 2 est renvoyé à l'unité, avec l'indication de la décision du service destinataire ;

• le volet 3 est conservé à l'appui du cahier d'enregistrement jusqu'à la date de satisfaction de la demande.

  III. Le billet de travaux est enregistré au sein de chaque service de l'unité (ou, le cas échéant, de chaque secteur), sous la signature du chef de service ou, par délégation du chef de service, du chef de secteur concerné, sur un cahier d'enregistrement des billets de travaux. Ce cahier fait apparaître :

• la date d'émission du billet ;

• le numéro d'ordre du billet dans la série annuelle, suivi de l'appellation abrégée du service et, le cas échéant, du secteur (n^o 1/99/ARMES/ASM par exemple) ;

• le visa du chef de service ou du chef de secteur ;

• la date de satisfaction de la demande.

  IV. Dans chaque port, les services ravitailleurs et les unités militaires de soutien font connaître au commandant maritime à compétence territoriale la liste des matériels pour lesquels les unités doivent systématiquement présenter des billets de travaux et non des billets de mouvement ; ces listes sont reprises dans le recueil des consignes du port. Bien entendu, elles ne sont pas exclusives de l'établissement de billets de travaux dans tous les cas où l'intervention d'un organisme de soutien nécessite, après entente entre cet organisme et l'unité, le recours à cette procédure.

4.5.3. Le procès-verbal de perte, détérioration, déficit, ou destruction.

  I. Le procès-verbal de perte, déficit, détérioration ou destruction est un document destiné :

• d'une part à constater la perte, le déficit, la détérioration ou la destruction d'un matériel et à sortir des écritures ce dernier, sauf en cas de détérioration ;

• d'autre part soit à justifier cette perte, ce déficit, cette détérioration ou cette destruction s'il s'agit d'un cas fortuit ou de force majeure, soit à mettre en cause le cas échéant le personnel responsable du dommage causé à l'État.

  II. Le procès-verbal de perte, déficit, détérioration ou destruction comporte quatre parties :

Sur la première partie figurent les renseignements relatifs :

• à l'unité (port comptable, nom de l'unité autonome, nom de l'unité rattachée le cas échéant) ;

• aux noms et grades des personnels concernés (détenteur-dépositaire, maître adjoint, chef de secteur, chef de service) ;

• au matériel concerné (numéros de nomenclature, désignation, quantités et valeur au prix d'inventaire des articles ; degré d'usure et valeur résiduelle du matériel),

enfin, il est fait un total général de la valeur, au prix d'inventaire et à la valeur résiduelle, du matériel concerné.

La deuxième partie permet d'apprécier les conditions dans lesquelles est intervenu l'événement : on y trouve le rapport détaillé de l'événement tel qu'il figure au journal de bord (date et lieu, circonstances, explications du détenteur-dépositaire et de toute personne exerçant des responsabilités à cette occasion ; en cas de perte, mesures prises pour retrouver le matériel perdu ou raison pour laquelle ces mesures n'ont pas pu être prises ; le cas échéant, propositions pour la suite à donner).

Le détenteur-dépositaire, le chef de secteur (le cas échéant) et le chef de service concernés certifient par leur signature l'exactitude des faits relatés et des explications fournies. Le commissaire appose à la suite sa signature après s'être assuré que les indications relatives au matériel sont exactes et que les informations présentées sont suffisamment précises pour que l'instruction du dossier puisse se poursuivre dans de bonnes conditions.

Dans la troisième partie, le commandant de l'unité se prononce sur les responsabilités éventuelles qu'il retient, précise si des sanctions disciplinaires ont été infligées ou non, et ajoute d'éventuelles observations complémentaires susceptibles d'éclairer l'ordonnateur-répartiteur compétent dans sa décision.

Dans la quatrième partie, de nature comptable, l'ordonnateur-répartiteur compétent, en fonction de la valeur d'inventaire du matériel, décide la sortie des écritures (sauf en cas de détérioration) et le montant de l'imputation prononcée, s'il y a lieu, à l'encontre du personnel responsable.

Lorsque l'ordonnateur-répartiteur compétent n'est pas le commandant de l'unité, celui-ci (puis, le cas échéant, chaque autorité chargée de la transmission du dossier) porte mention de ses avis et observations (la mention « avis conforme » doit être évitée).

  III. Le procès-verbal est enregistré, dès son émission, au registre des actes administratifs du matériel. Il est établi en autant d'exemplaires qu'il est nécessaire, en fonction de la suite de la procédure. Un exemplaire est conservé, le cas échéant, au dossier d'instance. Lorsque la décision appartient à l'administration centrale, le procès-verbal doit y parvenir en un seul exemplaire original, retourné à l'unité après décision.

L'exemplaire original comportant la décision définitive est alors enregistré au livret d'enregistrement des mouvements comptables (LEMC) et conservé à l'appui parmi les pièces justificatives de la comptabilité du matériel dans l'unité. Le numéro d'enregistrement est porté au registre des actes administratifs.

Toutefois lorsque la décision prononce une imputation pécuniaire à l'encontre du personnel, l'exemplaire original est utilisé pour obtenir le paiement correspondant ; dans ce cas, l'exemplaire conservé parmi les pièces justificatives de la comptabilité du matériel est certifié par le commissaire de l'unité.

Enfin, s'il s'agit d'un procès-verbal de détérioration, un exemplaire est conservé à l'appui du registre des actes administratifs (copie certifiée si une décision d'imputation a été prise).

4.5.4. Le bon à valoir.

Si le service ravitailleur n'est pas en mesure de délivrer le matériel demandé, ou ne délivre qu'une partie des quantités demandées, le matériel dont la délivrance ne peut être assurée est inscrit sur un billet émis par le service ravitailleur sous l'appellation de « bon à valoir » ; le bon à valoir comporte la désignation précise du matériel, son numéro de nomenclature et les quantités concernées, le nom de l'unité destinataire et le code informatique qui lui a été attribué par le service ravitailleur.

Il constitue, pour le service qui l'émet, un engagement à délivrer les articles concernés dès que le niveau des approvisionnements le permet.

Le service ravitailleur est autorisé, lorsque cette disposition paraît plus commode, à apposer directement la mention « bon à valoir » sur le volet du billet de mouvement qui fait retour à l'unité, ou dans la colonne ad hoc de l'ordre de mouvement qui accompagne la délivrance. Cette mention doit être clairement complétée des quantités concernées. Le volet du billet de mouvement (ou de l'ordre de mouvement où figure la mention) tient lieu de bon à valoir dans la comptabilité de l'unité.

4.5.5. L'état de versement.

L'état de versement est la pièce justificative des mouvements comptables entraînés par un changement de rattachement comptable entre deux unités.

L'état de versement, sur lequel sont portés les indications relatives à chacune des unités, la date du mouvement et le numéro d'enregistrement au LEMC de chacune des unités, précise la nature et les quantités des matériels versés, leur numéro de nomenclature, et leur prix unitaire dans l'unité de compte, ainsi que la valeur totale du versement.

Il est signé par :

• les deux détenteurs-dépositaires, cédant et cessionnaire ;

• les deux chefs de service (ou, par délégation de ceux-ci, par les chefs de secteurs concernés), cédant et cessionnaire ;

• les deux ordonnateurs-répartiteurs, cédant et cessionnaire (ou leurs délégués).

L'état de versement est établi en deux exemplaires :

• le premier exemplaire sert de pièce justificative d'entrée dans la comptabilité de l'unité cessionnaire ;

• le deuxième exemplaire sert de pièce justificative de sortie dans la comptabilité de l'unité cédante.

Pour mémoire : l'unité cédante expédie au service ravitailleur compétent une copie de l'état de versement afin de faire rétablir les comptes du crédit en valeur.

4.5.6. L'avis d'expédition.

Les bâtiments absents du port de stationnement et ne touchant aucun port militaire français pourvu de services ravitailleurs recourent à la procédure des envois pour obtenir le matériel dont ils ont besoin. Le port ravitailleur chargé de procéder aux envois est désigné par l'état-major de la marine.

Les modalités selon lesquelles les unités procèdent aux demandes d'envois sont précisées par l'instruction SIBELOG.

Le matériel envoyé est accompagné d'un avis d'expédition émis par le service ravitailleur.

Dans le cas d'un mouvement comptable, l'avis d'expédition constitue la pièce justificative d'entrée dans la comptabilité de l'unité ; il doit comporter les mentions suivantes :

• la date de son émission ;

• le numéro de nomenclature du ou des articles envoyés ;

• la désignation du ou des articles envoyés ;

• le nombre d'exemplaires ou la quantité de l'article ou de chaque article ;

• le nom de l'unité et le code informatique qui lui a été attribué par le service ravitailleur.

Il est signé par le détenteur-dépositaire et par le chef de service (ou, par délégation de celui-ci, par le chef de secteur concerné), visé par l'ordonnateur-répartiteur de l'unité destinataire et conservé comme pièce justificative d'entrée dans la comptabilité de l'unité.

Dès la réception du matériel par le détenteur-dépositaire, l'unité renvoie au service expéditeur autant de certificats de réception qu'elle a reçu d'avis d'expédition. Les certificats de réception sont établis de telle sorte qu'ils fassent apparaître les références exactes des avis d'expédition correspondants, ainsi que la désignation et le numéro de nomenclature du matériel envoyé. Ils sont adressés par message chaque fois que le recours à ce mode de transmission est possible.

Si, à la réception du matériel, le détenteur-dépositaire constate une anomalie relative à la nature du matériel, à son état ou aux quantités reçues, il provoque immédiatement (autant que possible en présence du transporteur) la réunion d'une commission comprenant le commissaire (le commandant en second si l'unité ne comporte pas de commissaire) et le chef de service ou le chef de secteur concerné de l'unité.

Cette commission établit un procès-verbal faisant apparaître :

• les dates et lieux de départ et d'arrivée ;

• le numéro du connaissement, les noms des compagnies de transport et du transitaire ;

• le nombre, le numéro, le poids, le volume, le conditionnement extérieur des colis transportés, tels qu'ils figurent sur les documents d'accompagnement ;

• la désignation des colis manquants ou détériorés, la nature et l'importance des pertes ou détériorations ;

• les réserves éventuelles faites au départ par le transporteur ;

• l'évaluation du dommage ;

• l'avis de la commission sur la responsabilité des dommages ;

• les explications du transporteur, du transitaire et de toute personne dont la responsabilité semble pouvoir être engagée.

Le procès-verbal est adressé en double exemplaire, à l'appui du certificat de réception, au service de l'arsenal chargé de la délivrance ; celui-ci transmet le dossier correspondant au service liquidateur des frais de transport.

L'unité ne prend en compte que le matériel effectivement reçu.

4.5.7. L'état de cession.

Toute cession, qu'elle soit consentie ou reçue, doit donner lieu à l'établissement d'un état de cession comportant les mentions suivantes :

• la mention distinctive « ETAT DE CESSION » ;

• les indications relatives à l'unité cédante et à l'unité ou l'organisme cessionnaire, à la date de l'établissement de l'état et à son numéro d'enregistrement au LEMC ;

• un tableau où sont regroupées les indications relatives au matériel concerné (numéro de nomenclature, désignation et quantités des articles ou des matières, unités de compte dans lesquelles sont exprimées les quantités, prix d'inventaire unitaire et valeur totale des articles faisant mouvement).

Dans le cas d'une cession consentie, l'acquit du cessionnaire doit être recueilli sur l'état de cession. L'état de cession est établi en trois exemplaires signés par le détenteur-dépositaire, le chef de secteur (le cas échéant, le chef de service) et l'ordonnateur-répartiteur compétent ; un exemplaire est destiné au cessionnaire, le deuxième sert de justification à la sortie du matériel de la comptabilité de l'unité, et le troisième est adressé au service chargé de recouvrer le montant de la cession.

Dans le cas d'une cession reçue, un exemplaire de l'état de cession, ou de toute pièce justificative de la cession, signé par le détenteur-dépositaire désigné par le commandant, le chef de secteur (le cas échéant, le chef de service) et l'ordonnateur-répartiteur compétent, sert de pièce justificative d'entrée dans la comptabilité de l'unité.

4.5.8. L'état de confection.

Les matériels confectionnés dans les unités entrent en comptabilité au vu d'états de confection, dès lors que leur prix d'inventaire est supérieur au seuil prévu au paragraphe I de l'article 38. Ces documents font apparaître les mentions suivantes :

• la mention distinctive « ETAT DE CONFECTION » ;

• les indications relatives à l'unité, à la date de l'établissement de l'état et à son numéro d'enregistrement au LEMC ;

• un tableau où sont regroupées les indications relatives au matériel concerné : numéro de nomenclature et (ou) numéro de fiche inventaire, désignation, quantités des articles confectionnés, ainsi qu'au prix unitaire (déterminé à partir de la valeur des matériels ou des matières utilisés pour la confection) et à la valeur totale des articles confectionnés.

Les états de confection sont signés par le détenteur-dépositaire (qui inscrit ses observations éventuelles relatives à l'origine de la confection, et qui en expose les circonstances) ; le chef de secteur (le cas échéant, le chef de service), l'ordonnateur-répartiteur compétent (ou son délégué) et le comptable signent également les états de confection qui sont conservés par le comptable comme pièce justificative d'entrée dans la comptabilité de l'unité.

4.5.9. L'état de prise en charge.

Si une vérification, un récolement ou un recensement fait apparaître un excédent par rapport aux écritures, le comptable établit un document d'entrée en comptabilité des matériels excédentaires.

Ce document, dénommé « état de prise en charge », fait apparaître les mentions suivantes :

• la mention distinctive « ETAT DE PRISE EN CHARGE » ;

• les indications relatives à l'unité, à la date de l'établissement de l'état et à son numéro d'enregistrement au LEMC ;

• un tableau où sont regroupées les indications relatives au matériel concerné : numéro de nomenclature et (ou) numéro de fiche inventaire, désignation, quantités, ainsi qu'aux prix unitaire (établi à partir de la valeur d'inventaire déterminée le cas échéant à l'aide du catalogue des services, de la facture d'achat…) et à la valeur totale des articles ainsi pris en charge ;

• les circonstances, sous la signature du détenteur-dépositaire concerné, de la constatation de l'excédent selon les mêmes modalités qu'en cas d'établissement d'un procès-verbal de perte (2e partie).

L'état de prise en charge est signé par le chef de secteur concerné (le cas échéant, par le chef de service), l'ordonnateur-répartiteur compétent (ou son délégué), ainsi que par le comptable qui le conserve comme pièce justificative d'entrée en comptabilité.

4.5.10. L'état de manquant.

  I. L'état de manquant, qui tient lieu de procès-verbal, sert de pièce justificative de sortie des écritures comptables du matériel qui n'a pas pu être présenté ou restitué par un détenteur-usager.

Il comporte :

• dans une première partie, la date de son émission ainsi que la mention du numéro de nomenclature, de la désignation et de la valeur d'inventaire du matériel manquant ;

• dans une deuxième partie, les explications du détenteur-usager, qui expose les circonstances détaillées de la disparition du matériel, ainsi que les avis respectifs du détenteur-dépositaire, du chef de secteur (le cas échéant, du chef de service) et du commissaire ;

• dans une troisième partie, la mention, sous la signature du commandant, de l'application ou non d'une sanction disciplinaire (dans le respect de la confidentialité attachée à ce domaine) ;

• dans une quatrième partie, la décision de l'ordonnateur-répartiteur compétent pour la sortie des écritures comptables et, le cas échéant, l'imputation par mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

Lorsque l'ordonnateur-répartiteur compétent n'est pas le commandant de l'unité, celui-ci (puis, le cas échéant, chaque autorité chargée de la transmission du dossier) porte mention de ses avis et observations.

  II. Une liste récapitulative des articles concernés peut être mise à l'appui de l'état de manquant chaque fois que les trois conditions suivantes sont réunies :

• le matériel en cause est de faible valeur ;

• il est sujet à des disparitions répétitives dans des conditions toujours comparables liées aux conditions particulières d'exécution du service ;

• les conditions de ces disparitions sont telles que la responsabilité disciplinaire ou, a fortiori, pécuniaire des détenteurs-usagers ne peut être engagée.

En tel cas, la première partie de l'état ne comporte, bien entendu, aucune indication relative au matériel manquant, ni les explications du détenteur-usager ; le chef de secteur (le cas échéant, le chef de service) et le détenteur-dépositaire doivent, en revanche, clairement préciser les circonstances dans lesquelles l'absence du matériel s'est révélée.

  III. L'état de manquant est enregistré au registre des actes administratifs du matériel ; il est établi en autant d'exemplaires qu'il est nécessaire, en fonction de la suite de la procédure ; l'exemplaire original comportant la décision définitive est conservé avec les pièces justificatives de la comptabilité.

5. La comptabilité du matériel.

5.1. PRINCIPES FONDAMENTAUX.

5.1.1. Procédés de traitement comptable.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

La comptabilité du matériel est obligatoirement tenue dans des conditions matérielles telles que soient garanties l'authenticité, l'intégrité et la protection des comptes.

Lorsque le support employé est informatique (application MAT2K développée par le centre informatique du commissariat de la marine, application SAGESS STOCKS développée dans le cadre du système SIGLE), les méthodes de sauvegarde doivent être approuvées par l'autorité responsable de la surveillance administrative.

Les documents soumis à la signature du comptable peuvent être informatisés. Dans ce cas l'utilisation du code d'accès au système par le comptable vaut signature de sa part. Le comptable ne doit communiquer son code d'accès qu'à son mandataire, et doit veiller à modifier ce code autant que nécessaire.

5.1.2. Conservation de la comptabilité.

La comptabilité du matériel et les justifications qui s'y rapportent doivent être conservées dans l'unité sous une forme fiable et accessible pendant cinq ans. Ces pièces sont ensuite remises au service de la solde du port comptable.

La durée de conservation de ces pièces dans l'unité peut être réduite à trois ans sur décision de l'autorité responsable de la surveillance administrative.

5.1.3. Période comptable.

La période comptable est annuelle et s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

5.1.4. Exécution et transcription des mouvements.

  I. Tout mouvement comptable de matériel est accompli en exécution d'un ordre émanant d'un ordonnateur-répartiteur. Les limites de compétence des ordonnateurs-répartiteurs sont précisées en annexe I, en ce qui concerne les pertes, déficits (auxquels sont assimilés les manquants), destructions, cessions et réformes techniques. Le commandant d'unité, en tant qu'ordonnateur-répartiteur, a donc compétence pour ordonner, sans limite liée à la valeur du matériel, les autres mouvements comptables mentionnés aux articles 38 et 39 de la présente instruction, soit les mouvements entraînant un transfert de position ou un changement de rattachement comptable ⁽⁵⁾.

Dans les unités de la marine, le commandant de l'unité peut déléguer sa signature au commissaire ou, en l'absence de commissaire, au commandant en second.

  II. Tout mouvement comptable fait l'objet d'une transcription dans les comptes de l'unité, à laquelle doit correspondre une justification.

5.1.5. Inventaire des matériels.

Tout comptable ou détenteur-dépositaire des matériels de la défense tient ou fait tenir sous sa responsabilité l'inventaire des matériels dont il a la charge. Dans les unités de la marine, cet inventaire se compose des existants figurant sur les fiches inventaires, tenus à jour, au fur et à mesure des mouvements, respectivement par le détenteur et le comptable.

5.2. Le circuit du billet de mouvement.

5.2.1. Le circuit des demandes d'échange standard.

Le billet de mouvement émis dans le cas d'un échange standard comporte quatre volets.

Quatre situations peuvent se présenter :

• le matériel est disponible au service ravitailleur et peut être délivré sans délai ;

• le matériel demandé n'est pas disponible ;

• un matériel de substitution est délivré ;

• le numéro de nomenclature du matériel a changé.

  I. Le matériel est disponible et peut être délivré sans délai.

• a).  Le détenteur-dépositaire prépare le billet de mouvement et le présente à la signature du chef de secteur ou du chef de service.

• b).  Le détenteur-dépositaire remet le billet au comptable qui lui attribue un numéro d'ordre et l'enregistre au livret d'enregistrement des échanges standards (LEES) ; puis le comptable restitue le billet au détenteur-dépositaire.

• c).  Le détenteur-dépositaire conserve le volet 4 dans son dossier d'instance, puis fait parvenir le billet au service ravitailleur compétent avec le matériel hors d'usage ⁽⁶⁾.

• d).  Le service ravitailleur conserve les volets 1 et 3, et délivre le matériel au détenteur-dépositaire, accompagné du volet 2 du billet de mouvement ; le volet 2 comporte l'acquit du détenteur-dépositaire et le prix d'inventaire du matériel à la date de délivrance.

• e).  Le détenteur-dépositaire met à jour sa (ou ses) fiche(s) inventaire(s) (FID) en mentionnant la date du mouvement et rectifie, le cas échéant, le prix d'inventaire ; il purge son dossier d'instance du volet 4 et remet les volets 2 et 4 au comptable.

• f).  Le comptable mentionne sur le livret d'enregistrement des échanges standards la date de réception du matériel et rectifie éventuellement le prix d'inventaire mentionné sur la FIC ; il n'est tenu de conserver ni le volet 2 ni le volet 4, puisqu'il n'y a pas de mouvement comptable.

  II. Le matériel demandé n'est pas disponible.

a), b) et c) comme ci-dessus.

d) Le service ravitailleur conserve les volets 1 et 3 puis délivre un bon à valoir ou appose la mention « bon à valoir » sur le volet 2 du billet de demande.

e) Le détenteur-dépositaire conserve le bon à valoir et (ou) le volet 2 dans son dossier d'instance.

f) Dès la délivrance du matériel, accompagné d'un ordre de mouvement du service ravitailleur, il met à jour sa ou ses fiche(s) inventaire(s) (FID), purge son dossier d'instance du volet 4, puis remet l'ordre de mouvement, le volet 4 et, s'il le détient, le volet 2 au comptable.

g) Le comptable mentionne la date de réception du matériel et rectifie éventuellement le prix d'inventaire mentionné sur la FIC ; il n'est tenu de conserver ni le volet 4, ni l'ordre de mouvement, ni le volet 2, puisqu'il n'y a pas de mouvement comptable.

Cas particulier d'une délivrance partielle.

Dès qu'il a reçu des articles immédiatement disponibles, le détenteur-dépositaire met à jour ses fiches inventaires (FID) en portant sur chacune le nombre exact d'articles remisés (quantités sorties) et d'articles reçus (quantités entrées) ; il porte dans la colonne « opérations » de la FID la mention « Échange standard — Bon à valoir ». Le détenteur-dépositaire conserve ensemble le bon à valoir et les volets 2 et 4 dans son dossier d'instance.

Lors de la ou des délivrances complémentaires, il procède comme indiqué ci-dessus à l'alinéa f), mais purge son dossier d'instance des volets 2 et 4 et remet au comptable ces deux volets ainsi que l'ordre de délivrance.

Le comptable procède à la mise à jour du livret d'enregistrement des échanges standards et de ses fiches inventaires (FIC) ; il n'est pas tenu de conserver les documents remis par le détenteur-dépositaire, puisqu'il n'y a pas de mouvement comptable.

  III. Délivrance d'un matériel de substitution.

Si le service ravitailleur ne dispose pas du matériel demandé, il peut proposer à l'unité un matériel de substitution, qui porte un numéro de nomenclature différent. Si la proposition du service ravitailleur est agréée par le commandant de l'unité ou son représentant :

a), b) et c)  : comme ci-dessus.

d)  Le volet 2 est adressé par le service ravitailleur à l'unité, avec la mention : « demande annulée ; remplacement par le matériel suivant : » complétée de la désignation et du numéro de nomenclature du matériel proposé.

e)  Le détenteur-dépositaire purge son dossier d'instance et remet les volets 2 et 4 au comptable, qui porte au livret d'enregistrement des échanges standards la mention « mouvement annulé » et fait préparer deux billets de mouvement :

• le premier régularise la remise du matériel au service ravitailleur ;

• le second demande la délivrance du matériel de substitution en supplément à l'armement.

  IV. Changement de numéro de nomenclature.

Si le numéro de nomenclature du matériel demandé a changé, le service ravitailleur en porte la mention sur le volet 2 ou, s'il s'agit d'une délivrance après émission d'un bon à valoir, sur l'ordre de mouvement qui l'accompagne.

Le détenteur-dépositaire met à jour son EAM et sa fiche inventaire du nouveau numéro et du prix de l'article, purge son dossier d'instance puis transmet le volet 2 et (ou) l'ordre de mouvement ainsi que le volet 4 au comptable. Celui-ci met à jour le livret d'enregistrement des échanges standards, son EAM et sa propre fiche inventaire (FIC).

5.2.2. Le circuit des demandes entraînant mouvement comptable.

Ne sont examinées ici que les procédures relatives aux mouvements comptables impliquant l'émission d'un billet de mouvement : supplément et complément à l'armement, remplacement de perte, destruction, déficit ou excédent, remplacement de consommation et remise.

Le billet de mouvement émis dans le cas d'un mouvement comptable comporte quatre volets.

Comme précédemment, quatre situations peuvent se présenter :

  I. Le matériel est disponible et peut être délivré sans délai.

• a).  Le détenteur-dépositaire prépare le billet de mouvement et le présente à la signature de son chef de secteur ou de son chef de service.

• b).  Le détenteur-dépositaire remet le billet au comptable qui lui attribue un numéro d'ordre et l'enregistre au livret d'enregistrement des mouvements comptables (LEMC), soumet au visa de l'ordonnateur-répartiteur le billet de mouvement et le LEMC, puis restitue le billet au détenteur-dépositaire ; le comptable ne conserve aucun volet en instance car l'enregistrement au LEMC suffit à son information.

• c).  Le détenteur-dépositaire conserve le volet 4 dans son dossier d'instance, puis fait parvenir le billet au service ravitailleur compétent.

• d).  Le service ravitailleur conserve les volets 1 et 3, et délivre le matériel (ou accepte la remise).

• e).  Le détenteur-dépositaire reçoit le matériel demandé, accompagné du volet 2 du billet de mouvement ; le volet 2 comporte l'acquit du détenteur-dépositaire et le prix d'inventaire du matériel à la date de la délivrance ; en cas de remise, le détenteur-dépositaire remet le matériel au service ravitailleur, qui certifie l'exécution du mouvement sur le volet 2.

• f).  Le détenteur-dépositaire met à jour sa ou ses fiche(s) inventaire(s) (FID), en mentionnant la date du mouvement et rectifie, le cas échéant, le prix d'inventaire ; il ouvre une nouvelle FID s'il s'agit de l'approvisionnement d'un matériel dont il ne détenait à ce jour aucun exemplaire ; enfin, il purge son dossier d'instance et remet au comptable les volets 2 et 4.

• g).  Le comptable met à jour le LEMC, procède à l'ouverture ou à la mise à jour des FIC correspondantes et conserve le volet 2 en pièce justificative d'entrée ou de sortie.

  II. Le matériel demandé n'est pas disponible.

a), b) et c) comme ci-dessus.

c) Le service ravitailleur délivre un bon à valoir ou appose la mention « bon à valoir » sur le volet 2 du billet de mouvement.

d) Le détenteur-dépositaire remet le bon à valoir ou le volet 2 au comptable ; celui-ci met à jour le LEMC.

e) Dès la délivrance effective du matériel accompagné d'un ordre de mouvement du service ravitailleur, le détenteur-dépositaire procède comme il est indiqué au I f) du présent article, mais fait également parvenir l'ordre de mouvement au comptable.

f) Le comptable procède comme il est indiqué au I g) du présent article, et conserve l'ordre de mouvement en pièce justificative d'entrée.

  III. Délivrance d'un matériel de substitution.

Si le service ravitailleur ne dispose pas du matériel demandé, il peut proposer à l'unité un matériel de substitution portant un numéro de nomenclature différent. Si la proposition du service ravitailleur est agréée par le commandant de l'unité ou son représentant :

• le volet 2 est adressé par le service ravitailleur à l'unité, avec la mention : « demande annulée ; remplacement par le matériel suivant : », complétée de la désignation et du numéro de nomenclature du matériel proposé ;

• le détenteur-dépositaire purge son dossier d'instance et remet les volets 2 et 4 au comptable, qui annule la demande initiale et fait préparer un nouveau billet de mouvement.

  IV. Changement de numéro de nomenclature.

Si le numéro de nomenclature du matériel demandé ou remisé a changé, le service ravitailleur le mentionne sur le volet 2 ou, s'il s'agit d'une délivrance après émission d'un bon à valoir, sur l'ordre de mouvement qui l'accompagne. Le détenteur-dépositaire met à jour son EAM et ses fiches inventaires (FID), purge son dossier d'instance puis transmet le volet 2 ou l'ordre de mouvement ainsi que le volet 4 au comptable. Celui-ci met à jour le LEMC, son EAM et sa fiche inventaire (FIC).

5.3. Rôle du comptable.

5.3.1. Documents détenus par le comptable.

Le comptable détient :

• le registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel (RAA, document annuel) ;

• la collection complète des EAM ou des allocations déterminées par instruction particulière. Il doit être destinataire de toute décision portant modification des allocations ; il exécute, dès réception de la décision, les modifications prévues et s'assure que les détenteurs-dépositaires disposent de la même information ;

• le registre d'émission des fiches inventaires du comptable (REFIC, document permanent) et la collection complète des fiches inventaires du comptable (FIC) ;

• le livret d'enregistrement des mouvements comptables (LEMC, document permanent) ;

• le livret d'enregistrement des échanges standards (LEES, document annuel).

Les billets de travaux ne sont pas suivis par le comptable. Ils sont enregistrés sur un cahier au sein de chaque secteur ou de chaque service de l'unité.

5.3.2. Le registre des actes d'administration.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

L'ensemble des actes d'administration relatifs au matériel en service dans la formation fait l'objet d'un enregistrement dans le livre IV « matériel » du registre des actes d'administration (RAA) (circulaire citée en référence 42).

Les actes administratifs entraînant par eux-mêmes un mouvement comptable sont conservés dans le dossier des pièces justificatives ; leur numéro d'enregistrement au livret d'enregistrement des pièces comptables est mentionné sur le RAA.

Les autres actes sont conservés à l'appui du RAA.

5.3.3. Le registre d'émission des fiches inventaires du comptable ; les fiches inventaires du comptable.

  I. Le comptable, ses mandataires et, le cas échéant, son intérimaire ont, seuls, accès aux fiches inventaires qui leur ont été remises au cours de l'armement. Le commandant de l'unité prend les mesures nécessaires pour garantir l'observation rigoureuse de cette règle.

Si le fichier est informatisé, des codes d'accès garantissent sa protection.

La fiche inventaire du comptable comporte les indications suivantes :

• la mention distinctive « FICHE INVENTAIRE DU COMPTABLE (FIC) » ;

• un en-tête qui regroupe les indications relatives au nom de l'unité, à la détention concernée, à l'article (désignation, numéro de nomenclature, prix d'inventaire de mise à jour au vu des billets et ordres de mouvement remis par les services ravitailleurs) ;

• un tableau qui reçoit l'enregistrement de chaque mouvement comptable.

Lorsque le comptable exerce également la fonction de détenteur-dépositaire, il ne tient à jour qu'un jeu de fiches (FIC).

Le comptable regroupe ses fiches par EAM ou par allocation particulière, puis dans l'ordre des numéros de nomenclature.

La fiche inventaire détenue par le comptable reçoit mention de tous les mouvements comptables de matériel ; ils sont inscrits, au vu des justificatifs produits par le détenteur-dépositaire, dans les quarante-huit heures qui suivent l'exécution du mouvement.

L'inscription comporte, pour chaque mouvement :

• la date du mouvement et le numéro de la pièce justificative correspondante ;

• l'indication du type de mouvement ;

• la quantité d'articles ayant fait mouvement ;

• l'existant après mouvement ;

• la signature du comptable.

La FIC reçoit mention de toutes les opérations de vérification, de récolement et de recensement, sous la signature de la personne compétente pour procéder à ces opérations.

  III. Seul le matériel non consommable fait l'objet d'une comptabilité tenue sur fiche inventaire (pour le matériel consommable, cf. Article 75 ci-après).

  IV. Si une unité acquiert un article auquel ne correspond aucun numéro de nomenclature, un numéro fictif comportant treize chiffres, groupés comme il est indiqué ci-dessous, doit être attribué par le comptable. Le second groupe de chiffres est obligatoirement le 14.

La première fiche émise dans ces conditions portera le numéro 0000 14 000 0001. Les suivantes sont numérotées dans l'ordre croissant des nombres.

Si la comptabilité est informatisée, le logiciel attribue un numéro de nomenclature fictif.

  V. Lorsqu'une fiche est entièrement remplie, l'existant est reporté par le comptable sur une nouvelle fiche, qu'il rapproche à cette occasion de celle du détenteur-dépositaire. Les fiches entièrement remplies sont conservées cinq ans, puis remises au service de la solde.

  VI. Les fiches émises après la clôture d'armement (soit en remplacement d'une fiche entièrement remplie, soit en raison de l'approvisionnement d'un article nouveau) sont inscrites au registre d'émission des fiches inventaires du comptable (REFIC), document permanent tenu par le comptable ; ces fiches sont soumises, pour authentification, à la signature du commissaire (ou, à défaut, de l'officier en second), qui vise également le registre d'émission.

  VII. Pour chaque fiche nouvellement émise, doivent apparaître sur le REFIC les mentions suivantes :

• la date d'émission de la fiche inventaire ;

• le numéro de nomenclature du matériel concerné ;

• la désignation de l'article ;

• le service, le secteur et le détenteur-dépositaire du matériel correspondant ;

• lorsque la fiche nouvellement émise remplace une fiche entièrement remplie, la date d'émission de celle-ci.

  VIII. Les fiches sont conservées par le comptable, même si l'existant est nul, tant que les EAM ou les allocations particulières comportent la mention des articles correspondants.

En revanche, si l'existant est nul, et qu'aucun réapprovisionnement n'est envisagé, les fiches concernant des matériels non prévus aux allocations sont remises au service de la solde après avoir été conservées cinq ans dans l'unité.

  IX. Si le fichier est informatisé, les fiches devenues sans utilité peuvent être supprimées. Elles sont conservées en historique.

5.3.4. Le livret d'enregistrement des mouvements comptables ; les pièces justificatives.

Le comptable dispose du livret d'enregistrement des mouvements comptables (LEMC), document permanent sur lequel il enregistre chronologiquement tous les documents justificatifs de mouvements comptables. Le LEMC est constitué de telle sorte que le comptable peut rendre compte à tout moment des délais de satisfaction des demandes émises par l'unité.

Un LEMC particulier peut être réservé à l'enregistrement des demandes de consommables.

Le LEMC comporte deux parties.

  I. La première partie reçoit mention des mouvements comptables qui sont accomplis en une seule opération de recette ou de remise.

Le comptable y enregistre :

• à la date du mouvement comptable, les pièces justificatives des mouvements comptables : factures, procès-verbaux de perte, de destruction, de déficit, états de manquant, procès-verbaux destinés au remplacement des effets d'habillement du personnel à solde spéciale… ;

• à la date de leur émission, les billets de mouvement relatifs aux mouvements comptables. Lors du retour du volet 2 du billet, le comptable mentionne la suite donnée à la demande : satisfaction complète, satisfaction partielle ou annulation.

  II. Les demandes formulées par billet de mouvement qui n'ont pas été satisfaites, ou qui ne l'ont été que partiellement sans avoir été annulées, sont reportées dans la deuxième partie.

La date du report est celle à laquelle a été reçue par l'unité la pièce justificative (volet 2 ou bon à valoir).

Le comptable procède de la même façon à autant de reports qu'il est nécessaire, jusqu'à ce que la demande soit entièrement satisfaite ou annulée.

  III. Le comptable enregistre les mouvements relatifs aux consommables dans un LEMC particulier, si l'ordonnateur-répartiteur juge opportun de procéder ainsi.

Le numéro d'enregistrement est inscrit sur chaque pièce justificative ; l'ordonnateur-répartiteur (ou son délégué) et le comptable signent :

• chaque enregistrement sur le LEMC ;

• chaque pièce justificative.

Le LEMC et les pièces justificatives sont conservés pendant cinq ans avant d'être versés au service de la solde du port de rattachement.

5.3.5. Le livret d'enregistrement des échanges standards.

Le livret d'enregistrement des échanges standards (LEES) est un document annuel tenu par le comptable, qui sert à l'enregistrement chronologique des billets de mouvement émis selon la procédure de l'échange standard.

Pour chaque enregistrement de billet d'échange standard, le livret d'enregistrement des échanges standards reçoit mention de la date et du numéro d'enregistrement du billet, de la détention de l'unité et du service ravitailleur concernés, de la date à laquelle la demande de l'unité a été entièrement satisfaite par le service ravitailleur, complétée de toute observation que le comptable juge utile.

En outre, lorsque le LEES est tenu sur support papier, le comptable appose son visa en regard de l'enregistrement de chacun des billets.

Le livret d'enregistrement des échanges standards fait l'objet d'un contrôle mensuel du comptable, qui vérifie :

• que les détenteurs-dépositaires lui remettent sans délai les volets 2 qui leur sont parvenus ;

• que les demandes de l'unité sont satisfaites dans des délais convenables.

Le comptable présente chaque trimestre le livret d'enregistrement des échanges standards au visa du commissaire afin que celui-ci s'assure que les délais d'approvisionnement ne sont pas excessifs.

Le LEES est tenu sur support informatique, lorsque l'unité dispose du logiciel correspondant.

5.4. Rôle des détenteurs.

5.4.1. Les documents détenus par les détenteurs-dépositaires.

Les détenteurs-dépositaires détiennent :

• les fiches inventaires du détenteur-dépositaire (FID) ;

• les fiches de répartition ;

• les fiches de stock ;

• le dossier d'instance.

5.4.2. Les fiches inventaires du détenteur-dépositaire ; la fiche de répartition entre les détenteurs-usagers.

  I. La fiche inventaire du détenteur-dépositaire (FID) est d'une contexture identique à celle de la fiche inventaire du comptable (FIC), sauf la mention « FID » qui la distingue de celle du comptable.

Les fiches correspondant à chaque EAM ou à des allocations particulières sont classées dans l'ordre des numéros de nomenclature.

À la différence du comptable, le détenteur-dépositaire mentionne sur la fiche inventaire chaque mouvement (physique ou comptable) dès qu'il s'est produit ; il certifie par sa signature l'exactitude de la mention portée (nombre d'articles entrés, sortis ou échangés ; date du mouvement).

De plus, la FID porte mention des vérifications, récolements et recensements sous la signature des personnes compétentes pour procéder à ces opérations.

  II. Les articles acquis sur les fonds des masses sont suivis sur fiche inventaire dans les mêmes conditions que ceux qui sont délivrés par les services ravitailleurs.

  III. Lorsqu'une fiche est complètement remplie, l'existant est reporté, sous la signature du détenteur, sur une nouvelle fiche ; l'ancienne fiche est remise au comptable de l'unité, qui en rapproche l'existant de celui qui est mentionné sur sa propre fiche. L'unité conserve les anciennes fiches pendant cinq ans avant de les remettre au service de la solde du port de rattachement.

  IV. Lorsque le comptable exerce également les fonctions de détenteur, il suit tous les mouvements (physiques et comptables) sur la même fiche inventaire (FIC).

  V. Les fiches inventaires sont conservées par les détenteurs, même si l'existant est nul, tant que les EAM ou les allocations particulières comportent la mention de l'article correspondant. En revanche, les fiches inventaires concernant des matériels non prévus aux EAM ou aux allocations particulières sont remisées avec la comptabilité si l'existant est nul, et si aucun réapprovisionnement n'est prévu.

  VI. Chaque fois que la modification ou le remplacement d'un EAM ou d'une allocation particulière entraîne la suppression d'articles, les fiches inventaires détenues par les détenteurs sont transmises au comptable dès que le mouvement de remise (entraînant un existant nul) a été conduit à son terme. Ces fiches sont conservées cinq ans, puis remisées avec la comptabilité.

  VII. Chaque fois qu'un détenteur-dépositaire confie du matériel à un détenteur-usager, celui-ci doit donner décharge, par sa signature, au détenteur-dépositaire.

Le document individuel ou collectif sur lequel est apposée cette signature, appelé « fiche de répartition », doit comporter de façon explicite :

• la définition, le nombre ou la quantité de matériel ;

• la date de délivrance au(x) détenteur(s)-usager(s) ;

• le nom du (ou des) détenteur(s)-usager(s) ;

• la signature du (ou des) détenteur(s)-usager(s) à la date de délivrance ;

• la date de restitution au détenteur-dépositaire et, à cette date, la signature du détenteur-dépositaire.

Le chef de secteur ou le chef de service, assiste le cas échéant de maître adjoint, s'assure, aussi souvent que nécessaire, de la stricte application de ces dispositions.

5.4.3. Les documents de suivi du matériel consommable.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le suivi des mouvements et des stocks de matériel consommable est effectué de manière extra-comptable :

• sur fiche de stock pour le matériel consommable par nature ;

• par un suivi en nombre pour les autres matériels consommables ;

  exceptés les mouvements d'approvisionnements et de recettes également suivis par le comptable (voir point I ci-après et article 97, point II).

  I. Fiche de stock.

La comptabilité du matériel consommable est tenue sur des documents particuliers appelés « fiches de stock » comportant les indications suivantes :

• la mention distinctive « FICHE DE STOCK » ;

• un en-tête qui regroupe les indications relatives :

  • au nom de la formation ;

  • à l'identité du détenteur-dépositaire ;

  • à la désignation de l'article ;

  • au numéro de nomenclature de l'article ;

  • au gisement de l'article ;

• un tableau servant à l'enregistrement de :

  • la date de l'opération ;

  • la nature de l'opération (recette ou délivrance) ;

  • la quantité ayant fait mouvement ;

  • l'existant après mouvement ;

  • la signature de la personne compétente.

Tous les mouvements sont portés sur la fiche de stock sous la signature du détenteur-dépositaire. En outre, à la recette, le comptable vise la fiche de stock en s'assurant que l'écriture passée correspond, en quantité notamment, aux valeurs portées sur le volet 2 du billet de mouvement correspondant (ou sur un document équivalent : facture, imprimé spécifique à un service...).

Lors des contrôles qu'il opère, le chef de service ou, par délégation du chef de service, le chef de secteur, appose son visa après la mention de l'existant contrôlé.

La fiche de stock reçoit également mention des vérifications, récolements et recensements, sous la signature de la personne ayant procédé à ces opérations.

  II. Inventaire extra-comptable.

Le comptable tient (ou fait tenir par le chef de service concerné) une liste du matériel en quantité par produit et par service utilisateur. Le chef de service assure le suivi du matériel de son service et peut en indiquer la répartition entre ses subordonnés au sein du service.

Cet inventaire est dématérialisé dans l'application MAT2K.

En cas de modification de l'existant, la mise à jour de cet inventaire incombe au chef de service ou à son mandataire.

5.4.4. Le dossier d'instance du détenteur-dépositaire.

Chaque détenteur-dépositaire tient à jour un dossier d'instance où sont regroupés :

• les volets 4 des billets de mouvement concernant les mouvements physiques et comptables en cours de réalisation ;

• les volets 2 des billets de mouvement et les bons à valoir, lorsque le service ravitailleur n'est pas en mesure de satisfaire tout ou partie de la demande formulée par l'unité.

Le dossier d'instance est purgé dès lors que l'unité a obtenu la délivrance du matériel demandé. Les volets 2 et 4 du billet de mouvement et les ordres de mouvement sont alors remis sans délai au comptable.

5.4.5. La comptabilité des détenteurs-usagers.

En dehors des cas particuliers prévus par le titre VIII en ce qui concerne certaines catégories de matériel, les détenteurs-usagers ne tiennent pas de documents comptables ; en revanche, chaque fois qu'un détenteur-usager se voit confier du matériel par un détenteur-dépositaire, il doit en donner décharge par sa signature. Le document sur lequel est apposée cette signature, appelé « fiche de répartition », est décrit à l'article 74.VII.

5.4.6.

Disponible.

6. Contrôle interne ; surveillance administrative ; responsabilités encourues.

6.1.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Disponible.

6.2.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Disponible.

6.3. Contrôle interne.

6.3.1. Définition.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le contrôle interne est effectué conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence 17.

6.3.2.

Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Disponible.

6.4. La surveillance administrative.

6.4.1. Contenu

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

6.4.2. Définition.

La surveillance administrative a pour objet :

• de s'assurer que les besoins des formations sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires ;

• d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre ;

• d'examiner l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion des formations.

Les investigations de surveillance administrative sont menées par le service administratif et financier du commissariat de la marine (SERVAFIM) ou la direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) pour le compte du commandement en application de l'instruction citée en (référence 38).

6.4.3.

Disponible.

Pour l'exercice de cette responsabilité, les autorités organiques de commandement reçoivent, à leur demande, le concours du service du commissariat de la marine, selon les modalités définies par l'instruction de référence 29.

6.5. Responsabilités encourues.

6.5.1. Règles générales relatives à la responsabilité des militaires.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006)

La surveillance administrative a pour objet :

• de s'assurer que les besoins des formations sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires ;

• d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre ;

• d'examiner l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion des formations.

Les investigations de surveillance administrative sont menées par le service administratif et financier du commissariat de la marine (SERVAFIM) ou la direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) pour le compte du commandement en application de l'instruction citée en (référence 38).

  I. Sanctions disciplinaires et mise à la charge de l'État de la valeur du préjudice subi.

En aucun cas les détenteurs-dépositaires ou les détenteurs-usagers ne peuvent, s'ils ont commis une faute de service ayant entraîné une perte de matériel, être rendus pécuniairement responsables ; seules des sanctions disciplinaires peuvent être prises.

Tout militaire qui a commis une faute de service ayant entraîné la perte, la destruction, la détérioration, ou un déficit de matériel, peut faire l'objet de sanctions disciplinaires dans les conditions prévues au règlement de discipline générale.

L'examen de l'opportunité de prendre des sanctions précède obligatoirement la décision de mise à la charge de l'État de la valeur du matériel sorti des écritures.

  II. Mise à la charge de l'État de la valeur du préjudice subi sans sanctions disciplinaires.

Les dommages imputables à la force majeure, à un cas fortuit ou à des circonstances particulières de service, sont toujours pris en charge par l'État, et ne peuvent donner lieu à aucune sanction. La force majeure et le cas fortuit impliquent l'intervention d'un événement imprévisible et irrésistible.

Le cas fortuit peut provenir d'un vice propre, mais caché, du matériel perdu, tandis que la force majeure (événement de mer, par exemple) possède un caractère d'extériorité.

Les circonstances particulières de service résultent des conditions d'exécution du service sur lesquelles le chef de service n'a aucune prise. Il en est ainsi, par exemple de la détérioration de matériel dans des locaux mal abrités, pour lesquels les travaux nécessaires ont été demandés mais n'ont pas été réalisés, alors qu'aucune solution de repli n'a pu être retenue.

  III. Responsabilité pécuniaire en cas de faute personnelle détachable du service.

Tous les militaires qui commettent dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions une faute personnelle détachable du service sont pécuniairement responsables des dommages qui leur sont imputables. Constituent une faute personnelle :

• la faute qui laisse apparaître la recherche ou la satisfaction d'un intérêt personnel ;

• la faute qui révèle une intention mauvaise ou malveillante ;

• la faute lourde procédant, par exemple, d'une négligence, d'une imprudence ou d'une maladresse inexcusables ;

• souvent, la faute qui constitue un crime ou un délit.

En cas de perte, on considérera, par exemple, comme faute personnelle détachable du service, l'intervention délibérée d'un militaire provoquant sciemment par son acte la perte d'un matériel, ou encore la négligence volontaire conduisant au même résultat.

La preuve de la faute doit toujours être apportée par l'administration.

Les modalités d'instruction des dossiers relatifs à la réparation des dommages consécutifs à une faute personnelle détachable du service sont précisées par les arrêtés cités en (références 8 et 9) et par l'instruction générale de (référence 14).

6.5.2. Le commandant de l'unité.

Le commandant de l'unité est responsable de l'administration interne de son unité. Dans ses fonctions d'ordonnateur-répartiteur, il est responsable des mouvements de matériel qu'il ordonne ; cette responsabilité s'exerce à l'égard de tous les matériels en service dans l'unité.

La délégation de signature que le commandant peut accorder au commissaire (ou à l'officier en second), en tant qu'ordonnateur-répartiteur, constitue une simple mesure d'organisation des tâches ; elle n'entraîne aucun transfert de responsabilité.

6.5.3. Le commissaire.

Le commissaire assure, sous l'autorité du commandant, la continuité de l'action administrative. A ce titre, il veille à l'application des dispositions précisées par la présente instruction. En particulier il s'assure que les opérations de vérification décrites à l'article 90 ci-après sont ponctuellement exécutées.

6.5.4. Le comptable.

Le comptable est responsable de la tenue de ses écritures, et de celles de son ou ses mandataires.

À un ordre contraire à la réglementation ou à une pièce justificative paraissant irrégulière, il doit opposer par écrit des réserves motivées. Si l'autorité qualifiée confirme l'ordre en faisant référence aux observations du comptable, auxquelles elle passe outre, celui-ci est tenu d'exécuter l'ordre reçu, sa responsabilité étant alors dégagée sous réserve qu'il en rende compte à l'autorité chargée de la surveillance administrative et technique. Les réserves motivées et le compte rendu rédigés par le comptable sont consignés au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

6.5.5. Les détenteurs-dépositaires.

Les détenteurs-dépositaires sont responsables de la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés. Une perte, une détérioration ou une destruction n'est admise à décharge que si elle est justifiée par la force majeure, le cas fortuit ou les circonstances particulières de service, dont la preuve doit être apportée par le détenteur.

En cas de perte, destruction, détérioration ou déficit de matériels effectivement confiés à un détenteur-dépositaire, des sanctions pénales, pécuniaires ou disciplinaires peuvent être prises dans les conditions prévues à l'article 85.

Les détenteurs-dépositaires sont responsables de l'exécution des mouvements qui leur incombent ; confrontés à un ordre contraire à la réglementation, les détenteurs-dépositaires doivent agir comme il est indiqué à l'article précédent, en ce qui concerne le comptable.

6.5.6. Vérifications, récolements et recensements.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Sous réserve des dispositions des articles 105, 109, 115. III et 116. III, chaque détenteur-dépositaire doit procéder, au rythme d'un tiers par an des articles détenus, au rapprochement entre les existants comptables et les existants réels des matériels qu'il détient, de telle sorte que la totalité des articles détenus ait été contrôlée en trois ans.

Cette opération n'est pas nécessaire dès lors qu'il y a eu mutation du détenteur-dépositaire au cours de l'année civile, avec inventaire contradictoire de la totalité de la détention conformément aux dispositions de l'article 15.V.2.

À l'occasion de cette opération, le comptable procède au rapprochement entre les existants mentionnés sur les fiches inventaires qu'il détient (FIC), et ceux mentionnés sur les fiches inventaires du détenteur-dépositaire (FID).

L'ensemble de ces opérations constitue une « vérification ».

Les chefs de service ou les chefs de secteur d'utilisation veillent à l'accomplissement des opérations de vérification par les détenteurs-dépositaires qui relèvent de leur autorité.

Le commandant de l'unité et les chefs de service ou les chefs de secteur d'utilisation peuvent prescrire des vérifications chaque fois qu'ils l'estiment nécessaire.

  II. Dès que des indices mettent en doute la rigueur de la gestion d'un détenteur-dépositaire ou d'un comptable, le commandant, de sa propre initiative ou saisi par une autorité extérieure à l'unité, ordonne qu'un récolement soit effectué ; cette opération consiste à faire présenter par le détenteur-dépositaire tous les articles dont les existants figurent sur ses fiches inventaires, après avoir préalablement rapproché celles-ci des fiches inventaires du comptable.

Le récolement est normalement exécuté par le chef de service ou le chef de secteur du détenteur-dépositaire concerné, assisté le cas échéant du maître adjoint. Toutefois, le récolement est accompli par :

• le commandant en second ou, sur son ordre, par le chef de groupement si les détenteurs-dépositaires sont chefs de service ;

• le chef de service si les détenteurs-dépositaires sont chefs de secteur ou maîtres adjoints.

  III. Si le récolement met en évidence une situation confuse, le commandant, de sa propre initiative ou saisi par une autorité extérieure à l'unité, ordonne un recensement ; cette opération, conduite par le commissaire (ou l'officier en second) avec le concours du chef de service ou du chef de secteur concerné, consiste à faire l'inventaire de tout le matériel détenu par le détenteur-dépositaire, puis à rapprocher les résultats de cet inventaire des écritures du détenteur-dépositaire et du comptable.

  IV. Les vérifications font l'objet d'un procès-verbal signé du détenteur-dépositaire et du comptable et visé par le chef de service ou, par délégation de ce dernier, par le chef de secteur concerné.

Les récolements et recensements donnent lieu à la rédaction de procès-verbaux faisant apparaître tous les éléments d'appréciation utiles ; les procès-verbaux de vérification, récolement et recensement sont enregistrés, à leur date, au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Sur chaque fiche inventaire du détenteur-dépositaire et sur chaque fiche inventaire du comptable sont inscrits, face à la mention de l'existant constaté :

• la date et la nature de l'opération (vérification, récolement ou recensement) ;

• le nom et la signature de celui qui a exécuté l'opération.

  V. La périodicité des vérifications de matériel consommable n'est pas fixée par la présente instruction ; elle est laissée à l'appréciation des chefs de service ou des chefs de secteur concernés. Les vérifications sont mentionnées sur les fiches de stock.

6.5.7. Les détenteurs-usagers.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

En cas de perte, destruction, détérioration ou déficit, la responsabilité des détenteurs-usagers est engagée dans les mêmes conditions que celle des détenteurs-dépositaires.

6.5.8. Détenteurs de fait, comptables de fait.

Quiconque détient des matériels de la défense ou les comptabilise sans titre est détenteur ou comptable de fait ; il assume les mêmes responsabilité qu'un détenteur ou un comptable régulièrement désigné.

7. Dispositions particulières aux unités rattachées.

7.1. Les différents types d'unités rattachées.

En ce qui concerne l'administration et la comptabilité du matériel, il existe deux types d'unités rattachées : celles qui disposent d'un comptable et celles qui n'en disposent pas.

7.2. Unité rattachée disposant d'un comptable.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Toute unité rattachée disposant d'un comptable peut, avec l'accord de son autorité organique (cf. réf. 16), être assimilée pour l'administration et la comptabilité de son matériel à une unité autonome.

  II. En l'absence de commissaire, le commandant d'unité rattachée disposant d'un comptable peut, en tant qu'ordonnateur-répartiteur, déléguer sa signature au commandant en second.

  III. L'officier en second exerce dans le domaine de la comptabilité du matériel les attributions dévolues au commissaire dans les unités autonomes.

  IV. Au vu des informations transmises à sa demande par les services de la solde, la direction centrale du commissariat de la marine tient à jour pour mémoire, au début de chaque année, la liste des unités rattachées disposant d'un comptable.

7.3. Unité rattachée ne disposant pas d'un comptable.

  I. Le commandant d'une unité rattachée ne disposant pas d'un comptable ne peut exercer les attributions d'ordonnateur-répartiteur délégataire. Il est considéré, pour la gestion du matériel de son unité, comme un chef de service. L'ordonnancement des mouvements comptables échappe donc à sa compétence, notamment pour ce qui est des décisions de sortie des comptes consécutives à des pertes, déficits, détériorations et destructions.

Les mouvements physiques (échange standard et demande de réparation) sont ordonnés par le commandant de l'unité rattachée sans intervention préalable du centre (ou de l'unité autonome) de rattachement. Ces mouvements sont enregistrés sur un livret d'enregistrement particulier, tenu sous la responsabilité du commandant, et vérifié chaque trimestre par le centre (ou l'unité autonome) de rattachement.

Pour l'exécution de chaque mouvement physique (échange standard et demande de réparation), le commandant :

• signe le billet de mouvement ou le billet de travaux préparé par le détenteur-dépositaire ;

• signe en même temps le livret d'enregistrement sur lequel figurent les mentions suivantes :

  • date d'émission du billet ;

  • numéro d'enregistrement du billet ;

  • date d'exécution du mouvement.

Le détenteur-dépositaire conserve le volet 4 du billet de mouvement ou le volet 3 du billet de travaux dans son dossier d'instance.

Lorsque le mouvement est achevé, le détenteur-dépositaire purge son dossier d'instance ; il conserve toutefois le volet 2 du billet de mouvement ou du billet de travaux jusqu'à la vérification trimestrielle du livret d'enregistrement, opérée par le centre de rattachement.

  II. Tout versement de matériel, quelle que soit l'unité destinataire, donne lieu à l'établissement d'un état de versement remis au comptable du centre administratif (ou de l'unité autonome) de rattachement.

  III. Les détenteurs-dépositaires sont désignés par le commandant de l'unité par un ordre écrit transmis au centre (ou à l'unité autonome) de rattachement pour enregistrement au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Les détenteurs-dépositaires tiennent leurs fiches inventaires à jour des mouvements accomplis.

  IV. Les mouvements comptables exceptionnellement exécutés hors du port de stationnement sont signalés dans les meilleurs délais au centre ou à l'unité autonome de rattachement, qui organise la régularisation des mouvements.

7.4. Rôle du centre administratif ou de l'unité autonome de rattachement.

  I. Unité rattachée disposant d'un comptable.

Le chef de centre administratif (ou le commissaire de l'unité autonome de rattachement) apporte son concours au commandant, en tant que de besoin, dans le domaine de la gestion du matériel.

  II. Unité rattachée ne disposant pas d'un comptable.

Le chef de centre administratif (ou le commandant de l'unité autonome de rattachement) est ordonnateur-répartiteur du matériel de l'unité rattachée. Il exerce toutes les attributions et assume les responsabilités d'un commandant d'unité autonome. Toutefois, s'agissant des pertes, déficits, détériorations et destructions, il appartient au commandant de l'unité rattachée de mentionner ses observations, et de faire part de l'application ou non d'une sanction disciplinaire (dans le respect de la confidentialité attachée à ce domaine), dans le procès-verbal qu'il transmet au chef du centre administratif (ou au commandant de l'unité autonome de rattachement).

Le chef de centre administratif (ou le commandant de l'unité autonome de rattachement) s'assure chaque trimestre de l'exactitude et de la régularité de l'enregistrement des mouvements physiques effectués par l'unité rattachée.

Le chef de centre administratif (ou le commandant de l'unité autonome de rattachement) est chargé de régulariser les mouvements comptables effectués hors du port de stationnement.

Le comptable du centre administratif (ou de l'unité autonome de rattachement) :

• détient un exemplaire des EAM (et des allocations prévues par instruction particulière) et tient à jour les FIC en liaison avec les détenteurs-dépositaires de l'unité rattachée ;

• enregistrer sur le LEMC tous les documents correspondant aux mouvements comptables ;

• présente le LEMC et les documents correspondant aux mouvements comptables à la signature du chef de centre administratif ou du commissaire de l'unité autonome de rattachement ;

• tient à jour le RAA du centre administratif ou de l'unité autonome de rattachement ; il y mentionne en particulier les changements de commandant des unités rattachées.

8. Dispositions particulières à certaines catégories de matériels.

8.1. Le matériel consommable.

8.1.1. Contenu

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

8.1.2. Généralités.

  I. La comptabilité du matériel consommable est tenue soit sur fiches de stocks soit sous forme d'un inventaire extra-comptable (voir Article 75).

  II. Les approvisionnements de matériels consommables constituent toujours des mouvements comptables. Ils sont demandés aux services ravitailleurs sur billet de mouvement portant la mention : « en remplacement de consommation », ou sur le bon de commande prévu au point IX de l'Article 38

Si l'ordonnateur-répartiteur le juge utile, le comptable consacre une série de numéros distincte à l'enregistrement des billets de mouvement « en remplacement de consommation » et, dans ce cas, les inscrit au LEMC dans une partie réservée à cet effet.

Le billet de mouvement établi « en remplacement de consommation » est examiné avec un soin particulier par le chef de service (chef du service commissariat en ce qui concerne le matériel consommable commun) ou par le chef de secteur concerné, qui vérifie que les quantités demandées ne sont pas supérieures aux besoins réels ou, s'il en existe, aux allocations fixées ; il se fait présenter les fiches de stock par le détenteur-dépositaire.

Lors de la délivrance des consommables à la formation, le détenteur-dépositaire remet au comptable le volet 2 du billet de mouvement ou le document équivalent, ainsi que le volet 4 ; le comptable met à jour le LEMC et vise, à côté de la signature du détenteur-dépositaire, la ligne correspondante de chaque fiche de stock (en effet, le comptable ne tient pas de FIC pour le matériel consommable).

Le matériel consommable acquis par la formation sur ses fonds propres auprès d'un fournisseur autre qu'un service de l'arsenal fait l'objet d'une facture et d'une prise en charge dans la comptabilité de la formation conformément aux prescriptions de l'Article 38, point I.

  III. Le renouvellement du matériel est imputable sur les fonds publics (droit de tirage, masses) et fait l'objet soit d'une présentation du matériel hors d'usage, soit d'une expression de besoin du chef de service.

Le contrôle des inventaires s'effectue dans le cadre du contrôle interne mis en place par le commandant de formation ou son délégué. En cas de constatation de différences d'existants, les procédures relatives aux pertes, déficits, manquants ne sont pas applicables, mais des sanctions disciplinaires peuvent être prises à l'encontre du personnel responsable.

Le détenteur-dépositaire reste responsable pécuniairement en cas de faute personnelle.

8.1.3. Le matériel consommable par nature.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le matériel consommable par nature ne fait généralement l'objet d'aucune allocation.

Il est normalement détenu par un officier marinier de la spécialité de fourrier, responsable du magasin général de la formation.

Son suivi comptable est effectué sur fiche de stock (voir Article 75). Il est considéré comme consommé dès sa sortie du magasin général.

8.1.4. Autres matériels consommables.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Le matériel consommable du fait de son montant fait généralement l'objet d'allocations définies par des EAM ou par des instructions particulières. Ces allocations sont limitatives et ne peuvent être dépassées que selon les procédures de supplément à l'armement ou de modification des allocations décrites aux articles 38 et 47. Il fait l'objet d'un suivi extra-comptable (voir Article 75).

8.1.5.

Disponible.

8.2. Les effets spéciaux, le couchage et le casernement.

8.2.1. Principes.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

Ce sont des matériels de type consommable et spécifique (sauf si leur valeur unitaire égale ou excède 230,00 euros HT) qui font l'objet d'un suivi extra-comptable particulier.

  I. Les effets spéciaux sont des effets mis gratuitement à la disposition du personnel en raison des sujétions particulières du service ; ils sont confiés au service commissariat de la formation.

Sur demande écrite du marin rayé des contrôles de l'activité, le commandant de la formation peut décider de la cession à titre onéreux (classement en code « Y », soit à 50 p. cent de la valeur inventaire) d'un ou de plusieurs effets spéciaux relatifs à l'habillement (exemple : blouson de vol du personnel de l'aéronautique navale).

  II. Le couchage et le casernement relèvent du service commissariat dans les formations où les impératifs de la gestion l'imposent (grandes formations à terre notamment). À bord des bâtiments, ces matériels sont attribués, en principe, au service pont.

8.2.2. Les détenteurs-dépositaires des effets spéciaux, du couchage et du casernement.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Les effets spéciaux et les articles de couchage et de casernement sont alloués aux unités de telle sorte que puissent être satisfaits :

• les besoins immédiats (répartition des effets spéciaux et des articles de couchage entre les détenteurs-usagers, répartition des articles de casernement dans les locaux de chaque service ou de chaque secteur) ;

• les besoins élémentaires de renouvellement (volant d'approvisionnement).

  II. Le détenteur du volant d'approvisionnement est normalement :

• pour les effets spéciaux, le magasinier (cf. l'3) ;

• à bord des bâtiments, un officier marinier manœuvrier pour le couchage et un officier marinier timonier pour le casernement.

  III. La gestion et la comptabilité des effets spéciaux et des articles de couchage peuvent être organisées de deux façons :

• soit tous les articles sont confiés à un seul détenteur-dépositaire, qui assure directement leur répartition entre les détenteurs-usagers ; le détenteur-dépositaire tient à jour les fiches de répartition prévues à l'article 74 ; le choix de cette solution ne fait pas obstacle à ce qu'il soit procédé à des échanges groupés auprès du détenteur-dépositaire ; ainsi, en ce qui concerne le couchage, un chef de poste peut procéder nombre pour nombre à l'échange des articles de couchage du poste ;

• soit les articles sont répartis entre le détenteur-dépositaire du volant d'approvisionnement, d'une part, et un certain nombre de détenteurs-dépositaires d'autre part ; en tel cas, les relations avec les détenteurs-usagers sont exclusivement réservées à ces détenteurs-dépositaires ; l'ordre du commandant désignant les détenteurs-dépositaires précise la liste et le nombre des articles répartis entre ceux-ci et, par différence, le nombre d'articles constituant le volant d'approvisionnement ; tous les détenteurs-dépositaires (celui du volant d'approvisionnement comme les autres) tiennent à jour les fiches inventaires correspondant au matériel qui leur est confié.

La délivrance d'effets spéciaux et d'un couchage-type à titre de dotation personnelle ou pour usage individuel, se fait contre récépissé conservé par le service détenteur ou par le comptable pour les effets spéciaux et par le responsable de voilerie pour le couchage-type. Le détenteur usager doit restituer tout effet ou équipement usager pour en obtenir le remplacement. Tout manquant doit être signalé sous peine de mise en cause de sa responsabilité lors d'une opération de contrôle ou d'inventaire (voir Article 85).

Le responsable du matériel de couchage en tient l'inventaire par voilerie. Le responsable de voilerie doit :

• procéder à l'échange standard du matériel avec le responsable de chambre ;

• restituer le matériel hors d'usage pour en obtenir le remplacement ;

• fournir une fiche justificative du besoin d'augmentation de son stock visée de son chef de service.

Le détenteur-dépositaire du volant d'approvisionnement est seul habilité à procéder aux mouvements de matériel avec les services ravitailleurs de l'arsenal. Il coordonne les mouvements nécessaires entre les autres détenteurs-dépositaires et le volant d'approvisionnement.

S'agissant des articles de couchage, le choix retenu en ce qui concerne les effets spéciaux n'implique pas que la même organisation soit adoptée.

  IV. Le seuil de prise en charge en comptabilité de 230,00 euros hors taxes (voir Article 38) s'applique au matériel de casernement. Pour la comptabilité du casernement, les principes sont identiques au point III ci-dessus : le commandant peut nommer un ou plusieurs détenteurs-dépositaires selon qu'il lui apparaît nécessaire ou non de gérer de façon distincte le volant d'approvisionnement.

L'application MATCASE développée par le commissariat permet :

• de connaître la localisation exacte du matériel,

• de procéder à une opération de recensement à tout moment.

  V. Lorsqu'il a été désigné un détenteur-dépositaire particulier pour le volant d'approvisionnement, les autres détenteurs-dépositaires du couchage, des effets spéciaux et du casernement sont responsables dans les conditions de droit commun du matériel qui leur est confié (cf. Article 85).

Ils ne sont toutefois pas habilités à établir des billets de mouvement ou de travaux puisque les relations avec les services de l'arsenal sont à la charge du détenteur-dépositaire du volant d'approvisionnement.

Ils tiennent à jour les fiches de répartition des effets spéciaux et des articles de couchage confiés aux détenteurs-usagers (cf. Article 74) ; leurs fiches inventaires (FID) ne sont mises à jour qu'en cas de modification des existants, par ordre de l'ordonnateur-répartiteur, ou en cas de perte, destruction ou déficit.

8.2.3.

Disponible.

8.3. L'habillement.

8.3.1. Définitions et principes généraux.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. L'habillement est du matériel consommable spécifique (sauf si la valeur unitaire égale ou excède 230,00 euros hors taxes) qui fait l'objet d'un suivi extra-compable particulier. L'habillement comprend les effets qui constituent le sac ou le trousseau réglementaire ⁽⁷⁾. Le régime d'habillement des différentes catégories de personnel est défini par instructions particulières de la direction centrale du commissariat de la marine.

  II. Les effets d'habillement sont normalement délivrés dans les salons d'habillement des ports. Toutefois certaines unités approvisionnent et délivrent des effets d'habillement dès lors que leur mission ou leur situation géographique impliquent de recourir à cette solution. Le présent chapitre précise les modalités de gestion et de comptabilité des effets d'habillement détenus dans les unités.

  III. Les délivrances d'habillement peuvent être gratuites ou onéreuses, selon les catégories de personnel. Le personnel recevant des délivrances à titre onéreux est propriétaire des effets d'habillement de son sac ou de son trousseau.

8.3.2. Gestion et comptabilité des effets d'habillement détenus dans les unités.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Le stock d'habillement de l'unité est confié à un seul détenteur-dépositaire, normalement le magasinier (cf. 3).

  II. Les délivrances à titre onéreux sont faites :

• soit sur simple demande des intéressés au détenteur-dépositaire de l'habillement qui établit un bon nominatif d'habillement ;

• soit, dans le cas de délivrances prescrites par le capitaine de compagnie, sur présentation d'un bon nominatif d'habillement délivré par le capitaine de compagnie.

Dans les deux cas, le bon nominatif d'habillement est établi en deux exemplaires. Le détenteur-dépositaire de l'habillement effectue les délivrances à titre onéreux contre émargement du bénéficiaire sur le bon nominatif d'habillement en face de la mention de chaque effet délivré.

  III. 

En ce qui concerne l'habillement du personnel volontaire servant dans la marine (instruction citée en référence 36), les effets peuvent être délivrés à titre gratuit, après l'incorporation, dans deux cas :

• en remplacement d'effets usagés ou détériorés et des compléments de dotation ;

• en complément de sac ou de trousseau.

La délivrance donne lieu dans tous les cas à l'émission par le capitaine de compagnie d'une demande de délivrance exceptionnelle à titre gratuit d'effet au profit de personnel volontaire établie en deux exemplaires.

Chaque délivrance d'habillement est émargée par le volontaire bénéficiaire et visée par le service responsable. Un exemplaire visé par le service de délivrance est conservé dans la formation par le capitaine de compagnie.

  1. Les effets usagés, détériorés ou perdus peuvent être remplacés à titre gratuit dans les conditions fixées par l'instruction citée en référence 36.

Dans les autres cas, le remplacement est effectué à titre onéreux.

L'usure, la détérioration ou la perte d'effets d'habillement est constatée par un procès-verbal simplifié comportant, outre la mention « procès-verbal simplifié destiné au remplacement des effets d'habillement du personnel volontaire servant dans la marine », trois parties où apparaissent :

• les renseignements relatifs à la formation, au personnel et aux effets concernés ;

• les explications circonstanciées du personnel volontaire agissant en tant que détenteur usager, l'avis motivé du capitaine de compagnie sur la responsabilité du personnel, et le visa du commissaire (ou, le cas échéant, du commandant en second) ;

• la mention, sous la signature du commandant ou du commandant en second, des sanctions disciplinaires éventuellement infligées ainsi que la décision de l'ordonnateur-répartiteur concernant le remplacement des effets.

L'ordonnateur-répartiteur signe en même temps les deux exemplaires de la demande de délivrance exceptionnelle à titre gratuit d'effets au profit de personnel volontaire (annexe V de l'instruction citée en référence 36).

Le procès-verbal simplifié est conservé à titre de pièce justificative de la délivrance à l'appui de la demande de délivrance exceptionnelle.

  2. Des délivrances à titre gratuit peuvent être prescrites par le capitaine de compagnie en complément du sac perçu lors de l'incorporation par le personnel volontaire ⁽⁸⁾ ; la demande de délivrance exceptionnelle à titre gratuit d'effet au profit de personnel volontaire établie à cette occasion est soumis à la signature de l'ordonnateur répartiteur avant la délivrance ; le détenteur-dépositaire de l'habillement procède ensuite à la délivrance.

  IV. Dans le cas de dette envers l'État au congédiement de personnel de toutes catégories, le magasinier de la formation procède à la réintégration des effets encore utilisables. Les effets réintégrés sont remis au service des approvisionnements (fonction habillement, couchage et pavillonnerie) dans les conditions définies par instruction particulière de DCCM/LOG/HCP. Au terme normal de son contrat ou en cas de rupture de celui-ci quelle qu'en soit la cause, le personnel volontaire conserve la totalité des effets perçus.

  V. Les délivrances exceptionnelles à titre gratuit au profit du personnel engagé (cas de perte par force majeure) donnent lieu à l'établissement d'un bon nominatif d'habillement signé par l'ordonnateur-répartiteur, et d'un procès-verbal simplifié (l'imprimé prévu au III.1 ci-dessus) est alors utilisé en modifiant les mentions propres au personnel volontaire).

Ces délivrances à titre gratuit sont exclusives de l'attribution de l'indemnité pour perte d'effet.

  VI. Par dérogation aux dispositions générales prévues par l'article 90, paragraphe I, la vérification des effets d'habillement doit être conduite chaque mois pour la totalité des articles du stock. Compte tenu du caractère sensible et attractif des effets d'habillement, le chef de service doit porter personnellement une attention particulière à la vérification effectuée par le détenteur-dépositaire.

8.3.3. Les documents de la comptabilité de l'habillement.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Le bon nominatif d'habillement.

  1. Le bon nominatif d'habillement est un document utilisé en cas de délivrances d'habillement à titre gratuit en complément de sac ou à titre onéreux. En cas de remplacement des effets d'habillement à titre gratuit, il est accompagné d'un procès-verbal simplifié.

Le bon nominatif d'habillement comprend un seul feuillet en cas de délivrance à titre gratuit, et deux feuillets en cas de délivrance à titre onéreux.

  2. Le bon nominatif d'habillement  :

• permet au capitaine de compagnie de prescrire les délivrances qui s'imposent au personnel engagé de sa compagnie ;

• sert de justificatif, pour les articles correspondants, à la sortie de la comptabilité du détenteur-dépositaire de l'habillement ;

• permet de signaler au bureau administratif les délivrances à titre onéreux, soit par précompte, soit contre paiement comptant. Les délivrances à titre onéreux par précompte donnent lieu à imputation sur le compte d'habillement des bénéficiaires. Toutefois, en ce qui concerne les officiers, qui ne perçoivent pas d'indemnité d'habillement, le précompte est directement opéré sur la solde.

  3. À l'émission, le bon nominatif d'habillement est renseigné :

• des noms et codes des unités autonomes et militaires ;

• des nom, grade, spécialité et numéro matricule du bénéficiaire ;

• des numéros de nomenclature, désignations et quantités des effets demandés.

Le bon nominatif d'habillement est signé par le capitaine de compagnie lorsque celui-ci prescrit des délivrances qui s'imposent au personnel engagé et au personnel recruté de sa compagnie.

Dans le cas de délivrance à titre gratuit, le bon nominatif d'habillement est émis en un seul exemplaire et soumis à l'approbation de l'ordonnateur-répartiteur.

  4. Les délivrances sont faites sous la signature du détenteur-dépositaire qui renseigne la colonne « quantités délivrées », et contre émargement du bénéficiaire en regard de chaque article délivré.

  5. Les bons nominatifs d'habillement sont remis par le détenteur-dépositaire au comptable à l'appui de l'état récapitulatif des délivrances d'habillement (cf. paragraphe suivant) :

• en un seul exemplaire dans le cas de délivrance à titre gratuit ;

• en deux exemplaires dans le cas de délivrance à titre onéreux :

  • s'il s'agit d'un paiement par précompte, un exemplaire est remis par le comptable au chef du bureau administratif pour valorisation et imputation sur le compte d'habillement du bénéficiaire (ou sur la solde pour les personnels officiers), avant visa du commissaire ;

  • s'il s'agit d'un paiement en espèces ou par chèque, un exemplaire est remis par le comptable au chef du bureau administratif pour justification et recouvrement de la créance, et entrée de la somme correspondante en comptabilité, après valorisation de la délivrance.

  II. L'état récapitulatif des délivrances d'habillement.

Lorsque la comptabilité n'est pas informatisée, tous les bons nominatifs d'habillement font l'objet, à l'issue de la procédure de délivrance, d'une récapitulation par article sur un état récapitulatif des effets délivrés.

Cet état comporte, pour chaque effet, l'indication de la quantité délivrée à titre gratuit, de la quantité délivrée à titre onéreux (en distinguant les cessions contre paiement comptant), et de la quantité totale délivrée. Les résultats de cette récapitulation sont portés sur les fiches inventaires du détenteur-dépositaire de l'habillement et du comptable, qui enregistre cet état au LEMC et le conserve, ainsi que toutes les pièces qui lui sont jointes (bons nominatifs, bulletins d'habillement, procès-verbaux), à l'appui de sa comptabilité.

Lorsque la comptabilité est informatisée, les bulletins d'habillement donnent lieu à saisie en vue de l'édition des documents prévus au III.2 ci-dessous).

  III. La fiche inventaire du comptable et la fiche inventaire du stock d'habillement.

Le comptable de l'unité tient les fiches inventaires de l'habillement (FIC) selon les modalités générales définies à l'article 70.

  1. Lorsque la comptabilité n'est pas informatisée, les mouvements des effets d'habillement sont également suivis en quantité sur la fiche inventaire du stock d'habillement (FISH) détenue par le détenteur-dépositaire ; il est tenu une FISH par article.

La FISH comporte, pour chaque mouvement :

• la date du mouvement ;

• le nombre d'articles ayant fait mouvement, en distinguant les délivrances à titre onéreux et les délivrances à titre gratuit ;

• l'existant après mouvement ;

• l'indication du type de mouvement ;

• la signature du détenteur-dépositaire du stock d'habillement.

La fiche inventaire du stock de l'habillement porte la mention des vérifications, récolements et recensements, sous la signature des personnes compétentes pour procéder à ces opérations.

Lorsque comptable et détenteur-dépositaire de l'habillement sont confondus, seule la fiche inventaire du stock de l'habillement est tenue.

  2. Lorsque la comptabilité est informatisée, le détenteur-dépositaire de l'habillement reçoit, pour chaque journée de délivrance :

• la situation de son stock après délivrance ;

• la récapitulation des effets délivrés, à titre gratuit d'une part ; à titre onéreux (en distinguant les cessions contre paiement comptant) d'autre part, depuis l'établissement de la situation précédente.

8.3.4. Les mouvements des effets d'habillement.

  I. Seul le détenteur-dépositaire de l'habillement est habilité à effectuer, pour le compte de l'unité, des demandes d'effets d'habillement auprès des services ravitailleurs de l'arsenal : les billets de mouvement sont revêtus de la mention « demande d'habillement ».

  II. Les mouvements de sortie d'effets d'habillement peuvent se réaliser par :

• délivrance individuelle ;

• remise au service des approvisionnements ou à la section logistique ;

• versement à une autre unité ;

• perte, déficit ou destruction ;

• exceptionnellement, cession ordonnée par l'administration centrale.

Les versements, les pertes, déficits et destructions d'effets en stock sont traités dans les conditions générales prévues par l'article 39 de la présente instruction.

8.3.5. Opérations de contrôle.

  I. La comptabilité de l'habillement n'étant pas tenue en valeur ni rapprochée de la comptabilité financière de l'unité, le commissaire et le comptable de l'unité vérifient tout particulièrement que :

• les bons nominatifs d'habillement correspondant à des délivrances à titre gratuit sont toujours accompagnés du procès-verbal simplifié signé par l'ordonnateur-répartiteur, sauf dans le cas de complément de sac ;

• aucune délivrance à titre onéreux n'a été comptabilisée dans l'état récapitulatif parmi les délivrances à titre gratuit.

  II. À l'occasion des vérifications de comptabilité, le commissaire vérificateur :

• sélectionne un certain nombre d'états récapitulatifs ;

• s'assure, pour chacun de ces états, que toutes les pièces justificatives qui lui sont jointes (bon nominatif d'habillement, procès-verbaux) sont exactement comptabilisées au titre des délivrances gratuites d'une part, des délivrances onéreuses d'autre part.

8.4. Le matériel de table.

8.4.1. Principe.

(Remplacé : instruction du 25/04/2006).

La comptabilité du matériel de table est régie par l'instruction citée en référence 26.

8.4.2.

Disponible.

8.4.3.

Disponible.

8.5. Le matériel du service de santé.

8.5.1. Définition.

Le service de santé met en place les moyens sanitaires nécessaires aux missions des infirmeries à terre et à bord des bâtiments de la marine nationale.

Il s'agit, en l'occurrence, de matériels techniques médico-chirurgicaux et dentaires ainsi que des médicaments et articles de pharmacie.

Les moyens précités sont subdivisés :

• en matériels non consommables dont le prix unitaire est supérieur à un seuil défini périodiquement par la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) ;

• en matériels consommables.

Sur les bâtiments de la marine nationale, les matériels techniques santé d'attache ne ressortissent pas au service de santé.

8.5.2. Détention et comptabilité.

(Modifié : instruction du 25/04/2006).

  I. Dispositions générales.

  1. Matériels non consommables.

Conformément aux dispositions de l'instruction de référence 29, le médecin major, chef du service, est détenteur-dépositaire du matériel technique médico-chirurgical et de tout autre matériel ressortissant au service de santé mis à la disposition de son service.

À ce titre, il s'assure de l'existence et de l'entretien de ce matériel et contrôle, par des vérifications périodiques, la corrélation entre les écritures du fichier inventaire du matériel santé et celles des fiches inventaires du comptable. Le médecin major procède à une vérification exhaustive de ce matériel lors de sa prise de fonction ; lors des changements de détenteurs-usagers placés sous ses ordres, il procède à la vérification des matériels correspondants.

Lorsqu'un bâtiment de la marine nationale est dépourvu de médecin, le commandant, ou le commandant en second, est détenteur-dépositaire des matériels techniques santé non consommables.

  2. Matériels consommables.

En application des dispositions de l'instruction de référence 25), les matériels consommables ne sont plus suivis en comptabilité après leur prise en charge par les infirmeries des formations qui les ont réceptionnés. Toutefois, afin de suivre de façon rationnelle les consommations et d'établir des demandes de ravitaillement conformes aux besoins effectifs, ils font l'objet d'un suivi de consommation et de péremption par l'infirmier major de la formation.

À cet effet, chaque mouvement d'entrée et de sortie d'un médicament ou article consommable doit être inscrit sur une fiche de suivi de consommation.

L'infirmier major :

• ouvre et suit le dossier des pièces justificatives de demandes de matériels consommables ;

• effectue les commandes sur billet de mouvement ou sur états préimprimés ;

• suit la consommation des crédits ouverts auprès de l'établissement de ravitaillement sanitaire de rattachement.

  II. Cas des coffres, lots, trousses.

Les différents coffres, lots, trousses, détenus à bord des bâtiments ou dans les infirmeries à terre sont assimilés à des matériels non consommables et, de ce fait, tenus en comptabilité, comme indiqué au I.1 ci-dessus.

En revanche, les matériels consommables entrant dans leur composition suivent les dispositions prévues pour les matériels consommables au I.2 ci-dessus.

  III. Échanges standards.

Les matériels non consommables ressortissant au service de santé, inclus ou non dans ces coffres, qui ne peuvent être utilisés en raison d'un mauvais état de fonctionnement ou d'une détérioration réparable, sont soumis à la procédure des échanges standards, conformément aux dispositions en vigueur relatives au ravitaillement sanitaire du service courant. Cette procédure exclut formellement les matériels manifestement irréparables et dont l'état justifie la remise au service de santé local.

  IV. Pertes.

Les pertes de matériels non consommables ressortissant au service de santé, inclus ou non dans ces coffres, sont justifiées dans les conditions prévues à l'article 53. Une copie de ce procès-verbal est adressée à l'établissement de ravitaillement de rattachement, en justification de la demande de remplacement du matériel perdu.

  V. Renouvellement du matériel.

Dans les infirmeries à terre de la marine, le renouvellement des matériels ressortissant au service de santé s'effectue conformément aux dispositions en vigueur relatives au ravitaillement sanitaire du service courant.

À bord des bâtiments, les matériels des dotations de fonctionnement inscrites à l'état d'allocation des matériels santé sont renouvelés selon les prescriptions de l'instruction de référence 34.

Le médecin major adresse à l'établissement de ravitaillement de rattachement une demande rédigée sur billet de mouvement ou sur un préimprimé prévu à cet effet.

  VI. Achats dans le commerce.

Les infirmeries à terre de la marine ont la possibilité, en cas de nécessité absolue, de s'approvisionner dans le secteur civil en médicaments ou articles urgents, n'ayant pas d'équivalent à la dotation ou au catalogue des approvisionnements de la direction des approvisionnements et établissements centraux (DAEC). Les factures correspondantes sont adressées à la direction du service de santé de rattachement. Les bâtiments de la marine absents de leur port de rattachement pour l'accomplissement d'une mission peuvent réaliser dans le secteur local, en cas de nécessité absolue, les achats des médicaments et des articles urgents n'ayant pas d'équivalent à la dotation obligatoire et non obligatoire de l'EAM santé.

  VII. Cas des stupéfiants.

Dans les infirmeries à terre et sur les bâtiments de la marine nationale, les stupéfiants destinés à l'infirmerie sont soumis aux dispositions des instructions en vigueur relatives à la réglementation et à la comptabilité des substances vénéneuses prises sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées. Sur les bâtiments, certaines trousses ou certains coffres susceptibles d'être utilisés en urgence et en dehors de l'infirmerie peuvent contenir en permanence les stupéfiants prévus à leur tableau de composition. Dans ce cas, ils doivent être plombés et conservés dans une armoire ou un caisson fermant à clé sous la responsabilité du médecin major ou, à défaut, du commandant ou du commandant en second.

Une consigne particulière au bâtiment fixe les conditions dans lesquelles la clef du coffre, qui doit être détenue personnellement par le médecin major ou l'officier responsable, peut être mise à la disposition du médecin de garde ou de la force navale, lors de l'absence du médecin major et de l'officier responsable. Les transports de stupéfiants ou de sous-unités collectives en remplacement sont assurés, selon le cas, par le médecin major, le commandant, le commandant en second, ou sous leur responsabilité.

8.6. Les objets et œuvres d'art : Le patrimoine artistique et culturel de la formation.

8.6.1. Contenu

(Ajouté : instruction du 25/04/2006).

8.6.2. Principes.

Les formations de la marine détiennent des éléments patrimoniaux ressortissant à la symbolique militaire, au patrimoine de tradition et au patrimoine maritime commun. Elles disposent en outre d'un patrimoine culturel, œuvres d'art et objets de diverses natures et provenances, à caractère artistique ou patrimonial.

Par ailleurs, des pièces de collection sont mises en dépôt par divers services nationaux (mobilier national, fonds national d'art contemporain...) ou par des personnes physiques ou morales.

Certains objets et œuvres d'art détenus par les formations sont inventoriés au fonds artistique de la marine conformément à l'instruction citée en référence 37.

8.6.3. Détention et comptabilité.

  I. Détention et prise en compte.

Désigné par le commandant, l'officier traditions est détenteur-dépositaire de la détention patrimoine constituée des objets et œuvres d'art qui composent le patrimoine culturel et artistique de la formation.

En fonction de l'importance du patrimoine culturel et artistique détenu, des détenteurs-usagers peuvent être désignés.

Tous les objets et œuvres d'art présents dans la formation, y compris ceux composant le fonds artistique de la marine (FAM) ou mis en dépôt sont pris en compte dans la charge patrimoine de la formation.

  II. Comptabilité.

Outre les mentions prévues à l'article 74, les fiches inventaires du détenteur-dépositaire (FID) doivent indiquer pour chaque œuvre ou objet détenu :

• l'identification de la famille à laquelle appartient l'œuvre ou l'objet (cf annexe à l'instruction citée en référence 37) ;

• tout critère permettant de l'identifier (auteur, datation, mesures, matières...) ;

• son gisement géographique à l'intérieur de la formation ;

• son état matériel ;

• sa valeur lorsqu'elle est connue ou lorsqu'elle peut être appréciée ;

• pour les objets inventoriés au fonds artistique de la marine : les références d'inventaire au fonds artistique de la marine ;

• pour les objets mis en dépôt par les services nationaux ou autres : les références d'inventaire propres à ces services.

Tout mouvement comptable ou physique concernant les objets et œuvres d'art inscrits à la base de données du fonds artistique de la marine doit être systématiquement porté à la connaissance du commandant d'arrondissement maritime pour la mise à jour de cette base de données.

  III. Les opérations de contrôle.

Une fois par an, l'ensemble de la charge patrimoine fait l'objet d'une vérification par l'officier traditions de la formation.

Au 1er mars de chaque année, l'inventaire des œuvres et objets d'art détenus par la formation et inscrits au FAM est transmis au commandant d'arrondissement maritime.

8.7. Le matériel informatique.

8.7.1. Contenu

(Ajouté : instruction du 25/04/2006).

8.7.2. Principes.

  I. Principes généraux de gestion.

La détention informatique est constituée des matériels suivants :

• les unités centrales ;

• les matériels périphériques (moniteur, clavier, imprimante, lecteur de cédérom ou de dévédérom, barrette de mémoire …) ;

• le stock éventuel de rechanges d'éléments internes interchangeables soit d'une valeur supérieure à 230,00 euros hors taxes, soit sur décision de l'ordonnateur-répartiteur en cas de valeur inventaire inférieure à 230,00 euros hors taxes (lecteur de disquette, de cédérom ou de dévédérom intégré à l'unité centrale, carte son …) ;

• les logiciels achetés dans le commerce (support matériel du progiciel et licence d'exploitation) d'une valeur supérieure à 80,00 euros hors taxes.

  Une fiche inventaire est ouverte pour chaque modèle de ce type de matériel.

  Dès qu'ils sont installés sur une unité centrale (mise en place immédiate ou sortie du stock de rechanges), les éléments internes interchangeables ne sont plus suivis en comptabilité.

  II.  L'administrateur du réseau informatique (ou super-utilisateur) est le détenteur-dépositaire de tous les matériels informatiques de la formation. Il tient à jour, sur un cahier répertoire, la ventilation, entre les détenteurs usagers de chaque service, de ces matériels identifiés par leur numéro de série.

Sur décision de l'ordonnateur-répartiteur, l'application MATCASE développée par le commissariat peut être utilisée pour le suivi de la détention du matériel informatique. Elle permet alors :

• de connaître la localisation exacte du matériel ;

• de procéder à une opération de recensement à tout moment.

  III. La détention informatique fait l'objet d'une vérification annuelle.

9. Dispositions particulières au matériel d'instruction des écoles.

9.1. Généralités

Les dispositions suivantes s'appliquent au matériel utilisé dans les écoles à des fins pédagogiques ; elles visent exclusivement le matériel consommable à l'usage des ateliers ; les mêmes règles s'appliquent aux laboratoires des écoles.

Le matériel non consommable destiné à l'instruction suit toutes les règles d'administration du matériel des unités : sous l'autorité d'un officier, chef de service ou chef de secteur d'utilisation, assisté le cas échéant d'un ou plusieurs maîtres adjoints, il est confié à un ou plusieurs détenteurs-dépositaires. Ce matériel suit les règles de comptabilité du matériel de l'unité autonome dont l'école fait partie.

9.2. Magasin de l'école.

Un officier marinier du cadre de l'école est désigné comme magasinier du matériel consommable destiné aux ateliers. Il en tient la comptabilité en quantité sur fiches de stock. Les entrées sont portées au vu des billets de mouvement et les sorties au vu des bons de délivrance ordonnances par le chef d'atelier.

9.3. Objets confectionnés.

Le directeur de l'enseignement de l'école, ou l'un de ses officiers adjoints, désigne une commission composée de deux officiers assistés du chef d'atelier pour faire chaque trimestre la recette des objets confectionnés utilisables et en déterminer le prix d'après la valeur d'articles similaires ou par estimation. Les objets non utilisables sont considérés comme résidus. Les objets utilisables sont pris en charge conformément aux règles prévues aux articles 38.VII et 58 de la présente instruction.

9.4. Comptabilité.

  I. En fin de trimestre, les chefs d'atelier établissent un état récapitulatif indiquant :

• le matériel consommable reçu sur bon pendant le trimestre ;

• les existants de matériels consommables disponibles dans l'atelier en fin de trimestre ;

• les résidus ;

• les objets confectionnés, avec indication de la destination qui leur a été donnée.

Le magasinier récapitule les bons, vérifie les existants, vise l'état récapitulatif qu'il adresse au comptable de l'unité.

Le comptable établit une liste des confections comportant, d'une part, la quantité des matières utilisées (calculée en tenant compte des bons de délivrance et de la différence des reliquats au début et à la fin du trimestre en cause), d'autre part, les objets confectionnés et les résidus. Cette liste est ensuite annotée :

• du numéro du billet de mouvement (remise) en ce qui concerne les résidus ;

• de l'état de prise en charge, du billet de mouvement (remise) ou de toute autre pièce justifiant la destination donnée au matériel, en ce qui concerne les objets confectionnés.

  II. La comptabilité est présentée chaque année au commissaire vérificateur lors de la vérification sur place.

9.5.

Disponible.

9.6.

Disponible.

10. Dispositions particulières aux organismes militaires de soutien.

10.1. Contenu

Rédaction réservée.

10.2.

Disponible.

10.3.

Disponible.

10.4.

Disponible.

10.5.

Disponible.

10.6.

Disponible.

10.7.

Disponible.

10.8.

Disponible.

10.9.

Disponible.

10.10.

Disponible.

10.11.

Disponible.

10.12.

Disponible.

10.13.

Disponible.

10.14.

Disponible.

10.15.

Disponible.

10.16.

Disponible.

10.17.

Disponible.

11. Dispositions diverses.

11.1. Texte abrogé.

L'instruction générale n^o 20/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 16 octobre 1995 (BOC, p. 5147) relative à l'administration et à la comptabilité du matériel en service dans les unités de la marine est abrogée.