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Archivé DIRECTION DES PERSONNELS CIVILS DES ARMÉES : Sous-Direction des personnels civils extérieurs DIRECTION CENTRALE DE L'INTENDANCE : Sous-Direction de la solde et des transports ; Service de la mécanographie de l'armée de terre ; Section technique ; DPC : budget, effectifs.

INSTRUCTION N° 64-19/MA/DPC/12 N° 01200/T/19/INT N° 492/M/ST/3 relative aux conditions de paiement des rémunérations des personnels civils extérieurs (terre et services communs).

Du 05 mai 1964
NOR

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  1er modificatif du 10 septembre 1965 (BOC/SC, p. 1137). , 2e modificatif du 5 février 1968 (BOC/SC, p. 128).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  255-0.1.4.

Référence de publication : BO/G, p. 1875.

1. Contenu

GÉNÉRALITÉS.

2. Champ d'application de l'instruction.

La présente instruction concerne à la fois les personnels à traitement mensuel et les personnels à salaire horaire. Toutefois les dispositions détaillées concernant ces derniers seront diffusées ultérieurement.

Organismes intéressés.

Sont rattachés à un central mécanographique dans les conditions définies par la présente instruction les personnels civils extérieurs en fonctions dans les organismes ci-après :

  • établissements et services du matériel, du génie, des transmissions et de l'intendance ;

  • aux personnels propres à ce dernier service il convient d'ajouter les personnels des états-majors, corps et écoles, du service du recrutement, de la mécanographie, de l'action sociale, de la sécurité militaire, de la gendarmerie, de la justice militaire — qui sont traditionnellement rattachés au service de l'intendance pour le paiement de leur rémunération — et ceux du service biologique et vétérinaire. Ces dispositions seront progressivement étendues aux personnels du service de santé des armées.

Personnels visés.

Les personnels visés sont tous les employés et ouvriers en service dans les organismes indiqués ci-dessus. Par « employés » il convient d'entendre tous les personnels à traitement mensuel, c'est-à-dire les fonctionnaires, les agents contractuels et les auxiliaires. Par « ouvriers » il convient d'entendre les ouvriers à statut et, en principe, les ouvriers saisonniers.

Les personnels travaillant à temps incomplet mais de façon permanente (femmes de ménage par exemple) et les personnels payés à la vacation sont également soumis aux dispositions de la présente instruction.

En sont par contre exclus les employés soumis à un régime non statutaire et rémunérés sur des crédits de matériel ou de travaux (cas de certains mensuels « saisonniers » du génie).

Application territoriale.

Les dispositions de la présente instruction ne sont applicables qu'aux personnels civils en service sur le territoire métropolitain de la France.

Il n'est rien changé, jusqu'à nouvel ordre, aux règles qui régissent actuellement le paiement de la rémunération des agents en fonction en Allemagne et en Afrique du Nord.

3. Principes généraux d'exécution du service des traitements et salaires.

On peut considérer que l'ensemble des travaux qui permettent d'assurer le paiement des rémunérations est divisible en deux séries d'opérations :

  • 1. Les opérations de préparation de paiement qui consistent à rassembler les renseignements permettant d'apprécier les droits des intéressés, à déterminer et exposer ces droits, à les calculer et à établir les documents de paiement.

  • 2. Les opérations comptables qui permettent :

    • en ce qui concerne les personnels à traitement mensuel, d'obtenir le versement aux intéressés de leurs émoluments par les comptables du Trésor assignataires sous forme de virement à un compte courant, de chèque sur le Trésor, ou un numéraire par l'intermédiaire des agents délégués ;

    • en ce qui concerne les personnels à salaire horaire, de remettre aux intéressés les sommes qui leur sont dues au moyen des fonds disponibles au compte de la régie d'avances et de reconstituer ensuite le fonds d'avances pour les paiements ultérieurs.

En raison de la complexité que présente pour l'organe employeur l'exécution de la plupart de ces opérations, qui nécessite l'intervention d'un personnel particulièrement qualifié, il a paru préférable de faire appel, notamment pour la préparation du paiement, à des organismes spécialisés dotés des moyens nécessaires en personnel et en matériel.

Le paiement des personnels à traitement mensuel est centralisé, dans le cadre régional, au centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) qui utilise à cet effet les procédés mis en œuvre par le service de la mécanographie de l'armée de terre.

Les modalités particulières de détermination et de paiement des salaires horaires ont conduit par contre à laisser à l'organe employeur, doté d'une régie d'avances, le soin d'assurer lui-même ces tâches en liaison directe avec le service de la mécanographie. Mais le CTAC qui dispose lui-même d'une régie d'avances, assure le paiement des ouvriers en service dans les états-majors, corps et écoles ainsi que dans les organes qui ne constituent pas un établissement ou ne sont pas rattachés à un établissement.

Cette organisation fonctionne en pratique de la façon suivante :

  • 1. Personnels à traitement mensuel.

    Tous les personnels sont rattachés au CTAC de la région militaire sur le territoire de laquelle ils exercent leurs fonctions (A).

    Le rôle des organes employeurs se borne à fournir au CTAC, avec le maximum de précision et dans les plus brefs délais, tous les renseignements permettant de fixer les droits des intéressés.

    Le CTAC détermine ces droits, les traduit en éléments codifiés et les expose sur des imprimés appelés « documents de base » qui lui servent à correspondre avec le central mécanographique régional.

    Le central mécanographique régional assure la réception des documents de base, leur traduction en cartes perforées et l'impression d'états simples ne comportant pas de calculs.

    Il expédie les cartes perforées au centre de paie de Paris (central René-Carmille) qui réalise tous les documents dont la confection implique l'intervention du calcul électronique. Ces documents sont ensuite livrés au central régional qui les groupe avec des documents réalisés par ses propres moyens et les fait parvenir au CTAC.

    Le CTAC transmet les documents à l'intendant militaire ordonnateur en vue du mandatement des rémunérations au profit des parties prenantes.

  • 2. Personnels à salaire horaire :

    • sans intervention du CTAC, la procédure est analogue mais les organes employeurs établissent eux-mêmes les documents de base et correspondent directement avec le central mécanographique régional ; le paiement a lieu avant mandatement ;

    • avec intervention du CTAC, la procédure est identique à celle qui s'applique aux traitements mensuels sauf bien entendu en ce qui concerne le paiement proprement dit qui s'effectue avant le mandatement.

    Les directeurs régionaux de service peuvent, dans un but de meilleure organisation du travail, prescrire le rattachement des ouvriers relevant de leur autorité à un organisme unique stationné à proximité du central mécanographique régional.

4. Contenu

ANNEXES.

  • I.  Utilisation des certificats de cessation de payement modèles 4 et 5.

  • II.  Tenue du fichier alphabétique général.

  • III.  Dossier individuel de paye.

  • IV.  Dossier « organe employeur ».

  • V.  Tenue de la fiche directrice modèle no 1.

  • VI.  Emploi de l'avis de mutation modèle no 3.

5. AVANT-PROPOS.

Les travaux qui permettent d'assurer la rémunération des personnels constituent l'un des aspects essentiels de leur administration.

De la régularité dans la date des paiements, de la sécurité dans le décompte des droits, de la rapidité dans le règlement des rappels dépend en effet le sentiment, chez les administrés, d'être l'objet de l'attention vigilante de l'administration dont ils relèvent et ce sentiment ne peut que stimuler leur activité professionnelle.

Depuis que le décret no 58-6 du 7 janvier 1958 a confié le soin de l'administration des personnels civils à une direction unique pour l'armée de terre l'on s'est efforcé d'uniformiser les méthodes utilisées auparavant en matière de paiement des rémunérations et d'en extraire les solutions qui apparaîtraient comme les meilleures.

A la vérité le développement des procédés modernes de traitement de l'information, leur application à la paie des personnels expérimentée depuis plusieurs années déjà au ministère des armées ne laissaient pas de place à l'hésitation quant au choix du système de préparation du paiement des traitements et salaires.

Les procédés mécanographiques sont en voie de généralisation pour le paiement de la rémunération des personnels civils extérieurs de l'armée de terre et de certains services communs et l'objet de la présente instruction est de décrire les conditions de leur application.

6. Paiement des personnels à traitement mensuel.

6.1. Contenu

DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

6.2. Personnels auxquels s'appliquent les dispositions du présent livre.

Les dispositions du présent livre s'appliquent aux personnels civils des services extérieurs à traitement mensuel, administrés par la direction des personnels civils des armées et exerçant leurs fonctions dans les organismes énumérés à l'article 1er de la présente instruction.

6.3. Organes chargés de l'exécution du service des traitements.

L'exécution du service des traitements des personnels civils visés ci-dessus incombe aux centres territoriaux d'administration et de comptabilité (CTAC) (décret no 60-514 du 2 mai 1960 BO/G, p. 3955).

Les CTAC utilisent à cet effet les procédés mis en œuvre par le service de la mécanographie de l'armée de terre qui est chargé de calculer les traitements à partir des éléments qui lui sont fournis et d'établir les diverses pièces comptables destinées aux opérations de paiement.

6.4. Modalités d'exécution du service des traitements.

L'exécution du service des traitements comporte les opérations successives énumérées ci-après :

  1° Notification des « mutations » au CTAC.

Il importe que le CTAC soit informé, dans les délais les plus brefs, des faits de nature à ouvrir ou à modifier les droits à traitements des agents dont il assure la rémunération ainsi que des modalités suivant lesquelles les paiements seront effectués. Ces faits sont désignés sous le terme général de « mutations ».

Toutes ces mutations, y compris celles d'ordre familial, sont signalées au CTAC par le chef de l'organe employeur et sous sa responsabilité.

  2° Enregistrement des mutations par le CTAC.

La situation des agents quant à leurs droits à traitement est établie à l'ouverture de ces droits ; elle est révisée lors de chaque modification susceptible d'influer sur ces droits.

Les éléments initiaux de cette situation et les modifications ultérieures sont enregistrées sur une fiche « directrice » du modèle no 1 (joint en annexe) avec la référence des pièces justifiant la prise en considération de la mutation.

  3° Appréciation et détermination des droits. Etablissement des documents de base mécanographiques.

Les droits de l'agent sont appréciés et déterminés en fonction des divers éléments de sa situation enregistrés sur la fiche directrice.

Ces éléments sont traduits par le CTAC sur les documents de base destinés au central mécanographique de rattachement.

  4° Décompte des droits et établissement des documents de paiement et de liquidation.

Le décompte (ou calcul) des droits et l'établissement des documents de paiement et de liquidation incombent au service de la mécanographie.

Ces opérations sont effectuées sur le vu des documents de base adressés mensuellement par le CTAC aux dates fixées par un « calendrier prévisionnel ».

En cas de changement collectif et rétroactif des barèmes de traitements, le service de la mécanographie procède automatiquement au décompte des rappels (1).

  5° Préparation des documents de paiement et de liquidation en vue du mandatement et du paiement des traitements.

Dès qu'il a reçu du central mécanographique les documents de paiement et de liquidation, le CTAC procède à leur vérification et prépare le mandatement et le paiement des traitements dans les conditions fixées aux articles 37 à 43 ci-après.

  6° Mandatement.

Les opérations de mandatement incombent à l'intendant militaire ordonnateur qui reçoit à cet effet du CTAC, au début de chaque mois, tous les documents nécessaires concernant la paie du mois en cours.

Après vérification du dossier qui lui a été remis, l'intendant militaire ordonnateur établit et adresse au comptable supérieur du Trésor assignataire, en même temps que ce dossier, les mandats, les avis de crédits et les ordres de paiement destinés au règlement des traitements et au versement des retenues diverses (sécurité sociale, mutuelle, IGRANTE, IPACTE, etc…) aux organismes auxquelles elles sont destinées.

  7° Paiement.

  A) Principes.

Lorsque le traitement mensuel est réglé en numéraire, le paiement a lieu à terme échu, au plus tôt le dernier jour ouvrable du mois. Il peut avoir lieu le vendredi lorsque le dernier jour ouvrable du mois tombe un samedi (2).

En cas de paiement par virement à un compte courant postal, les sommes dues aux agents peuvent être portées le 16 du mois au crédit de leur compte (3).

  B) Modes de paiement.

Le paiement des traitements est effectué, selon le désir exprimé par les bénéficiaires ou en fonction de dispositions réglementaires particulières :

  • en numéraire, par l'intermédiaire d'un « agent délégué » ;

  • par virement à un compte courant postal bancaire ou sur le Trésor ;

  • par chèque tiré sur un comptable du Trésor ;

  • par mandat-carte postal ;

  • par ordre de paiement.

6.5. Détermination, appréciation, exposition des droits.

6.5.1. Rôle de l'organe employeur.

6.5.1.1. Attributions et responsabilités de l'organe employeur.

Dans le cadre des travaux de gestion directe qui lui incombent, l'organe employeur est tenu de signaler au CTAC tous les faits ou événements susceptibles d'influer sur le montant ou le mode de règlement de la rémunération des personnels civils qui lui sont affectés.

Il appartient à cet effet au chef de l'organe employeur :

  • de recueillir auprès des intéressés des renseignements complets ;

  • d'en vérifier l'exactitude ;

  • d'y joindre les pièces justificatives exigées par la réglementation ;

  • de les communiquer au CTAC dans les délais les plus brefs ;

  • d'établir et d'adresser au CTAC, pour le 5 janvier de chaque année, la liste nominative du personnel « employé » effectivement en fonctions à la date du 1er janvier (4).

6.5.1.2. Notification des mutations.

Les mutations sont signalées au CTAC au moyen de l'avis de mutation modèle 3 (voir modèles en annexe) établi dans les conditions fixées à l'annexe VII et accompagné le cas échéant des justifications nécessaires.

6.5.1.3. Justification des mutations.

Les pièces justificatives à joindre à l'avis de mutation varient selon la nature, très diverse, des mutations qui vont de la prise en compte (affectation d'un agent titulaire ou non titulaire, embauchage d'un agent non titulaire) à la radiation des contrôles (voir Article 11) en passant par toutes les modifications que peuvent subir sa situation statutaire, ses charges familiales, son état de santé, etc…

Il convient de noter que les pièces justificatives sont, en principe, adressées au CTAC en double exemplaire.

6.5.1.4. Origine des justifications.

Cette origine varie selon qu'il s'agit de la situation statutaire, résidentielle ou familiale de l'agent.

La pièce justificative peut consister en une copie, établie et certifiée conforme par le chef de l'organe employeur, d'une décision de l'autorité hiérarchique supérieure (5).

L'agent intéressé peut également être invité à produire une fiche individuelle ou une fiche familiale d'état civil, une ampliation de jugement ou tout autre certificat ou attestation émanant d'une autorité civile selon la mutation à justifier.

6.5.1.5. Mutations ne nécessitant pas de justifications.

Certaines mutations ne nécessitent aucune justification. Il suffit alors de produire un avis de mutation modèle 3.

Il en est ainsi notamment des congés de maladie statutaires (6) et de la démission des personnels auxiliaires.

6.5.1.6. Radiation des contrôles.

Afin d'éviter les difficultés que ne manquerait pas de susciter le paiement indu d'une rémunération après radiation des contrôles, cette mutation doit être signalée au CTAC dès qu'elle est connue.

La radiation des contrôles intervient notamment dans les cas de :

  • changement d'organe employeur s'accompagnant d'un changement d'organe payeur ;

  • démission ou licenciement ;

  • révocation par mesure disciplinaire ou radiation d'office pour abandon de poste ;

  • admission à la retraite ;

  • décès.

Lorsque la date d'effet de la mutation est connue à l'avance, l'avis de mutation et les pièces justificatives doivent être produits sur-le-champ, sans attendre que la mutation ait effectivement eu lieu.

6.5.2. Rôle du CTAC.

6.5.2.1. Généralités.
6.5.2.1.1. Principes.
6.5.2.1.1.1. Attributions et responsabilités du CTAC.

Le CTAC est chargé de l'exécution du service des traitements des personnels civils. Il a l'entière responsabilité de la détermination des droits à rémunération des intéressés.

Il lui appartient notamment :

  • d'affecter à l'agent un numéro matricule « paye » ;

  • d'établir et de tenir à jour les fiches directrices ;

  • de constituer et de tenir à jour le fichier alphabétique général ;

  • d'ouvrir et de tenir à jour les dossiers individuels de paye ;

  • d'ouvrir et de tenir à jour les dossiers collectifs d'organe employeur ;

  • d'exploiter les avis de mutation, c'est-à-dire de vérifier la validité des pièces justificatives, de déterminer les éléments du traitement modifiés par la mutation, d'en tirer les conséquences, d'en porter inscription sur la fiche directrice et d'établir les documents de base mécanographiques selon les prescriptions de l'instruction technique diffusée par le SMAT (voir Article 33).

Le CTAC est responsable de la fourniture de ces documents au central mécanographique régional auquel il est rattaché, aux dates prévues par le calendrier prévisionnel.

Il lui appartient également de procéder au calcul de certains rappels particuliers que le service de la mécanographie n'est pas en mesure de traiter.

6.5.2.1.1.2. Justification et notification des faits intéressant l'exécution du service des traitements.

Tout fait susceptible de modifier le montant ou les conditions de paiement des traitements ne peut être pris en considération que s'il est signalé au CTAC dans les conditions fixées aux articles 7 à 11 ci-dessus.

6.5.2.1.2. La prise en compte d'un agent.
6.5.2.1.2.1. Définition de la prise en compte.

(Modifié : 1er modificatif.)

La prise en compte d'un agent est l'acte par lequel le CTAC inscrit pour la première fois cet agent sur ses contrôles.

Dans tous les cas la prise en compte d'un agent est subordonnée à la réception par le CTAC de documents lui permettant :

  • de s'assurer que cette prise en compte lui incombe effectivement ;

  • de vérifier la réalité de la mutation qui en constitue le motif ;

  • de fixer la date de départ, la nature et l'importance des droits ouverts à l'intéressé.

6.5.2.1.2.2. Prise en compte d'un agent nouvellement recruté.

(Modifié : 1er modificatif.)

La prise en compte d'un agent nouvellement recruté résulte :

  • de l'embauchage de cet agent en qualité d'agent contractuel ou d'auxiliaire temporaire ;

  • de l'accession de l'agent à un emploi de fonctionnaire à la suite d'un concours ou au titre des emplois réservés.

La prise en compte est opérée par le CTAC :

  • a).  Dans le premier cas sur le vu :

    • de l'avis de mutation établi par l'organe employeur ;

    • d'une copie du contrat d'embauchage ;

    • de la feuille de renseignement modèle 2 (voir en annexe) ;

    • éventuellement du certificat de cessation de paiement des prestations familiales.

  • b).  Dans le second cas sur le vu des mêmes documents à l'exclusion de la copie du contrat d'embauchage remplacée par une copie de l'arrêté de nomination. Si cet acte a été publié au Journal officiel ou inséré au Bulletin officiel il suffit même d'en inscrire la référence sur l'avis de mutation.

6.5.2.1.2.3. Prise en compte d'un agent consécutive à un changement de CTAC.

Lorsqu'un agent change de CTAC, soit parce qu'il a reçu une nouvelle affectation, soit parce que son organe employeur change lui-même de CTAC de rattachement, sa prise en compte est effectuée par le nouveau CTAC sur le vu :

  • d'un certificat de cessation de paiement modèle 4 ;

  • d'une copie de la fiche directrice modèle 1 ;

    voir modèles en annexe ;

  • d'un avis de mutation modèle 3 ;

    voir modèles en annexe ;

  • d'une copie certifiée conforme de la décision d'affectation.

Le certificat de cessation de paiement et la copie de la fiche directrice sont établis par l'ancien CTAC dès qu'il a connaissance de la mutation et adressés directement au nouveau CTAC.

L'avis de mutation et la copie certifiée conforme de la décision d'affectation sont adressés dans les plus brefs délais au nouveau CTAC par le chef du nouvel organe employeur.

6.5.2.1.2.4. Prise en compte d'un agent provenant d'un organe non rattaché à un CTAC.

C'est le cas notamment des agents provenant d'une administration militaire n'utilisant pas les services d'un CTAC ou issus d'un autre département ministériel.

La prise en compte de ces agents s'effectue sur le vu :

  • d'un certificat de cessation de paiement ;

  • de l'avis de mutation modèle 3 établi par le nouvel employeur accompagné d'une copie certifiée conforme de la décision d'affectation ;

  • d'une feuille de renseignements modèle 2.

Ces documents sont adressés au CTAC par le chef du nouvel organe employeur.

6.5.2.1.3. Mutations postérieures à la prise en compte.
6.5.2.1.3.1. Distinction entre les mutations d'après les modalités de leur justification.

Les modalités selon lesquelles les mutations sont justifiées varient suivant que ces mutations :

  • ont fait l'objet d'une publication au Journal officiel ou d'une insertion au Bulletin officiel ;

  • présentent un caractère automatique ;

  • ne nécessitent pas la production de pièces justificatives proprement dites ;

  • n'entrent pas dans une des catégories précédentes.

En ce qui concerne les mutations de la première catégorie, l'indication de la référence du texte officiel sur l'avis de mutation suffit à les justifier.

Les mutations à caractère automatique sont celles qui interviennent par exemple lorsqu'un auxiliaire atteint l'âge de 18 ans (7) ou lorsque l'un des enfants d'un agent atteint l'âge auquel le montant des allocations familiales est majoré ou celui auquel il cesse d'ouvrir droit à ces mêmes allocations.

Les mutations automatiques n'ont pas à être justifiées. Il convient cependant qu'elles soient signalées par un avis de mutation modèle 3.

Les mutations qui ne donnent pas lieu à la production de pièces justificatives proprement dites sont notamment celles qui résultent d'une décision prise par le chef de l'organe employeur telles que :

  • l'octroi d'un congé de maladie statutaire ;

  • l'acceptation de la démission d'un auxiliaire.

La production en temps utile d'un avis de mutation modèle 3 suffit à les justifier.

Toutes les autres mutations doivent être appuyées d'une pièce justificative originale ou d'une copie certifiée conforme.

Ce document permet au CTAC :

  • de s'assurer de la réalité de la mutation et d'en apprécier les conséquences quant aux droits à rémunération ;

  • de justifier le paiement auprès des comptables supérieurs du Trésor assignataires.

6.5.2.1.4. Cessation des paiements.
6.5.2.1.4.1. Définition.

La cessation des paiements est l'acte par lequel le CTAC raye un agent de son fichier et cesse de lui verser le montant de son traitement.

Elle intervient en cas de :

  • cessation définitive des droits à traitement (8) ;

  • changement d'affectation entraînant prise en compte par un organe payeur autre qu'un CTAC ;

  • changement de CTAC.

Dans ce dernier cas le CTAC d'origine à l'obligation de cesser le paiement à la fin du mois au cours duquel l'agent est muté.

En certaines circonstances la cessation des paiements est partielle et touche uniquement les allocations ou indemnités à caractère familial par suite d'un changement d'allocataire. Tel est le cas notamment des veuves remariées qui cessent d'avoir droit de leur propre chef à ces allocations ou des épouses séparées ou divorcées.

6.5.2.1.4.2. Le certificat de cessation du paiement.

Le certificat de cessation de paiement constitue la pièce justificative de la cessation du paiement dont il certifie la réalité et précise la date d'effet.

Il en existe deux modèles (voir en annexe) :

  • 1. Le CCP modèle 4 utilisé lors d'une radiation des contrôles ;

  • 2. Le CCP modèle 5 réservé aux cas où un agent cesse uniquement de percevoir les allocations et indemnités à caractère familial.

6.5.2.1.4.3. Etablissement du CCP.

  A) CCP modèle 4.

Son établissement incombe au CTAC qui sert le traitement de l'agent intéressé.

Il est établi dès réception de la mutation en un exemplaire original unique. Il est renseigné à l'aide des indications figurant sur la fiche directrice et des décomptes portés sur le dernier bulletin de traitement (voir ANNEXE I).

Le contenu du CCP est destiné à faire connaître de façon précise au nouveau CTAC de rattachement (ou au nouvel organe payeur si l'agent est affecté à un service non rattaché à un CTAC ou à un autre département ministériel) les éléments de prise en traitement de l'agent et notamment :

  • son identité ;

  • sa position statutaire, résidentielle et familiale ;

  • les bases du dernier paiement mensuel effectué à son profit ;

  • les retenues éventuelles à opérer sur son traitement ;

  • le montant des sommes imposables au titre de l'année en cours ;

  • la date à laquelle il a cessé de percevoir son traitement.

Il est délivré de duplicata du CCP que lorsque cette pièce a été perdue. La délivrance du duplicata (9) incombe exclusivement au CTAC qui a produit le document original. Elle ne peut résulter que d'une demande expresse formulée par le nouvel organe payeur de l'intéressé.

  B) CCP modèle 5.

Ce document contient les seuls renseignements nécessaires au nouvel organe payeur pour assurer le paiement des prestations familiales au nouveau bénéficiaire, à savoir :

  • identité de l'allocataire précédent ;

  • taux de l'allocation ;

  • nombre d'enfants ouvrant droit aux divers taux d'allocation ;

  • date de cessation du paiement.

  C) Opérations complémentaires.

Après avoir établi le CCP conformément aux dispositions qui précèdent, le CTAC établit une copie de la fiche directrice et raye l'agent du fichier alphabétique général.

La mutation est ensuite enregistrée sur la fiche directrice originale. L'inscription portée à cet effet au tableau VI de la fiche indique également qu'un certificat de cessation de paiement a été délivré.

La fiche directrice est classée aux archives dans l'ordre alphabétique, sans autre distinction, dans le lot des fiches concernant les agents rayés des contrôles.

La fiche modèle 6 retirée du fichier alphabétique général est complétée par une mention de radiation des contrôles et classée aux archives.

6.5.2.2. Enregistrement et exploitation des mutations.
6.5.2.2.1. Enregistrement des mutations.
6.5.2.2.1.1. Vérification et enregistrement des pièces justificatives.

Dès qu'une mutation lui a été notifiée (voir ci-dessus Article 15, Article 16, Article 17) le CTAC vérifie la validité et la régularité des justifications produites et attribue un numéro d'enregistrement à chaque pièce justificative reconnue valable.

  1. Appréciation de la validité et de la régularité des justifications.

La mutation ayant été signalée et justifiée dans les conditions prévues aux articles 7 à 11 ci-dessus, il appartient au CTAC de vérifier :

  • que les références aux décisions ayant fait l'objet d'une publication officielle et que les mentions relatives aux mutations présentant un caractère automatique sont exactes ;

  • que les pièces justificatives produites émanent d'une autorité et sont régulièrement établies.

  2. Numérotation des pièces.

Les mutations sont inscrites dans leur ordre chronologique au tableau VI de la fiche directrice modèle 1.

Leur numéro d'ordre, pris dans une série unique, est reporté sur l'avis de mutation et sur les pièces justificatives qui l'accompagnent.

  3. Classement des avis de mutation.

Les avis de mutation sont classés au dossier individuel ouvert, au CTAC, au nom de chaque agent dans les conditions prévues à l'annexe III de la présente instruction.

Les mutations dites collectives (états de primes de rendement, d'indemnités horaires ou forfaitaires pour travaux supplémentaires, etc…) sont classées au dossier ouvert au nom de l'organe employeur dont relèvent les intéressés (voir ANNEXE IV).

  4. Destination à donner aux pièces justificatives.

Les pièces justificatives sont mises à l'appui du mandatement dans les conditions fixées à l'article 42 ci-après.

6.5.2.2.1.2. Opérations d'enregistrement lors de la prise en compte d'un agent.

(Modifié : 1er modificatif.)

Sur le vu de l'avis de mutation et des pièces justificatives qui l'accompagnent, le CTAC :

  • 1. Attribue à l'agent un numéro matricule ;

  • 2. Etablit au nom de l'agent une fiche modèle 6 destinée au fichier alphabétique général ;

  • 3. Procède à l'ouverture d'une fiche directrice modèle 1 ;

  • 4. Ouvre au nom de l'agent un dossier individuel (voir ANNEXE III) ;

  • 5. Ouvre s'il y a lieu un dossier d'organe employeur (voir ANNEXE IV) ;

  • 6. Etablit un document de prise en compte mécanographique (voir instruction diffusée par le SMAT).

Le numéro matricule.

Le numéro matricule, véritable « nom mécanographique » de l'agent, est laissé à l'entière initiative du CTAC sous les impérieuses réserves ci-après :

  • a).  Ce numéro doit être un nombre de quatre chiffres au maximum, sans lettre ni autre signe, pris dans une série unique. Il est tenu un registre dans lequel, en face de chaque numéro, figure le nom du titulaire, la date de sa prise en compte et, lorsqu'il vient à être rayé des contrôles du CTAC, la date de cette radiation.

  • b).  Une fois attribué à un agent, le numéro est immuable et ne doit changer sous aucun prétexte.

  • c).  Il ne peut être réutilisé pour un nouvel agent que deux ans au moins après la radiation des contrôles du premier titulaire.

Le fichier alphabétique général.

Pour tout agent pris en compte par le CTAC il est établi une fiche modèle 6. Cette fiche reçoit l'indication des nom et prénoms figurant sur la fiche directrice de l'intéressé, ainsi que le numéro (différent du numéro matricule) attribué à cette fiche directrice.

L'ensemble des fiches modèle 6 forme le fichier alphabétique général, tenu dans les conditions prévues à l'annexe II de la présente instruction.

La fiche directrice.

La fiche directrice modèle 1 (à classement horizontal décalé système « Acker ») est la pièce fondamentale qui permet de connaître à tout moment la situation exacte de l'agent en ce qui concerne ses droits en matière de traitement et de prestations familiales, ainsi que les modalités suivant lesquelles sa rémunération doit lui être versée.

Elle constitue en outre, lorsqu'elle a été versée aux archives du CTAC, le moyen de procéder éventuellement à un examen rétroactif de sa situation.

La fiche directrice, ouverte lors de la prise en compte, n'est renouvelée que lorsque son état matériel le nécessite (tableau VI intégralement rempli, détérioration, etc…).

L'ensemble des fiches directrices constitue le « Fichier contrôle nominatif des traitements ».

Les conditions d'établissement et de tenue des fiches directrices sont exposées à l'annexe V de la présente instruction.

Le dossier individuel de paye.

Il est ouvert au nom de chaque agent, dans les conditions fixées à l'annexe III ci-après, un dossier individuel destiné à recevoir :

  • les avis de mutation exploités ;

  • les exemplaires de bulletin de traitement à conserver par le CTAC ;

  • les pièces diverses et la correspondance concernant la situation personnelle de l'agent.

Le dossier « organe employeur ».

Pour chaque organe employeur dont les personnels civils sont payés par le CTAC il est ouvert un dossier destiné à recevoir les décisions concernant simultanément plusieurs agents appartenant à cet organe et les renseignements particuliers le concernant lui-même.

Les conditions d'ouverture et de tenue de ce dossier sont décrites à l'annexe IV ci-après.

La prise en compte mécanographique.

La prise en compte d'un agent exige que soit communiquée au central mécanographique la totalité des renseignements permettant de calculer le traitement de l'intéressé.

Il est établi à cet effet un document particulier de prise en compte qu'il convient de renseigner minutieusement.

La description de ce document et les modalités de son établissement sont détaillées dans l'instruction diffusée par le SMAT.

6.5.2.2.2. Règles d'exploitation des mutations.
6.5.2.2.2.1. Règles générales.

  1. Principes.

L'exploitation d'une mutation constitue une opération d'une importance primordiale. Elle exige une parfaite connaissance des règles d'allocation des traitements permettant, d'une part, la juste interprétation des faits enregistrés sur la fiche directrice et des codes mécanographiques à utiliser pour traduire ces faits sur les documents de base mécanographiques et, d'autre part, la détermination exacte des droits ouverts à l'agent.

L'exploitation d'une mutation modifiant la rémunération de l'agent comporte essentiellement :

  • la détermination des bases de calcul des nouveaux droits mensuels ;

  • la détermination des bases de calcul du rappel (ou de la retenue) à effectuer si la mutation a un effet rétroactif ou si elle a pris effet en cours de mois.

  2. Délais d'exploitation des mutations.

Les mutations sont exploitées au fur et à mesure qu'elles parviennent au CTAC.

Les mutations non parvenues au CTAC l'avant-veille du jour fixé pour la remise des documents de base au central mécanographique sont exploitées le mois suivant.

  3. Dispositions applicables aux personnels auxiliaires et contractuels recrutés ou rayés des contrôles en cours de mois.

Par dérogation aux dispositions qui précèdent, le calcul des droits acquis par les personnels auxiliaires et contractuels à la fin du mois dans le courant duquel ils ont été recrutés ou à la date à laquelle ils sont rayés des contrôles (date autre que le dernier jour du mois) est effectué par le CTAC et le montant de son traitement est payé à l'intéressé sur la caisse de la régie d'avances du CTAC (10).

Cette règle est également applicable aux fonctionnaires qui prennent leur service en cours de mois.

Ces payements dits « hors chaîne mécanographique » sont régularisés, à l'égard du service de la mécanographie, au cours du mois suivant dans les conditions prévues à l'article 27 ci-après.

  4. Droits afférents à un mois entier.

Les droits afférents à un mois entier sont déterminés à la prise en compte de l'agent et révisés par la suite, soit automatiquement par le service de la mécanographie lors d'une modification générale des traitements, soit par le CTAC lorsqu'il s'agit de mutations individuelles connues suffisamment tôt avant leur date de prise d'effet.

  5. Droits correspondant à des régularisations.

Il y a lieu à régularisation lorsque, de façon générale, une mutation est connue après sa date de prise d'effet. Il convient alors de déterminer soit la période sur laquelle devra porter le rappel correspondant (en augmentation ou en diminution), soit le montant de certaines indemnités à caractère accidentel (11) qui ne figurent pas habituellement dans les éléments mensuels du traitement.

Ces droits sont déterminés selon les règles énoncées à l'article 25 ci-après et exposés sur un document mécanographique particulier.

6.5.2.2.2.2. Règles relatives à la détermination des droits.

  1. Base de détermination des traitements.

Le traitement des fonctionnaires et agents de l'Etat est déterminé sur une base annuelle.

Le traitement d'un mois déterminé représente le douzième du traitement annuel.

Les mois sont indistinctement comptés pour trente jours.

  2. Gain journalier.

Le gain journalier est égal au 1/30 du traitement mensuel, quel que soit le mois considéré. Ce 1/30 est indivisible (12).

  3. Retenue pour absence non justifiée.

Les agents absents du service sans justification un ou plusieurs jours dans le mois subissent sur leur traitement mensuel une retenue égale à autant de fois 1/30 qu'il aura été compté de jours d'absence, la retenue ne pouvant porter, pour un mois déterminé, que sur trente jours au maximum (13).

6.5.2.2.2.3. Rappels.

Le payement des rappels en augmentation ou la retenue des rappels en diminution, y compris ceux qui portent sur une période antérieure à la prise en compte de l'agent, incombe toujours au CTAC qui paye l'agent.

Lorsque le rappel porte sur une période antérieure à la prise en compte de l'agent, son montant est fixé par un état comparatif modèle 7 (voir modèle en annexe) établi par l'ancien organe payeur et envoyé au CTAC.

6.5.2.2.2.4. Reprise en mécanographie des payements effectués « hors chaîne mécanographique ».

(Modifié : 1er modificatif.)

Les payements effectués « hors chaîne mécanographique » et qui sont susceptibles d'influer sur les bases de calcul des cotisations de sécurité sociale, de mutuelle, de l'IGRANTE ou de l'IPACTE ou sur le montant des sommes imposables sont obligatoirement incorporés a posteriori dans la chaîne mécanographique.

Cette régularisation est opérée au moyen de documents de base mécanographiques particuliers dans les conditions prévues par l'instruction diffusée par le SMAT.

6.5.2.2.2.5. Renseignements à fournir par le CTAC à l'administration des contributions directes.

(Modifié : 1er modificatif.)

Conformément aux prescriptions du code général des impôts, le CTAC est tenu de signaler à la fin de chaque année à l'administration des contributions directes le montant des émoluments imposables perçus au cours de ladite année par les agents dont il paye le traitement au 31 décembre (14).

Dès qu'il a achevé les travaux de paye de décembre, le service de la mécanographie établit à cet effet, au profit du CTAC, un bulletin de déclaration fiscale 2470 par administré et un bordereau d'accompagnement 2462 (15).

L'ensemble de ces documents est adressé pour le 31 janvier au plus tard à l'administration des contributions directes par le CTAC.

6.6. Établissement des documents de payement et de liquidation par le service de la mécanographie.

6.6.1.

6.6.1.1. Attributions et responsabilités du service de la mécanographie.

(Modifié : 1er modificatif.)

  1. Attributions.

Le service de la mécanographie exécute les décomptes et établit les documents comptables permettant au CTAC d'aboutir au payement et à la liquidation des traitements des personnels civils dont il a la charge.

Indépendamment des documents susvisés, le service de la mécanographie peut fournir au CTAC, sur instructions de l'administration centrale des états statistiques ou comptables à partir des éléments ayant contribué à la préparation de la paye.

En cas de changements collectifs et rétroactifs des tarifs de rémunération, le service de la mécanographie se charge du décompte des rappels, à l'exclusion de ceux se rapportant à certains cas particuliers (16).

  2. Responsabilités.

Le service de la mécanographie a la responsabilité de reproduire et de tenir compte fidèlement des indications qui lui sont données par le CTAC jusqu'à l'achèvement complet des travaux de paye et des statistiques annexées.

Il effectue les contrôles nécessaires pour aboutir à cette fin, notamment celui de la correcte application des codes mécanographiques.

Il ne saurait par contre se substituer au CTAC pour l'appréciation de la situation et la détermination des éléments qui forment la base des droits individuels. Il ne fait qu'exécuter à cet égard les ordres du CTAC dont la responsabilité reste par suite entière en cas d'indications erronées.

La présence au central régional d'un ou plusieurs représentants qualifiés du CTAC, pendant cette phase préliminaire de vérification, est donc tout particulièrement recommandée pour pouvoir trancher immédiatement les litiges de codification.

6.6.1.2. Organisation de la chaîne mécanographique.

(Modifié : 1er modificatif.)

  1. Principes.

Les opérations qui constituent la chaîne mécanographique peuvent être groupées en trois phases :

  • la préparation des travaux mécanographiques ou exposé mécanographique des droits ;

  • les travaux mécanographiques proprement dits ;

  • l'exploitation des travaux mécanographiques au cours de la phase du payement.

  2. L'exposé mécanographique des droits.

Il consiste initialement en l'établissement en double exemplaire, par le CTAC, d'un document de prise en compte pour chaque agent intéressé. Ce document, qui rassemble tous les renseignements relatifs à la rémunération de l'agent, est ouvert pour chaque nouveau bénéficiaire inscrit sur les contrôles du CTAC.

Par la suite, à l'approche de la date du début des travaux de paye (date fixée par le calendrier prévisionnel), le central mécanographique est informé des mutations grâce à leur inscription sur un document qu'il a lui-même préparé en deux exemplaires et adressé le mois précédent au CTAC et qui porte le nom de « Bulletin de mise à jour des éléments permanents » ; il est constitué par un volet à détacher du bulletin de traitement. S'il n'y a pas de mutation il est à détruire.

Les élément variables de la rémunération, tels que les indemnités occasionnelles, les trop-perçus, les rappels, etc…, sont signalés par le CTAC au moyen d'un document de base collectif de contexture particulière.

  3. Les travaux mécanographiques proprement dits.

Ces travaux sont exécutés sur les ensembles électroniques de gestion du SMAT.

  4. Exploitation du travail mécanographique au cours de la phase du payement.

La phase du payement est celle où sont utilisés les documents comptables précités.

Elle comporte une série d'opérations qui s'accomplissent après la sortie du central mécanographique, au CTAC, au niveau des ordonnateurs puis des comptables du Trésor et s'achèvent aux guichets pour les payements en numéraire.

6.6.1.3. Nature et utilisation des documents de payement et de liquidation produits par le service de la mécanographie.

(Modifié : 1er modificatif.)

  a) Documents produits mensuellement :

  • le bulletin de traitement, qui constitue la pièce comptable de base, est établi en trois exemplaires destinés respectivement au comptable supérieur du Trésor assignataire, à l'intéressé et au dossier individuel par le CTAC ;

  • l'état des traitements et salaires, qui précise les imputations budgétaires, prépare et facilite l'établissement mensuel des mandats et leur sert de pièce justificative, est produit en trois exemplaires dont l'un est joint au mandat alors que les deux autres sont conservés respectivement à l'appui de la comptabilité du CTAC et de celle de l'ordonnateur ;

  • les états de versement aux caisses de sécurité sociale, aux sociétés mutualistes et aux régimes de retraite complémentaire (IPACTE et IGRANTE) sont établis en trois exemplaires qui reçoivent les destinations suivantes :

    • un exemplaire est mis à l'appui des mandats émis à l'ordre de ces organismes ;

    • un second est envoyé aux organismes eux-mêmes ;

    • le troisième est conservé en archives par l'ordonnateur ;

  • les ordres de virement, les avis de crédit postaux, bancaires ou sur le Trésor et les bordereaux descriptifs qui les accompagnent sont établis en quatre exemplaires dont trois sont remis au comptable supérieur du Trésor assignataire ;

  • le bordereau nominatif ou d'accompagnement des bulletins de traitement est produit en trois exemplaires destinés respectivement au comptable supérieur du Trésor assignataire, au CTAC pour ventiler les payements par guichet et par catégorie de personnels, à l'agent délégué pour y recueillir les signatures des agents payés en numéraire ;

  • le bordereau récapitulatif de paye a pour objet de faciliter la liaison entre l'état des traitements et salaires et les bordereaux nominatifs. Il reçoit les mêmes destinations que ces derniers sauf en ce qui concerne le troisième exemplaire qui peut être conservé par le CTAC ;

  • l'état de répartition du numéraire ou décompte de monnaie est établi en un seul exemplaire destiné à l'agent délégué. Il a pour objet de faciliter les opérations de payement en numéraire.

  • l'état des retenues rétroactives ou fiche de versement au compte « Retenues pour pensions civiles » est établi en trois exemplaires destinés respectivement au comptable supérieur du Trésor assignataire, à l'ordonnateur et aux archives du CTAC.

  b) Documents produits annuellement :

  • Le relevé individuel 2470 des sommes imposables est établi en un seul exemplaire destiné au service des contributions directes (17) ;

  • le bordereau 2462 d'accompagnement des bulletins 2470 est établi en deux exemplaires respectivement destinés au service des contributions directes et aux archives du CTAC ;

  • le bordereau nominatif des retenues de sécurité sociale comporte deux exemplaires par caisse de sécurité sociale intéressée. L'un de ces exemplaires est adressé à la caisse, l'autre est conservé en archives par le CTAC ;

  • la situation nominative détaillée des versements à l'IGRANTE et à l'IPACTE est un document de travail qui permet au CTAC de remplir les états préparés que lui adresse la caisse des dépôts et consignations et qui doivent être renvoyés à cet organisme.

  c) Documents produits à la demande.

A partir des fichiers magnétiques dont il dispose le service de la mécanographie est en mesure de fournir certains travaux statistiques découlant des opérations normales de calcul de la paye.

Ce genre de travaux ne peut toutefois être produit qu'après étude et accord préalables.

6.6.1.4. Modalités d'exécution des travaux de paye par le service de la mécanographie.

(Modifié : 1er modificatif.)

  A) Principes.

Les travaux de paye sont réalisés en deux étapes où interviennent successivement le central mécanographique de rattachement et le centre de traitement de Paris.

  1. Le central de rattachement installé en général au chef-lieu de la région militaire et, par conséquent, à proximité du CTAC régional, est chargé des travaux préparatoires suivants :

  • a).  Réception et vérification des documents de base en provenance du CTAC ;

  • b).  Perforation et préparation des cartes « données » ; il lui appartient de transmettre ensuite ces cartes au centre de traitement de Paris, qui se charge d'effectuer l'ensemble des travaux.

  2. Le centre de traitement de Paris (central « René-Carmille ») assure, grâce à ses moyens électroniques, l'exécution des travaux comportant le calcul des traitements et indemnités, la détermination automatique des taux et des périodes de rappels collectifs, l'établissement et le contrôle :

  • des bulletins de traitement ;

  • des bordereaux nominatifs et récapitulatifs de paye ;

  • des états des traitements et salaires (imputations budgétaires) ;

  • de tous les états divers nécessaires au paiement.

  B) Liaisons intérieures au service de la mécanographie.

  1. Entre les centraux de rattachement et le centre de traitement de Paris, les cartes perforées contenant les renseignements recueillis préparés par les centraux de rattachement sont acheminés sur le centre de traitement de Paris par les voies les plus rapides.

  2. Entre le CTAC et le central de rattachement, il appartient au CTAC de déposer chaque mois les documents de base au central de rattachement à la date prévue avant 16 heures.

Il est particulièrement recommandé de faire déposer les documents par un agent capable d'assister utilement à leur vérification et de rectifier ou de compléter sur-le-champ les renseignements mal codifiés ou incomplets, avec l'aide du personnel de contrôle du central de rattachement.

  C) Délai d'exécution des travaux de paye par le service de la mécanographie.

Ce délai est fixé en principe à cinq jours ouvrables dont un pour le central de rattachement, trois pour le centre de traitement de Paris et un pour tenir compte de retards éventuels non imputables au service de la mécanographie : pannes ou grèves affectant soit la distribution d'énergie électrique, soit le fonctionnement des transports par voie ferrée.

Le calendrier prévisionnel des travaux mécanographiques est établi sur cette base, les samedis étant considérés comme systématiquement chômés, et soumis en début d'année à l'accord des CTAC. Une période différente est allouée aux CTAC de province et à celui de Paris, avec priorité pour ce dernier soumis à l'obligation de déposer les mandatements à la paierie générale de la Seine pour le 10 du mois.

6.6.1.5. Consignes de travail détaillées pour l'utilisation des documents et des codes mécanographiques.

(Modifié : 1er modificatif.)

Une instruction prise sous le timbre du service de la mécanographie donne toutes les précisions nécessaires :

  • à la traduction mécanographique des effets de la réglementation relative aux traitements, indemnités et allocations diverses ;

  • à la distinction et à l'utilisation correcte des codes mécanographiques caractérisant chaque élément de la rémunération.

Cette instruction et ses modificatifs, qui traduisent l'évolution de la réglementation, sont diffusés aux organismes intéressés, y compris les CTAC par le service de la mécanographie.

6.6.1.6. Attributions du service de la mécanographie.

Le service de la mécanographie procède au calcul des salaires d'après les éléments qui lui sont fournis sur les documents de liaison et assure le tirage des documents comptables qui permettront à l'organe payeur de payer, puis à l'ordonnateur de mandater les sommes qui reviennent aux ouvriers qu'ils sont chargés de rémunérer.

Le service de la mécanographie peut également, sur instructions de l'administration centrale, produire au profit de l'organe payeur des états statistiques et comptables à partir des éléments utilisés pour les travaux de paye.

En cas de modification rétroactive des bordereaux de salaires, il se charge de décompter les rappels qui en découlent, à condition que la période de rétroactivité ne dépasse pas la durée de conservation des bandes magnétiques en archives.

6.6.1.7. Responsabilités du service de la mécanographie.

Il appartient au service de la mécanographie de respecter fidèlement les renseignements qui lui sont fournis par l'organe payeur et cela jusqu'à l'achèvement complet des travaux de paie et des documents annexes.

Il effectue tous les contrôles nécessaires pour mener cette tâche à bonne fin et vérifie notamment l'application correcte des codes mécanographiques.

Par contre, il n'est pas dans ses attributions de se substituer à l'organe payeur soit pour apprécier la situation des bénéficiaires, soit pour déterminer les éléments qui forment la base des droits individuels.

Il ne fait, en la circonstance, que se conformer aux ordres de l'organe payeur dont la responsabilité reste entière si les indications fournies sont erronées.

6.6.1.8. Organisation de la chaîne mécanographique.

La chaîne mécanographique commence avec la prise en compte du salarié et se termine par le paiement de sa rémunération.

On peut y distinguer trois phases :

  • la préparation du travail mécanographique ou exposé mécanographique des droits ;

  • les travaux mécanographiques proprement dits ;

  • l'exploitation des travaux mécanographiques pour le paiement des salaires.

L'exposé mécanographique des droits qui incombe à l'organe payeur, a été décrit aux articles 65, 66 et 67 de la présente instruction. Il comporte la prise en compte du salarié, l'exposé des mutations intéressant les droits permanents et la fourniture des documents de base collectifs réservés à l'exposé des éléments variables.

La contexture et l'utilisation des documents de base sont décrites de façon détaillée dans l'instruction à l'usage des établissements diffusée par le SMAT.

Les travaux mécanographiques proprement dits sont exécutés sur les ensembles électroniques de gestion du SMAT.

L'exploitation des documents mécanographiques commence au niveau de l'organe payeur et s'achève chez le comptable du Trésor avec le renouvellement du fonds d'avances.

6.6.1.9. Nature et utilisation des documents de paiement et de liquidation produits par le service de la mécanographie.

Le service de la mécanographie produit une masse de travaux mensuels et un nombre plus réduit de travaux annuels.

L'énumération des pièces produites est la même que celle qui figure à l'article 31 (livre 1er) de la présente instruction à quelques détails près.

A partir de son fichier de bandes magnétiques le service de la mécanographie peut également fournir à la demande un certain nombre de travaux statistiques issus des opérations normales du calcul de la paie.

Ce genre de travaux ne peut toutefois être produit qu'après étude et accord préalables de l'administration centrale (direction des personnels civils).

6.6.1.10. Modalités d'exécution des travaux de paie par le service de la mécanographie.

Ces modalités sont décrites à l'article 32 (livre 1er) de la présente instruction auquel il convient de se reporter.

6.6.1.11. Consignes de travail pour l'utilisation des documents de liaison et des codes mécanographiques.

Une instruction prise sous le timbre du SMAT donne toutes les précisions nécessaires :

  • à la traduction mécanographique des effets de la réglementation relative aux salaires, indemnités et allocations diverses ;

  • au choix et à l'utilisation correcte des codes mécanographiques caractérisant chaque élément de la rémunération.

Cette instruction et ses modificatifs éventuels sont directement diffusés par le SMAT aux organes payeurs.

6.6.1.12. Définition.

En matière de salaires, le mandatement est l'acte par lequel un ordonnateur ou son délégué ou suppléant régulièrement accrédité auprès d'un comptable assignataire, donne l'ordre à ce dernier, d'une part de rembourser au compte de la régie d'avances les dépenses faites par le régisseur, d'autre part de payer des dépenses qui n'ont pas à être réglées au moyen de la régie.

6.6.1.13. Les ordonnateurs.

L'ordonnateur principal des dépenses de l'administration militaire est le ministre des armées.

Les ordonnateurs secondaires chargés de mandater les dépenses de salaires visées au présent livre sont, selon les cas :

  • des intendants militaires ;

  • des directeurs régionaux de service ;

  • des directeurs d'établissement spécialement désignés.

6.6.1.14. Rôle du régisseur dans la préparation du mandatement.

Les acomptes sur salaires ne doivent pas être considérés comme des avances de caisse des régisseurs ; les dépenses correspondantes sont mandatées le plus tôt possible et sans attendre le règlement définitif des salaires ; toutefois, l'acompte payé le 20 étant compris sur les pièces justificatives définitives de dépenses, seul l'acompte du 5 de chaque mois donne lieu à un mandatement particulier.

L'acompte du 5 est justifié par un certificat administratif (31) ; ce certificat est remis par le régisseur à l'ordonnateur à l'appui d'un bordereau modèle N° 410-1/22 (32).

Les sommes payées le 20 de chaque mois sont justifiées par :

  • les bulletins de salaire émargés ;

  • l'état des traitement et salaires ;

  • les bordereaux de paie nominatifs et récapitulatifs ;

  • un relevé des imputations budgétaires en double exemplaire (33) ;

  • les pièces habituellement produites en ce qui concerne les prestations familiales.

Ces documents sont adressés par le régisseur à l'ordonnateur à l'appui d'un bordereau modèle N° 410-1/22.

6.6.1.15. Rôle de l'ordonnateur.

Après contrôle, l'ordonnateur émet un mandat au nom de « divers créancier » pour le montant de la dépense imputable au budget de l'Etat et payable à l'échelon local. A l'appui de ce mandat sont produits outre les pièces justificatives de dépenses visées à l'article précédent :

  • un ordre de virement pour le montant de la somme à rembourser au régisseur par inscription à son compte de dépôt de fonds au Trésor ; cette somme correspond aux décaissements effectifs de la régie par remise de fonds aux ouvriers (numéraire ou virement) et ne comprend pas le montant des différents précomptes et retenues qui n'ont pas à être réglés au moyen de la régie ;

  • un ordre de virement pour le montant de la somme à verser à la caisse des dépôts et consignations au titre du régime de retraite ; cette somme comprend la contribution des ouvriers et la part contributive de l'Etat, ainsi que, le cas échéant, les retenues rétroactives ;

  • un ordre de virement pour le montant des retenues à verser aux sociétés mutualistes ; cet ordre de virement est appuyé de l'état des versements aux sociétés mutualistes ;

  • un ordre de virement pour le montant des cotisations de sécurité sociale.

6.7. Mandatements.

6.7.1. Dispositions générales.

6.7.1.1. Définition du mandatement.

Le mandatement est l'acte par lequel un ordonnateur secondaire (ou son délégué ou suppléant) régulièrement accrédité donne l'ordre à un comptable public de payer une dépense de l'Etat.

L'ordonnateur émet à cet effet des titres de payement appelés mandats. Les mandats sont imputés sur les crédits délégués à cet effet par le ministre, ordonnateur principal, aux ordonnateurs secondaires par voie d'ordonnance de délégation. Ils sont assignés sur le comptable principal du Trésor du département de résidence administrative de l'ordonnateur secondaire intéressé (payeur général de la Seine, trésoriers-payeurs généraux des départements).

6.7.1.2. Les ordonnateurs.

L'ordonnateur principal des dépenses de l'administration militaire est le ministre des armées.

Les ordonnateurs secondaires chargés de mandater les dépenses de traitements des personnels visés à l'article 3 de la présente instruction sont les intendants militaires vérificateurs des comptes des CTAC.

6.7.1.3. Rôle du CTAC en matière de mandatement.

Il appartient au CTAC de remettre à l'intendant militaire ordonnateur, en vue de l'établissement des mandats, tous les documents propres à justifier auprès du comptable du Trésor assignataire le bien-fondé de la dépense.

Cette obligation implique pour le CTAC la nécessité de procéder à un travail préparatoire comportant :

  • la mise en ordre matérielle des documents comptables ;

  • la vérification de leur contenu ;

  • la correction des erreurs constatées ;

  • la juxtaposition aux documents comptables des pièces justificatives destinées à les appuyer ;

  • la constitution des dossiers de mandatement.

6.7.1.4. Conditions générales du payement.

La rémunération des fonctionnaires et agents de l'Etat est payable mensuellement « après service fait ».

Les intéressés reçoivent donc, à la fin de chaque mois, la rémunération correspondant au travail qu'ils ont effectué au cours de cette même période. La date des payements en numéraire est fixée au dernier jour ouvrable du mois.

6.7.1.5. Différents modes de payement.

Le traitement peut être payé :

  • soit par virement postal ou bancaire (le compte débité étant celui du comptable du Trésor assignataire) ou par chèque sur le Trésor ;

  • soit en numéraire par l'intermédiaire d'un agent délégué.

Les agents dont la rémunération principale dépasse 1 000 francs sont tenus de se faire ouvrir un compte courant postal, bancaire ou au Trésor.

Les personnels en position d'absence rémunérée qui ne disposent pas d'un compte courant sont payés par chèque non barré tiré sur le comptable du Trésor assignataire.

Les indemnités diverses représentatives de frais (telles que les frais de déplacement et les indemnités de changement de résidence) sont mandatées sur présentation d'états spéciaux.

6.7.1.6. Origine des fonds.

Quel que soit le mode de règlement adopté, c'est le comptable du Trésor assignataire qui, sur le vu des documents qui lui sont remis, apprécie la validité et la régularité de la créance et autorise sa mise en payement.

6.7.1.7. Conditions générales de paiement.

Le salaire des ouvriers auxquels s'appliquent les dispositions du présent livre est payé sous une forme particulière dite « double acompte » ainsi appelée parce que le 5 et le 20 de chaque mois l'ouvrier reçoit un acompte afférent à la quinzaine qui vient de s'écouler. Avec l'acompte du 20 l'ouvrier perçoit les prestations familiales du mois en cours ainsi qu'une somme qui, ajoutée aux acomptes versés le 20 du mois précédent et le 5 du mois en cours, donne le compte exact du salaire gagné le mois précédent. Cette procédure a pour but, en donnant plus de temps aux organes payeurs pour préparer les travaux de paie, d'éviter une « supputation » des heures accomplies dans les derniers jours du mois.

6.7.1.8. Différents modes de paiement.

Le salaire peut être payé, selon le désir du bénéficiaire ou les impératifs de la réglementation :

  • en numéraire à la caisse du régisseur d'avances ou d'un sous-régisseur ;

  • par virement à un compte courant postal ou bancaire, ou par chèque tiré par le régisseur sur son compte de dépôt de fonds ouvert au Trésor.

Les ouvriers en position d'absence rémunérée (et qui ne disposent pas d'un compte courant ou ne peuvent pas se présenter à la caisse du régisseur ou d'un sous-régisseur) peuvent percevoir leur salaire :

  • soit par l'intermédiaire d'un tiers auquel ils ont donné procuration ;

  • soit par mandat-carte postal ;

  • soit par chèque tiré par le régisseur sur son compte de dépôt de fonds ouvert au Trésor.

Les indemnités représentatives de frais (frais de déplacement, indemnités de changement de résidence) qui sont mandatées sur présentation d'états spéciaux non mécanographiés sont payées, après accord du comptable assignataire, en numéraire ou, sur demande de l'intéressé, par virement.

6.7.1.9. Origine des fonds.

Les ouvriers sont payés sur la caisse de la régie d'avances (espèces en caisse, compte de dépôt de fonds au Trésor ou compte courant postal du régisseur). La somme nécessaire à la reconstitution de l'avance après paiement des salaires, est inscrite par le comptable assignataire au compte de dépôt de fonds ouvert dans ses écritures au nom du régisseur d'avances. La justification de la dépense est constituée :

  • par un simple certificat administratif après paiement de l'acompte du 5 ;

  • par les bulletins de salaire et pièces justificatives jointes au mandat après le paiement du solde.

6.7.2. Détail des travaux de préparation de mandatement incombant au CTAC.

6.7.2.1. Mise en ordre matérielle des documents comptables.

Lorsqu'ils parviennent au CTAC, les documents de payement et de liquidation établis par le service de la mécanographie (voir énumération à l'Article 31) se présentent sous forme de bandes continues composées d'une suite d'imprimés de contexture identique. La bande est double, triple ou quadruple suivant le nombre d'exemplaires que doit comporter le document et contient des carbones interposés pour la frappe multiple.

Il est donc nécessaire d'enlever ces carbones devenus inutiles et de fractionner les bandes suivant les pointillés pratiqués entre les documents, puis de grouper les documents de même nature selon leur destination.

6.7.2.2. Contrôle et vérification des documents comptables.

Afin de déceler, le cas échéant, les erreurs ou omissions qui pourraient s'être introduites dans le contenu des documents reçus, il convient de procéder à une vérification sommaire qui consiste essentiellement à rapprocher les bulletins de traitement de ceux du mois précédent et de comparer leurs contenus respectifs, en tenant compte des mutations qui ont pu intervenir entre temps.

6.7.2.3. Rectification des erreurs.

Les erreurs constatées lors de la vérification se traduisent généralement soit par des trop-perçus, soit par des moins-perçus. Elles ne doivent pas donner lieu, en principe, à la correction des chiffres figurant sur les documents. Elles sont simplement signalées sur les trois exemplaires du bulletin de traitement, en bas et à gauche, par une mention manuscrite ou dactylographiée, très apparente, qui indique également la méthode que le CTAC a l'intention d'employer pour les régulariser (18). Cette mention permet ainsi d'informer et l'agent intéressé et le comptable du Trésor assignataire.

6.7.2.4. Procédés de régularisation des erreurs.

Un moins-perçu est régularisé par voie de rappel en augmentation.

Un trop-perçu dont le montant est inférieur à la quotité cessible ou saisissable (19) mensuellement est régularisé par voie de rappel en diminution.

Un trop-perçu dont le montant est supérieur à la quotité cessible ou saisissable (19) mensuellement est régularisé par l'émission d'un ordre de versement au Trésor.

  1° Régularisation par voie de rappel :

Le rappel est signalé au service de la mécanographie sur un document de base intitulé « Rappels et régularisations des personnels à traitement mensuel » qui permettra de grouper le rappel avec le traitement du mois suivant.

  2° Régularisation par ordre de versement :

Le CTAC établit un état comparatif en trois exemplaires respectivement annexés aux trois exemplaires du bulletin de traitement et une demande d'ordre de versement qui indique le montant global des retenues à recouvrer, par chapitre d'imputation budgétaire, et la liste des agents intéressés ainsi que la somme à reverser par chacun d'eux.

Il signale cette mutation au service de la mécanographie à l'aide du document indiqué au paragraphe 1o ci-dessus.

L'intendant militaire ordonnateur établira un ordre de versement qu'il annexera au mandat correspondant et en remettra copie au CTAC.

Le comptable du Trésor assignataire précomptera directement le montant des sommes à recouvrer sur celui du mandat. Le ou les agents intéressés ne recevront donc que la somme correspondant à leurs droits réels du mois (20).

  3° Rectification des documents de payement par le CTAC :

Lorsque le trop-perçu est régularisé par ordre de versement et dans ce cas seulement, le « net à payer » figurant sur le bulletin de traitement (et, éventuellement, sur l'avis de crédit et le bordereau descriptif de virement) est barré et remplacé par la somme correspondant aux droits réels de l'agent.

6.7.2.5. Dispositions applicables lorsque l'erreur constatée concerne un agent rayé des contrôles du CTAC.

  1° Régularisation d'un trop-perçu :

Lorsque l'erreur concerne un agent qui change d'organe payeur ou cesse d'avoir droit à traitement, l'ordre de versement établi à cette occasion est adressé par l'intendant militaire ordonnateur au receveur général des finances.

  2° Régularisation d'un moins-perçu :

S'il s'agit d'un agent qui change simplement de CTAC, l'ancien CTAC établit un état comparatif qu'il adresse, avec le CCP et la copie de la fiche directrice de l'agent muté au nouveau CTAC, pour permettre à celui-ci de procéder au rappel convenable.

S'il s'agit d'un agent qui va dépendre d'un nouvel organe payeur (autre qu'un CTAC) ou qui cesse d'avoir droit à traitement, le rappel est effectué dans les conditions fixées au paragraphe 1o de l'article 40 ci-dessus ; le bulletin de traitement émis le mois suivant au nom de l'agent intéressé comportera exclusivement le montant du rappel.

6.7.2.6. Production des pièces justificatives.

Depuis le début des travaux décrits aux articles 22 à 28 de la présente instruction (enregistrement et exploitation des mutations), le CTAC est en possession des pièces justificatives qui lui ont été adressées par les organes employeurs à l'appui des avis de mutation (voir Article 7 à Article 11 et ANNEXE II).

Alors que le bulletin de traitement est le document comptable fondamental qui permettra au comptable du Trésor assignataire de vérifier la concordance entre la situation statutaire, résidentielle et familiale d'un agent et la rémunération qui lui est allouée, les pièces justificatives constituent pour ce comptable le moyen de vérifier que les éléments de cette situation (identité, résidence, corps, échelon, indice, situation familiale, etc…) tels qu'ils sont exposés sur le bulletin de traitement, sont exacts.

Le CTAC doit donc, chaque fois que cette situation est modifiée, joindre à l'exemplaire du bulletin de paye produit à l'appui du mandatement les pièces justificatives en sa possession (21).

6.7.2.7. Constitution des dossiers de mandatement.

(Modifié : 1er modificatif.)

Il appartient au CTAC, pour faciliter la tâche de l'intendant militaire ordonnateur, de grouper les divers documents comptables et pièces justificatives en autant de dossiers qu'il sera nécessaire, à savoir en principe :

  • un dossier des règlements par virement à un compte courant ;

  • un dossier des règlements par l'intermédiaire des agents délégués, divisé en autant de sous-dossiers qu'il y a d'agents délégués ;

  • un dossier des règlements individuels par chèque sur le Trésor ;

  • un dossier des versements à l'URSSAF par caisse destinataire ;

  • deux dossiers des versements de cotisations à la Caisse des dépôts et consignations (ou pour l'IPACTE, un pour l'IGRANTE) ;

  • un dossier des versements de cotisations aux sociétés mutualistes.

Chaque dossier ou sous-dossier destiné au règlement des traitements contient :

  • les bulletins de traitement et les pièces justificatives jointes ;

  • les bordereaux de paye nominatifs ;

  • les bordereaux de paye récapitulatifs ;

  • les états des traitements et salaires et, s'il y a lieu, la ou les demandes d'ordres de versement.

Le dossier des règlements par virement à un compte courant contient en outre les « avis de crédit-ordre de virement » et les bordereaux descriptifs des virements.

Chaque dossier des versements de cotisations contient les états de versement correspondants.

6.7.3. Rôle de l'intendant militaire ordonnateur.

6.7.3.1. Vérification.

Il appartient à l'intendant militaire vérificateur des comptes du CTAC et ordonnateur des dépenses de personnel de vérifier l'exécution du service.

Cette vérification, qui porte sur les droits acquis et les payements qui en résultent, a pour objet de s'assurer :

  • de la validité et de la régularité des pièces réglementaires établissant l'existence des personnels et la réalité des mutations ;

  • de l'enregistrement correct de ces pièces ;

  • de la juste appréciation des droits créés ou modifiés par les mutations ;

  • de l'exactitude du décompte de ces droits ;

  • de l'exécution des payements.

Elle s'exerce d'une part à l'occasion du mandatement des dépenses et d'autre part, notamment, lors de la vérification des comptes du CTAC

  1° Vérification des dossiers de mandatement.

L'intendant militaire ordonnateur, lorsqu'il est mis en possession des dossiers de mandatement, fait porter son examen sur les droits acquis par les personnels ainsi que sur la présence et l'authenticité de tous les documents exigés par le comptable du Trésor assignataire.

Cette vérification ne fait pas double emploi avec le contrôle et la vérification des documents produits par le service de la mécanographie, opérations effectuées par le CTAC dans les conditions précisées à l'article 38 ci-dessus. Dans ce domaine et à cette occasion l'on ne procèdera qu'à des sondages portant particulièrement sur le contenu des pièces justificatives et de son incidence sur les droits.

  2° Vérification de l'exécution du service.

Les opérations qui constituent cette vérification sont celles qui ne peuvent pas être effectuées lors du mandatement des dépenses et qui se situent dans le cadre général de la vérification des comptes du CTAC exercée par l'intendant militaire.

Le contrôle exercé par cette autorité s'applique notamment aux documents dont dispose le CTAC pour l'exécution du service, à savoir :

  • le fichier alphabétique général ;

  • les fiches directrices ;

  • les dossiers individuels de paye ;

  • les dossiers d'employeur,

et à la production des documents annuels.

La pièce de base de cette vérification est la fiche directrice. Pour contrôler l'exactitude des indications qu'elle contient l'on est amené à vérifier :

  • l'existence des droits (fichier alphabétique, dossier individuel de paye, liste nominative annuelle des personnels contenue dans le dossier d'employeur) ;

  • la tenue des dossiers individuels de paye (présence de la feuille de renseignements modèle 2, des certificats et attestations) ;

  • l'exploitation des mutations (validité, délais, etc…) ;

  • l'exécution des payements (exemplaire du bulletin de paye classé au dossier individuel, état des traitements et salaires, etc…) ;

  • les conditions de prise en compte et de radiation des contrôles (établissement et envoi des CCP) ;

  • les rappels et régularisations ;

  • la suite donnée aux correspondances provenant notamment d'autres organes payeurs et concernant des régularisations à opérer (22).

Cette vérification est effectuée, en principe sur place, suivant un plan annuel de vérification, tenant compte du fait que les agents payés sont groupés selon leur organe employeur. Elle est sanctionnée par le visa de l'agent qualifié de l'intendance qui a reçu mission de l'effectuer, visa qui est apposé sur la fiche directrice.

L'intendant militaire doit exercer, sur l'action de ses vérificateurs, un contrôle supplémentaire s'appliquant à environ 5 p. 100 des fiches directrices vérifiées. La date de ce contrôle est portée sur la fiche directrice.

Les erreurs qui peuvent être relevées au cours des opérations prévitées sont rectifiées et régularisées par les soins du CTAC dans les conditions fixées à l'article 40 ci-dessus.

Les opérations effectuées par les agents délégués sont également soumises au contrôle de l'intendant militaire.

6.7.3.2. Etablissement des mandats.

L'intendant militaire ordonnateur établit un mandat pour chacun des dossiers de payement constitués par le CTAC.

Ce mandat est du modèle N 2-1. Les imprimés joints à l'appui du mandat diffèrent selon le mode de règlement des rémunérations :

  • règlements collectifs par virement de compte :

    • avis de crédit individuel modèle N 3-2 ;

    • bordereau des règlements à effectuer modèle N 6 ;

  • règlements collectifs par l'intermédiaire d'un agent délégué ;

    • ordres de payement modèle N 5-1 ;

  • règlement individuel lorsque le créancier ne dispose pas d'un compte courant :

    • avis d'émission de chèque, avec chèque sur le Trésor, modèle N 4-2.

Les mandats émis dans une même journée et envoyés au comptable du Trésor assignataire par l'intendant militaire ordonnateur sont récapitulés dans un bordereau-journal des mandatements émis modèle N 7-2 et dans un bordereau récapitulatif, par chapitre d'imputation, des mandatements à imputation multiple de dépenses de personnel compris dans le bordereau-journal des mandatements émis (modèle N 8-3).

6.8. Payement.

6.8.1. Payement par virement postal bancaire ou par chèque sur le trésor.

6.8.1.1. Payement par virement postal.

Le payement de son traitement à un agent détenteur d'un compte courant postal est effectué par voie de virement par le comptable du Trésor assignataire. L'agent est informé du crédit porté à son compte par l'avis de crédit qui lui est adressé par le centre de chèques postaux auquel il est rattaché.

6.8.1.2. Payement par virement bancaire ou par chèque sur le Trésor.

  a) Le créancier est titulaire d'un compte en banque.

Qu'il s'agisse d'un compte ouvert à la banque de France ou dans une autre banque, le comptable du Trésor assignataire fait parvenir à la banque de France les ordres de virement avec avis de crédit annexé, récapitulés sur un bordereau d'envoi et accompagnés d'un chèque à l'ordre de la banque de France. Cette dernière en accuse réception, retient les ordres de virement qui concernent des comptes ouverts dans ses écritures et fait parvenir les autres aux banques intéressées.

  b) Le créancier est titulaire d'un compte au Trésor.

Le compte de l'intéressé est crédité directement par le comptable du Trésor assignataire.

  c) Payement par chèque sur le Trésor.

Dans certains cas (agents isolés ou en très petit nombre, agents en position d'absence rémunérée, ne disposant pas d'un compte courant) le traitement peut être payé par chèque non barré tiré sur le comptable du Trésor assignataire.

L'intendant militaire ordonnateur adresse à ce dernier les titres de payement accompagnés des pièces justificatives avec un chèque émis à l'ordre du créancier et un avis d'émission de chèque. Le comptable du Trésor appose sur le chèque l'empreinte de son timbre sec et le renvoie à l'ordonnateur qui le fait parvenir au créancier intéressé.

Les chèques sur le Trésor peuvent être encaissés sans frais auprès des comptables directs du Trésor, des comptables des régies financières ou des comptables des postes, ainsi qu'aux guichets des succursales, bureaux et agences de la banque de France, sur l'ensemble du territoire métropolitain. Ils sont soumis à toutes les dispositions législatives et réglementaires concernant l'émission, l'usage et l'encaissement des chèques.

6.8.1.3. Remise du bulletin de traitement.

A la fin du mois en cours, les exemplaires des bulletins de traitement destinés aux agents payés selon les modalités ci-dessus sont adressés par le CTAC aux organes employeurs pour être remis (ou expédiés par voie postale) aux intéressés.

6.8.2. Payement en numéraire.

6.8.2.1. L'agent délégué.

Lorsqu'un service groupe plus de 25 agents dont la rémunération est payable en numéraire, le montant de cette rémunération peut être versé par le comptable du Trésor entre les mains et sur la seule signature d'un agent dit « agent délégué » habilité par le chef de service.

L'agent délégué répartit les sommes encaissées par lui entre les personnels intéressés qui lui en donnent décharge. Il est responsable des fonds dont il doit assurer la répartition.

6.8.2.2. Désignation des agents délégués.

Le rôle d'agent délégué est confié, de préférence, à un comptable en fonction habituellement chargé de la manipulation de fonds ou, à défaut, à un agent militaire ou civil présentant toutes les garanties désirables. Il doit obligatoirement disposer d'un coffre-fort. Les régisseurs ou sous-régisseurs d'avances ou de recettes sont, en la matière, particulièrement qualifiés pour assumer cette tâche.

Les agents délégués sont désignés par les généraux commandants de région militaire sur proposition du directeur régional de l'intendance en accord avec les autres directeurs régionaux de service.

Dans la plupart des cas il sera désigné un agent délégué pour un ensemble d'organes employeurs d'implantation voisine mais pouvant éventuellement relever de directions de service différentes. Un seul agent délégué doit suffire pour une place de petite ou moyenne importance. Les places de forte importance sont divisées en secteurs dont chacun est doté d'un agent délégué.

Le directeur régional de l'intendance communique la liste des agents délégués :

  • a).  Aux commandants d'armes pour information ;

  • b).  A l'intendant militaire ordonnateur pour l'habilitation des intéressés auprès du comptable du Trésor assignataire ;

  • c).  Au chef du CTAC pour exécution en ce qui le concerne.

6.8.2.3. Attributions des agents délégués.

  A) Réception des documents destinés au payement.

L'agent délégué reçoit :

  • de l'intendant militaire ordonnateur un ordre de payement qui lui permet de percevoir à la caisse locale du Trésor les fonds nécessaires (23) ;

  • du chef du CTAC les bulletins de traitement destinés aux agents payés et le bordereau nominatif qu'ils auront à émarger.

  B) Perception et répartition des fonds.

Le montant des émoluments est versé par le comptable du Trésor entre les mains et sur la seule signature de l'agent délégué qui doit justifier de son identité au moment du payement s'il n'est pas connu personnellement du comptable.

L'agent délégué n'a pas à produire de procuration des agents dont il est le délégué ni à remettre ultérieurement une justification de payement au comptable du Trésor.

Après avoir perçu les fonds à la caisse de ce dernier (24), l'agent délégué en répartit le montant entre les bénéficiaires qui lui donnent décharge sur le bordereau nominatif. Il conserve celui-ci et remet son bulletin de traitement à chaque intéressé.

  C) Conservation des bordereaux nominatifs d'émargement.

Afin de garder trace du payement au cas où celui-ci viendrait à être contesté, l'agent délégué (ou le service auquel il appartient en cas de cessation de fonction) doit conserver les bordereaux nominatifs émargés jusqu'au 31 décembre de la quatrième année suivant l'ouverture de la gestion au cours de laquelle les traitements ont été mandatés.

Pendant cette période les documents doivent être tenus à la disposition de l'intendant militaire ordonnateur, des membres du corps de contrôle ou des inspecteurs de l'administration des finances.

  D) Fonds non distribués.

Si l'agent délégué n'a pu, en raison de l'absence de certains des bénéficiaires, répartir la totalité des fonds, il conserve les sommes non distribuées et les bulletins de traitement correspondants jusqu'à l'expiration du mois qui suit celui au titre duquel le payement devait avoir lieu.

Passé ce délai il procède simultanément aux opérations suivantes :

  • il demande à l'intendant militaire ordonnateur d'émettre à son nom un ordre de versement au Trésor pour le montant des sommes non réparties (25) : cet ordre de versement, émis au titre du compte « dépenses des ministères à annuler par suite de reversement », doit comporter le détail des sommes reversées ;

  • il adresse au chef du CTAC les bulletins de traitement correspondant aux sommes reversées ainsi qu'une copie de la demande précitée en lui demandant de faire procéder, par l'intendant militaire ordonnateur, à un nouveau mandatement desdites sommes et à l'établissement de chèques individuels à l'ordre des intéressés.

Dans l'hypothèse où, par suite du départ d'un agent en cours de mois ou pour tout autre motif, la somme à payer à cet agent est inférieure au « net à payer » inscrit sur le bulletin de traitement, l'agent délégué lui remet la somme qui lui est réellement due et reverse la différence à la caisse du comptable du Trésor selon les modalités fixées ci-dessus.

En échange d'un reversement, l'agent délégué reçoit du comptable du Trésor un reçu ou une déclaration de versement tenant lieu de reçu original qu'il joint au bordereau nominatif émargé pour justifier éventuellement de l'emploi des sommes qu'il était chargé de répartir.

  E) Oppositions sur traitement.

En cas d'opposition sur le traitement d'un agent, c'est le comptable du Trésor assignataire qui précompte la retenue sur le montant de l'ordre de payement destiné à l'agent délégué. Avant de se dessaisir de cette pièce, celui-ci doit relever le nom des débiteurs et le montant des précomptes afin de ne remettre aux intéressés que le montant du traitement précompté inférieure au « net à payer » qui figure sur le bulletin de traitement. Le montant du précompte est inscrit sur le bulletin par l'agent délégué au moment du payement.

7. Paiement des prsonnels à salaire horaire.

7.1. Contenu

(Ajouté : 1er modificatif.)

DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

7.2. Personnels auxquels s'appliquent les dispositions du présent livre.

Les dispositions du second livre s'appliquent aux personnels civils extérieurs à salaire horaire relevant de la direction des personnels civils des armées. Il s'agit des ouvriers des établissements militaires de l'armée de terre et des services communs :

7.3. Organes chargés de l'exécution du service des salaires.

D'une manière générale, l'exécution du service des salaires des personnels visés ci-dessus incombe, dans le cadre de la région militaire, aux organismes désignés et dotés d'une régie d'avances instituée dans les conditions fixées par le décret no 64-486 du 28 mai 1964 (BO/G, p. 2424) Abrogé le 20 juillet 1992, BOC, p. 3357.

En particulier, les CTAC sont chargés de régler le salaire des ouvriers relevant des catégories « état-major » et « intendance » (services seulement), du recrutement, de la mécanographie, de l'action sociale, du service biologique et vétérinaire, de la gendarmerie et de la justice militaire, de la sécurité militaire.

Les travaux matériels de confection des documents comptables nécessaires au paiement et à la justification des dépenses de salaires sont confiés au service de la mécanographie de l'armée de terre.

7.4. Modalités d'exécution du service des salaires.

L'exécution du service des salaires comporte les différentes opérations énumérées ci-après :

  1° Notification à l'organe chargé du service des salaires des éléments nécessaires à l'appréciation des droits.

L'organe chargé du service des salaires (26) doit recevoir des organes employeurs au profit desquels il exerce son activité la notification de tous les éléments nécessaires à l'appréciation des droits des ouvriers.

Les renseignements de base, qui subissent relativement peu de changements dans le temps, sont appelés « éléments permanents » ; les modifications qui peuvent leur être apportées constituent des « mutations ».

Les renseignements relatifs aux conditions dans lesquelles les ouvriers exercent leur activité (nombre et nature des heures effectuées, droit aux primes directement rattachées au salaire) constituent des « éléments variables ».

Les éléments permanents, les mutations et les éléments variables sont portés à la connaissance de l'organe payeur par le chef de l'organe employeur et sous sa responsabilité.

  2° Enregistrement des mutations par l'organe payeur.

L'organe payeur tient constamment à jour, au nom de chaque ouvrier, un document individuel de base contenant les éléments permanents relatifs notamment à l'état civil, à la résidence, à la situation familiale et au régime statutaire de l'ouvrier et qui permet d'enregistrer chronologiquement les mutations qui viennent à modifier ces éléments.

La position de l'ouvrier, quant à son droit à la rémunération, est ainsi établie dès son embauchage et révisée par la suite chaque fois qu'une circonstance nouvelle modifie ce droit. Toutes les mutations enregistrées doivent avoir été justifiées au moyen des pièces que l'organe employeur est réglementairement tenu de fournir.

Le document individuel de base est constitué par une fiche cartonnée tenue dans les conditions fixées à l'article 61 ci-après.

  3° Appréciation et détermination des droits. Etablissement des documents de liaison avec le service de la mécanographie.

Les droits de l'ouvrier sont appréciées et déterminés en fonction :

  • a).  Des éléments permanents enregistrées sur les documents individuels ;

  • b).  Des éléments variables exposés sur les feuilles de pointage et, le cas échéant, sur divers états.

Ces divers éléments sont traduits par l'organe payeur, sous forme codifiée, sur les documents mécanographiques de liaison destinés au central mécanographique de rattachement.

  4° Décompte des droits et établissement des documents de paiement et de liquidation.

Ces opérations incombent au service de la mécanographie ; elles sont menées à bien sur le vu des documents de liaison périodiquement fournis par l'organe payeur aux dates fixées par un « calendrier prévisionnel » établi au début de chaque année à la diligence du service de la mécanographie.

En cas de changement collectif et rétroactif des barèmes de salaires le service de la mécanographie se charge du calcul automatique des rappels.

  5° Réception et contrôle des travaux mécanographiés.

L'organe payeur reçoit du centre de traitement, à des dates également fixées par le calendrier prévisionnel, les documents de paiement et de liquidation. Il procède alors à leur mise en ordre matérielle et à un pointage rapide de leur nombre et de leur contenu.

  6° Paiement.

L'instruction du ministre des finances no 62-21/B1 du 7 février 1962 (BO/G, p. 1744) a fixé les modalités particulières de paiement des salaires des ouvriers de l'administration militaire « terre ».

L'ouvrier reçoit :

  • a).  A la date du 20 du mois : un acompte sur les services faits durant la première quinzaine du mois en cours, acompte calculé en principe sur la base de dix journées ouvrables du travail normalement effectué par l'intéressé ;

  • b).  A la date du 5 du mois suivant : un acompte sur les services faits durant la seconde quinzaine du mois qui vient de s'achever, calculé selon les mêmes règles que le premier acompte ;

  • c).  A la date du 20 de ce même mois :

    • le solde du salaire du mois précédent (montant des droits déduction faite des acomptes précités) ;

    • le cas échéant, les prestations familiales et l'allocation logement du mois en cours ;

    • le ou les rappels éventuels (27).

A ces éléments vient s'ajouter à nouveau le premier acompte du mois et le cycle se continue comme ci-dessus.

  7° Modes de paiement.

Le paiement des salaires peut s'effectuer :

  • par virement du compte courant de la régie d'avance (postal ou au Trésor) au compte courant du bénéficiaire (postal, bancaire ou au Trésor) ;

  • en numéraire à la caisse du régisseur d'avance (ou d'un sous-régisseur) ;

  • par mandat-carte émis sur le compte courant postal de la régie (sur demande de l'intéressé qui accepte que les frais soient mis à sa charge) ;

  • par chèque tiré par le régisseur sur le compte de dépôt de fonds ouvert à son nom au Trésor.

  8° Préparation du mandatement en vue de la reconstitution du fonds d'avances.

Dès que les paiements sont terminés, le régisseur d'avances groupe documents comptables et pièces justificatives en ordre convenable et les adresse à l'ordonnateur chargé de mandater la dépense.

  9° Mandatement.

L'acompte versé le 5 du mois est justifié par simple certificat administratif joint au mandat établi par l'ordonnateur.

Les sommes versées le 20 du mois sont justifiées principalement par :

  • les bulletins de salaire émargés ;

  • l'état des traitements et salaires ;

  • les bordereaux nominatifs et récapitulatifs ;

  • le relevé des imputations budgétaires.

Ces documents sont joints au mandat et aux ordres de virements « à divers créanciers » établis par les soins de l'ordonnateur.

7.5. Détermination. Appréciation. Exposition des droits.

7.5.1. Attributions et responsabilités respectives de l'organe employeur et de l'organe payeur (28)

7.5.1.1. Attributions et responsabilités de l'organe employeur.

Il appartient à l'organe employeur de signaler sans délai à l'organe payeur tous les faits susceptibles d'influer sur le montant ou le mode de règlement de la rémunération des personnels ouvriers inscrits sur ses contrôles.

Sa tâche consiste notamment :

  • 1. Lors de l'embauchage :

    • à réunir sur les intéressés des renseignements complets ;

    • à en vérifier l'exactitude en exigeant au besoin la production des pièces justificatives réglementaires (bulletins d'état civil, certificats de scolarité, etc…) ;

    • à remplir avec soin une feuille de renseignements du modèle no 2 bis, ci-annexé, à y joindre les pièces justificatives et à l'adresser sans retard à l'organe payeur.

  • 2. Par la suite :

    • à signaler à l'organe payeur, dès qu'elles se sont produites, les mutations portant sur les éléments permanents, à l'aide d'un avis de mutation du modèle N° 3560/3 ci-annexé auquel sont jointes s'il y a lieu les pièces justificatives convenables ;

    • à produire à la fin de chaque mois, sous forme d'un relevé des éléments variables inspiré du modèle N° 356-0*/8 joint en annexe, toutes les précisions utiles sur les services faits au cours du mois, semaine par semaine, par le personnel ouvrier.

7.5.1.2. Attributions et responsabilités de l'organe payeur.

L'organe payeur détient l'entière responsabilité de la détermination des droits à rémunération des ouvriers, en fonction des éléments qui lui sont fournis par l'organe employeur.

Il entre dans ses attributions :

  • d'affecter à chaque ouvrier le numéro matricule qui constitue son repère mécanographique ;

  • d'ouvrir et de tenir à jour les fiches individuelles ;

  • de constituer, si l'importance de l'effectif payé le justifie, un fichier alphabétique général des salariés ;

  • d'ouvrir des dossiers individuels de paye où seront classées les pièces à conserver (bulletins de salaire, avis de mutation, etc…) ;

  • d'ouvrir pour chaque organe employeur, s'il y a lieu, un dossier destiné à recevoir les documents à caractère collectif émis par cet organe en vue de renseigner l'organe payeur ;

  • d'exploiter les fiches individuelles, les avis de mutations et les relevés d'éléments variables pour déterminer les droits des salariés et les traduire sur les documents mécanographiques de liaison ;

  • de remettre ces derniers en temps opportun au central mécanographique de rattachement et d'assurer la réception en retour des travaux mécanographiés ;

  • de procéder au règlement des salaires et de saisir l'ordonnateur compétent pour le mandatement de la dépense.

7.5.2. Base de détermination des droits. Enregistrement des éléments permanents et variables.

7.5.2.1. Eléments servant de base à la détermination des droits.

Le salaire d'un ouvrier comporte des éléments dits permanents, relativement stables dans le temps et des éléments variables, susceptibles de se trouver modifiés chaque mois.

Parmi les premiers on peut citer :

  • l'horaire hebdomadaire de travail ;

  • l'adresse de l'organe employeur ou résidence administrative, qui détermine la zone d'abattement ;

  • la situation familiale, qui détermine le droit aux prestations familiales ;

  • la situation statutaire (profession, groupe, échelon) qui, liée à la zone d'abattement, détermine le salaire horaire ;

  • l'exercice de fonctions particulières (chef d'équipe par exemple) qui donne droit à une prime particulière.

Les éléments variables comprennent notamment :

  • le nombre d'heures de travail effectuées, semaine par semaine, au cours du mois par l'ouvrier ;

  • le nombre et le taux des heures supplémentaires ;

  • le taux de la prime de rendement ;

  • le nombre et le taux des primes occasionnelles ;

  • le nombre des heures de travail effectuées à titre exceptionnel au groupe supérieur ;

  • la durée des congés statutaires, stages et absences diverses.

C'est la combinaison de ces éléments permanents et variables qui permet la détermination des droits, mais il convient, en tout état de cause, de souligner que le salaire proprement dit est fondé sur une base essentiellement hebdomadaire, en ce qui concerne particulièrement la distinction entre les heures normales et les heures supplémentaires.

7.5.2.2. Enregistrement des éléments permanents. Fiche individuelle.

Il appartient à l'organe payeur d'ouvrir, dès l'embauchage d'un ouvrier, un document sur lequel puissent être enregistrés tous les renseignements de caractère permanent qui concernent l'intéressé, ainsi que certains éléments variables tels que les congés de maladie.

Ce document est constitué par une fiche cartonnée dont le modèle n'est pas imposé. On pourra soit adopter la fiche directrice modèle no 1 prévue pour les personnels à traitement mensuel, en apportant les aménagements utiles à la partie A du tableau II notamment, soit conserver le modèle utilisé avant la mise en vigueur de la présente instruction si sa contexture permet le même usage.

En tout état de cause la fiche individuelle doit contenir les renseignements suivants :

  • état civil (nom, prénoms, date de naissance, domicile) ;

  • désignation et lieu d'implantation de l'organe employeur ;

  • situation statutaire (cadre, profession, groupe, échelon) ;

  • numéro d'immatriculation à la sécurité sociale ;

  • situation de famille (position matrimoniale, charges familiales) ;

  • nom et prénoms, date de naissance et lieu de résidence des enfants à charge ;

  • mode de paiement choisi et, s'il y a lieu, intitulé exact du compte courant postal ou bancaire.

Il serait par ailleurs très souhaitable que le verso de la fiche fût aménagé de façon à permettre l'enregistrement des congés de maladie, sous la forme adoptée pour la fiche directrice modèle no 1 précitée, ainsi que l'enregistrement chronologique des mutations.

L'essentiel des renseignements figurant sur la fiche individuelle est fourni par l'organe employeur au moyen d'une feuille de renseignements du modèle N° 356-0*/2 bis, joint en annexe. Cette feuille est toujours établie en deux exemplaires dont l'un est adressé à l'organe payeur alors que le second est conservé au dossier du personnel de l'intéressé.

7.5.2.3. Mise à jour de la fiche individuelle.

La mise à jour de la fiche individuelle est effectuée à l'aide des avis de mutation produits par l'organe employeur. Les avis de mutation (du modèle N° 356-0*/3 joint en annexe) sont classés, après exploitation, au dossier individuel de paie ouvert au nom de l'intéressé.

7.5.2.4. Enregistrement des éléments variables.

Il est nécessaire que tous les renseignements utiles soient fournis sur un document unique, qui, établi par l'organe employeur, sera utilisé directement par l'organe payeur pour renseigner les documents mécanographiques de liaison.

Tel est le but du modèle N° 356-0*/8 joint en annexe à la présente instruction et intitulé « relevé des éléments variables ». Son adoption n'est cependant pas obligatoire et l'on pourra, soit conserver le modèle en usage actuellement, soit perfectionner en fonction des besoins locaux le modèle proposé.

Il importe en tout état de cause que les renseignements fournis permettent de fixer sans équivoque et en conformité avec la réglementation les droits des intéressés. L'on s'attachera notamment à respecter rigoureusement la base hebdomadaire de répartition du nombre et du taux des heures supplémentaires.

7.5.3. Appréciation et expositions des droits.

7.5.3.1. Appréciation des droits.

L'appréciation des droits à salaire présente une certaine complexité notamment lorsqu'il s'agit de matières telles que les congés de maladie.

Aussi importe-t-il que les agents chargés de cette tâche aient une connaissance parfaite de la réglementation.

Les droits du salarié sont appréciés en fonction :

  • du contenu de la fiche individuelle régulièrement tenue à jour au fur et à mesure que des mutations viennent en modifier les éléments ;

  • des renseignements, fournis mensuellement, qui figurent sur le relevé des éléments variables : heures de présence, primes, indemnités, absences diverses, etc…

7.5.3.2. Exploitation de la fiche individuelle pour l'appréciation et l'exposé des droits permanents.

Les indications de la fiche individuelle, fournissent les éléments de base de la rémunération, à savoir :

  • situation familiale et zone d'abattement, pour les prestations familiales ;

  • groupe professionnel, échelon et zone d'abattement pour le montant horaire du salaire et de la prime de rendement ;

  • régime statutaire, pour le régime de retraite et les avantages divers.

La fiche indique également le mode de paiement choisi par l'intéressé (numéraire, compte courant, etc…).

Tous ces éléments sont transcrits sous une forme codifiée sur un document de liaison mécanographique appelé « document de prise en compte », qui est adressé au central mécanographique de rattachement aussitôt qu'un ouvrier vient d'être inscrit sur les contrôles.

Toute modification d'un ou plusieurs éléments permanents doit être signalée sans délai au central mécanographique au moyen d'un document dénommé « bulletin de mise à jour des éléments permanents » qui est en fait un volet détachable fourni chaque mois en deux exemplaires avec le bulletin de salaire ; il contient donc, prétabulées, les indications correspondant à la situation du moment. Les éléments à modifier sont rectifiés en rouge ; s'il y a lieu d'ajouter un nouvel élément, il suffit d'indiquer le code qui le désigne dans l'un des « créneaux » réservés à cet usage.

7.5.3.3. Exposé des éléments variables.

Le salaire de l'ouvrier, payé mensuellement, est fonction à la fois du salaire horaire de base et du décompte hebdomadaire des heures de travail ; il importe donc, pour faire la distinction des heures payées à des tarifs différents et calculer le salaire brut, de connaître en fin de mois, semaine par semaine, le nombre d'heures pendant lequel l'ouvrier a exercé son activité.

Il est également nécessaire de connaître ses droits aux diverses primes et indemnités et de distinguer les périodes de travail effectif et celles d'absences rémunérées que régissent, dans chaque cas considéré, des dispositions particulières.

Le document mécanographique de liaison réservé à l'exposé des éléments variables est un document collectif mensuel présenté sous la forme d'une liste nominative à colonnes multiples ; sa contexture permet de distinguer les heures normales, les heures majorées imputables sur les crédits normaux, les heures supplémentaires payées sur les crédits spéciaux, le taux de la prime de rendement, les primes diverses à taux horaire ou journalier et les périodes pendant lesquelles elles sont attribuées, les périodes de congé annuel ou exceptionnel, de maladie à plein salaire ou à demi-salaire, d'accident du travail.

7.5.3.4. Rappels et régularisations.

Les rappels collectifs résultant de la parution d'un nouveau bordereau de salaires sont exécutés de façon automatique par le service de la mécanographie, sans que les organes payeurs ou employeurs aient à intervenir, à condition toutefois que la période de rétroactivité du bordereau ne dépasse pas la durée de conservation en archives des bandes magnétiques récapitulatives.

Le document utilisé lors d'un rappel individuel ou d'une régularisation comporte les colonnes nécessaires à l'exposé simultané des droits anciens et des droits nouveaux.

7.5.3.5. Cessation de paiement. Généralités.

La cessation du paiement est l'acte par lequel l'organe payeur raye un ouvrier de ses contrôles et cesse de lui verser sa rémunération.

Elle intervient :

  • en cas de cessation définitive du droit au salaire (démission, licenciement, révocation, admission à la retraite, décès, etc…) ;

  • en cas de changement d'affectation impliquant un changement d'organe payeur.

La cessation de paiement peut ne toucher parfois que les seules allocations à caractère familial, en cas de changement d'allocataire notamment.

7.5.3.6. Le certificat de cessation de paiement.

Le certificat de cessation de paiement justifie l'arrêt du versement du salaire, précise sa date d'effet et indique le détail du dernier salaire payé à l'intéressé.

Les modèles à utiliser figurent en annexe à la présente instruction :

  • le certificat modèle N° 356-0*/4 concerne l'ensemble du salaire ;

  • le certificat modèle N° 356-0*/5 est réservé au cas où l'ouvrier cesse uniquement de percevoir les prestations familiales.

7.5.3.7. Etablissement du CCP.

  a) CCP modèle N° 356-0*/4 :

Il est adressé par l'organe payeur du salaire de l'ouvrier dès que la mutation est connue, en un exemplaire unique ; il est renseigné à l'aide de la fiche individuelle et du dernier bulletin de salaire.

Il est destiné à faire connaître de façon précise à un nouvel organe payeur les éléments sur lesquels a été fondée la rémunération de l'ouvrier et notamment :

  • son état civil ;

  • sa position résidentielle, familiale et statutaire ;

  • le détail des sommes constituant le dernier paiement mensuel effectué à son profit ;

  • les retenues éventuelles à opérer sur le salaire ;

  • le montant des sommes imposables au titre de l'année en cours ;

  • la date à laquelle il a cessé de percevoir son salaire.

  b) CCP modèle N° 356-0*/5 :

Ce document, établi dans les mêmes conditions que le CCP modèle N° 356-0*/4, contient exclusivement les renseignements nécessaires soit à un nouvel organe payeur, soit à une caisse d'allocations familiales pour établir les droits du nouveau bénéficiaire des prestations, à savoir :

  • l'indemnité de l'allocataire dessaisi ;

  • le taux des diverses allocations ;

  • le nombre d'enfants ouvrant droit aux prestations ;

  • la date d'effet de l'arrêt du paiement.

Les dispositions de l'annexe I à la présente instruction relative à l'utilisation des CCP modèles N° 356-0*/4 et N° 356-0*/5 en ce qui concerne les personnels à traitement mensuel, sont également applicables mutatis mutandis aux personnels à salaire horaire.

7.5.3.8. Notification de la cessation de paiement au service de la mécanographie.

La cessation de paiement est signalée au service de la mécanographie sur le bulletin de mise à jour des éléments permanents.

La manière de procéder en la circonstance est fixée par l'instruction diffusée par le SMAT.

7.6. Établissement des documents de paiement et de liquidation par le service de la mécanographie.

7.7. PAIEMENT.

7.7.1. La régie d'avances.

7.7.1.1. Définition. Généralités.

Une régie d'avances est instituée pour le paiement de certaines dépenses imputables au budget de l'Etat auprès de l'établissement qui dispose à cet effet d'une avance de fonds qui lui est consentie par le Trésor.

En principe, seuls peuvent être payés par l'intermédiaire d'une régie d'avances :

  • les menues dépenses, dans la limite d'un montant fixé par arrêté du ministre des finances ;

  • la rémunération des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation ;

  • les secours urgents et exceptionnels ;

  • les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu'il n'a pas été consenti d'avance ;

  • le traitement ou le salaire des personnels qui entrent au service de l'administration ou la quittent en cours de mois.

L'arrêté qui institue la régie fixe également le montant de l'avance consentie au régisseur, montant égal au maximum (29) au huitième du montant prévisible des dépenses annuelles à payer par le régisseur.

La régie d'avances est gérée par un régisseur nommé par arrêté du ministre des armées.

7.7.1.2. Obligations et responsabilités du régisseur d'avances.

Le régisseur d'avances est un comptable de deniers publics astreint à la constitution d'un cautionnement. Il tient une comptabilité destinée à faire ressortir à tout moment la situation de l'avance reçue.

Il est soumis aux contrôles du comptable public assignataire et de l'ordonnateur ainsi qu'aux vérifications de l'inspection générale des finances, des autorités habilitées à contrôler sur place le comptable public assignataire, et du corps de contrôle des armées.

Il doit être titulaire d'un compte de dépôt de fonds au Trésor et d'un compte courant postal.

7.7.1.3. Perception de l'avance par le régisseur.

Pour obtenir que l'avance fixée par l'arrêté constitutif de la régie soit mise à sa disposition le régisseur établit une demande qu'il remet à l'ordonnateur compétent. Celui-ci en vérifie la régularité, la revêt de sa signature et la transmet au comptable supérieur du Trésor intéressé. S'il reconnaît la demande comme régulière le comptable supérieur crédite le compte de dépôt de fonds ouvert dans ses écritures au nom du régisseur. Ce dernier peut alors tirer des chèques sur ce compte :

  • pour effectuer des retraits de fonds en numéraire ;

  • pour alimenter son compte courant postal ;

  • pour régler les dépenses dont il est chargé d'assurer le paiement.

7.7.1.4. Reconstitution de l'avance.

Après paiement des dépenses et pour obtenir que l'avance soit rétablie à son montant initial afin de permettre les paiements ultérieurs, le régisseur remet à l'ordonnateur :

  • après règlement de l'acompte du 5, un simple certificat administratif indiquant le montant global des sommes payées ;

  • après règlement des salaires le 20 du mois, l'ensemble des pièces justificatives des versements effectués par ses soins.

L'ordonnateur vérifie les pièces produites puis émet un mandat de remboursement au nom du régisseur et l'adresse, accompagné des pièces justificatives, au comptable public assignataire.

Sauf dérogation accordée par le ministre des finances, cette dernière opération doit intervenir au plus tard dans le délai d'un mois à compter de la date du paiement des dépenses.

Dès qu'il a reconnu la régularité du mandat et des pièces justificatives, le comptable supérieur assignataire crédite du montant de la somme mandatée le compte du régisseur et fait parvenir à ce dernier l'avis de crédit le concernant.

7.7.1.5. Sous-régisseurs.

Le régisseur d'avances peut être autorisé, par arrêté du ministre des armées, à consentir des avances à des sous-régisseurs agissant pour son compte et sous sa propre responsabilité.

L'ordonnateur secondaire fixe, sur proposition du régisseur et, s'il y a lieu, après avis du directeur d'établissement, les modalités de fonctionnement des sous-régies et notamment :

  • la nature des dépenses que les sous-régisseurs sont autorisés à payer ;

  • le montant maximal des avances qui peuvent leur être consenties ;

  • le délai maximum dans lequel ils doivent rapporter au régisseur la justification de l'emploi des fonds qui leur ont été avancés.

Ces décisions sont notifiées au comptable du Trésor intéressé.

7.7.2. Praparation matérielle de la paie.

7.7.2.1. Préparation des documents de paiement.

Lorsqu'ils parviennent à l'organe payeur, les documents établis par le service de la mécanographie se présentent sous la forme de bandes continues composées d'une suite d'imprimés de présentation et de format identiques, repliées en accordéon. La bande est en double, triple ou quadruple épaisseur, selon le nombre d'exemplaires que doit comporter le document et contient des carbones interposés qui ont permis leur frappe multiple lors du passage sur les machines imprimantes.

Il est nécessaire d'enlever ces carbones désormais inutiles et de fractionner les bandes suivant les pointillés pratiqués entre les documents puis de grouper ces derniers suivant leur destination et leur usage.

7.7.2.2. Contrôle et vérification des documents de paiement.

Bien que les documents aient fait l'objet de contrôles techniques avant de quitter le service de la mécanographie, l'organe payeur pourra, s'il le juge utile, procéder de son côté à un contrôle d'ensemble des pièces et à une vérification rapide des bulletins de salaire par comparaison avec ceux du mois précédent en tenant compte des mutations intervenues entre temps. L'on s'attachera toutefois, dans la mesure du possible, à réduire les vérifications à de simples sondages méthodiques afin d'éviter toute perte de temps non justifiée.

7.7.2.3. Rectification des erreurs.

Il importe de régulariser, sans corriger les chiffres figurant sur les documents, les trop-perçus ou les moins-perçus qui peuvent y apparaître par suite soit d'une erreur de l'organe payeur (codification erronée, chiffres mal tracés, etc…), soit d'une erreur mécanographique (faute de perforation, carte détériorée, défaut de tabulation, etc…).

Les méthodes à employer à cet effet ont été décrites aux articles 39, 40 et 41 (livre 1er) de la présente instruction en ce qui concerne les traitements mensuels.

Elles s'appliquent mutatis mutandis aux salaires horaires.

7.7.3. Modalités de paiement.

7.7.3.1. Paiement en numéraire.

Le régisseur d'avances effectue le retrait des fonds en numéraire à son compte de dépôt de fonds au Trésor (30).

Les sous-régisseurs retirent les fonds en numéraire à leur compte courant postal préalablement alimenté par le régisseur d'avances.

Les fonds sont, le jour de la paie, versés aux bénéficiaires qui en donnent décharge :

  • sur la liste nominative des acomptes lors des paiements effectués le 5 du mois ;

  • sur le premier exemplaire du bulletin de salaire lors du règlement effectué le 20 du mois.

Ces pièces serviront de justification pour le remboursement des dépenses au régisseur d'avances.

Chaque ouvrier reçoit, selon le paiement effectué, soit un bulletin d'acompte, soit un exemplaire du bulletin de salaire.

7.7.3.2. Paiement par virement postal.

(Modifié : 2e modificatif.)

Le paiement de son salaire à un ouvrier titulaire d'un compte courant est effectué par voie de virement débitant le compte courant postal ouvert au nom du régisseur d'avances. L'ouvrier est informé du crédit porté à son compte par l'avis de crédit qui lui est adressé par le centre de chèques postaux auquel il est rattaché.

En règle générale, les salaires nets des ouvriers (après déduction des retenues et prestations familiales non comprises) dépassant 1 000 francs pour un mois entier doivent être payés par virement à un compte courant (postal, bancaire ou au Trésor).

Le ministre de l'économie et des finances a cependant admis que l'obligation de paiement par virement s'applique seulement aux salaires dont le montant excède 1 000 francs par quinzaine, dès lors que ce personnel est payé à la quinzaine.

Malgré l'option ainsi offerte il y a lieu d'inciter les ouvriers à maintenir le mode de paiement par virement de leur salaire et de n'y déroger qu'à l'égard de ceux qui le demanderaient expressément.

7.7.3.3. Paiement par virement bancaire.

Quelle que soit la banque qui tient le compte de l'intéressé, le régisseur d'avances fait parvenir à la banque de France :

  • les ordres de virement, avis de crédit ;

  • un bordereau récapitulatif des ordres de virement ;

  • un chèque tiré sur son compte courant postal, d'un montant égal au total des sommes à virer.

La banque de France accuse réception de l'envoi, retient les ordres de virement qui concernent des comptes ouverts dans ses écritures et fait parvenir les autres aux banques intéressées.

Dans le cas particulier où l'ouvrier est titulaire d'un compte de dépôt de fonds au Trésor, le régisseur d'avances émet un chèque barré tiré sur son propre compte au Trésor et l'adresse au comptable chargé de le tenir. Ce dernier fait le nécessaire pour que le compte du bénéficiaire soit crédité.

7.7.3.4. Paiement en numéraire des ouvriers absents.

Le salaire des ouvriers qui ne disposent pas d'un compte courant et qui, pour un motif quelconque, ne sont pas en mesure de se présenter en temps utile à la caisse du régisseur ou d'un sous-régisseur, peut être versé par l'un des moyens suivants :

  • entre les mains d'un tiers à qui l'intéressé a remis une procuration (modèle no 12 en annexe). La signature de l'intéressé n'a pas à être légalisée par le maire ou le commissaire de police si elle est certifiée par son chef de service ;

  • par mandat-carte. Le mandat-carte établi au nom du bénéficiaire est toujours émis par l'intermédiaire du compte courant postal du régisseur ; pour bénéficier de ce mode de règlement, l'intéressé doit en avoir fait la demande préalable en précisant qu'il accepte la mise à sa charge des frais postaux.

Le paiement par mandat-carte est proscrit lorsque l'intéressé est domicilié dans la commune où est implanté l'organe payeur. Il convient d'en limiter l'emploi à des situations particulières : ouvrier placé en congé de longue durée ou quittant définitivement le service par exemple : par chèque tiré par le régisseur sur son compte de dépôt de fonds au Trésor.

Ce chèque peut être barré ou non barré ; il est obligatoirement barré si son mandat est supérieur à 1 000 francs.

Les chèques non barrés sont payables :

  • à vue à la caisse du comptable du Trésor qui tient le compte du régisseur ;

  • après autorisation (ou visa préalable) du comptable tiré, à la caisse d'un autre comptable du Trésor.

Les chèques barrés doivent être présentés au comptable tiré par une banque ou un centre de chèques postaux ; ce mode de paiement n'est donc pas applicable, en principe, lorsque les bénéficiaires ne disposent pas d'un compte courant ; ceux-ci peuvent cependant en percevoir le montant en numéraire :

  • à la caisse du comptable tiré si celui-ci les connaît personnellement et honorablement ;

  • à la caisse d'un autre comptable du Trésor si le chèque est visé « bon à payer » sur ladite caisse par le comptable tiré.

7.7.3.5. Remise du bulletin de salaire.

Dès que les opérations de paiement sont achevées, l'exemplaire du bulletin de salaire destiné aux ouvriers payés par virement, par mandat-carte ou par chèque est remis, ou expédié par voie postale, aux intéressés.

7.8. Mandatement.

Notes

    30Le transport des fonds est assuré dans les conditions de protection fixées par circulaire 10174 /SEG/CAB/EMP du 02 avril 1954 (BO/G, p. 1488).

Pour le ministre des armées et par délégation :

L'intendant général de 1re classe, adjoint au directeur central de l'intendance,

DISPONS.

Pour le ministre et par délégation :

Le directeur des personnels civils des armées,

BOUZOU.

L'administrateur civil, sous-directeur, chef du service de la mécanographie de l'armée de terre,

BALLEREAU.

Annexes

ANNEXE I. Utilisation des certificats de cessation de payement modèles 4 et 5.

I Certificat de cessation de payement modèle n°  4.

A)

Le certificat de cessation de payement modèle no 4 est délivré :

  • soit lorsque l'agent cesse d'avoir droit à un traitement (démission, licenciement, révocation, admission à la retraite, décès, etc…) ;

  • soit lorsqu'il reçoit une nouvelle affectation comportant un changement d'organe payeur.

B)

Délivrance d'un CCP en cas de démission, de licenciement, de révocation :

En règle générale la cessation complète des droits à traitement implique la délivrance automatique d'un certificat de cessation de payement modèle no 4 à toutes fins utiles pour l'agent.

C)

Délivrance d'un CCP lors de l'admission à la retraite ou du décès d'un fonctionnaire :

Le CCP délivré à cette occasion est destiné à être mis à l'appui du dossier de pension du fonctionnaire ou de ses ayants cause (veuve, orphelins mineurs).

Dès qu'il a reçu la demande de CCP formulée par l'organe employeur, le CTAC vérifie les éléments qui lui sont fournis puis établit le CCP en un exemplaire original unique en se référant au dernier bulletin de traitement de l'agent.

Conformément aux dispositions des articles L. 145 et L. 146 du code des pensions, le CCP est arrêté au dernier jour du mois au cours duquel prend effet l'admission à la retraite où se produit le décès (1).

En haut et à gauche du CCP est apposée à l'aide d'un timbre la mention ci-dessous :

« Le présent certificat est délivré en vue de la constitution du dossier de pension. »

D)

Délivrance d'un CCP lors d'un changement d'organe payeur :

Dès qu'il a reçu de l'organe employeur l'avis de mutation individuel modèle no 3 accompagné de la copie de la décision d'affectation, le CTAC établit le CCP en un exemplaire original unique.

Le CCP, accompagné d'une copie de la fiche directrice, est adressé sous pli recommandé au nouvel organe payeur. Le bordereau d'envoi porte référence à la décision ayant prononcé la nouvelle affectation.

E)

Exploitation du CCP par le nouvel organe payeur (lorsqu'il s'agit d'un CTAC) :

Le nouveau CTAC, après s'être assuré que l'organe employeur auquel est affecté l'agent relève de sa compétence, procède aux opérations décrites à l'article 23 de la présente instruction.

F)

Recouvrement des retenues lorsque l'agent est définitivement rayé des contrôles de l'administration militaire :

Dans ce cas il n'y a pas lieu de porter sur le CCP les sommes dont il serait encore redevable (retenues rétroactives, oppositions, etc…). Le recouvrement de ces sommes incombe au Trésor qui sera saisi par l'émission d'un ordre de versement.

II Certificat de cessation de payement modèle n°  5 (prestations familiales).

L'usage de ce modèle de CCP est exclusivement réservé aux cas où un agent cesse d'être le bénéficiaire des prestations familiales, soit que celles-ci viennent à être perçues par le conjoint, soit que la garde des enfants ouvrant droit aux prestations vienne à lui être retirée.

III Perte ou destruction d'un CCP

En cas de perte ou de destruction accidentelle d'un CCP, le CTAC qui a délivré le document original est seul qualifié pour établir un duplicata de la pièce. Le nouveau document doit porter la mention « duplicata » en caractères très apparents.

ANNEXE II. Tenue du fichier alphabétique général.

ANNEXE III. Dossier individuel de paye.

Pour chaque agent pris en compte, le CTAC ouvre un dossier individuel de paye destiné à recevoir, après exploitation :

  • la prise en compte AB (second exemplaire établi par le service de la mécanographie) ;

  • les avis de mutation émanant de l'organe employeur ;

  • les bulletins de mise à jour C (second exemplaire établi par le service de la mécanographie) ;

  • les bulletins de paye (exemplaire à conserver par le CTAC) ;

  • la correspondance et les pièces diverses concernant l'agent.

Ce dossier comporte une chemise cartonnée contenant trois sous-dossiers intitulés :

  • prise en compte et mutations ;

  • bulletins de traitement ;

  • divers.

Une fois constitué, ce dossier est placé dans une chemise à classement suspendu en meuble métallique. Ces chemises sont groupées par organe employeur et rangées en ordre alphabétique.

Le nom, le prénom usuel et le grade de l'agent sont inscrits sur une bandelette fixée sous la partie transparente de l'arête de la chemise.

Les pièces énumérées plus haut y sont rangées au fur et à mesure de leur exploitation.

Au 1er janvier de chaque année, les pièces devenues inutiles sont extraites du dossier et classées en archives dans un second dossier individuel.

ANNEXE IV. Dossier «organe employeur».

Le CTAC ouvre un dossier au nom de chaque organe employeur dont il paye les personnels.

Ce dossier est destiné à recevoir les décisions collectives relatives à la rémunération des personnels (telles que les états d'heures supplémentaires, les états de proposition pour la prime de rendement ou de technicité) ainsi que les renseignements particuliers à l'organe employeur.

Comme le dossier individuel, il est placé dans une chemise à classement suspendu et prend place dans le meuble convenable en tête des dossiers individuels des agents en fonction à l'organe employeur intéressé.

Le numéro « secteur de payement » de l'organe employeur est inscrit sur la bandelette fixée sous la partie transparente de l'arrêté de la chemise.

Le 1er janvier de chaque année, les pièces devenues inutiles sont extraites du dossier et classées en archives dans un second dossier.

ANNEXE V. Tenue de la fiche directrice modèle 1.

1 Objet de la fiche directrice.

La fiche directrice est individuelle. Elle sert à l'enregistrement des mutations et permet ainsi de garder trace de l'évolution de la situation des agents payés par le CTAC en ce qui concerne la rémunération.

Elle constitue la pièce de base des vérifications effectuées par l'intendant militaire ordonnateur et permet le contrôle nominatif annuel des traitements servis par le CTAC.

Elle est avant tout le document où sont consignés tous les éléments permettant de déterminer les droits à traitement de l'agent.

2 Description de la fiche directrice.

La fiche directrice est du modèle à classement horizontal décalé (système « Acker »).

Elle comporte au recto tous les renseignements concernant la situation personnelle, familiale, statutaire et professionnelle de l'agent ainsi que les modalités de payement de son traitement ; le verso de la fiche est occupé par deux tableaux respectivement destinés à l'enregistrement, par période annale, des congés de maladie obtenus par l'agent et à celui des mutations successives.

Sa contexture est la suivante.

Recto :

  • année d'ouverture de la fiche ;

  • indice de traitement de l'agent ;

  • numéro matricule de l'agent ;

  • numéro d'identification de la fiche directrice ;

  • mois de prise en compte et de radiation de contrôle de l'agent ;

  • tableau I : état civil et adresse de l'agent, désignation de l'organe employeur ;

  • tableau II : situation statutaire et familiale de l'agent ;

  • tableau III : détails concernant les enfants à charge ;

  • tableau IV : modalités de payement.

Verso :

  • tableau V : enregistrement des congés de maladie ;

  • tableau VI : enregistrement des mutations ;

  • un tableau auxiliaire, portant le numéro VII, est réservé au visa et aux observations éventuelles des vérificateurs.

3 Ouverture de la fiche directrice.

Le CTAC ouvre une fiche directrice pour chaque agent pris en compte. Les éléments nécessaires lui sont donnés :

  • par la copie de la fiche directrice fournie par l'ancien CTAC s'il s'agit d'un agent qui change de CTAC ;

  • par la feuille de renseignements modèle 2 provenant de l'organe employeur (et des pièces justificatives qui l'accompagnent) s'il s'agit d'un agent nouvellement recruté ou venant d'un organisme non rattaché à un CTAC.

4 Règles à observer pour l'établissement de la fiche directrice.

Numéro de la fiche directrice : la fiche directrice porte un numéro constitué de deux éléments :

  • le numéro attribué à l'organe employeur (en principe celui du secteur de payement mécanographique) ;

  • une lettre correspondant à la catégorie de l'agent :

    • A pour les fonctionnaires (titulaires ou stagiaires) ;

    • B pour les agents contractuels ;

    • C pour les auxiliaires.

Ce numéro est inscrit en haut et à droite de la fiche dans le cadre réservé à cet effet :

Exemple

:

A

360

 

En cas de changement de l'un ou l'autre de ces éléments en cours d'année, le numéro est barré entièrement et le nouveau numéro est inscrit dans la case suivante :

Année de la fiche directrice : l'année au titre de laquelle la fiche est ouverte est inscrite dans la case prévue à cet effet à la partie supérieure gauche du document.

Indice de traitement : il est inscrit au crayon dans la case située en haut de la colonne marginale gauche.

Matricule de l'agent : il est inscrit à l'encre dans la case située en haut et à gauche de la fiche.

Mois au titre duquel l'agent est pris en compte : ce mois est mis en évidence par un trait au crayon bleu tiré en diagonale sur le chiffre correspondant de la grille située sous le bord supérieur de la fiche.

Le nom de l'agent est inscrit en lettres capitales sur la bande diagonale qui coupe le coin supérieur gauche de la fiche ; pour les femmes mariées il est suivi du nom de jeune fille.

Exemple : Mme DURAND, née Duval.

Adresse de l'agent. Organe employeur : deux emplacements ont été prévus pour chacune de ces rubriques, ils seront utilisés successivement dans l'hypothèse où l'agent changerait d'adresse ou d'organe employeur.

Cette remarque vaut également pour les éléments de la situation statutaire de l'agent.

Situation matrimoniale : entourer à l'encre la lettre ou groupe de lettres qui convient :

C : Célibataire.

M : Marié.

SD : Séparé de droit.

SF : Séparé de fait.

D : Divorcé.

V : Veuf.

VR : Veuf remarié.

Charges familiales : entourer à l'encre rouge le chiffre correspondant au nombre d'enfants.

Enfants à charge (tableau III) : la résidence des enfants à l'ouverture de la fiche est indiquée dans la colonne « Résidence - 1 ». En cas de changement la nouvelle résidence est inscrite dans la colonne « Résidence - 2 » et la mention précédente est barrée. La date du changement est inscrite dans la colonne suivante.

La dernière colonne reçoit l'indication abrégée du titre auquel l'enfant est à charge qui permet de conclure au maintien ou à la cessation du droit aux prestations familiales selon les dispositions de l'article 527 du code de la sécurité sociale :

— enfants de moins de 6 ans

- 6

— enfants de 6 à 14 ans

Scol.

— enfants de 14 à 20 ans poursuivant leurs études

Etu.

— enfants de 15 à 16 ans non salariés ou dont le salaire est inférieur à la moitié du salaire de base

N. S.

— enfants de 15 à 18 ans en apprentissage

Appr.

— enfants de 15 à 20 ans infirmes, incurables ou en longue maladie

Infir.

— enfants de 15 à 20 ans du sexe féminin visés à l'article 528 du code de la sécurité sociale (travaux ménagers)

Tr. mén.

 

Modalités de payement (tableau IV) : entourer à l'encre la lettre ou le groupe de lettres indiquant le mode de payement et inscrire s'il y a lieu l'intitulé du compte courant postal ou bancaire de l'agent (1).

Enregistrement des congés de maladie (tableau V) : ce tableau est destiné à mettre en évidence à tout moment la situation de l'agent en ce qui concerne les congés de maladie. Il permet de déterminer rapidement ses droits en la matière.

La première partie du tableau contient le report des congés de maladie obtenus par l'agent au cours de la période annale de référence déterminée au moment de l'ouverture de la fiche ; la seconde partie est destinée à l'enregistrement des congés obtenus pendant l'année en cours.

Les congés de maladie sont inscrits au crayon au fur et à mesure qu'ils parviennent à la connaissance du décompteur ; les congés à plein traitement sont représentés par une croix tracée dans les cases correspondant aux journées de maladie, ceux à demi-traitement par un trait en diagonale et ceux sans traitement par un tiret.

Le total de jours correspondant à chaque période (plein traitement, demi-traitement, sans traitement) est inscrit dans l'une des trois colonnes prévues à cet effet à droite du tableau.

En fin d'année la partie supérieure du tableau est effacée et reçoit les inscriptions de la partie inférieure. Celle-ci est ensuite effacée à son tour pour servir à l'enregistrement des congés de maladie de l'année qui va commencer.

5 Structure du fichier.

Les fiches directrices sont contenues dans des bacs mobiles par poste de décompte. Elles sont classées à l'intérieur des bacs, par organe employeur et, dans chaque organe, par catégorie de personnel (titulaires, contractuels, auxiliaires) en ordre alphabétique.

6 Mise à jour des fiches directrices. Tenue du fichier.

Les fiches directrices sont mises à jour à l'aide des avis de mutation par modification des éléments qui serviront à l'appréciation des nouveaux droits.

Lorsqu'un agent change d'affectation à l'intérieur de la circonscription territoriale du CTAC, la fiche de l'intéressé passe du fichier de l'ancien organe employeur à celui du nouveau où elle prend place dans l'ordre alphabétique.

Lorsque l'agent quitte cette circonscription sa fiche est retirée du fichier, recopiée, puis classée en archives. La copie est adressée sans délai au nouvel organe payeur de l'agent s'il s'agit d'un CTAC. Sinon elle est remplacée par une feuille de renseignements modèle no 2 qui sera jointe au certificat de cessation de payement.

7 Renouvellement des fiches. Contrôle du fichier.

Les fiches directrices ne sont renouvelées que lorsque leur état matériel le nécessite (fiche détériorée, tableau VI complet…).

Au début de chaque année, le contenu des fichiers est contrôlé à l'aide des listes nominatives fournies au CTAC par les organes employeurs conformément aux dispositions de l'article 6, b) de la présente instruction.

ANNEXE VI. Emploi de l'avis de mutation modèle n°  3.

1 Objet de l'avis de mutation.

L'avis de mutation modèle no 3 est le document qui permet au chef de l'organe employeur de signaler au CTAC de rattachement toute modification de la situation personnelle, familiale, statutaire ou professionnelle des agents placés sous ses ordres.

2 Mode d'utilisation de l'avis de mutation modèle n°  3.

Nom et prénoms : le nom est inscrit en lettres capitales ; pour les femmes mariées il est suivi du nom de jeune fille.

Grade, classe et échelon de l'agent :

Exemple : secrétaire administratif, classe normale, 8e échelon.

Libellé de la mutation : ce libellé, rédigé avec concision, doit être cependant suffisamment complet et détaillé pour permettre au CTAC de déterminer très exactement les nouveaux droits de l'intéressé.

En ce qui concerne en particulier les congés de maladie, l'organe employeur doit préciser si l'employé se trouve dans une position ouvrant droit au plein traitement ou au demi-traitement ou s'il a épuisé ses droits statutaires ainsi que les dates de commencement et de fin de position.

Il convient de noter à ce propos que la pièce qui établit le droit à congé n'est pas le certificat médical délivré par le médecin traitant mais le congé de maladie délivré par le chef de l'organe employeur au vu de ce certificat.

Exemple de libellé de la mutation :

 

Position ancienne : Présence au service.

Position nouvelle : En congé de maladie de vingt jours, du 6 au 25 juillet 1963 inclus, avec plein traitement jusqu'au 10 juillet inclus et demi-traitement du 11 au 25 juillet inclus.

 

La reprise du travail à l'issue de la maladie doit également faire l'objet d'un avis de mutation modèle no 3 qui, dans l'exemple considéré, serait rédigé de la façon suivante :

 

Position ancienne : En congé de maladie de vingt jours du 6 juillet au 25 juillet 1963 inclus, avec plein traitement jusqu'au 10 juillet inclus et demi-traitement du 11 au 25 juillet 1963.

Position nouvelle : A repris son service le 26 juillet 1963.

 

1 356-0*/1 FICHE DIRECTRICE

1 356-0*/2 FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS.

1 356-0*/2 BIS FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS (Personnels à salaire horaire)

1 356-0*/3 AVIS DE MUTATION INDIVIDUEL

1 356-0*/4 CERTIFICAT DE CESSATION DE PAIEMENT(Traitements et salaires des Personnels civils)

1 356-0*/5 CERTIFICAT DE CESSATION DE PAIEMENT DES PRESTATIONS FAMILIALES(Traitements et salaires des personnels civils)

1 356-0*/6 Fiche alphabétique générale.

1 356-0*/7 ETAT COMPARATIF

1 356-0*/8 RELEVÉDES ÉLÉMENTS VARIABLES(Personnels à salaire horaire)

1 356-0*/9 PROCURATION