Préambule.

La mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) fondée sur l\'exigence d\'évaluation de la dépense publique par la mesure de la performance conduit le ministère de la défense à rechercher le meilleur usage des ressources humaines et des moyens financiers mis à sa disposition, en veillant, dans le cadre d\'une politique globale, cohérente et transparente, à maîtriser notamment le volume et le coût des effectifs employés hors du périmètre ministériel dans des emplois ne concourant pas aux missions confiées au ministère de la défense ⁽¹⁾.

Parmi ces emplois, certains sont honorés par tout ou partie d\'unités constituées. Le régime applicable à ces structures est défini par des textes ad hoc.

D\'autres, répondant à un besoin ponctuel et de courte durée, sont laissés à l\'appréciation des pourvoyeurs de compétences ⁽²⁾ concernés dès lors qu\'ils n\'entrent pas dans les dispositions énoncées au titre IV de la présente instruction.

Enfin, certains emplois s\'inscrivent dans la durée et font l\'objet d\'une contractualisation entre le ministère de la défense et l\'organisme employeur. Ce dernier périmètre reçoit l\'appellation de participations de la défense (PARDEF).

La présente instruction vise :

• à définir les principes sur lesquels reposent les participations de la défense ;
• à garantir la conformité des procédures aux objectifs de la LOLF.

1. PRINCIPES RELATIF À L'OCTROI DE PARTICIPATIONS DE LA DÉFENSE.

1.1.

Les participations de la défense désignent les contributions en personnel consenties par le ministère de la défense en considération de ses intérêts et des missions de l\'organisme d\'accueil.

Elles interviennent au bénéfice :

1. des administrations de l\'État ;
2. d\'une personne morale de droit public ou privé ne relevant pas du ministère de la défense ;
3. d\'une organisation internationale,

et dont l\'activité ne participe pas directement à la réalisation d\'une action inscrite dans les missions et les programmes confiés, au sens de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), au ministre de la défense.

Les participations de la défense sont décidées par le ministère de la défense sur son initiative ou à la demande des administrations, organismes ou personnes morales visées au présent article.

1.2.

Conformément aux termes du préambule ci-dessus, ne relèvent pas de la présente instruction :

1. les détachements répondant à un projet professionnel personnel ;
2. les détachements de droit ;
3. les affectations en postes permanents à l\'étranger (PPE) ;
4. les prestations qui n\'entrent pas dans le cadre des missions ⁽³⁾ confiées au ministère de la défense et qui sont assurées par tout ou partie d\'une unité constituée.

Le périmètre des participations de la défense défini par la présente instruction fait l\'objet de l\'annexe I qui indique la concordance entre le dispositif actuel et celui qui était en vigueur en ordonnance de 1959.

1.3.

Les participations de la défense sont consenties à titre onéreux par le ministère de la défense sans préjudice des dispositions prévues au titre IV de la présente instruction.

Le paiement des dépenses de personnel afférentes s\'exerce selon trois modalités :

• par paiement direct de l\'organisme d\'accueil ;
• ou par imputation directe de la dépense sur les crédits de l\'organisme d\'accueil ;
• ou par imputation sur les crédits du ministère de la défense, remboursés par l\'organisme d\'accueil sur la base des coûts salariaux constatés, consécutivement à l\'émission d\'un titre de perception.

1.4.

Le personnel militaire en participation de la défense est par ordre de priorité :

• en position d\'activité et placé en situation d\'affectation temporaire prévues au 2° de l\'article. L. 4138-2 du code de la défense et aux articles 15 à 17 du décret n° 2006-882 du 17 juillet 2006 relatif aux positions statutaires des militaires ;
• en position de détachement, conformément aux dispositions de l\'article L. 4138-8 du code de la défense et du chapitre 2 du décret n° 2006-882 du 17 juillet 2006 précité.

Le choix de la position relève de l\'analyse d\'opportunité effectuée par le gestionnaire de ressources humaines.

Le personnel civil titulaire en participation de la défense est par ordre de priorité :

• en position de détachement, conformément aux articles 44 bis à 48 de la loi n° 84-16 du 16 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l\'Etat et aux articles 14 à 34 du décret n° 85-986 du 16 septembre 1985 modifié relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l\'Etat et à certaines modalités de cessation définitive de fonctions ;
• en position de mise à disposition, conformément aux articles 41 à 44 de la loi de 1984 précitée et aux articles 1^er à 13 du décret mentionné ci-dessus.

Le choix de la position relève de l\'analyse d\'opportunité effectuée par le gestionnaire de ressources humaines en regard notamment de la capacité pour l\'employeur d\'accueillir le personnel détaché sur un corps support de fonctionnaire.

Le personnel civil non titulaire employé pour une durée indéterminée mis en participation de la défense est :

• en position de mise à disposition, conformément à l\'article 33-1 du décret 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l\'Etat pris pour l\'application de l\'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l\'Etat.

Le personnel ouvrier en participation de la défense est mis à disposition dans les conditions prévues par l\'arrêté interministériel du 7 octobre 1996 relatif à la mise à disposition des ouvriers de l\'État du ministère de la défense auprès d\'autres ministères ou collectivités publiques.

La durée d\'affectation temporaire ou de mise à disposition d\'un agent du ministère, selon son statut, est prévue par la convention mentionnée à l\'article 10 ci-après. Pour une bonne gestion du dispositif, la durée recommandée de cette contribution est de trois ans maximum pour le personnel militaire et les agents civils, éventuellement renouvelable dans les limites prévues par les dispositions réglementaires. La prolongation d\'une contribution au delà de six ans doit être dûment justifiée. Pour le personnel ouvrier, la durée initiale de mise à disposition est de cinq ans renouvelables.

1.5.

Il appartient aux organismes pourvoyeurs de ressources humaines de veiller dans le choix des personnes mises en participation de la défense au respect des règles de déontologie applicables aux agents publics affectés dans un organisme autre que l\'État (articles 432-12 et 432-13 du code pénal).

2. PROCESSUS DÉCISIONNEL.

2.1.

Lorsqu\'il est directement saisi par un organisme demandeur d\'une participation de la défense ou qu\'il souhaite en proposer une, tout pourvoyeur de compétences instruit ce dossier à son niveau. Cette étude le conduit à vérifier auprès du secrétariat du comité des ressources humaines l\'absence de toute convention entre le ministère de la défense et ledit organisme. Dans l\'affirmative et dès lors que ce projet de participation n\'est pas de nature à intéresser d\'autres pourvoyeurs, il établit le projet de convention et l\'adresse au secrétariat du comité des ressources humaines pour présentation aux acteurs institutionnels évoqués à l\'article 7 ci-après, ou au comité des ressources humaines dans le cas prévu au titre IV.

Dans le cas d\'une pluralité de pourvoyeurs intéressés, le projet de participation est adressé au secrétariat du comité des ressources humaines qui le présente à l\'appréciation des acteurs institutionnels conformément aux termes de l\'article 7 ci-après.

2.2.

Lorsqu\'une participation de la défense est susceptible de concerner plusieurs pourvoyeurs de compétences, les acteurs institutionnels, par ailleurs responsables de programme, premier échelon d\'orientation et d\'arbitrage en matière de politique d\'emploi du personnel hors du périmètre ministériel, sont saisis par le secrétariat du comité des ressources humaines pour :

1. appréciation de l\'opportunité :

a. de la participation proposée ;
b. des modalités financières éventuellement envisagées dans le cadre du titre IV ;

2. étude de la capacité à la satisfaire en liaison avec les pourvoyeurs de compétences éventuellement concernés ;

3. identification des pourvoyeurs de compétences retenus et de la hauteur de leur contribution ou, à défaut, confirmation de l\'unicité de pourvoyeur.

2.3.

Le comité des ressources humaines du ministère de la défense ⁽⁴⁾ est garant de la cohérence de la politique d\'emploi du personnel hors du périmètre ministériel.

Dans ce cadre,

• il traite des projets de participation de la défense faisant l\'objet d\'un désaccord entre les acteurs institutionnels de la fonction ressources humaines (RH) du ministère ;
• il veille à la pertinence des participations de la défense envisagées ou existantes ;
• il s\'assure de la bonne répartition des contributions et des postes de responsabilités entre les différents pourvoyeurs de ressources humaines ;
• il valide les projets de participations de la défense relevant du titre IV, qui dérogent au principe selon lequel elles sont normalement consenties à titre onéreux ;
• il suit et contrôle l\'ensemble des participations de la défense selon un calendrier qu\'il définit et des modalités qui peuvent notamment prévoir des audits.

Il peut demander à entendre ou à faire entendre l\'une ou l\'autre des parties prenantes concernées par la participation de la défense.

2.4.

Le comité des ressources humaines dispose d\'un secrétariat permanent en charge du recensement et de la préparation des dossiers soumis aux acteurs institutionnels et/ou au comité des ressources humaines. Cet organisme coordonne également l\'élaboration des conventions établies au titre des participations de la défense satisfaites par plusieurs pourvoyeurs de compétences. Il constitue l\'interlocuteur privilégié des organismes extérieurs employeurs de personnel de la défense pour toute question générale portant sur la participation de la défense dont ils bénéficient. Il tient à jour, au profit du comité des ressources humaines et des acteurs institutionnels, les supports de suivi des effectifs concernés. 

3. ÉTABLISSEMENT DES CONVENTIONS.

3.1.

L\'établissement d\'une convention est obligatoire dans tous les cas à l\'exception des participations de la défense exclusivement satisfaites par la voie du détachement. Lorsque la participation de la défense associe du personnel en détachement d\'une part, et mis à disposition ou en situation d\'affectation temporaire d\'autre part, l\'ensemble des emplois concernés est répertorié dans le tableau de contribution en personnel prévu à l\'article 11 ci-après.

3.2.

La convention doit notamment préciser :

1. la mission du personnel, la nature, le niveau des activités exercées ;
2. les modalités de contrôle et de l\'évaluation desdites activités ;
3. les besoins en ressources humaines (familles ou filières professionnelles, catégories, volumes), déclinés dans un tableau de contribution en personnel dont le modèle est joint en annexe III ;
4. les conditions d\'emploi du personnel ;
5. les situations administratives et statutaires et les modalités de la gestion administrative (notation, avancement, durée d\'affectation, ...) ;
6. les modalités et les conditions de prise en charge de la rémunération ainsi que celles du remboursement des frais relatifs aux fonctions exercées.

Elle est conclue pour une durée maximale de dix ans lorsqu\'elle concerne des militaires ou du personnel ouvrier. Cette durée est ramenée à six ans lorsqu\'un organisme accueille du personnel civil.

Un canevas des items qui doivent être traités dans la convention figure en annexe II.

3.3.

La convention est souscrite entre le ministre de la défense ou toute autorité ayant reçu délégation d\'une part, et le responsable de l\'organisme recevant du personnel en participation de la défense ou son autorité de tutelle d\'autre part.

Lorsqu\'une participation de la défense auprès :

1. d\'un établissement public ne relevant pas de la tutelle du ministère de la défense ;
2. d\'une collectivité territoriale ;
3. d\'une organisation internationale ;
4. d\'une association ou d\'une entreprise,

est satisfaite par du personnel militaire en situation d\'affectation temporaire prévue par le 2° de l\'article L 4138-2 du code de la défense, la convention est préalablement soumise à l\'approbation du Premier ministre⁽⁵⁾ et examinée par l\'autorité chargée du contrôle financier dans les conditions prévues par le décret n° 2005-54 du 27 janvier 2005 modifié relatif au contrôle financier au sein des administrations de l\'État et de l\'arrêté du 26 janvier 2006 relatif au contrôle financier des programmes et des services du ministère de la défense.

Au-delà des éléments mentionnés à l\'article 11, la convention doit dans ce cas préciser les objectifs poursuivis par cette participation.

3.4.

La reconduction de la convention doit être expresse et demandée au plus tard 6 mois avant son expiration.

La révision d\'une convention nécessite l\'accord des deux parties et le visa éventuel du comité des ressources humaines, conformément aux dispositions de l\'article 8. Elle donne lieu à la rédaction d\'un avenant.

4. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES.

4.1.

L\'exonération totale ou partielle des rémunérations et charges sociales du personnel de la défense peut être accordée à titre exceptionnel par le ministre, après avis du comité des ressources humaines et lorsque l\'intérêt de la défense le justifie.

Elle peut uniquement intervenir au profit d\'une personne morale de droit public et lorsque les agents sont mis à disposition ou placés en situation d\'affectation temporaire.

4.2.

L\'exonération totale de la charge financière a pour effet de consacrer une part du plafond ministériel des autorisations d\'emplois à la conduite d\'activités hors du périmètre du ministère de la défense.

L\'établissement de la convention nécessite dans ce cas une autorisation accordée par le ministre de la défense, sur présentation du comité des ressources humaines. Les modalités budgétaires de cette exonération sont alors précisées. L\'autorisation ministérielle est établie sous la forme d\'un tableau de contribution en personnel consentie à titre gratuit (TCPG) dont le modèle est présenté en annexe IV. Ce TCPG, joint à la convention, est adjoint au TCP prévu par l\'article 11 ou se substitue à lui.

La modification de ce TCPG conduit à l\'établissement d\'un avenant à la convention. Sa suppression se traduit par une dénonciation de ladite convention dans le respect d\'un préavis de 3 mois.

4.3.

Une évaluation du dispositif institué par la présente instruction sera conduite au terme de la première et de la deuxième année d\'exercice par la direction des ressources humaines du ministère de la défense, en liaison avec les différents acteurs de la fonction « ressources humaines ».

4.4.

L\'instruction n° 17459/DEF/CAB du 24 juillet 2001 relative au suivi des effectifs en participation interne ou externe au ministère de la défense est abrogée.