Préambule.

La mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), fondée sur l'exigence d'évaluation de la dépense publique par la mesure de la performance, conduit le ministère de la défense et des anciens combattants à rechercher le meilleur usage des ressources humaines qui lui sont allouées et des moyens financiers mis à sa disposition. À ce titre, il veille, dans le cadre d'une politique globale, cohérente et transparente, à maîtriser le volume et le coût de ses effectifs employés dans des organismes extérieurs au ministère ⁽¹⁾ dans le cadre d'une mission de service public ⁽²⁾, dans l'intérêt du service ou dans l'intérêt de la défense ⁽³⁾. Ces effectifs reçoivent l'appellation de « participations de la défense » (PARDEF).

La présente instruction vise :

• à définir les principes sur lesquels reposent les participations de la défense ;

• à garantir la régularité des procédures et leur conformité aux objectifs de la LOLF.

1. PRINCIPES RELATIFS À L'OCTROI DE PARTICIPATION DE LA DÉFENSE.

1.1. Les participations de la défense désignent les contributions en personnel consenties par le ministère de la défense et des anciens combattants et intervenant au bénéfice ⁽⁴⁾ :

1. des administrations de l'État et de ses établissements ;

2. des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;

3. d'une organisation internationale intergouvernementale ou d'un État étranger ;

4. des établissements mentionnés au point 2. de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 ⁽⁵⁾ portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;

5. des associations et structures associatives ;

6. des entreprises ⁽⁶⁾ ;

7. d'autres organismes contribuant à la mise en oeuvre d'une politique de l'État, et dont l'activité participe de manière indirecte à la réalisation d'une action inscrite dans les missions et les programmes - au sens de la loi LOLF - confiés au ministère de la défense et des anciens combattants. 

1.2. Les participations de la défense sont octroyées par le ministère de la défense et des anciens combattants en considération de ses seuls intérêts lorsque les missions de l'organisme d'accueil :

• sont en relation avec des domaines couverts par les programmes budgétaires relevant du ministre de la défense ;
 
• et/ou permettent de renforcer l'influence du ministère de la défense et des anciens combattants ;
 
• et/ou contribuent à la promotion, au rayonnement et à la connaissance du ministère de la défense et des anciens combattants.

1.3. Le personnel militaire en participation de la défense est en position d'activité et « affecté pour une durée limitée dans l'intérêt du service » par arrêté du ministre de la défense et des anciens combattants en application des dispositions prévues au 2° du point L. 4138-2. et aux points R. 4138-30. à R. 4138-33. du code de la défense ⁽⁷⁾.

Le personnel civil fonctionnaire ⁽⁸⁾ en participation de la défense est en position d'activité et placé en situation de mise à disposition par arrêté du ministre de la défense et des anciens combattants, conformément aux points 41. à 44. de la loi du 11 janvier 1984 modifiée et aux points 1. à 12. du décret du 16 septembre 1985 susvisés.

Le personnel civil non titulaire de droit public sous contrat pour une durée indéterminée ⁽⁹⁾ en participation de la défense est mis à disposition, conformément au point 33-1. du décret du 17 janvier 1986 modifié susvisé, soit par avenant au contrat de travail.

Le personnel ouvrier de l'État en participation de la défense est mis à disposition, par décision de l'autorité de l'administration d'origine compétente pour sa gestion, dans les conditions prévues par l'arrêté interministériel du 7 octobre 1996 modifié relatif à la mise à disposition du personnel ouvrier.

L'affectation à durée limitée de personnel militaire et/ou la mise à disposition de personnel civil auprès d'un organisme d'accueil consenties au titre des participations de la défense donnent systématiquement lieu à la signature d'une convention PARDEF entre, d'une part, le ministre de la défense et des anciens combattants et, d'autre part, le responsable de l'organisme d'accueil.

1.4. Ne sont pas considérées comme des PARDEF en ce qu'elles relèvent d'autres dispositions :

1. Les positions statutaires suivantes :

• les détachements ;
  
• les mises à disposition consenties au titre d'un projet professionnel personnel dans le cadre de la mobilité au sein de la fonction publique (loi de modernisation du 2 février 2007) ;
  
• les affectations en « position normale d'activité » du personnel civil et les affectations dans les conditions de droit commun du personnel militaire.

2. Les affectations relevant du décret n° 62-925 du 3 août 1962 « relatif à la situation de certains personnels militaires mis à la disposition d'organismes ne relevant pas du ministère des armées », dans les unités constituées suivantes : brigade de sapeurs pompiers de paris (BSPP), unités d'instruction et d'intervention de la sécurité civile (UIISC), brigade de marins pompiers de Marseille (BMPM), centre régionaux opérationnels de surveillance et de sauvetage (CROSS), direction de la coopération de sécurité et de défense (DCSD) et service militaire adapté (SMA).

3. Les situations suivantes :

• les affectations en postes permanents à l'étranger (PPE) ;
  
• les nominations relevant de point 13. de la constitution.

4. Les positions liées aux mesures de réorganisation telles que :

• les mises à disposition du personnel civil dans le cadre des restructurations dont celles qui relèvent de textes spéciaux ⁽¹⁰⁾ ;
  
• les différentes positions statutaires des personnels militaire et civil prononcées au titre de l'externalisation ⁽¹¹⁾.

1.5. Sans préjudice des dispositions prévues au point 4.3. de la présente instruction, les participations de la défense sont consenties à titre onéreux.

1.6. La période d'affectation à durée limitée d'un militaire ou de mise à disposition d'un personnel civil, est prévue, selon son statut, par la convention mentionnée au point 3.2. ci-après, dans le respect des textes réglementaires. Sous réserve des dispositions prévues au point 1.7., la durée de la mise à la disposition est de trois ans maximum pour le personnel militaire et le personnel civil fonctionnaire et non titulaire de droit public, et de cinq ans pour le personnel ouvrier de l'État.

1.7. L'affectation du personnel militaire pour une durée limitée ne peut être renouvelée que si la participation répond strictement aux exigences posées au point 1.5. en matière de remboursement des frais relatifs aux fonctions exercées par le militaire. Au-delà de six ans, toute demande de renouvellement revêt un caractère exceptionnel et doit être dûment justifiée. Lorsque l'organisme d'accueil est une entreprise, l'affectation à durée limitée du militaire n'excède pas dans tous les cas trois ans.

Pour le personnel civil fonctionnaire, la mise à disposition peut être renouvelée par période n'excédant pas la durée initiale ⁽¹²⁾. La prolongation d'une contribution au-delà de six ans doit être dûment justifiée.

Pour le personnel civil non titulaire de droit public sous contrat à durée indéterminée, la mise à disposition peut être renouvelée par période n'excédant pas la durée initiale sans que sa durée totale ne puisse excéder six ans.

Pour le personnel ouvrier de l'État, la durée initiale de mise à disposition est de cinq ans renouvelable par périodes de cinq ans.

1.8. Il appartient aux organismes pourvoyeurs de ressources humaines de veiller, dans le choix des personnes mises en participation de la défense, au respect des règles de déontologie applicables aux agents publics prévues par l'article L. 4122-2. du code de la défense et par loi du 29 janvier 1993 ⁽⁵⁾ susvisée.

2. PROCESSUS DÉCISIONNEL.

2.1. La direction des ressources humaines du ministère de la défense et des anciens combattants (DRH-MD) élabore, en liaison avec les acteurs concernés, la politique des participations de la défense, qui est validée par le comité des ressources humaines (CRH) du ministère de la défense et des anciens combattants ⁽¹³⁾. Dans ce cadre, le CRH veille à la cohérence de la politique d'emploi du personnel en participation de la défense. Il arbitre les projets de participation de la défense qui font l'objet d'un désaccord entre les acteurs institutionnels de la fonction ressources humaines (RH) n'ayant pu être réglé par le comité PARDEF ⁽¹⁴⁾.

2.2. La direction des ressources humaines du ministère (DRH-MD) est chargée du pilotage et du contrôle de la mise en œuvre de la politique des participations de la défense.

2.3. Le comité PARDEF, présidé par le sous-directeur du pilotage des ressources humaines (SDPRH), réunit les représentants des différents programmes, armées, directions et services ainsi que, en tant que de besoin, de la direction des affaires financières (DAF) et de la direction des affaires juridique (DAJ). Il se réunit à échéance régulière en assemblée plénière et peut, si besoin et à l'initiative de la DRH-MD, être convoqué en session extraordinaire dans un format et une composition adaptés afin d'examiner une question particulière ou urgente. Il participe au pilotage et à la mise en œuvre de la politique des PARDEF.

2.4. La DRH-MD apporte son expertise et son conseil aux pourvoyeurs de compétences en charge de la rédaction des conventions PARDEF. Elle est l'interlocuteur privilégié des organismes extérieurs pour toute question portant sur la participation de la défense dont ils bénéficient.

Dans ce cadre, la DRH-MD est chargée :

• en liaison avec le comité PARDEF, de proposer et instruire les évolutions réglementaires relatives au dispositif PARDEF ;
 
• de participer à toute étude ou groupe de travail dont les résultats pourraient avoir une incidence sur le dispositif PARDEF ;
 
• en lien avec les organismes experts du ministère, d'assurer une veille législative, réglementaire, statutaire et financière ;
 
• sur la base des éléments recueillis auprès des acteurs institutionnels, de réaliser la synthèse ministérielle du dispositif PARDEF présentée au comité PARDEF et éventuellement au CRH ;
 
• de recueillir et exploiter les éléments liés au retour d'expérience ;
 
• d'instruire les questions particulières devant être traitées en session extraordinaire du comité PARDEF selon un format adapté ;
 
• d'assurer le secrétariat du comité PARDEF ;
 
• de coordonner et contrôler l'élaboration des conventions établies au titre des participations de la défense ⁽¹⁵⁾.

3. ÉLABORATION DES CONVENTIONS PARTICIPATION DE LA DÉFENSE.

3.1. Lorsque le responsable organique est à l'origine d'une participation de la défense, il instruit ce dossier à son niveau, en liaison avec la DRH-MD, conformément aux dispositions prévues en annexe I.

Lorsque l'initiative de la participation de la défense revient à une haute autorité, l'instruction du dossier incombe à la DRH-MD, en liaison avec les responsables de programmes et les responsables organiques concernés.

3.2. Toute participation de la défense donne lieu à l'établissement d'une convention (convention PARDEF) qui stipule ⁽¹⁶⁾ :

1. La finalité de la participation et les intérêts respectifs des deux parties.

2. La mission du personnel, la nature et le niveau des activités exercées.

3. La contribution en personnel octroyée par le ministère de la défense et des anciens combattants à l'organisme d'accueil, détaillée dans un tableau de contribution en personnel (TCP) ⁽¹⁷⁾ conformément aux dispositions du point 3.3. infra.

4. Les modalités de gestion et de suivi administratif du personnel en participation de la défense.

5. Les conditions d'emploi du personnel.

6. Les modalités et les conditions de prise en charge de la rémunération ainsi que celles du remboursement des frais relatifs aux fonctions exercées ⁽¹⁸⁾.

7. Le ou les programmes budgétaires du ministère de la défense et des anciens combattants concernés.

8. Les modalités de contrôle et d'évaluation des participations de la défense.

3.3. Un tableau de contribution en personnel, destiné à compléter la convention et dont le modèle est joint en annexe III., décrit la contribution en personnel que le ministère de la défense et des anciens combattants a décidé d'octroyer à cet organisme. Il répertorie les emplois à pourvoir par familles et filières professionnelles, types et niveaux d'emploi du personnel de la défense mis à disposition (civils) et/ou placés en situation d'affectation à durée limitée (militaires), en concordance avec le référentiel des emplois de la défense (REDEF) ⁽¹⁹⁾.

Les organismes gestionnaires satisfont le besoin de l'organisme d'accueil en honorant les postes décrits au tableau de contribution en personnel, dans le respect des dispositions réglementaires propres à chaque statut de personnel.

Les arrêtés d'affectation à durée limitée ou les décisions de mise à disposition, actes nominatifs individuels ou collectifs de gestion, visent la convention PARDEF établie préalablement entre le ministère de la défense et des anciens combattants et l'organisme d'accueil.

3.4. La convention participation de la défense est conclue pour une durée maximale de dix ans ⁽²⁰⁾.

La révision de tout ou partie d'une convention PARDEF et de ses annexes, en particulier du TCP, nécessite l'accord des deux parties et donne lieu à la rédaction d'un avenant. En revanche, la modification du tableau de contribution en personnel sans remboursement (TCPSR) relève d'une décision unilatérale du ministère de la défense et des anciens combattants.

La reconduction de la convention doit être expresse et demandée au plus tard six mois avant son expiration.

3.5. Toute participation de la défense donne lieu à l'établissement, par le demandeur, d'une fiche justifiant son besoin et définissant les modalités de remboursement ou d'exonération auxquelles il consent.

Avant d'être signée par le ministre de la défense et des anciens combattants ou son représentant, la convention est soumise au visa de l'autorité chargée du contrôle financier du ministère de la défense et des anciens combattants, dans les conditions prévues par le décret du 27 janvier 2005 modifié et par l'arrêté du 26 janvier 2006 modifié susvisés. En tant que de besoin, elle est également soumise au visa de l'autorité chargée du contrôle financier de l'organisme d'accueil.

4. MODALITÉS FINANCIÈRES COURANTES ET DÉROGATOIRES.

4.1. Le paiement des rémunérations et de leurs accessoires, des contributions sociales et des prestations sociales du personnel s'exerce selon l'une des deux modalités suivantes :

• la délégation de gestion : imputation directe de la dépense sur les crédits du ministère d'accueil du personnel du ministère de la défense et des anciens combattants (solution privilégiée) ;

• l'atténuation de dépenses (rétablissement de crédits) : le ministère de la défense et des anciens combattants assume la rémunération du personnel en participation et se fait rembourser par l'organisme d'accueil sur la base des coûts salariaux constatés, consécutivement à l'émission de factures client (titres de perception) par le comptable du recouvrement.

Ces procédures financières sont détaillées dans l'annexe V.

4.2. Pour les fonctionnaires titulaires, le statut général (article 42-II. de la loi du 11 janvier 1984 modifiée susvisée) permet une exonération partielle ou totale de remboursement à titre facultatif dans les seuls cas où elle est prononcée au profit :

• d'une administration de l'État ou de l'un de ses établissements publics administratifs (EPA) ;
 
• d'organisations internationales intergouvernementales ;
 
• d'un État étranger ;
 
• d'une collectivité territoriale ou de l'un de ses établissements publics ou d'un établissement mentionné à l'article 2. de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 ⁽⁵⁾. Dans ce cas, la dérogation est limitée à une année et ne peut porter que sur la moitié, au plus, de la dépense de personnel afférente.

Pour les agents non titulaires, l'article 33-1-IV. du décret du 17 janvier 1986 modifié susvisé permet une exonération partielle ou totale de remboursement à titre facultatif dans les seuls cas où elle est prononcée au profit :

• d'une administration de l'État ou auprès d'un de ses établissements publics administratifs ;
 
• d'une organisation internationale intergouvernementale ou d'un État étranger.

Pour le personnel militaire, l'exonération de remboursement peut être envisagée lorsque les affectations à durée limitée sont prononcées auprès des organismes suivants :

• dans l'intérêt du service :
  
• administration de l'État autre que celle du ministère de la défense et des anciens combattants ;
  
• établissement public administratif ne relevant pas de la tutelle du ministre de la défense et des anciens combattants ;
  
• établissement public à caractère industriel et commercial ;
  
• collectivité territoriale ;
  
• organisation internationale ;
  
• association, structures associatives (mutuelle, fondation, institut) ;

• dans l'intérêt de la défense : 
  
• entreprise, telle que prévue au point R. 4138-31. du code de la défense.

4.3. Outre les dispositions du point précédent, l'exonération de remboursement des rémunérations et charges sociales du personnel de la défense placé en participation ne peut être accordée que lorsque l'intérêt de la défense le justifie expressément.

Ces exonérations concernent des participations de la défense dites « stratégiques » et considérées comme telles dès lors qu'au moins une des conditions suivantes est remplie :

• un développement de l'expertise ou de compétences spécifiques sont attendus pour un domaine d'activités sensibles du ministère de la défense et des anciens combattants ;
 
• la mission est en relation avec un domaine stratégique ;
 
• la structure d'accueil promeut notablement le rayonnement et l'influence de la défense.

4.4. Sous réserve des dispositions des points 4.2. et 4.3., lorsqu'une participation de la défense sans remboursement est à l'initiative :

• d'un responsable organique, son programme de rattachement supporte l'exonération de remboursement ;
  
• d'un responsable de programme, le programme considéré supporte l'exonération de remboursement.

Lorsque la participation de la défense sans remboursement est décidée par les plus hautes autorités de l'État, la nature et la finalité de la participation déterminent le programme d'imputation qui supporte l'exonération de remboursement. La fiche justificative énonçant l'objectif visé par cette participation est alors adressée au responsable de programme concerné par la DRH-MD.

En cas de désaccord relatif à la prise en charge d'une exonération de remboursement formulé par un responsable de programme, la DRH-MD saisit le comité PARDEF, convoqué en session extraordinaire dans un format utile, pour l'examen dudit dossier. En cas de désaccord, ce dossier est présenté pour arbitrage au CRH.

En tout état de cause, la décision de gratuité est prise par le ministre de la défense et des anciens combattants ou son délégataire.

Lorsque l'exonération de remboursement est validée, la convention PARDEF précise l'étendue et la durée de cette exonération.

5. DISPOSITIONS DIVERSES.

5.1. Une banque de données ministérielle des PARDEF, pilotée par la DRH-MD est mise en place au 1^er janvier 2011. Elle recense et décrit les organismes d'accueil des participations de la défense, les pourvoyeurs de compétences, les familles professionnelles, les emplois types défense, les niveaux d'emplois concernés et les imputations budgétaires.

Une évaluation du dispositif institué par la présente instruction est conduite annuellement par la direction des ressources humaines du ministère de la défense et des anciens combattants, en liaison avec les différents acteurs de la fonction « ressources humaines » et, en tant que de besoin, avec la DAF, et présentée en CRH.

5.2. L'instruction n° 1182/DEF/SGA du 25 septembre 2007 relative aux participations de la défense est abrogée.